BookKit Handleiding voor beheerder en gebruiker Bart Van der Donck Copyright 2002, 2003, 2004, 2007, 2009 Dot Internet BVBA Alle rechten voorbehouden
Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE...2 I. INLEIDING...5 II. VRAGEN EN ANTWOORDEN...7 1. WAT IS BOOKKIT?...7 2. WAT IS BOOKKIT NIET?...7 3. HOE EN WAAROM IS BOOKKIT ONTSTAAN?...7 4. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN BOOKKIT IN VERGELIJKING MET ANDERE SOFTWAREPAKKETTEN VOOR DE REISSECTOR?...7 5. HOEVEEL AGENTSCHAPPEN KUNNEN TEGELIJK MET BOOKKIT WERKEN?...8 6. HOE MAAK IK EEN NIEUW REISAGENTSCHAP AAN?...8 7. HOE MAAK IK EEN NIEUWE GEBRUIKER AAN?...8 8. KAN IK DE DOSSIERS VAN MIJN COLLEGA'S BEKIJKEN?...8 9. HOE KAN IK EEN GEBRUIKER VERWIJDEREN?...8 10. ALS IK KLIK OP "FACTUUR AFDRUKKEN" DAN VERSCHIJNT EEN BOODSCHAP DIE ZEGT DAT IK MIJN DOSSIER EERST MOET AFSLUITEN. WAT TE DOEN?...9 11. WELKE SOFTWARE MOET IK OP MIJN COMPUTER INSTALLEREN OM BOOKKIT TE GEBRUIKEN?...9 12. IS HET MOGELIJK OM EEN BACKUP VAN DE DATABANK TE NEMEN?...9 13. WELKE VOORZIENINGEN ZIJN ER AANWEZIG IN VERBAND MET VEILIGHEID?...9 14. HOE KAN IK EEN VOORSCHOTFACTUUR AANMAKEN?...9 15. IS HET MOGELIJK OM EXTRA FUNCTIES / MODULES TOE TE VOEGEN AAN BOOKKIT?...10 16. HOE BEREKENT BOOKKIT DE BTW?...10 17. KAN IK ETIKETTEN VAN KLANTEN EN VAN MIJN AGENTSCHAP AFPRINTEN?...10 18. WELKE MATE VAN ONDERSTEUNING WORDT ER GEGEVEN VOOR BOOKKIT?...10 19. KAN IK EEN CURSUS VOLGEN OM TE LEREN WERKEN MET BOOKKIT?...11 20. HOE KAN IK HET REISCONTRACT AFPRINTEN?...11 21. WIE GEBRUIKT BOOKKIT?...11 22. KAN IK VIA BOOKKIT VLUCHTEN RESERVEREN ZOALS BIJ GALILEO, WORLDSPAN OF AMADEUS?...11 23. HOE MOET IK MIJN DOSSIER INGEVEN?...11 24. KAN IK MIJN OMZET PER MAAND BEKIJKEN?...12 25. IS HET MOGELIJK OM HET AANTAL BOEKINGEN PER BESTEMMING TE BEKIJKEN?...12 26. KAN IK DE OMZET PER AGENTSCHAP BEKIJKEN?...12 27. KAN IK MIJN BOEKINGEN PER TOUROPERATOR BEKIJKEN?...12 28. KAN IK ONKOSTEN INSCHRIJVEN EN VERWERKEN IN BOOKKIT?...12 29. IS BOOKKIT GESCHIKT OM MIJN BOEKHOUDING MEE TE DOEN?...12 30. HOE WORDT EEN FACTUUR OPGEBOUWD?...13 31. HEB IK NAAST BOOKKIT NOG ANDERE SOFTWARE NODIG VOOR DE ADMINISTRATIE VAN MIJN REISKANTOOR?...13 32. HOE KAN IK EEN RESERVATIE INGEVEN?...13 33. HOE MOET IK DE BOEKINGSGEGEVENS IN HET DOSSIER VERWERKEN?...13 34. HOE MOET IK DE TRANSPORTGEGEVENS VERWERKEN IN MIJN DOSSIER?...14 35. WELKE MOGELIJKHEDEN ZIJN ER I.V.M. INVOEREN VAN ACCOMMODATIE-GEGEVENS?...14 2
36. HOE MOET IK EXTRA DIENSTEN AAN MIJN DOSSIER TOEVOEGEN?...14 37. KAN ER EEN REISVERZEKERING AAN MIJN DOSSIER GEKOPPELD WORDEN?...14 38. HOE KAN IK HET AANTAL REIZIGERS MET HUN GEGEVENS INVOEREN?...15 39. IN WELKE TALEN IS BOOKKIT BESCHIKBAAR?...15 40. HOE KAN IK EEN OVERZICHT BEKIJKEN VAN MIJN LOPENDE DOSSIERS?...15 41. WAT ZIJN DE TECHNISCHE SPECIFICATIES VAN BOOKKIT?...15 42. HOE KAN IK DE ITEMS IN MEERKEUZELIJSTJES BEWERKEN? (BIJVOORBEELD, IK WIL EEN TOUROPERATOR BOEKEN DIE NOG NIET IN MIJN LIJSTJE TOUROPERATORS STAAT)...15 43. HOE MOET IK EEN CREDITNOTA AANMAKEN?...16 44. HOE KAN IK VROEGERE DOSSIERS SNEL TERUGVINDEN?...16 45. KAN IK FACTUREN AFDRUKKEN OP EIGEN BRIEFPAPIER?...16 46. KAN IK BOOKKIT GRATIS UITPROBEREN?...16 47. WELKE REISAGENTSCHAPPEN WERKEN MET BOOKKIT?...16 48. WAT ZEGGEN ANDERE REISAGENTEN OVER BOOKKIT?...17 49. HOE KAN IK EEN SAMENVATTING VAN MIJN DOSSIER OP EEN OVERZICHTELIJKE MANIER BEKIJKEN?...17 50. MOET IK DE TARIEVEN INCLUSIEF OF EXCLUSIEF BTW INGEVEN?...17 51. AAN WELKE VEREISTEN MOET MIJN COMPUTER VOLDOEN OM MET BOOKKIT TE KUNNEN WERKEN?..17 52. WELKE BROWSERINSTELLINGEN MOET IK AANPASSEN OM DOCUMENTEN TE KUNNEN AFPRINTEN?...18 53. WANNEER HEB IK MIJN INVESTERING IN BOOKKIT TERUGVERDIEND?...18 54. HOE KAN IK SNEL DE GEGEVENS VAN EEN VROEGERE KLANT TERUGVINDEN?...18 55. KAN IK BOOKKIT LINKEN AAN BOEKHOUDPROGRAMMA'S VAN DERDEN?...18 56. HOE KAN IK EIGEN OPMERKINGEN OP EEN FACTUUR TOEVOEGEN?...19 57. KAN BOOKKIT REISVOORWAARDEN EN BETALINGSVOORWAARDEN AUTOMATISCH MEE AFDRUKKEN OP ELKE FACTUUR?...19 58. KAN IK NOG IETS VERANDEREN AAN MIJN DOSSIER ALS HET AFGESLOTEN IS?...19 59. MOETEN DE COMPUTERS VAN EEN REISAGENTSCHAP IN NETWERK STAAN OM MET BOOKKIT TE KUNNEN WERKEN?...19 60. MOET EEN COMPUTER BREEDBAND-INTERNETVERBINDING HEBBEN OM MET BOOKKIT TE WERKEN?..19 61. KAN IK EEN ANDERE BROWSER GEBRUIKEN DAN MICROSOFT INTERNET EXPLORER?...20 62. HEB IK BROWSER-PLUGINS NODIG?...20 63. HOE SNEL IS BOOKKIT?...20 64. HOE REAGEERT BOOKKIT OP TIJDELIJKE STORINGEN OP INTERNET, BIJVOORBEELD EEN ONSTABIELE PROVIDER?...20 65. WAAROM BEVINDEN DE GEGEVENS VAN MIJN DOSSIERS ZICH NIET OP MIJN COMPUTER MAAR "OP INTERNET"?...20 66. KAN IK VIA BOOKKIT VERBINDING MAKEN MET HET INTERNET?...20 67. ZIJN MIJN GEGEVENS VEILIG BIJ BOOKKIT?...21 68. KAN IK