Onderwerp: Datum: Locatie: Aanwezige bestuursleden: NVO2 team: Afwezige bestuursleden: Notulen Algemene Ledenvergadering NVO2 24 november 2015, 16.00-17.00 uur Huize Voordaan, Groenekan Stephan Obdeijn, Henk Jan ten Zijthoff, Marlène Wolf, Corline van Reenen, Ria van Dinteren, Tamara Hoogerwaard Willy Harkink, Inge Beckers, en Jolanda van het Erve (virtueel assistent) Miriam Aalders Notulen 1. Welkom en programma Voorzitter Stephan Obdeijn opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Het inhoudelijk programma na de ALV heeft als thema Voor en door leden. 1. Notulen ALV 17 maart 2015 Over de notulen van de Algemene Leden Vergadering van 15 maart 2015 zijn geen vragen en/of opmerkingen. De leden gaan akkoord met de notulen. 2. Bericht van de penningmeester Penningmeester Henk Jan ten Zijthoff presenteert de resultaten van januari 2015- t/m oktober 2015 en de begroting voor 2016. a) Financiën 2015 Toelichting op de inkomsten 2015: Contributie: inkomsten zijn minder dan begroot, in verband met opzeggingen van lidmaatschap. Professionalisering: minder inkomsten dan begroot door laag aantal deelnemers aan georganiseerde Masterclasses en ook annuleringen. Internationalisering: hiervan moeten inkomsten nog worden ontvangen. Verwachting is dat na inning van het bedrag het begrote bedrag overeenkomt met de verwachte inkomsten. Anders leren en werken is een post die apart wordt begroot i.s.m. NVP, waarmee dit event samen wordt georganiseerd. Dit heeft dit jaar geleid tot een positief resultaat. Toelichting op de uitgaven: Kantoor, huisvesting, pr marketing en communicatie, vallen vooral lager uit door beëindigen administratieve ondersteuning van bureau Bos. Accountant: in 2015 zijn er nog accountantskosten gemaakt voor een accountsverklaring over de financiën van 201. In de ALV van 17 maart 2015 is vastgesteld dat we voor 2015 een kascommissie instellen (agendapunt van deze ALV). Personeel: bij sluiting van het boekjaar vallen de kosten voor personeel lager uit dan begroot. Babette Bajema is per 1 oktober niet meer werkzaam bij NVO2. Per 1 november is er een overeenkomst gesloten met een virtueel assistent Jolanda van t Erve. Zij verricht op urenbasis organisatorische werkzaamheden voor NVO2. Een deel van de werkzaamheden van Babette Bajema worden nu verricht door Jolanda van t Erve. Inge Beckers, marketing en communicatie manager beëindigt per 1 februari 2016 haar dienstverband. Een deel van haar werkzaamheden wordt ook overgedragen aan Jolanda. Ledendagen: de uitgaven blijven gelijk dan wel minder dan begroot bij afsluiten van het boekjaar. Internationalisering: bij afsluiting van het boekjaar dekken de inkomsten de gedane uitgaven. Tijdschrift TvOO: er is een dekkende begroting geweest voor 2015. Website: er is geïnvesteerd in het bouwen van een Mijn NVO2-omgeving voor leden. HRDPipl: er zijn inkomsten gegenereerd met plaatsing van vacatures. 1
Registratie Mijn NVO2: er is geïnvesteerd in het inrichten van een e-porfolio voor leden, dat wordt geïntegreerd in de Mijn NVO2-omgeving van de website. Nog te verwachten uitgaven voor einde van het boekjaar zijn uitgaven voor de website, ledenmiddag, uitgaven virtuele assistent, personeel, en kantoor. Conclusie: De uitgaven over 2015 zijn hoger uitgevallen dan begroot en de inkomsten van 2015 lager dan begroot. De verwachting is na afsluiting van het boekjaar in december 2015, dat er een tekort is op de begroting van 10.000,-. Er is reserve benoemd om als het nodig is de vereniging te ontbinden. Het verlies komt ten laste van de eigen middelen. Deze zijn voldoende aanwezig. Op de eerstvolgende ALV in 2016 wordt decharge gevraagd voor de financiële jaarafsluiting van 2015. b) Begroting 2016 Zie bijlage Toelichting bij de begroting NVO2 2016. Samengevat zijn de belangrijkste ambities op financieel gebied: 1. Een toename van het aantal individuele leden en organisatieleden. 