Beleid begint bij de samenleving egovernment Strategie 2012-2016 van de Republiek Suriname Werkdocument
2 Inhoud 3 4 4 4 4 5 6 7 7 11 Voorwoord door de Vicepresident van de Republiek Suriname Wat is e-government? Waarom e-government? Waarom een e-government Commissie? Wat is de grondslag van de e-government Commissie? Hoe ziet de e-government Commissie eruit? Wat wil de e-government Commissie bereiken? Welke randvoorwaarden wil de e-government Commissie invullen? Wat gaat de e-government Commissie doen? Slot
3 Voorwoord door de Vicepresident van de Republiek Suriname In december 2011 heeft De Nationale Assemblée het Ontwikkelingsplan 2012-2016 goedgekeurd. Dat plan bevat het Regeringsbeleid voor de komende jaren. Omdat ook Suriname zich steeds meer ontwikkelt tot een informatiesamenleving schenken we daarin veel aandacht aan Informatie- en Communicatietechnologie. Automatisering in het overheidsbeleid zal gaan fungeren als een katalysator voor het vernieuwen van de relaties tussen overheid en samenleving, en voor de verhoudingen tussen overheden onderling. Dat laatste moet leiden tot geïntegreerd overheidsbeleid, een majeur instrument voor een aanzienlijke verbetering van de dienstverlening aan de burgers. Het gaat hierbij veel verder dan alleen ICT-technieken voor een betere bevolkingsregistratie. Alle basisregistraties van alle overheden zullen met intelligente verbindingen zonder de privacy van de burger te schaden aan elkaar gekoppeld worden zodat een effectieve en efficiënte dienstverlening over enkele jaren een feit is. Het vertrouwen dat de overheid de informatie correct gebruikt zal daarbij de basis zijn. Informatie en communicatie op orde brengen met de meest moderne technologieën, waarbij ministeries en andere overheden niet langer op informatie-eilanden zitten, maar informatie met elkaar delen voor een snellere en slimmere dienstverlening aan de burgers, dat wordt de maat der dingen. Minder bureaucratie, minder administratieve lasten, minder onnodige overheidskosten, snellere bediening, allemaal in het teken van transparantie, participatie en toegankelijkheid: accenten van éénoverheid met één-beleid, op zoveel mogelijk plekken digitale dienstverlening, zodat met één druk op de knop een veelheid van diensten voor de burger aanwezig is. De e-government Commissie zal ons helpen de sprong naar efficiëntere dienstverlening naar onze burgers met succes te maken. Robert L. Ameerali Vicepresident van de Republiek Suriname Paramaribo, 16 april 2012 Deze overheid zal de relatie met haar burger naar een beter niveau tillen. De burger staat weer centraal.
4 Wat is e-government? e-government is het gebruik van informatie- en communicatietechnologie bij overheidsdiensten. Dat heeft consequenties voor de structuur en de procedures van de overheidsorganisatie. Daarom is het méér dan alleen de inbreng van digitale technologie. Het leidt ook tot aanpassing van de organisatie, vereist nieuwe kennis en vaardigheden en zal daarom ook gevolgen hebben voor de human resources. Waarom e-government? De overheid is er voor de burgers. Niet omgekeerd. Burgers betalen belasting waarmee de overheid voorzieningen treft in het algemeen belang. Meer dan een eeuw kon dat op een klassieke manier, de zogeheten Weberiaanse methode: de overheid heeft bureaus met ambtenaren en die zorgen voor de diensten en producten die de overheid aan de samenleving biedt. Die methode is strikt hiërarchisch in de vorm van een staf-lijnorganisatie. Overal in de wereld creëert deze manier van werken veel administratieve lasten voor burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties: meer kosten voor de samenleving dan opbrengsten. De lijnen zijn lang, de procedures zijn ingewikkeld, de afhandeling gaat langzaam. Kortom, gaandeweg wordt de afstand tussen de overheid en de samenleving groter en groter, verschralen de voorzieningen en krijgt de overheid de neiging zich op te sluiten in haar eigen gelijk. e-government is het gebruik van informatieen communicatietechnologie bij overheidsdiensten in combinatie met organisatorische veranderingen en nieuwe vaardigheden met het oog op een verbetering van de openbare diensten. Met de komst van informatie- en communicatietechnologie blijkt het mogelijk te zijn om vele malen sneller, adequater, efficiënter en effectiever te werken. Open en transparant. Zoals het volkomen normaal is dat elk overheidsgebouw electriciteit heeft, zo zal het net zo normaal moeten zijn dat over de totale linie van het overheidsgebeuren de toepassing van ICT een feit is. Digitale informatie- en communicatiemiddelen hanteren zal bij de overheid net zo vanzelfsprekend (moeten) worden als het aanklikken van het licht boven het bureau. ICT heeft dus tot doel de verbetering van de dienstverlening aan de samenleving, door een efficiëntere werking van de overheid, door middel van de inzet van geheel nieuwe, digitale middelen.
