Draaiboek voor opvolging van een lopende permanente vorming CPV 2011-2012-005 Dit document kan je gebruiken als draaiboek om het ganse verloop van je permanente vorming op te volgen en in goede banen te leiden. Uitgangspunt is het verloop van een postgraduaat of permanente vormingsopleiding met getuigschrift, gecoördineerd door een stuurgroep. Maar ook voor een beperktere of eenmalige permanente vormingsactiviteit kan je op basis van dit voorbeeld een eigen draaiboek opmaken. DATUM INSCHRIJVINGSPROCEDURE DEELNEMERS Inschrijvingsprocedure bepalen * voor de start van de opleiding/activiteit * elk jaar opnieuw eventuele aanpassingen vastleggen vóór de start van de promotie (om inschrijvingsprocedure correct in promotiemateriaal te kunnen weergeven) Procedure duidelijk uitschrijven: * is er een kandidaatstelling? * is er een intakegesprek? Wie voert deze gesprekken? * wie doet de centrale inschrijving K.U.Leuven? deelnemer zelf of organisator? Inschrijvingsvoorwaarden bepalen / bijsturen Formulieren klaarmaken voor: kandidaatstelling, inschrijving, vragenlijst voor extra informatie, Verkoopsvoorwaarden K.U.Leuven toepassen bij een te betalen permanente vorming Eventueel extra nagaan of de verzekering in orde is Vanaf de start van de inschrijvingen: opvolgen, wachtlijst aanleggen, Intakegesprekken houden Bepalen of alle kandidaten voldoen aan de voorwaarden Kandidaten een bericht sturen of hun inschrijving aanvaard is Definitieve inschrijvingen in orde brengen PROGRAMMA INHOUD EN TIMING Inhoud van het programma vastleggen of bijsturen in overleg met docenten Medewerking van docenten bevragen; eventueel nieuwe docenten aanspreken Kalender vastleggen in overleg met docenten Pauzes, koffiepauzes, maaltijden bepalen in het programma Definitief programma uitschrijven DOCENTEN EN CURSUSMATERIAAL 1
Met docenten afspreken inzake cursusmateriaal Alle materiaal voor deelnemers verzamelen Mappen voor deelnemers klaar maken Enkele weken vooraf afspraken met docent herinneren EXAMENS EN GETUIGSCHRIFTEN Afhankelijk van de afspraken met de docenten: planning en organisatie van examens en herexamens vooraf vastleggen Afspreken hoe en wanneer getuigschriften worden afgegeven: per post, tijdens een officiële uitreiking, Examenreglement uitwerken en tijdig aan de deelnemers bezorgen Examencommissie samenstellen EVALUATIE VAN DE OPLEIDING / ACTIVITEIT DOOR DEELNEMERS Formulier uitwerken voor evaluatie van de opleiding/activiteit door de deelnemers Bepalen wanneer en hoe je dit laat invullen: na elke les, in het leslokaal of via mail LOGISTIEK EN CATERING LOGISTIEK Lokalen vooraf verkennen qua toegankelijkheid buiten normale lesuren, bereikbaarheid en parkeergelegenheid, beschikbaarheid van audiovisuele en andere uitrusting/mogelijkheid om deze te installeren, aanwezigheid van vestiaire, ruimte voor koffiepauzes en maaltijden, internetaansluiting, Lokalen reserveren Indien signalisatie nodig, tijdig aanvragen Apparatuur reserveren: projectiescherm, laptop, beamer, diaprojector, filmprojector, videotoestel, DVD-speler, flipover, Badges/naambordjes voorzien voor deelnemers en sprekers Doos samenstellen met materiaal dat van pas kan komen tijdens de opleiding /activiteit CATERING Bepalen of catering nodig is, wat en waar te bestellen Tijdig reserveren Tijdig het correcte aantal personen doorgeven LAATSTE VOORBEREIDINGEN Checklist voor het moment van de opleiding/activiteit zelf gebruiken Documenten klaarmaken: attesten van deelname, studentenkaarten, routebeschrijving en parkeergelegenheid, evaluatieformulieren, aanwezigheidslijst FINANCIES VOORBEREIDING Financiële antenne aanspreken: is uitvoerder voor financiële zaken; opvolging best door programmacoördinator (afspreken!) PV-krediet openen voor de opleiding/activiteit 2
