MS Outlook Module 0 MS Outlook, versie 2000 (UK) Nummer: 261 (17062002) The Courseware Company Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Courseware Company.
VOORWOORD Geachte cursist(e), Van harte welkom bij deze opleiding! Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Voor u ligt het cursusboek waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. Dit boek is tijdens de cursus bedoeld als hulpmiddel. U krijgt daarin een stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Daardoor heeft dit cursusboek (welk uw eigendom is) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin informatie terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens een klassikale training geeft de trainer een duidelijke, centrale uitleg en zal u intensief begeleiden bij het uitvoeren van opdrachten. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Wanneer u vragen heeft of extra uitleg wenst, aarzelt u dan niet de trainer te raadplegen. Tijdens een individuele training heeft de trainer een actiefbegeleidende rol. Hij/zij zal u helpen wanneer u problemen heeft met, of vragen heeft over de leerstof. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!
ALGEMENE CURSUSINFORMATIE Opbouw van het cursusmateriaal Het materiaal voor deze cursus is opgebouwd uit algemene informatie, een of meer modules en een algemene index. De volgorde waarin u de modules kunt doorlopen wordt hieronder getoond in een stroomdiagram. Algemene informatie De algemene informatie is opgebouwd uit: Voorwoord; Algemene cursusinformatie; Algemene inhoudsopgave. Moduleopbouw Elke lesmodule behandelt een specifieke werkzaamheid en komt qua duur overeen met een dagdeel. Iedere module is opgebouwd uit: Hoofdstukken (zie volgende paragraaf); Case (opgave over de gehele module). Hoofdstukopbouw Ook de hoofdstukken hebben een vaste opbouw: Opbouw Inleiding Uitleg Procedures Opgaven Omschrijving Korte tekst over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp. Bespreking van een bepaalde functie of handeling. Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan de computer. Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze procedures zijn handig als naslagwerk. De opgaven zijn beschrijvend. U dient zelf de oplossingen te bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk heeft begrepen. Algemene index In deze index vindt u, op alfabetische volgorde, alle trefwoorden die in het materiaal worden gebruikt. 1
The Courseware Company Module 0 Structuurschema De structuur van de cursus MS Outlook 2000 UK is als volgt: Module 1 Basisbegrippen en mail Module 2 Agenda en taken Module 3 Archiveren en rechten verlenen Module 4 Persoonlijke voorkeuren U kunt aan de hand van dit schema zelf het leertraject uitstippelen. Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd: Symbool/Schrijfwijze Betekenis Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkoefeningen te kunnen maken. In het materiaal wordt ervan uitgegaan dat deze lesbestanden zich bevinden in een speciale "map met lesbestanden" die bekend is bij de cursist. Cursief Hiermee wordt een wetenswaardigheid aangegeven. Hiermee wordt aangegeven dat een bepaalde handeling kan worden uitgevoerd met de rechtermuisknop. Hiermee wordt een waarschuwing gegeven. Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Naast dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken. Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven. " " Tekst die u wordt verondersteld in te typen, is tussen aanhalingstekens geplaatst. Typ alleen de tekst, niet de aanhalingstekens. Hoofdletters Shift+F1 Home, Alle bestands- en mapnamen worden in hoofdletters weergegeven. Toetsencombinaties met een plusteken tussen de toetsnamen geven aan dat u de eerstgenoemde toets ingedrukt moet houden, terwijl u de tweede typt. Toetsencombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat u de toetsen na elkaar moet typen. 2
