Aan de slag met Online Learning Handleiding Sitebeheerder

Aan de slag met Online Learning Handleiding Sitebeheerder

Inhoudsopgave 1. Toegang en aanmelding... 3 1.1Voor het eerst aanmelden als sitebeheerder via de Kennisnet Federatie... 3 1.2 Voor het eerst aanmelden als sitebeheerder via een Microsoft Account... 5 1.3 Na de eerste keer aanmelden... 8 2. Leerplan... 9 2.1 Wat is een leerplan?... 9 2.2 Hoe maakt u een leerplan?... 9 3. Inschrijvingscode... 12 3.1 Wat is een inschrijvingscode?... 12 3.2 Hoe maakt u een inschrijvingscode?... 12 3.3 Inschrijvingscodes deactiveren... 12 4. Gebruikers en groepen beheren... 14 4.1 Gebruikers toevoegen en bewerken... 14 4.2 Wat zijn rollen?... 14 4.3 Meerdere gebruikers toevoegen... 16 4.4 Een gebruikersprofiel bewerken... 17 4.5 Gebruikersaccounts blokkeren en deblokkeren... 17 4.6 Groepen toevoegen en bewerken... 18 5. Cursisten toegang geven tot IT Academy... 21 5.1 Zelfinschrijving middels inschrijvingscode... 21 5.2 Zelfinschrijving middels inschrijvingscode + leerplan... 24 5.3 Gebruikers aanmaken in IT Academy en Leerplan toewijzen... 25 6. Rapporten... 27 6.1 Rapporten weergeven per gebruiker... 27 6.2 Rapporten weergeven per groep... 27 6.3 Rapporten weergeven per leerplan... 27 7. Voorbeeld van cursussen bekijken en cursussen evalueren... 29 8. Account-instellingen bewerken en extra beheerders toevoegen... 30 9. Toegang tot de Microsoft IT Academy Member site... 31 10. Extra hulp... 32 2

1. Toegang en aanmelding Als u de eerste bent die via het activeringsproces van de ITA-ledensite toegang krijgt tot de leerwebsite, wordt u aangemeld als sitebeheerder (zie paragraaf 4.2 voor een overzicht van de diverse rollen en hun rechten). Voor aanmelding hebt u uw lidmaatschaps-id van de IT Academy en uw IT Academy-programmacode nodig. Let op: U kunt zich de eerste keer aanmelden middels een Microsoft Account (e-mailadres + wachtwoord) of middels de Kennisnet Federatie. Nadat u zich de eerste keer op één van deze manieren heeft aangemeld ligt deze inlogmethode vast en kan dus niet meer worden gewijzigd. Dit betekent dat op dat moment is bepaald of u inlogt via een Microsoft Account of via de Kennisnet Federatie. Belangrijk: Als u de tweede of een latere persoon bent die de activering van de ITA-ledensite gebruikt, wordt u aangemeld als docent. Als u de rol van sitebeheerder nodig hebt, moet u deze rol vragen aan de sitebeheerder. De contactgegevens vindt u in het gebruikersgedeelte van de online leersite. Opmerking: Als u al een beheerder of docent van de IT Academy bent, kunt u de beheerderssite via eenmalige aanmelding bereiken: https://itacademy.microsoft.com/administration voor beheerderstoegang en https://itacademy.microsoft.com om de Microsoft Online Learning-site als cursist te openen 1.1 Voor het eerst aanmelden als sitebeheerder via de Kennisnet Federatie Als u al de IT Academy heeft aangemeld en reeds een administrator account heeft, ga dan naar hoofdstuk 1.3 1. Ga naar: https://itacademy.microsoft.com/administration/ita/?whr=aselect.entree.kennisnet.nl 2. Selecteer uw school en klik op verder. 3. Log met uw inloggegevens in die u van school hebt gekregen. 3

4. Wanneer de pagina Activate membership (Lidmaatschap activeren) wordt weergegeven, voert u de IT Academy membership ID en de IT Academy program key van uw organisatie in. 5. Lees de voorwaarden op de volgende pagina door, klik op I Accept en klik op Continue. 6. Voer de benodigde informatie op de pagina Profile in. Opmerking: Het e-mailadres dat u hier invult, is het e-mailadres dat u wilt gebruiken voor communicatie over uw cursussen. Het hoeft niet hetzelfde e-mailadres als bij de aanmelding te zijn, maar het moet wel uniek zijn binnen de organisatie die het lidmaatschap aanbiedt. 7. Klik op Save om naar de startpagina van de website te gaan. Voor sitebeheerders: bij het eerste bezoek ziet u de volgende pagina: Bij verdere bezoeken worden de tegels bijgewerkt wanneer u leerplannen, gebruikers en groepen toevoegt of verwijdert. 4

1.2 Voor het eerst aanmelden als sitebeheerder via een Microsoft Account 1. Ga naar: https://itacademy.microsoft.com/administration/ita/ 2. Klik desgevraagd op een van de volgende accounttypen. Microsoft-account: Dat kan bijvoorbeeld een MSN-, Hotmail- en Windows Live-account zijn. Als u er meerdere hebt, noteert u met welk account u zich aanmeldt, omdat u in de toekomst dezelfde account moet gebruiken. Office 365-account: Dit wordt ook wel een organisatieaccount genoemd. Deze account wordt gebruikt voor de cloudversie van Microsoft Office. Als uw onderwijsinstelling of organisatie een Office 365-account voor u heeft ingesteld, klikt u op dit accounttype. 5

