Functionele beschrijving Cloud Connected Dienstverlening XIMEx Avit - Xantes
Kwaliteitmanagementsysteem Document info Categorie: Procedures Sub-categorie: IT-Projecten / Templates Titel document / Deelproduct: Dienstbeschrijving Filenaam: Functionele Beschrijving Ximex V4.0 Releasedatum: Januari 2016 pagina 2 van 12
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 4 2 Functionaliteiten... 5 2.1 Identity & Access Management... 5 2.2 Doel van de applicatie... 5 2.3 Functionaliteit en gebruik... 6 2.4 XIMEx modules... 7 2.4.1 XIMEx Core... 7 2.4.2 XIMEx Web Services... 7 2.4.3 XIMEx Windows Services... 8 2.4.4 XIMEx Management (MetaData)... 8 2.4.5 XIMEx Management (CoreData)... 9 2.4.6 XIMEx Self Service Portal... 10 3 Technische aspecten... 11 3.1 Vereisten voor besturingssystemen en webbrowsers... 11 3.2 Beschikbaarheid... 11 3.3 Beveiliging en privacy... 11 4 Service... 12 4.1 Vragen... 12 4.2 Factuur... 12 4.3 Abonnement... 12 4.4 Voorwaarden... 12 4.5 Service en ondersteuning... 12 Releasedatum: Januari 2016 pagina 3 van 12
1 Inleiding Het beheer van account- en inloggegevens is voor veel organisaties een grote uitdaging. Het wordt gezien als gecompliceerd, tijdrovend en onoverzichtelijk en sommige gegevens worden niet tijdig opgevangen. Met XIMEx biedt Avit-Xantes u een centraal, gestructureerd en geautomatiseerd beheer van de account- en inloggegevens. Gegevens van medewerkers worden eenmalig ingevoerd en door middel van XIMEx automatisch verwerkt in de overige applicaties. XIMEx wordt aangeboden als een managed services product. Dit houdt in dat gebruik, updates, onderhoud en eventuele remote afhandelbare verstoringen opgenomen zijn in het abonnement. In hoofdstuk 2 van deze dienstbeschrijving leest u meer over de functionaliteiten en mogelijkheden van XIMEx. In hoofdstuk 3 en 4 vindt u meer informatie over de technische specificaties, uw contract en de service van XIMEx. Releasedatum: Januari 2016 pagina 4 van 12
2 Functionaliteiten 2.1 Identity & Access Management Identity Management (IdM) is de verzamelnaam van processen en technologieën toegepast op het beheren van elektronische identiteiten. Het beheren van toegangsrechten wordt Access Management genoemd. Toegepast in combinatie met elkaar ontstaat Identity & Access Management (IAM). Door optimalisatie van Identity & Access Management kunnen veel handmatige, foutgevoelige en tijdkritieke processen worden beschreven in policies en verder worden geautomatiseerd. Tevens worden verantwoordelijkheden neergelegd waar ze thuis horen. Zo kan bijvoorbeeld de personeelsafdeling het aan- en afmelden van medewerkers verzorgen, applicatiebeheerders de toegang tot gegevens bepalen en gebruikers hun wachtwoord resetten op een zelfbedieningsportaal. De ICT afdeling blijft verantwoordelijk voor de techniek erachter, maar volgt de vooraf opgestelde en geautomatiseerde policies wat betreft gebruikers- en toegangsbeheer. 2.2 Doel van de applicatie XIMEx is een software oplossing die op basis van één of meerdere bronsystemen het beheer van accounts vereenvoudigt. Door inzet van XIMEx wordt de productiviteit van uw medewerkers verhoogd. Door de automatisering van dit proces wordt het beheer van account gegevens uniform en vindt distributie naar diverse systemen plaats zonder kans op fouten. Gegevens worden één op één vanuit de bron(nen) overgenomen en conform de conventies via XIMEx naar de afnemende systemen gedistribueerd. XIMEx biedt een oplossing met een eigen interface die organisaties de mogelijkheid biedt om gecontroleerd rechtenstructuren en accountbeheer te minimaliseren. De