5 Waarom een e-government Commissie? De overheidsorganisatie is sterk in één ding: elke dag dezelfde kwaliteit leveren. Maar geen enkele overheidsorganisatie ter wereld kan uit zichzelf de vernieuwing bevechten. De overheidsadministratie conserveert, behoudt wat is, maar kan van nature niet out-ofthe-box treden. Daarvoor is tijdelijk een aparte structuur nodig. Een groep van professionals die, met respect voor verhoudingen, in staat is de vereiste vernieuwing te realiseren. Het gaat om grenzen verleggen, om een nieuwe horizon creëren. De zogeheten staande organisatie doet dat niet uit zichzelf. Die heeft een tijdje de bijstand nodig van mensen die weten wat er nodig is om grenzen te verleggen en hoe je dat moet doen. Wat is de grondslag van de e-government Commissie? De e-government Commissie heeft haar grondslag in het Ontwikkelingsplan 2012-2016, zoals dat in december 2011 bij wet is vastgesteld door De Nationale Assemblée. Zij is ingesteld door de Vicepresident van de Republiek Suriname en ressorteert onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de Onderraad e-government van de Raad van Ministers. Hoe ziet de e-government Commissie eruit? De e-government commissie bestaat uit een Bestuur en drie Subcommissies, te weten: de subcommissie Infrastructuur, de subcommissie Software en de subcommissie Processen. Het Bestuur van de e-government Commissie rapporteert rechtstreeks aan de Onderraad e-government van de Raad van Ministers.
6 Wat wil de e-government Commissie bereiken? De e-government Commissie gaat zich inzetten voor het bereiken van de volgende doelen, uiterlijk in het jaar 2020: De burger staat centraal. Dat blijkt uit de 7-punten 2020 doelen 1. Dat alle overheidsdiensten online beschikbaar zijn. 2. Dat alle overheidsinstituten met elkaar verbonden zijn. 3. Dat het personenregister van Suriname het basisbestand van alle diensten vormt. 4. Dat elk gezin in Suriname over een informatie & communicatie apparaat beschikt. 5. Dat elk gezin in Suriname toegang tot het internet heeft. 6. Dat iedere Surinamer beschikt over een beveiligde Smart ID kaart. 7. Dat iedere Surinamer digitale betalingen in binnen- en buitenland kan doen. Zeven is een mooi getal. Dat wil niet zeggen dat het daarbij blijft. Tijdens de rit zullen er ongetwijfeld nieuwe uitdagingen als doelen opdoemen, bijvoorbeeld de positionering van het Surinaamse e-government binnen de voortschrijdende regionale economische integratie. Welke randvoorwaarden wil de e-government Commissie invullen? Deze doelen kunnen alleen worden gerealiseerd door het vervullen van randvoorwaarden. De e-government Commissie heeft vooralsnog de volgende randvoorwaarden geïdentificeerd en zal zich inzetten om die te gaan vervullen: De samenleving staat centraal: procesinnovatie zal steeds worden bekeken vanuit het perspectief van de burger, het bedrijfsleven of het maatschappelijk middenveld. De connectivity is totaal: alle ministeries worden met een high-speed verbinding met elkaar verbonden. En vanuit dienstverlenende ministeries komt er een beveiligde en gerichte internet toegang voor de burger om gebruik te kunnen maken van de e-services. De awareness wordt gevoed: er zullen bewustwordingscampagnes komen binnen de overheid, onder andere met betrekking tot veiligheid. Ook bewustwording bij de burger om lange termijn kostenbesparende e-services van de overheid te gebruiken. De mindset wordt gericht op security: er moet een algemene cultuur en attitude van voorzichtigheid en veiligheid ontstaan, bijvoorbeeld door middel van een Security Campagne waar de overheidsambtenaren op alle lagen van de overheid de security-procedures leren en zich gaan verbinden aan de nieuwe manier van werken. Het e-government systeem met de integriteit van zijn data valt of staat met de veiligheidsmentaliteit en kennis van de gebruikers van het systeem, de overheidsambtenaren.