Opmerking: Soms is het accounttype voor aanmelding al voor u gekozen, afhankelijk van wat in uw instelling gebruikelijk is. Dat kunnen onder andere extra verificatiemethoden zijn die direct zijn aangesloten op Microsoft IT Academy. In dit geval wordt een unieke URL gebruikt om toegang te krijgen tot Online Learning. De account waarmee u zich de eerste keer aanmeldt, wordt permanent gekoppeld aan uw Microsoft Online Learning-lidmaatschap. U moet dezelfde account gebruiken wanneer u zich in de toekomst aanmeldt om toegang te krijgen tot uw cursussen. 3. Wanneer de pagina Activate membership (Lidmaatschap activeren) wordt weergegeven, voert u de IT Academy membership ID (Lidmaatschaps-id IT Academy) en de IT Academy program key (IT Academy-programmacode) van uw organisatie in. 4. Lees de voorwaarden op de volgende pagina door, klik op I Accept en klik op Continue 5. Voer de benodigde informatie op de pagina Profile in. Opmerking: Het e-mailadres dat u hier invult, is het e-mailadres dat u wilt gebruiken voor communicatie over uw cursussen. Het hoeft niet hetzelfde e-mailadres als bij de aanmelding te zijn, maar het moet wel uniek zijn binnen de organisatie die het lidmaatschap aanbiedt. 6. Klik op Save opslaan) om naar de startpagina van de website te gaan. 6

Voor sitebeheerders: bij het eerste bezoek ziet u de volgende pagina: Bij verdere bezoeken worden de tegels bijgewerkt wanneer u leerplannen, gebruikers en groepen toevoegt of verwijdert. 7

1.3 Na de eerste keer aanmelden Na uw eerste aanmelding kunt u op elk gewenst moment teruggaan naar Microsoft Online Learning en u aanmelden met dezelfde e-mailaccount als de eerste keer. Aanmelden als sitebeheerder of docent Als u de functies voor sitebeheerders wilt gebruiken, meldt u zich op een van de volgende webadressen aan: Indien u inlogt middels een Microsoft Account, ga naar: http://itacademy.microsoft.com/administration Indien u inlogt middels de Kennisnet Federatie, ga naar: http://itacademy.microsoft.com/administration?whr=aselect.entree.kennisnet.nl Aanmelden als cursist Als u als cursist online cursussen wilt volgen, meldt u zich op het webadres voor cursisten aan. Opmerking: u meldt zich als cursist of sitebeheerder met dezelfde e-mailaccount aan. Het webadres is wel anders, maar u meldt zich met dezelfde e-mailaccount aan. Indien de cursist inlogt middels een Microsoft account, ga naar http://itacademy.microsoft.com Indien de cursist inlogt middels de Kennisnet Federatie, ga naar: http://itacademy.microsoft.com/?whr=aselect.entree.kennisnet.nl Voorbeeld van een startpagina voor een terugkerende cursist: 8

2. Leerplan 2.1 Wat is een leerplan? Een leerplan is een verzameling cursussen die u samenstelt om een gebruiker te helpen naar een doel toe te werken, bijvoorbeeld nieuwe vaardigheden leren of een certificering halen. Leerplannen kunnen direct aan individuen of groepen in het systeem of via inschrijvingskoppelingen worden toegewezen. Wanneer u een leerplan gaat samenstellen, moet u het volgende in gedachten houden: Doelgroep: Welke specifieke cursisten of groepen gaan dit leerplan gebruiken? Relevante inhoud: Welke inhoud is het meest relevant voor de specifieke doelgroep van het leerplan? Naamconventie: Welke naamconventie helpt uw cursisten én uzelf en andere docenten het doel van het leerplan te begrijpen, en hoe kunt u het door middel van de naam van andere leerplannen onderscheiden? 2.2 Hoe maakt u een leerplan? Leerplannen maken 1. Klik op de startpagina op de tegel Learning Plans 2. Klik op de pagina Learning Plans op Add (Toevoegen). 3. Blader of zoek in de catalogus: Bladeren: vouw de cursussen in de catalogus uit en vink de cursussen en collecties aan die u in het plan wilt opnemen. Zoeken: Klik op Search (Zoeken) en typ een zoekterm in het zoekvak. Klik in de resultaten op Add bij specifieke cursussen die u in het plan wilt opnemen. U kunt ook cursussen uit elke academische bibliotheek in de lijst toevoegen. 9

4. Voer een naam voor het nieuwe plan in het vak Learning plan name (Naam leerplan) in. De naam moet uniek zijn binnen de organisatie. 5. Vervolgens ziet u een lijst met alle cursussen die tijdens deze sessie zijn toegevoegd of verwijderd. 6. Klik op Save Het leerplan wordt opgeslagen en u gaat terug naar de pagina Learning Plans, waar het nieuwe leerplan wordt vermeld. 7. Het scherm Add learning plan (Leerplan toevoegen) wordt rechtsboven aan het scherm bijgewerkt, rekening houdend met de toegevoegde en verwijderde cursussen. Nadat u een leerplan hebt gemaakt, kunt u het aan cursisten toewijzen die al in uw gebruikerslijst staan. U kunt ook een inschrijvingscode maken (zie onderstaand) die u met iedereen in de organisatie kunt delen, ongeacht of zij al op uw gebruikerslijst staan of niet. De cursussen in een leerplan wijzigen 1. Klik op de startpagina op de tegel Learning Plans. 2. Zoek het leerplan dat u wilt wijzigen. Deze stap voert u uit met de zoekfunctie. 3. Klik op het desbetreffende leerplan op het pictogram Cursussen beheren. 4. Gebruik de blader- of zoekfunctie om trainingen te zoeken die u wilt toevoegen of verwijderen. 5. Voeg naar wens cursussen toe of verwijder deze. 6. Werk de naam van het leerplan eventueel bij. Deze naam moet uniek in de organisatie zijn. 7. Klik op Save. Resterende inschrijvingskoppelingen voor een leerplan deactiveren 1. Klik op de startpagina op de tegel Learning Plans. 10

