Jaarstukken 2013 Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 1
Inhoudsopgave 1. Jaarverslag 3 1.1. Programmaverantwoording 4 1.1.1. Programma Bedrijfsvoering 5 1.1.2. Programma Producten & Diensten 8 1.1.3. Algemene dekkingsmiddelen 27 1.2. Paragrafen 28 1.2.1. Weerstandsvermogen 28 1.2.2. Onderhoud kapitaalgoederen 29 1.2.3. Financiering 29 1.2.4. Bedrijfsvoering 30 1.2.5. Verbonden partijen 32 1.2.6. Rechtmatigheid 34 2. Jaarrekening 35 2.1. Balans (vóór resultaatbestemming) 36 2.2. Programmarekening 38 2.3. Toelichtingen 39 2.3.1. Kasstroomoverzicht 39 2.3.2. Grondslagen voor presentatie, waardering en resultaatbepaling 40 2.3.3. Toelichting op de balans 42 2.3.4. Toelichting op de programmarekening 49 2.3.5. Incidentele baten en lasten 54 2.4. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 55 Bijlagen 56 I Overzicht van aanwinsten en verliezen 2013 57 II Overzicht van gereedgekomen archiefinventarissen en plaatsingslijsten 59 III Overzicht publicaties van medewerkers 60 IV Overzicht Bestuurs- en redactielidmaatschappen 61 V Overzicht verpakte archieven 62 VI Kostenverdeelstaat 63 Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 2
1. Jaarverslag Hierbij bieden wij u de jaarstukken aan van het Historisch Centrum Overijssel 2013. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening over 2013. In het jaarverslag (1) is de programmaverantwoording opgenomen. Deze biedt per programma inzicht in de realisatie van de doelstellingen, de wijze waarop deze zijn behaald en de daarmee samenhangende baten en lasten. In de zogeheten paragrafen (1.2) wordt ingegaan op de verplichte onderwerpen weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en rechtmatigheid. De jaarrekening (2) is het financiële gedeelte en bestaat uit de balans per 31 december 2013 (2.1) (vóór resultaatbestemming), de programmarekening over 2013 (2.2), evenals toelichting op beide stukken (2.3). In de programmarekening worden de gerealiseerde baten en lasten per programma gepresenteerd. Tevens vindt u het overzicht van de gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen, van het gerealiseerde resultaat vóór bestemming, de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves en het gerealiseerde resultaat ná bestemming. Tenslotte treft u de controleverklaring van de onafhankelijke accountant (2.4) en nog enkele bijlagen. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 3
1.1. Programmaverantwoording Managementsamenvatting Het Historisch Centrum Overijssel heeft dit jaar veel aandacht moeten geven aan een heroriëntatie van zijn koers na stevige bezuinigingen in 2012. De medewerkers hebben een uitstekende taak verricht door naar omstandigheden optimaal te presteren. Zo is er in de techniek van het platform MijnStadMijnDorp veel verbeterd. Belangrijke nieuwe deelnemers traden toe tot het platform. Daarnaast hebben we een nieuw online magazine MijnStadMijnDorp gelanceerd. En onze corporate website is geheel vernieuwd, een belangrijke voorwaarde om de komende jaren een optimale digitale dienstverlening te kunnen leveren. Het HCO is ook begonnen aan de ontwikkeling van een gemeenschappelijk digitaal depot voor Overijssel, waardoor duurzaam beheren van overheidsinformatie mogelijk zal worden. Een hoogtepunt in het najaar was de lezing door Geert Mak in samenwerking met Waanders in de Broeren. Ook de presentatie van het Zwolle Boek, palet van een rijke geschiedenis, was een hoogtepunt. Zwolle heeft er weer een handzaam overzicht van zijn rijke geschiedenis bij. Tenslotte moet de aankoop van ons nieuwe topstuk worden genoemd, het Renteboek van het Olde Vrouwen Convent. Een topstuk omdat het veel nieuwe informatie bevat over Zwolle, met name in de 15de eeuw; de Zwolse Gouden eeuw. Helemaal aan het einde van het jaar is ook Zwolle 2013 gereedgekomen, een persoverzicht door drie Zwolse persfotografen. Al met al een terugblik op een jaar met veel, vooral digitale, ontwikkelingen en mooie publieksresultaten! Het totale publieksbereik(tentoonstellingen, lezingen, educatie en studiezaalbezoek) laat een kleine daling zien in termen van bezoekersaantallen. Voor een deel is dit toe te schrijven aan minder openingsuren van ons bedrijf en ook een aanzienlijk minder aantal leerlingen voor onze jaarlijkse educatieve expositie doordat we helaas een forse prijs moesten vragen voor groepsbezoeken. Het bedrijfsresultaat was 228.588 positief, hoofdzakelijk tot stand gekomen ten gevolge van incidentele baten(ca 200.000). Hierdoor is het eigen vermogen op orde gekomen en kan een deel van het positieve resultaat in de komende jaren worden bestemd voor het primaire doel; digitale dienstverlening met informatiebeheer. Het gemeenschappelijk E-depot Overijssel wordt uit externe gelden gefinancierd. Hebben we de resultaten behaald die we wilden halen? Op financieel gebied zeker, op organisatorisch gebied hadden we gehoopt de organisatie opnieuw te hebben ingericht. Dit laatste zal in 2014 alsnog zijn beslag vinden. Wat publieksactiviteiten betreft heeft het HCO maximaal gepresteerd. Voor een uitgebreid overzicht verwijzen we ook naar ons publieksjaarverslag waarin alle hoogtepunten zijn vermeld. Een herijking van het beleidsplan tot 2016 heeft wel plaatsgevonden maar is nog niet definitief op papier gezet. Drie speerpunten zijn gedefinieerd; MijnStadMijnDorp, digitale dienstverlening en E-depot Overijssel. Om de zichtbaarheid van het HCO in Zwolle te handhaven willen we de komende jaren meer onze fotocollectie tonen aan een breed publiek. Met name op het gebied van digitale dienstverlening zijn we in 2013 nog niet in staat gebleken te realiseren wat we hadden beoogd. In 2014 moet de archiefbank worden geïmplementeerd. Onder producten en diensten kunt u de kengetallen vinden per taak. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 4
