v.1.48 Genkgo Handleiding Genkgo Events Professioneel evenement management in Genkgo

v.1.48 Genkgo Handleiding Genkgo Events Professioneel evenement management in Genkgo

Inhoud Voordat u begint...3 In dit document...3 Boom...3 Instellingen...4 Tenaamstelling... 4 Adres... 4 Contactgegevens... 4 Facturatie gegevens... 5 Evenementen overzicht...6 1-klik inschrijving...6 Een nieuw evenement aanmaken...8 Eigenschappen...8 Publiceren...8 Betaling...8 Zichtbaarheid...8 Locatiegegevens...9 Na het aanmaken...9 Evenement...10 Dashboard...10 Evenementenboom...11 Het evenement configureren...12 Algemeen...12 Website... 12 Ticket... 12 Ticketopties...12 Groepen...13 Reserveringsperiodes...13 Reserveringslimieten...13 Prijzen...14 Formulieren...14 Verzameling invoervelden aanmaken... 15 Velden aanmaken... 16 Betaalmethodes...17 Naam... 17 Code... 17 Prijzen... 17 Overige opties: Betaalmethodes...17 Bevestiging E-mail... 17 Crediterings E-mail... 18 Pagina 2 van 19

Voordat u begint Voor zowel complexe als simpele evenementen kunt u met Genkgo Events aan de slag om uw evenement management naar een hoger niveau te tillen. Deze applicatie maakt het mogelijk om evenementen te beheren, alles tot in de details goed in te stellen en inzicht te geven in uw inschrijvingen en resultaten. In dit document Dit document beschrijft hoe u evenementen kunt aanmaken in Genkgo Events. Het invoeren van alle informatie gebeurt in een aparte applicatie, te herkennen aan het icoontje van een kalender: Boom De applicatie gebruikt een dynamische boom. Dit houdt in dat de boom verandert aan de hand van het onderdeel dat is geselecteerd. Bij het navigeren naar de Event applicatie krijgt u de volgende boom te zien: Door op Evenementen te drukken krijgt u een overzicht van de evenementen in de applicatie. Door op Instellingen te drukken worden de informatie en instellingen van uw organisatie weergegeven. Deze informatie wordt gebruikt voor de facturen en verschillende onderdelen binnen de applicatie. Pagina 3 van 19

Instellingen Voordat u evenementen kan aanmaken, is het nodig om de instellingen goed te configureren. Navigeer in de Evenementenboom naar het onderdeel Instellingen. Vul hier de volgende gegevens in: Tenaamstelling Hier voert u de naam van uw bedrijf/organisatie in en uw logo. Deze worden in de rechterbovenhoek van de facturen geplaatst, om in één oogopslag te zien dat de factuur van uw bedrijf/organisatie is. Adres Hier vult u de adresgegevens in van uw organisatie. De adresgegevens worden weergegeven op de facturen. Contactgegevens De contactgegevens die op de factuur komen te staan. Vul bij URL het webadres van uw website in, bijvoorbeeld http://www.uworganisatie.nl. Vul bij Email uw e-mailadres waarop u de kopieën van de facturen wilt ontvangen, bijvoorbeeld administratie@uworganisatie.nl. Pagina 4 van 19

Facturatie gegevens Vul hier uw financiële gegevens in. Factuurnummer notatie Bij Factuurnummer notatie is het nodig om een speciale reeks tekens te hanteren. We raden aan om de volgende reeks in te voeren: %1$d.%2$04d Dit betekent; jaar en oplopend nummer van 4 cijfers, bijv. 15.0001. Deze reeks kan naar wens worden aangepast, bijvoorbeeld door er E voor te plaatsen. Zo krijgt u op de factuur te zien dat de factuur via de webshop is verstuurd. Dit kan handig zijn als een u een overzichtelijke administratie heeft en wilt behouden. Maand wisseling boekjaar Bij Maand wisseling boekjaar vult u het getal in dat correspondeert met het nummer van de maand waarin uw boekjaar begint. Als dit bijvoorbeeld Januari is, vul hier dan 1 in. Hieronder een lijst van de mogelijke opties: 1. Januari 2. Februari 3. Maart 4. April 5. Mei 6. Juni 7. Juli 8. Augustus 9. September 10. Oktober 11. November 12. December Bevestig uw gegevens met de knop Opslaan. Als uw instellingen goed zijn ingevuld, kunt u aan de slag gaan met het aanmaken van uw evenementen. Pagina 5 van 19

