ORDE EN NETHEID IN EXCEL Naam Nr Klas Datum Rekenbladen moeten verzorgd en goed leesbaar zijn. In deze werkmodule ga je na hoe tabellen geordend en met een duidelijke vormgeving weergegeven kunnen worden. Een overzicht: 1. Cellen verplaatsen Je leert verschillende methoden kennen om één of meer cellen op een andere plaats te zetten in het werkblad of in de werkmap. 2. Gegevens sorteren Je leert hoe je de gegevens in een tabel op verschillende manieren kunt sorteren. 3. De lay-out van een rekenblad In dit lesgedeelte leer je hoe je de notatie van gegevens kunt aanpassen aan de normen van het Belgisch Instituut voor Normalisatie (BIN). Je gaat ook na hoe je de vormgeving van een tabel kunt verbeteren met tekenopmaak, uitlijning, randen en arcering. 4. Rekenbladen afdrukken Je leert hoe je de documentopmaak van een Excel werkblad kunt aanpassen en hoe je de werkbladen afdrukt. Microsoft Excel: orde en netheid pagina 1
1 CELLEN VERPLAATSEN Er zijn verschillende werkwijzen om cellen te verplaatsen: 1. het klembord: selecteer de broncel(len), kies Knippen in het menu Bewerken of in een snelmenu, selecteer de bestemming en kies Plakken in het menu Bewerken of in een snelmenu. Je kan ook de knoppen in de werkbalk gebruiken: "Knippen" en "Plakken", of de sneltoetsen Ctrl+X en Ctrl+V. De van het klembord blijft bewaard tot je een andere selectie knipt of kopieert of tot je op de Escapetoets drukt. 2. sleeptechniek: selecteer de bron, wijs de rand van de selectie aan (de celwijzer verandert in een pijl) en sleep de selectie naar de bestemming. Opgave 1 Breng tabblad Gemeenten op de voorgrond. Verplaats tabel E3:F12 naar celbereik A3:B12. Pas de breedte van de kolommen aan. Zet de gegevens van Aartselaar bovenaan in de tabel: voeg een rij in boven de gegevens van Boom, verplaats de gegevens van Aartselaar en verwijder de lege rij. 2 GEGEVENS SORTEREN Je kan sneller informatie halen uit een gesorteerde tabel: selecteer alle gegevens van de tabel die je wil sorteren kies in menu Data de opdracht Sorteren Geef aan op welke kolom je wil sorteren en in welke richting de sortering moet gebeuren. Geef eventueel meer sorteersleutels op Kies je hier "Geen veldnamenrij, dan worden de kolomverwijzingen getoond! vul het dialoogvenster in en klik op OK Opgave 2 Breng tabblad Gemeenten op de voorgrond. Sorteer de gegevens van de gemeenten volgens het postnummer. Welke gemeente staat nu eerst?. pagina 2 Microsoft Excel: orde en netheid
3 REKENBLADEN OPMAKEN Een rekenblad moet verzorgd en duidelijk leesbaar zijn. Microsoft Excel biedt verschillende mogelijkheden om de opmaak van de cellen aan te passen aan de wensen van de gebruiker: via de werkbalk Opmaak via het menu Opmaak Celeigenschappen via een snelmenu - Celeigenschappen 3.1 NUMERIEKE WAARDEN OPMAKEN Voor de uitvoer van numerieke waarden passen we de BIN-normen toe. Het formaat van getallen, datums en tijden moet correct vastgelegd zijn in de Landinstellingen in Configuratiescherm. Controleer! Om numerieke waarden uit te voeren volgens de BIN-normen moet je eerst de cellen selecteren die je wil opmaken. Daarna kies je in Celeigenschappen, in tabblad Getal, de gewenste categorie. Vervolgens vul je het dialoogvenster nauwkeurig in: je geeft aan met hoeveel decimalen de waarden getoond moeten worden je laat het scheidingsteken voor de duizendtallen gebruiken Opgave 3 Breng tabblad Rekenen op de voorgrond. Selecteer B2:B6 en laat deze getalwaarden uitvoeren met het scheidingsteken voor de duizendtallen, zonder decimalen! Selecteer de getalwaarden in E15:E18. Vraag de celeigenschappen op en kies in tabblad getal categorie Percentage. Laat de getallen uitvoeren met 1 cijfer na de komma. De getallen worden nu uitgevoerd met het procentteken maar zijn vermenigvuldigd met 100! Pas de formule aan in cel E15 en kopieer de verbeterde formule naar E16:E17 Microsoft Excel: orde en netheid pagina 3