7 De samenwerking tussen overheidsinstituten wordt aangetrokken: om het aantal informatiebronnen (databases) te minimaliseren, waardoor er op termijn vanuit één centrale bron informatie gehaald wordt van burgers en bedrijven, is een nauwere samenwerking tussen de verschillende ministeries en parastatale nodig. Het accent ligt consequent op 1 overheid met 1 beleid: uniformiteit in ICT (hard- en software, één huisstijl). De overheid straalt dan één gezicht uit naar de buitenwereld. Dit verhoogt de zekerheid en versterkt het imago richting de burgers en het bedrijfsleven. Innovatie is de maat der dingen: het gaat om het toepassen van nieuwe technologieën die al toegepast worden in andere delen van de wereld. En dit op een geleidelijke en creatieve manier introduceren in Suriname. Inzetten op institutionele versterking: de instituties van de overheid en van de georganiseerde burger moet ICT-rijp worden gemaakt. Dit is essentieel om de burgers optimaal te laten profiteren van de kennissamenleving. Het ontwerpen van adequate ICT-wet- en regelgeving: er moet een goed wettelijk kader komen voor elektronische transacties, bescherming van burgers (inclusief minderjarigen) binnen cyberspace en het consolideren van de intellectuele eigendom op innovaties. Inzetten op statistische indicatoren: statistische indicatoren zijn belangrijk voor het evalueren, meten en monitoren van geïmplementeerde programma s, die met ondersteuning van ICT worden uitgevoerd. Bij elke ontwikkeling zal rekening gehouden worden met het inbouwen van meet indicatoren om zo op gezette momenten te evalueren en eventueel bij te sturen. Aandacht voor multidisciplinaire ICT-toepassingen: naast e-government om de overheidsdienstverlening te verbeteren, waarbij transparantie en betrouwbaarheid verhoogd worden, krijgen ook andere ICT-toepassingen elk hun eigen aandacht: e-business (inclusief e-commerce): het gebruik van ICT voor het uitvoeren van bedrijfsprocessen en een verbeterde klantgerichte dienstverlening; e-learning: het gebruik van ICT als voornaamste medium voor kennisoverdracht; e-environment: het gebruik van ICT voor bescherming van het milieu en duurzaam gebruik van natuurlijke hulpbronnen, inclusief het monitoren en managen van klimaatsverandering. burgers en overheid verbonden met elkaar via digitale verbindingen en efficiëntere persoonlijke relaties zijn een basisvoorwaarde voor het bereiken van de doelen
8 Wat gaat de e-government Commissie doen? De e-government Commissie plaatst haar werkzaamheden binnen drie hoofdgebieden, te weten: G2G Government to Government: van overheid naar overheid. G2B Government to Business: van overheid naar bedrijfsleven. G2C Government to Citizens: van overheid naar burgers en maatschappelijke organisaties. Met deze drie hoofdgebieden op de achtergrond ziet het werkprogramma er als volgt uit. Target Objectief Omschrijving 2012 Q1 e-government Strategie 2012 2016 document 2012 - Q2 e-government Internal Awareness Campaign (G2G) Software Protocol Hardware Protocol Paperless Meeting Services 2012 Q3 e-government Roadshow --2013-Q4- ICT Policy Objectieven en raamwerk voor e-government in Suriname uiteengezet met tijdslijnen. Om de bewustwording in huis (binnen ministeries en haar dienstverlenende instanties) te creëren, met het oog op deels Change Management en een mind-shift of mind-set change. Richtlijnen in de aanschaf en in het beheer van software. Richtlijnen in de aanschaf en in het beheer van