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Gebruik van scheidingstekens In de verschillende pakketten wordt gebruikgemaakt van scheidingstekens voor: decimale komma, duizendtalpunt en argumentscheider (listseparator). Deze worden in het cursusmateriaal opgenomen zoals ze gelden bij de standaardinstallatie van het betreffende pakket. 3
Algemene Inhoudsopgave Module 1 Basisbegrippen en mail Hoofdstuk 1 Werken in netwerken... 1-1 Bereik van netwerken... 1-1 Terminologie... 1-2 Mogelijkheden van een netwerk... 1-2 Werken in een netwerk...1-2 In- en uitloggen... 1-2 Elektronische post... 1-2 Hoofdstuk 2 Het programma starten... 1-5 MS Outlook starten... 1-5 Het MS Outlookscherm... 1-6 De mappenlijst... 1-7 De Outlook-balk... 1-8 Outlook Today... 1-8 MS Outlook afsluiten... 1-8 Procedures... 1-9 Opgaven... 1-10 Hoofdstuk 3 Help... 1-11 Menu Help... 1-11 Office Assistant... 1-11 Contents en Index... 1-12 De helpknop in dialoogvensters... 1-14 Directe hulp... 1-15 Analyse en herstel... 1-15 Procedures... 1-15 Opgaven... 1-16 Hoofdstuk 4 Maken van een bericht... 1-17 Maken van een bericht... 1-17 Adresseren... 1-18 Onderwerp van een bericht... 1-19 Schrijven van een bericht... 1-19 Tekenopmaak... 1-19 Alinea-opmaak... 1-20 Spellingcontrole... 1-21 Tekst kopiëren... 1-21 Office clipboard... 1-22 Verzenden van een bericht... 1-23 Een verstuurd bericht terughalen... 1-23 De map met concepten... 1-23 Een handtekening maken... 1-24 Een handtekening bewerken... 1-27 Gebruik van meerdere handtekeningen... 1-27 Bericht aanmaken met behulp van een sjabloon... 1-28 Procedures... 1-28 Opgaven... 1-30 Hoofdstuk 5 Behandeling van ontvangen berichten... 1-31 Lezen van een bericht... 1-31 Beantwoorden van een bericht... 1-32 Doorsturen van een bericht... 1-33 5
The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Afdrukken van een bericht... 1-34 Verwijderen van een bericht... 1-35 Bericht markeren... 1-36 Procedures... 1-37 Opgaven... 1-38 Hoofdstuk 6 Extra verzendmogelijkheden... 1-39 Ontvangst- en leesbevestiging... 1-39 Verzendtijd uitstellen... 1-40 Urgentie en gevoeligheid instellen... 1-41 Verlooptijd instellen... 1-42 Procedures... 1-43 Opgaven... 1-45 Hoofdstuk 7 Berichten met bijlagen... 1-47 Bijlagen aan een bericht toevoegen... 1-47 Item meezenden in bericht... 1-48 Bericht met bijlage lezen...1-49 Bewaren van bijlagen... 1-50 Procedures... 1-51 Opgaven... 1-52 Hoofdstuk 8 Weergave van berichten... 1-53 Weergavemogelijkheden... 1-53 Berichten... 1-53 Berichten met Autovoorbeeld... 1-53 Op opvolgingsmarkering... 1-54 Afgelopen zeven dagen... 1-54 Gemarkeerd voor de komende 7 dagen... 1-55 Op discussieonderwerp... 1-55 Op afzender... 1-56 Ongelezen berichten... 1-56 Verzonden aan... 1-56 Berichten in tijdschaal... 1-57 Procedures... 1-58 Hoofdstuk 9 Case... 1-59 Index... 1-61 Module 2 Agenda en taken Hoofdstuk 1 Schermonderdelen Agenda... 2-1 Doelstellingen... 2-1 Map Agenda... 2-1 Dagagenda... 2-1 Werkbalk Standaard... 2-3 Werkbalk Geavanceerd... 2-4 Werkweekagenda... 2-4 Weekagenda... 2-5 Maandagenda...2-6 Snel overschakelen van de ene naar de andere agendaweergave... 2-7 Procedures... 2-7 Opgaven... 2-9 Hoofdstuk 2 Afspraken... 2-11 Afspraak maken... 2-11 Herinnering... 2-12 Terugkerende afspraken maken... 2-13 Terugkerende afspraken wijzigen... 2-14 6
