VNO-NCW versie 8, 16 april 2003 Basispakket Vervoermanagement 1. Het waarom Steeds meer bedrijven kampen met bereikbaarheidsproblemen. Problemen die u als ondernemer geld kosten. Files op de snelwegen. Drukte op de provinciale wegen. Oponthoud op de wegen naar stadscentra en bedrijventerreinen. Gebrek aan parkeerruimte bij het bedrijf. Voor de klanten, voor de toeleveranciers, voor de werknemers. Het is primair de taak van de overheid om te zorgen voor een goede bereikbaarheid van bedrijventerreinen, kantorengebieden en winkelcentra. Daarvoor moeten allereerst de bestaande knelpunten in het wegennet worden opgelost, moet de ontsluiting van bedrijvenconcentraties door openbaar vervoer worden verbeterd, moeten nog ontbrekende veilige fietsroutes worden gerealiseerd, e.d. VNO-NCW ijvert hier voortdurend voor. Maar ook de bedrijven zelf kunnen een steentje bijdragen aan een betere bereikbaarheid. Niet alleen voor klanten en leveranciers, maar ook voor werknemers. Door werknemers te stimuleren op de fiets, met het openbaar vervoer of carpoolend naar het werk te komen. Alleen of samen met de andere bedrijven op het bedrijventerrein, in het winkelhart, of in het bedrijfsverzamelgebouw. Dat schept ruimte op de weg en bij het bedrijf. Het treffen van maatregelen die de werknemers een duwtje in de goede richting geven, noemen we vervoermanagement. Om u als bedrijf van dienst te zijn bij het treffen van passende maatregelen, is op initiatief van VNO-NCW hiervoor een basispakket samengesteld en voorzien van een simpele handleiding. Dit pakket is gebaseerd op praktijkervaringen bij zo'n honderd bedrijven en bedrijvengebieden. De maatregelen die er onderdeel van uitmaken zijn geselecteerd op de volgende, voor u als ondernemer ongetwijfeld essentiële voorwaarden: de maatregelen moeten een merkbaar effect hebben op de vervoerwijzekeuze van werknemers; bedrijven moeten de maatregelen tegen geringe inspanning en kosten kunnen invoeren; de maatregelen moeten ook stimulerend kunnen werken richting werknemers. Dus geen dure, ingewikkelde maatregelen, die de bedrijfsvoering en de werknemers belasten en ook nog eens een twijfelachtig resultaat opleveren. Integendeel. Bedrijven die het Basispakket Vervoermanagement invoeren, zien een vermindering van het autogebruik met gemiddeld ruim vijf procentpunt, zonder dat het extra geld hoeft te kosten en zonder dat het weerstanden oproept bij het personeel. Bedrijven die - zelfstandig of collectief - passende vervoermanagement-maatregelen treffen, hebben bovendien meer recht om ook van de overheid passende maatregelen te eisen. Want alleen als bedrijven 1
en overheden samen de handen ineen slaan, kan de bereikbaarheid verbeteren. 2. De maatregelen Het Basispakket Vervoermanagement van VNO-NCW bestaat dus uit louter maatregelen die positief scoren op effectiviteit, kostenefficiëntie en acceptatie onder werknemers. Hieronder zijn ze per vervoercategorie voor u op een rij gezet. Verderop in deze brochure worden ze nader uitgewerkt. 1. Fiets Zorg voor een bij voorkeur overdekte fietsenstalling met voldoende capaciteit nabij de (hoofd)ingang en voor afdoende beveiliging tegen diefstal, bijvoorbeeld via zicht, een slot of pasjes. Voorzie werknemers die vaak naar het werk (willen gaan) fietsen van een fiets van de zaak. Hiervoor bestaat een aantrekkelijke fiscale regeling waarover u verderop in de brochure meer kunt lezen. 2. Openbaar vervoer Verstrek of betaal OV-abonnementen aan de werknemers die vaak met het openbaar vervoer naar het werk (willen gaan) komen. Voor grotere aantallen wordt het financieel aantrekkelijker om de abonnementen af te nemen via een grootgebruik contract met NS en/of een stad-/streekvervoerder. Uiteraard kunt u ook een passende bijdrage vragen van de werknemers. 