Papierloos Vergaderen WHITE PAPER Uitleg over Papierloos Vergaderen Papierloos Vergaderen is een online platform voor vergadermanagement. Je kunt er alle documentenstromen rond vergaderingen mee beheren. Papierloos Vergaderen bestaat uit de volgende onderdelen: OurMeeting beheer-omgeving op web je daarop in met een gebruikersnaam en bijbehorend wachtwoord. OurMeeting biedt je de volgende mogelijkheden: Aanmaken en beheren van basisgegevens, zoals: medebeheerders; vergaderdeelnemers en en; vergadercategorieën en vergadersamenstellingen; sjabloonagenda s; metadata om aan vergaderingen, agenda s en documenten mee te geven. Omdat vergaderdeelnemers worden toegewezen aan één of meer vergadercategorieën, worden daarmee ook gelijk alle rechten ingesteld voor wie bevoegd is welke documenten te ontvangen en in te zien. 1 OurMeeting: een centrale beheeromgeving op het web voor organisatoren van vergaderingen (secretariaat, bestuursondersteuning, PA s). 2 : een op het web en in een app voor alle vergaderdeelnemers. Beide onderdelen worden hieronder toegelicht. 1 OurMeeting OurMeeting is je eigen centrale beheeromgeving binnen Papierloos Vergaderen. Deze is voorzien van je eigen huisstijl en bereikbaar via een eigen link (https://uwdomein.ourmeeting.nl). Uiteraard log Voorbereiden en verwerken van vergaderingen, zoals: het aanmaken van agenda s; het toevoegen van vergaderstukken; het opstellen van verslagen; het opslaan van diverse niet aan een vergadering gerelateerde documenten; de distributie van documenten naar vergaderdeelnemers. Historisch archief en naslagbibliotheek. Niet alle documenten worden altijd onder alle vergaderdeelnemers gedistribueerd. Daarnaast vormen deelnemers een dynamische groep van komende en gaande personen, terwijl historie en geheugen van je organisatie verder teruggaat in de tijd. OurMeeting is daarom behalve voor beheerders ook (beperkt) toegankelijk voor deelnemers als historisch archief en naslagbibliotheek, voorzien van een goede zoekfunctie. Oudere documenten of besluiten kunnen worden Papierloos Vergaderen bespaar papier, geld en veel tijd! 1
opgezocht en documenten die niet in een vergadering aan de orde zijn geweest, kunnen worden geraadpleegd. 2 Web is de van iedere vergaderdeelnemer. Met de slimme distributiemogelijkheid in OurMeeting worden documenten in deze gestructureerde ontvangstplaats aan vergaderdeelnemers beschikbaar gesteld. In kunnen vergaderdeelnemers hun documenten beheren, raadplegen en bewaren, maar ook eigen documenten opslaan. De is te benaderen via https://www.mydox.nl en voorzien van een gebruikersnaam en wachtwoord. App Tablets zijn de echte motor achter het papierloos vergaderen, omdat ze tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maken. Met de app beschikt een vergaderdeelnemer over de volgende mogelijkheden: beheren van en beschikken over documenten op een eigen tablet; na downloaden van het document is offline raadplegen mogelijk; een eigen pdf-reader met diverse annotatiemogelijkheden, zodat documenten in de private cloud blijven en niet uitzwerven naar derden-servers; het delen van annotaties met andere vergaderdeelnemers om interactieve vergadervoorbereiding mogelijk te maken Momenteel is deze app alleen beschikbaar voor de ipad, maar de Android en Windowsversie zijn beiden in ontwikkeling en naar verwachting in de loop van dit jaar beschikbaar. Daarmee is de app hardware-onafhankelijk. Voordelen van Papierloos Vergaderen Algemeen Significant minder papier verbruik. Tijd- en plaatsonafhankelijk. Makkelijk in gebruik voor zowel de beheerder als de vergaderdeelnemer. Maak agendas, notulen en actielijsten binnen één platform. Bespaar tijd bij het organiseren van vergaderingen. Altijd de laatste versie van documenten. Automatische aanleg van een