KENNISGEVING OVER PRIVACY VAN SOLLICITANTEN

Transcriptie

1 KENNISGEVING OVER PRIVACY VAN SOLLICITANTEN

2 Inhoud 1. Doel Welke persoonlijke gegevens ADM verzamelt Hoe ADM uw persoonlijke gegevens gebruikt Hoe ADM uw persoonlijke gegevens beschermt Hoe uw persoonlijke gegevens met derden worden gedeeld Grensoverschrijdende overdracht van persoonlijke gegevens Verkrijgen en behandelen van uw instemming Hoe vragen en klachten over privacy kunnen worden ingediend Datum van ingang van 5

3 1. Doel Deze kennisgeving over de privacy van sollicitanten ( Kennisgeving ) is van toepassing op persoonlijke gegevens van sollicitanten die door Archer Daniels Midland Company ( ADM ) worden verzameld en verwerkt. ADM zet zich in om de privacy van sollicitanten te respecteren en de persoonlijke gegevens van sollicitanten te beschermen. De woorden sollicitant en u die in deze Kennisgeving worden gebruikt, verwijzen naar personen die solliciteren naar, of zijn geselecteerd om te worden aangenomen bij ADM. We verstrekken deze Kennisgeving, zodat u het volgende beter begrijpt: Welke persoonlijke gegevens ADM verzamelt. Hoe ADM uw persoonlijke gegevens gebruikt. Hoe ADM uw persoonlijke gegevens beschermt. Hoe uw persoonlijke gegevens met derden worden uitgewisseld. Grensoverschrijdende overdracht van persoonlijke gegevens. Verkrijgen en behandelen van uw instemming. Hoe vragen en klachten over privacy kunnen worden ingediend. Let op: geldende wetten kunnen strenger zijn dan de hier beschreven vereisten. In dergelijke gevallen vervangt de geldende wet deze vereisten en zullen alle beslissingen onderhevig zijn aan een afweging van belangen tussen ADM en uw persoonlijke rechten. 2. Welke persoonlijke gegevens ADM verzamelt Voor zover gepast en overeenkomstig de geldende wet, kan ADM verschillende soorten persoonlijke gegevens over u verzamelen in verband met uw sollicitatieprocedure bij ADM. Deze kunnen de volgende categorieën bevatten: Gegevens van de werving: (bijv. alle informatie die tijdens de sollicitatie is verstrekt, inclusief gegevens uit de sollicitatiebrief, het cv, sollicitatieformulier of soortgelijke documenten - deze kunnen informatie bevatten over arbeidsverleden, opleiding, ervaring of enige andere bijzonderheden die karakteristiek zijn voor het sollicitatieproces en sollicitatiegesprek). Contactgegevens: (bijv., zakelijke contactgegevens, privéadres, privételefoonnummer, persoonlijke e- mailadressen). Gegevens over loopbaan en arbeidsprestaties: (bijv. functieniveau/functie, details over vaardigheden en ervaring van de opgegeven referenties). Gegevens over geschiktheid en leidinggevende vaardigheden: (bijv. persoonlijkheid en beoordeling van werkstijl, leiderschapsvaardigheden en kritisch denkvermogen). Gegevens over antecedentenonderzoek: gemachtigd door de sollicitant en voor zover toegestaan overeenkomstig de geldende wet (bijv. gegevens over gerechtelijke geschillen en strafblad). Automatisch verzamelde gegevens: (bijv. gegevens verzameld via cookies en web beacons, inclusief IP-adres, naam van de browser, kenmerken van het besturingssysteem, domeinnaam, datum, tijdstip van bezoek en bekeken pagina's). Wanneer ADM uw persoonlijke gegevens verzamelt, zal ADM u informeren of de aangevraagde gegevens vrijwillig zijn. Indien u ervoor kiest om bepaalde gegevens niet te verstrekken (bijv. niet verstrekken van gegevens over eerdere dienstverbanden), kan dit gevolgen hebben voor de verwerking van uw sollicitatie. ADM zal om uw uitdrukkelijke toestemming vragen voordat vertrouwelijke persoonsgegevens erover wordt verzameld (bijv. gegevens over geslacht, ras of etniciteit, politieke overtuigingen, geloofsovertuigingen, vakbondslidmaatschap, strafblad, lichamelijke of geestelijke gezondheid, of seksuele geaardheid). De verzameling van dergelijke gegevens is optioneel, tenzij vereist onder de geldende wetten. 3 van 5

