O P E N B A A R VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: J. Rensenbrink Tel nr: 8205 Nummer: 15A.01179 Datum: 25-02-2016 Team: Wijkonderhoud Tekenstukken: Nee Bijlagen: 2 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): Onderwerp: instemmen met startnotitie vervangen wagenpark Advies:. 1. In te stemmen met de startnotitie vervangen tractie gemeente Woerden. 2. In te stemmen met het vrijgeven van de budgetten voor de vervanging van voertuigen voor Team Gegevensbeheer 35.000,--, Team Afval en Reiniging 372.600,-- en Team Wijkonderhoud 424.308,- 3. Beschikbaar stellen van een krediet van 35.000,-- ten behoeve van externe inhuur. Begrotingsconsequenties nee B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: wethouder de Weger
Inleiding: Per 1 januari 2015 zijn de ambtelijke organisaties van Woerden en Oudewater samengevoegd en werken we voor twee besturen. De voertuigen van de gemeente Oudewater zijn nog eigendom van de gemeente Oudewater. De vervanging van deze voertuigen wordt hier verder niet behandeld. De vervanging van voertuigen binnen de Gemeente Woerden geschiedt op basis van technische en economische levensduur. Voor de vervanging wordt in de begroting, via de vervangingsinvestering, geld gereserveerd. In 2010 is er een amendement aangenomen waarin wordt opgedragen om het gemeentelijk wagenpark om te schakelen naar elektrisch waar mogelijk. Op dat moment zijn de investeringen niet uitgevoerd en is er onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om het gemeentelijk wagenpark op elektriciteit te laten rijden. In 2013 werd er gestart met het aanpassen van het werkpakket van team wijkonderhoud. Men ging van productiegericht naar servicegericht. In 2014 kwam er een onderzoek naar het al dan niet uitbesteden van de werkzaamheden op het stadserf en eind 2014 werd besloten om niet uit te besteden maar verbeterd zelf te doen Op 30 oktober 2014 is door de gemeenteraad een motie Duurzaam met een doel aangenomen waarbij het college verzocht wordt om Woerden in 2030 een klimaat neutrale gemeente te laten zijn. Door een externe partij is tussen juni en augustus 2015 een wagenparkscan gemaakt van de door de gemeente Woerden en Oudewater in gebruik zijnde voertuigen. Eind januari is deze wagenparkscan aangepast omdat het werkpakket van het team Wijkonderhoud sinds de eerste scan is aangepast. Op basis van de uitkomsten van de wagenparkscan is bijgevoegde startnotitie opgesteld en wordt uw college een voorstel gedaan om te komen tot een evenwichtige en duurzame vervanging van het gemeentelijk wagenpark. De bevoegdheid van het college komt voort uit de volgende wet - en/of regelgeving: Artikel 160 lid 1 sub e Gemeentewet Beoogd effect: Na aanschaf van voertuigen aangedreven door elektriciteit of anders door voertuigen met een minder milieubelastende aandrijving dan de huidige voertuigen komt de stap naar een klimaat neutrale gemeente een stuk dichterbij. De vervanging van voertuigen, afgestemd op het werkpakket, biedt kansen om de werkzaamheden efficiënter uit te voeren. Argumenten: 1 De aanschaf van minder milieubelastende voertuigen is een logische stap voor een gemeente die klimaat neutraal wil worden 2 Vervanging van voertuigen die in 2010 al op de vervangingslijst stonden heeft een positieve uitstraling voor het imago van de gemeente.