1.1.1. Programma Bedrijfsvoering Dit programma beoogt met de beschikbare bedrijfsmiddelen de realisatie van de producten en diensten mogelijk te maken. Wat hebben we daarvoor gedaan? 1. ARBO/BHV/Preventie ARBO De ARBO-werkgroep is 3 keer bij elkaar geweest. De werkgroep bestaat uit 4 leden (een OR-lid, de preventiemedewerker, een medewerker facilitaire dienst en het hoofd Bedrijfsvoering). Vanuit de ARBOwerkgroep worden ARBO-gerelateerde zaken op hoofdlijnen besproken. De uitvoering ligt bij de preventiemedewerker, de facilitaire dienst of bij de afdeling bedrijfsvoering. De volgende punten zijn hierbij aan de orde geweest: Communicatie tussen hoofd BHV en de BHV-ers is nu verbeterd door aanschaf van portofoons. Preventiemedewerker heeft een opleiding gevolgd. Concept jaarplan 2014-2016(2014 Pago, 2015 RI&E en 2016 MTO) Uitbreiding ARBO-werkgroep per 1 januari 2014 met Hoofd BHV. BHV In het najaar heeft de BHV-ploeg een ontruimingsoefening gehouden. De evaluatie door het BHV-team gaf aan dat het een goede ontruiming was. Met een 2-tal aandachtpunten, namelijk: Onvoldoende aandacht medewerkers naar collega s bij het ontruimen, meenemen naar buiten werd onvoldoende gedaan (BHV is een gezamenlijke verantwoording). Het brandmeld- en ontruimingssysteem was niet overal te horen in het gebouw. Door komend jaar medewerkers in kleine groepjes te instrueren met een rondgang door het gebouw moet het bewustzijn van een gezamenlijke verantwoordelijkheid worden vergroot. Daarnaast is de Rijksgebouwendienst geïnformeerd over de niet complete werking van het brandmeld- en ontruimingssysteem. Preventie Momenteel wordt er gewerkt aan een plan van aanpak waarbij geregeld een check wordt gedaan mbt het gebruik van het gebouw en het meubilair. Ook wordt hierin meegenomen hoe we medewerkers en vrijwilligers van passief naar actief gericht krijgen. In het kader van preventie is in 2013 geregeld, dat: Ten behoeve van 2 medewerkers zijn verbeterde stoelen aangeschaft in verband met rugklachten. Aantal multifunctionele werkplekken (2 voor medewerkers en 2 voor bezoekers) met elektronische werkhoogte instelling. 2. Ziekteverzuim Ziekteverzuim HCO 2011, 2012, 2013 Percentage verzuim 14 12 10 8 6 4 2 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Ziekteverzuim 2013 Ziekteverzuim 2012 Ziekteverzuim 2011 Maanden Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 5
Het ziekteverzuimpercentage is uitgekomen op 6,99 % (2012 => 6,28%). Ten opzichte van 2012 een stijging van 0,71%. De meldingsfrequentie is gestegen van 1,21 naar 1,26. Naast het reguliere verzuim, als griepjes en dergelijke, kregen we begin 2013 te maken met 3 medewerkers die een operatie moesten ondergaan. In maart werden 2 medewerkers langdurig ziek, waarvan nu één medewerker sinds 1 december 2013 weer volledig is hersteld, bij de andere medewerker is in december een voorzichtige start gemaakt met re-integreren. De hoge meldingsfrequentie wordt voornamelijk veroorzaakt door meerdere medewerkers met een chronische aandoening die daardoor geregeld een paar dagen ziek zijn (12x). 4. Output tijdschrijven Op verzoek van rijk en gemeente worden met ingang van 1 januari 2013 de direct toe te rekenen kosten (personele en materiële kosten) doorbelast aan de producten en diensten. Zo worden op basis van de tijdverantwoording de directe uren ten behoeve van producten en diensten doorbelast naar de sub-programma s, zoals Collectiebeheer, Collectiebehoud, Studiezaal enz. De indirecte uren blijven ten laste komen van Programma Bedrijfsvoering. In de financiële administratie en het tijdregistratiesysteem zijn door de wens van meer transparantie eind 2012 een aantal wijzigingen doorgevoerd voor het boekjaar 2013 waardoor het vergelijk met voorgaande jaren niet direct meer mogelijk is. Voor de begroting van uren naar categorieën is een verwachting neergezet hoeveel wij denken te besteden op basis van de toenmalige formatie en werkverdeling. Hieronder staat een grafiek met kolommen. Hier is per maand te zien aan welke categorieën uren zijn besteed. De laatste 2 kolommen geven weer de gerealiseerde uren 2013 en de begroting 2013. Door de begroting te vergelijken met de realisatie komt het volgende beeld naar voren: Zakelijke dienstverlening, realisatie ligt in lijn met de begroting. Studiezaal, meer uren zijn besteed dan waren begroot. We zien een verdubbeling in aantal aangevraagde stukken. Begin 2013 gemiddeld ca 1,7 archiefstukken per bezoeker, eind 2013 gemiddeld 3,5 archiefstukken per bezoeker. Educatie, was nul begroot. Er lag nog een aantal projectverplichtingen, die wel zijn uitgevoerd. Dienstverlening, ca. 2500 uren minder dan begroot. 2 personen waren voor het overgrote deel van het jaar uitgeschakeld in verband met ziekte. Collectie Vorming en Collectie Toegankelijk zijn uiteindelijk minder uren besteed dan was gedacht. Deels inzet ten behoeve van de nieuwe HCO-website en veel meer inzet in de primaire dienstverlening op en rond de studiezaal. Collectie Beheer en Behoud ligt in lijn van de verwachting. Bedrijfsvoering heeft ca 1700 meer uren nodig gehad dan was geschat. De categorie algemeen kent naast opleiding, overleg ook ziekte, deze was in aantal ca 1300 uren hoger. Nu we 2013 als 1 e jaar hebben neergezet als vergelijkingsjaar kunnen we nu verder gaan en sturen naar Producten en Diensten. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 6
5. Saldo baten en lasten De realisatie 2013 op het Programma Bedrijfsvoering geeft een voordelig saldo van ca. 954.627. HCO heeft ca. 630.000 aan directe loonkosten kunnen doorbelasten aan projecten. Daarnaast ontving HCO van rijk en gemeente Zwolle de index 2013 ad 27.500. Dit bedrag was in de begroting 2013 niet meegenomen. In februari 2014 werd bekend dat de bijdrage 2013 werd verhoogd met 44.000. Hiervan is ongeveer de helft eenmalig en de andere helft structureel. De bijdrage rijk bestaat uit 2 componenten, namelijk lumpsum en deltaplangelden. Lumpsum rijk 1.621.501 (onder programma Bedrijfsvoering) Behoudsplan 49.000 (onder programma Producten en Diensten) Totale bijdrage rijk 1.670.501 De afschrijvingen zitten in de lijn van de begroting. Huisvestingskosten en organisatiekosten zijn elk ca 40.000 lager dan was begroot. Door zachte zomer en zachte winter is er minder energieverbruik, ook is de energieprijs minder sterk gestegen. Ook heeft de uitstroom van personeel en 2 medewerkers voor langere tijd afwezig door een burn-out, zijn weerslag op lagere huisvesting- en organisatiekosten. Programma Bedrijfsvoering