3. Carpooling Breng de mogelijkheid om carpoolpartners te vinden actief onder de aandacht van werknemers: carpoolmatching. Dit kan doorgaans bij een klein bedrijf in een eenvoudige handmatige vorm (denk aan een 'carpool-prikbord) en bij een groter bedrijf of als er wordt samengewerkt met andere bedrijven op een bedrijventerrein via een geautomatiseerd systeem. Beloon de carpool-chauffeur via een onbelaste carpoolvergoeding van maximaal 28 eurocent per kilometer (fiskale carpoolregeling). Aan meereizende collega s wordt dan geen reiskostenvergoeding meer verstrekt. Als uw bedrijf schaarse parkeerruimte heeft, kunt u de carpoolers ook 'belonen' met gunstig gesitueerde en gereserveerde parkeerplaatsen. Als uw bedrijf een forfaitaire reiskostenvergoeding verstrekt en relatief veel werknemers ver van het werk wonen zonder goede OV-verbinding, kunt u voor deze werknemers na matching ook vervoer met carpoolauto's of vanpoolauto s van de zaak regelen. 4. Auto van de zaak Als u aan werknemers een lease-auto (hebt) verstrekt, terwijl zij die niet vrijwel dagelijks om zakelijke redenen nodig (blijken te) hebben, kunt u deze 2
groep werknemers in de gelegenheid stellen een andere keus (of combinatie van keuzes) te maken, door hen in plaats daarvan een vrij te besteden mobiliteitsbudget aan te bieden en ervoor te zorgen dat er op het bedrijf een poolauto aanwezig is voor de zakelijke ritten. 3. De toepassing Om te kunnen bepalen welke vervoersalternatieven en bijbehorende maatregelen in uw situatie relevant zijn, treft u in hoofdstuk 4 een concrete handleiding in de vorm van een eenvoudig stappenplan aan. Maar u kunt er natuurlijk ook voor kiezen om geen eigen selectie van maatregelen te maken en gewoon alle maatregelen uit het Basispakket aan uw werknemers aan te bieden. In dat geval laat u uw werknemers zelf de keuze maken. Overweegt u om samen met andere ondernemers op een bedrijventerrein vervoermanagement in te voeren, dan kunt u het Basispakket Vervoermanagement als uitgangspunt gebruiken en specifieker maken, bijvoorbeeld door maatregelen toe te voegen, al naar gelang de situatie op het bedrijventerrein. Goede 'natuurlijke' momenten om het pakket op gebiedsniveau in te voeren, zijn: bij de opzet van nieuwe bedrijventerreinen of kantorengebieden; bij de herstructurering of revitalisering van bestaande bedrijvengebieden; bij de introductie van parkmanagement. Winkelcentra en bedrijventerreinen met overwegend kleinere ondernemingen kunnen het Basispakket ook toepassen, door doelgericht samen te werken. Uiteraard vereisen collectieve maatregelen wel een zekere mate van reeds bestaande of op te zetten organisatie van de samenwerking. Welke van bovengenoemde toepassingsmogelijkheden u ook kiest, elke maatregel moet inhoudelijk nog wel toegesneden worden op de specifieke situatie bij uw bedrijf. Het gaat dan vooral om inpassing van de maatregelen in het bestaande systeem van reiskostenvergoedingen. Dat reiskostenvergoedingensysteem kan per bedrijf heel anders in elkaar zitten. Hierover kunt u in hoofdstuk 5 meer lezen. 4. De handleiding Als u zelf wilt bepalen welke maatregelen voor uw specifieke situatie relevant zijn, kunt u volstaan met een simpele analyse van het huidige woon-werkverkeer. Dit kan aan de hand van de volgende vragen: Hoe reizen uw werknemers nu naar en van het werk? Welke werknemers hebben, vanwege frequente zakelijke doeleinden of late diensten, hoe dan ook een auto nodig? Al dan niet met inschakeling van uw personeelsadministratie, kunt u via het onderstaand stappenplan en bijbehorende tabel eenvoudig uw eigen specifieke Basispakket Vervoermanagement samenstellen. 3
