gemeente Eindhoven - Adviesnota Beheersmodel spilcentrum Tafelbergplein en overige (nog te realiseren) spilcentra. (vastgesteld college 9 aug. 2005) - Vaststellingsovereenkomst. - Huurovereenkomst. - Dienstverleningsovereenkomst (vervangen door model serviceovereenkomst versie oktober 2008)
- Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Afdeling Strategie Behandeld door mw G. van Cauwenberghe Inboeknummer 05BST01665 19 juli 2005 Adviesnota Beheersmodel spilcentrum Tafelbergplein en overige (nog te realiseren) spilcentra 1 Inleiding In juni 2003 is door de Spil partners (gemeente Eindhoven, stichting Katholiek en Protestant Onderwijs Eindhoven e.o., stichting salto, stichting Loket W en stichting Korein) de intentieverklaring Spil ondertekend. Hierin is men akkoord gegaan met de ontwikkeling van Spilcentra in Eindhoven. Vanaf dat moment wordt niet langer gesproken over brede scholen, maar over spilcentra. In deze adviesnota wordt de term spilcentra dan ook gehanteerd, dit om verdere verwarring te voorkomen. Op 11 oktober 1999 heeft de raad ingestemd met de realisatie van het spilcentrum Tongelre. Na de besluitvorming is uitvoering gegeven aan het plan van aanpak voor dit spilcentrum. Het gebouw is op 1 november 2002 in gebruik genomen. 2 Probleemstelling Reeds voordat het gebouw in gebruik genomen is, zijn knelpunten, met name inzake locatiemanagement en beheer gesignaleerd. Gedurende de tijd die daarop volgde en na ingebruikname is er alles aan gedaan om deze knelpunten alsnog op te lossen. Voor de kortere termijn is dit ook gelukt, echter een structurele oplossing bleek eerst mogelijk na vaststelling door de raad van de algemene kaders ultimo 2004 zoals opgenomen in de nota 4 pijlers van Spil. In dit dossier worden de algemene kaders met betrekking tot het beheer nader uitgewerkt en worden voor de knelpunten oplossingsrichtingen gegeven. Rondom de problematiek van locatiemanagement en -beheer van spilcentra zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd. - het schoolbestuur is over het algemeen juridisch eigenaar van het gebouw. Op grond van de wet heeft de gemeente een economisch claimrecht dat zich ook uitstrekt tot de overige spilfuncties die deel uitmaken van het gebouw. - De rechtspersoon die in het kadaster als eigenaar vermeld staat, is de juridische eigenaar van het gebouw. 2
- Wanneer een schoolgebouw wordt opgewaardeerd tot spilcentrum wordt het schoolbestuur de keuze voorgelegd om eigenaar te blijven van het gebouw of om afstand te doen van het (juridisch) eigendom. - De juridisch eigenaar van het gebouw is verantwoordelijk voor de gebouwgebonden aangelegenheden en neemt in principe het initiatief voor de organisatie rondom het beheer en de exploitatie van het spilcentrum. - De juridisch eigenaar sluit met de verschillende gebruikers van het spilcentrum een huurovereenkomst af. De eigenaar zal deze overeenkomsten in overleg met de gemeente (als financier) opstellen. Ook met betrekking tot de berekeningssystematiek en inning van deze gelden zal door de eigenaar met de gemeente overleg plaatsvinden. Uitgangspunt hierbij is dat het model zoals in dit dossier wordt beschreven als basis dient. - De huurovereenkomsten en de huurberekeningssystematiek worden (met het oog op de komst van het gemeentelijke vastgoedbedrijf) conform algemeen geldende gedragslijn zoals aangegeven door het vastgoedbedrijf i.o. opgesteld. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Doordat bij het spilcentrum Tafelbergplein reeds enige jaren feitelijk gewerkt wordt volgens het spilconcept, kan bij de verdere invulling van het beheersmodel gebruik worden gemaakt van de reeds opgedane ervaring. Wanneer het beheersmodel als zodanig wordt vastgesteld, kan de systematiek als model gelden voor overige spilcentra. Daarbij is het de bedoeling dat in de toekomst de diverse overeenkomsten worden afgesloten voordat verplichtingen ten aanzien van de bouw worden aangegaan. Dit uitgangspunt zal dan ook als voorwaarde worden opgenomen in de onderwijs huisvestigingsbeschikkingen. 3a Milieutoets Niet van toepassing. 4 Wijze van aanpak / oplossingsrichting Eigendom Het gebouw van spilcentrum Tafelbergplein is juridisch eigendom van de stichting salto (Stichting voor Algemeen Toegankelijk Onderwijs Eindhoven). salto heeft aangegeven eigenaar van het gebouw te willen blijven. Derhalve ligt het initiatief voor de organisatie van het beheer en de exploitatie bij de stichting. Een vervolgstap is dat de gemeente met salto nadere afspraken maakt over de te innen huur, de hoogte van deze huur, de huurperiode en de functies die binnen het spilcentrum Tafelbergplein mogen worden uitgeoefend. In een zogenaamde vaststellingsovereenkomst komen de belangrijkste afspraken tussen salto en gemeente tot uitdrukking (bijlage 2). Deze vaststellingsovereenkomst is noodzakelijk 3