bestaat nu grotendeels uit niet-directe loon- en materiële kosten van de Producten en Diensten van HCO. Grotendeels, omdat in de afschrijving ook nog posten zitten ten behoeve van het Programma Producten en Diensten. Door een kostenverdeelstaat is ook dit deel verdeeld over de verschillend Producten en Diensten. De kostenverdeelstaat 2013 is als bijlage toegevoegd (zie bijlage VI, pagina 62) Wat heeft het gekost? Programma Bedrijfsvoering Realisatie Begroting Realisatie 2013 2013 2012 Baten -3.665.461 3.591.365-3.571.361 Lasten 2.710.834 2.438.545 3.351.980 Resultaat vóór bestemming 954.627 1.152.820-219.381 Toevoeging/onttrekking aan reserves - - - - - Resultaat ná bestemming 954.627 1.152.820-219.381 Het resultaat 2013 voor het programma bedrijfsvoering is positief. Het resultaat bedraagt 954.627. Ten opzichte van de begroting is het positieve resultaat kleiner. Twee redenen zijn de grootste veroorzakers. Er zijn minder directe uren doorbelast, namelijk ziekteverzuim en de gevolgen van een personele bezuinigingsmaatregel. Evaluatie rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid Het bestuur komt 4 keer per jaar bijeen; begrotingen, jaarbericht, financiële voortgang, convenanten, mogelijke samenwerking, organisatie en belangrijke projecten worden besproken. In de bijeenkomsten van juni, september en december wordt het bestuur op de hoogte gebracht over de financiële stand van zaken en het te verwachten eindejaarsaldo. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 7
1.1.2. Programma Producten & Diensten De doelstelling van dit programma is de uitvoering van de door de Archiefwet 1995 opgedragen taken, alsmede het realiseren van de cultuurhistorische missie van het Historisch Centrum Overijssel; Wij presenteren met enthousiasme de geschiedenis van Overijssel en ondersteunen onderzoek voor jong en oud. In de gemeenschappelijke regeling zijn aan het Historisch Centrum Overijssel zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeente overgedragen: a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen; b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995; c. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeente over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeente worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995; d. het verrichten van door de minister of de gemeente opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen. Het Historisch Centrum Overijssel stelt zich tevens ten doel het in de archieven ondergebrachte cultureel erfgoed op actieve wijze toegankelijk te maken en onder de aandacht te brengen van een breed publiek. Na een presentatie van de kengetallen vindt u de inhoudelijke toelichtingen. Allereerst ten aanzien van de archiefwettelijke taak het in goede, geordende en toegankelijke staat beheren van de collecties en het beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan klanten. Ten opzichte van 2012 zijn de kengetallen uitgebreider geworden. Door ons meer te richten op producten en diensten en directe kosten toe te rekenen krijgt een kengetal ook meer waarde. Ten opzichte van de kolom van 2012 zijn er meer subcategorieën die laten zien waarmee wij bezig zijn. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 8
Kengetallen 2013 2012 Collectiebeheer/behoud Aantal meters verpakken 112,5 223 % van de tijd voldoen aan depothygiëne 99% 99% Aantal extern verstrekte adviezen(betalend/gratis) 1 / - 0 / 9 Collectievorming Aantal verworven boeken 210 Aantal verworven tijdschriften 711 Aantal verworven foto's(st) 1.541 500 Aantal verworven prenten (st) 55 Aantal verworven kaarten ( st) 5 Aantal verworven films(in items) 1.365 1.500 Aantal verworven collecties(in stuks) 15 19 Aantal verworven collecties(in meters) 35 48 Toegankelijkheid Aantal toegangen produceren 28 12 Aantal meters toegankelijk maken 26,6 230 Nieuwe data toevoegen aan BS tbv WieWasWie 112.675 36.357 Aantal documenten/foto s/etc digitaliseren 8.462 14.726 Dienstverlening Bezoeken lezingen, etc 799 1331 Bezoeken expositie/tentoonstelling(en) 919 2231 Aantal rondleidingen 18 Aantal bezoekers rondleidingen 240 Educatie Aantal scholen; ontvangen (extern bereikt) 763 Aantal leerlingen in provincie dmv lespakketten 4.000 Aantal leerlingen in HCO 1.192 2.141 Archiefonderzoek Bezoeken studiezaal 3.872 3.745 Aantal aangevraagde stukken 10.401 Gemiddeld aangevraagde archiefstukken per bezoeker 3 Aantal informatievragen 929 Aantal verzoeken ontheffing openbaarheid 115 Bezoeken HCO-websites HCO-website 187.172 286.634 MSMD 45.504 FaceBook 3.536 YouTube( aantal weergaven) 54.822 Flickr 20.569 Nieuwsbriefabonnees 3.476 Digitaal magazine 2nrs 3.576 Digitaal magazine bezoekers 2.340 Zakelijke dienstverlening Aantal bezoekers zalen 1.563 Aantal zaalverhuren 61 Aantal zakelijke projecten(lopende) 4 3 Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 9
Wat hebben we gedaan? COLLECTIEBEHEER EN - BEHOUD De Archiefwet 1995 verplicht het HCO tot bewaring van de haar toevertrouwde archieven en collecties in materieel goede en geordende staat. De materiële verzorging dient zodanig te zijn, dat raadpleging van de informatiedragers en de daarop vastgelegde informatie nu én in de toekomst verzekerd blijft voor recht- en bewijszoekenden en historische onderzoekers. Het HCO kiest daarbij primair voor passieve conservering. Door goede bewaaromstandigheden en de juiste omgang met de stukken moet schade aan de documenten maximaal worden voorkomen. Eensdeels betekent dit opslag in depots die voldoen aan de wettelijk eisen van klimaat, beveiliging tegen brand- en diefstal, wering van uv-licht et cetera. Anderdeels wordt elk jaar een behoudsplan uitgevoerd, gericht op het schoon houden van de depots en de genormeerde verpakking en berging van archieven en collecties. In 2013 is 113 strekkende meter archief (her)verpakt en geëtiketteerd. Vanuit de lumpsum van het rijk wordt jaarlijks een deel geoormerkt voor behoud ( 49.000). Wanneer een deel van het geoormerkte niet volledig kan worden besteed in verband met de beschikbare capaciteit, dan schuift het restant door naar het jaar daaropvolgend. De verplichting blijft bestaan. Realisatie 2013 Baten Bijdrage rijk Deltaplan 49.000 Lasten Materialen 3.770 Uitgaven tbv netheid depot 4.202 Personeelskosten 22.221 Klimaat 731 Overige kosten 322 31.245 17.755 Door opleidingen en samenwerking met Nationaal Archief met betrekking tot Europese aanbesteding van mobiele archiefstellingen schuift het restant bedrag 17.755, geoormerkt door naar 2014. Verpakte archieven zie bijlage V. E-depot in Overijssel In de zomer van 2013 heeft de provincie Overijssel het Historisch Centrum Overijssel (HCO) de opdracht gegeven om een gemeenschappelijke e-depotvoorziening tot stand te brengen, waarin lokale overheden straks hun duurzaam te bewaren digitale bestanden kunnen onderbrengen. Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. In het kader hiervan heeft het HCO met drie lokale overheden, de gemeenten Deventer en Dalfsen en het waterschap Groot- Salland, pilots ingericht om de concrete opname van digitale bestanden in de applicatie van het Nationaal Archief te testen. Eind 2013 is de eerste pilot (Deventer) van start gegaan. Hierin gaan we de opname van de afgesloten gedigitaliseerde bouwvergunningen van de vroegere gemeente Bathmen in het e-depot tot stand brengen. Doel van het project is niet alleen om de feitelijke opname van digitale bestanden te testen maar ook om input te verzamelen voor het opstellen van kengetallen en business cases ten behoeve van potentiële deelnemers. Daarvoor is het HCO betrokken bij landelijke ontwikkelingen via de programma s Archief2020 en Digitale Taken Rijk (DTR). Ook wordt samengewerkt met andere regionaal-historische centra, zoals op het gebied van werkprocessen en metadata. In de loop van 2014 zullen de resultaten van de pilots beschikbaar komen en kan worden gewerkt aan een verdere inrichting van de organisatie voor een gemeenschappelijk e-depot. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 10
COLLECTIEVORMING Toezicht De directeur van de Gemeenschappelijke Regeling Historische Centrum Overijssel (HCO) is op grond van artikel 32 van de Archiefwet 1995 belast met het toezicht op het beheer van de nog niet overgedragen archiefbescheiden van de gemeente Zwolle. In 2013 heeft het HCO tevens de gemeentelijke archiefinspectie in Deventer en in Kampen uitgevoerd, zoals vastgelegd in de samenwerkingsconvenanten tussen het HCO en de beide gemeenten. Op 9 juli 2013 sloten het HCO en de gemeenten Enschede-Losser een driejarig dienstverleningsovereenkomst Archiefinspectie af. Met de gemeenten Staphorst, Olst-Wijhe en Hardenberg-Ommen zijn besprekingen gevoerd over de mogelijkheid om dienstverleningsovereenkomsten Archiefinspectie aan te gaan. Deze ontwikkeling past in het streven van de Provincie Overijssel om (het toezicht op) archiefzorg en archiefbeheer bij gemeenten te versterken. Gedurende het verslag jaar zijn de navolgende activiteiten uitgevoerd: 1. Archiefinspectie gemeente Zwolle Bij de gemeente Zwolle heeft in 2013 geen formele archiefinspectie plaatsgevonden. Wel werden reguliere werkbezoeken gebracht. In april 2013 werd samen met de provinciaal archiefinspecteur meegewerkt aan het opstellen van een programma van eisen inzake web-archivering. De aanzet hiertoe werd gegeven door de coöperatieve vereniging Dimpact, waar veel gemeenten bij zijn aangesloten. Doelstelling is om tot een bruikbaar programma van eisen voor de archivering van gemeentelijke websites te komen, zodat de keuze voor een leverancier gemakkelijk gemaakt kan worden. Vanaf februari 2013 werd samen met verschillende medewerkers van de gemeente Zwolle gewerkt aan de vervaardiging van een Handboek Substitutie. Er waren drie werkgroepen ingesteld, die input moesten leveren voor het Handboek. Het concept-handboek kon in juli 2013 aan de gemeentelijke archiefinspecteur ter toetsing worden aangeboden. In samenspraak met de provinciale archiefinspecteur vond de formele toetsing in september 2013 plaats. Onze bevindingen werden in november 2013 aan de gemeente Zwolle meegedeeld. Aan de opstelling van een KPI-verslag over het gevoerde informatiebeheer zal in 2014 worden gewerkt. Gedurende het verslagjaar werd één verzoek tot vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden afgehandeld. In totaal werd ruim 128 m1 archief vernietigd. Er werden geen archieven aan het HCO overgedragen. 2. Archiefinspectie gemeente Deventer Archiefinspectie Er werd in de maanden november/december 2012 en januari 2013 een facetinspectie uitgevoerd met betrekking tot de informatiehuishouding van de zgh. Verbonden Partijen. Dit onderzoek werd door de gemeentelijk archiefinspecteur verricht in samenwerking met mw. W. Simmelink. De inspectie bestond uit literatuur- en archiefonderzoek, alsmede de bespreking van een specifieke vragenlijst met betrokken ambtenaren. De noodzaak van deze facetinspectie lag in het Reken-kamerrapport Beter Verbinden uit 2007. Doel van het onderzoek was te achterhalen welke verbeterslagen in het beheer van dossiers van deze Verbonden Partijen gemaakt dienen te worden. De rapportage werd in april 2013 aan de gemeentearchivaris van Deventer aangeboden. Geconcludeerd moest worden dat in het proces van analoge en digitale registratie, archivering en overdracht van dossiers van Verbonden Partijen nog onvoldoende verbeteringen zijn opgetreden, die een goede, toegankelijke en geordende staat kunnen garanderen. Controle en toezicht op de informatieplicht van Verbonden Partijen ontbreekt. Door mw. drs. F.W.J. van de Berg (HCO) werd in dezelfde periode een tweede facetinspectie verricht. Dit betrof een onderzoek naar de formele afspraken tussen het SAB en ICT-Saxion over het beheer van digitaal historisch archiefmateriaal van het SAB. Specifiek moest worden onderzocht hoe de houdbaarheid (duurzaamheid) van deze digitale bestanden voor de middellange en lange termijn kan worden geregeld. De rapportage werd in januari 2013 aan de gemeentearchivaris van Deventer aangeboden. Geconcludeerd moest worden dat de bestaande overeenkomst met ICT Saxion geen enkele waarborg biedt ten aanzien van een duurzaam beheer, behoud, opslag en beschikbaarstelling van digitale (archief) bestanden van het SAB. De samenwerking met ICT Saxion hoort te worden vastgelegd in een heldere en duidelijke dienstverleningsovereenkomst. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 11