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Exemplaren wijzigen... 2-14 Reeks wijzigen...2-15 Afspraak kopiëren... 2-15 Afspraak verzetten... 2-16 Afspraak verwijderen...2-17 Overzicht actieve afspraken... 2-17 Agendadelen afdrukken... 2-18 Afdrukopties van de agenda instellen... 2-19 Procedures... 2-20 Opgaven... 2-22 Hoofdstuk 3 Vergaderingen... 2-25 Afspraak in een vergadering veranderen... 2-25 Personen uitnodigen en voorzieningen reserveren... 2-26 Vergaderverzoek maken en versturen... 2-27 Vergaderverzoek wijzigen na verzending... 2-28 Vergadering annuleren... 2-28 Terugkerende vergadering maken... 2-29 Vergaderverzoeken beantwoorden... 2-29 Antwoorden op uw vergaderverzoek... 2-30 Procedures... 2-32 Antwoorden op uw vergaderverzoek bekijken... 2-33 Opgaven... 2-34 Hoofdstuk 4 Taken... 2-35 Weergaven van taken... 2-35 Taken maken... 2-37 Eenmalige taak maken... 2-37 Terugkerende taken maken... 2-38 Regelmatig terugkerende taken maken... 2-38 Terugkerende taken op basis van voltooiing... 2-39 Taken wijzigen...2-39 Taken verwijderen... 2-40 Terugkerende taak eenmalig overslaan... 2-40 Verwijderd item terughalen... 2-40 Taakverzoek maken... 2-41 Bestaande taak wijzigen in een taakverzoek... 2-42 Taakverzoeken beantwoorden... 2-42 Taken creëren vanuit andere Outlookonderdelen... 2-43 Procedures... 2-43 Hoofdstuk 5 Evenementen en feestdagen... 2-47 Weergave Evenementen... 2-47 Evenement maken... 2-47 Jaarlijks evenement maken... 2-49 Feestdagen toevoegen en verwijderen... 2-49 Procedures... 2-51 Opgaven... 2-52 Hoofdstuk 6 Weergave van agenda... 2-53 Weergavemogelijkheden... 2-53 Dag/week/maand... 2-53 Dag/week/maand met AutoVoorbeeld... 2-53 Actieve afspraken... 2-54 Evenementen... 2-54 Jaarlijkse evenementen... 2-55 Terugkerende afspraken... 2-55 Op categorie... 2-56 Procedures... 2-56 Hoofdstuk 7 Adresboeken en contactpersonen... 2-57 7
The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Soorten adresboeken... 2-57 Algemene adreslijst... 2-57 Outlook-adresboek... 2-58 Persoonlijk adresboek... 2-59 Volgorde adresboeken... 2-60 Contactpersonen... 2-61 Contactpersoon maken... 2-61 Contactpersoon wijzigen en verwijderen... 2-63 Contactpersoon van hetzelfde bedrijf maken... 2-63 Bericht sturen aan een contactpersoon... 2-63 Contactpersonen sorteren met behulp van velden... 2-63 Activiteiten opnemen in een logboek... 2-64 Handmatig activiteiten opnemen in een logboek... 2-64 Logboek-item koppelen aan een contactpersoon... 2-65 Notities... 2-68 Notities maken...2-68 Notitie wijzigen... 2-68 Weergave van notities... 2-69 Distributielijst... 2-69 Distributielijsten maken... 2-69 Distributielijsten wijzigen... 2-71 Procedures... 2-72 Hoofdstuk 8 Case... 2-75 Index... 2-77 Module 3 Archiveren en rechten verlenen Hoofdstuk 1 Archiveren... 3-1 Instellingen... 3-1 Mappen... 3-2 Mappen maken... 3-2 Mappen wijzigen...3-3 Mappen verwijderen... 3-4 Items in een map plaatsen... 3-4 Items in een map kopiëren... 3-4 Zoeken naar een items...3-4 Procedures... 3-5 Opgaven... 3-7 Hoofdstuk 2 Persoonlijke mappen... 3-9 Persoonlijke map maken... 3-9 Mappen in persoonlijke mappen... 3-10 Persoonlijke map verwijderen... 3-10 Automatisch archiveren... 3-10 Automatisch archiveren instellen... 3-11 Procedures... 3-11 Opgaven... 3-12 Hoofdstuk 3 Openbare mappen... 3-13 Openbare map maken... 3-13 Items toevoegen aan een openbare map... 3-13 Outlookitem aan openbare map toevoegen... 3-14 Bestand aan openbare map toevoegen... 3-14 Bulletin Board... 3-14 Discussie starten...3-14 Reageren op een discussie... 3-15 Discussieoverzicht... 3-15 Procedures... 3-15 8