eenvoudig doorzoekbaar archief. Veilig vergaderen in de (private) cloud. Hardware onafhankelijk. Zeer eenvoudig en snel te implementeren. Return on investment in 12 maanden. Verkrijgbaar in 6 talen die configureerbaar zijn per gebruiker. Voordelen voor beheerders Agenda Maak, bewerk en beheer agenda s waar je ook bent. Werk met meerdere mensen aan een agenda. Gebruik sjabloonagenda s voor vaste, terugkerende agendapunten en werk deze vervolgens verder uit. Voer eenvoudig een wijziging door, ook al is de agenda al verzonden. Stuur verzoeken om bevestigingen of feedback met de agenda mee. Verschuif punten binnen agenda s of kopieer punten naar andere agenda s. Distributie Elke vergaderdeelnemer is makkelijk bereikbaar via zijn of haar eigen. Nooit meer stapeltjes vergaderstukken maken, kopiëren en per post verzenden. Een vergaderstuk terugtrekken of updaten kan tot op het allerlaatste moment. Geen zwervende documenten meer op thuiscomputers of in mailboxen. Van agenda s en vergaderstukken maak je één complete vergaderset met ingebouwde navigatiemogelijkheden zodat je er makkelijk in kunt bladeren. Gasten krijgen makkelijk hun stukken door het aanmaken van een eigen. Bouw automatisch een eenvoudig en makkelijk doorzoekbaar archief. Distributie van overige, niet aan een vergadering gerelateerde documenten is eveneens mogelijk. Verslaglegging Verslaglegging (notulen, besluiten en actiepunten) vanuit één en dezelfde omgeving. Opvolging en monitoring van vergaderuitkomsten overzichtelijk in beeld. Maak de vergaderset nadat het verslag is vastgesteld, zodat het dossier van een vergadering altijd helemaal compleet is. Voordelen voor vergaderdeelnemers Jouw Alle agenda s, vergaderstukken en andere documenten in jouw eigen. In de kun je ook privé-documenten opslaan. De is eenvoudig en veilig toegankelijk via het web en via tablets of smartphones. Stukken Altijd en overal de juiste stukken bij de hand. Geen onduidelijkheid over de juiste versie van stukken. Geen losse documenten meer, maar één vergaderset per vergadering voorzien van navigatiemogelijkheden zodat je er makkelijk in kunt bladeren. Eenvoudig toegang tot gearchiveerde agenda s, vergaderstukken, verslagen en overige documenten. Annotaties Voeg digitaal onderstrepingen, arceringen, post-its, notities en commentaar toe aan agenda of stukken. Deel je commentaar met één klik met de voorzitter en/of (één of meer) deelnemers. Je notities blijven bewaard, ook als er een update van de stukken of de agenda komt. Notities worden als metadata aan het document toegevoegd. Daardoor blijven ze ook bewaard als je overstapt op een nieuwe tablet, of als je je tablet onverhoopt kwijtraakt. Voordelen voor de directie Efficiëntie Sluit nauw aan op het nieuwe werken. Papierverbruik daalt drastisch. Aantoonbare tijdswinst in het voorbereiden en organiseren van vergaderingen. 2
Na de vergadering weet iedereen wat hij doen moet, want de actiepunten- en besluitenlijst is direct breed beschikbaar. Actiepunten- en besluitenlijsten direct invoeren in workflowsysteem. Eenvoudig stukken ter accordering distribueren. Ook gasten krijgen makkelijk hun stukken door het aanmaken van een eigen. Implementatie Papierloos Vergaderen is makkelijk. Instructie van de beheerder kost hooguit twee uur. Updates gaan automatisch en kosten geen downtime of supporttickets. Documenten ophalen en terugplaatsen in workflow of dm-systemen kan met ieder systeem dat data uitwisselt op basis van XML. Veiligheid Beschikbaar in onze veilige, private cloud, 24/7. Permanente controle en bewaking. Platform draait in Nederlandse datacentra, op verschillende locaties en maakt gebruik van diverse beveiligingstechnieken. Uitgebreide veiligheidspolicy als onderdeel van de samenwerkingsovereenkomst (zie verderop in dit