352733 Beslisdocument college van Peel en Maas Document openbaar: Ja Documentnummer: 1894/2013/8766 Besluitnummer: 9-5.2 Onderwerp: Gemeentelijke televisie uitzendingen - Omroep P&M Advies: 1. Akkoord te gaan met het maken van vijf gemeentelijke televisie uitzendingen, daarbij in acht nemende de in deze memo gestelde doelen, aandachtspunten en argumenten. 2. Akkoord te gaan met de ondertekening van de (concept) coproductieovereenkomst (zie bijlage), inclusief de wijziging zoals aangedragen bij Juridische consequenties. Besluit van het college Peel en Maas: volgens advies aangehouden anders, namelijk: Ondertekening gemeentesecretaris, datum: drs. H. Mensink
Documentnummer: 1894/2013/8766 Besluitnummer: Adviesnota Onderwerp Gemeentelijke televisie uitzendingen - Omroep P&M Advies 1. Akkoord te gaan met het maken van vijf gemeentelijke televisie uitzendingen, daarbij in acht nemende de in deze memo gestelde doelen, aandachtspunten en argumenten. 2. Akkoord te gaan met de ondertekening van de (concept) coproductieovereenkomst (zie bijlage), inclusief de wijziging zoals aangedragen bij Juridische consequenties. Inleiding Al geruime tijd vinden er gesprekken plaats tussen de gemeente en Omroep P&M over de mogelijkheid tot het maken van gemeentelijke televisie uitzendingen 1. In november 2012 is hierover een memo besproken in het college. Naar aanleiding van deze memo is gevraagd om extra informatie over de overall boodschap en afstemming over de onderwerpen 2 met de portefeuillehouders. Hieronder wordt ingegaan op bovenstaande verzoeken. Daarnaast wordt ook meer praktische informatie en achtergrond gegeven over de uiteindelijke invulling van dit project. Doelstelling Algemene doelstellingen: Gemeentelijke communicatie met de inwoners van Peel en Maas stimuleren Televisie is in medialand een laagdrempelig medium. Met de extra mogelijkheid om de uitzendingen ook online weg te zetten, bereikt de gemeente een brede doelgroep. Zo kan zij fysiek en beeldend bekendheid geven aan bepaalde projecten. Ook kan er voorlichting gegeven worden over bepaalde diensten, bijvoorbeeld op het gebied van de ontwikkelingen rondom de decentralisaties of het afvalproject. Bijdrage aan het versterken van de sociale cohesie en sociale innovatie stimuleren Daarnaast kan zij met een juiste programmering een bijdrage leveren aan een sterkere gemeente met meer betrokken burgers aangezien zij worden geïnformeerd over ontwikkelingen en besluitvorming. Dit verhoogt de betrokkenheid, draagvlak en kwaliteit om de dynamiek van Peel en Maas op de deurmat van de burger te brengen. De omroep kan daarmee een rol spelen in het gemeentelijk openbaar debat en de versterking van de lokale democratie. Imagobuilding en promotie De gemeente kan zichzelf in al haar facetten laten zien op een leuke en toegankelijke wijze. Ze kan laten zien hoe we invulling geven aan bepaalde kernwaarden (denk bijvoorbeeld aan zelfsturing, diversiteit en duurzaamheid of dienstverlening). 1 Waar uitzending staat kan ook programma worden gelezen. 2 Waar onderwerp staat kan ook tv-item worden gelezen, en vice versa. Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/8766 Pag. 2 van 7
SMART-doelstellingen: Omroep P&M faciliteren in de verdere professionalisering van hun expertise en capaciteiten rondom televisie uitzendingen Een kwalitatief sterke lokale omroep die sterk samenwerkt met andere omroepen in de regio Noord Limburg kan burgers, ondernemers en maatschappelijke organisatie duidelijk en onafhankelijk informeren. Ten minste 10% van de respondenten (Burgerpanel, enquête, etc.) heeft ten minste 3 gemeentelijke televisie uitzendingen gezien. 60% van de respondenten die een of meerdere uitzendingen heeft gezien, geeft aan de gemeentelijke uitzendingen van toegevoegde waarde te vinden op het huidige communicatieaanbod. 