3 Door vervanging van de voertuigen wordt invulling gegeven aan het verbeterd zelf doen en de daarbij behorende investeringen in materieel en opleiding van personeel. 4 Uit de wagenparkscan komen een aantal conclusies en aanbevelingen: Bij het team afval en reiniging is de conclusie dat aantal inzamelvoertuigen terug kan van vijf naar vier stuks. Dit zou op jaarbasis een besparing opleveren van ruim 39.000,--. De vervanging van de inzamelvoertuigen gaat niet in deze aanbesteding mee. Afval en Reiniging is nu bezig is met de voorbereiding van een andere manier van inzamelen per 1 januari 2017, de optie B. Het krediet voor de aanschaf van de eerste inzamelvoertuigen in 2017 wordt uitgesteld. De invoering van de nieuwe manier van inzamelen zou een andere voertuigbehoefte op kunnen leveren. Aanbevolen wordt om te stoppen met het inhuren van een haakarmvoertuig en een voertuig met chauffeur ten behoeve van de inzameling van ondergrondse containers en zelf een combivoertuig aan te schaffen en de lediging zelf ter hand te nemen. De jaarlijkse besparing op inhuurkosten van het voertuig met chauffeur ten behoeve van de inzameling ondergrondse containers bedraagt 204.820,--. Ten behoeve van onvoorzien wordt voorgesteld om een bedrag van 25.000,-- te beschikbaar te houden. De jaarlijkse besparing bedraagt dus 179.820,-- De overige te vervangen voertuigen van team Afval en reiniging, Team Wijkbeheer en Team gegevensbeheer worden waar mogelijk vervangen door elektrisch aangedreven voertuigen. Waar elektrisch rijden niet mogelijk is doordat het laadvermogen op kenteken onvoldoende is om de werkzaamheden uit te voeren, of er nog geen elektrisch voertuig voor op de markt is, zal gekozen worden voor voertuigen die zo min mogelijk milieubelastend zijn en minimaal voldoen aan de eis Euro 6. Kanttekening: Om met dezelfde auto ondergrondse containers te legen en de transporten vanaf de milieustraat uit te voeren kan het zijn dat we een capaciteitstekort hebben. Indien blijkt dat er een structureel tekort is aan vervoerscapaciteit zal er een voorstel komen om zelf een haak-arm voertuig aan te schaffen. Bij de eis van een Euro 6 voertuig kan de levering langer duren in verband met de geringere beschikbaarheid. Financiën: In de starnotitie worden de bedragen per voertuig en kredietnummer genoemd. Per team zijn de volgende budgetten beschikbaar: Team gegevensbeheer 35.000,-- Team Afval en Reiniging 372.600,-- Team Wijkonderhoud 424.308,-- Uitvoering: De aanbesteding kan op korte termijn plaatsvinden, de eerste voertuigen zullen in de loop van 2016 geleverd kunnen worden.
Communicatie / Website: Een RIB volgt in maart 2016. Ondernemingsraad: nvt Samenhang met eerdere besluitvorming: Bijlagen: Startnotitie: aanschaf tractie Gemeente Woerden
Startnotitie Voorlopige projectnaam: aanschaf tractie gemeente Woerden Ambtelijk opdrachtgever: Michel de Groot Bestuurlijk opdrachtgever: het college van B&W, vertegenwoordigd door Tymon de Weger Voorgenomen projectleider: Jan Rensenbrink Deze startnotitie is goedgekeurd door: Ambtelijk opdrachtgever: Bestuurlijk opdrachtgever: Projectleider: Michel de Groot Tymon de Weger Jan Rensenbrink Datum: Startnotitie aanschaf tractie gemeente Woerden 2015 Versie:6.1 Datum: 22-02-2016
Inhoud: 1. Aanleiding en huidige situatie 2. Gewenste situatie en urgentie 3. Voorlopige projectopdracht 4. Kansen, risico s, draagvlak 5. Globale projectaanpak 6. Projectorganisatie 7. Kosten, baten en dekking 8. Vervolgstappen Startnotitie aanschaf tractie gemeente Woerden 2015 pagina 2 van 9