2. Zoek het leerplan met de inschrijvingskoppelingen die u wilt deactiveren. Deze stap voert u uit met de zoekfunctie. 3. Klik op het desbetreffende leerplan op het pictogram Inschrijvingscodes beheren. 4. Schakel op de pagina Enrollment links (Inschrijvingskoppelingen) de selectievakjes naast de inschrijvingscodes die u wilt deactiveren in. 5. Klik op Deactivate selected codes (Geselecteerde codes deactiveren) direct boven de lijst. Dit heeft tot gevolg dat "Remaining" (Resterend) op 0 wordt gezet en dat deze code in de toekomst niet meer kan worden ingewisseld. 11

3. Inschrijvingscode 3.1 Wat is een inschrijvingscode? Een inschrijvingscode (access code) is een code die u zelf heeft aangemaakt in IT Academy en waarmee een cursist toegang kan krijgen tot uw IT Academy. U kunt aan een inschrijvingscode een leerplan koppelen, indien u dit niet doet krijgt de cursist wel toegang tot de cursussen maar zal de cursist deze zelf moeten selecteren uit de cursuscatalogus. U kunt de cursist op 2 manieren via de inschrijvingscode toegang geven tot IT Academy: 1) U deelt zelf de inschrijvingscode uit aan de cursist, de cursist meldt zich zelf aan bij IT Academy en wisselt hier de inschrijvingscode in. De cursist wordt na het inwisselen van de code gekoppeld aan uw IT Academy en kan de cursussen uit de IT Academy volgen en krijgt eventueel beschikking tot een leerplan indien u deze heeft gekoppeld aan de inschrijvingscode. 2) U heeft in de IT Academy de mogelijkheid om een inschrijvingskoppeling aan te maken. Een inschrijvingskoppeling is een URL waarin de inschrijvingscode reeds is verwerkt. Indien de cursist gebruik maakt van deze URL om zich aan te melden hoeft de cursist niet zelf de inschrijvingscode in te voeren. 3.2 Hoe maakt u een inschrijvingscode? Wanneer u een inschrijvingscode maakt, geeft u op of deze alleen voor de cursistenrol of voor de sitebeheerdersrol is (dit omvat alle rollen, inclusief die van sitebeheerder). Het voordeel van deze methode is dat u de accounts niet zelf hoeft aan te maken. Deze verantwoordelijkheid wordt aan de gebruiker overgedragen. 1. Klik op de startpagina op de tegel Users (Gebruikers). 2. Klik op de pagina Users op de koppeling Invite users (Gebruikers uitnodigen) 3. Klik op de pagina Invite users in het veld waarin u een optie onder Which role do you want to assign to each user (Welke rol wilt u aan elke gebruiker toewijzen) selecteert. Kies uit Cursist of sitebeheerder Opmerking: Site admin: met deze optie worden alle de vier rollen aan de gebruiker toegewezen, niet alleen de rol van sitebeheerder. 4. Klik op het veld om te kiezen hoeveel gebruikers moeten worden uitgenodigd: How many users do you want to give this link to? (Aan hoeveel gebruikers wilt u deze koppeling geven?) Het huidige maximum is 500 cursisten per code. 5. U heeft vervolgens 2 manieren om de cursisten toegang te geven tot IT Academy middels de inschrijvingscode: 1) U kunt de access code of inschrijvingscode uitdelen aan de studenten (zie onderstaand voor instructies). 2) Daarnaast wordt een e-mail verzonden naar de beheerder die de code heeft gemaakt. In deze e-mail staat een link naar IT Academy, in deze link is de inschrijvingscode reeds verwerkt. U kunt deze link doorsturen naar de cursisten zodat ze zich via deze link direct kunnen inschrijven bij IT Academy. 3.3 Inschrijvingscodes deactiveren Als u een code wilt verwijderen, selecteert u het vak voor de inschrijvingscode en vervolgens de opdracht Deactivate selected codes (Geselecteerde codes deactiveren). 12

13

4. Gebruikers en groepen beheren 4.1 Gebruikers toevoegen en bewerken U kunt gebruikers toevoegen en bewerken als aan uw account de rol sitebeheerder of docent is toegewezen. Als u deze rollen niet hebt, ziet u geen tegel Users op de startpagina. Een gebruiker toevoegen 1. Klik op de startpagina op de tegel Users. 2. Klik op de pagina Users op Add. Vul het formulier op de pagina Add users (Gebruikers toevoegen) in. Class/Department (Klas/afdeling) en Unique ID (Unieke id) zijn optioneel. Als u deze velden leeg laat, kan de gebruiker het veld Unique ID later invullen. Het veld Unique ID kan worden gebruikt om een Student ID (Cursist-id), Employer ID (Werkgevers-id) of andere unieke ID in uw organisatie op te slaan. 3. Selecteer aan de rechterkant van het scherm de juiste rollen. 4. Klik op Save. 4.2 Wat zijn rollen? Er zijn vier rollen die aan een gebruiker kunnen worden toegewezen: Learner (Cursist), Instructor (Docent), Site admin (Sitebeheerder) en Reports admin (Rapportbeheerder). Gebruikers kunnen meerdere rollen toegewezen krijgen. 14

