Beter denken, beter doen! Beter denken, Beter doen! Een toekomst Implementeren Routekaart Portfolio Management A4 Portfolio Management Wat is Agile Portfolio Management? routekaart Routekaart Portfoliomanagement een toekomst Een geschiedenis, heden en toekomst implementeren Portfoliomanagement implementeren Agile A4 Portfolio Ondernemerschap Agile Een handvol nieuwe boeken met René Hombergen boeken René Hombergen
Wat zijn uw vernieuwingen de komende drie jaar? Wat kiest u? Wat doet u niet? Voor een overzichtelijk antwoord op deze vragen past portfoliomanagement. Dit gedachtegoed helpt u om een selectie van de meest wenselijke projecten te maken. Het ambacht ondersteunt u bij het stellen van de juiste prioriteiten om de projecten goed uit te voeren. En portfoliomanagement zorgt ervoor dat al uw vernieuwingen in lijn zijn met uw strategie Juist ook de inspirerende nieuwe zijpaden die tijdens projecten ontstaan, past u naadloos in: in uw daarmee wijzigende strategie Aanpakken met portfoliomanagement Komend jaar verschijnen vijf nieuwe boeken over portfoliomanagement. René Hombergen heeft het initiatief genomen om u met een handvol uitgaven te ondersteunen op dit relatief jonge vakgebied. Hij wijst u de weg naar een strategisch anker voor uw programma s en projecten, een doorleefde keuze van de set projecten, een goede portfolio-uitvoering, en een tijdige bijstelling. Ook deelt hij de praktijkinzichten van meerdere visies op portfoliomanagement, verschillende manieren waarop u de aanpak kunt implementeren en een mogelijk verloop van de discipline. Vijf nieuwe boeken Ziehier de vijf onderwerpen die per titel aan bod komen. Past een aanpak volgens een moderne hype? Welke bruikbare hedendaagse methoden zijn er? Welke aanpak past u in welke omstandigheden toe? Of is het vakgebied portfoliomanagement toch niet zo nieuw als het lijkt? En welke toekomst is te verwachten van portfoliomanagement? Hoe voert u portfoliomanagement in? Is een eenvoudige overzichtelijke methode werkelijk handig?
Waarom portfoliomanagement? Bezuinigen of uitbreiden? In beide gevallen blijft vernieuwen onontkoombaar. Wie vandaag leeft, heeft ook de zorg voor het leven van morgen. Wat ontwikkelt u vandaag om morgen mogelijk te maken? Met portfoliomanagement kiest en leidt u de vernieuwingen die nodig zijn om de toekomst te creëren. Ook al biedt de toekomst u wellicht minder middelen, u zet vandaag uw middelen zo optimaal mogelijk in om daar morgen voordeel van te hebben. Portfoliomanagement helpt u aan het mooiste rendement van de beste set samenwerkende projecten voor uw organisatie. Strategische samenhang Projectmanagement heeft u al een tijdje onder de knie. Programma-management inmiddels ook. Nu wilt u niet alleen meer een enkel vernieuwend resultaat opleveren of sturen op een groep projecten voor een bepaalde doelstelling, nee, vanaf vandaag wilt u alle vernieuwingen die met strategische doelstellingen van doen hebben, in één hand leiden. U bent toe aan het invoeren van portfoliomanagement. U kunt daarbij gebruik maken van deze vijf titels: Wat is Agile Portfolio Management? Routekaart Portfoliomanagement Een geschiedenis, heden en toekomst van portfoliomanagement Portfoliomanagement implementeren A4 Portfolio Ondernemerschap
Wat is Agile Portfolio Management? Agile is een hype. U volgt waarschijnlijk graag de hype. Want een hype lijkt goed. Iedereen doet het en toch niet iedereen is gek? Agile is zeer populair voor projecten, vooral in de vorm van Scrum. Er wordt ook gesproken over Agile Portfolio Management. Maar bestaat Agile Portfolio Management wel? Hoe agile is Agile werkelijk? Bestaat Agile Portfolio Management? De vraag naar het bestaan van Agile Portfolio Management vormt de aanleiding voor dit boek. De titel luidt dan ook Wat is Agile Portfolio Management?. We starten met het ontstaan van de Agile uitgangspunten. Wat was de aanleiding voor Agile? Agile poneert een aantal eigenschappen waaraan projecten moeten voldoen willen zij succesvol zijn. Dat lukt niet alleen met een klassiek top-down ontwerp. Klassieke projecten Juist de inzet en de energie van het team zijn onontbeerlijk. Werken in een klassiek projectteam kan zaaddodend zijn. Iemand heeft een mooie business case in een spreadsheet gezet, vergezeld van wat loos reclameproza met winstkreten, en een groep medewerkers mag dit vervolgens waarmaken. Wat afwijkt van de business case of het plan, zijn slechts vervelende uitzonderingen medewerkers zijn niet capabel genoeg om het plan te volgen.
