Eindrapport Elektronische leeromgeving naar aanleiding van de Request for Information (RFI) Datum rapport: 14 oktober 2013 Publicatiedatum RFI: 18 juli 2013 TenderNed-kenmerk RFI: 20688
Inleiding Op 18 juli 2013 heeft het een Request for Information (RFI) inzake de Aanbesteding landelijke ELO gepubliceerd op Tendernet. Doel van deze RFI was het vergaren van voornamelijk financiële informatie en antwoord op een aantal technische vragen, zodat de eerdere kostenraming getoetst kon worden en het Programma van Eisen (PvE) verder aangescherpt. In het vervolgtraject van aanbesteden wordt het PvE gepubliceerd, waar leveranciers vragen kunnen stellen. Uit de aanbesteding zal blijken of partijen aan de eisen en wensen kunnen voldoen en tegen welke prijs, waarna het IFV een keuze voor een ELO kan maken. Op basis van de RFI heeft dus geen functionele vergelijking plaats gevonden. De RFI is toegevoegd als bijlage I of ga naar http://www.tenderned.nl/.../177705. Naar aanleiding van deze publicatie zijn er vragen van leveranciers binnengekomen. De vragen zijn gebundeld en beantwoord, en in de vorm van een Nota van Inlichtingen ter beschikking gesteld aan deze leveranciers. Zie bijlage II voor de Nota van Inlichtingen. De RFI heeft 18 reacties opgeleverd. Welke leveranciers dit geweest zijn, zal vanuit commercieel vertrouwelijk oogpunt niet openbaar gemaakt worden. Welke resultaten het IFV openbaar wil maken is middels een e-mail (d.d. 26 september) vooraf aan de deelnemers bekend gemaakt, met als doel de commerciële vertrouwelijkheid te borgen. Voor vragen over dit eindrapport kan per e-mailcontact opgenomen worden met de heer Gielen (freek.gielen@ifv.nl). Hieronder volgt een samenvatting van de resultaten. Leveranciers Het IFV heeft 18 reacties mogen ontvangen. Van de 18 reacties betreft het 14 ELO s en 4 systemen met beperkte ELO functionaliteit. Van deze laatste 4 zijn er 2 gericht op slechts het uitserveren van digitale content, met prijzen die gebaseerd zijn op het krijgen van toegang tot die content. Vanwege dit verschil in functionaliteit en prijsopbouw zijn deze leveranciers niet te vergelijken met de andere reacties en daarom worden de gegevens van deze 2 verder buiten beschouwing gelaten. Alle prijzen in dit eindrapport betreffen prijzen exclusief BTW. 1/7
INHOUDSOPGAVE 1 KOSTENINDICATIES... 3 Vraag B.1.1... 3 Vraag B.1.2... 3 Vraag B.1.3... 3 Vraag B.2... 3 Vraag B.3... 4 Vraag B.4.1... 4 Vraag B.4.2... 4 2 INHOUDELIJKE INDICATIES... 5 Vraag C.1.1... 5 Vraag C.2.1... 5 Vraag C.2.2... 5 Vraag C.3... 5 Vraag D.1... 5 Vraag D.2... 5 BIJLAGE I REQUEST FOR INFORMATION (RFI)... 6 BIJLAGE II NOTA VAN INLICHTINGEN... 7 2/7
1 Kostenindicaties Niet alle leveranciers hebben alle kostenindicaties waar om gevraagd werd opgegeven. Gemiddeld genomen levert het wel een compleet beeld op van de kosten. Hieronder volgt per vraag uit de RFI een overzicht. De afkorting pgpj betekent kosten per gebruiker van de ELO per jaar. De afkorting SaaS betekent software as a service, wat inhoudt dat de ELO volledig gehost en inclusief onderhoud aangeboden wordt (ook wel: in the cloud ). Vraag B.1.1 Wat kost uw ELO in aanschaf per gebruiker, als volgt gestaffeld: [aantal gebruikers] [gemiddelde kosten] [laagste / hoogste indicatie] 0 5.000 96.000 2.000 500.000 5.000 10.000 129.000 10.000 500.000 10.000 20.000 208.000 20.000 700.000 20.000 30.000 267.000 40.000 750.000 onbeperkt 100.000 of 8 pgpj of nog te bepalen Vraag B.1.2 Wat zijn de kosten wanneer een groeimodel zoals het onderstaande voorbeeld gehanteerd wordt? [aantal gebruikers] [gemiddelde kosten] [laagste / hoogste