BETALINGEN DOEN VIA BOOKKIT?...21 69. ZIT ER EEN REKENMACHINE IN BOOKKIT?...21 70. IS BOOKKIT UITGERUST MET HELPBESTANDEN?...21 71. IK BEN EEN TOUROPERATOR, KAN IK BOOKKIT GEBRUIKEN?...21 72. ONZE ONDERNEMING BESTAAT UIT MEERDERE VESTIGINGEN, KUNNEN WIJ BOOKKIT TEGELIJKERTIJD GEBRUIKEN VOOR HEEL ONZE ADMINISTRATIE?...21 73. KUNNEN MEERDERE GEBRUIKERS TEGELIJKERTIJD WERKEN?...22 74. KUNNEN MEERDERE GEBRUIKERS TEGELIJKERTIJD FACTUREN AFPRINTEN?...22 75. KAN IK FACTUREN IN KLEUR AFPRINTEN?...22 76. KAN IK VANOP EEN ANDERE COMPUTER (VB. PRIVÉ-ADRES) INLOGGEN?...22 77. WAT IS HET VERSCHIL TUSSEN EEN DOSSIERNUMMER EN EEN FACTUURNUMMER?...22 78. MOET IK ZELF MIJN DOSSIERNUMMERS AANMAKEN OF GEBEURT DIT AUTOMATISCH?...22 79. WAAROM KAN IK MIJN VOORSCHOTFACTUUR NIET MEER VERWIJDEREN NADAT ZE IS AANGEMAAKT?...23 3
80. WANNEER MOET IK MIJN DOSSIER ALS 'AFGESLOTEN' AANDUIDEN?...23 81. HOE KAN IK MIJN DOSSIER NOG VERANDEREN NADAT IK HET HEB AFGESLOTEN?...23 82. HOE KAN IK EEN OUD DOSSIER SNEL TERUGVINDEN?...23 83. HOE WORDT BOOKKIT GEÏNSTALLEERD OP MIJN COMPUTER?...24 84. KAN IK VIA EEN DRAADLOZE VERBINDING (VB. LAPTOP ONDERWEG) INLOGGEN?...24 85. HEEFT BOOKKIT ONDERHOUD NODIG?...24 86. MAG IK EEN FIREWALL GEBRUIKEN?...24 87. WELK TYPE PRINTER KAN IK GEBRUIKEN VOOR AFDRUKKEN VAN FACTUREN EN DOCUMENTEN?...24 88. KUNNEN MIJN KLANTEN OP HUN COMPUTER INLOGGEN OM HUN DOSSIER TE BEKIJKEN?...25 89. KAN MIJN BOEKHOUDER INLOGGEN OM MIJN FACTUREN TE BEKIJKEN?...25 90. KAN IK IN ANDERE LANDEN INLOGGEN OP BOOKKIT?...25 91. IS BOOKKIT TOEGANKELIJK VOOR KLEINE MOBIELE TOESTELLEN ZOALS GSM, ORGANISER, POCKET PC'S?...25 92. BIEDT BOOKKIT ONDERSTEUNING VOOR WAP?...25 93. ONS AGENTSCHAP GEBRUIKT NOG OUDERE SOFTWARE. KAN ONS KLANTENBESTAND OVERGEDRAGEN WORDEN NAAR BOOKKIT?...25 94. HOE KAN IK VERSCHILLENDE BETALINGSVOORWAARDEN AANDUIDEN?...26 95. HOE KAN IK TEKSTVELDEN AUTO-AANVULLEND MAKEN?...26 III. SHOWCASE...27 1. ORGANIGRAM ALGEMEEN...27 2. VERBINDINGSLIJNEN EN TOEGANGSRECHTEN...28 3. AUTHENTICATIE VIA TOEGANGSCODE...29 4. OPZOEKEN DOSSIER...30 5. RESERVATIE...30 6. BOEKING...31 7. TRANSPORT...31 9. EXTRA DIENSTEN...32 10. VERZEKERINGEN...33 11. REIZIGERSGEGEVENS...33 12. PARAMETERS...34 13. ETIKETTEN...34 14. AFDRUK FACTUUR...35 15. AFDRUK VOORSCHOTFACTUUR...35 16. AFDRUK REISCONTRACT...36 IV. INDEX...37 4
I. Inleiding BookKit is een software-pakket voor de verwerking van boekingen van een reisketen of een enkel reiskantoor. Door het internet-gerichte ontwerp kunnen tientallen gebruikers tegelijkertijd werken. Dankzij onze strikt logische en efficiënte werkwijze, is BookKit één van de meest professionele en competitieve pakketten die vandaag op de markt te verkrijgen zijn. De gegevens worden bewaard op een centrale beveiligde server die is verbonden met het internet. Hierdoor wordt er op de computers van de gebruikers zelf niets bewaard. U kan de werkwijze van BookKit vergelijken met online bankieren of andere online software. Het enige dat u nodig hebt om te werken met BookKit is een stabiele breedbandverbinding zoals ADSL of kabel. De computers van gebruikers moeten beschikken over het besturingssysteem Microsoft Windows 98 of hoger. Gebruikers kunnen met BookKit werken vanop eender welke computer die toegang heeft tot het internet. Dit biedt excellente mogelijkheden voor vertegenwoordigers (laptop), telewerkers, on-site verkopers en dergelijke. U bepaalt immers zelf wanneer en hoe u de gegevens invoert. U wil vanop uw PC thuis even iets nakijken? U wilt in het buitenland de boekingen opvolgen? Log in op BookKit vanuit eender welke locatie en uw volledige administratie ligt binnen uw bereik. BookKit richt zich in hoofdzaak op ondernemingen die bestaan uit 1 tot 10 reiskantoren. BookKit heeft een aantal belangrijke voordelen ten op zichte van de traditionele software in de reissector. Uw onderneming heeft één centrale boekhouding met doorlopende factuurnummers en dossiernummers. Bovendien zijn alle functies en mogelijkheden ingebouwd zoals deze gebruikt worden in de traditionele software: contactenboek, statistieken, parameters, documenten afprinten, rapporten, detail dossieropmaak, automatische prijsberekeningen, BTW, overzichten, enzoverder. De vertrouwde werkomgeving stelt gebruikers in staat om snel aan te slag te kunnen met BookKit. De klassieke onderverdeling van het dossier in reservatiegegevens - boekingsinfo - transport - accommodatie - extra diensten - verzekering - reizigersgegevens zal de reisagent vertrouwd voorkomen. BookKit werd ontwikkeld dankzij een jarenlange ervaring in de toeristische software, waardoor wij ons perfect kunnen inleven in de behoeften van de reisagent van de 21e eeuw. Onze testcases verliepen nagenoeg vlekkeloos. 5