Levendige teams Werken in Scrum-teams is een feest. Het draait om onderlinge betrokkenheid, om teamspirit, om resultaatgerichtheid met werk dat als eigen werk voelt. Om in een team te presteren, is teaminzet vereist. Dat weet elke sporter. Makkelijk en soepel vernieuwen! Met een visie! Maar een goed team is pas werkelijk groots als het gedragen wordt door een visie. Hoe verbindt Agile Portfolio Management het werken in betrokken teams met het ondernemen volgens een strategische visie? Agile Portfolio Management bestaat niet Verschillende auteurs hebben daar tot heden verschillende antwoorden op gegeven. In die antwoorden gaat het om een ander gebruik van gegevens en van tools dan in de klassieke rapportages. Maar volgens de Agile uitgangspunten is menselijke communicatie van aangezicht tot aangezicht toch essentieel? Wat tot op heden over Agile Portfolio Management is geschreven, is geen agile portfoliomanagement. Het is niet soepel, lenig, makkelijk. We ontwerpen het In dit boek ontwerpen we op onze zoektocht naar agile portfoliomanagement, zelf een agile portfoliomanagement. Indachtig de uitgangspunten voor kort-cyclische, laagdrempelige afstemming, komen we tot een lean proces voor Agile Portfolio Management. In dit proces van Agile Portfolio Management verbinden we teamenergie aan strategische oriëntatie. We verenigen een visionaire blik met de dagdagelijkse afstemming van projectleden onderling. Met een praktijkcase Deze uitgave is mede tot stand gekomen met de inbreng van CB (voorheen Centraal Boekhuis). CB heeft zelf een Agile Portfolio Management vorm gegeven op basis van de positieve ervaringen met een agile projectmanagement. De managers van CB geven hun praktijkcasus weer. Wat is Agile portfolio management Een reis naar meerdere bronnen ISBN: 978-90-807482-0-0 www.a4-projectmanagement.nl
Routekaart Portfoliomanagement Hoe pak je portfoliomanagement aan? Er zijn verschillende methoden ontwikkeld om u daarbij te helpen. Kennisname van een beschreven aanpak voorkomt dat u het wiel opnieuw uitvindt. Dit boek geeft u (alfabetisch) een overzicht van zes bruikbare aanpakken. A4 Portfolio Ondernemerschap A4 geeft een duidelijke vierdeling voor het proces van portfoliomanagement. Het luidt: ken uw strategie, kies de juiste programma s en projecten, voer ze goed uit, en stel tijdig bij. Maar een transparant proces alleen doet het niet. Mensen brengen projecten tot leven. En mensen stellen projecten bij. Staat management als methode een ondernemerschap van de persoon teveel in de weg? A4 geeft ook heldere handvatten om een gezonde ondernemingsgeest in uw portfolio te creëren. Agile Portfolio Management Agile PfM bestaat nog niet werkelijk, dat wil zeggen het is niet eerder bevredigend beschreven. Eerdere publicaties baseren zich op tooling en rapportages niet echt agile Het agile uitgangspunt van het belang van menselijke communicatie is beter vorm te geven met kort-cyclische laagdrempelige ontmoetingen van projectmanagers met strategische bestuurders. Enterprise Programme Management EPM richt zich niet alleen op een groep projecten zoals de naam wellicht doet vermoeden, maar op alle projecten van een organisatie. Maak de overall strategische
