INFORMATIEBERICHT DESKUNDIGE BOEKHOUDING & PERSONEEL Graad B1-B3 Het OCMW van Wezembeek-Oppem gaat over tot de aanwerving van een (m/v) deskundige Boekhouding & Personeel -graad B1-B3 voltijdse contractuele functie van onbepaalde duur met een wervingsreserve van drie jaar. VOORWAARDEN Aan deze voorwaarden (de selectie en de medische geschiktheid uitgezonderd) moet voldaan zijn op de uiterste datum voor de indiening van de kandidaturen. Algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot een functie bij het bestuur, moeten de kandidaten: een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; de burgerlijke en politieke rechten genieten; medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Het passend gedrag vermeld in punt 1, wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. De medische geschiktheid van de kandidaat, vermeld in punt 3, moet in overeenstemming met artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers vaststaan voor de effectieve tewerkstelling bij het bestuur. Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: slagen voor de selectieprocedure; voldoen aan de vereiste taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18/07/1966. Diplomavereisten in het bezit zijn van ofwel een bachelordiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs De kandidaten leveren het bewijs van de gelijkstelling of gelijkwaardigheid. - Laatstejaarsscholieren of studenten worden toegelaten tot de selectieprocedure als ze met hun kandidatuur een studiebewijs voorleggen en een verklaring dat ze binnen een termijn van maximum vier maanden hun einddiploma kunnen behalen. Ze leveren het bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen uiterlijk op de datum van hun aanstelling bij de gemeente. wezo-se-doc-20130916 (informatiebericht deskundige boekhouding & personeel) pagina 1
SELECTIEPROGRAMMA Een schriftelijk gedeelte: 1. een competentieproef: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. 2. een gevalstudie: omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. Een mondeling gedeelte interview dat de motivatie, de belangstelling en de inzetbaarheid bij de overheid van de kandidaten peilt. Om als geslaagd te worden beschouwd, moeten de kandidaten in het totaal zestig procent behalen. Bovendien moeten zij 50% van de punten behalen op elke selectietechniek afzonderlijk. De selectiecommissie maakt voor elke selectietechniek een verslag op. Het verslag vermeldt per kandidaat het resultaat. De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat. De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat van de selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. wezo-se-doc-20130916 (informatiebericht deskundige boekhouding & personeel) pagina 2
SELECTIECOMMISSIE Samenstelling De leden van de selectiecommissies respecteren de volgende gedragsregels en wettelijke voorschriften bij selecties: 1 onafhankelijkheid; 2 onpartijdigheid; 3 non- discriminatie op grond van zogenaamd ras of huidskleur, nationaliteit of etnische achtergrond, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, gezondheidstoestand, voorkomen, handicap, geloof of levensbeschouwing, burgerlijke staat, politieke overtuiging, zoals bepaald in de nondiscriminatiewetgeving; 4 respect voor de vertrouwelijkheid van de gegevens van de kandidaten en voor hun private levenssfeer; 5 geheimhouding van de vragen en, als dat van toepassing is, respect voor de anonimiteit van de proeven; 6 verbod op belangenvermenging; Bij familieverwantschap tot in de tweede graad tussen een lid van de selectiecommissie en een kandidaat, worden de passende maatregelen getroffen om de onpartijdigheid van de selectieprocedure te garanderen. De selectie werd uitbesteed aan een erkend extern selectiebureau, CC Select die de selectie uitvoert in overeenstemming met de rechtspositieregeling en met de opdracht. Rangschikking De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De geschikte kandidaten worden gerangschikt op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli 1991. wezo-se-doc-20130916 (informatiebericht deskundige boekhouding & personeel) pagina 3
FUNCTIEBESCHRIJVING - OPDRACHT EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 1. Functie Graadnaam: deskundige Functienaam: deskundige Boekhouding & Personeel Functionele loopbaan: B1-B3 Afdeling: Staf Dienst: Boekhouding & Personeel Code: 2. Doel van de entiteit De dienst boekhouding-personeel staat enerzijds in voor de boekhouding, het verwerken van de financiële stromen, het uitvoeren van de betalingen en het innen van de ontvangsten, zowel fiscale als niet-fiscale. Anderzijds verzorgt deze dienst de personeelsadministratie en is zij verantwoordelijk voor het personeelsbeleid en de opvolging van de reglementering hieromtrent. 3. Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan de secretaris en financieel beheerder. 