White paper Payrolling Veel besproken, maar niet altijd begrepen Samen de beste werkgever
Inhoud 1. Inleiding 3 2. Wat is payrolling? 4 3. De geschiedenis van payrolling 5 4. Payrollmedewerkers en ontslag 7 5. De meest voorkomende verschijningsvormen 8 6. Waarom overwegen te gaan payrollen? 10 7. De voordelen van payrolling voor werknemers 12 8. Herken de professionele payroller 14 Meer weten over payrolling? 17 WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 2
1. Inleiding De ontwikkelingen binnen HRM zullen elkaar het komende decennium nog sneller opvolgen dan voorheen. Er ontstaan steeds weer nieuwe inzichten, modellen en strategieën op het gebied van HRM. Payrolling is zo n relatief nieuwe en onbekende vorm van dienstverlening. Het uitgangspunt bij payrolling is de overname van het administratieve en het juridische werkgeverschap. Payrolling wordt gezien als een gevolg van de toegenomen complexiteit en intensiteit van het werkgeverschap in Nederland. Als werkgever wordt u automatisch geconfronteerd met aanzienlijke administratieve lasten, grote financiële risico s en veel verplichtingen aan diverse instanties en instellingen. De toegenomen wet- en regelgeving maakt het werkgeverschap complex, risicovol en minder aantrekkelijk. Met name binnen het MKB bestaat een toenemende behoefte om zowel de financiële risico s als de administratieve lasten te beperken. Daarbij willen ondernemers kunnen terugvallen op een professionele ondersteuning op het gehele HR-gebied; het ontzorgmotief. Veel werkgevers en HR-professionals hebben inmiddels van payrolling gehoord, maar het ontbreekt vaak aan voldoende kennis en achtergrondinformatie om payrolling te vertalen naar een eigen sluitende business case: Wat levert het mij op? Wat zijn de consequenties voor mijn medewerkers? Is dit een mogelijke (deel)oplossing voor onze organisatie? Wat kost het nu werkelijk? Hoe kan ik de verschillende aanbieders met elkaar vergelijken? Het onbegrip en de verwarring over payrolling worden mede veroorzaakt door de verschillende verschijningsvormen en een gebrek aan transparantie binnen de payrollbranche. Dit whitepaper heeft als doel u te informeren over payrolling in het algemeen, de verschillende verschijningsvormen, de voor- en de nadelen en de praktische toepasbaarheid van payrolling binnen een onderneming. WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 3
2. Wat is payrolling? De term payrolling is afgeleid van het Engelse woord payroll. In simpel Nederlands: loonlijst. De dienst payrolling is afkomstig uit de Verenigde Staten en werd in de jaren 90 voor het eerst in Nederland geïntroduceerd. Naar schatting waren er in 2009 145.000 payrollkrachten aan het werk in Nederland. De verwachting is dat dit in 2012 zal uitkomen op ± 170.000 en verder zal oplopen tot boven de 220.000 in 2015. Bijna driekwart van alle payrollmedewerkers werkt binnen een mkb-bedrijf. De belangrijkste sectoren zijn horeca, groothandel, retail, industrie, overheid en onderwijs. Binnen de ICT-sector, de callcenter-branche, de tuinbouw en overige zakelijke dienstverlening neemt payrolling snel toe. Payrolling wordt gezien als een gespecialiseerde vorm van HR-dienstverlening waarbij de werknemers ter beschikking worden gesteld aan opdrachtgevers, veelal inleners genoemd. De opdrachtgevers zijn en blijven hierbij zelf verantwoordelijk voor de werving en selectie, de planning en de begeleiding van de medewerkers, oftewel de functionele aansturing van de medewerker op de werkvloer. De payroller neemt, als juridisch werkgever, de administratieve verplichtingen en financiële risico s over. Dankzij de payrolldienstverlening kunnen werkgevers het werkgeverschap inclusief risico s, het contractbeheer en de verloning, van door henzelf geworven (flexibele) medewerkers, uitbesteden. Payrolling creëert banen Payrolling biedt medewerkers een laagdrempelige toegang tot de arbeidsmarkt en biedt kansen voor