Breng tabblad Bestelbon op de voorgrond. Selecteer E3:E11. Laat deze getalwaarden uitvoeren met het euroteken en met 2 decimalen. Kies hiervoor categorie Valuta! Voeg een nieuw werkblad in. Noem het werkblad "Bits". Voer onderstaande tabel zo efficiënt mogelijk in! De formule om te bereken hoeveel combinaties er mogelijk zijn met 8 bits is: =2^A2 Merk op dat grote getallen standaard weergegeven worden in de wetenschappelijke notatie: 1,84467E+19 betekent 1,84467 * 10 tot de 19 de macht. Selecteer de getalwaarden en laat ze uitvoeren als getallen met een scheidingsteken voor de duizendtallen, zonder decimalen. Pas de kolombreedte aan zodat alle getallen volledig zichtbaar zijn. 3.2 CELINHOUDEN UITLIJNEN Onder uitlijning verstaan we de positionering van de cel ten opzichte van de celranden. Selecteer de cel of het celbereik, kies Celeigenschappen in het snelmenu of in het menu Opmaak en breng tabblad Uitlijning op de voorgrond: pagina 4 Microsoft Excel: orde en netheid
Horizontale uitlijning slaat op de positie van de cel ten opzichte van de linker- en rechterrand van de cel. Numerieke waarden zijn standaard rechts uitgelijnd, tekst is standaard links uitgelijnd. Er zijn echter meer mogelijkheden: Uitlijning Betekenis Voorbeeld Links Links inspringen Rechts Centreren Vullen UItvullen Inhoud tegen de linker celrand plaatsen Inhoud op een bepaalde afstand van de linker celrand plaatsen, de afstand wordt uitgedrukt in tekens. Inhoud tegen de rechter celrand plaatsen In het midden tussen linker en rechter celrand De van de cel herhalen tot de cel vol is De cel spreiden zodat de regels aansluiten bij de linker en rechter celrand Centreren over selectie Cellen samenvoegen en de van de eerste cel in het midden plaatsen De cel spreiden zodat de regels aansluiten bij de linker en rechter celrand Verticale uitlijning slaat op de positie van de cel ten opzichte van de bovenen onderrand van de cel. Standaard staan de gegevens tegen de onderrand. Uitlijning Betekenis Voorbeeld Onder Tegen de onderrand Boven Tegen de bovenrand Centreren Uitvullen In het midden tussen bovenrand en onderrand De cel spreiden zodat de regels aansluiten bij de bovenrand en bij de onderrand De cel spreiden zodat de regels aansluiten bij de bovenrand en bij de onderrand van de cel. Microsoft Excel: orde en netheid pagina 5
Tabblad Uitlijning biedt nog meer mogelijkheden om de van de cellen te positioneren: Stand Terugloop geef de cel verticaal weer, of zet de schuin: klik op het rode ruitje en sleep "Tekst " naar de gewenste positie of vul het aantal graden in de cel wordt aangepast aan de breedte van de kolom door toepassing van automatische regelterugloop Tekst passend maken de cel wordt aangepast aan de breedte van de kolom door de tekens te verkleinen Cellen samenvoegen de geselecteerde cellen worden samengevoegd, alleen de van de cel links boven blijft behouden Ook bij "Centreren over selectie" worden cellen samengevoegd en blijft alleen de van de eerste cel van de selectie behouden. Het verschil is dat hierbij de in het midden wordt geplaatst. Opgave 4 Breng tabblad Bestelbon op de voorgrond. Centreer de titel verticaal en centreer de titel horizontaal over de selectie A1:E1. Lijn de van A2 en E2 uit naar rechts. Centreer de van C2:C11 horizontaal. 3.3 TEKENOPMAAK Tekenopmaak omvat: lettertype tekenformaat tekenstijl tekenkleur Via tabblad Lettertype in Celeigenschappen, kan je naast bovengenoemde opmaakkenmerken nog meer onderstrepingstijlen en speciale effecten kiezen. Opgave 5 Wijzig de tekenopmaak van werkblad Gemeenten: Lettertype : Comic Sans MS Tekenformaat : 12, titel 14 Tekenstijl : titel dubbel onderstreept, titel en kolomtitels in vetjes, postnummers en gemeenten cursief pagina 6 Microsoft Excel: orde en netheid
