HANDLEIDING BOEKHOUD- EN RAPPORTERINGSPROGRAMMA http://www.vlaamse-bedrijfssport.be/boekhouding VERSIE DECEMBER 2010 1
1. INLEIDING Op vraag van de boekhoudcentra heeft VLB een eenvoudig boekhoud- en rapporteringsprogramma ontworpen. We laten de boekhoudcentra vrij in het gebruik van het boekhoudprogramma, maar het invullen van de rapporteringen (midjaar- en eindejaarsrapportering) zal wél verplicht via dit programma moeten gebeuren. We hebben ervoor gekozen om het programma zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Deze handleiding moet u in staat stellen om het programma probleemloos te gebruiken. Mochten er toch nog vragen zijn, aarzel dan niet om contact op te nemen met het VLB-secretariaat. Onze contactgegevens vindt u op bladzijde 15 van dit document. 2. INLOGGEN Door te surfen naar http://www.vlaamse-bedrijfssport.be/boekhouding komt u terecht op de inlogpagina van ons programma. Die ziet er als volgt uit: Hoe inloggen? Het is belangrijk dat u zich kenbaar maakt in het systeem, zodat de gegevens van uw boekhoudcentrum worden ingelezen. Daarvoor moet u inloggen. Dat doet u als volgt: Stap 1: Vul het emailadres in dat u hebt opgegeven om met dit programma te werken. Stap 2: Kies juiste gewest/federatie. Stap 3: Vul uw paswoord in. Stap 4: Druk op de knop Login. Indien u een fout gemaakt hebt tijdens de login-procedure zal onderstaande boodschap op uw scherm verschijnen: 2
Check de gegevens, verbeter de fouten en druk nogmaals op Login om toegang te krijgen. Indien de gegevens correct werden ingevuld, zal u automatisch naar de Profiel -pagina worden verwezen. Paswoord vergeten? Als u zich op een gegeven moment uw paswoord niet meer zou herinneren, kan u in het onderste deel van de Profiel -pagina een nieuw paswoord aanvragen. Vul het e-mailadres in dat u hebt opgegeven om met dit programma te werken en het systeem zal automatisch een nieuw paswoord aanmaken en opsturen via e-mail. U kan dit paswoord nadien natuurlijk nog wijzigen. 3
3. PROFIEL Indien u correct ingelogd bent, komt u op onderstaande pagina terecht: E-mailadres wijzigen? Indien uw e-mailadres gewijzigd moet worden, dan kan u dit doen op de Profiel -pagina. Breng de wijzigingen aan en druk vervolgens op de knop Wijzig. Voortaan zal u via het nieuwe emailadres moeten aanmelden en wordt dat adres gebruikt om een eventueel nieuw paswoord door te mailen. Vergewis u er dus van dat u steeds een werkend e-mailadres opgeeft. 4
Paswoord wijzigen? Als tweede functie van de profielpagina kan u op elk moment een nieuw paswoord aanmaken. Vul hiertoe tweemaal het nieuwe paswoord in en druk vervolgens op Wijzig. U krijgt bovenaan de pagina de mededeling dat uw paswoord gewijzigd werd en u zal ook een bevestigingsmail ontvangen, waarin de verandering van paswoord wordt gemeld. Afmelden? We raden u ten stelligste aan dat u zich aan het einde van een sessie afmeldt door op onderstaande knop Afmelden te drukken. U kan ook via het menu in de linkerbalk op Afmelden klikken. 5
4. Boekingen Eénmaal uw account helemaal in orde is, kunnen we beginnen met het boekhoud- en rapporteringsprogramma zelf. OPGELET: of u nu het programma wil gebruiken als boekhoudprogramma of alleen als rapporteringsprogramma, u zal toch steeds boekingen moeten ingeven. Diegenen die het als boekhoudprogramma gebruiken moeten elke verrichting afzonderlijk ingeven. Diegenen die het boekhoudprogramma alleen als rapporteringsprogramma gebruiken, zullen voor de eindrapportering éénmalig de totalen per rubriek moeten boeken. Deze boekingen worden namelijk automatisch verwerkt in de eindejaarsrapportering. Verder in deze handleiding gaan we hier nog dieper op in. Boekingen toevoegen? Door op de knop Boeking toevoegen te drukken, komen we op onderstaande pagina terecht: Om een boeking correct in te voeren, volgt u onderstaande zeven stappen: Stap 1 : Vul de juiste datum in. Stap 2 : Via het scroll-down menu kan u de juiste rubriek aanduiden. Stap 3 : Geef aan of het om een inkomst of een uitgave gaat. Stap 4 : Geef aan of het om een bewerking van de zichtrekening of kleine kas gaat. Stap 5 : Vul het juiste bedrag van de boeking in. Stap 6 : Indien gewenst kan u zelf nog een korte beschrijving geven aan de boeking. Stap 7 : Indien alle gegevens correct zijn, druk dan op de knop Voeg Toe. 6