groepen die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt. Volgens de VPO (Vereniging Payroll Ondernemingen) was 25% van de payrollmedewerkers voorheen werkloos of arbeidsongeschikt en is maar liefst 37% van de payrollmedewerkers 45 jaar of ouder. De grote risico s vanuit arbeidsongeschiktheid en/of ontslag voor ondernemers blijft een belemmering om zelf (meer) personeel in dienst te nemen. De kosten die dit met zich meebrengt komen wel voor rekening van de ondernemer, maar hij kan hier zelf niet altijd voldoende invloed op uitoefenen. Payrolling kan hiervoor de oplossing zijn, het maakt deze risico s namelijk beheersbaar. Payrolling of uitzenden? De payrollmedewerker is in loondienst bij de payroller en wordt net als bij een uitzendkracht ter beschikking gesteld aan een opdrachtgever, de inlener. De uitzendovereenkomst is wettelijk vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek (art. 7:690 BW). Payrolling werd in eerste instantie vooral aangeboden door uitzendbureaus, op basis van uitzendovereenkomsten, veelal met het zogenaamde uitzendbeding. Tegenwoordig zijn er steeds meer gespecialiseerde payrollorganisaties. Voor uitzendbureaus is de core business het werven en selecteren van medewerkers en het invullen van vacatures. Voor payrollers ligt de nadruk op het ontzorgen. De vakbewegingen in Nederland zijn al enige tijd met een offensief bezig tegen de verschillende varianten van flexibele arbeid. Los van de discussie over de economische noodzaak van een flexibele schil wordt payrolling door de vakbeweging als extra argument ingebracht in haar strijd tegen flex. Payrolling is volgens enkele vakbondsbestuurders met name een product van de toegenomen behoefte tot flexibilisering van de arbeidsmarkt. Hiermee wordt heel payroll Nederland gelijk geschaard met flex; oftewel uitzenden. Dat is feitelijk onjuist. Er zijn veel payrollers die niet werken met uitzendovereenkomsten met een uitzendbeding, maar met reguliere arbeidsovereenkomsten voor bepaalde of onbepaalde tijd. Bij deze payrollers hebben veel medewerkers, meer dan 45%, een reguliere arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 4
3. De geschiedenis van payrolling Tot 2006 vielen alle vormen van payrolling automatisch onder de cao voor uitzendkrachten. In 2006 is de VPO opgericht en werd de eerste bedrijfstak-cao payrolling afgesloten met FNV Bondgenoten, CNV Dienstenbond en de Unie. Belangrijke doelstellingen van deze cao: ordening van de markt; payrolling onderscheidend van uitzenden positioneren; verbeteren van de kwaliteit van payroll-dienstverlening; verbeteren van de (rechts)positie van payrollmedewerkers, ondermeer door het tegengaan van concurrentie op arbeidsvoorwaarden. De betrokken vakbonden zijn van mening dat de doelstellingen vanuit de VPO-cao onvoldoende zijn gerealiseerd. De VPO is juist van mening dat er in zes jaar veel is bereikt. De VPO-cao is per 1 januari 2012 komen te vervallen. Met ingang van 2012 vallen VPO-leden onder de cao voor uitzendkrachten (ABU-cao). VPO-leden zijn verplicht een arbeidsvoorwaardenpakket, de VPO-Arbeidsvoorwaardenregeling, bovenop de ABU-cao te hanteren. Enkele payrollers hebben een eigen ondernemings-cao afgesloten, veelal om zich nadrukkelijk als zuivere payroller te kunnen blijven positioneren en niet als uitzendbedrijf. Vanuit dat perspectief is het een gemiste kans dat de vakbonden zich hebben teruggetrokken van de VPO-cao. Gevolg is dat de markt nog meer is versnipperd waardoor die er niet transparanter op is geworden. Een terecht punt van kritiek van de vakbewegingen is dat enkele payrollers niet voldoende transparant zijn in de geboden dienstverlening. Er wordt payrolling aangeboden vanuit verschillende entiteiten, veelal met dezelfde naam, logo en website. Vaak zijn deze partijen lid van diverse brancheorganisaties en kunnen ze meerdere cao s toepassen. Gevolg hiervan is dat het voor medewerkers lang niet altijd duidelijk