Evenementen overzicht Wanneer u in de evenementenboom op Evenementen drukt, zal aan de rechterzijde van het scherm een overzicht verschijnen met een aantal opties. In de menubalk zijn twee opties: De knop Nieuw evenement maakt een nieuw evenement aan. 1-klik inschrijving De knop Nieuw 1-klik inschrijving maakt een evenement aan waarbij instellingen al zo zijn geconfigureerd dat men zich met 1 klik makkelijk kan inschrijven voor het evenement. In het overzicht onder de menubalk zijn de volgende tabs aanwezig: Actueel Laat de evenementen zien waarbij: Datum nog niet is vastgesteld. Begindatum zich in de toekomst bevindt. Momenteel bezig is. Verleden Laat de evenementen zien die zijn geweest. Alles Laat alle evenementen zien, ongeacht begindatum. Kalender Laat alle evenementen zien in kalender weergave. Tags Laat alle tags zien die zijn toegewezen aan evenementen. Pagina 6 van 19

Als er evenementen beschikbaar zijn, worden deze onder de tabs weergegeven. Door op de titel te drukken van een evenement wordt u doorverwezen naar het dashboard van dat evenement. Aan de rechterzijde van elk evenement heeft u twee opties: Tags Door op dit icoontje te drukken kunt u tags toewijzen aan het evenement. De gemaakte tags kan u terug vinden onder de tab Tags. Verwijderen Door op dit icoontje te drukken verwijdert u het evenement. Dit kunt u niet ongedaan maken. Pagina 7 van 19

Een nieuw evenement aanmaken Om een nieuw evenement aan te maken, drukt u in de menubalk op de knop Nieuw evenement. Vervolgens krijgt u een scherm te zien waarbij een aantal velden moeten worden ingevuld. Eigenschappen Hier vult u bij Titel de naam/titel van het evenement in. Bij Invoertaal selecteert u de taal van het evenement, zodat deze op de website bij de juiste taal wordt ingevoerd. Het is mogelijk om later vertalingen in te stellen zodat het evenement meertalig op de website komt te staan. Publiceren Bij Publiceren op vult u de datum in wanneer het evenement gepubliceerd moet worden op de website. Indien u nog geen datum van publicatie heeft, kunt u dit veld leeg laten. Let op! De datum van publicatie houdt niet in dat men zich dan kan inschrijven. Dit wordt ingesteld bij reserveringsperiodes en prijzen. Bij Websites selecteert u de websites waar het evenement op moet worden gepubliceerd, door deze aan te vinken in de aanvinklijst. Betaling Als het mogelijk is om voor tickets te betalen, dient te worden aangegeven binnen welke termijn een betaling dient te geschieden nadat een gebruiker deze bestelling heeft geplaatst. Selecteer bij het veld Titel één van de opties. Zichtbaarheid Als u de inhoud van het evenement wilt beschermen voor niet-ingelogde gebruikers, kunt u dat hier instellen. Bij Zichtbaarheid stelt u de algemene zichtbaarheid van het evenement in. Bij Product zichtbaarheid stelt u de zichtbaarheid van de ticketopties in. Pagina 8 van 19

Locatiegegevens Vul hier de locatiegegevens van het evenement in. Bij Naam vult u de naam van locatie in, bijvoorbeeld Hoofdkantoor. Vul bij het tekstveld Adres de adresgegevens in en eventueel bij Plattegrond URL een link naar een afbeelding van de plattegrond. Na het aanmaken Hier is ruimte om met een tekstverwerker een beschrijving te plaatsen van het evenement. Heeft uw evenement aparte onderdelen waar men zich apart voor kunnen inschrijven? Dan kan bij elk van deze onderdelen ook een tekst worden geplaatst. U kunt hier dan een algemene tekst zetten over het evenement en de teksten van de onderdelen bij het onderdeel (ticketoptie) zelf zetten. Wanneer u klaar bent met het invullen van de velden, bevestigt u dit met de knop Opslaan". Pagina 9 van 19

