Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 17 maart 2016, aanvang 19:30 uur.

Notulen VvE Onderduikersstraat 2 t/m 80 (even) (105) Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 17 maart 2016, aanvang 19:30 uur. Totaal aantal stemmen: 200; aantal stemmen vertegenwoordigd: 105 (52,5 procent) Aanwezig Mevrouw M. Achterhof (5), Mevrouw J.J. Boerema (5), De heer F. Boxem en/of Mevrouw A.G. Boxem-Schrör (5), Mevrouw L.J. Geersing (5), Mevrouw D. Mulder (5), De heer H. Roelofs (5), Mevrouw E. Snip (5), De heer H. Stiekema (5), Mevrouw G.E. Swiers (5), De heer A.H. Vegter (5) Volmacht afgegeven Mevrouw A. Hillebrink (5), Mevrouw A.A.A.J.A. Jansma (5), Mevrouw T. Kieft (5), Mevrouw L. Meiring (5), Nijestee (25), De heer J.L.K. Spoelstra (5), Mevrouw P. de Valk (5) Afwezig met bericht Mevrouw I. Theelen-Oortman (5) Afwezig De heer J. Benedictus (5), De heer R. Bijleveld (5), De heer F. Bijsterveld (5), De heer Bijstra en Mevrouw H.J. Bijstra-Altena (5), De heer A. Freytag en Mevrouw S. Freytag-Voigt (5), De heer F.R. Go (5), De heer A Gruppen en Mevrouw J. Zwart (5), De heer A.R.J. den Herder en Mevrouw A. den Herder-Ritzema (5), De heer H.W. Hulsebos en De heer J.G. Drenth (5), De heer S. van Iren (5), M.C.J. Jager (5), De heer Kruizinga en Mevrouw G.A. Korthuis (5), Mevrouw J.B. Mrozek (5), Mevrouw P.J. Olinga (5), Mevrouw S. Schendelaar (5), Mevrouw B.A. Veld (5), De heer G.P. van Vliet (5), Mevrouw M. Vrolijk (5) Overig aanwezig De heer J. Kleinsmit - PandGarant BV (0), De heer F. van Loenen - PandGarant BV (0) 1. Opening en vaststellen vergaderquorum De heer Vegter (Onderduikersstraat 14) heet de aanwezigen welkom namens het bestuur en opent de vergadering. Vanuit PandGarant zijn de beheerder Frans van Loenen, technisch beheerder Jack Kleinsmit en notulist Esther Schults aanwezig. Er zijn voldoende stemmen aanwezig om rechtsgeldige besluiten te nemen over de geagendeerde onderwerpen. 2. Vaststellen agenda De voorzitter meldt dat er twee verschillende agenda's op het portaal staan. Eén met tijdsplanning en één zonder tijdsplanning. Hij geeft aan om tijdens de vergadering de agenda mét tijdsplanning te volgen. Besluit: De agenda met tijdsplanning wordt goedgekeurd en vastgesteld. 3. Mededelingen en ingekomen stukken PandGarant heeft het SKW certificaat (soort keurmerk) voor VvE beheerders behaald. Het bestuur van de VvE heeft het afgelopen jaar op basis van collectiviteitsafpraken die PandGarant met een energieleverancier heeft gemaakt, akkoord gegeven aan nieuwe prijzen voor het elektraverbruik van de algemene ruimten. Dit zal naar verwachting een mooie besparing in de elektrakosten tot gevolg hebben. Vanuit de AFM mag een VvE beheerder niet meer adviseren in verzekeringszaken. Omdat PandGarant wel goede polisvoorwaarden en premies voor de VvE zou willen aanbieden hebben we hiervoor PandGarant Verzekeringen opgericht. Hierdoor kunnen wij u als VvE nog steeds, vanuit onze kennis en ervaringen met de verzekeringsmarkt voor VvE's, informeren en adviseren over mogelijkheden. Vanaf begin dit jaar voert PandGarant tevredenheidsonderzoeken uit onder de eigenaren van de VvE's in beheer. Nadat een leverancier een gereedmelding van een onderhoudsmelding naar PandGarant doet, krijgt de melder een verzoek tot het invullen van een tevredenheidsonderzoek. Hiermee kan de beheerder meten hoe de dienstverlening is en wordt ervaren, met het doel dit nog beter te maken. Ook zullen eigenaren benaderd worden naar aanleiding van de algemene ledenvergadering. Het meedoen aan het klanttevredenheidsonderzoek is vrijwillig. Vanuit PandGarant wordt medewerking erg op prijs gesteld. Zowel in het geval dat u tevreden bent over de dienstverlening, maar ook als u niet tevreden bent. blz. 1