Gedurende het verslagjaar werden vier verzoeken tot vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden afgehandeld. In totaal werd ruim 134,25 m1 archief vernietigd. Er werden geen archieven aan het SAB overgedragen. Archiefbewerking Met enthousiasme werd ook in de eerste helft van 2013 - door drie vrijwilligers gewerkt aan het nader toegankelijk maken van de archieven van de Stichting IJssellandschap en haar rechtsvoorgangers. De werkzaamheden werden uitgevoerd op de zolder van havezate de Haere in Olst. Als meewerkende voormannen zijn de heren de Beer en Seekles bij dit project betrokken. De werkzaamheden werden in juli 2013 afgesloten. Een concept-toegang met bijlagen is inmiddels vervaardigd. De verwachting is dat het project in 2014 kan worden afgerond. Bedoelde archieven en kaartbestanden zullen dan aan het SAB in beheer worden overgedragen. 3. Archiefinspectie gemeente Kampen De bestaande dienstverleningsovereenkomst Archiefinspectie met de gemeente Kampen werd per 1 maart 2013 met drie jaar verlengd. Gedurende het verslagjaar zijn een viertal vergaderingen van de Overleggroep DIV bijgewoond. Hieraan wordt deelgenomen door DIV, GAK en Concernstaf. Doel van het overleg is om werkzaamheden onderling af te stemmen. Op grond van de dienstverleningsovereenkomst Archiefinspectie werd een begin gemaakt met het uitvoeren van archiefinspecties bij vier gemeentelijke diensten op locaties in de stad, te weten het Stedelijk Museum, de Stadsgehoorzaal, de Brandweer en het team Civiele Werken. De rapportage zal in 2014 aan de gemeentearchivaris worden aangeboden. Het vervaardigen van een handboek Substitutie werd gedurende het verslagjaar voortvarend ter hand genomen. Er is een ambtelijke werkgroep gevormd, die verscheidene keren bijeen is geweest. Een eerste versie van het Handboek werd inhoudelijk besproken. Afronding en vaststelling van het Handboek staat gepland voor 2014. De inventarisatie van het archief van de NV. Ontwikkelingsmaatschappij Koekoekspolder te Kampen (1999-2008) is bijna afgerond. De beschrijvingen zijn inmiddels vervaardigd en er wordt gewerkt aan de historische inleiding. Gestreefd wordt naar afronding van de bewerking in 2014. In april 2013 werd overleg gevoerd met de directeur van de Oranjeschool te Zalk. De school heeft in 2012 haar 100-jarig bestaan gevierd. Afgesproken werd dat het archief nader toegankelijk gemaakt en aan het Gemeentearchief Kampen zou worden overgedragen. De werkzaamheden worden in samenwerking met de heer K-J van Gelder te Zalk verricht. De archiefstukken zijn inmiddels geselecteerd op te bewaren en te vernietigen. In 2014 zal een inventaris worden vervaardigd. Gedurende het verslagjaar werd geen verzoek tot vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden afgehandeld. Overbrenging van archieven aan het gemeentearchief heeft niet plaatsgevonden. 4. Archiefinspectie Gemeenten Enschede- Losser. Vanaf 1 augustus 2013 werden werkzaamheden verricht voor bovengenoemde gemeenten. Een inhoudelijke bijdrage werd geleverd aan de totstandkoming van de een Calamiteitenplan en een Notitie Eisen aan Overbrenging. Daarnaast was de gemeentelijk archiefinspecteur verantwoordelijk voor de samenstelling van de KPI-verslagen voor Enschede en Losser, die op basis van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht moesten worden opgesteld. Voor de uitvoering van de archiefinspectie in 2013 en 2014 werd een werkplan vervaardigd. 5. Archiefinspectie gemeenten Ommen-Hardenberg. Met deze gemeenten kon - vanwege gemeentelijke bezuinigingen nog geen dienstverleningsovereenkomst archiefinspectie worden afgesloten. Mogelijk kan een dergelijke overeenkomst wel in 2014 worden gerealiseerd. Op projectbasis werd in de maanden juli-oktober 2013 voor elk van deze gemeenten het KPI-verslag over het gevoerde Informatiebeheer samengesteld. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 12
6. Archiefinspectie Gezondheidsregio/Veiligheidsregio IJsselland Er hebben geen formele archiefinspecties plaatsgevonden. Wel werden reguliere werkbezoeken gebracht. De in 2010 opgestarte Gemeenschappelijke Regeling Meldkamers Oost-Nederland (MON) bleek nog niet te beschikken over geldende beheersregels. Hierover werd overleg gevoerd met de provinciale archief-inspecties in Overijssel en Gelderland. De administratieve vestigingsplaats is Zwolle. Gestreefd wordt naar vaststelling van de beheersregels in 2014. Het vervaardigen van een handboek Substitutie is in voorbereiding genomen. In 2013 zijn echter weinig vorderingen gemaakt. Gedurende het verslagjaar werd één verzoek tot vernietiging van archiefbescheiden afgehandeld. In totaal werd ruim 15 m1 archief vernietigd. Er werden geen archieven aan het HCO overgedragen. 7. Archiefinspectie Christelijke Hogeschool Windesheim Aan de afd. DIV van de Christelijke Hogeschool Windesheim werd in het verslagjaar geen bezoek gebracht. Verzoeken om toestemming voor vernietiging en overdracht van archieven hebben niet plaatsgevonden. 2. Verwerving Het verwervingsbeleid van het HCO steunt op twee pijlers. Als belangrijkste geldt de Archiefwet 1995. Deze verplicht overheidsinstellingen hun archieven in goede en geordende staat te bewaren en na 20 jaar over te dragen aan een openbare archiefbewaarplaats. Het HCO vervult deze functie voor de rijksinstellingen in Overijssel, de provincie Overijssel, de gemeenten Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland, Zwolle en het Waterschap Groot-Salland. Deze archief wettelijke aanwinsten omvatten 194 meter ofwel 84 % van de totale instroom. Het grootste deel daarvan kwam voor rekening van de provincie Overijssel. Daarnaast geldt het principe van documenting society. Collecties en archieven moeten ook representatief zijn voor de politieke, economische, culturele, sociale, maatschappelijke en topografische historische ontwikkeling van Zwolle en Overijssel buiten het overheidsdomein. Deze categorie aanwinsten omvatte 28 meter archivalia en alle beeldmateriaal. Foto s en films krijgen bijzondere aandacht in de collectievorming. Beeldmateriaal