4 3. Hoe ADM uw persoonlijke gegevens gebruikt ADM kan uw persoonlijke gegevens gebruiken voor arbeidsgerelateerde doeleinden, waaronder: Werving: (bijv. om contact met u op te nemen, voor het sollicitatiegesprek, om te screenen, beoordelen, selecteren of u aan te nemen). Om te voldoen aan juridische verplichtingen: (bijv. in verband met procesvoering, of een intern onderzoek of audit, voor zover dit onder de geldende wet is toegestaan). Voor zover gepast en overeenkomstig de geldende wet, kan ADM om aanvullende informatie vragen en/of uw persoonlijke gegevens natrekken door contact op te nemen met uw referenties, referent of andere derden. We bewaren uw persoonlijke gegevens om geldige zakelijke redenen en uitsluitend voor zolang dit noodzakelijk is voor de volledige sollicitatieprocedure, omdat u dit hebt verzocht (bijv. om u op de hoogte te houden over vacatures in de toekomst en om uw sollicitaties eenvoudiger te maken in de toekomst), om afgewezen sollicitaties bij te houden volgens wettelijke vereisten, of zoals dit anders wettelijk is vereist of voorgeschreven. ADM zal geen persoonlijke gegevens over u aan een derde verkopen, verhandelen of verhuren. 4. Hoe ADM uw persoonlijke gegevens beschermt ADM gebruikt technische, administratieve en fysieke maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen toevallige of moedwillige vernietiging, verlies, verandering, onrechtmatige bekendmaking of toegang, en tegen andere onwettige vormen van verzamelen en verwerken. ADM houdt zich aan de normen en praktijken die gelden in de branche om te helpen de vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonlijke gegevens die zijn verzameld en verwerkt, te beschermen. Wanneer uw persoonlijke gegevens worden uitgewisseld, zal ADM voorzorgsmaatregelen nemen om ongeoorloofd gebruik van persoonlijke gegevens te voorkomen. 5. Hoe uw persoonlijke gegevens met derden worden gedeeld ADM kan uw persoonlijke gegevens openbaar maken aan: Derden: ADM kan uw persoonlijke gegevens openbaar maken aan derden voor zover dit past binnen de geldende wetten, onder de volgende omstandigheden: o Doeleinden waarmee u hebt ingestemd: wanneer u een dergelijke openbaarmaking hebt aangevraagd of hiervoor goedkeuring hebt gegeven (bijv. verificatie van arbeidssituatie). o Aannemers, partners of overige derden: die ADM ondersteunen bij de sollicitatieprocedure (bijv. externe werving- en selectiebureaus) voor zover de toegang tot gegevens noodzakelijk is voor de dienstverlening bij de sollicitatie. o Speciale omstandigheden: onder bepaalde speciale omstandigheden (bijv. bij een spoedgeval waarbij er mogelijk een persoon wordt bedreigd of letsel oploopt). Rechtbanken, ordehandhavers of overige overheidsinstanties: ADM kan uw persoonlijke gegevens openbaar maken aan rechtbanken, ordehandhavers of andere overheidsinstanties om aan wetten en voorschriften te voldoen. Dergelijke gegevens kunnen worden verstrekt om: o Wettelijke claims en belangen van u en ADM te beschermen. o Ons in te dekken tegen mogelijke of daadwerkelijke procesvoering. o Aan de geldende wetten, voorschriften en contracten te voldoen. o Te voldoen aan een gerechtelijk bevel, bestuurlijk proces of gerechtelijk proces, inclusief, echter niet uitsluitend, een dagvaarding of doorzoekingbevel. o Aan verplichtingen van ADM te voldoen waar deze bij een overheidsinstantie staan ingeschreven. 4 van 5

5 Verkrijgers van eigendom: ADM behoudt zich het recht voor om uw persoonlijke gegevens te delen in geval van verkoop, verlenen van vergunning of overdracht van het volledige of van delen van haar bedrijf of middelen. In geval van een dergelijke verkoop, het verlenen van een vergunning (licentie) of overdracht, zal ADM de verkrijger opdracht geven om uw persoonlijke gegevens zodanig te gebruiken dat dit overeenkomt met deze Kennisgeving. 6. Grensoverschrijdende overdracht van persoonlijke gegevens ADM kan uw persoonlijke gegevens overdragen aan andere landen in overeenstemming met de geldende plaatselijke wetten en voorschriften. In gevallen waarbij het land waarnaar de gegevens worden overgedragen, geen afdoende bescherming kan bieden, zal er voorafgaande aan de overdracht van persoonlijke gegevens worden bepaald welke beveiliging van persoonlijke gegevens er bestaat. 7. Verkrijgen en behandelen van uw instemming ADM zal om uw vrijwillige instemming vragen, wanneer dit onder de geldende wet is vereist. ADM respecteert uw beslissingen over het verzamelen en gebruik van uw persoonlijke gegevens. Uw kunt te allen tijde uw toestemming intrekken voor toekomstige verzameling en verwerking van persoonlijke gegevens, onderworpen aan toepasselijke, wettelijke verplichtingen. Dit kunt u doen door contact op te nemen met ADM via de onderstaande informatie. 8. Hoe vragen en klachten over privacy kunnen worden ingediend U kunt de onderstaande contactgegevens gebruiken om toegang te vragen tot, of voor een verandering of verwijdering van uw persoonlijke gegevens die ADM heeft verzameld. U kunt ook een algemene privacygerelateerde aanvraag of klacht indienen in overeenstemming met de geldende wetten en voorschriften. Aanvragen worden verstuurd naar personeel dat verantwoordelijk is voor het privacybeleid en de algemene procedures van ADM. ADM zal aan dergelijke aanvragen conform de toepasselijke wetten voldoen. Stuur een dergelijke aanvraag naar de afdeling Privacy DataPrivacy@adm.com, de plaatselijke EU Data Protection Officer (functionaris voor de gegevensbescherming-dpo) indien u als sollicitant in de EU bent gevestigd, of naar uw plaatselijke DPO. Vermeld uw naam en contactgegevens bij de aanvraag. Kimberly Rykhus, de verantwoordelijke voor de Global Data Privacy, is verantwoordelijk voor het ADMprivacybeleid en procedures en is als volgt te bereiken: Kimberly.Rykhus@adm.com Telefoon: Postadres: 4666 Faries Parkway, Decatur, IL, EU DPO voor ADM is rechtstreeks bereikbaar voor vragen en klachten in de EU. Hij is als volgt te bereiken: privacyeu@adm.com 9. Datum van ingang Deze Kennisgeving over privacy gaat in op 26 februari van 5