Nota van Inlichtingen Europese aanbesteding DRV-FMS-2015 Selectiefase Front- en Midoffice Suite in de cloud, ter ondersteuning van digitaal en zaakgericht werken Versie: 1.00 Datum: 30 juni 2015
1 Beantwoording vragen met deadline zo. 28 juni 1. Basisintegratie- en configuratie (blz. 11) Onderdeel van de Basisconfiguratie is bovendien het volledig werkend en gebruiksklaar opleveren van de gemeentelijke websites (incl. structuur, huisstijl, etc.) en intranet. Wordt van de leverancier verwacht dat zij het projectmanagement over deze op te leveren functionaliteiten invult? 2. Ondersteuning (blz. 9) Deze ondersteuning biedt voldoende documentatie en informatie voor het succesvol doorlopen van de DigiD-audit. We gaan ervan uit dat de gemeente zelf de regie voert op het DigiD-audit traject. Is deze aanname juist? 3. Doelgroep (blz. 7) Dergelijk gebruik van de Front- en Midoffice Suite door derde partijen is echter nadrukkelijk beperkt tot de taken die zij voor / namens Gemeente uitvoeren (en dus niet voor iets anders). Wordt ten behoeve van het beantwoorden van technische en functionele vragen van externe medewerkers door de gemeente een adequate helpdeskfunctie ingericht? 4. Doelgroep (blz. 7) Dergelijk gebruik van de Front- en Midoffice Suite door derde partijen is echter nadrukkelijk beperkt tot de taken die zij voor / namens Gemeente uitvoeren (en dus niet voor iets anders). Betekent dat ook dat voor deze doelgroep (derden) de toegang tot voor hen niet relevante in de oplossing opgenomen informatie expliciet moet kunnen worden ontzegd? 5. Gegevens- en zakenmagazijn (blz. 6) Het gegevensmagazijn kan aangevuld worden met de opslag van eigen (kern-/object)registraties. Heeft de gemeente zich al een beeld gevormd bij welke gegevens zij als kernregistratie wil aanduiden? Ja. Ja. Ja, ook deze externe medewerkers maken gebruik van de reeds aanwezige I&A Helpdesk van De Ronde Venen Ja, Gemeente gaat er van uit dat de standaard autorisatiefunctionaliteit dit mogelijk maakt. V.w.b. kernregistraties heeft Gemeente nog geen specifieke ideeën welke objecttypen dit zou betreffen. In het algemeen moet er in dat kader echter gedacht worden aan objecttypen die een rol spelen bij dikke zaaktypen M&I/Argitek Pagina: 1 van 6
6. Gegevens- en zakenmagazijn (blz. 6) die in de toekomst in het zaaksysteem zullen worden ingericht. V.w.b. aanvullende gegevens van reeds bestaande registraties kan gedacht worden aan additionele contactgegevens zoals extra telefoonnummers, e-mailadressen, social media accounts, etc. Het gegevensmagazijn kan aangevuld worden met de opslag van eigen (kern-/object)registraties. Beschikt de gemeente thans over een systeem tbv de vastlegging van haar kernregistraties? 7. Broker (blz. 6) Niet echt; wel beschikt Gemeente over enkele applicaties zoals PinkRoccade Makelaar Suite en Vicrea Neuron Stroomlijn en Gegevensmagazijn. Zie het antwoord op punt 10 van deze NvI. Beschikt de gemeente zelf over capaciteit om de koppelingsspecificaties op te stellen, of wordt daarbij vooral een beroep gedaan op de aanbieder? 8. Broker (blz. 6) Zie het antwoord op punt 10 van deze NvI. Kunt u aangeven met welke applicaties gekoppeld moet worden en wanneer de functionele specificaties van deze koppelingen beschikbaar worden gesteld? 9. Broker (blz. 6) Is het de bedoeling dat (op termijn) een integratie met een LDMS wordt gerealiseerd? 10. Broker (blz. 6) Aangenomen dat met een LDMS een lokaal reeds aanwezig 3P DMS bedoeld wordt: nee (zie het antwoord op punt 10 van deze NvI). Om misverstanden te voorkomen: Gemeente vraagt NIET om een koppeling met eenreeds aanwezig 3P DMS. De genoemde integratie M&I/Argitek Pagina: 2 van 6
van de zaakfunctionaliteit met de zaakgerelateerde document-/recordsmanagementfunctionaliteit van Op pagina 5 noemt u de voorkeur voor een een onderliggend 2P DMS/RMA is slechts volledig met het zaaksysteem geïntegreerd een voorbeeld van eventuele Interne Integratie waar binnen de Front- en Midoffice Suite Wat is dan de reden om de integratie met een onderliggend DMS/RMA uit te sprake van kan zijn. Voorkeur van Gemeente vragen? gaat echter nadrukkelijk uit naar een zo veel mogelijk geïntegreerde suite (zie 2.2.1.2 van de Selectieleidraad), zeker ook v.w.b. zaakgerelateerde document- / recordsmanagementfunctionaliteit. 