is onder welke cao ze vallen en welke arbeidsvoorwaarden van toepassing zijn. Dat leidt tot verwarring, onbegrip en werkt de concurrentie op arbeidsvoorwaarden in de hand. Ook de minister van SZW wenst duidelijkheid Door de toename van payrolling in Nederland heeft de minister SZW in 2011 aan de Stichting van de Arbeid (STAR) gevraagd om haar visie te geven op de ontwikkeling van payrolling en de gevolgen voor de medewerkers, specifiek t.a.v. de rechtspositie van deze medewerkers. De STAR is er niet in geslaagd om een eenduidig advies aan de minister te geven. In mei 2012 is het rapport van de STAR verschenen waarin duidelijk wordt dat ook hier werkgevers en werknemers het niet met elkaar eens zijn. Er wordt, met name door de verschillende verschijningsvormen, niet hetzelfde gedacht over de positie van payrolling binnen het arbeidsrecht. De feiten: De Payrollovereenkomst is een bijzondere vorm van de arbeidsovereenkomst waarbij de werknemer door de werkgever ter beschikking wordt gesteld aan een derde, de inlener. De bijzonderheid is dat de payrollovereenkomst tot stand komt na de werving van de medewerker door de inlener. WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 5
De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft, in antwoord op Kamervragen, bevestigd dat de payroller de juridisch werkgever is en niet de inlener. Op 2 april 2010 heeft het Hof van Leeuwarden in een hoger beroepszaak over payrolling expliciet uitgesproken dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst tussen de payroller en de medewerker. WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 6
4. Payrollmedewerkers en ontslag Rechtspositie en ontslag zijn veel besproken in relatie tot payrolling. In Nederland kan een arbeidsovereenkomst op drie manieren beëindigd worden: 1. in onderling overleg, vaak met een zogenaamde vaststellingsovereenkomst; 2. via de kantonrechter; 3. via een ontslagvergunning UWV. Ten aanzien van opties 1 en 2 is er voor een payrollmedewerker en een niet payrollmedewerker geen onderscheid. Ten aanzien van optie 3, de ontslagvergunning via het UWV, is er veel ruis op de lijn. Het UWV hanteert al jaren aparte beleidsregels voor payrollers. Een beëindiging van de payrollopdracht wordt door het UWV gezien als een bedrijfseconomische grond. Voor een payroller is het zogenaamde afspiegelingsbeginsel niet van toepassing (wie wordt als eerste voorgedragen voor ontslag?). Voor een payroller is in dat opzicht vaak geen aanvullende onderbouwing vanuit economisch perspectief noodzakelijk. Dit lijkt in eerste instantie een voordeel vanuit werkgeversperspectief en een nadeel vanuit het werknemersperspectief. De enkele opzegging van de payrollopdracht leidt echter niet automatisch tot afgifte van een ontslagvergunning, zoals vaak wordt verondersteld. Payrollers hebben namelijk gedurende tenminste twee maanden een herplaatsingsinspanning. In deze periode dienen zij bij hun opdrachtgevers na te gaan of er vacatures zijn en bij de aanvraag van een ontslagvergunning moet de payroller aantonen aan deze verplichting te hebben voldaan. Dit maakt het - praktisch gezien - nagenoeg onmogelijk om een vergunning te krijgen. De conclusie dat payrollers werknemers snel/makkelijk kunnen ontslaan via een ontslagvergunning van het UWV is dan ook onjuist. Herplaatsinginspanning Als bekend is geworden dat de werkzaamheden van de payrollmedewerker komen te vervallen, moeten payrollers gedurende een termijn van minimaal twee maanden herplaatsinginspanningen verrichten. Hierbij is werk voor werk het uitgangspunt. De herplaatsingsverplichtingen van de payroller bestaan uit het zoeken naar nieuwe passende werkzaamheden voor de werknemer en het benaderen en voordragen van de betreffende werknemer bij een of meerdere opdrachtgever(s). Opzegtermijn inlener-payroller Veel payrollers spreken op voorhand een opzegtermijn af voor het geval de werkzaamheden van de betreffende