2. Een verlaging van de contributie van 211 naar 210 met een incentive van 5% korting voor leden die hun digitaal portfolio aanmaken en toestemming geven tot automatische incasso. 3. Het bureau van NVO2 zal minder kleinschalige activiteiten (masterclasses, workshops) organiseren, en tegelijkertijd meer inzetten op een aantal grootschalige activiteiten met 80/100 bezoekers (2/3 per jaar). 4. Meer kleinschalige activiteiten op regionaal niveau, op initiatief van zowel werkgroepen als individuele leden. Dit zal extra onder de aandacht worden gebracht van leden, omdat de hiervoor begrootte post niet altijd wordt benut. Vragen van leden en antwoorden bestuur: 1. Hoe is het verloop van leden geweest in 2015?: Er zijn 77 opzeggingen geweest en 45 aanmeldingen van nieuwe leden. Redenen voor opzegging zijn: geen toegevoegde waarde (meer) voor het lid, financiële afwegingen, veel aanbod elders, men organiseert zich anders via andere netwerken, klein deel vergrijzing van de leden. NVO2 heeft per 2016 1022 leden, waarvan 17 organisatieleden. Na een aantal jaren van daling lijkt er nu enige stabilisatie te zijn van leden. 2. Als de TvOO digitaal gaat per 2016, wat is dan de reden dat de begroting voor 2016 voor deze post nauwelijks lager is dan de uitgaven voor de papieren versie in 2015?: De kosten zijn berekend aan de hand van de genoemde bedragen in de overeenkomst met Kloosterhof. De penningmeester zal nogmaals het contract en de berekening hiervan nakijken. 3. Ligt er een bepaalde visie ten grondslag van het NVO2-bestuur, voor voorbeeld de keuze voor een digitaal aanbod van de TvOO, het aanbieden van een digitaal portfolio? De voorzitter zegt hier bij agendapunt 4 op terug te komen. 4. Vorig jaar is aangegeven dat de mogelijkheden onderzocht worden voor een Europese ATD. Is dit nog aan de orde?: Corline van Reenen en Ria van Dinteren hebben diverse verkennende gesprekken gehad met mogelijke (Europese) partners, maar dit vraagt meer tijd en aandacht. Bestuur heeft besloten om hier in 2016 geen prioriteit aan te geven. De verkennende gesprekken gaan wel door diverse partijen hebben wel interesse.. Het opzetten van een Europees congres vraagt wel om partners en mankracht, en zal niet eerder realiseerbaar zijn dan in 2017. Als er leden zijn die graag trekker worden van dit initiatief, dan is men welkom om zich aan te melden bij NVO2. 5. Opmerking: als het aanbod van masterclasses/workshops wordt verminderd, of niet meer worden aangeboden, kan het dat organisatieleden andere keuzes gaan maken voor het lidmaatschap. Belangrijk is dat NVO2 zich dit realiseert en meeneemt in de gesprekken met organisatieleden. Reactie: de afweging voor NVO2 is mede ingegeven, door het feit dat het aantal aanmeldingen telkens laag is, het aantal annuleringen van masterclasses erg hoog, in 2