doelstelling van uw organisatie leidend. Als medewerkers in projecten doordrongen zijn van een hoger belang van hun project, bijvoorbeeld meer maatschappelijke welvaart, maakt dat de projecten productiever. Op naar de top! Management of Portfolios MoP bouwt voort op Managing Successful Programme s en Prince2. Een rationele besturing van het portfolioproces is leidend in de aanpak. De kern van MoP draait om het vinden van de balans tussen run the business en change the business. Het hoofdproces van portfoliomanagement is ingedeeld in -samenstelling en -uitvoering ofwel de twee cycli definition cycle en delivery cycle. Deze twee cycli bevatten twaalf toe te passen portfolio management praktijken. Portfolio Management of New Products PfMfNP is met recht de eerste aanpak voor portfoliomanagement. De aanpak ademt sterk de geest van marketing en strategie en stelt de afnemer centraal. Via afnemers zelf wordt de beste beslissingsinformatie verkregen om projecten bij te sturen. Om een portfolio samen te stellen werkt PfMfNP niet alleen met projectverwachtingen maar ook met strategische mandjes. Met investeringen in ver- schillende mandjes borgt u strategische spreiding. Standard for Portfolio Management SPfM bouwt voort op Standard for Program Management en op PMBoK. Portfoliomanagement is een proces voor het integraal managen van een vastgestelde portfolio. De portfolio bevat alle uit te voeren werkzaamheden die geselecteerd zijn voor het bereiken van een specifiek strategisch doel. Het gehele proces bestaat uit veertien sub-processen die verdeeld zijn over twee groepen: Aligning en Monitoring en Control ; en twee kennisvelden: Governance en Risk Management. Een vergelijking Welke methode voldoet in welke situatie het beste? Het laatste hoofdstuk van Routekaart Portfoliomanagement geeft u een bescheiden serieus antwoord op deze vragen. Het goede antwoord bestaat niet wel een goed overwogen antwoord voor uw specifieke situatie. Routekaart Portfoliomanagement Uw weg naar project- en programma -rendement ISBN: 978-90-820308-0-8 www.a4-projectmanagement.nl
Een geschiedenis, heden en toekomst Portfoliomanagement is oud. Wellicht nog ouder dan de mensheid die polders droogmaalt en reeksen piramiden bouwt. Zie hoe dieren voedselvoorraden aanleggen. Een hedendaagse beschrijving van portfoliomanagement is sterk verbonden aan het verhaal van wetenschappelijk management zoals dat in de Angelsaksische wereld in het begin van de twintigste eeuw zijn intrede doet. Methoden voor portfoliomanagement ontstaan in dit bedrijfskundige kader een eeuw later. Toch bestaat portfoliomanagement in bedrijven al eerder als coherente discipline zij het niet als zodanig beschreven. Geschiedenis Al in de jaren vijftig van de vorige eeuw bestond portfoliomanagement. Zonder een expliciete methode maar met een be- wust gebruik van het gedachtegoed van strategie, marketing en financiën, stuurde men op het optimaliseren van de project-investeringen. Methoden voor portfoliomanagement kwamen pas later als zodanig. De methoden voor portfoliomanagement verschijnen aan het einde van de eeuw voor het eerst in het verlengde van methoden voor programma- en projectmanagement. Heden De belangrijkste methoden in hun recente historische volgorde volgen hier. Portfolio Management for New Products verbindt het niet-methodische portfoliomanagement van de jaren vijftig met moderne methodische aanpakken die sterk vanuit automatisering zijn ontstaan. De aanpak rationaliseert het keuzeproces door te luisteren naar afnemers en investeringen te spreiden. Enterprise Programme Management benadrukt het belang van visionaire inspiratie in alle programma s en projecten van een portfolio. Standard for Portfolio Management be-