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company Overzicht van een discussie bekijken... 3-16 Opgaven... 3-17 Hoofdstuk 4 Mappen delen en gebruiken... 3-19 Rechten verlenen... 3-19 Rechten nemen... 3-21 Postbus openen... 3-21 Postbus aan gebruikersprofiel toevoegen... 3-21 Rechten verwijderen...3-23 Procedures... 3-23 Opgaven... 3-24 Hoofdstuk 5 Case... 3-25 Index... 3-27 Module 4 Persoonlijke voorkeuren Hoofdstuk 1 Standaardinstellingen... 4-1 Voorkeuren... 4-1 Standaardinstellingen voor mail... 4-2 Standaardinstellingen voor de agenda... 4-3 Standaardinstellingen voor taken... 4-4 Standaardinstellingen voor de map met contactpersonen... 4-5 Standaardinstellingen voor Notities... 4-5 Profielen en Services... 4-6 Berichtformaten... 4-6 Procedures... 4-7 Opgaven... 4-9 Hoofdstuk 2 Verschillende weergaven... 4-11 Weergave aanpassen... 4-11 Velden... 4-11 Sorteren met behulp van velden... 4-12 Categoriseren... 4-13 Groeperen... 4-13 Subgroepen... 4-14 Groeperen opheffen... 4-15 Filteren... 4-15 Eigen weergave maken... 4-16 Weergave maken op basis van een bestaande weergave... 4-16 Eigen weergave maken... 4-18 Procedures... 4-19 Opgaven... 4-21 Hoofdstuk 3 Afdrukstijlen... 4-23 Afdrukstijl bewerken... 4-23 Afdrukstijl maken... 4-24 Procedures... 4-25 Opgaven... 4-26 Hoofdstuk 4 Regels en afwezigheidsassistent... 4-27 Regels... 4-27 Volgorde van regels... 4-28 Regels verwijderen... 4-29 Afwezigheidsassistent... 4-29 Procedures... 4-31 Opgaven... 4-32 Hoofdstuk 5 Werkbalken en menu's maken en aanpassen... 4-33 9
The Courseware Company Algemene inhoudsopgave Andere werkbalken zichtbaar maken... 4-33 Weergave menu en werkbalken wijzigen... 4-33 Knoppen toevoegen of verwijderen aan werkbalken... 4-34 Een knop bewerken... 4-35 Nieuwe werkbalk maken... 4-36 Menu-items verwijderen, toevoegen of verplaatsen... 4-37 Menu of menu-items verwijderen... 4-37 Menu en menu-items toevoegen... 4-38 Herstellen van aangebrachte wijzigingen in de menubalk... 4-39 Procedures... 4-40 Opgaven... 4-42 Hoofdstuk 6 Case... 4-43 Index... 4-45 Module 5 Integratie Hoofdstuk 1 Office integratie... 5-1 Manieren om gegevens te delen... 5-1 Bestanden converteren of importeren... 5-1 Gegevens plakken, insluiten of koppelen... 5-1 Hoofdstuk 2 Gegevens uitwisselen... 5-3 Importeren van Excel- of Access-bestand... 5-3 Brief voor contactpersoon maken... 5-7 Procedures... 5-10 Opgaven... 5-11 Hoofdstuk 3 Internetgebruik... 5-13 Wat is het Internet... 5-13 Het ontstaan van het World Wide Web... 5-13 Hoe werkt het World Wide Web... 5-13 Intranet... 5-13 Hypertext links... 5-14 Veel voorkomende termen... 5-14 De integratie van Office en het Internet... 5-15 Office Server Extensions... 5-15 Voordelen van OSE:... 5-15 Webmappen... 5-16 Hoofdstuk 4 Outlook en het web... 5-17 Outlook en het Internet...5-17 Een snelkoppeling naar een webpagina toevoegen aan de Outlookbalk... 5-17 Een webpagina toevoegen aan de lijst Favorites... 5-18 Een introductiepagina toewijzen aan een map... 5-18 Outlook en nieuwsgroepen... 5-19 Uitwisselen van contactpersoongegevens (vcard)... 5-19 On line vergaderen met behulp van NetMeeting... 5-19 Vergadering voorzitten... 5-21 Deelnemen aan een vergadering... 5-21 On line vergadering plannen... 5-22 Een vergaderverzoek als icalverzenden... 5-23 Agenda opslaan als webpagina... 5-24 Standaardadres opgeven voor informatie over vrije/bezette tijden... 5-25 Procedures... 5-26 Opgaven... 5-27 Index... 5-29 10
Algemene inhoudsopgave The Courseware Company 11