thema 70 Ondersteunen bij werk, scholing en vrije tijd 1 Inleiding Als pedagogisch medewerker jeugdzorg ondersteun je jongeren bij werk, scholing en vrije tijd. Bij de uitvoering kun je een aantal hulpmiddelen gebruiken. In dit thema geven we, aansluitend op de informatie in het boek Pedagogisch medewerker Jeugdzorg, informatie over het voeren van een voortgangsgesprek, probleemoplossing, rapporteren en netwerken. Ondersteunen bij werk, scholing en vrije tijd: 2 Voortgangsgesprek 3 Probleemoplossing 4 Rapporteren 5 Begeleiden bij netwerken 1 Deze informatie sluit aan op de paragrafen 10.5.2 en 13.5 in het boek Jeugdzorg. 2 Voortgangsgesprek Als je jongeren ondersteunt, stel je eerst een begeleidingsplan op. Je voert dit uit volgens de PDCA-cyclus: plan, do, check en act. Vaak gaat het met plan en do wel goed, maar het belangrijke methodische check en act laat te wensen over. Om te voorkomen dat dit gebeurt houd je regelmatig een vinger aan de pols. Dat kun je bijvoorbeeld doen door het voeren van voortgangsgesprekken met de cliënt en regelmatige evaluaties. We gaan kort in op het voeren van een voortgangsgesprek. De evaluaties worden in het boek behandeld. Het voortgangsgesprek gaat, zoals het woord zelf al zegt, over de voortgang van de ondersteuning. Het doel is de voortgang van de ondersteuning en de resultaten te 1
bewaken. Tijdens de gesprekken komen inhoudelijke zaken, kennis, houding en gedrag van de jongere aan de orde. Het gaat om vragen als: wat is er in de tijd na het laatste gesprek gebeurd (kennis); hoe heb je gehandeld (gedrag) wist je voldoende om te kunnen handelen (kennis); welke problemen kwam je tegen en wat heb je gedaan om de problemen op te lossen (gedrag); wat heb je als ondersteunend ervaren en wat niet (houding); wat was het resultaat van je acties? Je kijkt in het voortgangsgesprek, net als bij evalueren, zowel naar het proces als naar het resultaat. De structuur van een voortgangsgesprek is hetzelfde als van elk ander gesprek. Je hebt een opening waarbij je de jongere op zijn gemak stelt, een open sfeer creëert en kort de bedoeling van het gesprek aangeeft. Samen met de jongere zet je vervolgens een aantal onderwerpen op de agenda. Daarna bespreek je de gekozen onderwerpen. Daarbij vat je na elk onderwerp kort de conclusies samen. Bij de afronding van het gesprek vat je de afspraken en conclusies nog even kort samen. Je checkt of de jongere het hiermee eens en ze begrepen heeft. Daarna kom je tot een afspraak voor het volgende voortgangsgesprek. Voor voortgangsgesprekken heb je vaardigheden nodig als luisteren, de juiste vragen stellen en samenvatten. Daarnaast hanteer je technieken om de jongere tot zelfinzicht te laten komen, bijvoorbeeld spiegelen en confronteren. Je probeert tot de kern door te dringen van problemen: wat waren de werkelijke oorzaken van de problemen. Maar je kijkt ook naar de succesfactoren: waarom lukte het nu wel of waarom werkte deze manier beter dan een andere. Hiervoor hanteer je technieken en methoden als doorvragen, oplossingsgericht werken en probleemoplossend werken. Over deze technieken en methoden kun je meer lezen in het boek Jeugdzorg. Over de basisvaardigheden voor gespreksvoering kun je meer lezen in het boek Communicatie en Organisatie. 2 SAW Digitale Content
3 Probleemoplossing We behandelen een methode voor het oplossen van problemen in zes stappen. 2 De zes fasen van probleemoplossing: 1 probleemdefinitie, doel en aanpak vaststellen 2 systematisch verzamelen van informatie 3 het trekken van voorlopige conclusies 4 voorbereiden van het gesprek 5 bespreking van de signalen en problemen 6 evalueren van de aanpak We geven een korte samenvatting van de inhoud van de zes fasen. Je doorloopt deze fasen samen met de jongere en laat de verantwoordelijkheid voor het oplossen van de problemen zoveel mogelijk bij de jongere liggen. Probleemoplossing in zes fasen: Fase 1: Probleemdefinitie, doel en aanpak vaststellen Stel het doel en het onderwerp van de aanpak vast. Stel vast wat het resultaat moet zijn: wanneer is het probleem opgelost. Stel vast wanneer de acties geëvalueerd en bijgesteld worden. Bedenk voor jezelf vooraf welke grenzen er zijn: in welke gevallen is er extra ondersteuning nodig, wanneer gaat een probleem jouw taak en functie te boven. Bedenk voor dat geval hoe je dan kunt handelen (dat staat vaak in protocollen). Fase 2: Systematisch verzamelen van informatie Welke informatie is nodig over het concrete probleem: wat ging eraan vooraf, wat waren dieper liggende oorzaken en wat was de directe aanleiding voor (bijvoorbeeld) de escalatie, hoe heeft de jongere gehandeld, hoe was zijn houding en gedrag, wat waren of zijn de gevolgen. 3