omdat de gemeente als investeerder de kapitaallasten door middel van huuropbrengsten moet dekken. De gemeente is niet de juridisch eigenaar van het gebouw en derhalve niet bevoegd huurovereenkomsten met eindgebruikers af te sluiten. De juridisch eigenaar, in deze salto kan dit wel. Zowel bij Spilcentrum Tafelbergplein als bij alle overige (nog te realiseren) spilcentra is het model en de verhoudingen tussen de verschillende partijen als volgt weer te geven: Schoolbestuur (juridisch eigenaar) Vaststellingsovereenkomst Gemeente (economisch eigenaar en investeerder) Dienstverlenings overeenkomst Huurovereenkomst Geldstroom (huur) Dekking kapitaallasten Reservering onderhoud Gebruikers (huurder) Hierbij is de vaststellingsovereenkomst een overeenkomst die eenmalig wordt afgesloten met het schoolbestuur voor alle van toepassing zijnde spilcentra. In deze vaststellingsovereenkomst wordt geregeld dat de geldstromen die betrekking hebben op de investering rechtstreeks door middel van cessie naar de gemeente vloeien. Onderstaand een verdere detaillering van de verschillende overeenkomsten. Vaststellingsovereenkomst De vaststellingsovereenkomst is opgesteld met inachtneming notitie 4 pijlers van Spil. 4
In de overeenkomst wordt ondermeer geregeld hoe om te gaan met de diverse kosten zoals investeringskosten, instandhoudingskosten en eigenaarkosten en de verrekening hiervan. Dit gelet op de specifieke situatie in de onderwijswetgeving en de verordening. Binnen de vaststellingsovereenkomst wordt voor de uitwerking van de huurovereenkomsten aangegeven wie hierin zorgdragen. Voor de mogelijke functies (gebruikers) wordt aansluiting gezocht met de nota 4 pijlers van Spil. Huurovereenkomst De juridisch eigenaar van een gebouw sluit huurovereenkomsten met zijn gebruikers. Aangezien salto juridisch eigenaar is van het gebouw van het spilcentrum Tafelbergplein, sluit salto huurovereenkomsten met de gebruikers. Deze huurovereenkomsten (bijlage 3) moeten aansluiten met de modelovereenkomsten zoals deze bij het vastgoedbedrijf i.o. worden gebruikt. De huurprijs bij spilcentrum Tafelbergplein wordt bepaald op basis van een taxatierapport dat in opdracht van het vastgoedbedrijf i.o. is opgesteld. Vanaf het moment dat het vastgoedbedrijf i.o. haar berekeningssystematiek heeft geformuleerd, zal die systematiek als uitgangspunt dienen. Dit mede om een eventuele overdracht van het gebouw van spilcentrum Tafelbergplein en van de gebouwen in de toekomst te vereenvoudigen. Naast een taxatierapport wordt er ook een percentageverdeling gemaakt van het gebruik naar m² en indien nodig naar uren. Deze verdeling is vervolgens van toepassing op de algemene ruimten en dient als uitgangspunt voor de bepaling van de huur per gebruiker. De gemeente heeft mede gelet op de risico s in eerdere raadsbesluiten (o.a. spilcentrum Floralaan 07-07-2003 en spilcentrum de Bennekel 08-03-2004) een contractduur voor een dergelijk huurcontract van 10 jaar aangehouden. Gebruikers van Tafelbergplein (Korein, Loket W) geven echter aan een termijn van 5 jaar als meer wenselijk te zien. Gezien de specifieke situatie en in verband met de reparatiewerkzaamheden bij spilcentrum Tafelbergplein is het redelijk om hiermee in te stemmen. Uitgangspunt ten aanzien van de termijn van de huurovereenkomst blijft echter dat ingeval van nieuwbouw of aanbouw een termijn van 10 jaar wordt gehanteerd met een stilzwijgende verlenging van steeds 5 jaar. Ingeval van het benutten van bijvoorbeeld leegstand kan hier van worden afgeweken. De gemeente draagt het risico voor zowel leegstand van het onderwijsgedeelte als het niet onderwijsgedeelte. Door het afsluiten van huurovereenkomsten voor langere termijn wordt dit risico beperkt. Bij Tafelbergplein bestaat de uitzonderlijke situatie dat de gemeente ook als gebruiker optreedt. De gemeente zal dus eveneens een huurcontract moeten sluiten met salto. 5