Learner Elke gebruiker krijgt automatisch de rol van Learner toegewezen. Deze rol kan niet worden verwijderd. Meldt zich aan op de cursistensite op http://itacademy.microsoft.com. Volgt online cursussen. Site admin Het is raadzaam maximaal vijf sitebeheerders te hebben voor een IT Academy-organisatie. Meldt zich aan op de site op http://itacademy.microsoft.com/administration Maakt gebruikersaccounts en wijst er een rol aan toe. Maakt inschrijvingskoppelingen en -codes die naar meerdere nieuwe cursisten kunnen worden gestuurd voor zelfinschrijving. Maakt inschrijvingskoppelingen en -codes waarmee extra sitebeheerders worden uitgenodigd voor zelfinschrijving. Instructor Meestal zijn er veel docenten in een IT Academy-organisatie. Verder kan een docent worden gekoppeld aan verschillende IT Academy online leerorganisaties. Meldt zich aan op de site op http://itacademy.microsoft.com/administration Maakt nieuwe gebruikersaccounts met de standaardrol cursist. Opmerking: een docent mag geen andere rollen aan de gebruikersaccount toewijzen. Dat mogen alleen sitebeheerders. Maakt, bewerkt en verwijdert leerplannen. Wijst leerplannen aan een of meer cursisten toe. Maakt inschrijvingskoppelingen en -codes (met vooraf toegewezen leerplannen) die naar een of meer cursisten kunnen worden gestuurd. 15

Reports admin Met deze rol kunnen rapporten worden opgesteld voor een organisatie. De rol op zich kan geen gebruikers beheren of leerplannen opstellen. Als docenten of sitebeheerders rapporten willen inzien, moet aan hen tevens de rol Reports admin zijn toegewezen. Meldt zich aan op de site op http://itacademy.microsoft.com/administration. Kan rapporten inzien met het percentage voltooid van leerplannen, cursussen en kennistesten. 4.3 Meerdere gebruikers toevoegen Als u veel gebruikers moet toevoegen, is het gemakkelijker om deze tegelijk toe te voegen vanaf een CSV-bestand (comma-separated values) dan een voor een met de hand. Gebruik de geleverde sjabloon om het CSV-bestand te structureren. Dat zorgt ervoor dat uw gebruikersgegevens door het systeem kunnen worden gebruikt. 1. Download de CSV-sjabloon. Met de sjabloon zorgt u ervoor dat de vereiste gegevens in de juiste volgorde worden aangeleverd, zodat het uploaden goed lukt. a. Klik op de startpagina op de tegel Users. b. Klik op de pagina Users op Bulk add. c. Klik op de pagina Bulk add Users op Een CSV-voorbeeldbestand downloaden. 2. U kunt maximaal 500 gebruikers aan het CSV-bestand toevoegen. a. Open het CSV-bestand in Excel. b. Voer minimaal een Voornaam, Achternaam en E-mailadres in voor elke gebruiker die u wilt toevoegen. c. Optioneel: Naam afdeling/cursus, actieve status (J of N) en Unieke id. d. Sla het bestand op in de CSV-indeling. Opmerkingen: Als de status Is Active (Is actief) leeg wordt gelaten, wordt voor deze gebruikersaccount standaard de status Active (Actief) ingesteld (alsof u J in het desbetreffende veld hebt ingevuld). Als u IS_ACTIVE instelt op N, is de account geblokkeerd en kan de gebruiker zich niet aanmelden. U kunt op het pictogram Unblock user (Gebruiker deblokkeren) klikken om alle machtigingen op die gebruikersaccount te herstellen. 3. Upload uw CSV-bestand. a. Klik op de startpagina op de tegel Users. b. Klik op de pagina Users op Bulk Add. c. Klik op Bladeren om het CSV-bestand op uw computer te zoeken. 16

d. Selecteer het CSV-bestand en klik op Openen in de bestandenbrowser. e. Klik op de pagina Bulk add Users op Upload CSV. Het bestand wordt verwerkt en de resultaten worden in een rapport weergegeven. Hierin staan de volgende gegevens: De naam van het CSV-bestand. Het totale aantal verwerkte records: Dit is meestal één minder dan het aantal rijen in uw werkblad of CSV-bestand, aangezien de bovenste rij een kopregel is. Totaal aantal gemaakte nieuwe records. Totaal aantal dubbele records (records die herhaald zijn of die al in de database aanwezig zijn). Totaal aantal ongeldige records. Belangrijk: In het proces worden bestaande accounts niet bijgewerkt. Als een e-mailadres al in de database aanwezig is, wordt dat record genegeerd en geteld als een dubbel record. Als u gegevens over een gebruiker wilt bijwerken, moet u het profiel van de gebruiker handmatig bewerken. U doet dit door op de desbetreffende naam in de lijst op de pagina Users te klikken. 4.4 Een gebruikersprofiel bewerken Als gegevens van een gebruiker worden gewijzigd, kunt u het profiel van de gebruiker handmatig bijwerken (de gebruiker kan zijn of haar profiel ook bijwerken via de cursistensite). 1. Klik op de startpagina op de tegel Users en zoek de naam van de gebruiker. 2. Klik op de naam van de gebruiker of het pictogram Profiel bewerken om de huidige gegevens in het bewerkingsvenster weer te geven. 3. Bewerk de gewijzigde gegevens. 4. Klik op Save. 4.5 Gebruikersaccounts blokkeren en deblokkeren Als u een account tijdelijk of permanent moet inactiveren om te voorkomen dat een gebruiker toegang krijgt tot het systeem (zowel de cursisten- als de beheerderssite), kunt u de account blokkeren. Geblokkeerde accounts kunnen op elk gewenst moment worden gedeblokkeerd. Een gebruiker blokkeren 1. Klik op de startpagina op de tegel Users. 2. Zoek de gebruiker die u wilt blokkeren in de gebruikerslijst. 3. Klik op het pictogram Gebruiker blokkeren. 4. Wanneer u het bevestigingsbericht ziet, klikt u op Yes (Ja). 5. De tegel van de gebruikersaccount wordt gemarkeerd met een rode balk met de tekst "Blocked" (Geblokkeerd) 17