noemt als twee essenties van het portfolioproces: de juiste projecten doen en de projecten juist doen ofwel portfolio-samenstelling en -uitvoering. Agile Portfolio Management poneert nieuwe tools en data als oplossing en lijkt daarmee ver verwijderd van de Agile uitgangspunten. Het is Wat betekent morgen vandaag? echter goed mogelijk om basis van de Agile principes een Agile Portfolio Management te ontwikkelen. Management of Portfolios stelt menselijke energie centraal als bron en stuurt sterk op geld. De aanpak benadrukt de zakelijke rechtvaardiging van een portfolio en vraagt veel aandacht voor het steeds bijsturen op baten. A4 Portfolio Ondernemerschap tot slot geeft een duidelijke vierdeling voor het proces van portfoliomanagement en thematiseert het belang van een passende ondernemingsgeest. Staat management als methode een ondernemerschap van de persoon en het team teveel in de weg? A4 biedt enkele handvatten voor een goede ondernemingsspirit. Wij vermoeden dat het eerste betoogd wordt en het tweede de praktijk zal zijn. Ofwel geen relatief open gildesysteem in de praktijk maar een relatief gesloten systeem van klassikale scholing en accreditatie. en van het vak En desalniettemin zal het vakgebied, ondanks alle beperkingen door geïnstitutionaliseerde methoden, universiteiten en verenigingen, in de praktijk een grote, vrije ontwikkeling doormaken. Organisaties willen niet langer alleen hun lijnmanagement perfectioneren maar ook hun vernieuwingen optimaliseren met een integrale aanpak. Juist om de eigen organisatie een toekomst te geven, moeten interne onvolkomenheden actief worden opgespoord en opgelost, en moet de bijdrage van morgen vandaag al worden voorbereid en verzorgd. Toekomst van de instituties Wordt het zojuist genoemde ondernemerschap in de toekomst voornamer? Of draait het juist om methoden met hun voorschriften en controlemechanismen? Roadmap toekomst Wat betekent morgen vandaag? ISBN: 978-90-807482-9-3 www.a4-projectmanagement.nl
portfoliomanagement implementeren Portfoliomanagement is mooi maar hoe implementeert u het? Graag wilt u een helder proces voor het doorvoeren van vernieuwingen in samenhang en met een grote mate van acceptatie door uw medewerkers en afnemers. Omdat portfoliomanagement uw gehele organisatie betreft, wilt u vooraf weten wat handig is bij het invoeren van de discipline. Welke veel voorkomende valkuilen wilt u voorkomen? Van welke praktische tips wilt u optimaal gebruik maken? In dit boek vindt u de relevante overwegingen en passende aanbevelingen voor het implementeren van portfoliomanagement in uw organisatie. Een methode volgen Als eerste implementatiewijze melden we de mogelijkheid gewoon een methode te volgen. Hoewel een methode primair bedoeld is voor een operationeel portfoliomanagement-proces, gebruikt u de methode nu dus ook als manier om het proces in te voeren in uw organisatie. Bij deze implementatiewijze volgt u de voorschriften van een methode en geeft u ze achtereenvolgens vorm. Bijvoorbeeld bij het toepassen van A4-Portfolio-Ondernemerschap: I. start met portfolio-fundering op de strategie, II. vervolg met portfolio-samenstelling door de programma s en projecten te selecteren, prioriteren en plannen, III. ga door met portfolio-uitvoering, en IV. eindig met de implementatie van al wat nodig is om de portfolio tijdig aan te passen.