Hoe kun je (eventueel) de benodigde inhoudelijke informatie over een probleem verzamelen: bijvoorbeeld hoe vraag je een uitkering aan, is woonbegeleiding een optie, is psychologische hulpverlening nodig. Analyseren van de gegevens: wat zijn goede en minder goede opties, waar gaat de voorkeur van de jongere naar uit, welke bijdrage kan het netwerk bieden, kun je dit zelf behandelen, heb je ondersteuning nodig of moet je het overdragen. Fase 3 Trekken van voorlopige conclusies (in het geval je het probleem samen met de jongere op kunt lossen) Op basis van de analyse trek je voorlopige inhoudelijke conclusies: waar gaat het precies om (de kern), welke risico s zijn er en waar kan winst behaald worden, in welke richting moet de oplossing gezocht worden. Welke uitgangspunten zijn belangrijk voor de bespreking: welke belangen heeft de jongere en welke andere belangen zijn er, hoe hoog is de bereidheid van de jongere om tot een oplossing te komen, welke inbreng verwacht jij van anderen (bijvoorbeeld de gedupeerde of het netwerk). Fase 4 Voorbereiden van een oplossingsgesprek (voor jezelf en (delen) eventueel met de jongere samen) Bedenk wie er bij het gesprek zijn, hoe je de deelnemers uitnodigt, op welke termijn en op welk tijdstip. Bedenk welke onderwerpen je op de agenda zet en hoe je die bij de uitnodiging formuleert. Bedenk hoe je het gesprek of de gesprekken het beste aan kunt pakken: waar ga je zitten, hoe formeel of informeel pak je het aan, hoe open je en wat zeg je over doel en aanpak, hoe zal het gesprek verlopen, welke situaties kun je verwachten, wat kun je in die verschillende situaties doen. Welke technieken denk je te kunnen gebruiken: bijvoorbeeld open en gesloten vragen stellen, confronteren, gesprek strak structureren of niet, formelere of informelere toon. Fase 5 Bespreking van de signalen en problemen waarbij je de fasen van een gesprek volgt: aanloopfase; planningsfase; themafase; slotfase. 4 SAW Digitale Content
Fase 6 Evalueren van de aanpak Evalueer achteraf samen met de jongere en eventuele netwerkpartners de eerste vijf fasen van het gesprek en trek conclusies voor de afhandeling van volgende problemen of conflicten. 4 Rapporteren Je werkt in teamverband samen met collega s en je levert misschien een bijdrage aan het netwerkoverleg van de jongere. Bovendien leg je verantwoording af aan je leidinggevende. En zeker zo belangrijk, je rapporteert aan je cliënt wat je voor hem gedaan hebt of wat belangrijke ontwikkelingen zijn die hij moet weten. Dat betekent dat je geregeld rapporteert over je werk: in het team, in het netwerkoverleg, aan de cliënt en aan je leidinggevende. Over rapporteren kun je meer lezen in het boek Communicatie en Organisatie. Hier gaan we aanvullend nog in op een aantal belangrijke aspecten van het rapporteren. Het belangrijkste bij rapporteren is dat helder overkomt wat je wilt zeggen en dat je woorden niet verkeerd begrepen kunnen worden. Gebruik geen onduidelijke termen als vaak, soms, misschien maar geef de feitelijke situatie aan. Bijvoorbeeld: Chris heeft in de laatste 2 maanden drie keer zijn cursus verzuimd. In plaats van: Chris heeft de laatste tijd nogal eens verzuimd op zijn opleiding. Vergeet niet kort de doelen en actieplannen te noemen naar aanleiding waarvan je rapporteert: Chris volgt een opleiding elektrotechniek. Hij wil zo snel mogelijk als elektricien aan het werk. En het belangrijkste feit waarover je nu rapporteert; het verzuim van Chris. In het algemeen willen mensen geen uitgebreide verhalen horen maar kort en bondig de belangrijkste (objectieve) feiten. Ben dus selectief in wat je opschrijft maar geef wel alle belangrijke feiten die bijdragen aan het verkrijgen van een goed inzicht in het probleem. Zorg dat je de kern raakt van waar het om gaat: Als Chris de komende 2 maanden nog 2 keer verzuimd, kan hij geen examen doen. Dat brengt zijn doel om zo snel mogelijk aan het werk te gaan in gevaar. Op deze manier houd je het bij feiten en je voorkomt dat je je eigen mening zegt of al conclusies trekt: Ik vind het zo stom van Chris dat hij zoveel verzuimd, straks haalt hij zijn examen niet en dan kan hij nog geen werk gaan zoeken. Jouw mening doet er in feite niet zo toe, het gaat erom wat Chris zelf ervan vindt en hoe hij zelf denkt hiermee om te gaan. Bovendien is het altijd belangrijk respectvol te praten over een cliënt, ook al doet hij dingen die niet kunnen. Door je persoonlijke, subjectieve mening te uiten, blokkeer je een opbouwend gesprek over de mogelijke oorzaken en 5
