Flexweb gastouderopvang Handleiding voor gastouders document-versie 1.04 Volwassen software waar je geen kind aan hebt!
Copyright Copyright 2010 Dicon Development Center BV. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande toestemming van Dicon development center BV. Handelsmerken Flexkids, Flexwelzijn en Flexcrm zijn handelsmerken van Dicon Development Center BV. Andere genoemde producten of handelsmerken zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectieve eigenaren. Vrijwaring Ondanks alle aan de samenstelling van deze uitgave bestede zorg kunnen noch de redactie, noch de auteurs, noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enige fout in deze uitgave. Documentgegevens Eigenaar: Software Status: definitief Bestemd voor: extern Dicon development center PO Box 646 2003 RP Haarlem 023-5434241 Internet E-mail: support@flexkids.nl Website: http://www.flexkids.nl
Inhoudsopgave iii Inhoudsopgave 1 Inleiding 4 2 Inloggen 4 2.1 Inloggen via de website van de opvangorganisatie... 4 2.2 Rechtstreeks inloggen op flexweb... 4 3 Het openingsscherm 5 3.1 Inbox... 6 3.2 Overzicht kinderen... 6 4 Tijd registreren 6 4.1 Tijd registreren: stappen... 6 4.1.1 Stap 1: kind en maand selecteren... 7 4.1.2 Stap 2: reeds geregistreerde tijd bekijken (maand overzicht)... 7 4.1.3 Stap 3: dagen selectie... 8 4.1.4 Stap 4: uren invoer... 9 4.1.4.1 Uren kopiëren van voorgaande week... 11 4.1.4.2 Productregels verwijderen... 11 4.1.5 Stap 5: verzenden... 12 4.2 0-uren registratie... 14 4.3 Aanpassen tijdregistratie... 14 4.4 Afdrukken overzicht geregistreerde uren... 15
Flexweb gastouderopvang - Handleiding voor gastouders 4 1 Inleiding Via flexweb kunt u als gastouder op eenvoudige wijze de tijd registreren die u heeft besteed aan gastouderopvang. Deze handleiding leert u hoe u kunt inloggen en hoe de urenregistratie precies in zijn werk gaat. Voor vragen kunt u contact opnemen met de opvangorganisatie waar u bij bent aangesloten. 2 Inloggen Voordat u als gastouder uw tijd kunt registreren via flexweb dient u te beschikken over inloggegevens. Deze worden u verstrekt door de opvangorganisatie waar u als gastouder bij bent aangesloten. Bij het toekennen van de gebruikersnaam wordt gekozen uit één van de e-mailadressen (thuis, werk of mobiel) die u hebt opgegeven aan de opvangorganisatie. Deze gebruikersnaam wordt u per e-mail toegezonden. Met deze gebruikersnaam kunt u een wachtwoord aanvragen via de algemene inlogpagina van flexweb. Zodra de opvangorganisatie de aanvraag heeft ontvangen krijgt u weer een e-mail met daarin een activatielink om het nieuwe account te activeren en een wachtwoord op te geven. Zodra u dit heeft gedaan kunt u direct als gastouder inloggen op flexweb. 2.1 Inloggen via de website van de opvangorganisatie Afhankelijk van de wijze waarop uw opvangorganisatie de mogelijkheden om in te loggen op flexweb heeft geïmplementeerd in haar website kunt u gebruik maken van een zogenoemde login-box of een link. Als er sprake is van een login-box kunt u hier uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen. U komt dan direct in het voor u ingerichte deel van flexweb terecht. Een voorbeeld van een login-box: Als er sprake is van een link dan kunt u hierop klikken en wordt u doorgestuurd naar de gastouder-inlogpagina van flexweb. Na het invullen van uw gebruikersnaam en wachtwoord komt u in het voor u ingerichte deel van flexweb terecht. 2.2 Rechtstreeks inloggen op flexweb U kunt ook rechtstreeks inloggen op flexweb door in de adresbalk van uw webbrowser het webadres te typen dat u kunt opvragen bij de opvangorganisatie waar u bij bent aangesloten. Een voorbeeld van hoe zo n webadres er uit ziet: https://parento-gastouderbureau.flexkids.nl/user/gastouder Via het webadres komt u terecht op de gastouder-inlogpagina waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord in kunt vullen:
