Plan van Aanpak Vooronderzoek inrichting generieke informatievoorziening over het Nederlandse hoger onderwijs aan de internationale student Project B - Programma Rode Loper Projectnummer : 2370 Opdrachtgever : directeur Communicatie Nuffic Algemeen : Dommisse Consulting BV Projectleider Versie : 1.02p Datum : 26-4-2011
Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE... 2 0 METAGEGEVENS PROJECTPLAN... 4 0.1 DOEL VAN DIT DOCUMENT... 4 0.2 STRUCTUUR VAN HET DOCUMENT... 4 1 INLEIDING... 5 1.1 DE CONTEXT VAN HET PROJECT... 5 1.2 AANLEIDING TOT HET PROJECT... 6 2 PROJECTDEFINITIE... 7 2.1 PROJECTDOELSTELLINGEN... 7 2.2 PROJECTAANPAK... 7 2.3 BEREIK... 8 2.4 OP TE LEVEREN PRODUCTEN... 9 2.5 AFBAKENING... 9 2.6 RANDVOORWAARDEN... 9 2.7 RELATIES MET ANDERE PROJECTEN EN INITIATIEVEN... 10 2.7.1 Project A, programma Rode Loper... 10 2.7.2 Project C, programma Rode Loper... 10 2.7.3 Project vernieuwing websites Nuffic... 11 2.7.4 Study In Holland... 11 2.7.5 New To Holland / LEAF... 11 3 PROJECTORGANISATIESTRUCTUUR... 13 3.1 BESTURING... 13 3.2 PROJECTTEAM... 13 3.3 EXPERTGROEPEN... 13 3.3.1 Expertgroep analyse informatiebehoefte... 14 3.3.2 Expertgroep analyse informatieaanbod... 14 3.3.3 Expertgroep architectuur en ICT-voorzieningen... 15 4 PROJECTPLAN... 17 4.1 UITGANGSPUNTEN... 17 4.2 RANDVOORWAARDEN VOOR UITVOERING... 17 4.3 AANNAMES... 17 4.4 PRODUCTBESCHRIJVINGEN... 18 4.4.1 Analyse informatiebehoefte... 19 4.4.2 Analyse informatieaanbod... 20 4.4.3 Ketenproces en ketenafspraken... 21 4.4.4 Technische architectuur... 22 4.4.5 Concept beheermodel... 23 4.4.6 Projectplan implementatiefase... 24 4.5 PROJECTPLANNING... 25 4.5.1 Toelichting... 25 4.5.2 Detailplanning... 25 5 PROJECTBEHEERSING... 27 5.1 VOORTGANG... 27 5.2 TOLERANTIES... 27 BIJLAGE 1 BUSINESS CASE... 28 BIJLAGE 2 PROJECTRISICO'S... 30 Auteur: Pagina 2 van 32
BIJLAGE 3 COMMUNICATIEPLAN... 32 Auteur: Pagina 3 van 32
0 Metagegevens Projectplan 0.1 Doel van dit document Het project Vooronderzoek inrichting generieke informatievoorziening over het Nederlandse hoger onderwijs aan de internationale student maakt deel uit van het programma Rode Loper en is bedoeld om meer inzicht te krijgen in de wijze waarop generieke procedurele informatie over studeren in Nederland aan de internationale student nu plaatsvindt via de hogeronderwijsinstellingen en hoe dat kan worden verbeterd. Dit plan heeft tot doel om het project nader te definiëren, als basis te dienen voor het managen ervan en de beoordeling van het succes van het project mogelijk te maken. 0.2 Structuur van het document Dit document is onderverdeeld in twee secties, namelijk een basissectie en een aantal bijlagen. Het projectplan en de bijlagen kunnen tijdens de voortgang van het project worden geactualiseerd. Basis sectie Inleiding/Achtergrond Projectdefinitie Projectorganisatiestructuur Projectplan Projectbeheersing Bijlagen (Initiële) Business Case (Initiële) Risicologboek (Initieel) Communicatieplan Auteur: Pagina 4 van 32
1 Inleiding Onder voorzitterschap van de Nuffic hebben zeven ketenpartijen 1 besloten in een definitiefase gezamenlijk een programma te definiëren waarin middels deelprojecten verbetering van de communicatie(-aanpak) en de administratieve processen nagestreefd wordt ten behoeve van internationale studenten die in Nederland zouden willen studeren. Hiervoor is een werkgroep en stuurgroep ingericht waaraan de zeven ketenpartijen in deelnamen. Gedurende de definitiefase is een achtste partij, Kences, betrokken in verband met de uitvoering van een van de verbeterprojecten. Het programmaplan 2 is in oktober 2010 opgeleverd en daarin zijn op basis van de prioriteiten die door de ketenpartners gesteld zijn in de na te streven doelen en opbrengsten, een viertal deelprojecten gedefinieerd. Een daarvan is Project B - Vooronderzoek inrichting generieke informatievoorziening over het Nederlandse hoger onderwijs aan de internationale student waarvan de Nuffic het opdrachtgeverschap vervult. Dit projectplan is een verdere uitwerking van de uitvoering van dit project en de te verwachten resultaten en producten. 1.1 De context van het project Er zijn verschillende initiatieven om de kennisimmigrant (student, staflid, onderzoeker) via internet adequaat te informeren over alles wat komt kijken bij (tijdelijke) immigratie naar Nederland. Bij al deze initiatieven zijn de informatie-eigenaren (vaak overheidsdiensten) in enigerlei vorm betrokken. Ook wordt veel aandacht besteed aan de informatiebehoefte van de immigrant. Overigens is deze voor een deel eenzijdig door de Nederlandse overheid bepaald. Een immigrant moet zijn verblijfsstatus regelen, moet voldoende middelen van bestaan kunnen aantonen en moet zich inschrijven in het GBA. De Nuffic is nauw betrokken bij alle genoemde initiatieven op het gebied van de informatievoorziening aan de internationale student en speelt daarbij een verbindende rol tussen informatieaanbieders (bijv. SVB, IND, Belastingdienst) en de onderwijsinstellingen. De Nuffic heeft inmiddels een langjarige ervaring opgebouwd. Zo heeft Nuffic onder andere via het zogeheten Mobstacles-team 3 diepgaande kennis opgebouwd over allerhande regelingen en procedures die mogelijk als obstakel kunnen dienen zijn voor de internationale student die in Nederland wil komen studeren. Nuffic is ervaren in het doelgroepspecifiek