beheersbaarheid van gegevens binnen XIMEx is gebaseerd op jarenlange ervaring, onder meer in het onderwijs. Door de hoge mate van verloop van studenten, maar ook door de complexiteit van de medewerker-structuren binnen het onderwijs, heeft XIMEx zich ontwikkeld tot een zeer flexibel en betrouwbaar systeem. Om aan de gebruikersbehoefte te blijven voldoen wordt het product continu ontwikkeld en wordt nieuwe functionaliteit toegevoegd. In tegenstelling tot andere identity management systemen controleert XIMEx vooraf de noodzakelijke set met informatie voordat deze naar de afnemende systemen worden gedistribueerd. Op deze manier kan het beheer door middel van één portaal geregeld worden. Het portaal zorgt voor een gestructureerde werkwijze binnen de organisatie en een single point of management voor de beheerders. Releasedatum: Januari 2016 pagina 5 van 12
2.3 Functionaliteit en gebruik Het beheer van interne en soms ook externe medewerkers is op de afdeling personeelszaken een goed ingeregeld proces, waarbij de juiste instanties tijdig de juiste informatie krijgen aangeleverd. Immers, geen enkel bedrijf wil salaris betalen aan mensen die daar niet voor in aanmerking komen. Verder zijn er wettelijke verplichtingen voor het bijhouden van het personeelsbestand die vanuit de overheid streng gehandhaafd worden; bij verzuim volgen onmiddellijk flinke (belasting)boetes. Uit de praktijk blijkt dat dit proces binnen de ICT afdeling vaak moeilijk in te regelen is. Het vanuit personeelszaken aanmelden van een nieuwe vaste medewerker lukt vaak nog wel, maar informatie over tijdelijke medewerkers, benodigde toegangsrechten, functieveranderingen, promoties en uitdiensttreding bereiken de ICT afdeling vaak later dan gewenst. Het gevolg hiervan is ergernis bij de business over de niet adequate dienstverlening (kostenverhoging), het niet uitschakelen of verwijderen van accounts op interne en externe systemen (data leakage) en ongereguleerde toegangsrechten (compliance & governance). In onderstaand overzicht vindt u een schematische weergave van XIMEx in relatie tot de informatiestroom binnen een organisatie. Aan de linkerkant van het overzicht zijn de voedende systemen weergegeven. Hierbij kan gedacht worden aan HRM system, een leerling- en financiële administratie. De bewerkende systemen geven XIMEx weer. Een uitvoerige beschrijving van de verschillende XIMEx modules vindt u in paragraaf 2.4. Tot slot worden aan de rechterkant de afnemende systemen weergegeven, waarbij gedacht kan worden aan Active Directory, Exchange of cloud applicaties zoals Google en Office 365. Toepassen van IAM, op basis van XIMEx, is het antwoord op de hierboven beschreven probleemstelling. Met het doortrekken van de bestaande personeelszaken processen naar geautomatiseerde procedures en workflows voor het (rol gebaseerd) beheer van elektronische identiteiten en toegangsrechten kunnen enorme voordelen behaald worden op het vlak van beveiliging, efficiency, kostenbesparing, governance & compliance en gebruikersgemak (Single Sign On). Releasedatum: Januari 2016 pagina 6 van 12