4. Vaststellen notulen vorige vergadering Omdat er voorafgaande aan de vergadering geen opmerkingen bij de notulen zijn gemaakt of vragen over zijn gesteld worden ze bij hamerslag goedgekeurd. Besluit: De notulen van de vorige vergadering worden goedgekeurd en vastgesteld. 5. Vaststellen jaarrekening (waar is het geld aan uitgeven in 2015) Toelichting en verslag kascommissie De kascommissie, bestaande uit de heren Stiekema (nr. 24) en Roelofs (nr. 28), geven aan de kasstukken te hebben gecontroleerd. Over sommige punten hebben zij mailcorrespondentie gehad met de beheerder. Er is hierdoor een aanpassing geweest op de jaarrekening. Toelichten en vaststelling jaarrekening De beheerder licht de jaarrekening toe. Vanuit de vergadering wordt er aangegeven dat op pagina 3, bij toelichting specificatie groot onderhoud, niet duidelijk wordt aangegeven wat er voor groot onderhoud is uitgevoerd. Dit in vervolg graag beter verwoorden. Er hebben geen veranderingen plaatsgevonden in het register van besluiten, en zal hierom tijdens de vergadering niet worden behandeld. Besluit: De jaarrekening 2015 wordt goedgekeurd en vastgesteld. Besluit: Het positieve exploitatieresultaat wordt toegevoegd aan de algemene reserve. Besluit: Het bestuur wordt gedechargeerd voor 2015. Actiepunt: De heer Roelofs (nr. 28) geeft aan dat, volgens het wetboek, de beheerder een schriftelijke toelichting op de resultatenrekening moet presenteren. De beheerder geeft aan dit uit te zullen zoeken. 6. (Her)benoemen bestuurs- en commissieleden (Her) benoemen bestuursleden Het bestuur bestaat uit mevrouw Achterhof, tevens voorzitter (nr. 38), de heer Vegter (nr. 14), mevrouw Mulder (nr. 50) en mevrouw Gruppen (nr. 34). Mevrouw Mulder en de heer Vegter geven beide aan, op de eerstvolgende bestuursvergadering, af te treden als bestuurslid. Mevrouw Boerema (nr. 2) geeft aan toe te willen treden als nieuw bestuurslid van de VvE. Ook mevrouw Achterhof en mevrouw Gruppen stellen zich herkiesbaar als bestuurslid. Besluit: De kascommissie bestaat uit de heren Stiekema (nr. 24) en Roelofs (nr. 28). Zij geven beide aan om aan te blijven als kascommissie. De leden zijn hiermee akkoord. Besluit: De leden zijn akkoord dat mevrouw Boerema(nr. 2), mevrouw Achterhof (nr. 50) en mevrouw Gruppen (nr. 34) in het bestuur gaan en blijven. 7. Vaststellen meerjarenplanning (welk groot onderhoud gaat de VvE uitvoeren) De meerjarenplanning (MJOP) wordt doorgenomen en toegelicht door technisch beheerder Jack Kleinsmit. PandGarant verricht werkzaamheden om het pand te onderhouden in de staat hoe die nu is. Upgraden valt buiten het contract. De heer Kleinsmit geeft aan niet te weten hoeveel standleidingen er al zijn vervangen. De heer Kleinsmit geeft aan niet te weten hoeveel standleidingen er al zijn vervangen. Technisch is het niet doelmatig hier onderzoek naar te doen. Onduidelijk