Beslisdocument college van Peel en Maas

Transcriptie

1 Beslisdocument college van Peel en Maas Document openbaar: Ja Zaaknummer: 1894/2016/ Documentnummer: 1894/2016/ Besluitnummer: Onderwerp: Samenwerkingsovereenkomst Aanbesteden Gemeenschappelijke VTH Applicatie RUD Limburg Noord Advies: 1 Sluiten van een samenwerkingsovereenkomst voor de aanbesteding van een gemeenschappelijke applicatie voor taken binnen de RUD Besluit van het college Peel en Maas: volgens advies aangehouden anders, namelijk: Ondertekening gemeentesecretaris, datum: drs. H. Mensink

2 Zaaknummer: 1894/2016/ Documentnummer: 1894/2016/ Besluitnummer: Adviesnota Onderwerp Samenwerkingsovereenkomst Aanbesteden Gemeenschappelijke VTH Applicatie RUD Limburg Noord Advies 1 Sluiten van een samenwerkingsovereenkomst voor de aanbesteding van een gemeenschappelijke applicatie voor taken binnen de RUD Inleiding In het informatieplan van de Regionale Uitvoerings Dienst (RUD) Limburg Noord is aangetoond en uitgewerkt dat de noodzaak om informatie uit te wisselen en te delen in het samenwerkingsnetwerk steeds groter wordt. Dit leidt er toe onze informatievoorziening te standaardiseren, processen op elkaar af te stemmen en samen aan te sluiten op landelijke voorzieningen. Op dit moment zien we dat in het fysieke domein informatie veelal nog versnipperd in de diverse backoffice applicaties van de partijen aanwezig is en dat het delen van die informatie in de reguliere werkuitwisseling maar ook bijvoorbeeld in crisissituaties moeizaam gaat. Informatievoorziening en de uitwisseling van informatie is een belangrijke pijler voor het functioneren van de RUD Limburg Noord en klantgericht werken. Daar komt bij dat de komst van de Omgevingswet medio 2018 naar verwachting tot aanzienlijke veranderingen in het omgevingsrecht zal leiden en daarmee ook tot aanpassingen in de inrichting en uitvoering van processen binnen vergunningverlening, toezicht en handhaving. Bovendien is ook aanleveren van gegevens aan landelijke voorzieningen als Inspectieview en aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) straks verplicht. Om deze uitdagingen op een uniforme manier het hoofd te kunnen bieden voorziet dit voorstel in de totstandkoming van een samenwerkingsovereenkomst om één gemeenschappelijk informatiesysteem samen met de RUD-partners aan te besteden. Doelstelling Samenwerken op het gebied van informatievoorziening binnen de RUD Limburg Noord. Met als resultaat: delen van informatie of een geüniformeerde manier, harmonisatie in werkprocessen en daarmee gelijke behandeling van en dienstverlening aan bedrijven en inwoners, met te behalen efficiency en kostenbesparingen. Relatie (programma)begroting Dit voorstel draagt bij aan de realisatie van de volgende doelstelling en uitvoeringsafspraak uit de (programma)begroting: 1.3: Vergunningen en toezicht: o o o Gestructureerd, tijdig en rechtmatig, uitvoeren van integrale vergunningverlening en toezicht conform wettelijke landelijke kwaliteitscriteria, richtlijnen en normen, lokale voorschriften en beleidsregels verkorten van processen en procedures. efficiënter toezicht op de naleving van voorschriften: betere afstemming met toezichtspartners 5.4: Integrale handhaving: inzetten instrumenten in samenwerking met handhavingspartners Gemeente Peel en Maas 1894/2016/ Pagina 2 van 6