hardware. Papierloos vergaderen met behulp nieuwe communicatie middelen. Eenmaal de bewustwording binnen de overheid er is, zal deze ook naar de samenleving toe gecreëerd moeten worden. Hierdoor kunnen partijen genieten van de voordelen van e-government. Een efficiënte en effectieve dienstverlenende overheid en een goed geïnformeerde en bewuste burger die gebruik maakt van de nieuwe e-services. Het is een document wat richtlijnen geeft hoe ICT gebruikt dient te worden om te komen tot ICT Governance, de eerste stap richting e-government. Het ICT Policy document wordt aangeboden aan het RvM ter goedkeuring. 2012-Q2 Wet digital verkeer Draft versie van de wet digitaal verkeer. 2012 Q4 GovGrid GovGrid is het gesloten ICT netwerk dat alle overheids-instituten met elkaar verbindt. Er komt een high- speed connectivity tot stand tussen alle dienstverlenende instituten van de overheid. Citizen Care, e-burger services 2012 Q4 e-procurement Online aanbestedingen. Minimaal één dienst elektronisch beschikbaar voor de burger. 2013 Q2 Gov Datacenter Datacenter faciliteit voor de overheid. 2012- Q4 SecureDoc Introductie van beveiligd papier voor documenten die beveiliging behoeven. 2013 Q3 GovCMS Centrale Content Managment Systeem voor de overheid. 2013 Q4 500000 Eén centraal nummer voor de hele overheid. 2014 Q1 Single Electronic Window G2B: één business portal voor het bedrijfsleven, i.e. www.gov.sr/business (in verschillende talen) waar het nationaal en internationaal bedrijfsleven terecht kan. 2014 Q2 Single Electronic Window Vervolgt. 2014 Q3 Single Electronic Window Vervolgt.
9 TOELICHTING OP DE GEHANTEERDE BEGRIPPEN G2G Government to Government: van overheid naar overheid. 1. e-government Awareness Campagne Het houden van seminars waarbij belangrijke stakeholders binnen de verschillende dienstverlenende ministeries uitgenodigd zullen worden om e-government in Suriname nader toe te lichten en hun ideeën hierover mee te nemen. 2. Software Protocol Een Software Protocol moet ervoor gaan zorgen dat er op officiële en duurzame wijze gebruik gemaakt wordt van applicaties. Een onderzoek wordt gestart naar de keuze voor Open Source of Licensed. Hierbij wordt gekeken welke scenario qua kosten en baten beter en duurzamer is voor Suriname. 3. Hardware Protocol Een Hardware Protocol moet ervoor gaan zorgen dat alle equipment (servers, pc s, laptops, printers, scanners, etc.) aangeschaft wordt op basis van richtlijnen die ervoor zorgen dat er uniformiteit ontstaat. Hierdoor wordt het integreren van systemen vergemakkelijkt en kan er vanuit zo n centrale aanpak voor wat betreft aanschaffingen makkelijker een inventarisatie bijgehouden worden van deze activa van de overheid en bovenal duurzamer en effectiever gebruik gemaakt worden van de overheids-ict hardware equipment. 4. Papierloos werken en vergaderen Papierloos werken en vergaderen met behulp van ICT. Hiermee kunnen geïntegreerde beleidsactiviteiten binnen en tussen overheden, alsook vergaderingen met behulp van een applicatie gepland en gehouden worden zonder gebruik te maken van papier. Dit kan middels een tablet of laptop. 5. e-government Roadshow Als de bewustwording binnen de overheid er is zal deze ook naar de samenleving toe gecreëerd moeten worden. Hierdoor kunnen beide partijen genieten van de voordelen van e-government. Een efficiënte en effectieve dienstverlenende overheid en een goed geïnformeerde en bewuste burger die gebruik maakt van de nieuwe e-services.
