Hoofdmaatschappelijk werker (B4-B5) team activering Vanaf 2016 maken stad Roeselare en OCMW Roeselare verder werk van één organisatiestructuur. (zie organogram verder) Binnen het departement individuele dienst- en hulpverlening (team activering, directie mens) wordt een hoofdmaatschappelijk werker gezocht. Doel van de functie: Als hoofdmaatschappelijk werker leid je het team (activering) en stuur je de medewerkers aan in de opvolging van het hulpverleningsproces, teneinde de algemene werking en de kwaliteit van de hulpverlening te waarborgen. Plaats in de organisatie: De Stad Roeselare (stad en ocmw) is vanuit het oogpunt van interne organisatie opgedeeld in 3 directies. De directies mens en ruimte zijn voornamelijk burgergericht en staan in voor de externe dienstverlening ; ze spelen een belangrijke rol in het zoeken naar participatie met de burger/klant. De directie ondersteuning richt zich in de eerste plaats op de interne klant, en zorgt er voor dat de extern gerichte directies (mens en ruimte) over alle mogelijke middelen beschikken om op een performante manier hun werk te kunnen doen. Als hoofdmaatschappelijk werker geef je leiding aan de medewerkers van het team activering en rapporteer je aan het departementshoofd individuele dienst- en hulpverlening.
Resultaatsgebieden: 1. Instaan voor de dagelijkse organisatie, coördinatie en planning van het team teneinde de algemene werking en de kwaliteit van de hulpverlening te waarborgen. Dit omvat onder meer volgende taken: - opstellen van de planning en taakverdeling; plannen van prioriteiten, verdelen en opvolgen van taken - opmaken van dienstroosters, opvangen van personeelstekorten (ziekte, verlof, ) - geven van korte, duidelijke werkinstructies aan directe medewerkers; beantwoorden van vragen betreffende de uit te voeren taken - oplossen van operationele problemen, adviseren en ondersteunen bij moeilijke dossiers of opdrachten - opvolgen van de voortgang van de taakuitvoering op het werkterrein - organiseren en leiden van vergaderingen - instaan voor methodiekontwikkeling en verfijning hiervan 2. Instaan voor personeelsbeleid-gerelateerde taken in het kader van de toepassing van welomschreven reglementering of een duidelijk afgebakend kennisdomein om er voor te zorgen dat er een continue en efficiënte werking van de dienst is en de prestaties van de medewerkers te verhogen. Dit omvat onder meer volgende taken: - coachen en bijsturen van medewerkers en stagiairs - informatiebeheer opvolgen (personeelsdossier, verlof, afwezigheden,, ) - opmaken en bijsturen van de personeelsplanning - evaluatie- en ontwikkelgesprekken voeren, opleidingsnoden detecteren - rapporteren aan verantwoordelijken m.b.t. personeelsdossiers - toezien op arbeidsveilige werkomstandigheden 3. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat de leidinggevende en medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Dit omvat onder meer volgende taken: - organiseren van een werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of evenement - ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren - actief participeren in teamoverleg middenkader o.m. voeden en voorbereiden van agenda, opvolgen en uitvoeren van beslissingen,
- rapporteren aan de leidinggevende in verband met de werking van de (sub)dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten, - verzorgen van top-down en bottom-up communicatie tussen de overlegfora (bv. werkoverleg en diensthoofdenoverleg) - afstemmen van de planning van de eigen dienst met de andere diensten en de prioriteiten die worden gesteld door de hiërarchische oversten 4. Toepassen van een kwaliteitssysteem zodat de diensten beantwoorden aan de noden van de cliënten en de kwaliteit van de dienstverlening permanent gewaarborgd is. Dit omvat onder meer volgende taken: - toezien op een effectieve en efficiënte dienstverlening binnen de entiteit - controle van naleving van reglementen, normen, interne processen - verzamelen van informatie om te kunnen rapporteren over de kwaliteit van de dienstverlening en te zorgen dat gepaste acties kunnen genomen worden 5. Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties om de dienstverlening en/of de werking te optimaliseren en de interne expertise verder uit te bouwen. Dit omvat onder meer volgende taken: - onderhouden van goede contacten met collegae van andere organisaties (o.m. cluster stedelijk welzijnsoverleg, VVSG werkgroep); formeel (samenwerkingsverbanden) of informeel (uitwisseling van ervaring, advies, ) - onderhouden van contacten (zelf of via de medewerkers) met externe experten - deelnemen aan symposia, werkgroepen, congressen, - delen van kennis en expertise - fungeren als contactpersoon naar toezichthoudende overheid en andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties 6. Meehelpen uitwerken en implementeren van een operationeel en financieel beleid in nauwe samenwerking met het departementshoofd individuele dienst- en hulpverlening en de collega s van het middenkader opdat het Welzijnshuis Roeselare kan inspelen op de noden van haar cliënten en de hulpverleners optimaal ondersteund worden in hun kerntaken. Dit omvat onder meer de volgende taken:
- meewerken aan de vertaling van de strategische beleidsplanning naar operationele doelstellingen en acties: concretiseren, opvolgen, uitvoeren, evalueren en rapporteren - opmaken van een ontwerp van budget in nauw overleg met de budgethouder - opvolgen en bewaken van het budget van de eigen entiteit - voorbereiden en uitschrijven van het jaarverslag
Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: beheersen van diverse gespreks- en hulpverleningsmethodieken; inzichten in sociale kaart en sociale wetgeving; managementtechnieken (organisatiemanagement, peoplemanagement, financieel management, ); gangbare informaticatoepassingen (Officepakket,...). Kennis van de organisatie en de huisstijl.