oplossingen. Als je objectief en met meer afstand over het probleem rapporteert, kom je sneller tot belangrijke conclusies en oplossingen: Chris zelf zegt dat hij zijn doel nog steeds wil halen, maar moeite heeft om de discipline op te brengen regelmatig te studeren. Nu kun je met je collega s of leidinggevende direct een gesprek aangaan over hoe Chris te motiveren is meer tijd en energie in zijn studie te stoppen. Om te controleren of je rapport aan al deze eisen voldoet, kun je de SMART-formule gebruiken die ook voor het stellen van doelen wordt gebruikt. (zie het boek Methodisch begeleiden) Aan de hand van de formule stel je jezelf de volgende vragen. Specifiek: wat is in exacte woorden het probleem? Chris volgt een opleiding elektrotechniek. Zijn doel is zo snel mogelijk als elektricien aan het werk te gaan. Dat doel komt in gevaar. Meetbaar: Welke feiten zijn er ter illustratie van het probleem? Chris heeft in de laatste 2 maanden drie keer van zijn opleiding verzuimd. Als hij de komende 2 maanden nog 2 keer verzuimd, kan hij geen examen doen. Acceptabel: waarom is het gebeurde wel of niet acceptabel? Chris heeft zichzelf doelen gesteld en had het vaste voornemen zich daaraan te houden. Hij keurt zijn eigen gedrag af. Realistisch: wat is de realiteit voor Chris? Chris zelf zegt dat hij zijn doel nog steeds wil halen, maar moeite heeft om de discipline op te brengen regelmatig te studeren. Tijdgebonden: wat zijn zijn kansen binnen het huidige tijdsbestek? De opleiding geeft aan dat het heel zwaar voor Chris zal worden, maar dat het in principe nog mogelijk is examen te doen. Een dergelijk rapport geeft in kort bestek precies aan waar het om gaat en is een goed uitgangspunt voor een gesprek. Denk bij het formuleren van een rapport eraan dat een cliënt volgens de wet het rapport mag inzien. Aantekeningen die je voor jezelf maakt vallen hier niet onder, maar zodra het informatie is die je deelt met anderen, valt die onder de Wet bescherming persoonsgegevens. 6 SAW Digitale Content
5 Begeleiden bij netwerken Netwerken die rondom de jongere georganiseerd worden, hebben als doel de eigen kracht van jongeren, ouders, gezinnen en de sociale omgeving te vergroten. Uitgaan van de eigen kracht van de jongere en de sociale omgeving vergroot het gevoel van eigenwaarde en geeft energie om situaties actief te veranderen. Een netwerk rondom een jongere kan bestaan uit gezinsleden en familieleden, buren, vrienden, leraren, trainers of vrijwilligers. In feite kan iedereen die zich bij de jongere betrokken voelt bij het netwerk betrokken zijn. Vaak is bij het netwerk ook een voogd betrokken. De samenstelling van het netwerk wordt met de jongere en het gezin (of de voogd) vastgesteld. Van tijd tot tijd is er een netwerkoverleg om te bespreken hoe een en ander verloopt en te kijken of er iets bijgesteld moet worden. Een specifieke vorm van een netwerk is de Eigen Kracht Conferentie (EKC). Op de EKC wordt vastgesteld wie in de eigen kring van de jongere bij willen dragen aan zijn welzijn en ontwikkeling en hoe taken verdeeld worden. Het initiatief ligt bij de EKC en de professionals stellen zich meer terughoudend op. Hun rol wordt in overleg met de EKC ingevuld. De professional springt bij als de EKC iets zelf niet kan. Over de EKC kun je meer lezen in thema 4 Vn het boek Jeugdzorg. Naast deze netwerken die meer algemeen gericht zijn op het volgen en ondersteunen van de jongere, bouwt de jongere een eigen netwerk op met contacten die hij nodig heeft voor de opbouw van zijn leven. Dat kunnen contacten zijn die nodig zijn in verband met werk, wonen, scholing, de invulling van de vrije tijd en het aangaan van vriendschapsrelaties. De jongere gaat