via internet aanbieden van betrouwbare en relevante informatie hierover geschikt voor de kennisimmigrant. Informatie-eigenaren maken dankbaar gebruik van deze ervaring van de Nuffic. Heldere en gerichte informatie over de allerhande regelingen en procedures leidt er toe dat de uitvoering ervan efficiënter verloopt. Dat is goed voor de immigrant, maar minstens zo belangrijk voor de betrokken overheidsdienst en onderwijsinstelling. Onderwijsinstellingen tonen veel van de bovenstaande generieke informatie op hun eigen instellingswebsites, in plaats van door te verwijzen naar een algemene site voor internationale studenten. Vanuit de onderwijsinstelling een zeer begrijpelijke wens. De potentiële student wil je immers op de instellingswebsite houden. Een algemene website voor de internationale student is van groot belang als de internationale student in de fase van oriëntatie voor een studie in een 1 Nuffic, IND, DUO, Studielink, Studiekeuze123, HBO Raad en VSNU. 2 Programmaplan Rode loper, Ketenaanpak voor verbetering van administratieve processen voor toelating van internationale studenten in het Nederlands hoger onderwijs, versie 2.0, 8 oktober 2010. 3 Mobstacles staat voor Mobility Obstacles Auteur: Pagina 5 van 32
ander land een algemene indruk over Nederland als studieland wil krijgen. De potentiële student wil je immers eerst naar je land trekken en vervolgens zo snel mogelijk naar de studiemogelijkheden doorgeleiden. Instellingen willen daarna de student dan zo lang mogelijk op de instellingswebsite houden. 1.2 Aanleiding tot het project In het verkenningsonderzoek Van red tape naar orange carpet is geconstateerd dat de voorlichting vanuit hoger onderwijsinstellingen aan de internationale student deels bestaat uit onjuiste en/of onvolledige informatie. Uit bestudering van een aantal algemene websites en een zestal websites van instellingen is gebleken dat er veel overlap is wat betreft de generieke informatievoorziening (over bijvoorbeeld Nederland, onderwijsstelsel en toelating tot Nederland). Doordat veel van deze generieke informatie niet centraal beheerd wordt en algemene regelingen en afspraken per jaar kunnen verschillen, bestaat het risico dat informatie over algemene procedures onjuist en/of onvolledig wordt verwoord door de onderwijsinstellingen op hun websites. Uit werkgroepbijeenkomsten tijdens de definitiefase van het programma Rode Loper blijkt dat de behoefte aan beter gestroomlijnd informatiebeheerproces over deze generieke zaken binnen de keten groot is. Naast de kwaliteitswinst is ook efficiency een belangrijk argument. Iedere organisatie is nu veel tijd kwijt aan vergaring van dezelfde informatie. Auteur: Pagina 6 van 32
2 Projectdefinitie In deze sectie zullen we achtereenvolgens de doelstellingen, aanpak, bereik, producten, afbakening, randvoorwaarden en relaties met andere projecten aan de orde stellen. 2.1 Projectdoelstellingen De probleemstelling waar dit project zich op wil richten is welke generieke procedurele informatie op welke manier centraal beheerd kan worden, waardoor de kans op fouten in de informatievoorziening wordt weggenomen en tegelijk wel recht wordt gedaan aan de wens van de onderwijsinstellingen om dit via de instellingswebsites te tonen. In dit project wordt onderzocht welke inrichting van de informatievoorziening gewenst is in de keten om deze generieke informatie: op een eenduidige wijze aan te bieden aan alle klanten (vooral onderwijsinstellingen); op een eenduidige wijze te kunnen beheren, waarbij Nuffic de regierol vervult om op basis van de informatiebehoefte van de internationale student en het door de hogeronderwijsinstellingen gewenste informatieaanbod de nodige afspraken met de aanbieders van generieke informatie te maken (bijvoorbeeld de IND, OCW en de Belastingdienst). De informatieaanbieder blijft uiteraard de informatie-eigenaar. De Nuffic vervult slechts de regierol. De gewenste inrichting bestaat uit zowel de gewenste (keten)processen, de afspraken over de uitvoering ervan als de nodige ICT-ondersteuning. De inrichting dient zoveel mogelijk aan te sluiten op de reeds bestaande ontwikkelingen (meer dienstverlening naar de instellingen) bij de informatieaanbieders. Cruciale factor in dit project wordt gevormd door de procesafspraken. De ICT-ondersteuning moet daarin faciliterend zijn. Vanuit de partners is aangegeven dat wanneer de ICT-voorziening niet (geheel) gerealiseerd kan worden, dit wellicht ook door middel van een afsprakenstelsel kan worden ingevuld. Het beoogde effect van de implementatie van de verbeterde informatievoorziening is een gegarandeerd juiste voorlichting naar internationale studenten met generieke informatie door alle ketenpartijen, en minder administratieve lasten voor alle ketenpartijen, in het bijzonder de onderwijsinstellingen. Het project is geslaagd als: Eind 2011 meer dan 50% van alle instellingen daadwerkelijk mee gaan doen in dit proces en nog eens 25% het sterk overwegen. 2.2 Projectaanpak Het totale project valt uiteen in twee delen: Deel 1 - Vooronderzoek Dit deel richt zich op de informatieanalyse en de definitie van de architectuur. In overleg met de hoger onderwijsinstellingen wordt geïnventariseerd uit welke rubrieken de generieke informatie dient te bestaan en welke informatie-eigenaren daarbij horen, uiteraard aansluitend op de informatiebehoefte van de buitenlandse student. Vervolgens wordt een onderzoek uitgevoerd naar de technische en organisatorische componenten van een mogelijke oplossing. Ook hierbij is het van het grootste belang dat optimaal rekening wordt gehouden met de wensen en mogelijkheden van de instellingen. De mogelijke oplossing wordt gezocht in een goed afsprakenstelsel met zowel de onderwijsinstellingen (klanten) als met de informatie-eigenaren, een duidelijk beheermodel met Auteur: Pagina 7 van 32