Met BookKit haalt u topkwaliteit software in huis. Onze no-nonsense stijl en jarenlange ervaring in de toeristische software zorgen voor een bijzonder efficiënte verwerking van uw administratie. Door het volledig internetgestuurd ontwerp kiest u met BookKit voor toekomst. Het terugverdieneffect voor uw onderneming bevindt zich reeds in het eerste jaar van gebruik. Contacteer ons voor een gratis demonstratie. 6
II. Vragen en antwoorden 1. Wat is BookKit? BookKit is een software-pakket voor de verwerking van boekingen van een reisketen of een enkel reiskantoor. BookKit onderscheidt zich van de traditionele pakketten omdat het volledig internetgestuurd is. Gebruikers kunnen met BookKit werken vanop eender welke computer die toegang heeft tot het internet. 2. Wat is BookKit niet? BookKit is geen boekhoudprogramma. Met BookKit kan u geen inkomende facturen verwerken. Het is niet mogelijk om automatische lijsten samen te stellen m.b.t. belastingen, BTW-aangiftes enzomeer. BookKit is niet geschikt voor de administratie van touroperators of zeer grote reisketens. BookKit kan niet dienen voor het bijhouden of opzoeken van hotelprijzen of vluchten. 3. Hoe en waarom is BookKit ontstaan? BookKit werd ontwikkeld op basis van Atlantis, een lokaal en meestal netwerkgestuurd pakket voor reisbureaus. Het toenemend belang van het internet voor de KMO én de roep om minder administratieve lasten lagen aan de basis van het concept. Met BookKit hebt u immers hét instrument bij uitstek om alle kantoren gezamenlijk op één enkele database te laten werken via breedband internet. 4. Wat zijn de voordelen van BookKit in vergelijking met andere softwarepakketten voor de reissector? BookKit werkt volledig via het internet. Dit betekent dat de dossiers van alle kantoren op één enkele plaats wordt bewaard, zodat u een veel beter overzicht krijgt in uw onderneming. U kan nieuwe kantoren en gebruikers gemakkelijk aanmaken of verwijderen met enkele muisklikken. BookKit is een uitermate modern pakket dat 100% inspeelt op de noden van de reisagent van vandaag. Door onze jarenlange ervaring in de sector is BookKit zeer precies afgesteld. BookKit bespaart u maandelijks tientallen uren werk door overbodig invoerwerk of een omslachtige administratie. BookKit werd ontwikkeld in samenwerking met een reisketen zodat alle functies nauw aansluiten bij de dagelijkse praktijk van de reisagent. 7
Met BookKit betaalt u geen onderhoudskosten, omdat de server niet in uw kantoor staat. BookKit is standaard voorzien van een backup-mogelijkheid die u locaal op uw computer kan bewaren. 5. Hoeveel agentschappen kunnen tegelijk met BookKit werken? Tijdens de ontwikkeling zijn er tests geweest tot honderden (virtuele) gebruikers. Een vertraging in de database-acties wordt vanaf die aantallen wel merkbaar. BookKit is ontwikkeld zodat er zonder problemen met vele tientallen gebruikers tegelijkertijd kan gewerkt worden. 6. Hoe maak ik een nieuw reisagentschap aan? Als beheerder kan u een nieuw reisagentschap toevoegen door in uw menu te klikken op Admin > Agentschappen. U krijgt vervolgens een inputscherm te zien waar u de gegevens van het nieuwe agentschap dient in te voeren. Na het klikken op de knop Bewaren wordt het nieuwe reisagentschap geactiveerd. 7. Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan? Als beheerder kan u een nieuwe gebruiker aan een agentschap toekennen in het menu Admin > Gebruikers. Daar kan u de gegevens per gebruiker bepalen zoals coördinaten, contact, toegangscode, enzomeer. Vanaf het moment dat de gebruiker is aangemaakt, kan deze onmiddellijk inloggen en dossiers aanmaken. 8. Kan ik de dossiers van mijn collega's bekijken? Als gebruiker kan u enkel de dossiers van uw eigen agentschap bekijken, dit zijn dus de dossiers van de gebruikers die ook tot uw agentschappen behoren. U kan deze dossiers ook aanpassen. Dossiers van andere agentschappen kan u niet bekijken. De beheerder heeft de mogelijkheid om alle dossiers van alle agentschappen te bekijken, maar kan deze niet rechtstreeks wijzigen. 9. Hoe kan ik een gebruiker verwijderen? Als beheerder kan u een gebruiker verwijderen door te klikken op Admin > Gebruikers. U ziet dan bovenaan de verschillende actieve gebruikers op het scherm verschijnen. U kan een gebruiker verwijderen door op zijn/haar naam te klikken en vervolgens onderaan op de knop Verwijder te klikken. 8