die contacten in principe zelfstandig aan. Als hij daar nog niet toe in staat is, adviseer je hem of ondersteun je hem op een andere manier. De ondersteuning kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien. Ondersteunen van de jongere bij netwerken De cliënt en jij formuleren een doel. Bijvoorbeeld: Johan wil in zijn vrije tijd contacten leggen met anderen en eventueel vriendschappen aangaan. Jouw doel: ik ondersteun Johan bij het aangaan en onderhouden van de contacten in zijn vrije tijd. Je maakt het doel concreet. Je bespreekt met Johan welke activiteiten zijn voorkeur hebben. Johan kiest een activiteit (bijvoorbeeld voetballen) en samen stellen jullie vast hoe en in welk tijdsbestek Johan daaraan werkt. Je stelt vast welke stappen gezet worden: voetbalvereniging 7
kiezen, kennismaken, afspraken maken, starten, na verloop van tijd evalueren en bijstellen. Misschien wil Johan om te beginnen eerst een wedstrijd bijwonen en na afloop een kijkje in de kantine nemen om de sfeer te proeven. Maar misschien wil hij ook wel een proefles bijwonen. Je gaat bewust relaties aan die een bijdrage kunnen leveren aan het doel en je onderhoudt die relaties. Een belangrijke stap is om te kijken of er in Johans sociale netwerk (gezin, familie, vrienden) iemand is die kan ondersteunen bij het verwezenlijken van zijn doel. Indien dat het geval is, ga je samen met Johan een gesprek met diegene aan en maakt afspraken over zijn rol en die van jou. Het familielid kan bijvoorbeeld helpen bij de meer praktische dingen als kleding kopen en contributie betalen. Jij begeleidt bijvoorbeeld bij de manier waarop Johan contacten aangaat en onderhoudt en van oppervlakkige contacten kan groeien naar vriendschappen. Het familielid of jij gaat bijvoorbeeld de eerste keer mee naar de voetbalvereniging en kijkt samen met Johan welke contactpersonen van belang zijn, zoals de trainer, de coach en de teamleden. Je kijkt naar de manier waarop er getraind wordt en of dat bij Johan past. Je kijkt wat er nodig is om lid te worden en wat de kosten en voorwaarden zijn. Je begeleidt Johan in latere instantie bij het aangaan van de contacten en bij eventuele contactproblemen. Je helpt hem daarbij door te praten over bijvoorbeeld zijn zelfbeeld, de manier waarop hij gesprekken voert, de informele contacten voor en na de trainingen en wedstrijden. Je praat over zijn rol in het team en de taken die hij eventueel op zich kan nemen. Je evalueert regelmatig en stelt doelen en activiteiten eventueel bij. Je kijkt samen met Johan terug op de afgelopen tijd, wat is er voorgevallen en hoe is hij daarmee omgegaan? Is hij tevreden over hoe het gegaan is? Je kijkt ook naar de resultaten in vergelijking met het doel. Is hij in staat geweest om contacten te leggen en te onderhouden? Is hij hier tevreden over? Welke betekenis hebben ze voor hem? Wat was zijn rol? Wat ging goed, wat ging minder goed? Wat wil en kan hij verbeteren? Welke nieuwe doelen zou hij zich willen stellen? Eventueel constateer je samen met Johan dat een gesprek met de trainer of coach nodig is. Je ondersteunt hem daarbij of gaat mee naar het gesprek. Je praat ook over het contact en de rol van het familielid dat bij de ondersteuning betrokken is. En je praat hier samen met het familielid en Johan over. Je rapporteert de resultaten naar teamgenoten en je leidinggevende. Je geeft daarbijconcreet aan hoe het proces verlopen is en of de doelen gehaald zijn. Je geeft aan wat belangrijke evaluatiepunten waren en welke afspraken daarover gemaakt zijn. Het groeiproces en de tevredenheid van de cliënt spelen hierbij een grote rol. Over hoe je kunt rapporteren lees je meer in het boek Communicatie en Organisatie en in thema 10 van dit boek. 8 SAW Digitale Content
Op deze manier leer je Johan contacten te leggen en te onderhouden. Maar ook jij hebt zo contacten gelegd die je op andere momenten en/of voor andere cliënten weer zou kunnen gebruiken. Als je die mogelijkheid ziet, dan is het ook voor jou belangrijk de gelegde contacten te blijven onderhouden. Hetzelfde kun je doen naar werksituaties en als het gaat om scholing. Bij het ondersteunen van cliënten bij het netwerken zijn coachen en motiveren belangrijke vaardigheden. Over motivatie kun je lezen in thema 12 en over coachen in thema 16 van het boek Jeugdzorg. 9