PRE-SUMMER PROGRAMMA VANZELFSPREKEND MEEDOEN Onderdeel van het Organisatieontwikkelingprogramma Opdrachtgever: Contactpersonen: Gemeente Waalwijk Marijn Weterings Bart Verhagen Etienne Jager Opsteller: Datum: 05-03-2015 Versie: 1.0 www.etiennejager.nl 1
Inhoud 1. Bijeenkomst Vanzelfsprekend Meedoen... 3 2. Resultaat bijeenkomst... 5 3. BHV-sessies... 6 4. Masterclass Veranderkunde... 7 5. Resultaat Pre-Summer Programma... 8 2
1. Bijeenkomst Vanzelfsprekend Meedoen Datum: Locatie: Voor wie: Doel: Duur: 26 maart Maaspoort, Den Bosch Leidinggevenden en management Gemeente Waalwijk Inspiratie, Koersbepaling, SWOT-analyse, Cultuurdiagnose, 09-00 17.00 uur Programma (concept) 1. Opening 2. Warming-up Vanzelfsprekend meedoen! 3. Thema I. Zonder duidelijke koers geen resultaat Essentie: Wie zijn wij? Waar gaan we voor? Wat is ons DNA? Wat is onze missie, visie, ons bestaansrecht? Hoe gaan we onze kernwaarden concretiseren? Inspiratiesessie: Teamprestatie of individu (Wielerploeg Giant-Shimano) Hoe stapt een wielerkoers de koers in. Wie heeft welke rol? Wat is de rol van de team captain? Hoe geven ze vorm aan samenwerking. M.a.w. wie brengt wie naar de finish, en durven ze elkaar tijdens de koers aan te spreken? Opdracht I. Handen en voeten geven aan de koers van jouw team. 4. Thema II. SWOT is NOT a Substantial Waste Of Time Essentie: Waarin zijn we goed, waar liggen verbeterpunten? Wat vraagt de (interne) omgeving van ons en wat juist niet? Inspiratiesessie: Van goed naar goud (Dames Hockeyclub, Den Bosch) Ergens goed in zijn is één, maar zonder ontwikkeling (kritische kijk op hoe het gaat) leidt dat onherroepelijk tot achterstand. Wat betekent dat in termen van anders communiceren, andere manieren van werken. M.a.w. analyseren waar je goed in bent, op kunt verbeteren, waar kansen liggen en waar juist niet. Opdracht II. Wat is goed en wat is goud in jouw team? 3
5. Thema III. Investeren in de juiste cultuur loont Essentie: Wat is cultuur? Wat is wenselijk gedrag en wat niet? Hoe geven we leiding aan cultuurverandering? Het begint met de juiste cultuurdiagnose: Wat is de cultuur nu en wat vinden we de wenselijke organisatiecultuur. Inspiratiesessie: Graag alle ballen in de lucht houden! (Basketbalclub SPM Shoeters, Den Bosch) Wat als je budget wordt gehalveerd? Hoe ga je om met teleurstellingen? En ook nog je teamsamenstelling drastisch wijzigt? Hoe werk je dan aan een winnende cultuur met als resultaat dat je nog beter presteert dan wat je al deed. Wat zijn de succesfactoren voor een winnende cultuur en hoeveel invloed heeft cultuur op resultaat. Een kijkje achter de schermen bij SPM Shoeters. Opdracht III. Beschrijf de cultuur in jouw team 6. Cooling-down Vanzelfsprekend meedoen! 7. Afronding 4
2. Resultaat bijeenkomst Wat is de beoogde uitkomst van de bijeenkomst Vanzelfsprekend Meedoen? Opdracht I. Bestaansrecht en koersbepaling - Begrijpen wat begrippen missie, visie, kernwaarden betekenen - Begrijpen hoe deze begrippen toegepast kunnen worden voor de eigen teams - Aan de slag met een eerste outline voor je eigen team - Werkvorm: in groepsvorm met elkaar aan de slag - Terugkoppeling: plenair presentatie aan de groep - Resultaat: Enkele A4 s met aanknopingspunten om op door te pakken met het eigen team Opdracht II. SWOT-analyse - Begrijpen wat een SWOT is en het (strategisch) nut ervan - Begrijpen hoe een SWOT-analyse gemaakt moet worden - Begrijpen hoe de begrippen sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen vertaald kunnen worden naar je eigen werkgebied - Aan de slag met een eerste SWOT voor je eigen team - Werkvorm: in groepsvorm met elkaar aan de slag - Terugkoppeling: plenair presentatie aan de groep - Resultaat: Beknopt SWOT-matrix op een A4 met aanknopingspunten om op door te pakken met het eigen team Opdracht III. Cultuur - Begrijpen wat cultuur behelst, uit welke dimensies het bestaat en de impact ervan is. - Begrijpen een bestaande cultuur om te vormen en weten waarmee. - Aan de slag met een eerste cultuurdiagnose binnen het managementteam - Werkvorm: Individueel cultuurdiagnose invullen - Terugkoppeling: plenair bespreken met de groep - Resultaat: Inzicht in cultuurtypologie bij leidinggevenden en management plus aanknopingspunten om de weg naar de nieuwe cultuur in te richten. Opmaat naar werkplan - Werkafspraken voor vervolgsessies en tijdpad voor opleveren resultaat. Reflectie op de bijeenkomst - Met behulp van KLANT-tool evalueren 5