blijft daardoor of de omvang van het reservefonds vervanging Standleidingen toereikend is. Vooralsnog worden de in het verleden genomen besluiten gecontinueerd. Vanuit de vergadering wordt er aangegeven dat er vorig jaar schilderwerk is uitgevoerd. In 2021 staat het schilderwerk weer op de planning maar dan voor circa 35.000,- meer. Er wordt gevraagd waarom dit bedrag zo verschilt met 2015. De heer Kleinsmit licht toe dat deze opgave een technische berekening ten grondslag ligt. Verwachte uren, gebruik materialen en daarbij door bedrijven berekende tarieven. Vooraf is niet in te schatten wat de marktwerking doet wanneer een klus van dergelijke omvang wordt uitgezet. In 2015 hebben we behoorlijk voordeel gehad omdat Schildersbedrijven bereid waren tegen lagere tarieven werk uit te voeren daar er kennelijk weinig aanbod van grote schilderwerk opdrachten was.. Ook de post 'Herstel houtrot' is van te voren niet in te schatten. blz. 2

Er wordt opgemerkt dat de post 'Herstel voegwerk' vorig jaar 40.000,- hoger was dan nu is aangegeven op het MJOP. De heer Kleinsmit licht toe dat hij langs het complex is geweest om hiernaar te kijken. Hieruit is gebleken dat het herstel niet noodzakelijk is, en daarom de post naar beneden is bijgesteld. De vraag is of er nog controle op schade is gedaan op het dak want er zijn meerdere mensen op het dak bezig geweest. De heer Kleinsmit licht toe dat het dak is opgeleverd, en er dus geen schade is. Verder wordt er opgemerkt dat de post 'Vervangen/herstellen riool en hwa' vorig jaar niet op het MJOP stond. Vanuit de vergadering wordt er aangegeven dat dit al een keer is vervangen. De heer Vegter licht toe dat de achterzijde reeds is vervangen. Vervangen drie gasleidingen In 2015 zijn alle gasleidingen afgeperst. Hieruit is gebleken dat drie woningen (nr. 28,36 en 48) de keuring niet hebben gehaald. Voor 2016 staat daarom het vervangen van de drie gasleidingen op het MJOP. Dit is voorbesproken met het bestuur. Vanuit de vergadering kan er niet tegen worden gestemd, aangezien het om een veiligheidsrisico gaat. De heer Roelofs (nr. 28) vraagt zich af of er naar mate de tijd niet meer lekkages ontstaan. De heer Kleinsmit legt uit dat het daarom verstandig is om de gasleidingen 1 keer in de 2 á 3 jaar te laten controleren. De heer Stiekema (nr. 24) vraagt zich af wat nu het plan van aanpak is. De beheerder legt uit dat dit met het bestuur zal worden overlegd. Wanneer het zo ver is zullen de appartementen, waar de gasleidingen moeten worden vervangen en doorheen moeten, nadere informatie ontvangen. De heer Kleinsmit geeft aan dat de vervanging, financieel gezien, zoals het nu lijkt door VIB Wubbolts zal worden uitgevoerd. Intercom Vanuit de vergadering wordt er gevraagd waarom er een groot bedrag is gereserveerd voor Onderhoud/Vervangen intercom. De beheerder licht toe dat er in 2015 een aantal storingsmeldingen voor de intercom zijn binnengekomen. Wanneer er in 2016 meer storingsmeldingen voor de intercom worden weggezet, zal er worden gekeken om in plaats van een klein onderhoud, eventueel een groter onderhoud uit te laten voeren om zo de storingsmeldingen voor de intercom te voorkomen/verminderen. Dit zal dan in overleg met het bestuur gaan. Dit betekent dat er daarom uit voorzorg voor 2016 een bedrag is gereserveerd en ook