10. Als ik klik op "Factuur afdrukken" dan verschijnt een boodschap die zegt dat ik mijn dossier eerst moet afsluiten. Wat te doen? In BookKit kan u enkel een eindfactuur afdrukken nadat het dossier staat aangegeven als afgesloten. Als uw dossier volledig is, dan kan u op de knop Factuur Aanmaken klikken om het dossier af te sluiten en dus ook de factuur aan te maken. Het is wel mogelijk om een voorschotfactuur te maken, hiervoor is het niet nodig om het dossier eerst af te sluiten. 11. Welke software moet ik op mijn computer installeren om BookKit te gebruiken? Gewone Windows PC's met Windows98 of hoger dienen geen bijkomende software te installeren. BookKit werkt volledig via het internet. Alle software is beschikbaar op de internet-server en wordt voortdurend onderhouden. 12. Is het mogelijk om een backup van de databank te nemen? Ja. Als beheerder kan u klikken in het menu op Admin > Backup. Er verschijnt dan een knop waarmee u de backup in gang kan zetten. Afhankelijk van de grootte van de databank kan dit enkele minuten duren. De backup wordt gegenereerd als een groot dump-bestand. U kan dit bewaren op de locale schijf. Vanuit de backup is het mogelijk om de database van 0 terug op te bouwen. 13. Welke voorzieningen zijn er aanwezig in verband met veiligheid? BookKit heeft een strenge veilligheidspolitiek in verschillende toepassingsgebieden. De authenticatie verloopt via 128-bits encryptie en wordt telkens onzichtbaar meegestuurd bij elke actie die de gebruiker uitvoert. Als beheerder kan u alle toegangscodes en wachtwoorden veranderen, deze wijzigingen treden onmiddellijk in werking. Als beheerder kan u een backup nemen van uw gegevens zodat in geval van een problemen een volledige recovery van de data kan plaatsvinden. Mocht er ooit een computer crashen, dan heeft dit geen enkele invloed op BookKit. U kan direct verderwerken vanop een andere computer met internettoegang. Er gaan dus geen gegevens verloren. Bij elke actie in de databank wordt bijgehouden welke gebruiker deze uitgevoerd heeft. 14. Hoe kan ik een voorschotfactuur aanmaken? Als gebruiker kan u een voorschotfactuur maken door eerst het dossier te selecteren, en vervolgens te klikken op de knop Voorschotten. Er verschijnt dan een nieuw venster waar u één of meerdere voorschotfacturen kan aanmaken bij uw dossier. U hebt de mogelijk om standaard een bepaald percentage van het totale bedrag als voorschotfactuur aan te maken. 9
15. Is het mogelijk om extra functies / modules toe te voegen aan BookKit? BookKit is een modern en all-in pakket dat volledig beantwoordt aan de eisen van de reisagent van vandaag. Uitbreidingen i.v.m. nieuwe modules zijn echter altijd bespreekbaar. 16. Hoe berekent BookKit de BTW? BookKit gebruikt complexe algoritmes om de BTW per dossier en per factuur te berekenen. Als gebruiker kan u in elk onderdeel van uw dossier bepalen welk BTW-percentage er moet berekend worden. U hebt de keuze om in elk prijsvak de prijzen inclusief of exclusief BTW in te geven, waarna het programma automatisch het juiste bedrag in- of exclusief BTW berekent naargelang welk vakje u hebt ingevuld. Omdat de Belgische wetgeving m.b.t. BTW in de reissector vele mogelijkheden biedt, heeft de beheerder een apart menu om bijkomende BTW-codes in te stellen voor alle gebruikers. Bij toevoeging van een nieuwe BTW-code verschijnt deze dan bij in het lijstje van alle gebruikers. Als beheerder kan u volgende specificaties hiervoor ingeven: - BTW omschrijving, bijvoorbeeld tarief 21/18% - BTW code, bijvoorbeeld code 2 - Basis, bijvoorbeeld 21% - Percentage, bijvoorbeeld 18% - Berekend BTW percentage, bijvoorbeeld 3.78% 17. Kan ik etiketten van klanten en van mijn agentschap afprinten? Ja. Als gebruiker kan u de etiketten van uw agentschap afprinten door in het menu te klikken op Etiketten > Agentschap. U kan vervolgens de verdere parameters aanduiden om een printklaar etikettenblad af te drukken. Hiervoor worden A4-etiketbladen gebruikt van 16 etiketten (2 op 8) van het type 99.1 x 33.9 x 16. Deze etiketbladen zijn als standaardformaat in de handel verkrijgbaar. 18. Welke mate van ondersteuning wordt er gegeven voor BookKit? BookKit wordt volledig ondersteund. De standaard support omvat ondersteuning via email en telefonische helpdesk tijdens de kantooruren. Dit is inbegrepen bij elke ingebruikname. U kan ook opteren voor een uitgebreide support. Hierbij bieden wij u de mogelijkheid voor gepersonaliseerde trainingen in kleine groepjes, on-site support, e.d. Hierbij wordt telkens een prijs opgemaakt a.d.h.v. uw precieze behoeften. 10