Begroting opmaken Prijs bepalen o.b.v. begroting Opleiding registreren voor opleidingscheques, kmo-portefeuille, betaald educatief verlof ELK JAAR WAARIN DE OPLEIDING / ACTIVITEIT WORDT GEORGANISEERD Betalingen van deelnemers opvolgen Afrekening van het lopende jaar opvolgen Financiële verslaggeving over begroting / afrekening t.a.v. stuurgroep of verantwoordelijke verzorgen Betaling van docenten opvolgen Aanmaak van bestelbonnen, facturen, betalingen en afrekeningen opvolgen Definitieve afrekening maken na het einde van elk jaar ERKENNINGEN Erkenningen aanvragen (RIZIV, Orde van Vlaamse Balies, andere beroepsverenigingen, ) Erkenningsvoorwaarden opvolgen en ervoor zorgen dat je opleiding of activiteit op elk moment hieraan voldoet (jaarlijkse verslaggeving, ) PROMOTIE PROMOTIECAMPAGNE BEPALEN Doelgroepen bepalen Promotiemateriaal bepalen: eigen website, gedrukte folder, flyer, brochure; verzending per post; elektronische mailing; advertentie, aankondiging, persbericht, artikel, Promotiekanalen bepalen: welke groepen wil je contacteren; welke kanalen inschakelen om je doelgroepen te bereiken; welke adresbestanden gebruiken voor papieren/elektronische mailing; welke pers enz. Budget voor promotie bekijken en eventueel prijzen opvragen (papierkeuze, oplages, ) om te bepalen wat mogelijk is binnen het budget Oplijsten welke groepen je wilt bereiken met welk materiaal, langs welk kanaal INFORMATIE VOOR PROMOTIEMATERIAAL VOORBEREIDEN EN TEKSTEN MAKEN Alle info over opleiding/activiteit voor de volgende editie vastleggen: data, docenten, plaats, programma, prijs, Bespreking, voorbereiding van het promotiemateriaal in de stuurgroep, in overleg met docenten, academisch verantwoordelijke, Teksten maken voor promotiemateriaal: teksten voor website, teksten voor mailings, teksten voor aankondiging en nieuwsbrieven, Adresbestanden samenstellen (postadressen en e-mails) REALISATIE PROMOTIEMATERIAAL Website maken/ actualiseren Folder, brochure, maken: afspraken voor opmaak, drukwerk, verzending PROMOTIECAMPAGNE UITVOEREN Papieren verzending uitvoeren Elektronische mailings uitvoeren Folder e.d. via eigen netwerk, bibliotheken, verdelen 3
Pers contacteren, bij de lancering van de promotiecampagne of dichter bij de start van de opleiding/activiteit Aankondigingen, artikel in krant of tijdschrift, CPV 2011-2012-005 4
CENTRALE REGISTRATIE OPLEIDING BIJ K.U.LEUVEN CENTRALE REGISTRATIE OPLEIDING K.U.LEUVEN Centrale registratie permanente vorming met getuigschrift bij K.U.Leuven in orde brengen voor opname in programmaboek (de centrale registratie van een postgraduaat verloopt automatisch via de procedure curriculumontwikkeling) E-AGENDA K.U.LEUVEN Aankondiging invoeren in de e-agenda van K.U.leuven OPVOLGING LOPENDE OPLEIDING / ACTIVITEIT Contact houden met docenten Contact houden met deelnemers Bij eerste les aanwezig zijn voor introductie, uitdelen studentenkaarten, EVALUATIE VAN DE OPLEIDING / ACTIVITEIT DOOR DEELNEMERS Bewaken dat evaluatieformulieren ingevuld worden Verwerken van alle formulieren Synthese bespreken met het oog op bijsturing van de opleiding/activiteit GETUIGSCHRIFTEN Getuigschriften voorbereiden Opmaak en druk/print voorbereiden Afspraken vastleggen met allen die ondertekenen Getuigschriften opmaken voor alle deelnemers Laten ondertekenen Registreren van studenten die het getuigschrift hebben behaald EXAMENS Resultaten eerste examenperiode opvolgen; examencommissie organiseren; bepalen of herexamens nodig zijn Herexamens en examencommissie organiseren ACADEMISCHE ZITTING Indien de uitreiking van de getuigschriften gebeurt binnen een academische zitting: inhoud, datum, zaal, sprekers, bepalen en organiseren STUURGROEPVERGADERINGEN Als er een stuurgroep o.d. is aangesteld en afhankelijk van de taakverdeling die binnen deze groep is afgesproken, bereidt de programmacoördinator de vergaderingen voor (agenda opmaken, uitnodigingen versturen, opvolgen, zaal reserveren, broodjesmaaltijd, ) 5