11. Broker (blz. 5) Dit omvat verschillende functionaliteiten m.b.t het orkestreren van elektronisch berichtenverkeer t.b.v. werkstroombesturing tussen applicaties (A2A of applicatieworkflow ), zoals procesontwerp (bij voorkeur via een grafische interface Wat verwacht de gemeente bij procesontwerp via een grafische interface? 12. PIP (blz. 4) Deze gepersonaliseerde informatie betreft bijvoorbeeld inzage van de eigen lopende en afgeronde zaken (incl. actuele status en het betreffende zaakdossier, voor zover openbaar) en persoonlijke gegevens (incl. de mogelijkheid voor aanvulling). Kunt u specifieker aangeven wat de verwachtingen zijn ten aanzien van deze functionaliteit? Nu vinden wij de vraagstelling nogal vrijblijvend geformuleerd. 13. CMS (blz. 4) Met een grafische interface wordt bedoeld de mogelijkheid om m.b.v. grafische elementen (blokken, pijlen, etc.) op eenvoudige wijze informatie- en processtromen te visualiseren. Dit wordt ook wel flowcharting genoemd (vgl. MS Visio en dergelijke). De aangehaalde passage beschrijft een aantal mogelijke functionaliteiten van de PIP, zoals het kunnen inzien van de eigen (lopende en afgeronde) zaken. Denk daarbij aan zaak-id en -dossier (voor zover openbaar), de actuele status, eventuele klantcontacten, etc. Daarnaast kan de PIP verschillende andere functionaliteiten omvatten, zoals berichtgeving via een berichtenbox, reactie- en uploadmogelijkheden voor klanten (incl. onderhoud van de eigen additionele contactgegevens (zie bijvoorbeeld bij punt 5 van deze NvI). De webcontentmanagementfunctionaliteit zal worden ingezet voor de gemeentelijke website(s) en het intranet. Ja. Dit betekent dat de huidige website en intranet zullen worden uitgefaseerd? 14. Website Staat voor de gemeente bij de publieke website de dienstverlening naar de klanten op de eerste plaats of de werkprocessen voor de medewerkers? De dienstverlening naar de klanten staat op de eerste plaats. M&I/Argitek Pagina: 3 van 6
15. Website Welke rol ziet de gemeente voor interne tools zoals PDC en VAC op de publieke website? 16. Website De PDC en VAC zijn zowel bedoeld voor inals extern gebruik door medewerkers resp. klanten van Gemeente. Gemeentelijke websites maken gebruik van een PDC voor informatieverstrekking (de openbare informatie), incl. links naar eventuele digitale intake (eformulier), het maken van een afspraak, etc. Vraag-antwoordcombinaties worden eveneens gebruikt voor informatieverstrekking (vgl. veelgestelde vragen) en vraaggeleiding (het antwoord bevat dan bijvoorbeeld een link naar de bijbehorende PDC-content, een e-formulier, etc.). Staat de gemeente open voor een aanbod Zoals beschreven in de Selectieleidraad (zie voor de publieke website op basis van de toptakenmethode, waarbij geen gebruik gemaakt meente, doch uiteindelijk door en onder ver- 2.2.3.1) wordt er zo nodig - in overleg met Ge- wordt van generieke kant-en-klaar teksten? antwoordelijkheid van Contractant - i.h.k.v. (elk onderdeel van) de Basisconfiguratie een functioneel ontwerp opgesteld. Dat heeft dus ook betrekking op het in diezelfde paragraaf beschreven opleveren van de gemeentelijke websites (incl. structuur, huisstijl, etc.) en intranet. De afweging wel/geen toptaken (incl. alle resp. voor- en nadelen dienaangaande) is wat Gemeente betreft onderdeel van dat traject. In beginsel staat Gemeente echter niet afwijzend tegenover een toptaken- of andersoortige website opzet die aantoonbaar voordelen biedt t.o.v. de huidige. 17. Referenties (blz. 18) Wij zijn voornemens om ten aanzien van de combinatie Zaaksysteem en CMS een nieuw product aan te bieden. Zowel het Zaaksysteem als het CMS zijn reeds bij gemeenten geimplementeerd echter de combinatie is nieuw. In welke mate is het noodzakelijk dat hoofdaannemer en onderaannemer in deze combinatie een referentie aanleveren? Of is het voldoende dat zowel hoofdaannemer als ondernemer voor de geboden oplossing een referentie aanlevert? De minimumvereisten stellen niet dat er een referentie ingediend dient te worden waarbij sprake is van de combinatie van het beoogde zaaksysteem en het beoogde CMS. Het is dus niet noodzakelijk dat er een referentie wordt aangeleverd in deze combinatie. NB: Wanneer bij een ingediende referentie op een bepaald onderdeel (bijvoorbeeld voor het CMS) door Gegadigde wordt aangegeven dat daarbij de ervaring en/of bekwaamheid van een derde (bijvoorbeeld een Onderaannemer) wordt ingezet, worden deze alleen meegeno- M&I/Argitek Pagina: 4 van 6