3 Argumenten 1.1 Samenwerking bij aanbesteding is conform bestuurlijke afspraken BO RUD Het Bestuurlijk Overleg van de RUD Limburg Noord heeft in het overleg van 5 juni 2015 ingestemd met het starten met de voorbereidingen van het aanbestedingstraject van een VTH-voorziening. Dit zo mogelijk in samenwerking met de Provincie, de RUD Zuid-Limburg en de Veiligheidsregio Limburg Noord. Daarbij hebben de deelnemers uitgesproken dat gewerkt gaat worden met één gezamenlijke VTH-voorziening. Aanvullend werd afgesproken dat als uitgangspunt geldt dat we dit gezamenlijk in de markt zetten en er geen escapes ingebouwd worden. Overigens is inmiddels bekend dat behandeling van een voorstel over het sluiten van deze samenwerkingsovereenkomst in Gedeputeerde Staten van Limburg en in de colleges van de gemeenten Beesel, Bergen, Gennep, Horst aan de Maas, Mook en Middelaar, Nederweert, Venlo, Venray en Weert eind maart al tot positieve besluitvorming heeft geleid en dat genoemde partners tot ondertekening zullen overgaan. 1.2 Op basis van een uitgevoerde business case kunnen kwalitatieve en kwantitatieve voordelen worden behaald. Het aanbesteden van een gemeenschappelijke VTH-applicatie waar alle partijen in de keten gebruik van maken heeft een aantal voordelen zoals: integrale beschikbaarheid van inhoudelijke en procesmatige informatie in de VTH-keten; minder fouten als gevolg van de uitwisseling van informatie en een betere opbouw van dossiers en archieven; kwaliteitsverbetering van de (digitale) dienstverlening naar bedrijven en burgers; gemakkelijker inrichten van gemeenschappelijk ketenprocessen voor de Omgevingswet en aansluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet; bundeling van expertise zowel bij de aanbesteding als in de beheerfase levert voordelen op; ontzorgen van de deelnemende partijen. Ook blijkt uit de businesscase dat kostenbesparing mogelijk is door gezamenlijk een gemeenschappelijke applicatie aan te besteden en de lokale VTH-systemen uit te faseren. 1.3 Een gezamenlijke voorziening leidt naar verwachting tot kostenbesparingen Kostenbesparing door gezamenlijke aanbesteding en gemeenschappelijk gebruik en beheer van een VTH applicatie is mogelijk door: gezamenlijke aanbesteding: uit referenties blijkt dat de kosten bij aanbesteding met meerdere partijen substantieel lager zijn en door de omvang van de opdracht het opdrachtgeverschap naar de leverancier(s) steviger kan worden neergezet; besparing op functioneel en technisch beheer en op het onderhoud van de VTH voorziening: het is goedkoper om één gemeenschappelijke informatievoorziening operationeel te houden en aan te blijven passen aan landelijke standaarden en wetswijzigingen (o.a. Omgevingswet) dan dat elke gemeente en de provincie dat voor haar eigen systeem(en) moet doen; efficiëntiewinst als gevolg van het standaardiseren en harmoniseren van de processen; efficiënte inzet van medewerkers binnen de VTH-werkprocessen vanwege een uniforme gebruikersinterface en - werkwijze. Gemeente Peel en Maas 1894/2016/ Pagina 3 van 6

4 Kanttekeningen 1.1 Onduidelijkheid in kosten(besparing) De daadwerkelijke realisatie van de genoemde te behalen voordelen en de absolute bedragen die daarbij horen zijn ondanks de uitgevoerde business-case bij de partners niet in beton gegoten. Diverse partners konden namelijk geen (harde) cijfers overleggen over kosten voor huidige systemen, vooral over implementatie en beheer ontbraken deze. In plaats daarvan zijn dus gefundeerde aannames gedaan. Daarnaast bestaat er vooralsnog onduidelijkheid over de kosten. Zowel het model ter verrekening van de kosten van het project bij de deelnemende partners als het aanbestedingsbedrag zijn nog onduidelijk (zie onderdeel financiële consequenties hier na). De stuurgroep beslist nog over het verrekenmodel en het aanbestedingsbedrag (plafond) zal op basis van een door partners op te stellen programma van eisen duidelijk worden. Zoals vermeld is er vóór de aanbesteding wel nog een go-no go moment, waarin hier nadrukkelijk op wordt ingegaan. 1.2 Spanning op relatie met huidige processen en lokale handelwijze Het past in onze houding binnen het netwerk om de ambitie te onderschrijven die streeft naar zoveel mogelijk gemeenschappelijkheid in de procesgang bij de verschillende deelnemers. Harmonisatie in procesinrichting en wijzen van werken bevordert efficiënt werken binnen het netwerk en kan ook kostenbesparend zijn bij de inrichting van de toekomstige applicatie. Anderzijds weten we nu hoe ons huidige systeem de afhandeling van onze taken faciliteert. Daarbij is geïnvesteerd in lokale producten, sjablonen, relaties en koppelingen met bestaande andere lokale systemen (financiën, GEO, zaaksysteem etc). De genoemde ambitie en gewenste uniformering binnen het netwerk mag daarom niet ten koste gaan van onze huidige bereikte kwaliteit en het niveau van dienstverlening. We willen dat minimaal continueren en waar mogelijk verbeteren. Het is daarom zaak bij het programma van eisen en de aanbesteding hier nadrukkelijk aandacht aan te besteden. Financiële consequenties Dit voorstel voorziet in het aangaan van een samenwerkingsovereenkomst voor de aanbesteding. Het plan van aanpak kent een door de stuurgroep vast te stellen model voor het verrekenen van de projectkosten. Met het ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst gaat uw college akkoord met dit (nog te bepalen) verrekenmodel. Wat ons daadwerkelijke aandeel in de kosten zal zijn is niet vooraf te bepalen, omdat nog niet duidelijk hoeveel partners daadwerkelijk mee zullen doen aan deze aanbesteding. Ook kan nog geen inschatting gemaakt worden van de kosten die daadwerkelijk verrekend zullen gaan worden. Deze kosten hangen onder meer af van of en hoeveel externe ondersteuning moet worden aangewend (wanneer deze expertise bij partners ontbreekt, of niet door partners ingebracht wordt binnen het project) en de wijze waarop hosting van de applicatie zal plaatsvinden. Uitgangspunt van Peel en Maas hierbij is een wezenlijke bijdrage te leveren in de diverse werkgroepen. Enerzijds om de kosten beheersbaar te houden. Anderzijds om onze expertise beschikbaar te stellen binnen de samenwerking, waarbij meedoen ook input en sturing garandeert op het gewenste resultaat. Randvoorwaarde hierbij is dat er geen terugval mag zijn in de kwaliteit en het niveau van dienstverlening dat we met onze huidige lokale applicatie realiseren. Hosting binnen Peel en Maas van de toekomstige centrale applicatie is op basis van een intern ICTadvies niet aan te bevelen. Niet omdat we dat niet zouden kunnen maar omdat we externe hosting voor een gemeenschappelijke applicatie (bv. bij de leverancier in the cloud ) als efficiënter en duurzamer zien. Gemeente Peel en Maas 1894/2016/ Pagina 4 van 6