2.4 XIMEx modules 2.4.1 XIMEx Core De eerste en meest belangrijke module is de XIMEx Core. Deze module is een flexibele opslagmethode voor accountgegevens. Derde partij-software kan gebruik maken van deze module, maar de module kan niet als los element functioneren. Hiervoor is één van de modules XIMEx Web Services (paragraaf 2.4.2) of XIMEx Windows Services (paragraaf 2.4.3) benodigd. Functionaliteiten XIMEx Core De XIMEx Core bestaat uit een viertal databases. Elke database is afgeschermd. Tussen de database wordt gecommuniceerd via interne accounts. De XIMEx Core bevat alle essentiële code voor het opvragen en verwerken van gegevens. De database is alleen voor de applicatie bruikbaar. 2.4.2 XIMEx Web Services De XIMEx Web Services zorgen voor veiligheid en toegang tot data voor externe systemen. Deze Web Services bestaan uit 4 separate services, met allemaal een eigen functie: Core Data Service (internal): - Via deze service kan XIMEx intern communiceren over coredata van het systeem; Meta Data Service (internal): - Via deze service kan XIMEx intern communiceren over meta data van het systeem (systeemconfiguratie); Data Service (external): - Via deze service kunnen externe partijen data aanleveren aan het XIMEx systeem; Security Service (internal/external): - Via deze service wordt alle security geregeld. Denk hierbij aan authenticatie en autorisatie binnen het management portaal, Data service en Single-Sign-On (laatstgenoemde staat op de Roadmap). De Security Service is de meest belangrijke XIMEx Web Service. Deze service draagt zorgt voor alle authenticatie/autorisatie van het systeem. Functionaliteiten XIMEx Web Services Door de verdeling van de services draagt iedere service zijn eigen verantwoordelijkheid. Zo is de Core Data Service volledig op de hoogte van hoe een groep/identity er uit zou moeten zien, maar zal de Meta Service geraadpleegd moeten worden om te achterhalen welke voorwaarden er aan de groep/identity worden gesteld. Hierbij kan gedacht worden aan welke groeptype een identity wel of niet mag hebben, welke velden welke voorwaarden bevatten, etc. De Web Services bieden voor externe partijen en interne services een interface om data te verwerken/op te vragen. Releasedatum: Januari 2016 pagina 7 van 12
2.4.3 XIMEx Windows Services De XIMEx Windows Services zorgen voor de werking van het systeem. Deze Windows Services bestaan uit 4 separate services, namelijk: Import Service: - De import service haalt de data uit het voedende systeem. Deze service formt de data naar het juiste format en verrijkt de data waar nodig. Dit bericht word opgeslagen in de XIMEx Dropfolder. Deze Dropfolder zal op een later tijdstip door de Data Processing Service verwerkt worden; Data Processing Service: - De Data Processing Service zorgt voor de verwerking van Extern binnengekomen data. Deze processing service is gemaakt als beveiliging tegen het overbelasten van de webservice; Synchronization Service: - Deze service zorgt voor de daadwerkelijke synchronisatie tussen de onderlinge systemen. Nadat gegevens in het voedende systeem worden aangepast worden de gegevens bij de eerstvolgende synchronisatie verzameld en wordt de bewerking uitgevoerd. Na synchronisatie zijn de gewijzigde gegevens conform conventie in de afnemende systemen beschikbaar.; Maintenance Service: - Deze service zorgt voor het waarborgen van de beschikbaarheid en integriteit van de gegevens binnen XIMEx. Hieronder wordt verstaan: Dagelijkse opruiming en archivering van logbestanden; Dagelijkse database controle; Dagelijkse back-up van het systeem; Wekelijkse index controle van de database. Functionaliteiten XIMEx Windows Services De XIMEx Core bevat alle functionaliteiten voor opvragen en verwerking van gegevens. 