18. Broker / ESB (blz. 5 en 6) U stelt via de ESB functionaliteit gebruik te willen maken van zowel interne als externe integraties. Mogen wij aannemen dat de gemeente reeds gebruikt maakt, en gebruik zal blijven maken, van een intern distributiesysteem zoals bijvoorbeeld DDS of verwacht u dat de oplossing ook een distributiesysteem levert in de geboden oplossing? 19. Migratie (blz. 12) U geeft aan data uit, zoals wij het lezen, meerdere systemen te willen migreren naar de nieuwe oplossing. Uiteraard is dit mogelijk. Echter is het uitvoeren van (meerdere) migraties een zorgvuldige aangelegenheid. Kunt u aangeven: men in de beoordeling wanneer daarvoor een zogeheten middelenverklaring aanwezig is van die betreffende derde(n). In het invulsjabloon Hoofd-/Onderaannemer is dit H9 ( gebruik van middelen van Onderaannemers ). Gemeente verwacht geen gegevensdistributiefuntionaliteit zoals van Centric Key2Datadistributie of PinkRoccade Makelaar Suite in de Oplossing. Bij nader inzien heeft Gemeente afgezien van Migratie als onderdeel van de Opdracht. Om welke systemen het gaat? Om hoeveel systemen het gaat (indien u de pakketten niet vrij wilt geven)? Om hoeveel data het gaat? Hebben de betreffende systemen zelf al meervoudige architectuur wijzigingen gehad waardoor binnen een systeem met meerdere datamodellen gemigreerd moet worden? 20. Algemeen Het is gebruikelijk dat een aanbestedende dienst bij een niet-openbare aanbesteding na de selectiefase aan de gegadigden bekend maakt welke gegadigden uitgenodigd worden voor de inschrijvingsfase. Is dit bij onderhavige aanbesteding ook het geval? 21. Algemeen De partijen, die een uitnodiging tot inschrijving krijgen, worden aan alle Gegadigden bekendgemaakt. Krijgen alle gegadigden net als bij andere door M&I/Argitek begeleide aanbestedingenna opening van de VtD s door de aanbestedende dienst, een lijstje met het aantal en de namen van de gegadigden? Ja, een procesverbaal van de opening van de kluis / aanmelding wordt naar alle Gegadigden gestuurd. M&I/Argitek Pagina: 5 van 6
22. Algemeen Recente ervaringen leert ons dat de door M&I/Argitek begeleide aanbestedingen, zoals die van de gemeente Den Helder in de tweede helft van vorig jaar en de aanbesteding van de gemeente Amstelveen begin dit jaar, behoorlijk verschillend zijn van omvang en vragen daarom een verschillende hoeveelheid werk van de aanbieders. Kunt u aangeven of het PvE van de onderhavige aanbesteding qua omvang en diepte van de uitvraag meer overeenkomt met het bestek van de gemeente Den Helder of dat van de gemeente Amstelveen? Inzicht hierin helpt ons zeer in de voorbereiding op en bij het inplannen van resources voor de beantwoording van het PvE, mocht leverancier zich onder de Top-5 kandidaten scharen. 23. DigiD-audit (blz. 9) In 2.2.2.4 stelt u: Deze ondersteuning biedt voldoende documentatie en informatie voor het succesvol doorlopen van de DigiD-audit. Wij begrijpen niet wat ondersteuning van de helpdesk te maken heeft met documentatie en informatie met betrekking tot de DigiDaudit. Kunt u deze zin toelichten? Het programma van eisen en wensen (PvE) van deze flitsaanbesteding lijkt qua omvang het meest op de Den Helder aanbesteding, die hiertoe ook als uitgangspunt genomen is. In orde van grootte moet u hier denken aan ca. 160 eisen, ca. 210 gesloten wensen en ca. 26 open wensen. Ook qua opzet van de gesloten en open wensen lijkt dit PvE het meest op Den Helder. De open wensen zijn ook hier bij de functionele componenten gericht op overige functionaliteiten, dus zonder een toelichting te vragen op de voorgaande gesloten wensen (zoals bij Amstelveen). In plaats daarvan is een separaat beoordelingskader voor de demo opgenomen, waarin het hoe wordt beoordeeld van het wat uit de wensen in het PvE. De demo zelf is verder overigens niet anders dan gebruikelijk, behalve dan dat deze nu ook separaat beoordeeld wordt. In het kader van het ICT-beveiligingsassessments DigiD dienen gemeenten te rapporteren over aantallen gemelde incidenten en ingediende wijzigingsvoorstellen (changes) op het gebied van informatiebeveiliging en de afhandeling daarvan. Gemeente verwacht dan ook dat Contractant dergelijke rapportages beschikbaar stelt. [Einde] M&I/Argitek Pagina: 6 van 6