medewerkers komen te vervallen. De opzegtermijn, veelal in weken, is dan gerelateerd aan de duur van het dienstverband. Dit is enkel de opzegtermijn tussen inlener en payroller. De arbeidsovereenkomst tussen payroller en medewerker blijft in die situatie bestaan totdat wordt overgegaan tot een beëindiging, na de herplaatsinginspanning. Allocatieve functie Payrollers hebben geen rol bij het werven en selecteren van nieuw aan te nemen medewerkers, de allocatie. Deze rol heeft de payroller wel vanuit het werkgeverschap bij langdurige arbeidsongeschiktheid waardoor de medewerker niet kan terugkeren in zijn eigen functie en/of bij het wegvallen van de werkzaamheden bij de inlener. WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 7
5. De meest voorkomende verschijningsvormen Om vast te stellen of payrolling voor uw organisatie van toegevoegde waarde kan zijn, is het goed om onderscheid te maken tussen de verschillende verschijningsvormen van payrolling. De meest voorkomende vormen zijn hieronder weergegeven. 1.a Administratie-/accountantskantoren en andere externe salarisverwerkers De payroller verzorgt de salarisadministratie voor een opdrachtgever. De payroller is geen juridisch werkgever. Bij deze vorm blijven de risico s van arbeidsongeschiktheid en ontslag meestal volledig voor rekening van de ondernemer, de opdrachtgever. 2.a Uitzendbedrijf (payrolling onder ABU/NBBU of eigen cao) I De opdrachtgever heeft zelf uitzendkrachten geworven en geselecteerd en wil deze onderbrengen bij de uitzender/payroller. De medewerkers krijgen vervolgens een uitzendovereenkomst aangeboden. Meestal zijn de uitzendcao s (ABU/NBBU) van toepassing. Vaak bestaat de intentie om de uitzendkracht/payrollkracht na een x-periode in dienst te laten treden bij de opdrachtgever. Het gaat hier met name om de zogenaamde flexibele personeelsschil. 2.b Uitzendbedrijf (payrolling onder ABU/NBBU of eigen cao) II Payrollen als verlengd uitzenden. Als de opdrachtgever de door het uitzendbureau geworven uitzendkrachten (nog) niet zelf in dienst wil nemen na een x-periode van ter beschikkingstelling biedt de uitzender/payroller de mogelijkheid om de medewerker langer ter beschikking te stellen. 3.a Payrolling (niet uitzenden) I De opdrachtgever verzorgt zelf de werving en selectie van nieuwe medewerkers. De medewerkers treden in dienst bij de payroller. Veelal bestaat de intentie om deze medewerkers langdurig ter beschikking te stellen aan de opdrachtgever, de inlener. Naast de payrollmedewerkers heeft de onderneming zelf ook nog personeel in loondienst. 3.b Payrolling (niet uitzenden) II De situatie is grotendeels gelijk aan de derde variant, met het verschil dat de opdrachtgever niet alleen nieuwe medewerkers maar ook de bestaande populatie, of een gedeelte hiervan, onderbrengt bij de payroller. In veel gevallen heeft de opdrachtgever zelf geen personeel meer in dienst. 4. ZZP / Freelancers Freelancers of zelfstandigen zonder verklaring arbeidsrelatie winst uit onderneming (VAR/WUO) worden via een payroller ter beschikking gesteld. In veel gevallen zorgt de medewerker zelf voor de opdracht en de tariefstelling. Ongeacht de discussie over de toekomst van de VAR kunnen de nodige vraagtekens worden geplaatst, met name bij de rechtspositie en de zogenaamde verzekeringsplicht. Kunnen ze wel als werknemer in loondienst worden gezien? WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 8