Stap 1. Deel uw werknemers in naar huidige vervoerwijze Door de tabel hiernaast in te vullen, stelt u eerst de huidige vervoerwijze-verdeling in het woon-werkverkeer vast. Hierbij gaat u als volgt te werk. U vult in de kolom Aantal werknemers bij elke rij (vervoerwijze) het aantal werknemers in dat voldoet aan het betreffende profiel. Onder aan de tabel vindt u een korte toelichting op de diverse onderdelen. Stap 2: Bepaal de van toepassing zijnde maatregelen Nu u heeft achterhaald hoe de huidige verdeling van uw werknemers over de verschillende vervoerwijzen eruit ziet, kunt u naast de aantallen werknemers in de laatste kolom van de tabel direct aflezen om welke maatregelen het dan in principe in voor uw bedrijf gaat. Stap 3. Bepaal of de maatregelen zinvol zullen zijn Tot slot kunt u eenvoudig vaststellen of te nemen maatregelen ook echt zinvol zullen zijn. Hiervoor dient u simpelweg voor de verschillende vervoerswijzen de verkregen waarden uit de tabel hiernaast op te tellen en de totalen in onderstaande tabel af te zetten tegen de zogeheten basiswaarden. Nu kunt u per categorie zien of het zin heeft om deze maatregelen ook daadwerkelijk in te voeren. Maatregel categorie Aantal werknemers Auto van de zaak (a) Fiets (b+e) Openbaar vervoer (c+f) Carpooling (d+g) Maatregel is zinvol als (a) = meer dan 25 werknemers absoluut Maatregel is zinvol als (b+e) = - meer dan 20 werknemers absoluut, òf - meer dan 20% van alle werknemers Maatregel is zinvol als (c+f) = - meer dan 10 werknemers absoluut, òf - meer dan 10% van alle werknemers Maatregel is zinvol als (d+g) = - meer dan 20 werknemers absoluut, òf - meer dan 20% van alle werknemers Voor samenwerkende bedrijven gelden dezelfde stappen. 4
Gebruikelijke vervoerwijze in woon-werk verkeer op dit moment/ profiel Alleen met de auto Zakelijke Noodzaak (zie toelichting) Geen zakelijke noodzaak Auto van De zaak (zie toelichting) Eigen auto Wonend binnen Straal van 7,5 km van werkadres Wonend buiten straal van 7,5 km van werkadres Wonend in gemeente met directe openbaar vervoer-verbinding naar werk (zie toelichting) Wonend in gemeente waar ook minstens 3 collega s wonen Aantal Werknemers - Maatregel categorie (a) Auto van de zaak (b) Fiets (c) Openbaar vervoer (d) Carpooling Elders woonachtig - Fiets (e) Fiets Openbaar Vervoer Carpool/ Vanpool (zie toelichting) Andere vervoerwijze naar werkadres, bv lopend - (f) Openbaar vervoer (g) Carpooling Toelichting: Gebruikelijke vervoerwijze: vervoerwijze die een werknemer in het algemeen kiest; iemand die bijvoorbeeld altijd fietst behalve als het regent, geldt als fietser. Alleen met de auto: werknemers die in de auto zonder passagiers naar het werk komen. Zakelijke noodzaak: als werknemers de auto voor het woon-werkverkeer gebruiken omdat ze die vrijwel dagelijks voor zakelijke ritten nodig hebben. Auto van de zaak: lease-auto of eigen auto van het bedrijf, door de werkgever aan de werknemer ter beschikking gesteld. Carpooling/vanpooling: samen met andere werknemers (collega s in hetzelfde bedrijf of mensen die elders werken) naar het werk rijden; in een personenauto heet dit carpooling, in een busje vanpooling. Aantal werknemers: per rij het absolute aantal werknemers invullen dat de betreffende vervoerwijze gebruikt. Wonend binnen een staal van 7,5 kilometer van het werk: de reisafstand tot 7,5 kilometer naar het werk wordt algemeen erkend als de afstand waarbinnen werknemers bereid zijn om van de fiets gebruik te maken bij het woon-werkverkeer. Boven deze afstand neemt de bereidheid om van de fiets gebruik te maken relatief snel af. Wonend in gemeente met een directe openbaar vervoerverbinding naar het werk: het gaat hier om werknemers woonachtig in een gemeente met een directe busverbinding (zonder overstap) tot een halte binnen loopafstand van de werkplek of een directe treinverbinding naar de vestigingsgemeente van het bedrijf. 5
