Beslisdocument college van Peel en Maas Document openbaar: ja Zaaknummer: 1894/2013/419759 Besluitnummer: 50 10.5 Onderwerp: Aanbestedingsdocumenten Huis van de Gemeente Advies: Het inschrijvingsdocument met bijbehorende bijlagen vaststellen Besluit van het college Peel en Maas: volgens advies aangehouden anders, namelijk: Ondertekening gemeentesecretaris, datum: drs. H. Mensink
Zaaknummer: 1894/2013/419759 Besluitnummer: Adviesnota Onderwerp Aanbestedingsdocumenten Huis van de Gemeente Advies Het inschrijvingsdocument met bijbehorende bijlagen vaststellen Inleiding Op 22 oktober jl. heeft u de wijze van aanbesteden en het selectiedocument voor de aanbesteding van het Huis van de Gemeente vastgesteld. De selectiefase is afgerond met de selectie van 5 partijen die uitgenodigd worden voor de inschrijvingsfase, zie bijlage 6 akte van loting van notaris Mobers. De bezwaartermijn loopt tot en met 11 december as. De geselecteerde partijen zijn: 1. SMT Bouw & Vastgoed vof - Den Bosch 2. Aannemersbedrijf Jongen Venlo BV/Homij - Venlo 3. Willems Bouwbedrijf BV - Venlo 4. Aannemingsmaatschappij Hegeman BV - Nijverdal 5. LAUDY Bouw & Ontwikkeling bv Sittard Overeenkomstig de planning wordt de inschrijvingsfase van het Huis van de Gemeente gestart op 13 december as. De planning van de inschrijvingsfase is gericht op een gunning van het werk op 25 februari 2014. Er is dan nog een bezwaarmogelijkheid tot 18 maart 2014. De inschrijving De inschrijving wordt gedaan op basis van het inschrijvingsdocument, zie bijlage 1. Dit document bevat de voorwaarden die gelden voor deze inschrijving. Ook wordt de procedure van de inschrijving beschreven. Het voor ons op dit moment belangrijkste onderdeel is de onder hoofdstuk 4 beschreven inschrijvingsfase. Het gunningcriterium betreft de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de in dit hoofdstuk opgenomen beoordelingscriteria. De criteria zijn gebaseerd op de voor ons maatgevende en gewenste zaken voor een goede realisatie van het gehele werk. Kortheidshalve verwijs ik u naar het inschrijvingsdocument en dan met name hoofdstuk 4 voor een nadere uiteenzetting. Het bijgevoegde inschrijvingsdocument moet op een aantal administratieve onderdelen aangevuld worden. Voor de besluitvorming zijn deze niet relevant. Vraagspecificatie onderhoud In de bijlage die zijn meegezonden met dit voorstel vindt u de toelichting op de vraagspecificatie onderhoud, zie bijlage 3. Deze toelichting is geschreven omdat de eveneens bijgevoegde vraagspecificatie onderhoud een relatief complex contractstuk is waarin de eisen, afspraken en spelregels zijn beschreven. Het betreft dan ook een technisch/juridisch stuk waar de bijgevoegde toelichting uitleg aan geeft. Bijbehorende bestekstukken Verder vindt u in de bijlage het bestek administratief deel, zie bijlage 4. Dit bestek is gebaseerd op de zo genaamde StaBu systematiek. Een gestandaardiseerd systeem wat de communicatie m.b.t. dit stuk binnen de bouwwereld vereenvoudigd. In dit bestek worden de voorwaarden waaronder het werk moet worden uitgevoerd beschreven. Ook in dit stuk moeten nog een aantal administratieve zaken aangevuld worden welke niet van invloed zijn voor de besluitvorming. Voor het werk zijn er voor de onderdelen bouw, elektrotechnisch en werktuigbouwkundig aparte onderdelen in besteksvorm en vele tekeningen gemaakt die tezamen het door ons gevraagde spijkerbestek vormen. Het betreft de technische uitwerking van het door u vastgestelde Definitieve Ontwerp. Aangezien dit een grote hoeveelheid stukken betreft zijn deze stukken niet meegezonden Gemeente Peel en Maas 1894/2013/419760 Pagina 2 van 5
