Ledenbeheer - ClubDESK FAQ s module online inschrijven Gent l 16 juli 2015 Hieronder kunnen jullie een antwoord vinden op de meest gestelde vragen die gesteld worden over de module online inschrijven. De volledige handleiding voor deze module kunnen jullie terugvinden op het Clubnet en Infodesk van het ledenbeheer. Versturen login nieuwe gezinshoofden? 2 opties zijn mogelijk, via bulkpagina of via het CSV-bestand Via bulkpagina: Stap 1: emailadressen aanpassen en controleren: emailadressen aanvinken, aanpassen en klikken op bewaar wijzigingen Stap 2: logins versturen Emailadressen aanvinken en klikken op verstuur logins Via CSV-bestand Stap 1: emailadressen aanpassen en controleren: Exporteer CSV-bestand en doe de nodige aanpassingen! geen kolommen verwijderen, rijen verwijderen mag wel Stap 2: gezinshoofden aanmaken en logins versturen Importeer het aangepast CSV-bestand.! logins worden in één actie aangemaakt en verstuurd. Aanmaak gezinshoofden: wat met gekende gebruikers die ook toegang hebben tot het ledenbeheer? Deze personen ontvangen ook de email nieuwe gezinshoofden met de logingegevens en link naar het online inschrijvingsformulier. 1
Welke logingegevens worden getoond in de email: Login: Gebruikersnaam ledenbeheer (ipv emailadres) Paswoord: leeg veld Hoe kunnen deze gebruikers inloggen in het online inschrijvingsformulier: Login: met het emailadres dat gelinkt is aan hun gebruikersnaam Paswoord: paswoord ledenbeheer Het is aan te raden om de bestuursleden en trainers die reeds een login hebben hiervan op de hoogte te brengen. Hoe pas ik een emailadres gezinshoofd aan voor personen die reeds gekoppeld zijn? Op het lidprofiel kan je het emailadres gezinshoofd verwijderen en via de pagina gezinshoofden kan je voor dit lid een nieuwe login gezinshoofd versturen. Te volgen stappen: Stap 1: ga naar het lidprofiel van de gymnast Stap 2: klik op het potloodje en verwijder het mailadres Stap 3: ga naar de bulkpagina gezinshoofden Stap 4: vink lid aan, vul het nieuwe emailadres in en klik op bewaar wijzigingen Stap 5: vink lid aan en verstuur nieuwe logingegevens Berekening gezinskortingen leden? Wordt automatisch berekend voor leden die hetzelfde email gezinshoofd hebben. vanaf X-e gezinslid = of % korting / per lid Vanaf Y-e gezinslid = of % korting / per lid Voorbeeld 1 Club bepaald onderstaande kortingen in het ledenbeheer Vanaf 2e lid 10 korting per lid 1e lid = geen korting 2e lid = 10 korting lid 3e lid = 10 korting lid En elk volgend lid heeft recht op 10 gezinskorting Voorbeeld 2 Club bepaald onderstaande kortingen in het ledenbeheer Vanaf 2e lid 10 korting per lid Vanaf 3e lid 0 korting per lid 1e lid = geen korting 2e lid = 10 korting lid 3e lid = 0 korting lid En elk volgend lid heeft geen recht op gezinskorting 2
Algemeen lidbedrag voor bestuursleden en trainers In het ledenbeheer kan de club op de pagina lidgelden een algemeen lidbedrag bepalen voor zijn leden. Deze kost wordt éénmaal aangerekend en hierop zijn geen kortingen van toepassing. Voor welke statuten wordt de lidgeld aangerekend? Dit lidgeld wordt, zowel in het ledenbeheer als bij het online inschrijven, enkel aangerekend indien het lid: ingeschreven wordt als gymnast in een trainingsgroep of het statuut gymnast krijgt toegekend Voor bestuursleden, trainers en medewerkers wordt dit algemeen bedrag niet aangerekend. Wat indien een bestuurslid/trainer/medewerker ook gymnast is? Het algemeen lidbedrag wordt aangerekend van zodra deze persoon ook gymnast is. Blauw vraagteken naast trainingsgroepen? Als de trainingen ingevuld worden in het ledenbeheer, ziet het lid deze info als hij/zij over het? gaat met de muis. De trainingsplaats en trainingsuren van de gekozen groep wordt getoond. 3
Melding Er moet een trainingsgroep of een statuut worden gekozen Bij het selecteren van een trainingsgroep dient het lid nog te klikken op de knop inschrijven voor groep. Indien onmiddellijk geklikt wordt op volgende zonder deze actie uit te voeren, verschijnt de opmerking er moet een trainingsgroep of een statuut worden gekozen. Melding volgende groepen geven recht op een korting voor meerdere groepen indien deze van toepassing is? Combinaties getoond groepen: dit zijn groepen die overlappen in tijd en recht geven op korting indien deze van toepassing is. Indien de club een groepskorting bepaald in het ledenbeheer wordt voor deze groepen korting berekend. 4
Functie trainer in trainingsgroepen? Online inschrijving in trainingsgroepen: deze persoon krijgt steeds statuut (recreatieve) gymnast Trainers dienen achteraf via het ledenbeheer nog toegevoegd worden aan de trainingsgroepen. Lidfederatie op goedkeuringspagina Lidfederatie staat standaard op JA op de goedkeuringspagina Dit veld kan, indien gewenst, nog uitgevinkt op de goedkeuringspagina. 5