verhouding tot de inspanningen om deze op te zetten; en de concurrentie van het aanbod op de markt zo hoog, dat dit doorslaggevend is geweest bij het besluit. NVO2 is zich bewust van de eventuele betekenis hiervan voor keuzes voor een organisatielidmaatschap. Er wordt daarom op dit moment met bestuur en bureau bekeken hoe er voor organisatieleden meerwaarde kan worden geboden door het aanbod voor organisatieleden anders in te vullen in 2016. Dit gesprek zal ook worden aangegaan met de huidige organisatieleden. De aanwezigen leden wordt akkoord gevraagd voor: Verlaging van de contributie voor leden per 2016 van 211,-- naar 210,-- De gepresenteerde begroting voor 2016 De leden gaan akkoord met de verlaging van de contributie en de begroting van 2016. c) Statuten en Huishoudelijk Reglement Tijdens de Algemene Leden Vergadering op 17 maart 2015 is akkoord gegaan met om per 2015 geen accountants meer in te schakelen voor de jaarlijkse financiële verantwoording van NVO2. Om die reden zijn de statuten aangepast. Deze wijzigingen heeft het bestuur vooraf aan deze ALV met haar leden gedeeld. De aanwezige leden gaan akkoord met de wijzigingen. d) Kascommissie In dezelfde ALV op 17 maart 2015 is besloten een kascommissie te gaan samen stellen ter vervanging van de accountantsverklaring. Het bestuur heeft de procedure en werkwijze van de kascommissie met de leden gedeeld en gevraagd zich kandidaat te stellen. Er hebben zich geen leden aangemeld. Er melden zich nu ter plekke, tijdens de ALV, drie kandidaten aan: Jan Tops, Andreas Jansen en Mark van de Weijer. De aanwezige leden gaan akkoord met de beschrijving van de procedure en werkwijze van de kascommissie en de aanstelling van deze drie kascommissieleden. 4. Bericht van de voorzitter a) Bestuurssamenstelling Ria van Dinteren treedt na haar eerste periode met een aanstelling van 3 jaar per de eerstvolgende ALV in 2016 af. Zij is per 1 januari 2016 hoofdredacteur van het tijdschrift TvOO en zal zich daar op richten. Stephan Obdeijn en Corline van Reenen hebben de intentie om met een termijn te verlengen. Op de eerstvolgende ALV wordt dit aan de leden voorgelegd. Vacature directeur NVO2 is op zoek naar kandidaten voor een directeur voor NVO2, waarvoor inmiddels een profiel is gemaakt. Het bestuur heeft met Willy hierover overlegd op dit moment werkzaam als programma manager bij NVO2. Zij zijn samen tot de conclusie gekomen dat het vastgestelde profiel niet geheel past bij haar kwaliteiten en wensen. Er is daarom besloten dat voor deze functie een vacature wordt uitgezet. Willy Harkink gaat op zoek naar ander passend werk. b) Koers/focus 2016 Het NVO2 bestuur heeft haar koers voor 2016 bepaalt aan de hand van: 3
De in een eerder AlV gepresenteerde Roadmap 2014 Leden enquête najaar 2015 Extra ALV 21 september 2015 Ontwikkelingen in verenigingsland Eigen inzicht als bestuur NVO2 wil een zichtbare bijdrage leveren aan de prestaties van mensen in organisaties, door in 2016 expliciet aandacht te besteden aan: 1. Professionaliseren, bevorderen van kennisuitwisseling op meerdere niveaus: Internationaal niveau: bijv. NVO2- delegatie ATD congres, met een pre- en postmeeting, delegatie Learning Technologies congres Nationaal niveau: er worden een 2/3 tal groters events georganiseerd, en online Ted Talks, webinars. Regionaal niveau: faciliteren en stimuleren van meer regionale bijeenkomsten/activiteiten. 