60% van de respondenten die een of meerdere uitzendingen heeft gezien, geeft aan een beter beeld te hebben gekregen van dat wat de gemeente doet. Om te onderzoeken of de doelen zijn bereikt worden o.a. de volgende evaluatiemiddelen ingezet: Burgerpanel, enquête op gemeentelijke website, onderzoek Omroep Peel en Maas. Relatie (programma)begroting Programma Doelstelling Divers: communicatie over projecten, ontwikkelingen en diensten wordt in alle programma s aan de orde gesteld. De gemeentelijke uitzendingen kunnen het huidige communicatie aanbod op dit gebied versterken. 11.D - Paragraaf bedrijfsvoering: Onze organisatie is vooral extern gericht. Samenwerking, overleg en communicatie met inwoners en diverse partners is daarin belangrijk. Wij verzorgen onze marketing en communicatie prima. Argumenten Gemeentelijke uitzendingen 1.1 2013 vormt een proefjaar voor de gemeentelijke uitzendingen. 1.2 Ingezet wordt op een afname van minimaal 5 uitzendingen in 2013. 1.3 Omroep P&M faciliteert het programma in technische zin en zendt het uit. 1.4 Er is één gemeentelijke contactpersoon voor de uitzendingen. Evaluatie 2.1 Na een vijftal uitzendingen vindt een evaluatie plaats Dit om te onderzoeken of de bovengestelde doelen zijn bereikt, en hoe de (interne en externe) samenwerking verloopt. Onderwerpen uitzendingen 3.1 De inhoudelijke (eind)redactie ligt bij de gemeente Peel en Maas. 3.2 De omroep heeft journalistieke onafhankelijkheid. Als zendgemachtigde wordt de omroep te allen tijde verantwoordelijk gehouden voor wat zij verspreidt via haar kanalen. (denk bijvoorbeeld aan reclame uitingen, producten aanprijzen, werving, en racisme). 3.3 Kernbegrippen voor de inhoud van de uitzendingen zijn: kwaliteit en actualiteit, geloofwaardig, objectief en opbouwend, herkenbaar voor burgers, aantrekkelijk en gevarieerd. Onze kernwaarden vormen boven dit alles een paraplu. 3.4 Geen politieke promotie en/of profilering van partijen en/of politieke personen. Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/8766 Pag. 3 van 7
3.5 Er is veel aandacht voor de gemeenschap. 3.6 De werkwijze van de vaststelling van onderwerpen is als volgt: Teamleiders worden gevraagd door verantwoordelijke vanuit communicatie om onderwerpen aan te dragen. Na inventarisatie wordt door verantwoordelijke programmeringvoorstel gemaakt Terugkoppeling met teamleiders, portefeuillehouders en adviseurs communicatie Akkoord op programmering door college. Er blijft ruimte voor wijzigingen mocht dat nodig zijn. Bovenstaande werkwijze is een jaarlijks terugkerend proces 3.7 Voorstel onderwerpen uitzendingen 2013 In 2012 is de eerste stap van bovenstaande werkwijze uitgevoerd. Hieronder volgt het daaruit voortvloeiende programmeringvoorstel. Hierbij is o.a. rekening gehouden met de aantrekkelijkheid en beeldendheid van de onderwerpen voor de kijker, de verdeling over portefeuilles, en de actualiteit van de onderwerpen. Onderstaande lijst is dus een voorstel en kan wanneer nodig of wenselijk nog worden aangepast. Definitieve terugkoppeling (stap 3) zal nog plaatsvinden, zowel in het voortraject als tijdens de daadwerkelijke voorbereidingen voor de uitzendingen. Teletekst In november 2012 heeft Omroep P&M een verzoek gestuurd naar de gemeente om gebruik te maken van teletekst. Geadviseerd wordt om zelf geen actieve rol op te pakken voor wat betreft gebruik en inhoudelijk vullen van dit communicatiemiddel. Hieronder onze overwegingen: 4.1 Onze website is ons officiële communicatiekanaal voor nieuws, bekendmakingen, etc. Het is dan ook onwenselijk om zelf een tweede kanaal bij te houden waarop nieuws en bekendmakingen worden gepubliceerd. 4.2 Als gemeente kunnen we de omroep wel actief voorzien van informatie en nieuws. Dit kunnen zij zelf op teletekst plaatsen. Momenteel gebeurt deze aanlevering bijvoorbeeld al door het versturen van persberichten en het wekelijkse gemeentenieuws naar de omroep. 