Een gebruiker deblokkeren 1. Klik op de startpagina op de tegel Users. 2. Zoek de gebruiker die u wilt deblokkeren in de gebruikerslijst. 3. Klik op het pictogram Gebruiker deblokkeren. 4. Wanneer u het bevestigingsbericht ziet, klikt u op Yes. 5. De rode markering wordt van de gebruikersaccount verwijderd en de gebruiker krijgt direct weer toegang. 4.6 Groepen toevoegen en bewerken Met groepen kunt u het proces van het toewijzen van relevante trainingen aan meerdere cursussen sterk stroomlijnen, evenals het verkrijgen van rapportgegevens over een specifieke groep cursisten. Een voorbeeld van een bovenliggende groep en subgroepen: Sessies najaar 2013 Cursus 1020 Cursus 1030 Aangezien er ook subgroepen in groepen kunnen zijn, is het een goed idee om een logische groepshiërarchie te plannen op basis van hoe u bijvoorbeeld trainingen toewijst of rapportgegevens bekijkt. Hieronder ziet u een voorbeeld van een groepshiërarchie waarin Sessies najaar 2013 de bovenliggende groep is en Cursus 1020 en Cursus 1030 subgroepen zijn. Een groep toevoegen 1. Klik op de startpagina op de tegel Groups (Groepen). 2. Klik op de pagina Groups op Add group (Groep toevoegen). 3. Voer een Group name (Groepsnaam) en Description (Beschrijving) in. Tip: geef in uw beschrijving enige context en houd deze consistent omdat er misschien ook andere sitebeheerders en docenten zijn die deze groep zien. Zie de schermafbeelding op de volgende pagina. 18

U kunt groepen gebruiken om de voortgang van de klas bij te houden, dus gebruik een beschrijvende naam. 4. Klik op Save Nadat u de groep hebt opgeslagen, wordt u gevraagd of u leden wilt toevoegen of dat u dit op een later tijdstip wilt doen. Als u ervoor kiest om leden toe te voegen, kunt u kiezen uit de bestaande gebruikers en groepen. Klik op Add voor elke gebruiker en/of groep die u aan de huidige groep wilt toevoegen en klik op Save. 5. Leden kunnen automatisch aan een groep worden toegevoegd wanneer zij een inschrijvingscode voor een leerplan inwisselen. Er wordt een nieuwe gebruikersaccount gemaakt als de gebruiker het systeem nog nooit heeft gebruikt en leden worden bij het inwisselen in de groep geplaatst. Groepsleden beheren Zie Groepsleden beheren hieronder als u leden later wilt toevoegen en beheren. 1. Klik op de startpagina op de tegel Groups. 2. Zoek op de pagina Groups naar de groep die u wilt weergeven of bewerken. 3. Klik op het pictogram Gebruikers beheren onder aan de groepstegel. 4. Blader of zoek op de pagina Manage members (Leden beheren) naar gebruikers die u aan de groep wilt toevoegen of eruit wilt verwijderen. 5. Als u groepen in plaats van individuele gebruikers in de lijst wilt zien, klikt u op Groups op de grijze balk boven de lijst. De naam of beschrijving van een groep bewerken 1. Zoek op de pagina Groups de groep die u wilt bewerken. 2. Klik op de groepstegel op het pictogram Groep bewerken op de grijze balk onder aan de tegel. 3. Wijzig op de pagina Add/Edit group (Groep toevoegen/bewerken) de Group name of Description en klik op Save. Een groep verwijderen Als u een groep verwijdert, wordt de container van de groep permanent verwijderd, maar alle subgroepen en individuele gebruikers blijven bestaan. 19

1. Klik op de startpagina op de tegel Groups. 2. Zoek op de pagina Groups naar de groep die u wilt verwijderen. 3. Klik op het pictogram Groep verwijderen op de grijze balk onder aan de tegel. 20