4. Kernresultaten Personeelsadministratie Instaan voor de opmaak en het opvolgen van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden. Doel: de informatie over de loopbaan van de verschillende personeelsleden up-to-date houden - meewerken aan de personeelsplanning en opvolgen van de personeelsbezetting - opmaken van diverse overeenkomsten en formulieren - bijhouden van verloven en afwezigheden - bijhouden van het tijdsregistratiesysteem - bijhouden van verschillende vergoedingen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, onregelmatige prestaties, ) - opvolgen van doorschalingen - opvolgen personeelssubsidies - ingeven en opvolgen van de Dimona-dossiers - verzorgen van de briefwisseling inzake personeelszaken - bijhouden van gegevens voor de pensioendossiers - opmaken en opvolgen van de RSZ- aangiften - opvolgen ziekteverzuim, arbeidsongevallen - secretariaat van het bijzonder overlegcomité en het hoger onderhandelingscomité met de representatieve vakorganisaties wezo-se-doc-20130916 (informatiebericht deskundige boekhouding & personeel) pagina 4
Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen signaleren van wervings- en vormingsbehoeften toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit Boekhouding en jaarrekeningen Mee instaan voor het voeren van de boekhouding en opmaken van de jaarrekeningen. Doel: het geven van een correcte weergave aan het bestuur en de leiding van de organisatie van de financiële situatie en verzekeren dat aan alle wettelijke en decretale bepalingen is voldaan mee bewaken van het getrouw beeld van de boekhouding en de continuïteit zorgen voor een correcte implementatie van de regels en procedures voor de boekhouding controle op de periodieke afsluitingen en op de jaarrekeningen meehelpen bij de opmaak van het jaarverslag (jaarrekening en toelichten nota) Beheer boekhouding Instaan voor de verwerking van alle boekhoudkundige documenten en gegevens. Doel: de juistheid van de financiële informatie verzekeren het uitvoeren van de verschillende eindejaarsverrichtingen met het oog op het opstellen van de jaarrekening opmaken en doorboeken van de aanrekenlijsten registratie en beheer kasboeken (onder de functionele leiding van de financieel beheerder) samen en onder begeleiding met de financieel beheerder de jaarrekening opstellen voorbereiden van de jaarrekening inventarisbeheer boekhoudkundige verwerking van alle girale verrichtingen volledig klassement van de boekhoudkundige stukken financiële verrichtingen registreren in de boekhouding voor bepaalde rekeningen boekhoudkundige verwerking van alle financiële verrichtingen opvolgen van te ontvangen subsidies en aan te gane leningen instaan voor debiteuren- en crediteurenbeheer opmaken en doorsturen periodieke aangifte btw wezo-se-doc-20130916 (informatiebericht deskundige boekhouding & personeel) pagina 5
Controle boekhouding Uitoefenen van boekhoudkundige en financiële controles. Doel: zekerheid verschaffen over de juistheid van de boekhoudkundige verrichtingen inschrijving in dag- en kasboek en het journaal boekingen rekeninguittreksels bijhouden van een grootboek controle van de thesaurieën met rekeninguittreksels controle van de maandelijkse afsluitingen controleren van de juistheid en volledigheid van de facturen controles op boekhoudkundige registraties van de medewerkers Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. wezo-se-doc-20130916 (informatiebericht deskundige boekhouding & personeel) pagina 6
5. Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie elementair voldoende grondig Management en beleid Financieel management X HR-management X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X Databanken (Access) X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Presentaties (PowerPoint) X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (Word) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Werkmiddelen en werkmethodieken X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X X wezo-se-doc-20130916 (informatiebericht deskundige boekhouding & personeel) pagina 7
Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie gradatie 1 gradatie 2 gradatie 3 Beheersmatige vaardigheden Plannen en organiseren X X Voortgangscontrole X X Informatieverwerkend gedrag Analytisch denken X X Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X Mondelinge communicatie X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X Kwaliteit en nauwgezetheid X X X Leerbereidheid X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X Loyauteit X X X wezo-se-doc-20130916 (informatiebericht deskundige boekhouding & personeel) pagina 8
KANDIDAATSTELLING Interesse in deze functie? Voor meer inlichtingen i.v.m. de diplomavoorwaarden, de functiebeschrijving en de selectieprocedure kan je terecht op www.ccselect.be onder vacatures lokale besturen of contacteer je Micheline Pompen op 02 467 35 40 of michpompen@ccselect.be. Solliciteren kan door een gemotiveerd schrijven met cv, uittreksel uit het strafregister en een kopie van het gevraagde diploma, uiterlijk tegen 4 oktober 2013 (poststempel geldt als bewijs), te sturen naar P/A CC Select - Vliegvelddreef 9-1082 Brussel. We garanderen een strikt vertrouwelijke en correcte behandeling van je sollicitatie. wezo-se-doc-20130916 (informatiebericht deskundige boekhouding & personeel) pagina 9