daarin een herkenbare informatieregisseur (Nuffic) en een robuuste informatie- en technische architectuur waarin diverse voorzieningen een plaats krijgen, zoals een gedegen informatieuitwisseling tussen alle schakels in de keten en centraal beheerde webservices die in elke gewenste website, dus ook onderwijsinstellingswebsites, geïntegreerd kan worden. Deel 2 - Implementatie Het tweede deel is de implementatie van de architectuur waaronder de (technische) realisatie van diverse componenten, het inregelen van de onderkende ketenprocessen, inrichten van de beheerorganisatie en na ketentesten het in gebruik en in beheer nemen van de gekozen oplossing. In dit projectplan wordt de uitvoering beschreven van deel 1, het vooronderzoek. De besluitvorming over deel 2 vindt plaats op basis van de resultaten van de eerste fase van het project, waarin ook een plan van aanpak voor het vervolg zal worden opgeleverd. Deel 1 bestaat uit 5 fasen: 1. Initiatie waaronder het schrijven van het projectplan en samenstellen teams 2. Analyse van de informatiebehoefte van instellingen ten aanzien van de generieke informatievoorziening, afstemmen van die behoefte met het bestaande informatieaanbod en een advies om de gaten tussen behoefte en aanbod te dichten. Hierbij wordt nadrukkelijk ook bekeken welke rol de informatieregisseur in dit proces zal moeten bekleden. Het resultaat van dit onderdeel is een functionele beschrijving van het beoogde proces van generieke informatievoorziening van de aanbieders via de Nuffic aan de instellingen, ondersteund door procesafspraken en het functioneel beheer. 3. Analyse van de technische mogelijkheden om het proces van generieke informatievoorziening optimaal te ondersteunen resulterend in een passende informatie- en ICT-architectuur waarbij rekening wordt gehouden met de technische (on)mogelijkheden van alle betrokken partijen. 4. Opstellen van een concept beheermodel voor de te realiseren oplossingen. 5. Schrijven van plan van aanpak voor de implementatie. Hoewel de uitkomsten van onderdeel 3 ondersteunend moeten zijn aan die van onderdeel 2 zal naar verwachting beide onderdelen deels parallel aan elkaar kunnen plaatsvinden. Het is de bedoeling dat voor de start van beide onderdelen een eerste schets van de te verwachten informatiearchitectuur als vertrekpunt wordt opgesteld waarover vanuit beide invalshoeken eerst de haalbaarheid en wenselijkheid moet worden bepaald. Immers, als die architectuur zowel functioneel als technisch op hoofdlijnen aansluit bij de wensen van de diverse partijen, dan kan de verdere analyse en uitwerking van die twee onderdelen grotendeels parallel verlopen. 2.3 Bereik Het project richt zich op het invullen van de informatiebehoefte ten aanzien van de procedurele informatie die van belang zijn voor de internationale student. Met procedurele informatie wordt onder andere bedoeld informatie over inschrijvingsproces, diplomawaardering, verblijfsvergunning etc. (de exacte invulling van die informatie moet nader worden uitgewerkt in het project zelf). Promotionele informatie valt buiten de scope alsmede ook informatie om de studiekeuze te ondersteunen. De uitwerking van de invulling van de informatiebehoefte is in dit project gericht op het dynamisch publiceren van die procedurele informatie op websites van de instellingen (hogescholen, universiteiten, internationale onderwijsinstellingen) die de gedragscode internationale studenten in Auteur: Pagina 8 van 32
het hoger onderwijs hebben ondertekend alsmede op de algemene websites die door de Nuffic worden onderhouden. Andere publicatiekanalen vallen buiten de scope. Het project is beperkt tot een vooronderzoek, de realisatie van de oplossing(en) die uit dit onderzoek naar voren komen vallen onder een vervolgproject (deel 2). De planvorming voor het vervolgproject is wel onderdeel van dit project. 2.4 Op te leveren producten Het project zal de volgende resultaten opleveren: 1. inzicht in de informatiebehoefte van internationale studenten met betrekking tot algemene voorlichting (generieke informatievoorziening) die via instellingswebsite geleverd moet worden; 2. inzicht in het informatieaanbod om in de bovenstaande informatiebehoefte te voorzien; 3. analyse en vaststelling van de processen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende actoren in de keten. O.a. van de Nuffic als regisseur en de informatieeigenaren (tevens aanbieders van generieke informatie). Dit moet leiden tot een gedragen en geaccordeerd afsprakenstelsel ten behoeve van efficiënte ondersteuning van informatiestromen, waarin in ieder geval de instellingen en de informatie-eigenaren zich herkennen; 4. een ontwerp van de technische architectuur ondersteunend aan de gewenste informatiearchitectuur incl. de daarin onderkende ICT-componenten; 5. een eerste ontwerp van het nieuwe beheerproces voor generieke informatievoorziening; 6. plan van aanpak voor implementatie en uitroltraject worden opgeleverd voor de realisatie. In hoofdlijnen zal de implementatie resulteren in de volgende producten: formalisering van de te maken afspraken tussen de ketenpartners, definitief beheermodel, implementatie van de gewenste procesarchitectuur, de bouw van de ICT-componenten (software, hardware), communicatie en testplannen, cursussen. In paragraaf 4.4 van dit Projectplan, worden deze resultaten nader in de vorm van producten beschreven. 