Het openingsscherm 5 3 Het openingsscherm Zodra u bent ingelogd komt u in het openingsscherm van het voor u als gastouder gereserveerde deel van flexweb terecht: Het openingsscherm is onderverdeeld in een aantal secties:
Flexweb gastouderopvang - Handleiding voor gastouders 6 1. Inbox 2. Overzicht kinderen 3. Mijn gegevens 4. Mijn partner 5. Kind toevoegen 6. Sitemap Voor het registreren van tijd betreffende gastouderopvang zijn alleen de secties Inbox en Overzicht kinderen van belang. 3.1 Inbox Hier vindt u de berichten die automatisch worden verstuurd naar aanleiding van de diverse stappen in het proces van tijdregistratie. 3.2 Overzicht kinderen Hier ziet u als gastouder een lijst met kinderen waarvoor u de opvang verzorgt. Door op een kind te klikken komt u in stap 2 van het tijdsregistratie-proces. Zie "Stap 2: reeds geregistreerde tijd bekijken (maand overzicht)" blz. 7. 4 Tijd registreren Via flexweb kunt u eenvoudig de tijd registreren die u besteed hebt aan het opvangen van kinderen. Zodra u de tijdregistratie betreffende gastouderopvang van een bepaalde maand hebt afgerond wordt er automatisch een bericht verstuurd naar de vraagouder. Zowel een e-mailbericht als een inboxbericht. Een kopie van dit bericht wordt naar uw inbox gestuurd. Zodra de vraagouder akkoord gaat met de geregistreerde tijd ontvangt u hiervan een bericht. Wederom zowel een e-mailbericht als een inboxbericht. Als er sprake is van een akkoord, dan hoeft u verder niets meer te doen. De vraagouder betaalt de kosten van de opvang aan het gastouderbureau. Het gastouderbureau zal vervolgens het geld binnen 5 dagen overmaken naar uw rekening. Gaat de vraagouder niet akkoord, dan kunt u de registratie aanpassen. Zodra u dat hebt gedaan gaat er weer automatisch een bericht naar de vraagouder en ook van dit bericht ontvangt u een kopie in uw inbox. Zodra de vraagouder akkoord is gegaan is het proces van tijdregistratie voor de desbetreffende maand afgerond. Mocht u gaande het proces van urenregistratie vragen hebben over de werking van de webapplicatie dan klikt u op het pictogram [i] rechts bovenin het scherm: 4.1 Tijd registreren: stappen Het proces van tijdregistratie is verdeeld over een aantal stappen. Bij elke stap hoort een aparte flexweb-pagina. U kunt precies zien in welke stap u zit door naar de proceslijn te kijken die altijd zichtbaar is tijdens de verschillende stadia van tijdregistratie:
Tijd registreren 7 U begint het proces van tijdregistratie door te klikken op de link Uren registratie in de sectie Sitemap van het openingsscherm. Zie "Het openingsscherm" blz. 5. 4.1.1 Stap 1: kind en maand selecteren Nadat u hebt geklikt op de link Uren registratie in de sectie Sitemap van het openingsscherm komt u op de pagina die hoort bij de eerste fase van de tijdregistratie: U ziet hier een lijstje met kinderen voor wie u de opvang verzorgt. In eerste instantie ziet u voor elk kind in de lijst een periode van drie afzonderlijke maanden. De derde maand in deze rangorde is de huidige maand. U kunt als u dat wil, alle maanden voorafgaande aan de huidige maand zien door op de link meer te klikken. Per kind in een maandkolom ziet u een symbool. De betekenis van de symbolen vindt u onderaan de webpagina. In bovenstaand voorbeeld ziet u dat voor Sanne Vlinker de tijdregistratie voor de maanden april en mei zijn afgerond. Voor de maand juni is er helemaal nog geen tijd geregistreerd. Als u voor Sanne Vinker tijd wil gaan registreren voor de maand juni klikt u op het desbetreffende blauwe bolletje. 4.1.2 Stap 2: reeds geregistreerde tijd bekijken (maand overzicht) U komt nu op een pagina waarop u een overzicht ziet van de geregistreerde tijd voor die maand. Omdat er helemaal nog geen tijd is geregistreerd ziet u hier de melding: Nog geen uren geregistreerd:
Flexweb gastouderopvang - Handleiding voor gastouders 8 U klikt op de link dagen selectie in de proceslijn om de dagen te selecteren waarvoor u tijd wilt registreren. Opmerking: Als u een overzicht van de geregistreerde uren wilt afdrukken klikt u op het printer-pictogram rechts bovenin. 4.1.3 Stap 3: dagen selectie In de webpagina behorende bij de stap dagen selectie kunt u de dagen selecteren met behulp van een kalender. U selecteert een dag door op het desbetreffende dagnummer in de kalender te klikken. Als u nogmaals klikt op dit nummer maakt u de selectie ongedaan:
Tijd registreren 9 Zodra u de dagen waarop u opvang heeft geboden aan het kind in kwestie in dit voorbeeld Sanne Vlinker klikt u op de knop Invoeren. U gaat automatisch door naar de webpagina waar u de aan de opvang bestede tijd kunt invoeren. Opmerkingen: Als u al eerder tijd had geregistreerd voor dit kind voor deze maand, dan is dat zichtbaar onderaan deze webpagina in de sectie Detailoverzicht. Indien het kind in de huidige maand geen gebruik heeft gemaakt van de gastouderopvang klikt u op de link Geen opvang. Zie "0-uren registratie" blz. 14. 4.1.4 Stap 4: uren invoer In de webpagina behorende bij deze stap kunt u voor het kind in kwestie per dag het afgenomen gastouderopvangproduct opgeven. Vervolgens kunt u opgeven hoeveel tijd u heeft gespendeerd aan de opvang:
Flexweb gastouderopvang - Handleiding voor gastouders 10 U selecteert een product met behulp van het eerste keuzelijstveld in een dagrecord: Zodra u een product heeft geselecteerd kunt u in het veld in de kolom Aantal een tijd opgeven:
Tijd registreren 11 In dit geval kunt u de opvangtijd in tijdseenheden van 5 minuten registreren. De grootte van deze eenheden kunnen worden ingesteld door de opvangorganisatie. Om voor dezelfde dag ook nog voor een ander gastouder-opvangproduct tijd te registreren klikt u op de link Regel toevoegen. Opmerking: Afhankelijk van de instellingen die de opvangorganisatie heeft gemaakt betreffende het beheer van de flexwebpagina s kunt u ook een tijdsinterval aangeven (van - tot) waarbij het aantal minuten automatisch wordt ingevuld in het veld in kolom Aantal. 4.1.4.1 Uren kopiëren van voorgaande week Gastouderopvang wordt net als andere opvang doorgaans aangeboden volgens een min of meer vast patroon. Een kind wordt bijvoorbeeld altijd op maandagmiddag en woensdagochtend opgevangen. Omdat de tijdregistratie van opvang via flexweb in principe wekelijks zal gebeuren kunt u de invoer van uren vereenvoudigen door simpelweg de geregistreerde uren van de voorafgaande week over te nemen in de registratie van de huidige week. Daartoe klikt u op de link (meer). De volgende sectie wordt getoond: Om de uren te kopiëren klikt u op de link Kopieer van voorgaande week en vervolgens op de link (sluiten). 4.1.4.2 Productregels verwijderen U kunt heel eenvoudig een productregel waarvoor u uren heeft ingevoerd weer verwijderen. U schakelt daartoe het selectievakje voor de productregel in kwestie in en klikt vervolgens op de knop verwijder : Als u alle productregels voor een dag selecteert en verwijdert dan verschijnt de volgende melding:
Flexweb gastouderopvang - Handleiding voor gastouders 12 Wilt u dan alsnog voor een ander product op de net verwijderde dag tijd registreren, dan kunt u via de link dagen selectie de dag weer toevoegen. 4.1.5 Stap 5: verzenden Als u op de link verzenden klikt in de proceslijn verschijnt de volgende webpagina:
Tijd registreren 13 Zodra u op de link bevestig klikt rondt u het proces van tijdregistratie voor deze maand af en wordt er automatisch een bericht gestuurd naar de vraagouder met het verzoek om de door u geregistreerde tijd te accorderen. De tekst die u eventueel heeft ingevoerd in het tekstgebied Toelichting wordt daarin meegenomen. Ter controle wordt een kopie van dit bericht verstuurd naar uw eigen inbox. Als u vervolgens op de link alle kinderen in de proceslijn klikt kunt u de status van de urenregistratie per kind per maand bekijken. U ziet aan het gele bolletje in de maandkolom van het kind dat de uren ter accordering zijn aangeboden aan de vraagouder:
Flexweb gastouderopvang - Handleiding voor gastouders 14 Als de vraagouder de geregistreerde tijd accordeert, wordt het gele bolletje automatisch vervangen door het groene vlaggetje. Als de vraagouder via flexweb aangeeft niet akkoord te gaan met de geregistreerde tijd, dan wordt het gele bolletje vervangen door het bruin-rode balletje: Teruggestuurd door ouder. 4.2 0-uren registratie Indien een kind in de maand waarvoor u tijd registreert geen gebruik heeft gemaakt van de gastouderopvang - bijvoorbeeld als gevolg van ziekte of vakantie - kunt u dit als volgt aangeven: 1. Klik op de link Uren registratie in de sectie Sitemap van het openingsscherm. 2. Klik in de rij van het desbetreffende kind op het bolletje behorende bij de maand waarvoor u tijd registreert. 3. Klik in de sectie Deze maand geen opvang op de link Geen opvang. 4. Vul indien nodig de standaard tekst "Deze maand is er geen opvang geweest." aan met extra informatie en klik op de knop Bevestig. 5. Klik op Akkoord. 4.3 Aanpassen tijdregistratie Zolang u niet op de link verzenden klikt is de tijdregistratie niet afgerond. U kunt dan in de webpagina behorende bij de stap maandoverzicht de dagen selecteren waarvoor u nog tijd moet registreren:
Tijd registreren 15 Als u in bovenstaand voorbeeld de uren voor woensdag wilt aanpassen klikt u op de bijbehorende link bewerk. U komt dan weer in de webpagina uren invoer, waar u de gewenste wijzigingen kunt maken en opslaan. Als u extra dagen wilt toevoegen klikt u op de link dagen selectie in de proceslijn en selecteert de dag die u wilt toevoegen in het kalendertje. Vervolgens kunt u via de link uren invoer in de proceslijn de bijbehorende tijd registreren. 4.4 Afdrukken overzicht geregistreerde uren Als u dat wenst dan kunt u per maand een overzicht van de opvanguren die voor een kind zijn geregistreerd afdrukken: 1. Klik op de link Uren registratie in de sectie Sitemap van het openingsscherm. 2. Klik in de rij van het desbetreffende kind op het bolletje behorende bij de maand waarvoor u tijd heeft geregistreerd. 3. Klik op de knop Overzicht afdrukken (pictogram printer) in de titelbalk van het periodeoverzicht: 4. Selecteer de juiste printer in het printervenster en klik op de knop Afdrukken. Opmerking Het is ook mogelijk om een overzicht van de geregistreerde uren af te drukken op het moment dat u deze uren voor akkoord gaat verzenden naar de vraagouder. U gebruikt daarvoor de knop Overzicht afdrukken in de flexweb-pagina behorende bij de stap verzenden.