Breed speelveld: flex en/of ontzorgen? In de praktijk wordt de payrolldienstverlening met name aangeboden vanuit de hierboven vermelde vormen 2 en 3. Hierbij kan worden gesteld dat de payrollvormen 2a en 2b onder de categorie uitzenden moeten worden ingedeeld. Volgens de werkgeversorganisatie VPO zijn ook de vormen 3a en 3b de twee te onderscheiden vormen van payrolling. Gelet op bovenstaande payrollvormen kan geconcludeerd worden dat het speelveld binnen de payrollbranche groot is. Van sec flex (2a) enerzijds tot volledige ontzorging (3b) anderzijds. Het Payrollmodel Vanuit welke variant ook naar payrolling wordt gekeken, er is altijd sprake van een zogenaamde driehoeksverhouding. In het onderstaande model is de driehoeksverhouding tussen ondernemer, werknemer en payrollorganisatie weergegeven met de (mogelijke) taken en verantwoordelijkheden. juridisch werkgever payrollorganisatie - salarisbetaling - loonadministratie - verzekeringen - pensioen - contractbeheer - verzuimbegeleiding - HRM advies opdrachtgever/ opdrachtnemer medewerker werkzaamheden uitvoeren onder aansturing van de onderneming functioneel werkgever medewerker ondernemer - werven en selecteren medewerkers - aansturing medewerkers - vaststellen salaris en voorwaarden - mutaties doorgeven WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 9
6. Waarom overwegen om te gaan payrollen? De diversiteit van payrolldienstverlening is met name ontstaan vanuit de behoefte binnen de BV Nederland. Belangrijke argumenten, vanuit ondernemers geredeneerd, om gebruik te maken van payrolldienstverlening: Ontzorging, o.a. door een administratieve lastenverlichting Vanuit het werkgeverschap worden ondernemers gedwongen om een deel van de beschikbare tijd te spenderen aan zaken die niets met hun businessmodel, hun core business van doen hebben. Personeel in loondienst betekent een omvangrijk aantal instanties, informatiestromen, facturen, betalingen, administratieve verplichtingen etc. Beheersing van werkgeversrisico s Risico s van arbeidsongeschiktheid en ontslag vormen vaak een belemmering voor ondernemers om (meer) personeel aan te nemen. Payrolling kan deze kosten inzichtelijk en beheersbaar maken. Hogere mate van flexibiliteit Payrolling kan in veel gevallen meer flexibiliteit betekenen waardoor ondernemers snel en adequaat kunnen inspelen op de snel veranderende marktomstandigheden. Dit geldt ook voor ondernemers die gepensioneerden, studenten/scholieren en/of oproepkrachten in dienst hebben. Kostenbesparing Payrolling kan een behoorlijke kostenbesparing opleveren, ook bij een gelijkwaardig arbeidsvoorwaardenpakket. Eén loket voor alle diensten. Geen zes tot twaalf verschillende instanties meer. Eén dienstverlener die alle verplichtingen voortkomende uit het werkgeverschap van de ondernemer overneemt. Kostenbesparing: wachtgeldregeling overheid en onderwijs Binnen de overheid en het onderwijs speelt de zogenaamde wachtgeldproblematiek. Na ontslag kunnen medewerkers in veel gevallen aanspraak maken op wachtgeld, een aanvullende uitkering die de WW-uitkering aanvult tot een bepaald percentage. Voor payrolling bestaat deze verplichting niet. Hierbij is het belangrijk dat de medewerkers vóór aanvang van een payrollovereenkomst op de hoogte zijn van het feit dat ze geen aanspraak kunnen maken op wachtgeld! Deskundige advisering op HR-terrein De werkgever wordt geconfronteerd met een continu wijzigende wet- en regelgeving. Signalering, implementatie en optimaal gebruik maken van de geboden mogelijkheden is hierbij essentieel. Continuïteit en kwaliteit op het HR-terrein is voor veel ondernemers moeilijk zelf in te vullen. HR beleid of mutatieverwerking Vaak komen HR-afdelingen onvoldoende toe aan het HR-beleid doordat ze te veel belast worden met met de personeelsmutaties vanuit in-, door- en uitstroom van personeel. WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 10
Deskundige verzuimbegeleiding Door een goed verzuimbeleid inclusief professionele verzuimbegeleiding van zieke en arbeidsongeschikte medewerkers kan het verzuim en de daaruit voortkomende verzuimkosten worden teruggebracht en onnodige uitval van medewerkers worden voorkomen. Deskundige re-integratie en herplaatsing Herplaatsing van medewerkers is voor veel ondernemers een groot probleem. Dit is met name van toepassing bij de begeleiding van langdurig arbeidsongeschikte medewerkers die niet kunnen terugkeren in hun oude functie. Automatiserings-/efficiencyslag Als u een automatiserings-/efficiencyslag wilt maken op het gehele HR-terrein zonder investering in software, hardware en medewerkers, kan payrolling interessant zijn. Controlling Sneller inzage in de periodecijfers. Direct inzage in de volledige personeelskosten (indirect en direct) gerelateerd aan de juiste periode zonder kosten achteraf. WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 11
