SNELLER STAPPEN IN OUTLOOK Microsoft Outlook is de secretaresse van de secretaresse. Tenminste, als je Outlook zo hebt opgevoed dat dit programma zoveel mogelijk werk uit handen neemt. Je kunt veel automatiseren met Outlook-regels en snelheid winnen met sneltoetsen. In dit artikel wil ik Snelle Stappen onder de aandacht brengen. Als je die nog niet ontdekt hebt val je zo meteen van je stoel. Het is een nieuwe functie in Outlook die wat onduidelijk is en waardoor heel veel Outlook gebruikers één van de beste tools in Outlook links laten liggen. Daar wil ik nu een einde aan maken. WAAROM SNELLE STAPPEN? Vanaf Outlook 2010 is het fenomeen Snelle Stappen ingevoerd. Het biedt een oplossing waar je meerdere acties na elkaar doet en wanneer je die reeks acties vaak dient uit te voeren. Het idee is dan om die hele reeks aan 1 knop toe te voegen. In die zin lijkt het een beetje op de Macro`s in Word en Excel. Alleen, dit is eenvoudiger toe te passen en sneller te maken. MICROSOFT LOOPT ALVAST EVEN MET JE MEE In het venster van Snelle Stappen zie je al wat voor gedefinieerde stappen staan. De knop staat er dus al maar je moet de actie er nog aan toevoegen. Klik je bijvoorbeeld op Naar map verplaatsen dan wordt er gevraagd naar welke map. Eenmaal je dit hebt gedaan onthoudt de Snelle Stap deze map. Later kun je dan een bericht meteen naar die bepaalde map verplaatsen als je op deze knop in het venster klikt. Ik kan mij voorstellen dat je nog zo een knop wilt voor het verplaatsen naar een andere map. In dat geval kies je in het venster Snelle Stappen gewoon voor Nieuwe maken en kies je de actie Naar map verplaatsen. Je begrijpt het al, je kunt eindeloos snelle stappen maken. JE STAPT NOG SNELLER MET EEN SNELTOETS En alsof het allemaal nog niet snel genoeg is, aan iedere snelle stap kun je zelf een sneltoets hangen. Je moet deze dan ook nog onthouden. Dus, niet overdrijven hiermee.
MAAK JE EIGEN SNELLE STAPPEN Toen ik Snelle Stappen ontdekte was ik meteen verkocht. Ik maakte meteen knoppen voor alle Outlookhandelingen die uit meerdere acties bestaan. Als voorbeeld som ik ze hier even op. Je ziet ze ook staan op de afbeelding. Berichten verplaatsen naar een aantal belangrijke mappen. Ik wil namelijk niet in mijn mappenbrij scrollen op zoek naar de map. En het gebeurt mij te vaak dat ik bij het slepen naar een map per ongeluk in de verkeerde map beland. Vandaar deze Snelle Stap. Mijn inbox is redelijk schoon en opgeruimd. Toch wil ik een aantal berichten laten staan. Die categoriseer ik met Dringend, Beantwoorden, en Wacht Op. En omdat het categoriseren te lang duurt heb ik er een Snelle Stap voor gemaakt. Als je dit ook overweegt, groepeer dan je inbox standaard op Categorieën. Dat doe je door rechtermuis op de kolomkop Categorieën te klikken en te kiezen voor Rangschikken op Categorieën en Weergeven in groepen. Je inbox ziet er dan super georganiseerd uit zoals op de afbeelding. Extra categorieën zijn ook nog: printen, bellen, oppakken Sandra, afhandelen Henk, Ik stuur vaak e-mail door. Met name naar de manager en privé. Om niet iedere keer het e-mailadres aan deze forward toe te voegen, heb ik er een snelle stap van gemaakt. Het staat namelijk automatisch in het bericht dat ik met deze Snelle Stap maak. 2/5
Ik stuur vaak e-mail door. Met name naar de manager en privé. Om niet iedere keer het e-mailadres aan deze forward toe te voegen, heb ik er een snelle stap van gemaakt. Een klik op snelle stap + de sneltoets Ctrl+ENTER (om te verzenden) en de mail is doorgestuurd. Je mailt vast vaak naar bepaalde groepen mensen. Daar hebben wij distributielijsten voor. Nog sneller gaat het als je ook daar een Snelle Stap voor maakt. Zeker in het geval het een groepje betreft waar je geen distributielijst voor hebt of niet voor wilt maken omdat het tijdelijk is. 3/5
WAAR IS DE TELEFOONNOTITIE GEBLEVEN? Geen idee hoe Microsoft het in zijn hoofd haalde maar ze hebben in de nieuwe Outlook-versies de telefoonnotitie uit Outlook gesloopt. Geen probleem. We maken er een knop voor met Snelle Stappen. Vouw de groep Snelle Stappen open via de pull-down knop aan de rechterzijde van het Snelle Stappen venster. Klik op Nieuw je krijgt een aanbod van allerlei interessante Snelle Stappen. De telefoonnotitie staat er niet bij. We kiezen dus voor Aangepast Geef deze stap een naam (bijvoorbeeld telefoonnotitie ) Vul in bij Acties dat er een nieuw bericht moet gemaakt worden (de telefoonnotitie is niets anders dan een e-mailbericht) Open vervolgens Opties. Hier ga je zoveel mogelijk standaard vastleggen. o Wil je steeds voor jezelf een CC hebben dan zet je alvast het CC veld open en vul je je eigen e-mailadres in. o Het Onderwerp van de mail is natuurlijk telefoonnotitie 4/5
o Werk je veel met vlaggetjes en taken dan is het mogelijk om er een standaard vlag aan te hangen voor opvolgen (bijvoorbeeld deze week ) o Merk je dat je telefoonnotities slecht worden opgevolgd dan kun je er wat aandacht op vestigen met de Urgentie op hoog. o Maar de grote kracht komt pas bij het invullen van het tekstvenster. Zet daarin, netjes onder elkaar, de velden die mogelijks interessant zijn om te vermelden: naam, bedrijf, onderwerp, telefoonnummer, e-mailadres beller, info. Niet alles hoeft later te worden ingevuld maar je hebt hiermee een houvast bij het vragen naar de juiste informatie. o Wie vaak te snel een mail er uit gooit kan zichzelf beschermen door aan te vinken dat deze notitie pas na 1 minuut de deur uit gaat na verzenden. Maak je vaak telefoonnotities dan is het interessant om er meteen een sneltoets aan toe te voegen. Je krijgt een keuze uit sneltoetsen die nog niet bestaan. Klik op Opslaan. Je Snelle Stap telefoonnotitie staat nu in het scherm met Snelle Stappen en kun je met 1 klik (of een sneltoets) activeren. WIE WEET ER NOG EENTJE? Met Snelle Stappen kun je alle kanten op. De mogelijkheden zijn eindeloos. Ik ben benieuwd wie er nog een goede toepassing vindt voor deze Outlook functie? Post hem dan naar info@roelpeeters.nl. Dan zet ik hem door op social media en hebben wij er allemaal wat aan. ;) 5/5