omvat immers direct herkenbare en levende geschiedenis en biedt grote publieksgroepen een relatief gemakkelijke toegang tot het verleden. Een van de belangrijkste verwervingen betrof de aankoop van een topstuk, het Renteboek van het Olde Vrouwen Convent. Een topstuk omdat het veel nieuwe informatie bevat over Zwolle, met name in de vijftiende eeuw, de Zwolse Gouden eeuw. Mede als gevolg van het tekort aan depotruimte stond de instroom van nieuwe informatiebestanden op een laag pitje. In de loop van 2014 zal aan het ruimtegebrek door de komst van rollende stellingen een einde komen. Beeldmateriaal In 2013 zijn ongeveer 1.150 items aan de audiovisuele collectie toegevoegd. Naast diverse kleinere aanwinsten sprongen twee collecties er duidelijk uit. Ten eerste was daar de collectie CD s en DVD s van het voormalige Kunst en Cultuur Overijssel (KCO), die een mooi beeld geeft van wat er in de provincie aan (amateur-) popmuziek is gemaakt. Ten tweede is in oktober 2013 de collectie van de Deventer filmer Dolf Nijbroek overgedragen, een belangrijke collectie films die maar liefst zeven decennia Deventer geschiedenis bestrijkt, van de jaren 30 t/m de jaren 90 van de 20ste eeuw. In 2013 is een belangrijke samenwerking tot stand gekomen met de Zwolse lokale omroep RTV Zoo, waarbij men gebruik maakt van historisch beeldmateriaal in uitzendingen. In ruil daarvoor wordt het uitzendarchief, maar ook ruwe opnamen van belangrijke gebeurtenissen in Zwolle, aan het Historisch Centrum Overijssel overgedragen. Met TV Enschede FM is overigens een soortgelijk samenwerkingsverband ontstaan. Een mooie manier van presenteren van historisch beeldmateriaal en tegelijkertijd recent materiaal verwerven. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 13
Het Historisch Centrum Overijssel fungeerde in 2013 ook als inzamelpunt voor de landelijke actie MijnBandMetOranje, waarbij tot nog toe onbekende opnamen van leden van het Koninklijk Huis zijn ingezameld. In het kader daarvan is ook interessant Overijssels materiaal binnen gekomen. In 2013 heeft het audiovisueel team van drie partijen sponsoring mogen ontvangen voor digitaliseringwerkzaamheden, van het bedrijf dat de films scant, Video Centrum Nederland in Soest, van WAVIN uit Zwolle/Hardenberg en van de familie Lamberts uit Almelo/Wierden. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 14
TOEGANKELIJKHEID 1. Informatiebeleidsplan Het HCO is een informatie verwerkend bedrijf. Verwerving, beheer, ontsluiting en doelgroepgerichte presentatie van historische informatie zijn kernprocessen. Deze processen voltrekken zich in toenemende mate digitaal. Transparante, efficiënte, effectieve en duurzame informatievoorziening is daarom voor het HCO een even belangrijk bedrijfsmiddel als de fysieke infrastructuur, organisatie en personele en financiële middelen. In 2010 is onder de titel Meer mogelijk maken het informatiebeleidsplan 2010-2012 vastgesteld. Dit ontwikkelplan voor historische informatiediensten doet richtinggevende uitspraken over informatiesystemen, beheer en onderhoud, ondersteuning, ict-infrastructuur en informatiemanagement. In de loop van 2012 is de eerste fase van het informatiebeleidsplan, het moderniseren van de collectiediensten, grotendeels voltooid. In 2013 is dit proces voortgezet waarbij o.a. de website is vernieuwd, waardoor de collecties beter gepresenteerd en onder het voetlicht gebracht worden. Duplicering door middel van scanning In toenemende mate zoeken historisch geïnteresseerden informatie via het internet. Dat betekent dat zij niet alleen metadata (toegangen), maar in toenemende mate ook digitale duplicaten (scans) van de oorspronkelijke documenten op het web verwachten. Het is daarom de ambitie van het HCO de meest geraadpleegde documenten digitaal te presenteren. Met als gevolg gemak voor de gebruiker en naar verwachting ook een sterke vergroting van de consumptie van historische informatie. Het HCO digitaliseert conform de open en duurzame digitale standaarden en formaten, zoals geadviseerd door DEN (Digitaal Erfgoed Nederland). Deze organisatie beheert het normatieve register van digitale standaarden voor het erfgoed. Uitgaande van het Plan van Aanpak voor scanning van de Overijsselse Burgerlijke Stand (2010) is gesproken met Overijsselse gemeenten en de GSU (mormonen) over samenwerking bij scanning en internetpresentatie van de 2.5 miljoen akten van de Overijsselse Burgerlijke Stand. De eerste scans uit de periode 1951-1960 zijn in 2013 op internet gepubliceerd. Archiefbank In 2012 is begonnen met de voorbereidingen voor de invoering van de archiefbank, het geheel van met elkaar samenhangende systemen op de website voor het, al dan niet tegen betaling, zoeken, aanvragen, inzien en downloaden van archiefbronnen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van functionaliteiten van het archiefbeheerssysteem MAIS-Flexis. Invoering van de volledige functionaliteit van de archiefbank is helaas gestrand op technische beperkingen van de huidige website van het HCO. Met de implementatie van een nieuwe corporate website in 2013 werden deze problemen grotendeels opgelost. Intussen is in 2012 en 2013 reeds een groot aantal scans van archiefstukken gekoppeld aan de beschrijvingen in MAIS-Flexis en online raadpleegbaar gemaakt via Archieven.nl en deels ook WieWasWie.nl. 2013 2012 Aantal toegangen 28 23 Aantal scans 166.931 159.896 Digitale duplicaten vormen een belangrijke asset voor het HCO is. Met de toenemende omvang van deze bestanden (circa 50 TB) voldoet de huidige offline opslag op uiteenlopende dragers niet meer, want kwetsbaar, niet goed toegankelijk en inefficiënt in beheer. In het informatieplan is gekozen voor duurzame opslag in open formaten en standaarden bij een externe hostingpartner. In 2011 zijn deze eisen technisch verder uitgewerkt. Na aanbesteding is inrichting van de storage gegund aan Pictura Database Publishing te Heiloo. Eind 2011 is de technische en procedurele inrichting gestart. In 2012 is uiteindelijk de storage beschikbaar gekomen in een contractvorm die het voor het HCO mogelijk maakt de kostenbeheersing in eigen hand te houden. 2. Toegankelijkheid van de collecties Deze activiteit heeft tot doel documenten en informatiebestanden zo veel mogelijk zonder tussenkomst van de beheerder, raadpleegbaar te laten zijn in een publieksgerichte (digitale) interface. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 15