2.4.4 XIMEx Management (MetaData) XIMEx Management voor MetaData is een portaal dat door Avit-Xantes gebruikt wordt om het systeem te configureren. Dit portaal is bestemd voor initiële configuratie van XIMEx en is alleen voor Avit-Xantes beschikbaar. Verwacht wordt dat het MetaData-portaal in de toekomst in beperkte mate vrijgegeven wordt aan de systeembeheerders van uw organisatie. Hierdoor kunnen zij zelf conventies wijzigingen in het systeem, wat zorg draagt voor meer flexibiliteit binnen de omgeving. Functionaliteiten XIMEx Management (MetaData) De XIMEx Management omgeving is een portaal waarin Avit-Xantes configuratie werkzaamheden uitvoert op het systeem. Dit portaal voorziet in de volgende activiteiten: Aanmaken, beheren en verwijderen van Units; Aanmaken, beheren en verwijderen van Email domains; Aanmaken, beheren en verwijderen van Identity types; Aanmaken, beheren en verwijderen van Groep types; Aanmaken, beheren en verwijderen van Datafields; Aanmaken, beheren en verwijderen van Rollen; Aanmaken, beheren en verwijderen van Management Users; Aanmaken, beheren van Languages; Aanmaken, beheren van Privileges; Aanmaken, beheren en verwijderen van Applications (voor application authentication). Releasedatum: Januari 2016 pagina 8 van 12
Roadmap XIMEx Management (MetaData)* Aanmaken, beheren en verwijderen van Synchronization connectors; Aanmaken, beheren en verwijderen van Synchronization Agents; Beheren van system settings voor web- en windows services. * Configuratie vindt nu plaats via database. 2.4.5 XIMEx Management (CoreData) XIMEX Management voor CoreData is een portaal dat beheerders de mogelijkheid biedt om in te grijpen binnen het geautomatiseerde systeem tussen XIMEx en de afnemende systemen. Het portaal stelt de beheerder in staat om het systeem te overrulen op de door externe systemen aangeleverde gegevens. Hierbij kan gedacht worden aan: Extra velden die vanuit externe systemen niet worden gevoed; Het (tijdelijk) blokkeren van accounts; Het wijzigen/resetten van wachtwoorden; Het tijdelijk wijzigen van gegevens (voedend systeem blijft leidend); Het toevoegen van groepen niet gevoed door het voedende systeem. Daarnaast kan het portaal als zelfstandig voedend systeem functioneren. Het portaal zal in dat geval gezien worden als voedend systeem. De functionele werking blijft echter hetzelfde zoals dat hierboven beschreven wordt. Het portaal biedt tevens een overzicht van de status van het systeem. Op de home pagina krijgt de beheerder inzicht in het aantal objecten in het systeem, de nog te ondernemen acties, de uitgevoerde acties en de mogelijke problemen met accounts. Functionaliteiten XIMEx Management (CoreData) De XIMEx Management voor CoreData is het portaal voor de systeembeheerders. Dit portaal voorziet in de volgende activiteiten: Aanmaken, beheren en verwijderen van Identities; Aanmaken, beheren en verwijderen van Groepen; Naast het globale overzicht biedt het portaal ook inzicht in de synchronisatiestatus van de identiteiten. Roadmap XIMEx Management (CoreData) Uitgebreide monitoring op lidmaatschappen en mutaties op identiteiten en groepen; Aanmaken, beheren en verwijderen van Mailboxes; Aanmaken, beheren en verwijderen van Mailcontacts; Aanmaken, beheren en verwijderen van Fileshares (op basis van DFS). Het portaal biedt inzicht in: Globale systeem informatie: - Huidige aantal accounts/groepen; - Vandaag aangemaakte accounts/groepen; - Vandaag gewijzigde accounts/groepen; Synchronisatie Queue; Identity Synchronisatie status: - Historische synchronisatie informatie van de uitgevoerde bewerking; - Historisch inzicht van berichtenuitwisseling. Releasedatum: Januari 2016 pagina 9 van 12
2.4.6 XIMEx Self Service Portal Door middel van de XIMEx Self Service Portal kan de eindgebruiker zijn account beheren. Gebruikers kunnen zelf hun wachtwoord wijzigen en beveiligingsvragen instellen voor de wachtwoord reset functionaliteit. Het portaal geeft tevens een samenvatting van de gegevens van het account. Functionaliteiten XIMEx Self Service Portal (SSP) De XIMEx Self Portal biedt de volgende functies: Wachtwoord resetten (op basis van beveiligingsvragen of email); Wachtwoord wijzigen; Beveiligingsvragen wijzigen. Releasedatum: Januari 2016 pagina 10 van 12