document). Investering Papierloos Vergaderen is een online platform. Dat betekent dat Papierloos vergaderen: na inrichting en instructie direct gebruikt kan worden en niet draait op consultancyuren. beschikbaar is o.b.v. een maandelijkse licentiefee. geen beslag legt op interne servercapaciteit of ICT-ondersteuning. geen eigen initiële investeringen vergt. modulair is opgebouwd en er naast het basisplatform altijd uitbreidingsmogelijkheden zijn. ROI Uitgangspunt vergaderingen per jaar 12 vergadercategoriën 2 vergaderdeelnemers 12 secretariaat 1 Personeelskosten [per uur] administrator 25 member 75 Out of pocket kosten per vergadercategorie 3582 Besparing secretariaat [jaarlijks] opstellen agenda 4 uur 2400 kopiëren 1 uur 600 bundeling 1 uur 600 distributie 1 uur 600 notulen 2 uur 1200 archivering 0,5 uur 300 Q&A 0,5 uur 300 Totaal 10 uur 6000 Besparing vergaderdeelnemers [jaarlijks] voorbereiding 0,5 uur 10800 ontvangst 0,5 uur 10800 efficiëntie tijdens vergadering 0,5 uur 10800 Totaal 1,5 uur 32400 Totale besparing besparing in geld 45564 zonder besparing vergaderdeelnemers 13164 gespaarde bomen (op basis van 500 pagina s per bundel) 18 Extra modules & opties Correspondentie Deze module biedt de mogelijkheid inkomende en uitgaande correspondentie in Papierloos Vergaderen op te nemen. In- en uitgaande correspondentie die aan elkaar gerelateerd is, kan in deze onderlinge samenhang worden opgeslagen, voorzien van gewenste kenmerken. Daarnaast is het mogelijk deze documenten beschikbaar te stellen voor vergaderdeelnemers via distributie naar de en, of via de raadpleegfunctie van OurMeeting. Documentenbibliotheek Er zijn vaak diverse documenten in omloop die niet direct aan een vergadering gerelateerd zijn en dus nooit als vergaderstuk worden gedistribueerd, maar die toch van belang zijn om beschikbaar te stellen of op te slaan. Je kunt hierbij denken aan handboeken, beleidsplannen, reglementen, overeenkomsten en roosters. Door ze aan een documentenbibliotheek in Mathla toe te voegen zijn ze tevens doorzoekbaar op basis van inhoud of kenmerken. PDF-conversie Distributie naar vergaderdeelnemers is alleen mogelijk met documenten in PDF-formaat. Vaak zijn je bronbestanden echter opgemaakt in een ander formaat. Om daardoor geen tijd te verliezen biedt deze module je het gemak om een in een afwijkend formaat aan Mathla toegevoegd document met één muisklik te converteren naar een doorzoekbaar PDF-document. Weekberichten Een weekbericht opmaken op basis van ongestructureerde fragmenten en distribueren onder vergaderdeelnemers van geselecteerde vergadercategorieën. Koppeling met Document Management System (DMS) Veel organisaties werken met Document Management Systemen of Workflow Management Systemen die een belangrijke bron vormen voor vergaderdocumenten zoals rapporten, voorstellen of memo s. Papierloos Vergaderen is zo gebouwd dat het optimaal communiceert met de meeste van dit soort systemen. Papierloos Vergaderen haalt documenten eenvoudig op en levert ze voorzien van annotaties weer netjes terug aan de verschillende systemen. Daarbij kunnen ook alle rechten-instellingen worden overgenomen, zodat elke deelnemer de informatie krijgt die ook voor zijn ogen bestemd is. 3
Archief Papierloos Vergaderen zorgt voor onbeperkte online opslag en backup van de documenten die je er in opslaat. Beschik je niet over een DMS of een eigen archiveringssysteem, dan kunnen wij je documenten ook professioneel en duurzaam archiveren voor de lange termijn. Daarmee borg je de toegankelijkheid, authenticiteit en integriteit van je documenten in de toekomst. Documenten uit het verleden opslaan Documenten uit het verleden kunnen met terugwerkende kracht in Papierloos Vergaderen worden opgeslagen, evenals analoog materiaal na inscannen. Op verzoek dragen