2.1. archievenoverzicht Het samenstellen van een online systematisch gerubriceerd digitaal overzicht van archieven en collecties is voltooid. Dit overzicht is in het voorjaar van 2012 verschenen op www.archieven.nl en www.historischcentrumoverijssel.nl en vervangt de huidige papieren overzichten van resp. RA Overijssel tot 2000, GA Zwolle (idem) en HCO, sinds 2000. Deze overzichten zullen dan ook in 2013 of 2014 van de studiezaal verdwijnen en plaatsmaken voor computers. 2.2. Archiefinventarissen Collectie is toegankelijk 2013 2012 2011 2010 2009 Aantal toegangen produceren 33 11 26 37 5 Aantal meters toegankelijk maken 73 33 273 453 1 In 2013 werden, buiten betaalde opdrachten in het kader van zakelijke dienstverlening, 28 toegangen geproduceerd. Het betrof met name archieven die recent zijn verworven en met behulp van vrijwilligers van de archiefvormers toegankelijk zijn gemaakt, maar ook kleine archiefjes die al enkele jaren bij het HCO aanwezig waren. Daarnaast werden vijf archieven met externe financiering geïnventariseerd. Een extern gefinancierde bewerking loopt nog. Nadat door opheffing van GenLias en overgang naar WieWasWie in 2012 tijdelijk minder data was toegevoegd, is in 2013 weer een stijging gerealiseerd. In 2013 is verder gegaan met het indexeren van de geboorteregisters ten behoeve van de website www.wiewaswie.nl. Alle gepubliceerde gegevens van de Burgerlijke Stand zijn tevens beschikbaar via het archiefzoeksysteem van het HCO. 2.3. Indicering en catalogisering 2.3.1. Retro-conversie naar MAIS Als opmaat naar het terug brengen van het aantal internetapplicaties worden nadere toegangen op archieven en collecties, die voorheen nog in Excel, Access, Word en andere formaten stonden, naar MAIS geconverteerd ten behoeve van presentatie op de onderzoekspagina van de vernieuwde website. 2.3.2. Indicering Burgerlijke Stand Het HCO participeert sinds jaar en dag in het nationale project Genlias, dat in 2012 is opgevolgd door www.wiewaswie.nl. In 2013 bewerkten tientallen vrijwilligers op 7 locaties in totaal 100.000 geboorteakten. De herindicering van de 723.000 overlijdensakten uit de periode 1811-1932 is op één gemeente na voltooid. De indicering van de 1950-1960 (80.000 akten) is voor 75 % voltooid. De huwelijksakten 1811-1932 werden in 2007 en overlijdensakten 1933-1960 in 2012 voltooid. In 2012 zijn de geboorteakten gestart, waardoor Lonneker, Vriezenveen, Zwolle en Zwollerkerspel nagenoeg zijn voltooid. Die zijn of worden in 2013 en 2014 op internet geplaatst. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 16
WieWasWie Akten bewerkt 120.000 100.000 120.000 137.847 117.000 106.000 Records op WieWasWie 112.675 36.357 65.500 146.374 115.000 toegevoegd/ vervangen Totaal aantal Overijsselse records op Genlias/ WieWasWie 1,3 miljoen (4,9 % van landelijk totaal) Geen groei vervanging bestaande records 1.2 miljoen 8 % van landelijke totaal) 1.2 miljoen 8.8% van landelijke totaal) 1.2 miljoen 10% van landelijk totaal) 1.2 miljoen 10% van landelijk totaal) Aantal vrijwilligers 60 60 60 60 60 60 Aantal vrijwilligersuren 19.000 19.000 19.000 19.000 19.000 19.000 Aantal locaties* 7 8 8 8 8 8 Aantal zoekvragen op www.genlias.nl www.wiewaswie.nl herleidbaar naar Overijsselse data ** 914.273 777.373 9.5 % van het landelijke totaal 779.455 9.3% van landelijk totaal 664.517 8.4% van landelijk totaal Aantal zoekvragen op www.genlias.nl www.wiewaswie.nl totaal Aantal correcties in het HCO databestand n.a.v. feedback van publiek Aantal door HCO beantwoorde inhoudelijke vragen n.a.v. data WieWasWie 550.508 7.6 % van landelijk totaal ** - 27.240.714 25.617.066 21.946.480 16.907.139 250-150 180 105 79 ** - 317 379 235 188 * Almelo, Deventer, Enschede, Hengelo (tot 2012), Kampen, Steenwijk, Vriezenveen, Zwolle. ** Geen opgave ontvangen. Bij de vervanging van GenLias door de nieuwe website van wiewaswie is prioriteit gegeven aan het operationeel maken voor het digitale publiek. Ook is het beheer van het systeem overgegaan van de Stichting Archief programmatuur naar het CBG (Centraal Bureau voor Genealogie). 2.3.3. HisGis/Het Digitale Land/Kadaster 1832 Dit project is in 2012 afgerond. Inmiddels zijn de gedigitaliseerde kaarten en informatie opgenomen in HisGis (www.hisgis.nl). Dat is een digitaal pakket voor het verwerken van ruimtelijke informatie: kaarten op het scherm met daarachter informatie over wat er op te zien is. Aan elke kaart zijn tabellen verbonden met tekst en cijfers. Omgekeerd zijn alle tabellen weer gekoppeld aan een kaart. Met HISGIS kan in het verleden worden gereisd. De fundering ervan bestaat uit het gedigitaliseerde oudste kadaster (van 1832). Daarop sluiten chronologische en thematische kaartlagen aan die op diverse manieren met elkaar te combineren zijn. HISGIS is opgezet per gewest en beslaat momenteel (november 2013) Fryslân, Groningen, Overijssel, Utrecht, gemeente Amsterdam en de gemeente Sittard-Geleen. Het wil op den duur heel Nederland omvatten. De provincies Noord Holland en Drenthe zijn momenteel in ontwikkeling. 2.3.4. Beeldmateriaal De beeldcollecties zijn te bekijken via de beeldbank van het HCO. Het invoersysteem van de beeldbank is een databaseprogramma, Atlantis geheten. HCO heeft sinds 2013 een Flickrkanaal. Dit staat nog in de kinderschoenen, maar de cijfers laten een stijgende lijn zien, te weten vanaf het begin in januari 2013 tot begin 2014 meer dan 23.000 hits. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 17
