3 december 2012 Beste leverancier, Bij Warner Bros. streven wij er continu naar om de kwaliteit, de efficiëntie en de service te verbeteren. Daarom gaan wij binnenkort gebruik maken van het elektronische factureringssysteem, een belangrijke vernieuwing van onze leveranciersboekhouding. Voordelen van het gebruik van e-facturering: Facturen kunnen niet meer kwijtraken Kostenbesparing bij de verwerking Minder papierverbruik Juiste gegevens alle gegevens worden direct overgenomen Factuur en de status van de betaling staan in het leveranciersportaal Warner Bros. accepteert nu elektronische facturen van onze leveranciers via het OB10-netwerk. Alle facturen moeten elektronisch via het OB10-netwerk worden ingediend. U moet de volgende stappen doorlopen: Datum Evenement Wat er gebeurt 17 december 2012 Datum van de verplichting Serviceovereenkomst moet ondertekend zijn en het testbestand moet naar OB10 gestuurd zijn. 18 februari 2013 Tijdslimiet De papieren facturen die na deze datum worden ontvangen worden als niet conform beschouwd. Alle facturen moeten elektronisch via OB10 worden ingediend. Er wordt van u verwacht dat u aan dit proces deelneemt. Houd er rekening mee dat doorgaan met het indienen van papieren facturen een impact zal hebben bij toekomstige aankoop beslissingen, en dat e-facturering ook een vereiste zal zijn voor alle nieuwe contracten. N.B.: productie-gerelateerde facturen kunnen niet via OB10 worden ingediend en moeten nog steeds naar de gebruikelijke postadressen worden gestuurd. De volgende stappen Over een paar dagen neemt iemand van OB10 contact met u op om u verdere toelichtingen te verschaffen over dit programma en te beginnen met de registratie van uw bedrijf. Wij verwijzen naar de aangehechte "Veel voorkomende vragen (FAQ)" en de kosten die verbonden zijn met de aanmelding. Raadpleeg voor meer informatie http://www.ob10.com/warnerbroseu. Mocht u reeds willen beginnen, dan kunt u contact opnemen met OB10 door nummer +31 (0)20-7121385 te bellen of een e-mail te sturen naar Warnerbros.registrationEU@ob10.com. Klik hier voor meer informatie. Wij verwachten dat u uw facturen binnenkort via OB10 gaat versturen en zullen voor een zo efficiënt mogelijke betaling zorgen. Hartelijke groeten, Leon Pilosof Adjunctdirecteur, Inkoopgroep Warner Bros. Entertainment Inc. Dale Ridge Adjunctdirecteur en Internationaal proceseigenaar, AP Warner Bros. Entertainment Inc. 1
Veel voorkomende vragen (FAQ) Wat is elektronisch factureren? Elektronisch factureren (e-invoicing, e-facturering) is een communicatiemethode waarmee Warner Bros. de factuurinformatie direct per internet van de leveranciers ontvangt, zodat de facturen niet meer op papier afgedrukt en per post verstuurd hoeven te worden. Wij kozen voor OB10 omdat deze firma de leveranciers de beste en meest soepele service biedt die de normale gang van zaken zo min mogelijk onderbreekt. Waarom gaat Warner Bros. over op elektronisch factureren? Elektronisch factureren werkt kostenbesparend omdat de dagelijkse verwerking van het grote aantal papieren facturen dat dagelijks ontvangen werd ingewikkeld en kostbaar was. Bij dit nieuwe proces kunnen de facturen beter worden getraceerd, worden minder fouten gemaakt en wordt het proces voor Warner Bros. en de leveranciers efficiënter. Is facturering via OB10 een vereiste om met Warner Bros. zaken te doen? Wat gebeurt er als ik doorga met het opsturen van papieren facturen? Ja. E-facturering is een vereiste om met Warner Bros. zaken te doen. Alle leveranciers worden gecontacteerd om binnen de volgende maanden met OB10 te gaan werken. In de tijd waarin u met OB10 uw registratie in orde maakt, zal Warner Bros. uw papieren facturen blijven verwerken. Wij verzoeken u geen papieren facturen meer te versturen zodra u via OB10 elektronische facturen kunt verzenden. Papieren facturen die na 18 februari 2013 worden opgestuurd worden als niet-conform beschouwd en hiermee zal bij toekomstige aankoop beslissingen rekening gehouden worden. Ik stuur al een aantal factureringsgegevens direct naar andere klanten dan Warner Bros.; kan ik EDI/XML facturen direct naar Warner Bros. zenden? EDI en XML zijn voor wat OB10 betreft alleen maar gegevensindelingen. U kunt dit voorkeursformaat dus gebruiken om de gegevens naar OB10 te sturen als u de geïntegreerde oplossing