Carpoolreglement: versie 20/12/2012 i

Transcriptie

1 Carpoolreglement: versie 20/12/2012 i Audi Brussels wil actief carpooling stimuleren. Dit gebeurt onder meer door het faciliteren van een fiscaal voordeel, het aanbieden van een internetplatform voor het zoeken van geschikte partners, en het mogelijk in de toekomst voorzien van geprivilegieerde parkeerplaatsen. Audi Brussels motiveert ook het personeel om samen naar het werk te rijden door te wijzen op de ecologische en economische voordelen. Dit reglement beschrijft de modaliteiten met betrekking tot de voordelen alsook de afspraken die door de verschillende betrokken partijen nageleefd moeten worden. Art. 1: Toepassingsgebied Het carpoolreglement is van toepassing voor alle werknemers van Audi Brussels die het woonwerktraject (geheel of gedeeltelijk) op regelmatige wijze samen met andere collega s van Audi Brussels of met medewerkers van externe firma s afleggen met de wagen (uitgezonderd de chauffeurs van bedrijfswagens). Art 2. Fiscaal voordeel Door het feit dat Audi Brussels zich engageert om carpooling te organiseren, kan een fiscale vrijstelling op de huidige woonwerkvergoeding verkregen worden voor maximum de prijs van een 1ste klas treinabonnement op weekbasis, voor uw woon-werktraject, vermenigvuldigd met het aantal gewerkte weken. In de praktijk wordt deze limiet slechts zelden bereikt. Wie dus, met uitzondering van verlof- of ziektedagen van één van de carpoolpartners, met één of meerdere collega s samen in één wagen de weg naar het werk aflegt, heeft binnen de wettelijke grenzen recht op een fiscale vrijstelling van de verplaatsingsvergoeding. Alleen de dagen dat mensen met minimum 2 personen naar het werk komen mogen aangeduid worden als gecarpoolde dagen, en enkel deze dagen worden in rekening gebracht voor de berekening van het fiscale voordeel. Om van dit voordeel gebruik te kunnen maken, melden carpoolers zich voorafgaand bij de personeelsdienst (B/SL) en ondertekenen zij een verklaring op eer van deelname aan carpooling. Dit formulier kan ook via een HR Businesspartner (ART) worden ingediend. Het ondertekenen van dit document houdt in dat men zich aan het ondertekende engagement houdt (en dus effectief carpoolt). Een model van dit document kan je in bijlage 1 nalezen. Tevens dient bijlage 2, een logboek dat per carpoolteam moet bijgehouden worden en dat dagelijks door alle carpoolpartners die rijden en meerijden moet ingevuld en ondertekend worden, als jaarlijkse afrekening van het carpooljaar ingediend te worden via de HR Businesspartner (ART). Dit document dient als basis voor de berekening en het bekomen van het fiscaal voordeel. Art. 4 Organisatie Audi Brussels wil het carpoolen faciliteren maar kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor problemen die zich voordoen tijdens de effectieve carpoolpraktijk. De werknemers zijn zelf verantwoordelijk voor het goed verloop van de carpoolpraktijk en ook voor de onderlinge organisatie en de (eventuele) kostenverdeling tussen de carpoolpartners. Voor de kostenverdeling wordt verwezen naar artikel 5 van dit reglement. Carpoolers dienen de logische weg naar het werk te volgen, met inbegrip van de (door de wet) toegestane omwegen om carpoolers op te halen, dit om geen problemen te veroorzaken met de arbeidsongevallenverzekering.

2 Art. 5 Kostenverdeling In dit reglement wordt de (eventuele) vergoeding die passagiers aan de chauffeur betalen niet vastgelegd. De directie van Audi Brussels wijst er wel op dat de ritten in geen geval winstgevend mogen zijn voor de bestuurder. Maak bij voorbaat duidelijke afspraken over de vergoeding. Het bedrag dat je als chauffeur ontvangt hoeft niet aan de fiscus doorgegeven te worden. Rij je om beurten en rijdt elk van de chauffeurs even vaak, dan hoef je elkaar uiteraard geen vergoeding te betalen. Art. 6 Controle Audi Brussels behoudt zich het recht om controles op de verklaring op eer van deelname aan carpooling uit te voeren. Er zullen de nodige maatregelen getroffen worden voor werknemers die het systeem misbruiken. i Aanpassingen aan dit reglement worden besproken tijdens de voorziene Werkgroep Mobiliteit en zullen goedgekeurd worden op de ondernemingsraad. Deze aanpassingen zullen handelen over het toekennen van geprivilegieerde parkeerplaatsen, de controle op deze parkeerplaatsen en over controle op de verklaring op eer.