19. Kan ik een cursus volgen om te leren werken met BookKit? Er worden geen cursussen op regelmatige basis georganiseerd. Op aanvraag komen wij training in-house voorzien om snel aan de slag te kunnen. Bij trainingen wordt er op persoonlijke basis gewerkt, rechtstreeks aan de computer zodat er gezorgd wordt voor een maximaal rendement. Hierdoor is het enkel mogelijk om in kleine groepjes een training aan te vragen. 20. Hoe kan ik het reiscontract afprinten? U kan het reiscontract afprinten door een dossier te selecteren en vervolgens te klikken op de knop Reiscontract. Uw dossier hoeft nog niet afgesloten te zijn om het reiscontract al te kunnen afprinten. Toch is het aangeraden om het reiscontract pas af te printen als uw dossier volledig is. Hierdoor vermijdt u dat u later een nieuw reiscontract moet maken mochten er wijzigingen aan het dossier gebeuren nadat u het reiscontract al afgeprint hebt. 21. Wie gebruikt BookKit? BookKit is bedoeld voor reisketens in Vlaanderen en in Nederland tussen 1 en 10 kantoren. 22. Kan ik via BookKit vluchten reserveren zoals bij Galileo, Worldspan of Amadeus? Nee. U kan in BookKit uiteraard uw vluchten ingeven, maar u kan geen reservaties verrichten of vluchtprijzen opzoeken. 23. Hoe moet ik mijn dossier ingeven? BookKit beschouwt een dossier als een geheel van door u te selecteren onderdelen. De hoofdrubrieken zijn de reservatiegegevens, boekingsinfo, transport, accommodatie, extra diensten, verzekeringen en reizigersgegevens. Deze rubrieken zijn voldoende breed opgevat zodat u verschillende datatypes kan invullen. Als gebruiker kan u een dossier aanmaken door op de knop Dossier linksboven te klikken. U komt dan dadelijk terecht op het tabblad Reservatie waar u de gegevens kan invoeren. Per tabblad ziet u links een aparte kolom verschijnen met verschillende onderdelen/datums die u kan bijmaken. Deze logische manier van werken zorgt ervoor dat u uw gegevens snel en efficiënt kan localiseren, zelf bij ingewikkelde dossiers. De knop Samenvatting geeft u een duidelijk en overzichtelijk beeld van de status van uw dossier, waarbij ook alle prijsberekeningen en totalen worden getoond. 11
24. Kan ik mijn omzet per maand bekijken? Ja. U kan in het linkse menu op Statistieken klikken om een grafische weergave van uw omzet per maand te bekijken. Door de navigatieknoppen onderaan kan u desgewenst uw omzet in vroegere of volgende jaren bekijken. 25. Is het mogelijk om het aantal boekingen per bestemming te bekijken? Als beheerder hebt u de mogelijkheid om de precieze percentages te bekijken over welke bestemmingen het meest worden geboekt in heel uw onderneming. U vindt deze percentages in het menu Admin > Statistieken en vervolgens onderaan op die pagina. 26. Kan ik de omzet per agentschap bekijken? Ja. Als beheerder kan u klikken op Admin > Statistieken. U ziet vervolgens de grafische weergave van de omzet per agentschap (grafiek onderaan de pagina). De volgende grafiek toont de omzet van alle agentschappen tezamen = de totale omzet van de onderneming. De knoppen onderaan bieden u de mogelijkheid om de omzetcijfers van vorige of volgende jaren te bekijken. 27. Kan ik mijn boekingen per touroperator bekijken? Ja. Als beheerder kan u klikken op Admin > Statistieken. Helemaal onderaan deze pagina in oranje kader staan de geboekte touroperators alfabetisch vermeld met het percentage van uw boekingen die naar de betreffende touroperator zijn gegaan. U kan deze percentages ook voor uw vorige of volgende jaren bekijken d.m.v. de knoppen eronder. 28. Kan ik onkosten inschrijven en verwerken in BookKit? Nee. BookKit is een programma voor de verwerking van boekingen en is geen boekhoudpakket. 29. Is BookKit geschikt om mijn boekhouding mee te doen? Nee. U kan uw boekhouder wel een toegangscode bezorgen zodat hij uw administratie in realtime kan opvolgen. Dit maakt het over-en-weer lopen met kaften en dossiers overbodig. Bovendien zijn elk dossier en elke factuur in BookKit onmiddellijk op te vragen met enkele muisklikken. 12
30. Hoe wordt een factuur opgebouwd? In BookKit wordt het principe gehanteerd dat een eindfactuur de som is van alle afzonderlijke onderdelen van uw dossier, met aftrek van de voorschotten. Een voorschotfactuur wordt eenvoudig opgebouwd omdat u daar het te betalen voorschot zelf kan ingeven, of automatisch laten instellen aan de hand van het totale bedrag van het dossier. Elke eindfactuur wordt onderverdeeld per type: kosten transport, kosten accommodatie, kosten extra diensten, kosten verzekeringen. Per type wordt een aparte tabel getoond met de kosten die bij dit type horen. Deze duidelijke en overzichtelijke indeling stelt u én de klant in staat om het factuur te in detail te bestuderen. Op het eindfactuur worden alle eventuele voorschotten op het dossier in mindering gebracht. Op voorschotfacturen geldt standaard BTW 0%. Op eindfacturen wordt de BTW volautomatisch berekend per onderdeel van het dossier. Linksonder op elke eindfactuur staat een tabel waarin de gebruikte BTW-percentages vermeld en opgeteld worden. 31. Heb ik naast BookKit nog andere software nodig voor de administratie van mijn reiskantoor? BookKit stelt u in staat om alle types boekingen in te voeren als reisagentschap. Het ontwerp is open-minded, d.w.z. u kan zeer veel combinatiemogelijkheden gebruiken om uw dossier samen te stellen. 