om zo verder te sparen voor deze post. Tuin trapleuning In 2015 is er schilderwerk uitgevoerd. Het schilderen van de tuin trapleuning is door discussie over de kleur niet volledig afgemaakt. De heer Vegter (nr. 2) meldt dat er in de vergadering moet worden besloten in welke kleur de tuin trapleuning moet worden geverfd. De vergadering besluit dat de tuin trapleuningen worden geschilderd in de terra bruine kleur zoals ook gebruikt op de metalen delen aan de voorzijde. De schilder is bereid dit in de vorm van coulance kosteloos te doen als zgn stopwerk. De tuin trapleuningen moeten zo spoedig mogelijk ontdaan worden van obstakels. Mevrouw Boerema vraagt aandacht voor de betonnen tuintrappen en meldt dat het beton afbrokkelt. Dhr Kleinsmit zal hier bij gelegenheid naar kijken. Duurzaamheidsagenda De heer Vegter (nr. 2) licht toe dat de Gemeente Groningen VvE's heeft benaderd om een onderzoek te laten starten om het complex in de toekomst energiezuinig te maken, en hoe je dit dan zou aanpakken. De heer Vegter legt uit dat het investeren in energiebesparende oplossingen grote kosten met zich mee brengt, maar dat dit in de loop van de jaren ook weer door de VvE zal worden terug verdiend. De leden geven aan dat zij interesse hebben om een onderzoek te starten om het complex energiezuinig te maken. De heer Vegter en mevrouw Achterhof geven aan dat er vanuit de VvE het beste een subcommissie kan worden opgezet, zodat deze zich volledig met het onderzoek kan bezig houden. Wanneer deze subcommissie is opgesteld, kan er een plan worden opgesteld naar wat de mogelijkheden zijn voor de VvE en of de VvE interesse heeft om dit te gaan doen. Besluit: Het planmatig onderhoud voor 2017 is conform MJOP goedgekeurd en vastgesteld. Besluit: De eigenaren vinden het het onderzoeken waard betreft de duurzaamheid. Besluit: De heer Stiekema (nr. 24) en mevrouw Boerema (nr. 2) geven aan om in de subcommissie te willen blz. 3

betreft de duurzaamheid. De leden zijn hiermee akkoord. Besluit: De gasleiding zal per strang systematisch worden vervangen. Besluit: Er wordt vanuit de vergadering unaniem besloten om de tuin trapleuning in de terra kleur te verven. Actiepunt: De heer Roelofs (nr. 28) vraagt zich af of de gasleiding in de woning onder hem ook wordt vervangen. De heer Kleinsmit geeft aan hiernaar te zullen kijken. Actiepunt: Mevrouw Boerema (nr. 2) geeft aan dat er bij haar de tuin trapleuning niet is geschilderd. Dit zal de heer Kleinsmit doorgeven aan De Graaf. 8. Vaststellen begroting + VvE bijdragen 2017 (wat verwacht de VvE uit te geven volgend jaar) De begroting wordt per onderdeel door de beheerder toegelicht. De heer Roelofs (nr. 28) vraagt zich af waarom de post 'Dagelijks klein onderhoud' ruim is begroot met 2.500,-. De VvE maakt namelijk in de werkelijkheid lagere kosten dan is begroot. Hij geeft aan of het beter is om deze post naar beneden bij te stellen. Vanuit de vergadering wordt er aangegeven dat er beter zo realistisch begroot moet worden maar dat het verstandig is bij inschatting gebruik te maken van redelijke begrotingsruimte. Mevrouw Swiers (nr. 68) vraagt zich af welke tuin er wordt bedoeld bij de post 'Tuinonderhoud/verharding'. De beheerder licht toe dat het hierom de voorzijde van het complex gaat. De achterzijde van het complex is voor eigen