2. Het verbeteren van de netwerkfunctie van NVO2: Om de kennisdeling en de professionaliseren te bevorderen en faciliteren is een online MIJN NVO2 platform in aanbouw. Deze wordt per 1 januari 2016 gelanceerd. Leden kunnen elkaar via deze online-omgeving opzoeken op bijvoorbeeld regio, hun deskundigheid en interesse met elkaar delen en kennis uitwisselen, én op eigen initiatief activiteiten met elkaar organiseren. In een workshop vanmiddag wordt een demo getoond en om feedback gevraagd. Het e-portfolio dat ieder individueel lid in deze omgeving krijgt aangeboden, maakt het straks als lid ook mogelijk om je te certificeren voor bepaalde expertisegebieden. De werkgroep kwaliteitsregistratie is dit verder aan het ontwikkelen. Belangrijk uitgangspunt van NVO2 is daarbij dat, bij de activiteiten die in 2016 worden opgezet, leden zelf in the lead zijn bij het ontwerpen en ontwikkelen, en dat NVO2 als bureau - hier dan de benodigde randvoorwaarden voor creëert en hieraan meewerkt. IN het middagprogramma van vandaag wordt hier een eerste aanzet mee gemaakt als follow up van de adviezen van de leden op de ledenmiddag van 21 september. Informatie samenwerkingsverband HRZON Afgelopen week is er weer een bijeenkomst geweest van HRZON, een samenwerkingsverband van meerdere verenigingen, waaronder NVO2, die allen actief zijn binnen het HRD/HRM werkveld. De besturen zijn deze bijeenkomst met elkaar in gesprek gegaan over hoe ze elkaar zowel als vereniging, als de leden in het werkveld kunnen versterken en ondersteunen. Resultaat is dat er een centrale vraag is geformuleerd, waar men mee aan de slag gaat: Hoe we in de ontwikkelingen van de (huidige en toekomstige) arbeidsmarkt een stem van HRD kunnen laten horen. Een aantal HRZON leden gaan samen met een groep van jonge professionals in gesprek en een plan ontwerpen hoe we als professionals vanuit ons vakgebied een gezamenlijke stem hierin kunnen krijgen naar de politiek. Gesprekken met NOBTRA. NVO2 is op dit moment in gesprek met het bestuur van NOBTRA om ook op te bespreken hoe ook op kleinere schaal, op verenigingsniveau NVO2 en NOBTRA elkaar kunnen versterken en ondersteunen. Deze gesprekken worden vervolgd. 1. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De vergadering wordt gesloten. 4
Bijlage Toelichting bij de begroting NVO2 2016 Noot: er wordt in deze begroting geen rekening gehouden met de financiële gevolgen van samenwerking met de NOBTRA. Inkomsten: Contributiegelden: Geen verhoging contributie. Voorstel: 210,-- Aantal leden maal het contributiebedrag. Ambitie ledengroei = +5%. Gemiddelde inkomsten van nieuwe leden in 2016 is de helft van de contributie (men wordt in de loop van het jaar lid). Incentive op registratie en toestemming automatische incasso: 5% karting op contributie van 210,-- Professionaliseringsactiviteiten: Ambitie organisatieleden en studentleden is groter. in 2015 een sterke terugloop in het aantal workshops en masterclasses gezien. Bij 10 workshops per jaar met gemiddeld 10 deelnemers per workshop en een opbrengst van gemiddeld 60,-- per deelnemer kom je op 6K. Internationalisering: Geen wijzigingen tov 2015. Ambitie is om twee events te organiseren; 80 deelnemers per keer en 60,-- opbrengst per deelnemer. Inkomsten in dat geval 10K. De kosten zie je terug bij de uitgaven: 8K, bestaande uit 3 sprekers per event; 600,-- per spreker en 25,-- kosten catering per deelnemer. ATD: In 2015 75 deelnemers aan de delegatie, waarvan er 50 betalen (sprekers en delegatieleiding betalen niet). Pre-meeting ( 25,--) en Post-meeting ( 50,--) worden los van delegatiedeelname ( 100,--) gefactureerd. De kick back is een vergoeding van de Amerikaanse organisatie. $ 100,-- per deelnemer die via onze delegatie participeert. Ambitie: naar 100 delegatieleden met aangepast tarief waarin onderscheid gemaakt wordt tussen NVO2-leden en niet leden. HRD Pipl Advertentie-inkomsten op de website. Geen wijzigingen tov 2015. Geen ambitieplannen op dit vlak; er zijn veel andere sites die effectiever zijn voor onze doelgroep. Anders leren en werken Overig Samenwerking met NVP. De begroting voor dit project moet nog gemaakt worden, dus uitgangspunt is kosten en baten zoals in 2015. Denk aan rente, incidentele inkomsten, zoals verrekeningen personeelsverzekeringen en dergelijke. 5