wilt gebruiken. Warner Bros. neemt geen elektronische gegevens direct van de leveranciers aan, aangezien wij van OB10 één enkel geconsolideerd factuurbestand ontvangen dat de facturen van al onze leveranciers zal bevatten. Ik stuur nu ondersteunende documenten met de papieren facturen mee, moet ik dat ook doen als ik e-facturen ga indienen? Ja. Voor e-facturen is dezelfde ondersteunende documentatie nodig als voor papieren facturen. De ondersteunende documentatie kan als bijlage aan de e-facturen worden gehecht en moeten in TIFF-formaat worden ingediend. Stel ik e-facturen op dezelfde manier op als papieren facturen? Ja. Voor PO-facturen checkt Warner Bros. de factuurregel met de PO-regel. Daarom moet de factuurregel het regelnummer bevatten van de PO die u van Warner Bros. hebt gekregen. Als de PO bijvoorbeeld twee regels heeft, #10 en #20, moet PO-regel #10 of #20 vermeld worden in het PO regelnummerveld voor elke detailregel van de factuur. Op deze manier kan uw factuur op de juiste manier gematched en verwerkt worden. Als een PO-regelnummer niet op uw factuur kan worden vermeld, moet u een factuurregel verstrekken met identieke regelbeschrijvingen, stukprijs en meeteenheid (UOM) die overeenkomen met de PO-regels van Warner Bros. die u factureert. Moet ik software installeren? Nee. De oplossing van OB10 is eenvoudig te gebruiken. De gegevensoplossing van OB10 werkt niet met verplichte gegevensstandaarden maar accepteert facturen in elk formaat en in elke bestandsstructuur. Wat gebeurt er als ik geen systeem heb dat elektronische facturen kan aanmaken? U krijgt toegang tot de beveiligde internetsite van OB10 en kunt daar gebruik maken van een online formulier. U hoeft geen software te installeren. U hoeft alleen maar te beschikken over een internetverbinding en een standaard browser. 2
Kan ik de elektronische facturen van OB10 naar andere klanten sturen? Ja, als deze deel uitmaken van het OB10-netwerk. Ik ben van plan mijn factureringssysteem te veranderen; kan ik wachten totdat ik op OB10 overga? Het OB10-netwerk accepteert alle inkomende gegevensindelingen en u kunt u dus bij het netwerk aansluiten en de facturen versturen. Wanneer u klaar bent om uw nieuwe software in gebruik te nemen, zegt u dat tegen OB10 en zorgen zij ervoor dat het netwerk gewijzigd wordt. Zijn er kosten verbonden met dit elektronische factureringssysteem en zo ja, waarom betaalt Warner Bros. deze dan niet? Warner Bros. koos voor het OB10-netwerk omdat dit voor onze leveranciers het meest praktische en soepele is. De prijs wordt door OB10 bepaald en alle kosten worden direct door de leverancier aan OB10 voldaan. Een vertegenwoordiger van OB10 zal uitvoerig met u de prijsstructuur overleggen. Waar kan ik meer informatie krijgen over de activiteiten van OB10? Raadpleeg http://www.ob10.com/warnerbroseu of bel +31 (0)20-7121385 Hoe moet ik beginnen? Neem contact op met Warnerbros.registrationEU@ob10.com of bel +31 (0)20-7121385. Zeg tegen de contactpersoon dat u een Warner Bros. leverancier bent en klaar bent om te beginnen. Een vertegenwoordiger van OB10 neemt binnenkort ook contact op met u. 3
1 / 4 Elektronische facturering en een overzicht van de opties Meld u nu aan bij OB10 en profiteer van de volgende voordelen: Veilige en gegarandeerde factuurverzending: geen papieren facturen meer die zoekraken in de post Tijdige betaling: uw klanten kunnen uw facturen sneller verwerken Geen vertragingen meer: facturen kunnen niet worden verstuurd met ontbrekende informatie of op het verkeerde bureau belanden en er is geen noodzaak tot handmatig ingrijpen Beveiligde internetverbinding: eenvoudig facturen versturen zonder dat u extra software of hardware hoeft te installeren 24/7 toegang en rapportage: profiteren van hogere verwerkingstransparantie en een verbeterd cashflowbeheer Naleving van belastingwetgeving: gegarandeerde naleving van wettelijke en fiscale eisen Gemakkelijk en kostenefficiënt factureren op ieder moment OB10 biedt twee basismethodes voor het verzenden van facturen en creditnota's. U kunt ofwel een gegevensbestand rechtstreeks naar OB10 versturen via onze Geïntegreerde Oplossing of facturen online aanmaken door gebruik te maken van het Webformulier via het OB10-portaal. Dit document legt uit hoe elektronisch factureren werkt en welke opties u hierbij hebt.