verantwoordelijkheid. De heer Vegter (nr. 14) licht toe dat het bestuur in overleg is geweest met PandGarant. De beheer- en administratiekosten zijn aangepast, maar er zal nog een offerte komen en verdere uitwerking plaatsvinden. Bij de begroting is in ieder geval rekening gehouden met een verlaging van ruim 1600,- Er ontstaat een discussie over de maandbijdrage van 2017. Er zijn voorstanders om de maandbijdrage naar beneden bij te stellen. Andere leden geven aan dat wanneer de VvE gaat verduurzamen, je ook gelden nodig zal hebben. De reserves zouden hiervoor ingezet kunnen worden. Besluit: De begroting en VvE bijdragen 2017 worden niet goedgekeurd en vastgesteld, maar zullen in september in overleg met het bestuur worden beoordeeld en vastgesteld. Daarna zullen alle eigenaren hiervan bericht krijgen. De leden zijn hiermee akkoord. Besluit: Alles wat boven de 20.000,- uitkomt bij de algemene reserve, in de volgende vergadering voorleggen aan de leden wat hiermee te doen. Actiepunt: De begroting zal samen met het bestuur in september worden bijgesteld/herzien. 9. Incassoprocedure De incassoprocedure is terug te vinden op het prikbord van het VvE portal. Dit is de procedure die wordt gevolgd wanneer leden hun betalingsverplichting met betrekking tot de verplichte VvE bijdrage niet tijdig nakomen. Vanuit de vergadering wordt er aangegeven dat er een aantal eigenaren zijn die voorlopen met de betaling van de maandelijkse bijdrage. Het kan zijn dat deze eigenaren niet op de hoogte zijn van de nieuwe maandelijkse bijdrage, en hierdoor per maand te veel geld overmaken. De heer Roelofs (nr. 28) komt met het idee om deze eigenaren een brief hierover te schrijven. De beheerder licht toe dat de verantwoordelijkheid hierover bij de eigenaren zelf ligt. Besluit: De leden gaan akkoord met de incassoprocedure 10. Vaststellen herbouwwaarde Voor het complex is ten behoeve van de gebouwenverzekering de herbouwwaarde door een onafhankelijk taxateur beraamd op 5.100.000,-. De leden wordt gevraagd de herbouwwaarde vast te stellen. De reden om de herbouwwaarde vast te stellen door de ALV is omdat het een verplichting is vanuit de splitsingsaktes. De reden om ook de herbouwwaarde vast te stellen is onder andere onderverzekering te voorkomen op de polis. Besluit: De leden stellen de herbouwwaarde van 5.100.000,-. vast conform waardebepaling. 11. Rondvraag Mevrouw Mulder (nr. 50) komt terug op het punt uit de vorige notulen betreft de studenten in het complex. Ze licht toe dat het belangrijk is dat de studenten zich ook bewust zijn van de huisregels, en dat deze voor hen ook inzichtelijk moet zijn. De vergadering complimenteert de familie Boxem / Schrör (nr. 42) om het feit dat hun blz. 4

zoon, die in de woning woont, een briefje heeft rondgestuurd naar de mede eigenaren waarin hij vermeldt een feestje te gaan houden, en voor mogelijke overlast hem kunnen bellen. Besluit: De heer Vegter (nr. 14) geeft aan om dit punt aan bod te laten komen in het bestuursbericht die naar de eigenaren wordt verstuurd. 12. Sluiting De heer Vegter bedankt de aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering om 21.35 uur. Vastgesteld op de vergadering van....................... voorzitter beheerder................................................................................. blz. 5