Dienstverleningsovereenkomst Naast de huurovereenkomst en vaststellingsovereenkomst wordt door salto een dienstverleningsovereenkomst (bijlage 4) met de gebruikers van Tafelbergplein afgesloten. Hierin worden allerlei aspecten rondom het dagelijks beheer vastgelegd. De verdeling, zoals deze gehanteerd wordt bij het bepalen van de huur, wordt hier eveneens als uitgangspunt genomen. Inhoudelijke afspraken (waar mogelijk) die worden gemaakt voor het tekenen van deze overeenkomst, zijn onder andere het aantal fte s dat wordt ingezet om het (inhoudelijke en uitvoerende) locatiemanagement en beheer voor het spilcentrum te regelen. De dienstverleningsovereenkomst wordt gesloten voor eenzelfde periode als de huurovereenkomst. Deze overeenkomst is enkel een aangelegenheid tussen de eigenaar, in deze salto en de gebruiker. De lijn zoals deze in het voorgaande is beschreven voor spilcentrum Tafelberglplein zal als model (weergegeven in de tekening op pagina 3) voor alle overige (nog te realiseren) spilcentra als uitgangspunt dienen. Voorgesteld wordt de directeur MO na goedkeuring van de overeenkomsten door uw college door de burgemeester te laten machtiging om de gemeente te vertegenwoordigen voor het aangaan van deze overeenkomsten voor spilcentrum Tafelbergplein en voor (voor zover van toepassing) alle toekomstige gevallen. 5 Financiële gevolgen en risico s Conform de financiële pijler zoals opgenomen in de notitie 4 pijlers van Spil worden de middelen die in de begroting reeds beschikbaar zijn voor Spilcentrum Tafelbergplein als volgt onderverdeeld: - gemeentelijke bijdrage in locatiemanagement en beheer: 50% van het totaal tot een maximum van 30.000,-; - gemeentelijke bijdrage aan Loket W in verband met meerkosten spil (verhoogde huisvestingslasten peuterspeelzalen) tot een maximum van 15.000,-; - dekking van de leegstand in de lokalen toegeschreven aan DMO in deze met een maximum van 42.000,-. Het totaal bedrag ad. 87.000,-, is reeds in de meerjarenbegroting voor spilcentrum Tafelbergplein opgenomen (conform beleidsplan 2003 2006, ten behoeve van locatiemanagement en beheer en gebouwafhankelijke exploitatie). Dit in tegenstelling tot de middelen voor overige (nog te realiseren) spilcentra, die vanuit progammalijn S2 gedekt worden. De afrekening van deze bedragen vindt plaats op basis van werkelijke uitgaven. 6
5a Bestuurlijke kaders - nota 4 pijlers van Spil ; - verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Eindhoven. 5b Fiscale gevolgen Dit voorstel heeft geen fiscale gevolgen. 6 Overige gevolgen van de aanpak Met het beheersmodel Tafelbergplein wordt een model aangereikt dat dient als standaard model voor de overige (nog te realiseren) spilcentra. 7 Resultaten van overleg / inspraak Met gebruikers hebben gesprekken plaatsgevonden en er is overeenstemming over het beschreven model. 8 Communicatie Het model is 16 februari 2005 ter kennisneming geagendeerd voor de Regiegroep Spil. Met partners, tevens gebruikers wordt uitvoerig overlegd. 9 Voorstel 1a In te stemmen met het beheersmodel Tafelbergplein en dit gebruiken als model voor de overige spilcentra en nog te realiseren spilcentra. 1b In te stemmen met de uit dit model voortvloeiende overeenkomsten, zijnde de vaststellingsovereenkomst, de huurovereenkomst en de dienstverleningsovereenkomst. 2. Voor af te sluiten huurovereenkomsten in het kader van (gerealiseerde) nieuwbouw of aanbouw van spilcentra, de contractduur te bepalen op 10 jaar. 3. De duur van de huurovereenkomst van de eerste termijn voor Tafelbergplein te bepalen op 5 jaar. 4. De directeur MO mandaat te verlenen om in de toekomst de onder punt 1b genoemde overeenkomsten aan te gaan. 5. De burgemeester te verzoeken om de directeur MO te machtigen om de gemeente te vertegenwoordigen bij het aangaan en opzeggen van de vaststellingsovereenkomst, de huurovereenkomst en de dienstverleningsovereenkomst Tafelbergplein alsmede voor dergelijke overeenkomsten uit de toekomst conform besluit. drs. A.L.J. Hulshof wnd. directeur SahebR1////st05008922 7