Voortdurend Verbeteren COMPETENTIEPROFIEL 4. U zet anderen er toe aan mee te denken/werken aan de verbetering van de manier van werken (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie). (stimuleren) - Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan. - Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen betekenen. - Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te formuleren. Klantgericht handelen 3. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie/dienst) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken 3. U stimuleert de samenwerking binnen een beperkte groep mensen/collega s/. (stimuleren beperkte groep (team/dienst)) - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. - Probeert conflicten tussen anderen te hanteren, op te lossen. Resultaatsgericht handelen 3. U bewaakt ook de voortgang van het werk van anderen om de doelstellingen te bereiken. - Controleert de voortgang en resultaten van een werkproces waarbij verschillende collega s betrokken zijn. - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen). - Checkt afspraken op het afgesproken moment. - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers, ) op hun planning of afspraken. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. Overtuigen 3. U overtuigt met argumenten waardoor u bij anderen betrokkenheid, interactiviteit en dynamisme verkrijgt m.b.t. uw standpunt, mening of visie. - U hanteert de gepaste beïnvloedingstechnieken (aangepast aan het doelpubliek) om de ander te overtuigen. - U gaat na of de ander uw mening deelt door dit al dan niet expliciet na te vragen. - Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details. - Blijft zich open opstellen ten aanzien van vragen en opmerkingen, ook als zijn boodschap onder vuur komt te liggen. - Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen.
- Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen). - Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie. - Denkt (vooraf) aan welke impact of weerstand die de eigen argumentatie kan hebben op of oproepen bij anderen. Durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken. Conceptualiseren (visie) 2. U ontwikkelt een visie met betrekking tot de processen en de doelstellingen die de werking van de dienst beïnvloeden. - Volgt de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten zijn vakgebied op. - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn. - Denkt kritisch en zelfstandig. - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatie- of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst kan worden gevraagd. Zich een oordeel vormen 3. U vormt een geïntegreerd oordeel door het probleem te bekijken vanuit verschillende perspectieven. - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken. - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk. - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie. - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten. - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt. Zich Flexibel opstellen II. U past op eigen initiatief uw gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken (proactief). - Anticipeert: schat de mogelijke hindernissen vooraf in en past gedrag daaraan aan. - Evalueert kritisch en regelmatig het (te verwachten) resultaat, met als doel de gekozen aanpak tijdig te kunnen bijsturen. - Reageert alert op informatie die het bijsturen van een gekozen aanpak noodzakelijk maakt (merkt de informatie op, schat gevolgen in, overloopt alternatieven). - Formuleert meerdere concrete alternatieven om de doelstellingen beter en efficiënter te kunnen bereiken. - Signaleert problematische doelstellingen ruim op voorhand en onderneemt meteen actie om deze doelstelling alsnog te kunnen halen door het gedrag aan te passen. Ontwikkelen van medewerkers II. U coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden (competentiegerichte ontwikkeling). - Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden. - Onderneemt acties om het inzicht van de medewerkers in hun eigen functioneren te versterken. - Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de medewerkers en stimuleert dat ook. - Is in staat om zijn advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn medewerkers. - Richt zich niet alleen op de taak of het doel die/dat moet worden gerealiseerd, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren.
Organogram Roeselare (inkanteling OCMW in organisatiestructuur) tot op niveau departement Individuele dienst-en hulpverlening
.