3.4 RANDEN OPMAKEN De lijnen tussen de kolommen en de rijen, noemen we rasterlijnen. Je kan de rasterlijnen op het scherm zichtbaar of onzichtbaar maken via het menu Extra Opties in tabblad Weergave: schakel rasterlijnen aan of uit! Je kan de rasterlijnen automatisch mee af laten drukken via het menu Bestand Pagina-instelling in tabblad Blad: schakel rasterlijnen aan of uit! Via Celeigenschappen kan je de rasterlijnen allemaal of gedeeltelijk weergeven in verschillende stijlen, kleuren en lijndiktes, in tabblad Randen. Kies eerst een lijnstijl en lijnkleur. Geef vervolgens aan waar de randen moeten getoond worden: klik op de knoppen bij Vooraf ingesteld of bij Rand, of klik in het voorbeeldvenster op de plaatsen waar de randen moeten staan. Je kan ook gebruik maken van de werkbalk Randopmaak! Opgave 6 Maak werkblad gemeenten op naar onderstaand voorbeeld en bekijk een afdrukvoorbeeld. Microsoft Excel: orde en netheid pagina 7
3.5 DE ACHTERGROND OPMAKEN Via tabblad Patronen kan je cellen vullen met een achtergrondkleur of met een achtergrondpatroon. In de opmaakwerkbalk beschik je over de knop "Opvulkleur ". Opgave 7 Selecteer de kolomtitels in werkblad Gemeenten en voeg een patroon toe zoals weergegeven is in onderstaand voorbeeld. Resultaat: pagina 8 Microsoft Excel: orde en netheid
4 REKENBLADEN AFDRUKKEN Vooraleer je een kopie op papier afdrukt, bekijk je best een paginavoorbeeld. Via menu Bestand > Pagina-instelling kan je de vormgeving van het document verder aanpassen. 4.1 CONROLEER DE PAGINA-INSTELLINGEN Tabblad Pagina Tabblad Marges Tabblad Koptekst/voettekst Tabblad Blad Bepaal de bladstand: tabellen met veel kolommen druk je best liggend af, tabellen met veel rijen druk je staand af Pas de schaal aan: verklein of vergroot het werkblad procentueel of zorg ervoor dat het werkblad past op een bepaald aantal pagina's Controleer het papierformaat Bepaal de afdrukkwaliteit. Bij een hoge kwaliteit worden er meer dots per inch afgedrukt. Geef aan hoe breed de marges moeten zijn Laat het af te drukken gedeelte horizontaal en/of verticaal centreren op de pagina Klik op het pijltje bij koptekst of bij voettekst om een vooraf ingestelde tekst in te voeren Klik op de knop Aangepaste koptekst of Aangepaste voettekst om zelf een tekst in te voeren. In het dialoogvenster dat nu verschijnt kan je ook gebruik maken van knoppen om standaardgegevens in te voeren (datum, pagina, naam van het werkblad ) Bepaal welk celbereik afgedrukt moet worden Laat rij- en/of kolomtitels op elk blad afdrukken (nuttig als het om een grote tabel gaat die meer pagina's in beslag neemt) Geef aan in welke volgorde het werkblad afgedrukt moet worden als het meer pagina's in beslag neemt. Geef aan welke onderdelen van het werkblad mee afgedrukt moeten worden: rasterlijnen, rij- en kolomkoppen, 4.2 DRUK HET WERKBLAD AF Kies Bestand Afdrukken Geef aan in het dialoogvenster wat je wil afdrukken, in hoeveel exemplaren, al dan niet gesorteerd. Opgave 8 Maak de bestelbon verder verzorgd op naar keuze. Zet in de voettekst je naam, klas en klasnummer. Laat de bon volledig gecentreerd afdrukken zonder rasterlijnen en zonder kolomkoppen en rijkoppen. Microsoft Excel: orde en netheid pagina 9