10 6. ICT Beleidsdocument Het is een document dat een inventarisatie biedt van de huidige stand van zaken op ICT-gebied binnen een organisatie. Hierin worden knelpunten in de informatievoorziening en automatisering vastgelegd. Verder houdt het rekening met de technische mogelijkheden, ontwikkelingen, trends in de ICT, wensen van de gebruikers en activiteiten van de overheid. 7. Wet digitaal verkeer Er komt een ontwerp versie van de wet digitaal verkeer. Dit wetsvoorstel beoogt een toestand te creëren waarin het uitwisselen van digitale documenten op een rechtsgeldige manier mogelijk is. 8. GovGrid GovGrid is een gesloten data-netwerk-grid van de Surinaamse overheid. Hiermee behaalt de overheid high-speed connectivity tussen alle dienstverlenende instituten. Andere voordelen zijn; datadelen op een efficiënte manier, het efficiënt gebruik maken van internet en het centraal managen van e-mail. 9. Gov Datacenter Voor de continuïteit en veiligheid van deze nieuwe manier van dienstverlening richting de samenleving is het noodzakelijk dat er een datacenter gecreëerd wordt. In dit datacenter zal één centrale database gevoed worden door de verschillende ministeriele databases, c.q. een datawarehouse. Hiermee kan er vanuit één centrale plek uniforme, geconsolideerde data gepresenteerd worden via het overheidsportaal en verder vertaald worden naar management informatie. 10. Secure Doc Dat is een beveiligd en bevestigd (authenticated) document met enige waarde en/of betekenis. Dit document kan door toepassing van verificatie systemen en beveiligingswaarmerken met elke printer gemaakt worden. Dit document kan niet ongemerkt gekopieerd worden of ongemerkt vervalst worden. 11. 500000 Eén centraal nummer voor de gehele overheid De overheid wordt met één centraal nummer bereikbaar voor de gehele gemeenschap. Binnen de overheid worden alle telefonische contacten vanuit dit centrale punt verder doorgeleid naar de desbetreffende diensten. Hiermee wordt de overheid op een gebruiksvriendelijke manier toegankelijker om dienstbaar te zijn voor de samenleving. 12. Gov Content Management System Er komt één centraal Content Management Systeem voor de overheid waarbij alle ingekomen en uitgaande post centraal wordt opgeslagen. Verder is de overheid in staat om allerlei media, zoals video- en fotoverslagen in dit systeem op te slaan en te raadplegen. Dit intern systeem ontleent haar kracht aan de GovGrid.