Evenement Het evenement is nu aangemaakt en zichtbaar in het overzicht. Druk nu op het evenement dat u zojuist heeft aangemaakt om deze verder te configureren en er zal een nieuw scherm verschijnen, met een nieuwe boom. Dashboard Door in de boom op de titel van het evenement te drukken, krijg u het dashboard te zien: Het dashboard van het evenement laat belangrijke informatie over het evenement zien. Links boven Het aantal dagen tot het evenement. Rechts boven Status van het evenement. Algemene informatie: Publicatiedatum, Locatie. Inschrijvingen Omzet per betaalmethode Financiële gegevens Laatste tickets Ticketopties Pagina 10 van 19

Evenementenboom Ook de boom is aangepast. Deze is aangepast om de inhoud van het evenement aan te passen en om andere acties die met dit specifieke evenement te maken hebben makkelijk uit te voeren. Inschrijvingen Personen die zich hebben ingeschreven voor het evenement bekijken en acties uitvoeren met de gegevens. Configuratie Verzameling onderdelen om het evenement in te stellen. Algemeen De algemene instellingen, eerder ingevuld bij het aanmaken van het evenement en inhoud op de website en ticket. Ticketopties Dit zijn de opties waar men zich voor kan inschrijven, in feite de verschillende Onderdelen van het evenement. Groepen Onderdeel om groepen te creëren op basis van gegevens in de applicatie Organisatie. Reserveringsperiodes Onderdeel waarbij reserveringsperiodes kunnen worden ingesteld, bijvoorbeeld voor Early Birds. Reserveringslimieten Hier stelt u het maximaal aantal tickets in die een groep kan aanschaffen. Prijzen Hier kunt u voor een specifieke ticketoptie, in combinatie met een reserveringsperiode, verschillende prijzen aanmaken. Formulieren Voor extra informatie van een deelnemer. Betaalmethodes Hier stelt u verschillende betaalmethodes in. Facturatie Overzicht van gegevens, eerder ingevuld bij Instellingen. Door op Terug naar overzicht te drukken, zal u terug worden verwezen naar het overzicht van de evenementen. Pagina 11 van 19

Het evenement configureren Hoewel u het evenement al heeft aangemaakt, dient u deze verder te configureren. Door alle onderdelen onder Configuratie af te gaan, kunt u er voor zorgen dat uw evenement tot in de details goed is ingesteld. Algemeen Dit is het onderdeel wat u eerder al bij het aanmaken van het evenement kreeg te zien. Hier zijn de algemene instellingen van het evenement te configureren. Deze zijn verdeeld over meerdere tabbladen. Website Onder het tabblad Website stelt u in wat er op de website bij het evenement wordt weergegeven. Hier is het mogelijk om een afbeelding en beschrijving in te stellen. Onder de categorie Formulier afhandeling website kunt u instellen wat de gebruiker krijgt te zien als diegene succesvol een ticket heeft aangeschaft. Ticket Onder het tabblad Ticket vult u in welke informatie er op het ticket komt te staan. Deze informatie is alleen relevant als tickets worden verstuurd naar deelnemers. Ticketopties Dit zijn de opties waar men zich voor kan inschrijven, als het waar de onderdelen van het evenement. Bijvoorbeeld als een evenement meerdere dagen duurt, is elke dag van het evenement een ticketoptie. Druk op Aanmaken om een nieuwe ticket optie aan te maken. U krijgt nu een nieuw scherm te zien. De velden zijn vergelijkbaar met de velden in het onderdeel Algemeen. Vul de velden en voeg eventueel locatiegegevens en een omschrijving toe. Bevestig uw wijzigingen met de knop Opslaan. Herhaal dit totdat u alle ticketopties heeft aangemaakt die uw evenement dient te hebben. Als u na het aanmaken op een ticketoptie drukt, ziet u verschillende tabbladen met extra instellingen. Pagina 12 van 19