Hieronder ziet u een voorbeeld van een boeking die klaar is om toegevoegd te worden: Wanneer u op Voeg toe hebt geklikt, zal het systeem automatisch de boeking toevoegen aan de lijst met boekingen (zie hieronder). U krijgt dan bovenaan de pagina volgende boodschap: Lijst boekingen raadplegen? Indien u in het linkermenu op Lijst boekingen klikt, krijgt u het overzicht van alle ingevoerde boekingen voor het geselecteerde jaar: 7
Bovenaan de pagina krijgt u eerst een samenvatting van de ingegeven boekingen met de actuele stand van de zichtrekening en de kleine kas op basis van de ingegeven boekingen: Vervolgens vindt u, net onder de samenvatting, een overzicht van de ingevoerde boekingen voor het geselecteerde jaar. Het gaat zowel om de inkomsten als de uitgaven. De boekingen staan steeds in chronologische volgorde, met de meest recente datum bovenaan. U krijgt een overzicht van de boekingsdatum, de rubriek waarin het geboekt is, de korte beschrijving die u hebt ingegeven, het bedrag, de wijze waarop deze boeking werd afgehandeld (via de zichtrekening of de kleine kas) en een kolom om de boeking te wissen (hierover verder meer): Lijst boekingen printen? Diegenen die graag een print maken van de ingegeven boekingen, kunnen dat doen door gebruik te maken van de printfunctie van de internetbrowser. Het programma is zo geprogrammeerd dat enkel het overzicht zal worden afgedrukt. 8
Lijst boekingen exporteren naar Excel? Diegenen die graag het overzicht van de ingegeven boekingen wensen te bewaren op hun computer kunnen de lijst exporteren naar Excel. Door bovenaan rechts in de titelbalk te klikken op in Excel kan u de lijst van de ingegeven boekingen opslaan op uw computer. Boekingen wijzigen? Merkt u dat er toch nog fouten staan in het overzicht dan zijn er twee manieren om die te wijzigen: 1. U wist de hele boeking door op het rode kruisje te klikken achteraan in het overzicht en u voert de boeking opnieuw in. 2. U klikt in het overzicht in de kolom waar de fout staat. In het onderstaande voorbeeld is dit bij de boeking van 10/04/2008 in de kolom beschrijving. Die cel zal dan ingekleurd worden. U kan nu deze tekst aanpassen en bevestigen door op enter te drukken of ergens buiten de cel te klikken. Op deze manier kan u dus alle kleine foutjes aanpassen, zonder de boeking volledig te moeten wissen en opnieuw in te geven. 9
5. Rapporteringen Via het linkermenu Rapporteringen kan u kiezen welke rapportering u wil zien. Via het menu kan u kiezen voor de eindejaarsrapportering van het huidige en vorige boekjaar en de midjaarrapportering van het huidige en vorige boekjaar. OPGELET: de rapporteringen van het vorige boekjaar worden enkel ter informatie weergegeven. Hierin kunnen uiteraard geen wijzigingen meer aangebracht worden. Midjaarrapportering Op de eerste pagina krijg u het overzicht van de verschillende bladen. Om de midjaarrapportering in te vullen, klik u door naar een bepaald blad. Dit kan u doen door op de link in de eerste kolom te klikken. Als u dat doet, krijgt u het gedetailleerde overzicht per blad. Op de afbeelding hieronder ziet u bij wijze van voorbeeld Blad 8: In de kolom Verwachting (huidig boekjaar) of Begroting (volgend boekjaar) klikt u op de betreffende inkomst of uitgave van een bepaalde rubriek. Deze cel zal ingekleurd worden en u kan de gegevens in deze cel nu aanpassen. Bevestigen kan door op enter te drukken of te klikken buiten de tabel. Op deze manier vult u de hele rapportering in. 10
In het voorbeeld hieronder werd een verwachte inkomst van 100 EUR ingevoerd: Indien uw rapportering volledig ingevuld is, kan deze verzonden worden door op de verzendknop te klikken onderaan de pagina. U zal een bevestigingsmail ontvangen. OPGELET: - De midjaarrapportering kan enkel ingevuld worden tussen 1 mei en 15 augustus van het huidige boekjaar! - Eénmaal de rapportering verstuurd is, kan u zelf geen wijzigingen meer doorvoeren. Verbeteringen moeten doorgegeven worden aan het secretariaat. Gelieve de rapportering dus eerst grondig na te kijken vooraleer u op Verzend klikt. 11