Als tweede implementatiewijze melden we een tien-stappen-pad. Het betreft: 1. Een lijst opstellen van alle programma s en projecten. 2. Het gebruik maken van een bestaande portfolio-, programma- en projectmethode. 3. Het verbeteren van de bestaande sjablonen. 4. Het inrichten van een portfoliomanagementcyclus. 5. Als opdrachtgever gebruik maken van de sjablonen. 6. Het vormgeven van een dashboard portfoliobesturing. 7. Het vaststellen van de actuele doelbijdrage van projecten en programma s. 8. Het gericht tot stand laten komen van nieuwe projecten en programma s. 9. Het evalueren van de doelbijdrage van projecten en programma s. 10. De beoordeling en bijstelling van portfoliomanagement. Vele wegen, één bestemming waarna de implementatie van portfoliomanagement voor de bestaande markten volgen. De inrichting naar disciplines kent voor portfoliomanagement een bruikbare indeling in zes onderscheiden disciplines, stromen, sporen ofwel routes. Bij de zes routen bewandel je niet een enkel pad met achtereenvolgende stappen, maar zes wegen parallel met soms wellicht onderling verschillende snelheden. Het betreft de routen: besturing, beleid, processen, informatie, mens en organisatie. Implementeren op gebieden Tot slot onderkennen we 27 gebieden om portfoliomanagement te implementeren. De gebieden zijn ingedeeld naar de kolommen project-, programma- en portfoliomanagement en de lagen besturing, organisatie en processen. Implementeren volgens zes routes Bij de implementatie van portfoliomanagement kunt u de vier klassieke inrichtingsprincipes voor een organisatie volgen: aanbodgericht, marktgericht, locatiegericht of naar disciplines. Implementeer portfoliomanagement bijvoorbeeld bij diverse achtereenvolgende productintroducties of bij een nieuwe markt Portfoliomanagement implementeren Vele wegen, één bestemming ISBN: 978-90-820308-1-5 www.a4-projectmanagement.nl
A4 Portfolio Ondernemerschap doel dit dient. Omdat u waarschijnlijk meer projecten wilt uitvoeren dan u werkelijk kunt, maakt u keuzen. A4 Portfolio Ondernemerschap geeft een duidelijke vierdeling voor het proces van portfoliomanagement. De vier kwadranten luiden: ken uw strategie, kies de juiste programma s en projecten, voer ze goed uit, en stel tijdig bij. In vier met een a beginnende woorden die als ezelsbruggetje kunnen dienen, heet het: ankeren aan de strategie, achterhalen van de juiste programma s en projecten, aanzwengelen van de programma s en projecten, en aanpassen van de portfolio. Koppelen aan strategie In een goede portfolio heeft elk project een strategische oriëntatie. Van elk mogelijk project is bekend welk strategisch Projecten selecteren A4 geeft negen verschillende modellen weer voor het selecteren van de projecten in een portfolio. En vervolgens vraagt A4 u om deze modellen niet of weinig te gebruiken maar te beginnen en eindigen met uw ondernemersintuïtie en die ondertussen te voeden met enkele bedrijfskundige analysen om het verwachte rendement en de strategische onderbouwing van het project nader te onderzoeken. Na het selecteren van de projecten volgt de prioritering om onderlinge conflicten te vermijden en de planning. U eindigt deze portfoliostap met een concrete roadmap. Projecten uitvoeren Bij het uitvoeren van de projecten van de roadmap telt zowel de oorspronkelij- Ik motiveer jullie nu!
ke planvorming als een niet aflatende bereidheid om aanpassingen te plegen naar wijzigende omstandigheden. U beoordeelt eerst of de projecten volgens schema lopen. Doe dat vooral in onderlinge communicatie en daarna pas met rapportages. Portfolio aanpassen En vervolgens past u de projecten en de portfolio als geheel aan waar nodig. Welke lopende projecten versnellen, welke uitstellen of stopzetten? Welke nieuwe projecten toevoegen? U past een portfolio niet aan op elk tegemoet komend golfje, maar op onverwachte (tegen)wind of storm. Ondernemen met overzicht Een geordend proces A4 houdt weliswaar het portfolioproces transparant met een heldere vierdeling en houdt het besluitvormingsproces helder door te benadrukken dat uiteindelijk mensen met hun belangen en verwachtingen beslissen; maar een transparante besluitvorming en een allitererend handigheidje voor het portfolioproces, doen het niet alleen. Voorschriften zijn handig maar niet voldoende. Een vitale ondernemingsspirit Mensen brengen programma s en projecten tot leven. En mensen stellen programma s en projecten bij. Staat management als methode een ondernemerschap van de persoon teveel in de weg? A4 geeft ook enkele heldere handvatten om een gezonde ondernemingsgeest in uw portfolio te creëren. Luisteren naar de werkelijkheid uit de projecten en naar signalen uit de omgeving, plus de durf om aanpassingen te plegen en van het plan afwijken, zijn enkele vitale aanbevelingen daarbij. Besteed gericht aandacht aan communicatie met de projecten en aan omgevingsverkenningen. Verbonden programma- en projectmanagement A4 Portfolio Ondernemerschap bouwt voort op A4-Programma-management en op A4-Projectmanagement. A4-Projectmanagement is door Management & Literatuur gewaardeerd met meer dan uitstekend handvat. A4 Portfolio Ondernemerschap bouwt voort op een zelfde heldere vierdeling met vier allitererende woorden. A4 portfolio ondernemerschap Uw vernieuwingen de komende drie jaar ISBN: 978-90-807482-8-6 www.a4-projectmanagement.nl
Wie is René Hombergen? Wie is de auteur van deze vijf boe ken over portfoliomanagement? Hoe wel René niet alles alleen heeft gedaan, (hij heeft dankbaar gebruik gemaakt van de hulp van Caroline Algra, Alex Claessen, Ronald Janssen, Ron Vinken en Jaco Wobma), is zijn per soon toch niet onbelangrijk voor deze uitga ven. Vandaar de vraag: wie is hij?