Groepen Per evenement kunt u verschillende groepen aanmaken, bijvoorbeeld Leden. Een groep is waar een potentiële deelnemer onder valt. Deze groepen maakt u aan om o.a. de reserveringsperiodes, prijzen en formulieren aan te maken. Druk op Aanmaken om een nieuwe groep aan te maken. U krijgt nu een nieuw scherm te zien. Vul bij Naam in hoe u de groep wilt noemen, bijvoorbeeld Leden. Vervolgens kunt u bij het veld Groep een map/groep vinden in de applicatie Organisatie. Als u bijvoorbeeld al een map Leden heeft, kunt u deze map hier selecteren. Objecten in deze map worden dan toegevoegd aan deze groep in de Evenementen applicatie. Herhaal dit totdat u alle groepen voor het evenement heeft aangemaakt. Reserveringsperiodes Nu de groepen aan zijn gemaakt, kunnen de reserveringsperiodes worden ingesteld. Een reserveringsperiode is het moment dat een groep zich mag inschrijven. Deze reserveringsperiode kan vervolgens worden gebruikt voor de prijzen van het evenement. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld een Early Bird reserveringsperiode aan te maken. Druk op Aanmaken om een nieuwe reserveringsperiode aan te maken. U krijgt nu een nieuw scherm te zien. Vul bij titel in hoe u de reserveringsperiode wilt noemen, bijvoorbeeld Early Bird, en geef aan welke groep deze moet worden gekoppeld. Vervolgens kunt u de periode aangeven met de velden Begindatum en Einddatum. Wanneer u klaar bent met het invullen van de velden, bevestigt u dit met de knop Opslaan". Herhaal dit totdat u alle mogelijke reserveringsperiodes heeft aangemaakt. Reserveringslimieten Optioneel. Nu de ticketopties, groepen en reserveringsperiodes zijn aangemaakt, kunt u aangeven hoeveel tickets een bepaalde groep mag aanschaffen voor een ticketoptie. Druk op Aanmaken om een nieuw reserveringslimiet in te stellen. U krijgt nu een nieuw scherm te zien. Selecteer als eerst bij Groep de groep waarvoor u het limiet wilt instellen. U kunt hier ook kiezen om Alle groepen te selecteren. Wanneer er later nog nieuwe groepen worden aangemaakt, zullen deze automatisch aan het limiet worden toegevoegd. Selecteer vervolgens de ticketoptie waar het limiet van toepassing is, gevolgd door het limiet. Stel dit in bij Maximum aantal tickets. Pagina 13 van 19

Prijzen Nu u de ticketopties en reserveringsperiodes heeft ingesteld kunt u per reserveringsperiode de prijzen gaan instellen. Druk op Aanmaken om een nieuwe optie aan te maken. U krijgt nu een nieuw scherm te zien. Onder de categorie Voor selecteert u de juiste ticketoptie en de reserveringsperiode. Vervolgens vult u onder de categorie Prijsstelling de prijs en het BTW percentage in. Wanneer u klaar bent met het invullen van de velden, bevestigt u dit met de knop Opslaan". Herhaal dit tot u voor elke ticketoptie en reserveringsperiode de prijzen heeft ingesteld. Formulieren Optioneel. Als u extra informatie nodig heeft voor het evenement, bijvoorbeeld eetwensen, dan kunt u extra formulieren aanmaken die deelnemers dienen in te vullen wanneer ze zich inschrijven. De informatie in dit formulier kunt u dan gebruiken tijdens het evenement. Een formulier wordt per groep ingesteld. In de tabel ziet u of een groep al formulieren bezit. Druk op Aanmaken om formulieren voor een groep aan te maken. U krijgt nu een nieuw scherm te zien. Selecteer hier de groep waarvoor u een formulier wilt aanmaken. De groep zal nu in het overzicht aanklikbaar zijn. Druk in de tabel op de naam van de groep om het formulier te configureren. U krijgt nu een nieuw scherm te zien met een aantal opties: Eigenschappen Optioneel. Hier kunt u een titel en een introductie instellen van het formulier. Verzameling invoervelden aanmaken Hier kunt u een verzameling invoervelden aanmaken en het formulier inrichten. Importeren Optioneel. Verzameling invoervelden van een ander formulier importeren. Pagina 14 van 19

Verzameling invoervelden aanmaken Om nieuwe velden voor het formulier aan te maken, drukt u op de knop Verzameling invoervelden aanmaken. U krijgt een nieuw scherm te zien. Geef de verzameling een naam door het veld Titel in te vullen. Deze krijgt een deelnemer te zien als hij/zij de velden aan het vullen is. Indien van toepassing, kan u de verzameling invoervelden koppelen aan een specifieke ticketoptie. De deelnemer krijgt het formulier dan pas te zien als hij/zij deelneemt als deze is geselecteerd bij het inschrijven. Dit is in te stellen door bij het veld Gekoppeld aan ticketoptie een beschikbare ticketoptie te selecteren. Eventueel kunt u nog een introductietekst toevoegen onder de categorie Begeleidende tekst. Wanneer u klaar bent met het invullen van de velden, bevestigt u dit met de knop Opslaan". Pagina 15 van 19