5. Cursisten toegang geven tot IT Academy Om cursisten de cursussen uit IT Academy te kunnen laten volgen zijn er 3 opties om de cursisten toegang te geven tot IT Academy 1) Zelfinschrijving middels inschrijvingscode: u maakt een inschrijvingscode aan en deelt deze uit aan de cursisten middels een link in een e-mail of door de code los te verstrekken. Zij kunnen zich hiermee aanmelden bij IT Academy en zelf de Office curssen benaderen via de cursuscatalogus. 2) Zelfinschrijving middels inschrijvingscode + leerplan: u maakt een leerplan aan en koppelt hier een inschrijvingscode aan. Deze inschrijvingscode kunt u uitdelen aan de cursisten, zij kunnen zich dan zelf aanmelden bij IT Academy en de code inwisselen zodat de cursussen uit het leerplan beschikbaar komen. 3) Gebruikers aanmaken + leerplan toewijzen: U maakt een leerplan aan in het beheerderportal van IT Academy. Daarnaast maakt u gebruikers aan in de beheerportal van IT Academy. Aan deze gebruikers wijst u het leerplan toe. Zij ontvangen een e-mail met een link naar het leerplan in IT Academy. 5.1 Zelfinschrijving middels inschrijvingscode De snelste manier om een gebruikersaccount te maken met de minste administratieve overhead is om cursisten en sitebeheerders uit te nodigen via inschrijvingscodes. Met inschrijvingscodes kunnen gebruikers zichzelf inschrijven. Dit doen ze door de inschrijvingscode in te vullen in IT Academy nadat ze zichzelf hebben aangemeld. Of door een aanmeldlink die ze van u hebben ontvangen per e-mail waarin reeds de inschrijvingscode is opgenomen. Wanneer u een inschrijvingscode maakt, geeft u op of deze alleen voor de cursistenrol of voor de sitebeheerdersrol is (dit omvat alle rollen, inclusief die van sitebeheerder). Het voordeel van deze methode is dat u de accounts niet zelf hoeft te maken. Deze verantwoordelijkheid wordt aan de gebruiker overgedragen. Inschrijvingscode aanmaken 1. Klik op de startpagina op de tegel Users. 2. Klik op de pagina Users op de koppeling Invite users 3. Klik op de pagina Invite users op het veld waarin u een optie onder Which role do you want to assign to each user selecteert. Kies uit Cursist of sitebeheerder Opmerking: Site admin: met deze optie worden alle vier de rollen aan de gebruiker toegewezen, niet alleen de rol van sitebeheerder. 4. Klik op het veld om te kiezen hoeveel gebruikers moeten worden uitgenodigd: How many users do you want to give this link to? (Aan hoeveel gebruikers wilt u deze koppeling geven?) Het huidige maximum is 500 cursisten per code. 5. Deel de code met de gewenste ontvangers. Een eenvoudige manier is om te klikken op de optie Send me link in email (Stuur mij een koppeling via e-mail). U krijgt dan een e-mail die u kunt doorsturen naar de leerplanontvangers. 6. Nadat u de e-mail met de koppeling hebt ontvangen, stuurt u deze door naar uw cursisten. Wanneer de cursisten uw e-mail hebben ontvangen, klikken zij op de koppeling om zich aan te melden en zichzelf in te schrijven. U heeft ook de mogelijkheid om enkel de inschrijvingscode te kopieren en verschaffen aan de cursisten. Ook hiermee kunnen zij zich aanmelden bij IT Academy en over het leerplan beschikken: Instructies cursist voor inwisselen inschrijvingscode 21

Als u in een inschrijvingscode hebt ontvangen, kunt u deze als volgt inwisselen. 1. Indien de cursist inlogt middels een Microsoft account, ga naar http://itacademy.microsoft.com Indien de cursist inlogt middels de Kennisnet Federatie, ga naar: http://itacademy.microsoft.com/?whr=aselect.entree.kennisnet.nl 2. Log in bij de Microsoft IT Academy. 3. Nadat u zich als cursist hebt aangemeld, selecteert u in de rechterbovenhoek uw gebruikersnaam. Er wordt een vervolgkeuzemenu geopend 4. Selecteer Redeem Access Code (Toegangscode inwisselen) 5. Voer de inschrijvingscode in, samen met een e-mailadres waarmee docenten of beheerders u binnen de organisatie kunnen identificeren. Selecteer Submit (Verzenden). 22

23

5.2 Zelfinschrijving middels inschrijvingscode + leerplan U kunt een inschrijvingscode maken voor een cursist die aan een specifiek leerplan is gekoppeld. Het voordeel van deze methode is dat wanneer cursisten zichzelf inschrijven, cursussen in hun leerplan automatisch aan hen worden toegewezen. Een inschrijvingscode maken met een leerplan 1. Klik op de startpagina op de tegel Learning Plans. 2. Zoek het leerplan dat u aan uw cursisten wilt toewijzen. Gebruik het zoekvak of blader door de lijst. 3. Klik in het gewenste leerplan op Create enrollment link (Inschrijvingskoppeling maken, hier kunt u een inschrijvingscode aanmaken). 4. Op de pagina Create enrollment link voert u een aantal in onder How many learners do you want to give this link to. 5. Optioneel: Als u uw cursisten ook automatisch aan een groep wilt laten toevoegen, zoekt u de groep en klikt u op Assign (Toewijzen). U kunt desgewenst meerdere groepen toewijzen. Opmerking: als de groep nog niet bestaat, annuleert u de inschrijvingskoppeling, maakt u een groep aan en gaat u terug naar het leerplan. Daar maakt u de inschrijvingskoppeling. 6. Klik op Save. 7. Om naar de door u gemaakte inschrijvingskoppeling te gaan, klikt u op het leerplan en vervolgens op het pictogram Inschrijvingscodes beheren. 8. Deel de code met de gewenste ontvangers. Een eenvoudige manier is om te klikken op de optie Send me link in email. U krijgt dan een e-mail die u kunt doorsturen naar de leerplanontvangers. 9. Nadat u de e-mail met de koppeling hebt ontvangen, stuurt u deze door naar uw cursisten. Wanneer de cursisten uw e-mail hebben ontvangen, klikken zij op de koppeling om zich aan te melden en zichzelf in te schrijven. U heeft ook de mogelijkheid om enkel de inschrijvingscode te kopieren en verschaffen aan de cursisten. Ook hiermee kunnen zij zich aanmelden bij IT Academy en over het leerplan beschikken. Zie voor informatie omtrent het inwisselen van de inschrijvingscode paragraaf 5.1 van deze handleiding. Voorbeeld van leerplankoppelingen: Voorbeeld van een Microsoft-account leerplankoppeling: (Vervang XXX door uw code) https://itacademy.microsoft.com/accesscoderedemption?whr=uri:microsoftaccount&key=xxxxxxxxxx Voorbeeld van een Office 365 leerplankoppeling: https://itacademy.microsoft.com/accesscoderedemption?whr=urn:federation:o365&key=xxxxxxxxxxxx 24