32. Hoe kan ik een reservatie ingeven? Als gebruiker kan u een reservatie ingeven door linksboven op de knop Dossier te klikken. U komt dan rechtstreeks op het eerste blad terecht waar u een nieuw dossier kan starten (tabblad Reservatie). Als beheerder kan u geen reservaties ingeven maar enkel administratieve taken verrichten zoals overzicht, beheer en controle. 33. Hoe moet ik de boekingsgegevens in het dossier verwerken? Nadat u een reservatie hebt aangemaakt kan u de andere tabbladen invullen. Klik bovenaan op het tabblad Boeking om te starten met ingeven van de boekingsgegevens. Dit zijn enkel de basisgegevens van uw dossier zoals begindatum, einddatum, regime, deelnemers en een nota. 13
34. Hoe moet ik de transportgegevens verwerken in mijn dossier? Als u bovenaan op het tabblad Transport klikt, kan u één of meerdere transporten aan uw dossier toevoegen. Klik links onderaan de grijze tabel om een transport aan te maken of te verwijderen. Naargelang van toepassing zullen in de grijze tabel links de transportdatums verschijnen - minimum 0 (geen transport) tot zoveel er nodig zijn. 35. Welke mogelijkheden zijn er i.v.m. invoeren van accommodatiegegevens? U kan de accommodatiegegevens van een dossier ingeven door uw dossier te openen en vervolgens te klikken op het tabblad Accommodatie. U kan dan een item toevoegen of verwijderen met de knoppen onder het grijze datumvak. U kan volgende velden aanduiden: - begindatum - einddatum - hotel of tour (naam van de accommodatie) - aantal kamers - kamertype - regime - aantal volwassenen - prijs per volwassene - aantal kinderen - prijs per kind - BTW tarief - bijkomende nota 36. Hoe moet ik extra diensten aan mijn dossier toevoegen? U kan één of meerdere extra diensten aan uw dossier toevoegen d.m.v. tabblad Extra Dienst nadat u een dossier hebt geopend. Per extra dienst kan u begindatum, einddatum, omschrijving, aantal, prijs, BTW-tarief en een optionele bemerking (nota) ingeven. 37. Kan er een reisverzekering aan mijn dossier gekoppeld worden? Ja, één of meerdere verzekeringen zijn mogelijk in het tabblad Verzekering als u een dossier hebt geopend. U kan daar de begindatum, einddatum, type, aantal, bedrag en nota i.v.m. de verzekering aanduiden. Zoals bij alle tabbladen kan u de ingegeven data bewaren d.m.v. de knop Bewaren. 14
38. Hoe kan ik het aantal reizigers met hun gegevens invoeren? U kan dit doen door te klikken op het tabblad Reizigers als er een dossier is geopend. U kan dan per reiziger een nieuwe entry maken. Per reiziger kan u de aanspreking, naam, geboortedatum en nationaliteit ingeven. Er is ook ruimte voor een "special request" en een additionele nota. 39. In welke talen is BookKit beschikbaar? BookKit enkel beschikbaar in het Nederlands. Op dit moment zijn er geen plannen om het pakket ook in andere talen beschikbaar te stellen. 40. Hoe kan ik een overzicht bekijken van mijn lopende dossiers? U kan uw lopende dossiers en deze van uw agentschap eenvoudig en snel terugvinden via de knop Overzicht Dossiers. Er verschijnt dan een lijst met de 50 recentste dossiers die in uw agentschap werden ingevoerd. De dossiers in het grijs zijn afgesloten dossiers, de zwarte dossiers zijn onafgesloten. U kan een dossier openen door erop te dubbelklikken of door het dossier te selecteren en onderaan op Openen te klikken. Wenst u oudere dossiers te bekijken, klik dan op de knop +50 om de 50 volgende dossiers te bekijken. Wilt u alle dossiers bekijken uit uw agentschap, klik dan op Alle. Opgelet, indien het een zeer groot aantal dossiers is, is het mogelijk dat u even dient te wachten eer alle dossiers zijn ingeladen. U kan dossiers gemakkelijk terugvinden door boven in de lijst te klikken op Datum, Dossiernr of Klant. De dossiers in de lijst worden dan gesorteerd zoals u het hebt aangeklikt. Dit kan zowel oplopend als aflopend. 41. Wat zijn de technische specificaties van BookKit? BookKit draait onder het besturingssysteem BSD UNIX. De aparte databank server maakt gebruikt van MySQL. BookKit werd geprogrammeerd in Perl. Verder wordt gebruik gemaakt van XML, javascript, HTML, CSS om de interfaces samen te stellen. De technische specificaties voor de gebruiker zijn bewust zeer eenvoudig gehouden. U kan inloggen met elke PC met Windows98 of hoger met internetverbinding. U dient enkel toegangscode en wachtwoord bij de hand te hebben. 42. Hoe kan ik de items in meerkeuzelijstjes bewerken? (Bijvoorbeeld, ik wil een touroperator boeken die nog niet in mijn lijstje touroperators staat) U kan in het linkse menu een blokje Parameters terugvinden. Hiermee kan u alle meerkeuzelijstjes bewerken die gebruikt worden in BookKit. U kan nieuwe items 15