Eindejaarsrapportering Als u het boekhoudprogramma enkel en alleen als rapporteringsprogramma gebruikt, dan moet u in functie van de eindejaarsrapportering toch eenmalig alle totalen(!) per rubriek boeken. U kan de totalen toevoegen als u in het linkermenu op Boeking toevoegen klikt en vervolgens alle boekingen ingeeft (cfr. supra bladzijde 6). OPGELET: u merkt dat de procedure voor het ingeven van bedragen voor de eindejaarsrapportering verschilt van die voor de midjaarrapportering. Waar u voor de midjaarrapportering doorklikt naar de rubrieken en daar de bedragen ingeeft, moet u voor de eindrapportering de bedragen boeken via Lijst boekingen! Op basis van de ingevoerde boekingen, krijgt u op elk moment een stand van zaken i.v.m. de financiële toestand van uw boekhoudcentrum. U krijgt dan onderstaand scherm te zien: In de samenvatting bovenaan het scherm wordt er meegegeven of er winst of verlies is op een bepaald moment. Tevens wordt het resultaat van de ingediende begroting weergegeven. Dat ziet u in het voorbeeld hieronder: 12
Onder de samenvatting ziet u de overzichtspagina van de eindejaarsrapportering, waar u de eindtotalen per blad kan bekijken. Als u op de link klikt in de eerste kolom, kan u de detailpagina van elk blad raadplegen en per rubriek de inkomsten en uitgaven bekijken. Hieronder wordt bij wijze van voorbeeld blad 7 weergegeven: Als u nu op de link klikt in de eerste kolom, kan u de boekingen binnen een bepaalde rubriek raadplegen. Op de afbeelding hieronder worden de boekingen van rubriek 07.02 weergegeven: 13
Net als in de Lijst boekingen kan u ook in dit overzicht de nodige aanpassingen doen, mochten er foutjes in de boekingen zijn geslopen. Ofwel door de boeking te verwijderen via een klik op het rode kruisje ofwel door rechtstreeks in de tabel wijzigingen aan te brengen (cfr. supra: de bij punt 4 beschreven methode op bladzijde 9). Indien de ingevoerde inkomsten en uitgaven verrekend met het geldbezit van het vorige en huidige boekjaar niet kloppen, krijgt u bovenaan de pagina een foutmelding te zien, die u meedeelt dat het geldbezit op het einde van het boekjaar niet overeenkomt met de rest van de rapportering (= de ingevoerde boekingen). OPGELET: u zal deze mededeling steeds krijgen als in de loop van het jaar de rubrieken van Blad 10 Geldbezit op 31 december van het huidige boekjaar niet zijn ingevoerd! U kan best in de loop van het boekjaar het geldbezit (op dat moment) boeken om te checken of uw rapportering voorlopig in orde is. Op die manier voorkomt u dat u op het einde van het jaar alle boekingen moet controleren. Indien uw rapportering volledig ingevuld is, kan deze verzonden worden door op de verzendknop te klikken onderaan de pagina. U zal een bevestigingsmail ontvangen. OPGELET: - Eenmaal de eindrapportering verstuurd is, kan u zelf géén wijzigingen meer doorvoeren. Verbeteringen moeten in dat geval doorgegeven worden aan het secretariaat. Kijk dus uw rapportering grondig na voor u op Verzend klikt. 14
Rapporteringen printen en/of exporteren naar Excel Diegenen die graag een print maken van de rapporteringen, kunnen dat doen door gebruik te maken van de printfunctie van de internetbrowser. Het programma is zo geprogrammeerd dat enkel het overzicht of de gevraagde detailpagina zal worden afgedrukt. Voor het afdrukken van de rapporteringen gebruikt u best de paginainstelling landscape. Diegenen die graag de rapportering wensen te bewaren op hun computer kunnen de de volledige rapportering (inclusief details per blad) exporteren naar Excel. Door op de overzichtspagina van de desbetreffende rapportering bovenaan rechts in de titelbalk te klikken op in Excel kan de rapportering opgeslagen worden op uw computer. 6. Contact Onder de hoofding Contact in het linkermenu kan u steeds de recentste versie van deze handleiding terugvinden, alsook het toelichtingsdocument m.bt. het invullen van de financiële rapporteringen. Daarnaast staan er ook links naar onze contactgegevens en de VLB-website. 7. Hulp nodig? Hebt u vragen i.v.m. het programma of over bepaalde boekingen? Neem dan contact op met: Nicolas De Brabander nicolas.debrabander@vlaamse-bedrijfssport.be 03/286.59.50) of met Sally Van Goethem (sally.vangoethem@vlaamse-bedrijfssport.be 03/286.59.50). 15