7. Voordelen van payrolling voor werknemers Bij payrolling zijn de mogelijke voordelen voor werkgevers helder, maar payrolling kan ook voordelig zijn voor de werknemers als voor de juiste payroller wordt gekozen: 1. Goede (secundaire) arbeidsvoorwaarden Een goede payroller concurreert niet op arbeidsvoorwaarden en heeft naast de primaire beloning, zoals ook van toepassing bij de opdrachtgever, een goed secundair arbeidsvoorwaardenpakket waarin diverse voorwaarden zijn geregeld. Hierbij kan worden gedacht aan: 1. een goede pensioenregeling; 2. een collectieve ziektekostenverzekering; 3. een fietsplan (mobiliteitsplan); 4. een opleidings-/scholingregeling; 5. aanvullende verzekering/dekking nabestaanden en/of arbeidsongeschiktheid. 2. Beter advies en tijdig de juiste informatie Een goede payrollorganisatie is gespecialiseerd in HRM. Daardoor kunnen werknemers sneller en beter worden geïnformeerd en geadviseerd over zaken als arbeidsvoorwaarden, cao-vraagstukken, belastingen, pensioen- en aanverwante regelingen, etc. Daarbij zijn een correcte arbeidsovereenkomst, een tijdige betaling van het salaris en de tijdige en juiste salarisspecificatie gewaarborgd. 3. Ondersteuning bij ziekte en arbeidsongeschiktheid Deskundige begeleiding bij arbeidsongeschiktheid is essentieel. Aansluiting bij de juiste payroller betekent deskundige begeleiding bij ziekte en arbeidsongeschiktheid. 4. Ondersteuning bij het wegvallen van werk (herplaatsing) Deskundige begeleiding bij het wegvallen van werkzaamheden wanneer de medewerkers, om wat voor een reden dan ook, niet meer op hun plek zitten. Het is ook in het belang van de medewerker dat er spoedig een andere werkplek wordt gevonden. Bij een faillissement van de opdrachtgever blijft de payroller werkgever en dient hij de nodige herplaatsinginspanningen, gedurende minimaal twee maanden, te verrichten. 5. Goed werkgeverschap Iedere zichzelf respecterende ondernemer/werkgever realiseert zich wat de positie van de medewerkers binnen de onderneming is. Werknemers zijn het belangrijkste kapitaal in een onderneming en verdienen de zorg die ze toekomt. Hierbij moet volledige transparantie in de arbeidsvoorwaarden en rechtspositie voorop staan. Concurrentie op arbeidsvoorwaarden en/of onderscheid in arbeidsvoorwaarden bij vergelijkbare medewerkers levert ontevreden medewerkers op. En tevreden medewerkers zijn de beter presterende medewerkers! WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 12
Goed werkgeverschap dient ook door een payroller (minimaal) te worden gewaarborgd door: 1. volledige duidelijkheid, voor aanvang van de werkzaamheden, over de arbeidsvoorwaarden en rechtspositie; 2. goede arbeidsvoorwaarden te bieden vanaf de eerste dag die zoveel mogelijk aansluiten bij die van de opdrachtgever; 3. de zekerheid te bieden dat er een duidelijke correcte arbeidsovereenkomst is opgemaakt; 4. een aanspreekpunt te hebben voor alle vragen op het gehele HR-terrein; 5. een goede begeleiding te bieden bij ziekte, arbeidsongeschiktheid en/of herplaatsing; 6. eerst overgaan tot een beëindiging van de arbeidsovereenkomst als na een herplaatsingsinspanning van minimaal 2 maanden is vastgesteld dat de medewerker via de bemiddeling van de payroller niet kan worden herplaatst. WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 13