Velden aanmaken Uw verzameling invoervelden is nu aangemaakt en zal zichtbaar zijn in de tabel onder de menubalk. Druk op de titel van uw zojuist aangemaakte verzameling om velden toe te voegen. U krijgt een nieuw scherm te zien. Druk in de menubalk op de knop Veld aanmaken. Vul in dit scherm de naam van het veld, bijvoorbeeld Dieetwensen. Selecteer bij het veld Code wat voor type het veld is. De opties zijn: Tekstregel een veld met tekst, inclusief cijfers en speciale tekens. Tekstvak Tekstvak met ruimte voor meerder regels. Getal een veld met alleen cijfers Decimaal getal een getal met decimalen. Handig voor bedragen. Datum Datumveld Bestand Veld waarbij de deelnemer een bestand kan uploaden Aanvinkvak Veld dat is aan te vinken door de deelnemer. Selectie Veld met meerdere opties waar een deelnemer één optie kan selecteren. Aanvinklijst Veld met meerdere opties waar een deelnemer meerdere kan selecteren. Als een veld verplicht dient te zijn, kunt u dat aangeven door Verplicht veld aan te vinken. Indien u bij het veld Code de optie Selectie heeft geselecteerd, verschijnt er een nieuwe categorie met dezelfde titel. Vul hier de opties die de deelnemer kan selecteren. Wederom kunt u voor het veld een begeleidende tekst instellen. Wanneer u klaar bent met het invullen van de velden, bevestigt u dit met de knop Opslaan". Herhaal de vorige stappen totdat u tevreden bent met uw formulier. Deelnemers die het formulier invullen komen met deze informatie onder Pagina 16 van 19

Betaalmethodes Nu het evenement ticketopties met prijzen bevat waar men zich voor kan inschrijven in een bepaalde periode, dient u nog in te stellen hoe men kan betalen voor het evenement. De deelnemer kan zelf bepalen welke betaalmethodes hij/zij wilt gebruiken. Het aanmaken van een betaalmethode gebeurt in het onderdeel Betaalmethodes. Druk op Aanmaken om een betaalmethode aan te maken. U krijgt nu een nieuw scherm te zien. Naam Vul hier de een omschrijving van de betaalmethode in. Bijvoorbeeld ideal betaling Code Selecteer hier een optie van de mogelijke betaalmethodes. Gebruikelijke opties zijn: 1. ideal 2. Creditcard 3. Op locatie Prijzen Optionele velden. Vul hier eventuele vaste en/of variabele kosten in voor het bestellen van het product, bijvoorbeeld verzendkosten. Als u beide velden invult, dan worden de variabele kosten berekend over het totaal bedrag plus de vaste kosten. Overige opties: Betaalmethodes Na het aanmaken van uw betaalmethode kunt u deze bekijken. Door in het overzicht op de betaalmethode te drukken, zult u een nieuwe tab, Emails, te zien krijgen. Hier kunt u het volgende instellen: Bevestiging E-mail Vul hier uw gegevens in voor het versturen van de factuur per e-mail. Hier is het tevens in te stellen om tickets en facturen te versturen in de bijlage van de e-mail. Pagina 17 van 19

Crediterings E-mail Als er sprake is van een credit factuur, vul hier dan de gegevens in voor het versturen van een credit factuur. Deze wordt apart van de bevestiging e-mail verstuurd. Bevestig uw betaalmethode met de knop Opslaan. Als u meerdere betaalmethodes wilt instellen, herhaal dan de vorige stappen tot u alle beschikbare betaalmethodes heeft ingesteld. Pagina 18 van 19

Gefeliciteerd! U heeft uw evenement nu volledig geconfigureerd. Personen in bepaalde groepen kunnen zich nu in bepaalde periodes inschrijven, elk met een unieke prijs, voor de verschillende ticketopties van uw evenement. Op uw dashboard kunt u nu de status van het evenement in de gaten houden en uitnodigingen gaan versturen. Pagina 19 van 19