indicatie] 1 e jaar: 1.000 23.000 2.000-100.000 2 e jaar: 5.000 70.000 10.000-250.000 3 e jaar: 10.000 107.000 20.000-350.000 4 e jaar: 20.000+ 173.000+ 40.000+ - 500.000+ Vraag B.1.3 Biedt u de mogelijkheid om de gebruikerslicenties voor een aantal jaar af te kopen? Zo ja, volgens welke staffels en tegen welke kosten? Er geven 10 leveranciers aan dat afkoop mogelijk is en 5 daarvan geven een indicatie: gemiddelde 5-10% korting bij een 3-jarig contract, 7-15% bij 4 jaar en 10-20% bij 5 jaar. Vraag B.2 Wat zijn de kosten voor het jaarlijks onderhoud van uw ELO? Bij 11 leveranciers is het onderhoud inbegrepen in de licentieprijs cq. is het 0 omdat het SaaS betreft. Het hoogste bedrag was 100.000,-- het laagste 500,-- Van de overige aanbieders betrof het gemiddelde 6.500,--. 3/7
Vraag B.3 Wat kost hosting van uw ELO op jaarbasis? Bij 8 leveranciers is de hosting inbegrepen in de licentieprijs cq. is het 0,-- omdat het SaaS betreft. Het hoogste bedrag was 7,-- pgpj, het laagste 500,--. Van de overige aanbieders betrof het gemiddelde 10.400,--. Vraag B.4.1 Wat kost een gemiddelde implementatie van uw ELO (installatie, basisinrichting, opleiding keyusers en beheerders)? Het gemiddelde was 16.000,-- met 5.000,-- als ondergrens en 50.000,-- als bovengrens. Vraag B.4.2 Wat is de gemiddelde doorlooptijd van implementatie van uw ELO? Alles tussen 1 week (alleen installatie van de ELO) en 36 weken (de ELO is volledig werkend, gevuld met content en gekoppeld met andere systemen, en men is getraind). Dit kan het relatief grote verschil tussen de boven- en ondergrens bij vraag B.4.1. verklaren. 4/7
2 Inhoudelijke indicaties De inhoudelijke vragen zijn gesteld om zonodig wijzigingen in het Programma van Eisen aan te brengen. Vraag C.1.1 Welk percentage uptime kunt u garanderen? Gemiddeld kan men 99,5% garanderen. Drie leveranciers zitten onder de 99% grens. Vraag C.2.1 Welke browsers zijn geschikt voor gebruik van uw ELO? Alle leveranciers noemen Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox en Safari. Ook wordt 9 keer Opera genoemd. Vraag C.2.2 Welke browserversies zijn geschikt voor gebruik van uw ELO? Geef zowel de ondergrens als de bovengrens aan. Voor Internet Explorer geldt als ondergrens steevast versie 6 of hoger, of versie 8 of hoger. Daarnaast ondersteunen 5 leveranciers van de overige browsers alle versies. Tot slot geven 4 leveranciers aan te ondersteunen wat de browserleveranciers zelf supporten. Vraag C.3 Welke marktstandaarden (bijv. SCORM) ondersteunt uw ELO? Vijf leveranciers ondersteunen de meest relevante standaarden, terwijl de overige leveranciers alleen SCORM 1.2 (of versie onbekend) ondersteunen. Vraag D.1 Werkt u bij de doorontwikkeling van uw ELO volgens een methode zoals OTAP (Ontwikkeling Test Acceptatie Productie), waarbij releases, updates en aanpassingen op een separate acceptatieomgeving geanalyseerd en geaccepteerd kunnen worden, alvorens de veranderingen door te voeren naar de productieomgeving? Van alle leveranciers werken er 15 volgens een OTAP methode. Vraag D.2 Heeft u de broncode van uw ELO gedeponeerd bij een gespecialiseerde Escrow Agent? Negen leveranciers geven aan de broncode bij een Escrow agent gedeponeerd te hebben. Van de leveranciers waarbij dat niet het geval is, geven er 3 aan daartoe wel bereid te zijn en 2 anderen zijn bereid de broncode aan de klant beschikbaar te stellen. De vraag is niet van toepassing geweest voor leveranciers van open source ELO s. 5/7
Bijlage I Request for Information (RFI) Toegevoegd als aparte bijlage 6/7
Bijlage II Nota van Inlichtingen Toegevoegd als aparte bijlage 7/7