Besluitenlijst VvE Onderduikersstraat 2 t/m 80 (even) (105) Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 17 maart 2016, aanvang 19:30 uur. 2. Vaststellen agenda 2.1 De agenda met tijdsplanning wordt goedgekeurd en vastgesteld. 4. Vaststellen notulen vorige vergadering 4.1 De notulen van de vorige vergadering worden goedgekeurd en vastgesteld. 5. Vaststellen jaarrekening (waar is het geld aan uitgeven in 2015) 5.1 De jaarrekening 2015 wordt goedgekeurd en vastgesteld. 5.2 Het positieve exploitatieresultaat wordt toegevoegd aan de algemene reserve. 5.3 Het bestuur wordt gedechargeerd voor 2015. 6. (Her)benoemen bestuurs- en commissieleden 6.1 De kascommissie bestaat uit de heren Stiekema (nr. 24) en Roelofs (nr. 28). Zij geven beide aan om aan te blijven als kascommissie. De leden zijn hiermee akkoord. 6.2 De leden zijn akkoord dat mevrouw Boerema(nr. 2), mevrouw Achterhof (nr. 50) en mevrouw Gruppen (nr. 34) in het bestuur gaan en blijven. 7. Vaststellen meerjarenplanning (welk groot onderhoud gaat de VvE uitvoeren) 7.1 Het planmatig onderhoud voor 2017 is conform MJOP goedgekeurd en vastgesteld. 7.2 De eigenaren vinden het het onderzoeken waard betreft de duurzaamheid. 7.3 De heer Stiekema (nr. 24) en mevrouw Boerema (nr. 2) geven aan om in de subcommissie te willen betreft de duurzaamheid. De leden zijn hiermee akkoord. 7.4 De gasleiding zal per strang systematisch worden vervangen. 7.5 Er wordt vanuit de vergadering unaniem besloten om de tuin trapleuning in de terra kleur te verven. 8. Vaststellen begroting + VvE bijdragen 2017 (wat verwacht de VvE uit te geven volgend jaar) 8.1 De begroting en VvE bijdragen 2017 worden niet goedgekeurd en vastgesteld, maar zullen in september in overleg met het bestuur worden beoordeeld en vastgesteld. Daarna zullen alle eigenaren hiervan bericht krijgen. De leden zijn hiermee akkoord. 8.2 Alles wat boven de 20.000,- uitkomt bij de algemene reserve, in de volgende vergadering voorleggen aan de leden wat hiermee te doen. 9. Incassoprocedure 9.1 De leden gaan akkoord met de incassoprocedure 10. Vaststellen herbouwwaarde 10.1 De leden stellen de herbouwwaarde van 5.100.000,-. vast conform waardebepaling. 11. Rondvraag 11.1 De heer Vegter (nr. 14) geeft aan om dit punt aan bod te laten komen in het bestuursbericht die naar de eigenaren wordt verstuurd. blz. 6

Actiepuntenlijst VvE Onderduikersstraat 2 t/m 80 (even) (105) Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 17 maart 2016, aanvang 19:30 uur. De begroting zal samen met het bestuur in september worden bijgesteld/herzien. Behandeld door: VvE-beheerder / Accountmanager (Frans van Loenen) De heer Roelofs (nr. 28) geeft aan dat, volgens het wetboek, de beheerder een schriftelijke toelichting op de resultatenrekening moet presenteren. De beheerder geeft aan dit uit te zullen zoeken. Behandeld door: Paul Hooghiem (medewerker kantoor) De heer Roelofs (nr. 28) vraagt zich af of de gasleiding in de woning onder hem ook wordt vervangen. De heer Kleinsmit geeft aan hiernaar te zullen kijken. Behandeld door: Technisch beheerder (Jack Kleinsmit) Mevrouw Boerema (nr. 2) geeft aan dat er bij haar de tuin trapleuning niet is geschilderd. Dit zal de heer Kleinsmit doorgeven aan De Graaf. Behandeld door: Technisch beheerder (Jack Kleinsmit) blz. 7