1. Aanleiding en huidige situatie De gemeente Woerden heeft een gemeentelijk materieel en wagenpark. Dit materieel en wagenpark zijn ten behoeve van een aantal teams. Team Wijkonderhoud en team Afval en Reiniging hebben het merendeel van de voertuigen in gebruik. Daarnaast hebben de teams Vastgoed, Facilitaire zaken en Gegevensbeheer een voertuig tot hun beschikking. In de begroting van Woerden is geld opgenomen voor de vervanging van voertuigen. De eerste voertuigen hadden in 2010 al vervangen moeten worden maar rijden nu nog. Er zijn een aantal redenen waarom de vervangingsinvesteringen op voertuigen vanaf 2010 niet hebben plaatsgevonden. In 2010 is er een amendement aangenomen waarin wordt opgedragen om het gemeentelijk wagenpark om te schakelen op elektriciteit waar mogelijk. Op dat moment zijn de vervangingsinvesteringen niet uitgevoerd en is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om het gemeentelijk wagenpark op elektriciteit te laten rijden Die waren op dat moment beperkt, maar de ontwikkelingen gingen snel. In 2013 werd er gestart met het aanpassen van het werkpakket van team Wijkonderhoud, men ging van productiegericht naar service gericht en onduidelijk was wat dit voor de behoefte aan voertuigen ging betekenen In 2014 kwam het onderzoek naar het al dan niet uitbesteden van de werkzaamheden op het Stadserf en eind 2014 werd besloten om niet uit te besteden maar verbeterd zelf te doen. Op 30 oktober 2014 is door de gemeenteraad een motie Duurzaam met een doel aangenomen waarin het college verzocht wordt om Woerden in 2030 een klimaat neutrale gemeente te laten zijn Gezien de ouderdom van de voertuigen van de gemeente Woerden is de inzet niet meer te garanderen. De uitstraling die de gemeente nu heeft met deze oude vervuilende voertuigen past niet in een klimaatneutrale gemeente, ook al ligt dit doel pas in 2030. In het kader van verbeterd zelf doen past uiteraard ook verbeterd minder klimaatbelastend zelf doen. Eén kleine bestelwagen van Afval en Reiniging is inmiddels afgekeurd en daarvoor wordt nu tijdelijk ingehuurd. Met veel onderhoud worden de voertuigen van Wijkonderhoud nu rijdend gehouden. Er is opdracht gegeven aan een externe partij, United Quality, om een wagenparkscan te doen naar de bij de Gemeente Woerden in gebruik zijnde voertuigen. Dit betreft dus ook de voertuigen die eigendom zijn van de gemeente Oudewater. Over de vervanging van de voertuigen van de gemeente Oudewater beslissen college en gemeenteraad van Oudewater. Deze vervanging(en) wordt hier verder niet meegenomen. Er zijn interviews gehouden met medewerkers en leidinggevenden van Afval en Reiniging en Wijkonderhoud over de huidige en toekomstige manier van werken teneinde de toekomstige voertuigbehoefte te kunnen vaststellen. Uiteindelijk ligt er nu een advies over de toekomstige voertuig behoefte. In dit advies wordt benoemd met welke voertuigen rijden op elektriciteit mogelijk is, en bij welke voertuigen dit nog niet mogelijk is. Startnotitie aanschaf tractie gemeente Woerden 2015 pagina 3 van 9
2. Gewenste situatie en urgentie De meest gewenste situtatie zou zijn dat alle voertuigen van de Gemeente Woerden elektrisch worden aangedreven. Uitgangspunt is dan wel dat voertuigen vanaf fabriek elektrisch worden uitgevoerd en niet achteraf worden omgebouwd naar elektrisch. In het verleden zijn er verschillenden bedrijven geweest die voertuigen met verbrandingsmotor ombouwden naar elektrisch en na enkele jaren failliet gingen. Een auto elektrisch vanaf fabriek biedt meer zekerheid omdat alleen de grotere automerken dit aanbieden. Op dit moment is het nog niet mogelijk om in alle gevallen alle voertuigen elektrisch te laten rijden. Dit heeft onder meer te maken met de snelheid, het laadvermogen en het rijden met aanhangers. Waar elektrisch rijden niet mogelijk is zal gekozen worden voor