8. Herken de professionele payroller Indien u payrolling overweegt voor uw organisatie is het van belang dat u zaken gaat doen met de juiste partij. Hieronder treft u een lijst met aandachtspunten aan om u te helpen bij de juiste keuze. Financieel betrouwbaar De payrollorganisatie is juridisch werkgever en daarmee verantwoordelijk voor financiële tegenslagen vanuit langdurige arbeidsongeschiktheid of (langdurige) juridische kwesties bij ontslagtrajecten. Het is daarom van belang dat de payroller financieel draagkrachtig is om dergelijke tegenslagen op te kunnen vangen. Het is immers een basisvoorwaarde dat het juiste salaris van de medewerkers consequent op tijd wordt uitbetaald, maar ook de reserveringen voor vakantiedagen, vakantietoeslag etc. kunnen worden betaald. De omvang van een payrollorganisatie zegt niet direct iets over de kwaliteit en continuïteit, maar een payrollorganisatie van enige omvang, of een payroller die deel uitmaakt van een groter concern, is veelal wel beter in staat om financiële tegenvallers op te vangen. Check: NEN-4400-1 gecertificeerd? SNA-keurmerk: ingeschreven bij de Stichting Normering Arbeid? Wordt er aangeboden om gebruik te maken van een G-rekening? Wordt de inlener erop gewezen dat enkel de combinatie van NEN-certificering en de gebruikmaking van de G-rekening kan leiden tot een volledige vrijwaring vanuit de inlenernaansprakelijkheid? Let op! NEN-4400-1 certificering alleen is geen garantie en zegt onvoldoende over de financiële draagkracht van de payroller. Goede arbeidsvoorwaarden Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar dat is het helaas niet altijd in de praktijk. Zorg ervoor dat wordt vastgesteld welke arbeidsvoorwaarden van toepassing zijn. Check: Onder welke cao( s) wordt de payroll-dienstverlening aangeboden? Wordt het uitzendbeding toegepast? Is er sprake van een uitsluiting van de loondoorbetalingsverplichting? Volledige beloning inclusief alle toeslagen zoals bij de inlener, vanaf de eerste dag? Vrije dagen zoals bij inlener (vakantie, ADV, extra dagen leeftijd/dienstverband etc.)? Een goede pensioenregeling: niet de StiPP Basisregeling voor uitzendkrachten? Geen wachtperiode voor toetreding tot de pensioenregeling? Overige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een collectieve ziektekostenverzekering, aanvullende verzekeringen bij arbeidsongeschiktheid en/of overlijden etc.? Kwaliteit Payrolling kenmerkt zich door de vele verschijningsvormen. Het is belangrijk om bij de vergelijking van verschillende aanbieders niet alleen naar het payrolltarief per gewerkt uur te kijken, maar ook naar de geboden dienstverlening. WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 14
Check: Algemene indruk, hoe staat de organisatie bekend, zijn er referenties? Welke cao( s) zijn van toepassing? Volledige transparantie richting medewerkers; vanaf de eerste dag helderheid over de arbeidsvoorwaarden en rechtspositie? Wat is de contractduur van de inleen-/samenwerkingsovereenkomst? Wat is de opzegtermijn van de inleen-/samenwerkingsovereenkomst? Wat is de automatiseringsgraad met betrekking tot de periodieke mutatieverwerking? Kunnen nieuwe medewerkers volledig digitaal worden aangemeld? Welke managementinformatie krijgt u teruggekoppeld? Krijgt u een periodieke analyse over het gerealiseerde ziekteverzuim? Welke aanvullende dienstverlening wordt er aangeboden? Prijs dienstverlening Payrolling kent ook veel verschillende tariefsystemen. Het is belangrijk om bij de vergelijking vast te stellen wat wel/niet is opgenomen in het tarief. In de meeste gevallen wordt gesproken over een omrekenfactor of een loonsomfactor. Door het bruto uurloon te vermenigvuldigen met de betreffende omrekenfactor wordt het tarief per gewerkt uur bepaald. Check: Is het tarief een vast bedrag per periode of een tarief per gewerkt uur? Is er aanvullend een opslag per uur, veelal bureaumarge genoemd, van toepassing? Welk tarief is van toepassing bij overuren, toeslagen en andere bijzondere beloningen? Is het tarief inclusief alle reserveringen vakantiedagen, vakantietoeslag? Is het tarief inclusief