5. De financiële inpassing Nadat u met behulp van de handleiding zelf uw eigen Basispakket Vervoermanagement heeft samengesteld of nadat u uw werknemers zelf hebt laten kiezen uit de maatregelen, is het zaak de gekozen maatregelen organisatorisch en financieel in te passen in het stelsel van reiskostenvergoedingen binnen uw organisatie. Uitgangspunt bij de financiële inpassing moet zijn dat de werknemer die een andere vervoerwijze dan alleen in de auto kiest, een substantieel - financieel - voordeel krijgt. Dit financiële voordeel kunt u als werkgever uiteraard zodanig inperken, dat het uw bedrijf (per saldo) niet veel extra hoeft te kosten. Voorbeelden van inperkende maatregelen zijn het vragen van een eigen bijdrage of het aftoppen van vergoedingen boven een bepaalde reisafstand. In onderstaande tabel kunt u per maatregel aflezen op welke wijze de kosten van de maatregelen ingeperkt kunnen worden. maatregel categorie Budgetneutraliserende Uitgangspunten inperkingen Auto van de zaak Auto van de zaak als keuze Geen Budgetneutraliteit is hier reeds uitgangspunt Fiets Fietsenstalling overdekt Niet van toepassing. Niet van toepassing. Fiets van de zaak Een beperkte eigen bijdrage, afhankelijk van de kostprijs van de aan te schaffen fiets. De maatregel moet een duidelijk financieel voordeel geven aan werknemers die Openbaar vervoer Verstrekking of betaling van OV-abonnementen Een eigen bijdrage, afhankelijk van reisafstand of type abonnement. Een aftopping van de abonnementsvergoeding boven bijvoorbeeld 30 km woon-werk afstand. fietsen in plaats van autorijden In elke afstandsklasse moet de maatregel de OV-gebruikers een duidelijk financieel voordeel geven. Carpooling Carpoolmatching Niet van toepassing. Niet van toepassing. Carpoolvergoeding (fiskale carpoolregeling) Parkeerplaatsen voor carpoolers Carpool- en/of vanpool-auto s van de zaak Een lager bedrag dan 28 cent per reiskilometer. Een aftopping van de maximale vergoeding boven bijvoorbeeld 50 km woon-werkafstand. (Meereizende collega s zien reeds automatisch af van de eventuele eigen reiskostenvergoeding.) Niet van Toepassing. De keuze voor een relatief goedkope auto. De maatregel moet voor alle carpoolers een kostenvoordeel bieden ten opzichte van de huidige reiskostenvergoeding bij het solo-autogebruik. Niet van toepassing. De maatregel moet voor alle vanpoolers samen een kosten voordeel bieden ten opzichte van de reiskostenvergoeding bij solo-autogebruik. 6
6. De uitwerking Hieronder staan de maatregelen uit het Basispakket Vervoermanagement verder uitgewerkt. Basispakket Fiets 1. Omschrijving maatregel 2. aandachtspunten 3. Huidige praktijk Fietsenstalling Een beveiligde fietsenstalling, met voldoende capaciteit, op maximaal enkele tientallen meters van de bedrijfsingang. Naast capaciteit is ook de beveiliging van belang. Per situatie kan afhankelijk van het diefstalrisico de oplossing verschillen: een stalling in het zicht van de balie, een simpel slot erop en alle fietsende werknemers een sleutel, een pasjessysteem, etc. Het overgrote deel van de Nederlandse bedrijven en instellingen heeft een (redelijk) goede fietsenstalling, alleen al omdat fietsende werknemers niet snel aanvaarden dat hun fiets op het werk gestolen wordt. Fiets van de zaak Werknemers een fiets ter beschikking stellen, incl. verzekering, eventueel in combinatie met een eigen bijdrage van de werknemer en/of inlevering van de reiskostenvergoeding. De kosten voor de werkgever en het voordeel voor de werknemer verschillen sterk naar vorm, afhankelijk van de eigen bijdrage. Toch werkt de maatregel ook goed, bij een forse eigen bijdrage: het voordeel voor de werknemer is dan nog vaak substantieel en de eigen bijdrage voorkomt misbruik. De fiscus vraagt, en dat is zeker van belang, een verklaring van werkelijk fietsgebruik. De meest toegepaste vervoermanagement-maatregel, wellicht mede door de minimale kosten voor de werkgever. Naar schatting één op de 10 werkgevers heeft deze maatregel reeds ingevoerd. 