een zo min mogelijk milieubelastende aandrijving die in ieder geval moet voldoen aan de norm die in september 2016 gaat gelden: een emissie-uitstoot die voldoet aan de dan geldende norm van Euro 6. Als de komende jaren elektrische aandrijving wel mogelijk wordt dan zal er een nieuwe aanbesteding gehouden worden voor de dan nog aan te schaffen voertuigen. De Gemeente Woerden heeft ervoor gekozen om de teams Wijkonderhoud en Afval en Reiniging de werkzaamheden verbeterd zelf te laten doen. Hierbij is het noodzakelijk dat de voertuigen van de gemeentelijke teams vervangen worden door voertuigen die zijn aangepast aan het takenpakket en door zo min mogelijk milieubelastende voertuigen. Er is op dit moment in de begroting van Woerden geld beschikbaar voor de vervanging van voertuigen van Wijkonderhoud, Gegevensbeheer en Afval en Reiniging. Bij Afval en Reiniging is ook rekening gehouden met de aanschaf van een voertuig voor de lediging van ondergrondse containers en werkzaamheden ten behoeve van de milieustraat. De aanbesteding voor vervanging van de voertuigen zal dit jaar worden opgestart zodat de opdracht tot een gefaseerde levering van de te vervangen voertuigen in 2016, 2017, 2018 en 2019 gegeven kan worden. Door deze voertuigen in deze aanbesteding als optie mee te nemen voorkomen we dat we de komende jaren opnieuw moeten aanbesteden. Gezien de hoogte van de investering zal dit een Europese aanbesteding moeten worden. De doorlooptijd van deze aanbesteding is drie maanden. We moeten deze aanbesteding dus nu opstarten willen we dit jaar nog voertuigen gaan vervangen. De voertuigen worden uitgerust met track and trace. Bij Afval en Reiniging is een routeoptimalisatie voor de inzameling mogelijk. Bij calamiteiten is inzichtelijk welke gemeentelijke voertuigen in de buurt zijn om snel te reageren. Door track and trace zijn bestuurders zich bewuster dat hun rijgedrag bekeken kan worden en zal er zuiniger gereden worden. Onderstaand is een overzicht opgenomen van het huidige en het verwachte toekomstige wagenpark. Waar besparing staat is een indicatie van de jaarlijkse besparing opgenomen. Startnotitie aanschaf tractie gemeente Woerden 2015 pagina 4 van 9
Huidig eigen wagenpark Toekomstig eigen wagenpark Diesel Elektrisch Afval en reiniging Aantal Afval en reiniging # diesel # elektr. besparing Inzamelvoertuigen Diesel 5 Inzamelvoertuigen Diesel 4 39.500 Bestelwagens Diesel 2 Bestelwagens Diesel 2 Kraan Diesel 1 Kraan Diesel 1 Veegwagen Diesel 1 Veegwagen Diesel 1 Kraan-haakarm Diesel 1 Haakarm Diesel 0-1 Totaal 9 Totaal 9-10 A&R inhuur Aantal A&R inhuur # diesel # elektr. besparing Kraan haakarm Diesel 1 179.800,-- Haakarm Diesel 1 Haakarm 0-1 Totaal 2 Totaal 0-1 Wijkonderhoud Aantal Wijkonderhoud # diesel # elektr. Wagens met open Diesel 11 Wagens met open Diesel 7 Wagens met open Elektrisch 2 Wagens met Elektrisch 2 gesloten Gesloten bestelwagen Diesel 3 Gesloten Elektrisch 2 4.500,-- bestelwagen Pick up Diesel 3 Pick up Elektrisch 3 Werktuigendrager Diesel 1 Werktuigendrager Diesel 1 Kraantje begraafplaatsen Diesel 1 Kraantje begraafplaatsen Diesel 1 Scooter Elektrisch 1 Totaal 19 Totaal 9 10 Wijkonderh. Oudew. Aantal Wijkonderh. Odw. # diesel # elektr. Vrachtwagen met kraan Diesel 1 Vrachtwagen met kraan Diesel 1 Wagens met open Diesel 3 Wagens met open Elektrisch 3 Enkele cabine met Elektrisch 2 Enkele cabine met Totaal 6 Totaal 1 3 Gegevensbeheer Aantal Gegevensbeheer # diesel # elektr. Gesloten bestelwagen Diesel 1 Gesloten Elektrisch 1 350,-- bestelwagen Totaal 1 Totaal 1 Vastgoed Aantal Vastgoed # diesel # elektr. Gesloten bestelwagen Diesel 1 Gesloten Elektrisch 1 bestelwagen Totaal 1 Totaal 1 Facilitaire zaken Aantal Facilitaire zaken # diesel # elektr. Gesloten bestelwagen Elektrisch 1 Gesloten Elektrisch 1 bestelwagen Personenwagen Elektrisch 1 Personenwagen Elektrisch 1 Totaal 2 Totaal 2 Startnotitie aanschaf tractie gemeente Woerden 2015 pagina 5 van 9