5.3 Gebruikers aanmaken in IT Academy en Leerplan toewijzen U kunt zelf gebruikers aanmaken in IT Academy. U kunt hun vervolgens een leerplan toewijzen met de betreffende cursussen die zij dienen te volgen. U dient allereerst de gebruikers aan te maken in IT Academy en een leerplan op te stellen voordat u de volgende stappen kunt volgen. Zie paragraaf 2.2: Hoe maakt ik een leerplan aan? Nadat u een leerplan hebt gemaakt, kunt u het aan cursisten toewijzen die al in uw gebruikerslijst staan. Meer informatie omtrent het toevoegen van gebruikers? Zie hoofdstuk 4: Gebruikers en groepen beheren Een leerplan aan gebruikers of groepen toewijzen 1. Klik op de startpagina op de tegel Learning Plans. 2. Zoek het leerplan waaraan u cursisten wilt toevoegen. 3. Klik op het desbetreffende leerplan op het pictogram Gebruikers beheren. 4. Blader of zoek op de pagina Manage users and groups naar de specifieke gebruikers en groepen aan wie u de training wilt toewijzen. 5. Klik op Assign voor elke gebruiker of groep aan wie u de training wilt toewijzen. 6. Klik tot slot op Save. 7. Controleer uw wijzigingen op het bevestigingsscherm en klik op OK. Dit heeft het volgende resultaat: Het huidige leerplan wordt aan alle gebruikers toegewezen voor wie u op Add hebt geklikt. Als u op Remove (Verwijderen) hebt geklikt voor een gebruikersaccount, wordt het plan uit die lijst verwijderd. Elke betreffende gebruiker ontvangt een e-mail waarin de wijziging wordt gemeld. U gaat terug naar de oorspronkelijke pagina Learning Plans. De cursist ontvangt daarna de volgende e-mail: 25

Indien de cursist reeds is aangemeld kan de cursist inloggen en staat het leerplan klaar. De cursist kies dan de link returning user sign in. Is de cursist nog niet aangemeld bij IT Academy dan kiest de cursist voor de link: sign in for the first time, de cursist kan zich vervolgens aanmelden bij IT Academy. Zodra de cursist is aangemeld en ingelogd staat het leerplan klaar. Indien u zelf toegang hebt tot de IT Academy via de Kennisnet Federatie, dan krijg je door middel van de link in dit bericht ook toegang tot de IT Academy via de Kennisnet Federatie. 26

6. Rapporten Alleen die gebruikers aan wie de rol Reports admin is toegewezen, hebben toegang tot rapportgegevens. Voor bepaalde niveaus van het rapporteren van gegevens zijn meerdere rollen vereist. Hieronder vindt u meer informatie. 6.1 Rapporten weergeven per gebruiker Deze optie is uitsluitend beschikbaar voor diegenen met een combinatie van de rol rapportenbeheerder plus de rol docent en/of sitebeheerder. Voer de volgende stappen uit om rapporten van een specifieke gebruiker te openen: 1. Klik op de startpagina op de tegel Users. 2. Zoek de gebruiker voor wie u een rapport wilt. Dit proces voert u uit met de zoekfunctie. 3. Klik op de gewenste gebruiker op een van de volgende opties voor de beschikbare rapporten: Course activity report (Rapport cursusactiviteit): In dit rapport vindt u de cursussen waarop de gebruiker voortgang heeft geboekt, plus de details van de hoeveelheid voortgang. Assessment activity report (Rapport kennistestactiviteit): In dit rapport vindt u elke kennistest die de gebruiker heeft gestart of afgerond met de bijbehorende score. 6.2 Rapporten weergeven per groep Deze optie is uitsluitend beschikbaar voor diegenen met een combinatie van de rol rapportenbeheerder plus de rol docent en/of sitebeheerder. Voer de volgende stappen uit om rapporten van een specifieke groep te openen: 1. Klik op de startpagina op de tegel Groups. 2. Zoek de groep waarvoor u een rapport wilt. Dit proces voert u uit met de zoekfunctie. 3. Klik op de gewenste groep op een van de volgende opties voor de beschikbare rapporten: Course activity report (Rapport cursusactiviteit): In dit rapport vindt u de cursussen waarop de groep voortgang heeft geboekt, de details voor elk groepslid en de hoeveelheid voortgang. Assessment activity report (Rapport kennistestactiviteit): In dit rapport vindt u elke kennistest die de groep heeft gestart of afgerond met de bijbehorende score voor elk lid van de groep. 6.3 Rapporten weergeven per leerplan Deze optie is uitsluitend beschikbaar voor diegenen met een combinatie van de rol rapportenbeheerder plus de rol docent en/of sitebeheerder. Voer de volgende stappen uit om rapporten van een specifieke groep te openen: 1. Klik op de startpagina op de tegel Learning Plans. 2. Zoek het leerplan waarvoor u een rapport wilt. Dit proces voert u uit met de zoekfunctie. 27