aanmaken, bewerken of verwijderen. U kan geen items verwijderen die in vroegere dossiers al eens zijn gebruikt. 43. Hoe moet ik een creditnota aanmaken? Als u een dossier op de gebruikelijke wijze samenstelt, ziet u in het tabblad Reservatie een aanvinkhokje Creditnota. Door dit aan te vinken kan u een uitgaande creditnota maken (negatieve bedragen). De juiste afdrukweergave wordt automatisch gegenereerd. 44. Hoe kan ik vroegere dossiers snel terugvinden? Wanneer u klikt op de knop Overzicht Dossiers, ziet u de 50 recentste dossiers in uw kantoor. U kan vervolgens klikken op +50 of Alle om respectievelijk 50 volgende dossiers of alle dossiers te tonen. Opgelet, indien u kiest voor de knop Alle en het betreft een zeer groot aantal dossiers, dan is het mogelijk dat u even dient te wachten eer alle dossiers zijn ingeladen. U kan oude dossiers gemakkelijk terugvinden door boven in de lijst te klikken op Datum, Dossiernr of Klant. De dossiers in de lijst worden dan gesorteerd zoals u het hebt aangeklikt. Dit kan zowel oplopend als aflopend. 45. Kan ik facturen afdrukken op eigen briefpapier? Het afdrukken van facturen in BookKit dient op briefpapier van uw firma of agentschap te gebeuren. BookKit genereert enkel de "body" van het factuur. Eventuele gewenste opmaak kan in een header en/of footer (briefpapier) gebeuren. Omdat BookKit browsergestuurd is, kan u in uw browser de gewenste kopmarge, voetmarge, linkermarge en rechtermarge instellen. Dit laat u toe om de opmaak van uw factuur exact naar wens af te stellen. U kan dit doen door in Microsoft Internet Explorer bovenaan te klikken op Bestand > Pagina-instelling. Tevens dient u daar de regels koptekst en voettekst blanco te maken, omdat deze anders mee afgedrukt worden op elk document. 46. Kan ik BookKit gratis uitproberen? Ja, indien u een geregistreerd reisagent bent. Op onze pagina live demo kan u een gratis trial toegangscode en wachtwoord aanvragen die u binnen de 24u ontvangt. 47. Welke reisagentschappen werken met BookKit? BookKit werd speciaal ontwikkeld voor ondernemingen die 1 tot 10 kantoren vertegenwoordigen. Het is aangeraden om met alle agentschappen tegelijkertijd te beginnen, omdat uw administratie zo op één lijn komt te staan. 16
48. Wat zeggen andere reisagenten over BookKit? "BookKit zorgt ervoor dat mijn dossiers snel en duidelijk verwerkt worden. Hierdoor houd ik meer tijd over om andere zaken te doen. Het aanmaken van dossiers is intuïtief en gemakkelijk, je bent er echt direct mee weg. Gezien de schappelijke prijs kan ik het aanraden aan elke reisagent. Een pluim voor de makers van BookKit!" - Annemie Van Tendeloo, bediende "BookKit doet wat het moet doen, niet méér maar zeker ook niet minder. De support is excellent. Het inboeken van de ingewikkelde dossiers (waarmee ons kantoor nogal eens te maken krijgt) is geen probleem dankzij de goede opbouw van de schermen. BookKit is een goed programma waarmee ik graag werk en dat me al heel veel tijd heeft uitgespaard..." - Dominique Cannaerts, kantoorhoudster 49. Hoe kan ik een samenvatting van mijn dossier op een overzichtelijke manier bekijken? U kan van elk dossier een beknopte samenvatting bekijken door op de knop Samenvatting te klikken. Er verschijnt dan een duidelijke schermweergave met per onderdeel een aparte regel. Ook de prijzen, voorschotten en BTW worden automatisch berekend. 50. Moet ik de tarieven inclusief of exclusief BTW ingeven? U kan zowel prijzen inclusief of exclusief ingeven naargelang uw voorkeur. Elk prijzenvakje waar mogelijk BTW op van toepassing is, heeft een vak "inclusief BTW", een vak "exclusief BTW" en een meerkeuzelijstje waar u het gewenste BTW-percentage kan aanduiden. Het prijzenvakje "inclusief BTW" wordt dadelijk herberekend als u het vak "exclusief BTW" invult. Ook prijzenvakje "exclusief BTW" wordt dadelijk herberekend als u het vak "inclusief BTW" invult. Deze automatische berekening gebeurt telkens afhankelijk van welk BTWtarief u op dat moment hebt aangeduid. BookKit werkt in één munteenheid, de Euro. 51. Aan welke vereisten moet mijn computer voldoen om met BookKit te kunnen werken? Uw computer dient te beschikken over de browser Microsoft Internet Explorer versie 5.00 of hoger. Voor Windows-PC's moet u Windows98 of hoger gebruiken, waarin deze browser standaard aanwezig is. Zo goed als alle kantoorcomputers zijn onmiddellijk klaar voor gebruik, zonder dat er iets moet aangepast worden. Deze vereisten zijn bewust zeer laag gehouden zodat u vanop zeer vele locaties toegang kan verkrijgen tot uw dossiers. 17