3 Technische aspecten 3.1 Vereisten voor besturingssystemen en webbrowsers Om het optimale te halen uit XIMEx dient de omgeving te voldoen aan een aantal minimale systeemvereisten. Daarnaast is een internetverbinding en een ondersteunde browser vereist. De recentste systeemvereisten zijn verkrijgbaar via uw contactpersoon. Voor de beste ervaring raden we aan altijd de laatste versie van uw browser te gebruiken. 3.2 Beschikbaarheid XIMEx wordt door Avit-Xantes geleverd als een dienst en binnen uw eigen infrastructuur ingericht. De werking van de applicatie en gerealiseerde koppelingen, alsmede updates, beheer en support zijn onderdeel van de overeenkomst. Hierdoor kent de applicatie dan ook een zeer hoge beschikbaarheid. Let op: deze beschikbaarheid wordt mede bepaald door die van uw ICT infrastructuur en/of internettoegang. 3.3 Beveiliging en privacy Om de applicatie XIMEx zo veilig mogelijk in te richten wordt er op een aantal verschillende niveaus geauthentiseerd. Binnen XIMEx zijn de volgende veiligheidslagen ingebouwd: 1. Omgevingsniveau 2. Database niveau 3. Applicatie niveau 4. Gebruikers niveau Op alle genoemde niveaus zijn verschillende maatregelen genomen om de beveiliging op een zo hoog mogelijk niveau te realiseren. Een uitgebreide beschrijving is verkrijgbaar via uw contactpersoon. U kunt zelf ook een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord, anti-virus en malware protectie op alle ICT middelen of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u daarom om zelf ook effectieve beveiligingsmaatregelen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld door een erkende installateur in te schakelen. Releasedatum: Januari 2016 pagina 11 van 12
4 Service 4.1 Vragen Hebt u nog vragen? Ga naar www.ximex.nl voor meer informatie. Hier vind u ook onze contactinformatie. Onze medewerkers zijn van maandag tot en met vrijdag van 08:30 tot 17:00 uur bereikbaar. 4.2 Factuur Facturering van XIMEx gebeurt maandelijks per automatisch incasso. Restitutie van abonnementsgelden bij opzegging is niet mogelijk. 4.3 Abonnement De abonnementsduur van XIMEx is één of drie jaar. Het abonnement wordt steeds automatisch met een periode van één jaar verlengt. U kunt het abonnement op elk gewenst moment opzeggen met een opzegtermijn van een maand. Het abonnement bestaat uit de volgende onderdelen: Basispakket, inclusief 300 identities en drie standaard koppelingen Aanvullende identities Aanvullende koppelingen Maatwerk (optioneel) 4.4 Voorwaarden Op de dienst XIMEx de Algemene voorwaarden Avit-Xantes van toepassing. Deze voorwaarden worden verstrekt bij de overeenkomst en worden op aanvraag verstrekt. 4.5 Service en ondersteuning De serviceverlening XIMEx is beperkt tot het melden van fouten in de werking en het gebruik van de dienst. De ondersteuning wordt gegeven op de functionaliteiten, zoals beschreven in hoofdstuk drie van deze dienstbeschrijving. Avit-Xantes draagt zorg voor het up2date houden van de applicatie, alsmede de koppelingen. Updates worden automatisch ter beschikking gesteld. Avit-Xantes levert bij afname van de dienst XIMEx geen ondersteuning voor software en hardware van uw pc, laptop of smartphone, zoals het besturingssysteem. De voorwaarden omtrent beheer en support zijn vastgelegd binnen de overeenkomst. Releasedatum: Januari 2016 pagina 12 van 12