2.5 Afbakening De volgende beperkingen zijn van toepassing op het project: Dit project (vooronderzoek) zal geen applicaties ontwikkelen alsmede andere technische voorzieningen. De doelgroep die in dit project centraal staat is zijn alle internationale studenten die in Nederland willen komen studeren. Dus niet alleen diegenen die een bachelor- of masterdegree willen halen, maar ook de studerende PHD-studenten.Voor dit project beperken we de informatievoorziening ons tot wat we voor het gemak de studerende student noemen (wat overigens niet wegneemt dat het uiteindelijke raamwerk van procesafspraken en techniek ook later niet ingezet kan worden voor de andere doelgroepen als stagiaires die hier komen werken, onderzoekers etc.). 2.6 Randvoorwaarden Al voor dit project van start gaat, is een aantal succes- en faalfactoren geïdentificeerd die zich laten vertalen in een aantal randvoorwaarden. Deze verdienen bij de projectleider extra aandacht en de stuurgroep. Auteur: Pagina 9 van 32
Er is een goede, representatieve selectie te maken van onderwijsinstellingen die nauw betrokken wordt bij het uitwerken van de wensen en eisen ten aanzien van de architectuur (inhoud, proces en techniek) De medewerking van alle instellingen is uiteindelijk cruciaal. De bovengenoemde selectie uit de instellingen heeft voldoende mandaat om input te leveren en producten te valideren. De medewerking van de informatie-eigenaren is cruciaal alsmede hun bereidheid om doelgroepgericht te werken samen met de andere partijen. Er zal ten behoeve van het bovenstaande zowel door stuurgroep als projectleider voldoende tijd besteed worden aan het verkrijgen en behouden van het benodigde draagvlak vanuit de instellingen. De (juridische) verantwoordelijkheid met betrekking tot de gepresenteerde generieke informatie kan duidelijk gedefinieerd worden (eigenaarschap van informatie). De ICT-architectuur moet zodanig zijn ingericht dat onderwijsinstellingen de generieke informatie (verzameld en beheerd door de Nuffic) in hun eigen websites kunnen presenteren zonder dat een bezoeker de website hoeft te verlaten. De samenhang en de eventuele afhankelijkheden met de andere projecten uit Rode Loper alsmede de relevante vernieuwingsprojecten van de Nuffic worden bewaakt in beginsel door de stuurgroep en de programmamanager. 2.7 Relaties met andere projecten en initiatieven 2.7.1 Project A, programma Rode Loper Project A is enerzijds gericht op vermindering van de administratieve lasten voor de Nederlandse hoger onderwijsinstellingen, doordat er op één plaats informatie wordt verzameld en beheerd ten aanzien van studiekeuzemogelijkheden en anderzijds op de informatievoorziening tav de studiekeuzemogelijkheden richting de internationale student. Het is om die reden opgedeeld in 2 deelprojecten. Het eerste deelproject is gericht op het verzamelen van informatie en het tweede op het publiceren en presenteren hiervan: I Integratie van de datagaring, door het ISPAC-formulier te integreren in Hodex en Studiekeuze webformulier. Deze data worden vervolgens verzameld en beheerd in een databank. Binnen dit project valt ook de inrichting en facilitering van de NFP backoffice t.b.v. controleprocessen. Hierdoor kunnen instellingen eenvoudiger via één applicatie informatie over reguliere en internationale scholingsmogelijkheden aanleveren en beheren II Verbeteren van de online studiekeuzeomgeving op studyinholland.nl waar de internationale student centraal staat (op basis van gebruikersonderzoek onder studenten over de presentatie van de opleidingsgegevens). Dit deelproject richt zich op de verbetering van de informatievoorziening aan de internationale student en de gebruiksvriendelijkheid van de studiekeuzeomgeving. De afbakening met project B zit hem vooral in het feit dat project A in principe geen informatie over procedures e.d. verzamelt en publiceert en project B niet gericht is op het maken van een keuze voor een specifieke studie of instelling. 2.7.2 Project C, programma Rode Loper Dit project richt zich op de (administratieve) processen rond de toelating en inschrijving van buitenlandse studenten van alle ketenpartners. Dit project heeft als doel om de interactie tussen de student en de instelling beter te ondersteunen en de processen efficiënter te laten verlopen in de keten met behulp van StudieLink. Auteur: Pagina 10 van 32