3. Voorlopige projectopdracht Vervang de voertuigen die afgeschreven zijn en waarvan de noodzaak tot aanschaf voor nu en in de toekomst door de wagenparkscan is vastgesteld. Zorg dat de te vervangen voertuigen zijn uitgerust met een elektrische aandrijving waar dit mogelijk is of anders voldoen aan de Euro 6 norm. Zorg dat de aanbestedingen voor de bestelwagens en het inzamelvoertuig zo snel mogelijk worden opgestart. Zorg dat de levering van de voertuigen gefaseerd plaatsvindt. 4. Kansen, risico s, draagvlak De kans op slagen is groot, het opstellen van programma van eisen en wensen wordt in gang gezet zodat de aanbesteding op korte termijn kan starten. Door in deze aanbesteding de toekomstige leveringen van voertuigen voor de komende vier jaar mee te nemen kan er een aanbestedingsvoordeel optreden en hoeft er niet opnieuw een aanbesteding plaats te vinden. Risico s Vertraging in de aanbesteding door bezwaren van de inschrijvers. Te weinig budget voor aanschaf van voertuigen, de budgetten zijn een aantal jaren geleden naar beneden bijgesteld als bezuiniging. Langere levertijden als gevolg van nog beperkte voorraad van auto s die voldoen aan de Euro 6 norm. Bij de keuze van de bedrijfswagens van team Wijkonderhoud zou het kunnen dat, gezien het laadvermogen, de bestuurders dienen te beschikken over een C1 rijbewijs. De vraag is of iederen dit wil en kan halen. Uit de POP gesprekken is gebleken dat voldoende mensen dit C1 rijbewijs willen gaan halen. Team Afval en Reiniging heeft op dit moment geen personeelsleden die de laad-loskraan van het nieuw aan te schaffen inzamelvoertuig kunnen bedienen. Uit de POP gesprekken bij afval en reinignig is gebleken dat voldoende mensen deze opleiding willen gaan volgen. Startnotitie aanschaf tractie gemeente Woerden 2015 pagina 6 van 9
5. Globale projectaanpak en organisatie Projectfase Activiteiten Doorlooptijd of voorlopige data Definitie Opstellen startnotitie 4 e Q 2015 Goedkeuring startnotitie 1 e Q 2016 Voorbereiding Definitief maken van de tractiebehoefte inclusief keuzes van brandstof of elektriciteit. Opstellen projectgroep Samenstellen klankbordgroep gebruikers Dec 2015 1 e Q 2016 1 e Q 2016 Uitvoering Opstellen programma van eisen en wensen Opstellen bestek levering voertuigen in diverse percelen Samenstellen gebruikers panel per soort voertuig Aanbesteding bestelwagens Aanbesteding voertuigen Afval en Reiniging Gunning bedrijfsvoertuigen en inzamelvoertuig Afval en Reiniging 1 e Q 2016 1 e Q 2016 1 e Q 2016 1 e / 2 e Q 2016 1 e / 2 e Q 2016 3 e Q 2016 Borging en overdracht Levering bestelwagens Levering inzamelvoertuig Afval en Reiniging 3 e tm 4 e Q 2016 4 e Q 2016 Afronding Zie bovenstaand Evaluatie Evaluatie met opdrachtgevers en projectleden 1 e helft 2017 6. Projectorganisatie Het wordt een domeinproject. Er is geen regiegroep nodig Medewerkers van Wijkonderhoud, Afval en Reiniging en Gegevensbeheer worden betrokken bij het bepalen van de eisen en wensen Dezelfde medewerkers zullen in een testpanel plaatsnemen en een gebruikersoordeel geven. In de aanbesteding zal dit oordeel meewegen in de definitieve keuze Voor de aanbesteding zal een beroep worden gedaan op cluster inkoop. de Projectgroep zal bestaan de wagenparkbeheerder, de senior inkoop adviseur en medewerker United Quality, periodiek zal overleg gepleegd worden met betrokken teammanagers, opzichters en medewerkers. 7. Kosten, baten en dekking Eerste schatting benodigde uren (ook in geld uitgedrukt) en middelen De schatting is dat er tot eind 2016 voor de wagenparkbeheerder 80 uur nodig is, voor de senior inkoopadviseur 40 uur, de teammanagers Wijkonderhoud en afval en reiging 20 uur, de klankbordgroep medewerkers buitendienst 120 uur. In geld zal dit 18.000,-- kosten (160 uur x 75 en 120 uur x 50 ) Startnotitie aanschaf tractie gemeente Woerden 2015 pagina 7 van 9