4.3 Een eerdere overweging om teletekst in te zetten, was dat er na digitalisering van het gemeenteblad reacties van burgers kwamen over deze elektronische werkwijze. Het afgelopen jaar hebben we echter niet of nauwelijks meer reacties ontvangen van inwoners over onze digitale publicatie wijze. 4.4 We verwachten dat publicatie van officiële bekendmakingen via teletekst onoverzichtelijk en onduidelijk is vanwege de aard en lengte van deze bekendmakingen. 4.5 Het is niet de rol van de gemeente om een voortrekkersrol op zich te nemen in het gebruik van teletekst. In het kader van zelfsturing is het een taak van de omroep en de keuze van verenigingen, stichtingen, en maatschappelijke organisaties zelf, om gebruik te maken van dit medium. Een bijdrage van de gemeente moet geen voorwaarde zijn voor de opzet van een dergelijk middel. Kort nieuwsblok 5.1 Via een kort nieuwsblok (tekst-tv) kan er met relatieve kleine tijd en financiële investering extra informatie worden verstrekt aan de kijkers over gemeentelijke producten (Bijv. onderhoudswerkzaamheden, wijzigingen in kosten paspoort). Deze informatie staat los van de thema s van de uitzendingen, en dient als extra dienst voor de inwoner. Kanttekeningen 1. Relatie met de wissels om Als overheid verandert onze rol en positie ten opzichte van de burgers de komende jaren. Dit proces (lees: de wissels om ) is nu al volop ingezet en wordt vormgegeven. In deze context moeten we ook de gemeentelijke uitzendingen plaatsen. Is het maken van uitzendingen echt een kerntaak van ons, of moeten we de maatschappij en andere Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/8766 Pag. 4 van 7
organisaties hierin hun werk laten doen? En heeft de omroep ook bestaansrecht wanneer wij ons er niet mee bemoeien? Belangrijk is om te kiezen voor een gezonde balans. 2. Onduidelijk bereik omroep P&M binnen de gemeente Peel en Maas Om te achterhalen of de gemeentelijke uitzendingen van meerwaarde zijn, is het belangrijk om een beeld van het bereik te hebben. Kijk- en luistercijfers van lokale omroepen zijn echter niet beschikbaar of gekleurd. Evaluatie zal dus via andere wegen moeten gebeuren (bijvoorbeeld het Burgerpanel of een enquête op de website). Hierna kunnen we een beslissing nemen over het nut en noodzaak van de afname van zendtijd. 3. Plaats gemeentelijke uitzendingen in totale programmering omroep De Omroep is gevraagd aan te geven welke plaats een gemeentelijke uitzending in de totale programmering krijgt. Ten eerste moet de gemeente niet de enige partner zijn waarvan uitzendingen te zien zijn (zie ook het eerste punt Relatie met de wissels om ). Daarnaast is een aantrekkelijke (lees: diverse en volle) programmering voor alle programma s van toegevoegde waarde. Je moet de kijker iets te bieden hebben, zodat hij of zij terug komt. De omroep heeft concrete stappen ondernomen op dit gebied en is hun programmering aan het invullen en uitbreiden. Dit juichen wij als gemeente toe. Ook in de toekomst is het van belang dat dit blijft gebeuren. 4. Reclamecampagne om inwoners te wijzen op de gemeentelijke uitzendingen Inwoners zijn nog niet vertrouwd met lokale televisie uitzendingen. Het geven van bekendheid aan dit nieuwe communicatiekanaal zal daarom tijd kosten. De Omroep heeft de lead in het nemen van actie op dit gebied. In het kader van uitbreiding van hun zenderactiviteiten heeft dit momenteel hoge prioriteit. Financiën De gemeente koopt bij Omroep P&M zendtijd in voor de gemeentelijke televisie uitzendingen. Daar zijn onderstaande kosten aan verbonden (excl. 21% BTW). Met de teams is afgesproken dat zij de tv-items zelf financieren. Hiermee is dus al rekening gehouden in de begroting. Technische kosten per tv-item: 720 (2013) 3.600 Uitzendkosten (2013) In 2013 worden vanwege het proefjaar nog geen uitzendkosten berekend. Het