52. Welke browserinstellingen moet ik aanpassen om documenten te kunnen afprinten? De standaard printinstelling van Microsoft Internet Explorer voorziet in het afdrukken van een kop- en voettekst. Het is niet de bedoeling dat deze mee op uw factuur terecht komen. U kan dit eenvoudig veranderen door in Microsoft Internet Explorer te klikken op Bestand > Pagina-instelling en daar de vakken koptekst en voettekst blanco te laten. U kan ook altijd de marges van afgedrukte documenten (bovenmarge, ondermarge, linker- & rechtermarge) aanpassen door eveneens te klikken op Bestand > Pagina-instelling. U kan daar het aantal millimeters ingeven dat dus blanco gelaten wordt bij het afprinten van facturen en reiscontracten. 53. Wanneer heb ik mijn investering in BookKit terugverdiend? Met BookKit hebt u een pakket in handen dat u per maand vele tientallen uren werk bespaart. Als u de werkuren van het personeel optelt, en u neemt dan de schappelijke BookKit prijzen in beschouwing, dan zal het snel duidelijk worden dan BookKit zichzelf meestal binnen 1 jaar heeft terugbetaald. 54. Hoe kan ik snel de gegevens van een vroegere klant terugvinden? Wanneer u linksboven op de knop Klanten klikt, dan verschijnen alle klanten van uw agentschap in een alfabetische lijst. Achter de klantnaam staat de gemeente voor gemakkelijke identificatie. U kan de klantgegevens verwerken door op een klantnaam te dubbelklikken. 55. Kan ik BookKit linken aan boekhoudprogramma's van derden? Momenteel biedt BookKit hiervoor geen voorzieningen. 18
56. Hoe kan ik eigen opmerkingen op een factuur toevoegen? Als gebruiker kan u bij elk dossier het vak Memo Voor Afdruk invullen. U kan dit vak vinden onder het tabblad Reservatie bij het aanmaken of wijzigen van een dossier. 57. Kan BookKit reisvoorwaarden en betalingsvoorwaarden automatisch mee afdrukken op elke factuur? Ja. Als beheerder kan u dit per agentschap instellen. Klik op Admin > Agentschappen. U kan daar ingeven welk onderschrift er standaard bij facturen moet worden afgeprint (zoals bijvoorbeeld reisvoorwaarden), en welke clausule er op elk reiscontract moet staan. Als beheerder kan u ook de betalingstermijn per agentschap toekennen. Op facturen wordt deze dan standaard mee berekend (factuur vervaldatum). 58. Kan ik nog iets veranderen aan mijn dossier als het afgesloten is? Nee. BookKit is zo opgebouwd dat elk afgesloten dossier als onherroepelijk wordt beschouwd. U kan natuurlijk een creditnota aanmaken met referentie naar een vroeger dossier om eventuele fouten in vroegere dossiers op te vangen. 59. Moeten de computers van een reisagentschap in netwerk staan om met BookKit te kunnen werken? Nee. BookKit vereist enkel internet-toegang vanop elke computer. Toch zal u meestal gebruik willen maken van een netwerk voor gedeelde printer en gedeelde bestanden. BookKit kan echter perfect functioneren zonder netwerk. 60. Moet een computer breedband-internetverbinding hebben om met BookKit te werken? In principe kan BookKit werken vanop elke computer met een internetverbinding. Dit hoeft geen breedband te zijn. Als u dagelijks met BookKit werkt, is een breedbandverbinding echter geen overbodige luxe. Anders verliest u te veel tijd door de trage connectie. 19
61. Kan ik een andere browser gebruiken dan Microsoft Internet Explorer? Nee. BookKit is ontwikkeld voor Microsoft Internet Explorer 5.0 of hoger. Alle Windows- PC's met Windows98 of hoger voldoen aan deze vereiste. Hoogstwaarschijnlijk is de PC waarachter u nu zit, nu al geschikt om BookKit te gebruiken zonder meer. 62. Heb ik browser-plugins nodig? Nee. BookKit vereist geen enkele plugin of download. 63. Hoe snel is BookKit? BookKit is maakt gebruik van MySQL technologie. MySQL is de snelste databank server die op dit moment beschikbaar is (zie cijfers op www.mysql.com/benchmark.html). Ook de programmatie van de interfaces is erop gericht om de snelheid te optimaliseren. 64. Hoe reageert BookKit op tijdelijke storingen op internet, bijvoorbeeld een onstabiele provider? BookKit is snel, maar heeft geen invloed op de prestaties van uw provider. Als uw provider met storingen te kampen heeft, zal BookKit dus trager functioneren. Uit de praktijkervaring met verschillende Vlaamse providers blijkt dat de snelheid min of meer constant blijft en dat er geen grote schommelingen hebben plaatsgevonden. Uit onze testcase zijn dan ook geen noemenswaardige problemen gebleken. 65. Waarom bevinden de gegevens van mijn dossiers zich niet op mijn computer maar "op internet"? BookKit is gebouwd zodat alle gegevens op 1 centrale plaats worden bewaard. Als u inlogt, dan maakt u een connectie met die server om te beginnen werken met uw dossiers. De server is speciaal uitgerust om deze taken uit te voeren. 66. Kan ik via BookKit verbinding maken met het internet? Nee. U dient een internetabonnement te hebben bij een provider volgens uw keuze. U neemt hiervoor best genoeg bandbreedte, een analoge of digitale inbelverbinding is niet voldoende voor dagelijks gebruik. 20