5 Juridische consequenties Door ondertekening van de bijgevoegde samenwerkingsovereenkomst stemt u in met het gezamenlijk starten van de aanbesteding van een gemeenschappelijke VTH-applicatie met in acht neming van de in de overeenkomst vastgelegde bevoegdheden, verantwoordelijkheden en afspraken van en tussen de partijen over het project. De Provincie Limburg is bereid om als coördinator en penvoerder van de aanbesteding op te treden. Wanneer uw college besluit de overeenkomst aan te gaan committeren we ons aan de samenwerking en is het inherent dat we ook mee doen in de toekomstige implementatie en het beheer van de gemeenschappelijke applicatie. NB: het projectplan Allen voor Eén betreft alleen de aanbesteding en de gunning. Implementatie van de VTH-applicatie valt niet binnen dit project. Er is nog een go-no go moment in het proces ingebouwd vóór de daadwerkelijke start van de aanbesteding. Op het moment dat de Aanbestedingsleidraad met een financieel plafondbedrag door de projectgroep is opgesteld en door de Stuurgroep is geaccordeerd, zullen deze documenten inclusief een financiële verdeelsleutel (verrekenmodel) aan alle partijen voorgelegd worden. Elke individuele partij beslist op dat moment om al dan niet definitief mee te doen in de aanbesteding en gaat akkoord met de Aanbestedingsleidraad en het vastgestelde financiële plafondbedrag. Indien een partij er op dat moment voor kiest om niet mee te doen in de aanbesteding is de partij niet langer partij bij deze overeenkomst. Communicatie Er heeft geen afstemming plaatsgevonden met de communicatieconsulent omdat het onderwerp een bedrijfsinterne aangelegenheid betreft over de informatievoorziening bij de uitvoering van VTH taken binnen het samenwerkingsverband. Uitvoering Na besluitvorming kan de samenwerkingsovereenkomst door alle partijen worden ondertekend, waarna uitvoering conform de planning van het plan van aanpak plaats kan vinden (zie bijlagen). Qua planning is het de intentie om in 2016 aan te besteden en om in 2017/2019 gefaseerd te implementeren zodat deelnemers die dat wensen voor de start van de Omgevingswet (voorzien in 2018) over de nieuwe applicatie kunnen beschikken. Het moment van implementatie/afname zal binnen deze periode door elke deelnemer zelf kunnen worden bepaald. Formulering besluit t.b.v. openbare besluitenlijst Burgemeester en wethouders sluiten een samenwerkingsovereenkomst voor het aanbesteden van een gemeenschappelijke applicatie voor taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving binnen de netwerk Regionale Uitvoerings Dienst Limburg Noord. Gemeente Peel en Maas 1894/2016/ Pagina 5 van 6

6 Zaaknummer: 1894/2016/ Documentnummer: 1894/2016/ Besluitnummer: Collegevoorstel ROUTINGBLAD Van team: Vergunningen, Toezicht en Handhaving Portefeuillehouder: Arno Janssen Opgesteld door: Jan van der Biesen Datum: 5 april 2016 Wijziging: 6-april :47 Paraaf Teammanager: Als Bijlage bijgevoegd: Documentnummer: 1894/2016/765148: Samenwerkingsovereenkomst Aanbesteding Gemeenschappelijke VTH Applicatie 1894/2016/765144: Plan van aanpak Allen voor Eén 1894/2016/765146: Allen voor Eén veelgestelde vragen 1894/2016/765145: AVE (overzicht tijdplanning) Meezenden Ter inzage leggen Overleg gepleegd met: Rob Timmermans, Herman Korsten, Bulent Güclü Advies ingewonnen bij Advies en Control: ja, Frank vd Vondervoort Overleg gehad met communicatieconsulent? Resultaat: verwerkt in advies Resultaat: verwerkt in advies Is de Wet KPB van toepassing? (zie toelichting/formulier WKPB op intranet) Voorstel naar OR/GO: Redactionele samenvatting (in overleg met PHO/teammanager): Na vaststelling doorgeleiden naar de gemeenteraad: Niet van toepassing Gemeente Peel en Maas 1894/2016/ Pagina 6 van 6