Kennis van de wijze waarop de administratieve processen verlopen is mogelijke input voor de voorlichting daarover zoals beoogd in project B. Voorlichting over de wijze waarop een student een verblijfsvergunning moet aanvragen, inschrijven in de GBA etc. moet geënt zijn op de werkelijke gang van zaken rondom deze processen. 2.7.3 Project vernieuwing websites Nuffic De Nuffic is een project gestart om het huidige aanbod op de diverse websites die Nuffic onderhoudt te vernieuwen en te herstructureren. Een belangrijk onderdeel hierbij vormt gevormd door het content management systeem (CMS) waarmee het onderhoud en redactie van de sites moet worden geregeld. In principe is het publicatieproces zoals dat in project B nu gedefinieerd is en verder uitgewerkt gaat worden in grote lijnen een zelfde type proces als die ook geldt voor de communicatie via de eigen websites van de Nuffic. Dat schept mogelijkheden om de (bestaande dan wel nieuwe) voorzieningen voor de Nuffic websites ook in te zetten voor (delen) van het publicatieproces dat in project B wordt uitgewerkt en niet in project B geheel eigen technische voorzieningen te realiseren. De intentie is dan ook uitgesproken binnen de Nuffic om bij de keuze van het nieuwe CMS ook de eisen die vanuit project B worden gesteld mee te nemen in het selectieproces. 2.7.4 Study In Holland Er zijn verschillende initiatieven om de kennisimmigrant (student, staflid, onderzoeker) via internet adequaat te informeren over alles wat komt kijken bij (tijdelijke) immigratie naar Nederland. Study In Holland ( www.studyinholland.nl) is een initiatief dat door Nuffic wordt gedragen. Een van de onderdelen op de website is een checklist voor de internationale student waarin alle relevante onderwerpen kort worden beschreven incl. links naar relevante bronnen. Het gaat hier ook grotendeels om juist die informatie die de scope vormt voor project B. Er zal in dit project samen met de mensen van Study In Holland bekeken worden hoe en in hoeverre de informatie die aan de instellingen wordt aangeboden ook op de Study In Holland website terug moet komen. Daarnaast zal input van het Study In Holland team in diverse fasen van project B gevraagd worden zoals het aanvullen van de informatiebehoefte, review van tussenresultaten etc. 2.7.5 New To Holland / LEAF LEvensgebeurtenissen Als verbindende Factor (LEAF) is een innovatief product van het programma e-overheid voor Burgers (onderdeel van ICTU). Dit product wordt ontwikkeld in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in samenwerking met de Manifestgroep, de VNG en een aantal gemeenten. Bij levensgebeurtenissen gaat het om indringende gebeurtenissen in een mensenleven, zoals de geboorte van een kind, het overlijden van een naaste, verhuizen, werkloos worden, een bedrijf starten en failliet gaan. Kenmerkend is dat bij de noodzakelijke dienstverlening meerdere overheidsorganisaties zijn betrokken. De aanleiding voor het project is het gegeven dat overheidsinformatie te verspreid op internet staat. De overheid als eenheid op internet bestaat (nog) niet: overheidsorganisaties zetten tot nu toe vaak de informatie zelfstandig op de eigen websites en brengen hooguit via hyperlinks verbanden met andere organisaties. Vervolgens is het aan de burger om zijn weg te vinden naar de informatie die hij zoekt. Het uitgangspunt bij Levensgebeurtenissen als verbindende factor is dat vragen van burgers - over Auteur: Pagina 11 van 32
hun eigen persoonlijke situatie -het beginpunt zijn om informatie te verkrijgen. Het doel is om alle relevante overheidsinformatie in samenhang bijeen te brengen, zodat burgers snel de juiste antwoorden krijgen op hun specifieke vragen. De eerste Levensgebeurtenis die nog dit jaar wordt ingericht, is immigratie in het kader van een al langer lopend project, NewToHolland (www.newtoholland.nl). Het tweede onderwerp, ook in 2010 operationeel, wordt dit voorjaar in nauw overleg met de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) vastgesteld. Intensieve samenwerking met overheidsorganisaties die actief zijn op het gebied van Levensgebeurtenissen, staat voor e-overheid voor Burgers voorop bij het bouwen van de voorziening. We verbinden de verschillende initiatieven aan elkaar en maken daarbij optimaal gebruik van de kennis en ervaringen die zijn opgedaan. Het technische gedeelte van de voorziening zal overheidsorganisaties en gezamenlijke overheden een uniform organisatorisch en technisch raamwerk bieden, waarmee ze desgewenst een Levensgebeurtenissen kunnen ontwikkelen. Dat zal mogelijk zijn na de lancering van de eerste twee Levensgebeurtenissen, vanaf 2011. Voor Project B zijn zowel de informatie die via New To Holland / LEAF bijeen is gebracht over immigratie en de wijze waarop dat ontsloten wordt interessant alsmede ook de achterliggende technische mogelijkheden. Er zal in dit kader bekeken worden in hoeverre die beide zaken vallen in te passen in de uiteindelijke resultaten van het project. Auteur: Pagina 12 van 32