Aan ontsluiting van de beeldcollecties van het HCO werken 25 vrijwilligers, voor zowel bewegend als topografisch-historisch beeld. In 2013 werd op het gebied van stilstaand beeld (fotomateriaal) het volgende toegankelijk gemaakt en ingevoerd: 1) Retroklus ongeveer 3000 foto s (her)beschreven in Atlantis (medio 2014 toegankelijk voor het publiek) 2) Verpakken en omnummeren van ongeveer 20.000 dia s, die klaar staan om beschreven en toegankelijk gemaakt te worden voor de beeldbank 3) 2000 affiches ingevoerd in de beeldbank en te zien voor het publiek 4) Verder beschreven: ruim 1500 prentbriefkaarten Zichtbaar gemaakt via de beeldbank: 1) Collectie Everaarts (zo n 120 foto s) 2) Collectie Reinders (150 foto s) 3) Diverse prenten en tekeningen 4) Technische tekeningen uit 1900 (400 stuks) 2.3.5. Bibliotheek Door kritischer acquisitiebeleid en minder uitgave van boeken hebben wij in 2013, 90 boeken in bezit gekregen. We hebben dit jaar 158 tijdschriften verworven. Er zijn tijdschriften opgezegd en nieuwe tijdschriften bijgekomen. Daarnaast zijn er tijdschriften opgeheven of digitaal gegaan. De meeste jaarverslagen van organisaties die in de bibliotheek bewaard worden zijn opgenomen in de catalogus. Het ompakken van boeken en tijdschriften in de depots is gerealiseerd. Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 18
DIENSTVERLENING Publieksactiviteiten Publicatie: 800 Jaar Zwolle in één boek Uitgeverij Waanders & de Kunst heeft in samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel en Zwolse Historische Vereniging het Zwolle boek gepubliceerd. Het boek beschrijft in 12 hoofdstukken 800 jaar Zwolse geschiedenis en schildert het palet van de rijke geschiedenis van Zwolle. Chinezen van Zwolle Op 15 april presenteerde Historisch Centrum Overijssel het boekje Chinezen van Zwolle, drie generaties aan het woord. Het 1 e exemplaar werd overhandigd aan wethouder van cultuur van Zwolle, drs. Nelleke Vedelaar. In Chinezen van Zwolle zijn uiteenlopende interviews te lezen van drie generaties Chinezen: van een kleinzoon, van een echte pinda-chinees tot een acupuncturist die nog maar net in Zwolle woont. Het Historisch Centrum Overijssel wil hiermee de geschiedenis en streekcultuur van Overijssel documenteren en beschikbaar stellen voor komende generaties. Dit boek over de Chinezen in Zwolle is, na de boeken over Molukkers en Turken, het derde dat voortkomt uit het meerjarenplan Cultureel erfgoed andere culturen van het Fonds voor cultuurparticipatie. Het boekje is mogelijk gemaakt door een subsidiebedrag van de gemeente Zwolle. Lasten Baten Projectleiding 4.538 gemeente Zwolle 20.000 Teksten 968 HCO 209 Drukkosten 4.479 Uren HCO pm Fotografie & Interviews 1.137 Ontwerp & communicatie 8.833 Diversen 255 20.209 20.209 Lancering MijnStadMijnDorp online magazine In juni 2013 is MijnStadMijnDorp online magazine gelanceerd; een nieuwe zet in het digitale domein. Het gratis magazine vormt een aanvulling op de website MijnStadMijnDorp. Het is informatief en verhaalt over de geschiedenis en streekcultuur van Overijssel. Vooralsnog verschijnt het vier keer per jaar. Het magazine bevat verhalen, foto s en oude filmpjes. Het aantal website-bezoeken voor het online magazine betrof 2340. Het aantal abonnees dat wordt geattendeerd op een (nieuwe) versie van het MSMD online magazine bedroeg 3624. MSMD - www.mijnstadmijndorp.nl Vanaf december 2013 zijn representatieve statistieken beschikbaar (Google Analytics) Hieronder een overzicht van de maand december 2013 Bezoeken 19.618 Unieke bezoekers 16.746 Paginaweergaven 88.629 Bouncepercentage 58,18% Minuten per bezoek 0:02:38 Pagina s per bezoek 4,52 Nieuwe bezoekers (percentage) 82,15% Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 19
Max. unieke bezoekers per dag 835 (29 dec.) min. unieke bezoekers per dag 415 (10 dec.) gem. unieke bezoekers per dag 540 Unieke bezoekers NL 14.966 Unieke bezoekers Overijssel 6.603 NB. In het voorgaande jaar 2012 is abusievelijk alleen de homepagina van MSMD gemeten. Afgelopen jaar heeft het HCO stevig ingezet op doorontwikkeling en op relatiebeheer van MijnStadMijnDorp (MSMD). Het HCO bezocht historische verenigingen en erfgoedinstellingen. Doelstelling was nader kennis te maken met deelnemers aan MijnStadMijnDorp. Daarnaast was een doel om verenigingen die (nog) niet deelnamen, te enthousiasmeren om deelnemer te worden. HCO bezocht historische verenigingen in Borne, Steenwijkerland, Avereest, Weerselo, Wijhe/Olst, Dalfsen, Hardenberg, Haarle, Raalte en het Stadsarchief en Athenaeumbibiliotheek te Deventer. Dit resulteerde in een toename van verenigingen die verhalen, nieuws en collecties toevoegen op MSMD. Eind 2013 traden twee nieuwe deelnemers toe, te weten: Heemkunde vereniging Borne en De Hofmarken. Nieuwe website HCO In december is de corporate website www.historischcentrumoverijssel.nl in een nieuw jasje gestoken. Door de duidelijke indeling en snelle navigatie is informatie eenvoudig beschikbaar. Ook worden de collecties beter in beeld gebracht zoals een aantal topstukken. De onderzoeker kan thematisch te werk gaan of globaal door collecties zoeken. Aanmelden voor activiteiten kan online, bijvoorbeeld voor lezingen en rondleidingen. De site is toegankelijk op smartphone en tablet. Het aantal website-bezoeken voor www.historischcentumoverijssel.nl bedroeg 187.172 HCO Nieuwsbrief Het aantal nieuwsbrief abonnees nam toe; van 3.463 in 2012 naar 3.500 in 2013. Social Media: Facebook, Twitter, LinkedIn en YouTube De Facebook-teller ( likes ) kwam in 2013 uit op 415 (in 2012 waren dat er 177). Het HCOverijssel Twitter account en Educatie Twitter account werden geïntegreerd in @HCOverijssel; we mochten ruim 400 volgers verwelkomen. Volgers lazen ruim 1000 Tweets vanuit het HCO. Daarnaast telde het directie Twitteraccount (@directeurhco) 2071 Tweets en 842 Volgers. MijnStadMijnDorp (@MStadMDorp) kreeg op Twitter 222 volgers en is in 2013 weinig actief benut voor berichten. Op LinkedIn heeft het HCO een Bedrijfs (Company) pagina met 156 volgers. Dit sociale media kanaal is in 2013 voor het eerst ingezet; er worden berichten op geplaatst over activiteiten bij het HCO. HCO YouTube kanaal Aantal weergaven 2013: 54.471 Weergaven top 5: - Nederland : 47.182 - België : 2.058 - Duitsland : 1.259 - Verenigde Staten : 533 - Frankrijk : 302 Aantal abonnees: 61 Abonnees top 5: - Nederland : 31 (41 aangemeld, 10 afgemeld) - Verenigde Staten : 6 (8 aangemeld, 2 afgemeld) - Thailand : 4 (geen afmeldingen) - Duitsland : 3 (geen afmeldingen) - Verenigd Koninkrijk : 3 (geen afmeldingen) Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 20