4. Aanpak 1. Onderzoeken wat de capaciteit moet zijn (aantal fietsers onder personeel op een piekdag) en wat een geschikte locatie en uitvoering zijn. 2. Aanschaf en (laten) plaatsen van de stallingsvoorziening. 1. De regeling ontwerpen, in samenspraak met personeelsvertegenwoordiging. 2. De regeling (laten) uitvoeren. 3. Deelnemende werknemers dienen een verklaring van gebruik te ondertekenen. 5. Tijdsbeslag Grotendeels eenmalig en beperkt. Bij uitbesteding aan een commerciële aanbieder is het tijdsbeslag voor de werkgever minimaal. 6. Kosten Sterk afhankelijk van uitvoering, (inpandig of buiten) en aantal plaatsen. 7. Aanbieders Er zijn verschillende leveranciers op dit gebied. Veel van hen zijn aangesloten bij de FIPAVO, de brancheorganisatie van leveranciers van fietsparkeervoorzieningen. FIPAVO kan informatie verschaffen over alle leveranciers: www.fipavo.nl. De kosten voor de werkgever zijn sterk afhankelijk van de gekozen vorm: van (na fiscale verrekening) nagenoeg budgetneutraal tot circa 400 per deelnemer indien geen eigen bijdrage gevraagd wordt. Er bestaan verschillende commerciële aanbieders van een fiets van de zaak. De bekendste hiervan zijn: Nationale Fietsen Plan (www.nfp-bv.nl), Nederlandse Fiets Groep (www.fiets.com), www.bedrijfsfietsen.nl e.a.. Daarnaast kan informatie ingewonnen worden bij de BOVAG als koepelorganisatie van ondermeer de fietsbranche (www.bovag.nl) 7
Basispakket Carpooling / Vanpooling Carpool-matching Carpool-vergoeding (fiskale regeling) Carpool-/vanpoolauto Carpool-parkeerplaatsen 1. Omschrijving maatregel Werknemers de mogelijkheid bieden om een carpool te vormen door ze in contact te brengen met collega s en te matchen op vooral woonplaats/ richting en werktijden. Bestuurders van carpoolauto s de onbelaste carpoolvergoeding van 28 cent per km toekennen. Meereizende werknemers leveren een eventuele reiskostenvergoeding in. Werknemers die verder dan 10 km van het bedrijf wonen, wordt tegen inlevering van de reiskostenvergoeding de keuze geboden omin een kleine (carpool) of grote (vanpool) auto van de zaak samen naar het werk te rijden Voor carpoolers parkeerplaatsen reserveren nabij de bedrijfsingang. 2 Aandachtspunten De werkgever moet de mogelijkheid bieden om carpoolbelangstellenden met elkaar in contact te brengen. Bij kleine organisaties kan dat heel simpel, handmatig op papier, voor grotere organisaties is hiervoor eenvoudige software beschikbaar. Bij grote bedrijven en -terreinen kan het met speciaal ontwikkelde software, zoals het Smartpoolmatchingsysteem. De werkgever betaalt de bestuurder (die meer dan 10 km van het bedrijf woont) een minstens kostendekkende vergoeding met deze 28 eurocent. Carpoolpassagiers krijgen geen vergoeding, maar maken ook geen kosten; per saldo rijden carpoolers zo dus gratis mee naar het werk. Er kunnen werknemers zijn die ook bij een forfaitaire autovergoeding liever niet met de eigen auto reizen en willen carpoolen. De werkgever kan aan hen een auto van de zaak beschikbaar stellen, met een aantal zitplaatsen dat voldoende is voor de carpool. Vooral van toepassing bij grotere bedrijven met grotere parkeerterreinen en daardoor langere loopafstanden naar de bedrijfsingang. 