is namelijk nog onvoldoende inzichtelijk wat de daadwerkelijke n.v.t. uitzendkosten zullen zijn. Vormgevingspakket (eenmalige kosten) 750 Kort nieuwsblok: per uitzending 300, - (optioneel) 1.500 Inkoop redactionele ondersteuning (optioneel) Totaal voor 5 uitzendingen 5.850 (incl. nieuwsblok en excl. ondersteuning) prijs op aanvraag Juridische consequenties Als de gemeente investeert en televisie uitzendingen gaat afnemen dan is een samenwerkingsovereenkomst nodig; de zogenaamde coproductieovereenkomst. Een modelovereenkomst is hiervoor beschikbaar gesteld door de VNG en OLON. Deze is ook getoetst aan de relevante wetgeving door het Commissariaat voor de Media. Ook voor de samenwerking tussen de gemeente Peel en Maas en de Omroep P&M wordt deze overeenkomst afgesloten. Onze juridische adviseurs hebben de coproductieovereenkomst nagekeken. Hierbij kwam één aandachtspunt naar voren. Overwegende, punt 3: Krachtens de Mediawet 2008 bepaalt de Omroepinstelling, onverminderd het bij of krachtens deze wet bepaalde, vorm en inhoud van haar programma en is verantwoordelijk voor wat in haar zendtijd wordt uitgezonden. Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/8766 Pag. 5 van 7
Opmerking: in de uitgangspunten is gesteld dat de gemeente de vorm en inhoud van haar programma bepaalt. De omroep zorgt voor de technische ondersteuning. Dit is in strijd met bovenstaande. Echter deze voorgestelde verdeling van taken zou aangepast kunnen worden in de overeenkomst. Belangrijk blijft wel dat de omroep uiteindelijk redactionele vrijheid heeft. Dit betekent en is ook in de uitgangspunten vertaald als: als zendgemachtigde wordt de omroep te allen tijde verantwoordelijk gehouden voor wat zij verspreidt via haar kanalen. (denk bijvoorbeeld aan reclame uitingen, producten aanprijzen, werving, en racisme). Dit is echter niet in strijd met die zaken die de gemeente qua inhoud en vorm zou willen aandragen. Communicatie De gemeentelijke televisie uitzendingen zijn een product van het cluster communicatie. Eén persoon vanuit dit cluster is (eind)verantwoordelijk voor contacten richting Omroep P&M en de interne organisatie, de samenhang, planning, en uitvoer van de gemeentelijke uitzendingen. De gemeentelijke verantwoordelijke heeft eindregie, en bepaalt door professionaliteit de urgentie, prioriteit en inhoud van een uitzending. Uitvoering Wat? Tekenen coproductieovereenkomst Naar buiten treden over samenwerking Opstellen programmaconcept Vormgeving Definitieve onderwerpkeuze Voorbereiden opnames Opnamedagen Eerste uitzending Evaluatie Begin maart Begin maart Maart Maart Maart Maart-April April April / Mei November Wanneer? Formulering besluit t.b.v. openbare besluitenlijst Het college gaat akkoord met het maken en uitzenden van minimaal vijf gemeentelijke televisie uitzendingen in 2013. Hiermee wil de gemeente Peel en Maas op een leuke en toegankelijke manier haar inwoners informeren over haar projecten en ontwikkelingen. Samen met Omroep P&M worden de uitzendingen gemaakt en uitgezonden. Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/8766 Pag. 6 van 7
Documentnummer: 1894/2013/8766 Besluitnummer: Collegevoorstel ROUTINGBLAD Van team: Communicatie Portefeuillehouder: Burgemeester Opgesteld door: Marieke Verstappen Datum: Wijziging: 27-02-2013 13:47 Paraaf Teammanager: Als Bijlage bijgevoegd: Documentnummer: 1894/2013/ (van iedere bijlage het documentnummer vermelden) Overleg gepleegd met: Advies ingewonnen bij Advies en Control: Overleg gehad met communicatieconsulent? Meezenden Ter inzage leggen Resultaat: Resultaat: Ja Is de Wet KPB van toepassing? (zie toelichting/formulier WKPB op intranet) NEE Voorstel naar: nvt Redactionele samenvatting (in overleg met PHO/teammanager): Na vaststelling doorgeleiden naar de gemeenteraad: Nee Nee Collegevoorstel Gemeente Peel en Maas 1894/2013/8766 Pag. 7 van 7