René Hombergen heeft 25 jaar ervaring in vernieuwingsmanagement. Hij is schrijver van de zesdelige reeks A4-Projectmanagement, door Management & Literatuur in 2010 beoordeeld met meer dan uitstekend handvat, van A4-Programma-management en dus van deze vijf boeken over het ontstaan, managen en implementeren van porfolio s. Hij werkt sinds januari 2000 zelfstandig. René adviseert vanuit 2b4u Management Care en werkt via A4-Projectmanage ment als interim programma- en portfoliomanager. Hij laat zich daarbij graag uitdagen door een combinatie van resultaatgerichtheid en veranderkunde. René brengt verandertrajecten tot leven met een kleinschalige persoonlij ke aanpak. Portfoliomanagement pakt hij aan met doelgerichte strategische opdrachtdefinities waarbij een metho de vooral ondersteunt. Zijn aanpak is primair op aanpassing gericht om hoe dan ook het doel te halen en kent minder focus op het volgen van voor schriften. Ook portfoliomanagement is en blijft niet meer dan een middel voor vernieuwingen Maar het is wel een uiterst krachtig middel voor een gezonde toekomst het doel van elke organisatie. En een gezonde toekomst is het doel van elke student René geeft de laatste jaren dan ook meer en meer training en opleiding op het vakgebied project-, programma- en vooral portfoliomanagement. Wie is Caroline Algra? Caroline Algra is verandermanager digitalisering. Zij voert bij overheden grootschalige procesveranderingen door met een portfolio-aanpak op persoonlijke leest. Wie is Alex Claessen? Alex Claessen heeft veel ervaring met internationale projecten. Hij managet de veranderingen van zowel technische systemen als organisatieculturen. Wie is Ronald Janssen? Ronald Janssen is een doorgewinterde ICT-manager die tijdig de voordelen van ontwikkelen op menselijke maat heeft ingezien. Hij heeft het sein gegeven om concreet met Agile aan de slag te gaan in een grote commerciële organisatie. Wie is Ron Vinken? Ron Vinken heeft een brede achtergrond in de reisbranche en inmiddels een ruime actuele ervaring in de telecom. Hij bestuurt vernieuwingen effectief in een arena van in- en externe spelers en belangen. Wie is Jaco Wobma? Jaco Wobma is ICT- en bedrijfsanalist en heeft als een van de eersten in Nederland een Agile Portfolio Management ontworpen dat recht doet aan de principes.
Bestelgegevens Titel Subtitel ISBN Wat is Agile portfolio management? Een reis naar meerdere bronnen Agile praktisch strategisch toepassen 978-90-807482-0-0 Routekaart Portfoliomanagement Roadmap toekomst Portfoliomanagement implementeren A4 Portfolio Ondernemerschap Uw weg naar project- en programma-rendement Zes navigatiepaden Wat betekent morgen vandaag? Een toekomst, heden en historie van portfolio management Vele wegen, één bestemming Hoe voert u portfoliomanagement in? Uw vernieuwingen de komende drie jaar Roadmap ondernemen 978-90-820308-0-8 978-90-807482-9-3 978-90-820308-1-5 978-90-807482-8-6 ELIX Uitgevers b.v. Coehoornsingel 106 7201 AG Zutphen Kamer van Koophandel-nr: 08099914 Erkenningsnummer KVB: 00714 Mail: 2b4u@planet.nl Internet: www.a4-projectmanagement.nl Contact met de auteur: René Hombergen 06-51495384