ziekte, feestdagen, kort verzuim, bijzonder verlof? Is het tarief inclusief de eindejaarsuitkering, indien van toepassing? Welke kosten kunnen aanvullend in rekening worden gebracht? Welke opzegtermijn dient te worden gehanteerd bij de opzegging van contracten? Is er een eigen risico bij ziekte/arbeidsongeschiktheid? Is het ziekteverzuimpercentage gemaximeerd? Zo ja, worden de kosten boven dit gemaximeerde percentage geheel/gedeeltelijk aanvullend doorbelast? Zijn er aanvangskosten of kosten die bij een vroegtijdige beëindiging van de inleen-/ samenwerkingsovereenkomst in rekening kunnen worden gebracht? Wat zijn de afspraken over scholingskosten? Worden onbelaste reis-/onkostenvergoedingen 1:1 doorbelast? Komen ontvangen subsidiebedragen volledig ten gunste van de inlener? Wat is de betalingstermijn en is er een opslag als er geen gebruik wordt gemaakt van automatische incasso? Wat kost payrolling in vergelijking met het zelf in dienst nemen van personeel? Bij payrolling betaalt de ondernemer voor de directe loonkosten van de medewerkers en de diensten (handelingskosten en overgenomen risico s) van de payroller. Om tot een juiste vergelijking te komen tussen het zelf in dienst nemen van de medewerker(s) of via een payroller, moet ook rekening worden gehouden met de onderstaande kosten. WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 15
HR Administratie: Personeelsadvies: Verzuim: Accountantskosten: salaris-/personeelsadministratie inclusief software (hardware) contractbeheer, arbeidsovereenkomsten, personeelsadvies, juridische ondersteuning, cao-vraagstukken, subsidieregelingen etc. arbodienst, verzuimcoördinator, casemanagement, ziekengeldverzekering incl. eigen behoud/risico, re-integratietrajecten, mediation etc. besparing kosten accountant door vereenvoudiging van de administratie Naast de hierboven genoemde opsomming van aanvullende, indirecte personeelskosten dient rekening te worden gehouden met de voordelen van tijdwinst, gemak, comfort en zekerheid die payrolling kan bieden. Samenvattend Een goede payroller kent een transparante dienstverlening naar zowel ondernemer als medewerkers en biedt goede arbeidsvoorwaarden, vergelijkbaar met die van de inlener. Een goede payroller ontzorgt, biedt risicoreductie, organiserend vermogen en efficiënt personeelsmanagement op basis van een hoge automatiseringsgraad. Een goede payroller maakt inzichtelijk wat de volledige kosten zijn per gewerkt uur en welke kosten aanvullend en onder welke voorwaarden in rekening kunnen worden gebracht. Een goede payroller is NEN-gecertificeerd en biedt opdrachtgevers de mogelijkheid om gebruik te maken van een G-rekening om een volledige vrijwaring van de inlenersaansprakelijkheid te garanderen. Een goede payroller streeft er naar om samen met de inlener de beste werkgever te zijn! WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 16
Meer weten over payrolling? Wilt u meer weten over payrolling, de mogelijkheden en de kosten? Maak dan een afspraak met Persoonality via 055 580 59 00 of kijk op persoonality.nl. Persoonality Persoonality is een zelfstandig label van Timing en daarmee onderdeel van de ADG dienstengroep, een landelijk concern in de zakelijke dienstverlening. Nu 15 jaar na onze start in de payrollbranche, behoren we tot de top van grootste payrollorganisaties in Nederland. Met ruim 12.500 payrollmedewerkers en 1.000 inleners in 50 verschillende branches hebben we ruime ervaring binnen het MKB. Wie met ons het werkgeverschap deelt, kan rekenen op onze uitgebreide dienstverlening die verder gaat dan payrolling alleen. Effectieve verzuimbegeleiding, arbodienstverlening, re-integratie via een eigen jobcentre, juridisch advies, praktische IT-oplossingen, Persoonality PLUS tools en een eigen cao. Zo bieden we onze klanten een totale ontzorging en zorgen we er samen voor dat de personeelszaken van onze klanten goed geregeld zijn. WHITEPAPER PAYROLLING BOB WEGHORST 17