3 Projectorganisatiestructuur De projectorganisatiestructuur is redelijk plat van structuur. Samen met de opdrachtgever zal gekeken worden of aan deze structuur nog verdere gelaagdheid of uitbreiding gegeven moet worden. 3.1 Besturing Project B valt qua directe aansturing onder de Nuffic. De directeur Communicatie is opdrachtnemer. Het project wordt operationeel aangestuurd door de algemeen projectleider. De stuurgroep bewaakt de samenhang op hoofdlijnen, signaleert nieuwe kansen, bekrachtigt de resultaten en draagt die mede uit en fungeert indien nodig als eindstation voor mogelijke escalaties. 3.2 Projectteam Het projectteam is verantwoordelijk voor de uitvoerende taken binnen het project. De volgende tabel geeft een overzicht van relevante rollen die nodig zijn voor het uitvoeren van dit project. Per product/activiteiten-combinatie zal een inschatting van de benodigde inspanning per rol worden gemaakt. Naam Projectleider / meewerkend voorman Informatie-analist Senior ICT Adviseur Informatiespecialist Informatiespecialist Technisch architect Adviseur proces/beheerafspraken Projectsecretaris Organisatie Dommisse Consulting Nuffic Nuffic Nuffic, lid Mobstacles-team Nuffic, lid Mobstacles-team MYYR Informaat Nuffic De projectleider zal zowel een inhoudelijke bijdrage leveren aan het realiseren van de producten alsmede de projectvoortgang bewaken (planning, financiën, issues, risico s). Daarnaast zal hij een bijdrage leveren aan communicatieactiviteiten die vanuit het programma Rode Loper en/of de Nuffic worden geïnitieerd. De informatiespecialisten spelen een belangrijke rol bij het zowel het samenstellen van de expertgroepen informatieanalyse (vanwege hun directe werkrelatie met de betrokken partijen) als het leveren van input voor de analyse zelf (vanwege de kennis die zij hebben opgebouwd rondom het type informatie, generieke procedurele informatie, die centraal staat in dit project). Zij zullen ook nauw betrokken zijn bij het organiseren van de verschillende workshops. 3.3 Expertgroepen De betrokkenheid en actieve participatie van de instellingen is van groot belang bij dit project. Uiteindelijk zijn zij collectief het meest gebaat als de internationale student door een goede, heldere en volledige informatieverstrekking voor een Nederlandse opleiding kiest. Vanuit de kant van de aanbieders is het van belang dat hun informatie zo transparant mogelijk wordt verwerkt en gepubliceerd richting de doelgroep. Auteur: Pagina 13 van 32
Zowel de instellingen als de aanbieders hebben daarenboven behoefte aan een proces met ondersteunende voorzieningen die de werklast beheersbaar maakt en waarbij de rechtenstructuur van de te publiceren generieke informatie optimaal is gewaarborgd. Om al die behoeftes goed in kaart te brengen en te valideren is in het project dan ook de inzet van meerdere expertgroepen voorzien waarvan de resultaten met elkaar in overeenstemming zullen worden gebracht, teneinde een gezamenlijk door alle partijen gedragen opzet te creëren. De expertgroepen zullen ingezet worden om wensen en input te leveren voor de realisatie van de producten en om de door het projectteam opgeleverde (deel)producten te reviewen en vast te stellen. Op hoofdlijnen zijn zij verantwoordelijk voor: Het aanleveren van de wensen van de organisatie / afdeling / dienst t.a.v. generieke voorlichtingsinformatie: door het aanleveren van benodigde materiaal, bilaterale afstemming en het bijwonen van workshops. Het valideren van projectresultaten Het afstemmen, bekendmaking van de projectresultaten binnen de organisatie. Per product/activiteiten-combinatie zal een inschatting van de benodigde inspanning per rol worden gemaakt. 3.3.1 Expertgroep analyse informatiebehoefte Organisatie Universiteit van Tilburg Hogeschool Inholland Hogeschool van Amsterdam Haagse Hogeschool TU Delft TU Eindhoven Fontys Hogeschool IHS-EUR Unesco-IHE Universiteit van Twente Universiteit van Leiden Universiteit van Utrecht Universiteit van Wageningen Nuffic, Study In Holland Rol Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie Leveren input, review en validatie De klanten (onderwijsinstellingen) worden vertegenwoordigd door een contactpersoon van een selectie van ong. 12 onderwijsinstellingen. Expertgroepleden zullen grotendeels benaderd worden via het eigen netwerk van het Mobstacles-team eventueel met hulp van de afgevaardigden van de VSNU en de HBO-raad in de Stuurgroep. Idealiter is de expertgroep een combinatie van professionals die in hun eigen organisatie met internationalisering, support en/of communicatie te maken hebben. 3.3.2 Expertgroep analyse informatieaanbod Organisatie Rol Auteur: Pagina 14 van 32
IND Belastingdienst DUO SVB CVZ Leveren input, uitvoeren review en validatie Leveren input, uitvoeren review en validatie Leveren input, uitvoeren review en validatie Leveren input, uitvoeren review en validatie Leveren input, uitvoeren review en validatie De informatieaanbieders (en eigenaars) zijn o.a. IND (immigration regulation), Belastingdienst. De overige informatieaanbieders zijn bekend na de analyse informatiebehoefte. De informatieeigenaren zullen actief betrokken worden. Voor iedere informatie-eigenaar wordt een vertegenwoordiger in het project aangewezen. Deze vertegenwoordiger heeft inzicht in de informatiehuishouding van de organisatie en denkt/werkt mee met de invulling van de informatiebehoefte, de afspraken, het beheermodel en de gewenste ICT-architectuur. Hiernaast dient de vertegenwoordiger de tussentijdse resultaten te valideren en zorgt voor de nodige afstemming binnen de eigen organisatie. Zoals reeds aangegeven in paragraaf 3.7 is er een heel duidelijk verband tussen de doelen die Project B nastreeft en de initiatieven die in het kader van New To Holland (met LEAF) worden ontplooid. Er zal bekeken worden of er een vorm van samenwerking onder meer in het kader van deze expertgroep kan worden opgezet. 