3. BHV-sessies Wat is het doel van vervolgbijeenkomsten? Er vinden drie terugkomsessies plaats: twee BHV-sessies (= Boeiende Hulp bij Verandervraagstukken) en één plenaire bijeenkomst. 1. BHV-sessie 1: (eind april) In de vorm van een spreekuur is het mogelijk vragen te stellen en elkaar verder te helpen bij knelpunten, interpretatie van gegevens, uitwerking van plannen, etc. 2. BHV-sessie 2: (eind mei) In de vorm van een spreekuur is het mogelijk vragen te stellen en elkaar verder te helpen bij knelpunten, interpretatie van gegevens, uitwerking van plannen, etc. 3. Plenaire bijeenkomst: (medio juni) Bijeenkomst waarin de opstelde aanvalsplannen aan elkaar worden gepresenteerd. De werkvorm die we daarvoor kiezen is in de vorm van een TED-talk, waarbij ieder team de mogelijkheid neemt zijn aanvalsplan voor het After-Summer Programma te presenteren. Er is tevens ruimte voor het stellen van vragen en delen van ervaringen. Opmerking: De precieze invulling van de vervolgbijeenkomsten kunnen op een later moment in overleg nog nader worden bepaald. Voor nu is het zinvol te noemen dat deze vervolgbijeenkomst gepland zijn, waardoor het vrijblijvende karakter van de gezamenlijke bijeenkomst verdwijnt en dus inzet van deelnemers vereist. 6
4. Masterclass Veranderkunde Wat is het doel van de Masterclass Veranderkunde? Aanleiding Organisaties zijn voortdurend aan verandering onderhevig. Dat varieert van een reorganisatie waarin gesaneerd wordt tot de bouw aan een nieuwe organisatie. Als startpunt geldt altijd een noodzaak (tot verandering), hetgeen voortkomt uit het diagnosticeren en analyseren van problemen en ontwikkelingen. De volgende stap is het bewust regisseren van een compleet (verander-)proces, waarin een visie ontwikkeld wordt, een herontwerp wordt gemaakt en het herontwerp wordt geïmplementeerd. Uiteindelijk gaat het erom zo n proces succesvol te laten verlopen. Er zijn talloze kritieke risicofactoren die de mate van succes beïnvloeden. Inzicht in gedragingen van mensen, zoals de mate van weerstand, commitment en vertrouwen (in het management), ten tijde van veranderprocessen, zal daarom uitvoerig aan de orde komen. Ook de (organisatie)context waarin het veranderproces zich afspeelt zal inzichtelijk gemaakt moeten worden. Concepten als verandercapaciteit, veranderdynamiek, vertrouwen (in het management) en de veranderhistorie worden besproken. Onderwerpen Tijdens de Masterclass Veranderkunde komen de volgende onderwerpen aan bod: - Centrale begrippen en integrale benadering van de veranderkunde; - Veranderstrategieën en interventiemethoden; - Organisatiediagnose; - Het beïnvloeden van veranderbereidheid en verandercapaciteit; - Het veranderen van organisatiestructuur en cultuur; - Omgaan met weerstand; - Succesvol implementeren. Materiaal Voor de Masterclass Veranderkunde krijgt u het volgende materiaal uitgereikt: - Cozijnsen, A.J. & Vrakking, W.J. (2013). Basisboek Veranderkunde. Deventer: Kluwer. ISBN 9789013072686. 7
5. Resultaat Pre-Summer Programma Wat is de beoogde uitkomst van Pre-Summer Programma Vanzelfsprekend Meedoen? Op basis van het programma zijn de volgende uitkomsten geformuleerd: - Commitment van leidinggevenden en management. - Opdoen van kennis, kunde en vaardigheden om een organisatieontwikkelingstraject te begeleiden. - Werken aan eenvoud in uitwerking/pragmatisch aan de slag. (geen papierentijger!) - Borgen planmatigheid en eenduidigheid in uitwerking van de organisatieontwikkelplannen - Concretiseren van gewenste verbetering in projecten die tot de verbeelding spreken. - Directe realisatie van gemakkelijk te wijzigen gewoonten, rituelen, fysieke inrichtingen, etc. Te denken valt aan: quick wins met als gevolg een eerste internalisatie van nieuwe cultuurelementen. - Gekozen veranderstrategie: geplande verandering met interventies volgens organisatieontwikkelprogramma. De aanvalsplannen geven invulling aan de nieuwe structuur, sturing en cultuur en dient weerstand en blokkades weg te nemen door concreet invulling te geven aan de ideaal situatie en de weg er naar toe. 8