3 Bijlage 1: verklaring op eer van deelname aan carpooling (individueel in te vullen) Ik ondergetekende... (voornaam + naam + stamnummer) 1 Verklaar op mijn erewoord: a. Een deel van het woon-werkverkeer (heen en terug) tussen:... en... namelijk...kilometer per dag heen en terug eenzelfde auto te delen met de perso(o)n(en) die op het bijgevoegde document staat (staan); die perso(o)n(en) beantwoordt (beantwoorden) eveneens aan alle voorwaarden om als carpooler beschouwd te worden. Ik verklaar tevens dat ik het carpoolreglement van Audi Brussels gelezen heb en hiermee akkoord ga. Ik maak gebruik: van mijn eigen voertuig: merk:... type:... benzine / diesel vermogen:... fiscale pk:... nummerplaat:... afwisselend met dat van de heer / mevrouw... afwisselend met dat van de heer / mevrouw... of afwisselend met dat van de heer / mevrouw... enkel van het voertuig van de heer / mevrouw... kruis het (de) vakje(s) aan dat (die) voor u van toepassing is (zijn). 2 Indien ik chauffeur ben bevestig ik dat de kilometervergoeding die ik van medecarpoolers krijg een zuivere onkostenvergoeding blijft, zonder winstoogmerk. datum en handtekening, voorafgegaan door de woorden: voor waar ondertekend

4 Bijlage bij de aanvraag om carpoolvergoeding IDENTITEIT VAN DE MEDECARPOOLER(S) 1...(voornaam + naam) [Audi-werknemer] / [extern] 2...(voornaam + naam) [Audi-werknemer] / [extern] 3...(voornaam + naam) [Audi-werknemer ] / [extern] 4...(voornaam + naam) [Audi-werknemer ] / [extern]

5 Dit formulier moet voorafgaandelijk het carpoolen ingediend worden via uw HR Businesspartner (ART). Ingeval de auto wordt gedeeld met een persoon van buiten Audi Brussels moet een fotokopie van de identiteitskaart van die persoon, en een attest van zijn/haar werkgever bij dit formulier worden gevoegd, zodat deze...-werknemer als carpooler kan worden beschouwd. In het kader van haar bedrijfsvervoerplan en met het oog op het aanmoedigen van het rationeel gebruik van de auto heeft Audi Brussels besloten een voordeel (zie carpoolreglement) toe te kennen aan de personeelsleden die eenzelfde auto delen, zowel met andere werknemers van Audi Brussels als met derden, op voorwaarde dat dit formulier ingevuld en ingediend wordt. Voor alle vragen in verband met dit document kunt u terecht bij Bram Kessen, milieucoördinator (B/GW), tel of bram.kessen@audi.de. ATTEST VAN DE WERKGEVER VAN DE EXTERNE CARPOOLER Ik ondergetekende...(voornaam + voornaam)...(functie)...(beroepsgegevens)...(tel)...( ) vertegenwoordig...(identiteit van de werkgever) en attesteer dat de heer / mevrouw...(voornaam + naam) als plaats van het werk heeft... (adres) datum, stempel en handtekening VERKLARING VAN DE EXTERNE CARPOOLER Ik ondergetekende...(voornaam + naam)......(domicile) verklaar voor het overgrote deel van het woon-werkverkeer eenzelfde auto te delen met de heer / mevrouw...(voornaam + naam van de Audi-werknemer) ik engageer mij hiervoor gedurende het jaar.. van...(plaats van vertrek) tot. datum en handtekening, voorafgegaan door de woorden: voor waar ondertekend

6 Bijlage 2: Afrekening van voorafgaand carpooljaar (per carpoolteam in te vullen) Dit formulier slaat op de periode van tot en moet ten laatste op ingediend worden via uw HR Businesspartner (ART). Dit document dient dagelijks ingevuld te worden per carpoolteam door alle carpoolpartners die rijden en meerijden ingevuld (gehandtekend) te worden, en dient ter berekening van het fiscale voordeel en ter controle ingevuld en ingediend te worden. Gelieve dit document maandelijks opnieuw af te drukken, de maand in te vullen, en de 12 exemplaren van het jaar gebundeld in te dienen. Ingeval het carpoolen gebeurd door het samen rijden met werknemers van externe bedrijven, dan moest voorafgaand de verklaring van de externe carpooler (zie bijlage 1) ingevuld zijn door de externe carpooler en zijn werkgever. Vul de leden van het carpoolteam in (naam voornaam stamnummer): 1).. 2) 3) (indien van toepassing) 4) (indien van toepassing) 5)..(indien van toepassing) Maand:./ Lid 1: Lid 2: Lid 3: Lid 4: Lid 5:

7 TOTAAL Totaal Jaar 20.. (enkel eind december 20.. in te vullen)