3.3.3 Expertgroep architectuur en ICT-voorzieningen Expertgroep architectuur Organisatie Rol en ICT-voorzieningen ICT-specialisten Afgevaardigden van een aantal instellingen Leveren input, uitvoeren review en validatie ICT-specialist Nuffic Leveren input, uitvoeren review en validatie ICT-specialist IND Leveren input, uitvoeren review en validatie ICT-specialist Andere aanbieders Leveren input, uitvoeren review en validatie ICT-specialist New To Holland, LEAF, ICTU Leveren input, uitvoeren review en validatie ICT-specialist Surf Leveren input, uitvoeren ICT-specialist vernieuwing websites Nuffic review en validatie Leveren input, uitvoeren review en validatie De ICT-specialisten zijn verantwoordelijk voor: Het aanleveren van de wensen en mogelijkheden op ICT-gebied vanuit hun eigen organisatie bezien. Dat doen ze door het aanleveren van benodigde materiaal, geven van interviews en bijwonen van workshops. Het valideren van projectresultaten. Het afstemmen, bekendmaking van de projectresultaten binnen de eigen organisatie. Auteur: Pagina 15 van 32
Zoals reeds aangegeven in paragraaf 3.7 is er een heel duidelijk verband tussen de doelen die Project B nastreeft en de initiatieven die in het kader van New To Holland (met LEAF) worden ontplooid. Er zal bekeken worden of er een vorm van samenwerking onder meer in het kader van deze expertgroep kan worden opgezet. Auteur: Pagina 16 van 32
4 Projectplan 4.1 Uitgangspunten Het project is gericht op het standaardiseren van het publicatieproces van informatie over procedures voor de internationale student die in Nederland wil gaan studeren. Dat publicatieproces is een ketenproces waarin aanbod, redactie en publicatie over meerdere partijen is verdeeld. Uitgangspunt hierbij is dat de publicerende partijen (in dit project de instellingen) de informatie kunnen tonen op hun eigen websites zonder dat bezoekers hiervoor naar andere omgevingen worden doorgeleid. 4.2 Randvoorwaarden voor uitvoering Het project is afhankelijk van: het beschikbaarstellen van personen (proceseigenaren, experts etc.) vanuit de ketenpartners voor de diverse werkgroepen; het verlenen van mandaat aan bovengenoemde personen met name in geval dat deze producten moeten vaststellen. voldoende draagvlak voor (en landelijke dekking van) het werk van de bovengenoemde experts binnen de eigen organisatie/keten. In geval van de vertegenwoordiging namens de instellingen betekent dit dat aangenomen mag worden dat die de belangen van alle instellingen borgen. Bij de planning is ervan uitgegaan dat: de Expertgroep analyse informatiebehoefte is samengesteld op uiterlijk half februari 2011; de Expertgroep analyse informatieaanbod is samengesteld op uiterlijk eind februari 2011; de Expertgroep architectuur en ICT-voorzieningen is samengesteld uiterlijk op eind februari 2011. de leden van de werkgroepen gedurende de looptijd van het vooronderzoek (in fase 2 en 3) voldoende tijd kunnen besteden aan het project. Die tijd zal bestaan uit het bijwonen van 3 bijeenkomsten (2 analysesessies en 1 validatiesessie) van max. 1 dag, reviewen van documenten, bilaterale afstemming met het projectteam. keuze CMS en structuur plus eisen nieuwe opzet websites is beschikbaar vanaf mei 2011 4.3 Aannames De aannames die we hebben aan het begin van dit project, hebben te maken met de aard van de te publiceren informatie, met de technische infrastructuur bij de betrokken partijen en met de wijze van deelname in de te formeren Expertteams. Informatie De informatie dusdanig is te bundelen in afgebakende informatieobjecten die in principe niet zelf gedurende het ketenproces gewijzigd hoeven te worden. De informatieobjecten moeten in deze keten dynamisch kunnen worden doorgegeven en ook de wijzigingen daarop. Wijzigingen moeten binnen een afgesproken tijdspanne beschikbaar komen en gepubliceerd. Dynamisch hoeft niet te betekenen automatisch, elke schakel in de keten kan een redactieproces doorlopen alvorens de objecten te publiceren c.q. door te geven. In het redactieproces kan onder andere aanvullende informatie toegevoegd worden (uitleg, verbinding met andere objecten etc.). Auteur: Pagina 17 van 32
Nuffic vervult de regierol in het hele proces en is de aangewezen partij om op basis van de informatiebehoefte van de internationale student en het door de hoger onderwijsinstellingen gewenste informatieaanbod de nodige afspraken met de aanbieders van generieke informatie te maken. Technische infrastructuur Elke ketenpartner beschikt over een betrouwbare koppeling met het internet. Elke ketenpartner beschikt over een ICT-huishouding waarin het ontvangen, verwerken en doorgeven/publiceren van informatie-objecten mogelijk is of gemaakt kan worden. Een deel van de voor project B relevante voorzieningen worden in het project Vernieuwing websites gerealiseerd. Voor de onderzoeksfase moet er voldoende zicht zin op de mogelijkheden van die voorzieningen in relatie tot project B. Indien de implementatiefase van project B start (fase 2) dan moeten die voorzieningen tijdig beschikbaar zijn. Vanuit de partners is aangegeven dat wanneer de ICT voorziening niet (geheel) gerealiseerd kan worden, dit wellicht ook door middel van een afsprakenstelsel kan worden ingevuld. Deelname expertteams Deelname vanuit instellingen, Nuffic en de informatie-eigenaren zal niet worden doorbelast aan het project. 4.4 Productbeschrijvingen De primaire producten van het project zijn de volgende: 1. Analyse informatiebehoefte 2. Analyse informatieaanbod 3. Ketenproces en ketenafspraken (informatiearchitectuur) 4. Technische architectuur Met primaire producten wordt bedoeld die producten die direct inzetbaar zijn voor de realisatie van generieke informatievoorziening. De volgende secundaire producten zijn voorzien: 1. Concept beheermodel 2. Plan van aanpak implementatie. Met secundaire producten worden die producten genoemd die adviserend, randvoorwaardelijk dan wel richtinggevend zijn voor de realisatie van generieke voorziening, maar fysiek niet direct in worden toegepast. Auteur: Pagina 18 van 32
