Functieomschrijving Bestuursleden

Transcriptie

1 Functieomschrijving Bestuursleden versie juli 14

2 Voorwoord. Een bestuur van een vereniging bestaat uit meerdere personen, bij voorkeur een oneven in getal, z.a. voorzitter, secretaris, penningmeester enz. Dit bestuur is bestuursverantwoordelijk. Daarnaast zijn er ondersteunende taken welke door personen worden vervuld zonder daarvoor bestuursverantwoordelijk te zijn. Inhoud: Blz.: Bestuursfuncties: Voorzitter (Vz) Secretaris (Secr.) Penningmeester (Penn.) Concert Coördinator (CC) Public Relations Functionaris (PR) Ondersteunende taken: Bibliothecaris Beheerder Lief-en-Leedfonds 8 8 versie juli 14

3 Algemene regels: Hoewel het bestuur een gezamenlijke verantwoordelijkheid heeft zijn de diverse taken onder de bestuursleden verdeeld om een evenredige werklast te verkrijgen. In geval van afwezigheid van een der bestuursleden worden zijn taken door de andere bestuursleden overgenomen. Voorzitter: 1. Algemeen beleid 2. Contacten dirigent en deze vertalen naar bestuur en leden en vice versa 3. Heeft overzicht over het functioneren van het bestuur en is eventueel ondersteunend voor andere bestuursleden. 4. Initiatieven bij conflictsituaties. 5. Het voorzitten van vergaderingen. 6. In samenwerking met secretaris: a. Contacten met Gemeenten, instanties, bedrijfsleven, andere verenigingen indien gewenst; b. Het vertegenwoordigen van het koor of het nemen van initiatieven tot vertegenwoordiging; c. Het voorbereiden van vergaderingen. 7. Jaarlijks evaluatiegesprek met dirigent en (een delegatie van) het bestuur. 8. In samenwerking met de penningmeester: Overleg over het dirigentencontract. Pagina 3 van 8

4 Secretaris: 1. Leden administratie: a. Inschrijven, introductie van nieuwe leden; b. Uitschrijven leden; c. Aanwezigheidsregistratie (over naar Beheer Lief-en- Leedfonds) d. Informatie aan leden e. Stemtestregistratie en beheer stemtestverslagen f. Reageren op en Website berichten. 2. Bestuur- en Algemene Ledenvergaderingen (ALV): a. Voorbereiding b. Agenda beheer c. Verslaggeving d. Voortgangsregistratie genomen besluiten e. Schema van aftreden bestuursleden 3. Contacten met: a. Leden b. Andere bestuursleden, doorsturen ontvangen berichten c. Bibliothecaris, wijzigingen leden bestand d. Beheerder Lief-en-Leedfonds, wijzigingen leden bestand e. Aansturen en contact onderhouden met de Webmaster f. Externe relaties. 4. Facturering aan debiteuren. 5. Vervangt de Voorzitter bij afwezigheid. Pagina 4 van 8 Functieomschrijving bestuursleden versie juli

5 Penningmeester: 1. Innen en beheren contributie, donaties en ledenbijdragen partituren 2. Organiseren van de kaartverkoop bij uitvoeringen 3. Innen van de concertgelden en bijdragen 4. Betalen aankoop bladmuziek en concertdeclaraties begeleiders en Solisten 5. Contract en betalingen dirigent 6. Contract en betalingen repetitieruimte en piano 7. Beheer contant geld, bankrekening en spaarrekening 8. Financiële administratie 9. Opstellen rekening over afgelopen jaar en begroting voor het nieuwe jaar 10. Ontvangst en uitleg aan de kascommissie. Pagina 5 van 8

6 Concertcoördinator: 1. Concertplanning met dirigent 2. Zoeken naar nieuwe concertlocaties 3. Heeft contact met penningmeester over: a. Beschikbaar budget voor uitvoeringen en drukwerkpresentaties b. Geeft hem informatie t.b.v. begroting komende jaar 4. Maakt afspraken met repetitie- en concertruimte beheerders a. Koffie voor in de pauze b. Kleedruimte, kapstokken e.d. c. Sanitaire voorzieningen d. Aanwezigheid verhoging en evt. muziekstandaard t.b.v. dirigent e. Verzameld informatie over route- en parkeermogelijkheden 5. Medewerkers instrumentale begeleiding en solisten a. Realisatie evt. wensen m.b.t. uitvoeringsomstandigheden b. Gewenste aanwezigheid bij gen. repetities c. Wensen m.b.t. vervoer 6. Samenstellen van informatieboekjes t.b.v. het publiek a. Zorgt voor een vertaling van niet Nederlandse teksten b. Informatie over de uitvoerende musici en solisten c. I.o.m. PR functionaris m.b.t. advertenties en andere promotie activiteiten 7. Bloemen of andere attenties voor dirigent en eventuele musici/solisten na afloop van het concert/uitvoering Pagina 6 van 8 Functieomschrijving bestuursleden versie juli

7 PR functionaris: 1. Contacten met media: a. Aankondigingen van concerten; b. Bijzondere gebeurtenissen en promotie activiteiten. 2. Zoeken van sponsoren. 3. Werven bedrijven voor een advertentie in programma boekjes, flyers e.d. 4. Werven van nieuwe leden. 5. Contact met de Webmaster a. Doorgeven van gegevens en wijzigingen; b. Promotie activiteiten. 6. Het beheren van het bestand Vrienden van Koor Surplus a. Werven nieuw vrienden; b. Uitnodigen van vrienden voor concerten; c. Verzorgen van gratis kaartjes voor die vrienden die daarvoor in aanmerking komen. 7. Het beheren van het bestand Concertbezoekers. Pagina 7 van 8

8 Ondersteunende taken: Bibliothecaris: 1. Contact met dirigent en penningmeester over aanschaf muziek 2. Aanschaffen nieuwe muziek 3. Uitdelen van nieuwe muziek aan de leden 4. Beheren van de muziek bibliotheek 5. Muziek mappen beheren voor nieuwe en aspirant leden 6. Contact met secretaris i.v.m. muziek voor nieuwe leden Beheerder Lief-en-Leedfonds : 1. Aandacht voor de langdurig zieken 2. Aandacht blijde gebeurtenissen, jubilea e.d. 3. Aandacht droevige gebeurtenissen 4. Informeert het bestuur met relevante informatie 5. Geeft aandacht aan vertrekkende leden Pagina 8 van 8 Functieomschrijving bestuursleden versie juli