3. Klik op het gewenste leerplan op een van de volgende opties voor de beschikbare rapporten: Course activity report (Rapport cursusactiviteit): In dit rapport vindt u de cursussen in het leerplan en de voortgang erin van de individuele gebruikers. Assessment activity report (Rapport kennistestactiviteit): In dit rapport vindt u elke kennistest binnen het leerplan met de bijbehorende voortgang en score voor elke gebruiker van het leerplan. Deze opties zijn beschikbaar voor personen met de rol rapportenbeheerder. 1. Klik op de startpagina op het menu Reports (Rapporten) bovenaan. 2. Geef op de pagina Reports een gegevensbereik voor het rapport op. 3. Klik op Download naast de gewenste rapporten: Course activity report (Rapport cursusactiviteit) geeft een samenvatting van de cursusactiviteit in de gehele organisatie. Assessment activity report (Rapport kennistestactiviteit) geeft een samenvatting van de kennistestactiviteit in de gehele organisatie. 4. Open het bestand of sla het op. 28

7. Voorbeeld van cursussen bekijken en cursussen evalueren Op dit moment kunnen cursussen uitsluitend via de cursistensite worden bekeken en geëvalueerd. 1. Meld u aan op de cursistensite op http://itacademy.microsoft.com. 2. Er zijn meerdere manieren om een cursus te zoeken: Klik op de startpagina op Browse (Bladeren) boven aan de pagina en selecteer een vak. Op de volgende pagina wordt een lijst met cursussen weergegeven. U kunt de cursuslijst op verschillende manieren sorteren door te klikken onder Sort by (Sorteren op) rechtsboven in de lijst. Klik op een willekeurige pagina op het zoekvak in de rechterbovenhoek van het scherm en voer zoektermen in. Een lijst met resultaten wordt weergegeven. U kunt de cursuslijst op basis van verschillende criteria sorteren door te klikken op Sort by rechtsboven in de lijst. 3. Wanneer u een cursus ziet die u interessant vindt, klikt u op de cursustitel om een overzicht weer te geven. 4. U kunt ook op het pictogram Syllabus klikken om de inhoud van de cursus door te nemen. 5. Klik op Add onder aan het cursusscherm op deze cursus aan uw My Courses-lijst (Mijn cursussen) toe te voegen. Tip: Wanneer u cursussen vindt die interessant kunnen zijn voor uw klas, noteert u de cursustitel zodat u deze op de beheerderssite kunt vinden en aan een leerplan kunt toevoegen. 29

8. Account-instellingen bewerken en extra beheerders toevoegen Profielgegevens bijwerken 1. Klik op uw naam in de rechterbovenhoek van het scherm en klik op Edit profile (Profiel bewerken). 2. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Save. Opmerking: het e-mailadres voor contact in uw profiel is het e-mailadres waarop u mededelingen met betrekking tot uw cursussen krijgt (bijvoorbeeld nieuwe leerplannen, wijzigingen in uw leerplannen en dergelijke). Dit hoeft niet het e-mailadres te zijn waarmee u zich aanmeldt bij Microsoft Online Learning. Een andere organisatie opgeven Dit is alleen van toepassing als u trainingen of gebruikers bij meerdere organisaties beheert en als u voor alle organisaties dezelfde aanmeldgegevens gebruikt. 1. Klik op uw naam in de rechterbovenhoek van het scherm en klik op Switch Organization (Andere organisatie). 2. Klik op de pagina Switch organization op de organisatie waarnaar u wilt overschakelen en klik op Save. Sitebeheerder toevoegen Een extra sitebeheerder kan alleen worden aangemaakt door de originele sitebeheerder. Dit doet u als volgt: 1. Ga naar itacademy.microsoft.com/administration 2. Klik op user 3. klik op add indien de gebruiker nog bestaat en maak de gebruiker aan, indien de gebruikers reeds bestaat kunt u deze stap overslaan 4. Vind de gebruiker en klik edit user 5. Klik de role van Site admin aan 6. Klik op save 30

9. Toegang tot de Microsoft IT Academy Member site Naast toegang tot de e-learning in de IT Academy krijgt u als sitebeheerder van IT Academy toegang tot de Member Site van IT Academy. Hier vindt u onder andere extra lesmateriaal zoals Microsoft Official Academic Courseware (MOAC), lesplannen en gratis MOS en MTA examens. U kunt de site als volgt benaderen: Indien u reeds bent ingelogd op de IT Academy (door gebruik van instructies hoofdstuk 1.3), klik rechtsboven op uw naam en vervolgens op IT Academy member site : U wordt vervolgens doorgestuurd naar de IT Academy Member site: 31

U kunt ook direct inloggen via de volgende url s: Met een microsoft account: https://www.microsoft.com/en-us/itacademy/members/ Via Kennisnet Fedeatie: https://www.microsoft.com/en-us/itacademy/members/default.aspx?whr=uri:kennisnet.nl 10. Extra hulp Veelgestelde vragen Als u een lijst met veelgestelde vragen wilt zien, klikt u op FAQ in de voettekst op elke pagina. Productondersteuning Als u hulp nodig hebt bij een probleem op de website, klikt u op Contact us (Contact opnemen met ons) in de voettekst en vult u het formulier in. Feedback geven Als u op een bepaald moment feedback wilt geven op de website, klikt u op Feedback in de voettekst. We zijn benieuwd naar uw opmerkingen en suggesties om de website te verbeteren. 32