Uitgaven: Bureaukosten: Vacatiegelden bestuur zijn 11K per jaar; 2K incidentele uitgaven Marketing en PR, drukwerk, samen 7K Administratieve ondersteuning: Van Delft is een accountantsbureau dat we voor 250,-- per maand inzetten in plaats van 1 dag per week een medewerker van bureau Bos. Bureau Tromp verzorgt de Salarisadministratie. 9K is inclusief opstellen jaarrekening en ondersteuning kascommissie. We nemen afscheid van de accountantsverklaring. Professionaliseringsactiviteiten: De kosten van de workshops c.q. de twee events. Huisvesting: Geen wijzigingen tov 2015. Personeel: Virtuele Assistant: Faciliteren werkgroepen: momenteel hebben we enkele werkgroepen die we financieel ondersteunen, bijvoorbeeld door de kosten van een vergaderruimte te betalen. De ambitie is om daar meer op in te zetten. Als we werkgroepen (ambitie: 6 werkgroepen) financieel ondersteunen met 150,-- per bijeenkomst, maximaal 6 bijeenkomsten per jaar, komen we op 5K. We moeten uiteraard kijken naar de voorwaarden (aantal deelnemers, bijvoorbeeld). 1 oktober is Babette Bajema uit dienst gegaan. Inge Beckers en Willy Harkink staan op de payroll. Inge Beckers heeft aangegeven per 1 februari (einde contract) te willen stoppen. Directeursfunctie als boegbeeld van de vereniging, ondersteund door Virtuele Assistant ; zie ook hieronder. Een aantal activiteiten willen we onderbrengen bij een zogeheten Vituele Assistant. Dat is administratieve en projectmatige dienstverlening die we inkopen voor een aantal activiteiten die Babette Bajema verzorgde. Voorbereiden ATD, werving organisatieleden en dergelijke. Met ingang van November een proefperiode van 3 maanden aangegaan. Kostentechnisch een kleine besparing. Reservering personeelswijzigingen: Het contract met Inge Beckers loopt tot 1 februari. Overwogen wordt om haar taken ook over te dragen aan de Virtuele Assisiten. De ambities van Willy Harkink liggen niet per definitie bij een verdere loopbaan bij NVO2. Het bestuur denkt erover een directeur aan te stellen in plaats van de huidige kantoororganisatie. De reservering betreft een drietal maanden dubbele bezetting. Ledendagen: Geen wijzigingen tov 2015. Internationalisering: Geen wijzigingen tov 2015. 6
ATD: Tijdschrift TvOO: Website/automatisering: HRD Pipl: Anders Leren en Werken Paragin: Zie de toelichting bij de inkomsten. 6K zijn de kosten voor de delegatieleiding. 8,-- per uitgave per abonnement (digitale verspreiding). Vier edities per jaar. Dit is incl. BTW. Aantal leden maal dit tarief komt op 33K. Kosten van de website (onderhoud) zijn sterk gedaald door andere leverancier. Kosten van de website zijn 61,-- per maand. Zie ook bij de inkomsten. De leden krijgen de gelegenheid hun expertise en belangstelling te registreren. In de toekomst is certificering mogelijk. Per lid dat een portfolio aanmaakt kost dit 19,85 incl. BTW. De verwachting is dat 100 leden er mee zullen starten (2K) en de ambitie is dat 500 leden een portfolio gaan aanmaken (10K). Ondersteund door het incentive op contributie. 7