wij je partijen aan die het digitaliseren van analoog materiaal voor je kunnen uitvoeren. Maatwerk Heb je speciale wensen of kent je organisatie specifieke procedures binnen het vergaderproces? Wij ondersteunen dit graag d.m.v. maatwerk. Wij inventariseren je wensen en komen met een offerte en een planning. Insourcing Wil je met grote aantallen vergaderdeelnemers gebruik maken van Papierloos Vergaderen? Of is het om redenen van organisatiebeleid niet toegestaan data extern te hosten? Informeer dan naar de mogelijkheid voor insourcing van ons platform tegen een fixed fee. Digitale kluis In sommige organisaties is het verplicht om vast te leggen wanneer een bepaald document beschikbaar was, wanneer een vergaderdeelnemers daarvan op de hoogte werden gesteld en wanneer het document door de afzonderlijke vergaderdeelnemers voor het eerst geraadpleegd is. Wij hebben hiervoor de optie Digitale kluis ontwikkeld. Deze functioneert als logboek om bovengenoemde momenten aantoonbaar te maken. Veiligheidspolicy Niemand wil dat vergaderstukken toegankelijk zijn voor onbevoegde ogen. Daarom is veiligheid bij papierloos vergaderen van levensbelang. Tegelijk willen we dat het beleggen, voorbereiden en verslaan van vergaderingen een stuk makkelijker gaat. Dat vraagt om toegankelijkheid via veel verschillende wegen. Papierloos Vergaderen combineert deze toegankelijkheid daarom met maximale veiligheid. Wij hanteren een veiligheidspolicy die uit de onderstaande elementen bestaat en in de samenwerkingsovereenkomst wordt vastgelegd. Geheimhouding Papierloos Vergaderen verplicht zich tot strikte geheimhouding m.b.t. alle informatie en documentatie van de gebruiker, waarvan Papierloos Vergaderen, of personen waarvan zij zich bij het vormgeven van de samenwerking bedient, kennis neemt. Deze geheimhouding wordt ook betracht m.b.t. alle overige informatie waarvan Papierloos Vergaderen, of personen waarvan zij zich bij het vormgeven van de samenwerking bedient, redelijkerwijs kan aannemen dat deze gegevens een vertrouwelijk karakter hebben. Eigendom Bronbestanden zijn en blijven volledig en zonder voorbehoud intellectueel eigendom van de gebruiker. Hosting Papierloos Vergaderen wordt gehost in twee verschillende professionele datacentra in Nederland. Papierloos Vergaderen garandeert een beschikbaarheid van het platform van >99%. Fysieke toegang tot de datacentra is alleen mogelijk voor geautoriseerde medewerkers van Papierloos Vergaderen, op basis van legitimatie. Virtuele toegang tot de datacentra is alleen mogelijk voor geautoriseerde medewerkers van Papierloos Vergaderen, op basis van inloggegevens en IP-rangecontrole. De IP-range met virtuele toegang tot het datacentrum is gelimiteerd tot de geautoriseerde gebruikers. Releaseprotocol Updates en nieuwe functionaliteiten worden door middel van releases doorgevoerd. Die doorlopen voor oplevering een vast protocol van ontwikkelen, testen en accepteren. Zo worden verstoringen op het live platform voorkomen en vermeden. Backup Het platform is volledig redundant opgebouwd in twee verschillende datacentra. Van het platform wordt dagelijks een complete off-site back-up gemaakt. Het dataverlies bij calamiteiten bedraagt daardoor maximaal één dag. Daarnaast zijn er lokale back-ups beschikbaar die bij kleine verstoringen een sneller herstel met minder dataverlies mogelijk maken. Communicatie Bij alle communicatie van, naar en binnen het platform (beheeromgeving, en en app) wordt gebruik gemaakt van: authentificatie door middel van per persoon unieke inlogcredentials; hashed passwords (SHA512/SALT), versterking mogelijk; 31-bits authentificatietoken; passwordrecovery via apart kanaal (e-mail); encrypted https-protocollen voor de beide webomgevingen (ourmeeting.nl en mydox.nl); IP-range checking