4.4.1 Analyse informatiebehoefte Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel. Doel Onderdeel Type product Activiteiten Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitsaspecten Vereiste bijzondere kennis of vaardigheden: Relaties met andere producten Analyse informatiebehoefte Omschrijving Inzicht verschaffen uit welke rubrieken/objecten de generieke informatie dient te bestaan welke door instellingen via hun websites aan internationale studenten wordt gecommuniceerd. Ook moet inzicht verkregen worden welke modaliteiten (in welke taal, of instellingen een eigen keuze kunnen maken uit het totaal aan gewenste objecten, of het voor de gebruiker zichtbaar moet zijn wie de bronhouder is van de getoonde informatie etc.) aan die objecten kunnen worden verbonden. Primair Analyse van huidige generieke informatievoorziening bij instellingen In kaart brengen van de wensen van instellingen tav de toekomstige generieke informatievoorziening Workshops met proceseigenaren/informatie-eigenaren van instellingen en van de Nuffic Opdelen van de informatiebehoefte in afgebakende informatieobjecten Websites van instellingen Informatieplannen instellingen Input van proceseigenaren Tekstdocument Informatiespecialisten Nuffic Informatieanalist (analyse en vastlegging) projectleider (analyse / review) Validatie door Expertgroep analyse informatiebehoefte (instellingen, Nuffic) Evt. validatie door andere overlegstructuren zoals DHENIM, Klankbordgroep Study In Holland, SOI Kennis van huidige en gewenste informatievoorziening bij instellingen ten behoeve van internationale studenten Analyse Informatieaanbod. Informatiearchitectuur, Ketenproces en ketenafspraken Toelichting: Dit product moet leiden tot een eenduidig overzicht van alle procedurele informatie die instellingen via hun eigen websites willen communiceren. Het eindproduct moet dusdanig generiek zijn dat de behoefte van alle instellingen er door afgedekt is. Omdat niet elke instelling direct input kan leveren en ook niet de resultaten direct kan beoordelen, zal gewerkt worden met een afvaardiging vanuit de instellingen in een Expertgroep. De vertegenwoordigers van de klanten zijn verantwoordelijk voor: het aanleveren van de wensen van de afdeling / dienst t.a.v. generieke voorlichtingsinformatie: door het aanleveren van benodigde materiaal, geven van interviews en bijwonen van workshops; het valideren van projectresultaten; het afstemmen, bekendmaking van de projectresultaten binnen de organisatie. Auteur: Pagina 19 van 32
Het product levert inzicht in welke informatie nodig is en welke instantie in principe die informatie kan leveren (informatie-eigenaren). De informatiebehoefte wordt zoveel mogelijk al vertaald naar afgebakende informatieobjecten die afzonderlijk te beheren zijn en aan welke maximaal 1 informatie-eigenaar kan worden gekoppeld. 4.4.2 Analyse informatieaanbod Kerngegevens voor dit product worden samengevat in de volgende tabel. Onderdeel Doel Type product Activiteiten Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitsaspecten Vereiste bijzondere kennis of vaardigheden Relaties met andere producten Analyse informatieaanbod Omschrijving Inzicht verschaffen in hoeverre het informatieaanbod vanuit de informatie-eigenaren en de Nuffic de informatiebehoefte van de instellingen afdekt en afspraken maken over de realisatie van de ontbrekende onderdelen Primair Een verkenning uitvoeren (o.a. door gesprekken) van alle voor de hand liggende partijen die een rol kunnen spelen bij het informatieaanbod Vergelijken van de door instellingen gewenste generieke informatie (informatieobjecten) met de door informatie-eigenaren aangeboden generieke informatie en gap/fit-analyse opstellen Workshops tezamen met de informatie-eigenaren, Nuffic en de instellingen om te bepalen hoe en door wie ontbrekende informatie wordt gerealiseerd. Uitkomst analyse informatiebehoefte Input van informatie-eigenaren Input vanuit Nuffic Tekstdocument Informatiespecialisten Nuffic Informatieanalist (analyse en vastlegging) projectleider (analyse / review) Validatie door Expertgroep analyse informatiebehoefte (instellingen, Nuffic) Validatie door Expertgroep analyse aanbod (informatie-eigenaren, Nuffic) Kennis van informatieaanbod bij informatie-eigenaren ten behoeve van internationale studenten Analyse Informatiebehoefte, Informatiearchitectuur, Ketenproces en ketenafspraken Toelichting: Om te komen tot dit product is de input uit de Analyse informatiebehoefte van het grootste belang. Op basis daarvan moet het mogelijk zijn om de informatie-eigenaren aan te wijzen die nodig zijn om de gevraagde informatieobjecten te kunnen leveren (deels of volledig). De informatieeigenaren zijn o.a. IND en DUO, maar ook de Nuffic (bijv. voor aanvullende uitleg). De overige informatieaanbieders zijn bekend na de Analyse informatiebehoefte. Auteur: Pagina 20 van 32