2 / 4 Hoe het werkt Leverancier Koper Door te controleren op dubbele facturen en ervoor te zorgen dat uw facturen de door uw klant vereiste informatie bevatten, verzekeren wij u van een geautomatiseerde, rechtstreekse verwerking en tijdige betaling van uw facturen. Via het OB10-portaal heeft u toegang tot het OB10-archief en verschillende rapportagefuncties. Lees dit document zorgvuldig door voordat u besluit of de Geïntegreerde Oplossing of het Webformulier (verzending via het OB10-portaal) de beste optie is voor uw bedrijf om facturen te verzenden. 1. Geïntegreerde Oplossing: versturen van een opgehaald gegevensbestand Deze optie past het best bij organisaties die een groot aantal facturen verzenden. De Geïntegreerde Oplossing biedt u een volledig geautomatiseerd proces waarbij de factuurgegevens direct uit uw factureringssysteem worden opgehaald en rechtstreeks naar de financiële systemen van uw kopers worden verstuurd. Dit betekent: Wij verwerken gegevens in vrijwel elk bestandsformaat en zetten de gegevens om conform de eisen van uw klant. U hoeft geen extra software of hardware te installeren U kunt al uw facturen in één gegevensbestand versturen Zodra u eenmaal op het netwerk bent, kunt u eenvoudig verbinding maken met andere klanten en facturen aan hen versturen
3 / 4 Kosten van de geïntegreerde oplossing Jaarlijks lidmaatschap 1100* Kosten per factuurtransactie 1 20 facturen per maand 1,00 21 100 facturen per maand 0,80 101 500 facturen per maand 0,60 501 2.000 facturen per maand 0,44 > 2.000 facturen per maand 0,32 * Exclusief verbindingskosten klant. De kosten van het jaarlijks lidmaatschap omvatten het aanmaken en onderhouden van uw account voor één enkele fiscale entiteit. Indien u meerdere fiscale entiteiten hebt, worden er mogelijk extra kosten in rekening gebracht. Deze kosten zijn onder meer afhankelijk van het aantal bestandsformaten en afzonderlijke verbindingen etc. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw OB10-contactpersoon. Let op: transacties worden maandelijks in rekening gebracht op basis van volume. Aan de slag met de Geïntegreerde Oplossing Zodra uw klant u uitnodigt om bij OB10 te registreren, neemt een van onze medewerkers contact met u op om het registratieproces met u door te lopen. 2. Webformulier: versturen van elektronische facturen via het OB10- portaal Het OB10-webformulier is bedoeld voor bedrijven die jaarlijks een beperkt aantal facturen aan hun klanten versturen. Het portaal biedt u een beveiligde verbinding en zorgt ervoor dat uw facturen binnen enkele uren aan uw klanten worden verzonden. Hierdoor kunnen zij uw facturen snel verwerken en u tijdig betalen. Kosten voor het gebruik van het webformulier Er zijn verschillende prijsopties voor het versturen van facturen via het webformulier. Bij registratie ontvangen alle nieuwe leveranciers die van deze optie gebruikmaken automatisch 12 gratis transacties. Mocht u aan het einde van uw eerste jaar niet al uw gratis transacties hebben gebruikt, dan vullen wij het tegoed op uw account weer aan tot 12 facturen die u in de daaropvolgende 12 maanden kunt gebruiken. Als u alle 12 gratis facturen gebruikt en tijdens deze periode van 12 maanden nog meer facturen nodig hebt, dient u eerst een hoeveelheid transacties te kopen (minimaal 25 facturen). U kunt vanaf dat moment niet meer gebruikmaken van de optie voor het gratis verzenden van facturen.
4 / 4 Prijsopbouw webformulier** Transactieniveau Transacties 1 12 Gratis* 2 25 35,00 3 50 65,00 4 125 150,00 * De eerste 12 gratis transacties zijn automatisch beschikbaar en kunnen gedurende een periode van 12 maanden worden gebruikt. Na afloop van deze periode wordt het tegoed aan gratis transacties weer aangevuld. Als er in de loop van het jaar meer dan 12 transacties nodig zijn, dient u minimaal 25 transacties bij te kopen. Zodra u uw eerste aankoop doet, kunt u niet meer gebruikmaken van de optie voor het gratis verzenden van facturen. ** Betaalmogelijkheden: u kunt betalen via PayPal of creditcard. Wij accepteren Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo en American Express. Wij kunnen u ook een factuur sturen. U dient dan minimaal 125 transacties te kopen. Ook zullen u in dat geval administratiekosten (15%) in rekening worden gebracht. Aan de slag met het verzenden van het Webformulier via het OB10-portaal In het kader van uw uitnodiging om u te registreren bij het OB10-netwerk ontvangt u een e-mail met instructies hoe u zich kunt registreren. Zodra uw registratie is voltooid, sturen wij u per e-mail uw inloggegevens zodat u kunt beginnen met het versturen van elektronische facturen via OB10. Kijk voor meer informatie over OB10, elektronisch factureren en de opties waaruit u kunt kiezen op www.ob10.com of stuur een e-mail naar info@ob10.com.