bij inloggen door beheerders. Beheer van documenten Een beheerder kan op elk moment besluiten documenten die verschaft zijn aan één of meer vergaderdeelnemers terug te trekken of te vervangen door een nieuwe versie. De beheerder blijft zo écht eigenaar van de documenten. Deelnemers hebben in hun alleen toegang tot de documenten waar zij recht op hebben. Er kan een uiterste beschikbaarheidsdatum aan documenten worden meegegeven. Na het verstrijken van deze datum verdwijnen de betreffende documenten uit de box en de app. Documenten kunnen onder embargo verzonden worden en kunnen dan enkel gelezen worden in de applicatie op de tablet. Alle documenten van één of meerdere vergadercategorieen kunnen encrypted verzonden worden. Deze documenten staan dan tevens automatisch onder embargo en kunnen enkel geopend worden door de geautoriseerde ontvanger met een sleutel. Veiligheid tablet Voor de beveiliging van documenten op de tablet van een vergaderdeelnemer geldt allereerst dat de betreffende tabletgebruiker zijn tablet dient te voorzien van een beveiligingscode. Tevens kan de applicatie op de tablet voorzien worden van een pincode waardoor andere gebruikers van de tablet geen toegang hebben tot vergaderstukken in onze applicatie. 4
Daarnaast is het mogelijk een tablet op afstand te wissen, mits de gebruiker de instellingen daarvoor op zijn tablet juist heeft ingesteld en er minstens één contactmoment is met internet. Als een document door een beheerder is teruggetrokken uit de box of door een vergaderdeelnemer zelf is verwijderd, zal bij het eerstvolgende contactmoment met internet het betreffende document ook van de tablet worden verwijderd in het geval deze na downloaden offline op de tablet aanwezig is. Certificering In de nabije toekomst zullen wij beschikken over een ISO27002- certificering. Wij voldoen aan de ICT-Beveiligingsrichtlijnen voor webapplicaties zoals deze zijn vastgesteld door het Nationaal Cyber Security Centrum(NCSC) in opdracht van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Vanzelfsprekend zijn deze richtlijnen bij ons door een onafhankelijke derde geaudit. Specifieke eisen van verschillende opdrachtgevers dragen er aan bij dat wij tevens geaccrediteerd zijn voor SAS70, Cobit en normeringen van De Nederlandsche Bank. Momentopname Ontwikkelingen in de techniek staan niet stil. Dat betekent dat deze veiligheidspolicy een momentopname is en per definitie dynamisch van aard en karakter. Toekomstige ontwikkelingen zijn met name te voorzien in binaire encryptie van documenten. Daarmee wordt het mogelijk een document op een tablet eenmalig te laten openen door middel van een unieke key die op een server van een onafhankelijke derde opgehaald wordt en na verstrekking slechts éénmaal en zo lang geldig is als het document geopend is. Daarnaast werken wij aan de mogelijkheid een document digitaal te ondertekenen, eveneens door middel van een onafhankelijke derdenserver (LDAP). Contractueel Een samenwerkingsovereenkomst is de basis voor het gebruik van Papierloos Vergaderen. Daarin worden harde afspraken gemaakt over de beschikbaarheid van het platform en de beveiliging van documenten. Deze afspraken krijgen verder vorm door intensieve samenwerking, overleg en communicatie tussen jouw organisatie en ons. Over Papierloos Vergaderen, het bedrijf Papierloos Vergaderen is een geregistreerde handelsnaam en handelsmerk van Docwolves B.V. (www.docwolves.nl). Docwolves B.V. is een Nederlands bedrijf en is in 2009 opgericht door Chris Bevelander (CFO) en Rens Groeneveld (CEO). Robbert Schwippert (CIO) versterkt het team sinds 2011. Docwolves B.V. is geregistreerd bij Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24453872. Docwolves heeft zijn kantoor aan de Spuiboulevard nummer 340, 3311 GR Dordrecht. 5