Inschatting van de benodigde kosten: Inhuur van extern bureau voor de ondersteuning bij de aanbesteding: Kosten worden geschat op 35.000,-- Voor deze kosten is in de begroting geen geld gereserveerd. Gevraagd wordt om budget beschikbaar te stellen om deze kosten te kunnen boeken op onderstaande posten: Team Afval en Reiniging extern (tijdelijk) personeel 5.470.02.01 30001 gevraagd budget 17.500,-- Team Wijkonderhoud extern (tijdelijk) personeel) 5.470.03.01 30001 gevraagd budget 17.500,-- Het is mogelijk dat deze kosten door aanbestedingsvoordeel weer worden bespaard op de beschikbare vervangingsbudgetten De inschatting is dat de aanschaf van de te vervangen voertuigen van de gemeente Woerden binnen de beschikbare budgetten kan plaatsvinden. De eventueel hogere kosten voor aanschaf elektrische voertuigen wordt gecompenseerd door het wegvallen van de wegenbelasting en BPM. Indien voertuigen op C1 rijbewijs aangeschaft worden is geen BPM verschuldigd. Daar staat tegenover dat een aantal mensen voor het C1 rijbewijs moeten worden opgeleid. Dit zal uit het opleidingsbudget van Wijkonderhoud betaald worden. Voor het legen van de ondergrondse containers zal door een aantal mensen een opleiding gevolgd moeten worden. Kosten: 3 dagen cursus pus 1.600,00 per persoon. De beschikbare budgetten per team bedragen: Team gegevensbeheer 78221202 vervanging 56-BH-JR 35.000,-- Totaal team gegevensbeheer: 35.000,-- Team Afval en Reiniging: 77210128 inzamelvoertuig ondergrondse containers 270.000,-- 72100288 vervanging 21-BD-SF 54.000,-- 79930108 vervanging 46-BN-ZL 48.600,-- Totaal team Afval en Reiniging 372.600,-- Team Wijkonderhoud 77240218 vervanging 42-BD-TL 51.408,-- 79930101 vervanging 10-BD-XX 54.000,-- 79930102 vervanging 43-BF-DG 54.000,-- 79930103 vervanging 44-BF-DG 54.000,-- 79930104 vervanging 22-BJ-KK 54.000,-- 79930105 vervanging 32-BP-XF 54.000,-- 79930106 vervanging 23-BJ-KK 54.000,-- 79930109 vervanging 46-BK-DS 48.600,-- Totaal team Wijkonderhoud 424.308,-- Startnotitie aanschaf tractie gemeente Woerden 2015 pagina 8 van 9
Welke baten zijn er te verwachten (kwantitatief en kwalitatief) Het imago van de gemeente zal verbeteren als we zelf de uitstoot van schadelijke gassen terugbrengen. Als we gefaseerd aanschaffen zullen de kapitaallasten gelijkmatiger worden. Bij aanschaf van voertuigen met elektrische aandrijving vervallen voor die voertuigen de wegenbelasting. Als een deel van het wagenpark elektrisch rijd zullen de totale kosten voor brandstof lager uitvallen. Als we zelf een inzamelvoertuig voor de inzameling van ondergrondse containers aanschaffen dan zullen de kosten voor inhuur van een voertuig met chauffeur dalen. De structurele kosten van inhuur van een voertuig ondergrondse inzameling zullen verdwijnen. Voor incidentele inhuur van wagen en/of chauffeur zal er nog wel budget beschikbaar moeten blijven. De milieubelasting van gemeentelijke voertuigen zal verminderen door: - Overschakelen waar mogelijk door voertuigen die elektrisch worden aangedreven. - Aanschaf van voertuigen met schonere motoren dan de huidige voertuigen. - Uitrusten van de voeruigen met track and trace waardoor er zuiniger gereden wordt. 8. Vervolgstappen Uitvoering van de in punt 5 genoemde stappen. Startnotitie aanschaf tractie gemeente Woerden 2015 pagina 9 van 9