11 TOELICHTING OP DE GEHANTEERDE BEGRIPPEN G2B Government to Business: van overheid naar bedrijfsleven. 1. e-procurement Het elektronisch inkopen van producten en/of diensten vanuit een centraal punt. Dit traject verloopt zonder tussenkomst van mensen en zonder papier. Met de invoering van elektronische inkopen werkt de organisatie intern een stuk efficiënter. Men bespaart op transactiekosten tegen gunstigere inkoopprijzen. 2. e-commerce Het ontwikkelen van een omgeving waar het bedrijfsleven en de overheid hun diensten kunnen aanbieden en verkopen via hun websites, op een elektronische manier. Verder wordt het bezoeken van een overheidskantoor geminimaliseerd. Het gebruik van elektronische betaal middelen is daarvoor vereist. 3. Single Electronic Window (SEW) Eén business portaal voor het bedrijfsleven, www.gov.sr/business (in verschillende talen), waar het nationaal en internationaal bedrijfsleven terecht kan voor informatie met betrekking tot zaken doen. In navolging van Singapore en Trinidad & Tobago biedt dit portaal toegang tot alle business-related diensten zoals het in- en uitklaren van goederen, het registreren van merken en andere intellectuele eigendommen, het aanvragen van vergunningen en het oprichten van een N.V. Dit portaal is dynamisch en speelt in op de behoefte van het bedrijfsleven en entrepreneurs. 4. SEW: setting up a company Het starten van een bedrijf, een eenmanszaak, naamloze vennootschap of andere vorm zal via de SEW voor businesses gefaciliteerd worden waarbij koppelingen met het handelsregister voor een hogere mate van efficiëntie zullen zorgen. 5. SEW: Ease of Doing Business Het aantrekken van lokale en buitenlandse investeerders is voor elke economie van belang. De Ease of doing business rangschikking van de Wereldbank is een manier om het gemak van zaken doen aan de hand van indicatoren te meten. Deze indicatoren zullen voor zover mogelijk verwerkt worden in de diverse diensten waarbij optimalisatie van processen met behulp van toepassing van ICT en online toegang ertoe zullen leiden dat deze diensten vergemakkelijkt worden. Het gemak van zaken doen zal daarmee verbeterd worden. Suriname zal een betere plaats verwerven in de ranglijst van landen waar het gemakkelijk is om zaken te doen.
12 TOELICHTING OP DE GEHANTEERDE BEGRIPPEN G2C Government to Citizens: van overheid naar burgers en maatschappelijke organisaties. 1. Citizen care, e-burger services Om te komen tot het verlenen van e-burger services aan de burger zullen de volgende projecten geïnitieerd worden: Single ID: de noodzaak van één centrale database met burger informatie, bijvoorbeeld voor het verschaffen van uittreksels vanuit verschillende loketten. e-commerce: bedrijven en burgers in staat stellen om door middel van e-commerce elektronische diensten aan te bieden en af te nemen alsook elektronische betalingen. Bedrijven en burgers toegang verschaffen tot lokale en internationale bedrijfsinformatie en diensten door middel van lokale en regionale e- Commerce portalen. e-klanten service (SMS en Web): de burger in staat stellen om informatieverzoeken en/of klachten kenbaar te maken met een SMS bericht of via gov.sr. Leerling volgsysteem (Leerling Administratie Systeem): Dit systeem is per januari 2012 al op verschillende scholen geïmplementeerd waarbij de resultaten van leerlingen gestructureerd gevolgd worden. Met dit systeem kunnen ouders ontwikkelingen van hun kind volgen. Verder zal dit systeem er uiteindelijk toe leiden dat voorspellingen m.b.t. overgangspercentages gemaakt kunnen worden om beschikbaarheid van plekken op scholen te plannen. 2. Niet-belastingmiddelen De overheid ontvangt inkomsten voor het leveren van diensten en producten. Bijvoorbeeld bij het verlenen van een uittreksel bij het CBB, het afgeven van een rijbewijs bij de Politie, het verlenen van een bouwvergunning. Er zijn ongeveer 70 van dergelijke Niet-belastingmiddelen. Een deel daarvan kan een ICT-gestuurde basis krijgen waardoor burgers niet langer naar diverse loketten hoeven te lopen om de betreffende dienst of het beoogde product te verwerven.
13 Slot Dit is de strategie van de e-government Commissie naar de stand van haar kennis in april 2012. Deze strategie zal ongetwijfeld verbeterd (kunnen) worden. Tot dat doel stelt de e-government Commissie het op prijs om reacties vanuit de samenleving te ontvangen: info@egov.gov.sr