3. Huidige praktijk Zo n 10% van alle werknemers carpoolt nu al naar het werk, vooral over wat langere afstanden en naar nietcentrum locaties..uit praktijkervaringen blijkt er bij de grotere bedrijven (en bedrijfsterreinen) nog veel potentie voor carpooling. Het is niet bekend hoeveel werkgevers de carpoolvergoeding verstrekken. Carpooling met een auto van de zaak komt nog niet regelmatig voor, ditzelfde geldt voor vanpooling. Komt thans alleen voor bij enkele grotere bedrijven. 4. Aanpak 1. Matching aanbieden in een vorm die aansluit bij de omvang van de vraag: van formuliertje met naam- en adresgegevens tot matching via Smartpool. 2. Beheer (eigen of uitbesteed): mutaties verwerken en doorgeven. 1. De vergoedingsregeling vaststellen en communiceren. 2. Carpoolovereenkomsten en rittenformulieren verstrekken en tekenen (model opgesteld door VNO-NCW en goedgekeurd door het Ministerie van Financiën- zie www.vno-ncw.nl). 1. De interesse peilen en pools formeren. 2. Auto s regelen. 3. Beheer (eigen of uitbesteed). 1. De benodigde parkeerplaatsen aanwijzen. 2. De organisatie: voorwaarden formuleren, vignetten maken e.d. 5. Tijdsbeslag Bij uitbesteding nihil. Bij uitvoering in eigen beheer is er enig tijdsbeslag bij de introductie van de matching. De tijdsbeslag daarna is verder beperkt. Minimaal; kan beschouwd worden als een een reguliere P&O-taak. Bij uitbesteding nihil, anders aanzienlijk. Minimaal. 8
6. Kosten Behalve eventuele kosten van aanschaf van software, zijn er weinig kosten voor onderhoud van de carpoolmatching.. Bij een gemiddelde woon-werkafstand van 30 kilometer is de vergoeding per carpoolauto per maand circa 280. Hier tegenover staat een kostenbesparing die afhankelijk is van de hoogte van de huidige reiskostenvergoeding en de aftopping door werkgever boven bepaald aantal km. Wanneer er sprake is van een forfaitaire autovergoeding en die dan ingeleverd wordt: budgetneutraal bij een goede bezetting. Nihil 7. Aanbieders Vervoers Coördinatie Centra en Adviespunten Vervoermanagement, www.vmnl.nl (klik "Vereniging", klik "VCC's"). Vervoers Coördinatie Centra en Adviespunten Vervoermanagement, www.vmnl.nl (klik "Vereniging", klik "VCC's"). Vipre: www.vipre.nl. NVT Basispakket Openbaar vervoer Basispakket Auto van de zaak 1. Omschrijving maatregel 2. Aandachtspunten 3. Huidige praktijk Verstrekking OV-abonnementen Geheel of gedeeltelijk OV-abonnementen verstrekken aan werknemers. De keuze voor OV bevorderen betekent dat ook minstens de helft van de kosten niet teruggevorderd wordt van de werknemer (anders is het voordeel t.o.v. de aftrek via inkomstenbelasting minimaal). Een vrij gebruikelijke vervoermanagement-maatregel. Auto van de zaak als keuze (mobiliteitsbudget) Aan werknemers die, vanwege hun functie, een auto van de zaak krijgen maar die auto niet dagelijks voor het werk nodig hebben, wordt de keuze geboden dit budget anders te besteden. Deze maatregel is bedoeld voor werknemers die de auto van de zaak niet dagelijks zakelijk nodig hebben. De maatregel zorgt dus voor een ontkoppeling van het zakelijk autoverkeer (mogelijk via dienstauto s) en het woon-werkverkeer (niet langer automatisch per auto). Een nog vrij ongebruikelijke maatregel. 4. Aanpak 1. Het aantal belangstellenden inventariseren en kaarten aanschaffen. 2. Beheer: mutaties. 1. De regeling van secundaire arbeidsvoorwaarden (ingrijpend) wijzigen. 2. Het personeel voorlichten over de financiële consequenties. 5. Tijdsbeslag Hoofdzakelijk eens per jaar een wat grotere inspanning. Hoofdzakelijk een eenmalige grotere inspanning. 6. Kosten De gemiddelde woon-werkafstand van OV-reizigers is momenteel 27 km. Een jaarkaart voor die afstand kost circa 1200. Kostenneutraal. 9
7. Aanbieders Vervoers Coördinatie Centra en Adviespunten Vervoermanagement, www.vmnl.nl (klik "Vereniging", klik "VCC's"), OV-bedrijven (waaronder NS Grootgebruik). Vervoers Coördinatie Centra en Adviespunten Vervoermanagement, www.vmnl.nl (klik "Vereniging", klik "VCC's"). 10