maar op de O schijf geplaatst in pdf vorm. (link: O:\College Stukken\2013-12-10 - uiterlijk 04-12-2013 12.00 uur aanleveren\jan Plompen\niet meegezonden technische bijlagen aanbestedingsdocumenten Huis van de Gemeente ) Lokale borging Binnen de spelregels van Europees aanbesteden is er 20% van het werk benoemd tot werkzaamheden derden (lokale partijen) in de vorm van een stelpost in het werk of een directielevering of een werk wat na oplevering wordt uitgevoerd. De stelposten worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de aannemer evenals sociale re-integratie. In het bestek is dit nadrukkelijk geregeld. Opties Voor twee zaken is een optie aangevraagd bij de inschrijving omdat deze wel gewenst zijn maar op dit moment buiten het budget vallen. Dit betreft aanbrengen van zonnecellen op het dak en vervangen van een voor het beheer voordelen opleverende elektrisch bediende buitenzonwering. Bij een meevallende aanbesteding kan een nader afweging tot al dan niet uitvoeren plaatsvinden. Sociale re-integratie In bijlage 8 is de paragraaf mbt sociale integratie opgenomen. Deze paragraaf maakt integraal onderdeel uit van het inschrijvingsdocument en bestek. De paragraaf is opgesteld door team WZI. Doelstelling Deelnemers uit nodigen voor de tweede fase van de aanbesteding, de inschrijvingsfase. En het vaststellen van de bij de inschrijvingsfase behorende documenten op basis waarvan de inschrijving gedaan wordt en bij gunning het aannemingscontract op gebaseerd wordt. Relatie (programma)begroting Dit voorstel draagt bij aan de realisatie van de volgende doelstelling en uitvoeringsafspraak uit de (programma)begroting: Het realiseren van het Huis van de Gemeente Argumenten De aanbesteding van het Huis van de gemeente vindt plaats op basis van daarvoor opgesteld inschrijvingsdocument met bijlagen. In deze documenten, gebaseerd op het vastgestelde Definitief Ontwerp, worden onze eisen voor de realisatie, de inschrijving en de selectie van de voor de realisatie meest geschikt geachte partij vastgelegd. Kanttekeningen Gekozen is voor een aanbestedingsvorm welke zo goed mogelijk waarborgt dat het gewenste resultaat binnen de gewenste kwaliteit, tijd, geld en organisatie gerealiseerd wordt. Duidelijkheid bieden van het gevraagde aan de inschrijvende partijen aan de hand van het inschrijvingsdocument met bijlagen geeft hiervoor de beste randvoorwaarde. Er bestaat altijd het risico dat de aanbesteding niet aansluit bij het gewenste resultaat. Dit risico wordt door de gekozen aanbestedingswijze het beste beheerst.. Financiële consequenties De financiële gevolgen van dit voorstel zijn niet van toepassing Juridische consequenties Alle stukken zijn juridisch extern en intern getoetst. Communicatie Met de communicatieconsulent is het volgende overeengekomen: Om de inwoners het proces te laten volgen na het versturen van de uitnodiging vrijdag 13 december, een kort artikel op internet plaatsen en via twitter verspreiden. De pers informeren door ze te wijzen op het online berichtgeving. Ook korte berichtgeving (proces via blackboard) Gemeente Peel en Maas 1894/2013/419760 Pagina 3 van 5
Uitvoering Starten met de inschrijvingsfase op 13 december as. Formulering besluit t.b.v. openbare besluitenlijst Het college heeft ingestemd met het starten van tweede fase van de aanbesteding, de inschrijvingsfase van de Europese aanbesteding van het casco van het Huis van de Gemeente door het uitnodigen hiervoor van geselecteerde partijen in de eerste fase, selectiefase, van de aanbesteding. Gemeente Peel en Maas 1894/2013/419760 Pagina 4 van 5
Zaaknummer: 1894/2013/419759 Besluitnummer: Collegevoorstel ROUTINGBLAD Van team: Ruimte en Samenleving Portefeuillehouder: Absil Opgesteld door: Jan Plompen Datum: 3 december 2013 Wijziging: 19-maart-2014 12:47 Paraaf Teammanager: Als Bijlage bijgevoegd: Documentnummer: 1894/2013/ (van iedere bijlage het documentnummer vermelden) 1. Inschrijvingsdocument 2. Toelichting vraagspecificatie onderhoud 3. Vraagspecificatie onderhoud 4. Bestek administratief deel 5. Overzicht lokaal uit te voeren werkzaamheden 6. Akte van loting 7. Overzicht niet meegezonden technische besteksbijlagen te vinden op de O-schijf 8. Bijlage mbt sociale re-integratie Overleg gepleegd met:frank van de Vondervoort en externe adviseurs Advies ingewonnen bij Advies en Control: zie hiervoor Overleg gehad met communicatieconsulent? Meezenden Ter inzage op O-schijf Resultaat: verwerkt in de stukken Resultaat:verwerkt in de stukken Ja Is de Wet KPB van toepassing? (zie toelichting/formulier WKPB op intranet) Voorstel naar OR/GO: Redactionele samenvatting (in overleg met PHO/teammanager): Na vaststelling doorgeleiden naar de gemeenteraad: nvt Gemeente Peel en Maas 1894/2013/419760 Pagina 5 van 5