RUD UTRECHT Aan Algemeen Bestuur RUD Utrecht Van Dagelijks Bestuur RUD Utrecht Opsteller: Norbert de Blaay Onderwerp Huisvesting en facilitaire dienstverlening t.b.v. Vergadering 13 maart 2014 bijlagen b. concept-huisvestingscontract, c. concept-dienstverleningsovereenkomst Samenvatting Door het portefeuillehoudersoverleg is een programma van eisen voor de huisvesting vastgesteld. Hierin staat opgenomen dat de omvang van de vloeroppervlakte ongeveer 1.300 m2 VVO zou moeten bedragen. Op basis van dat programma van eisen heeft de provincie Utrecht een aanbod voor de RUD gedaan. Het aanbod is in eerste instantie anderhalve verdieping in het Provinciehuis, wat overeenkomst met 1.760 m2 VVO 1. Het aanbod van de provincie (één of anderhalve verdieping) stelt de RUD voor het volgende dilemma: kiezen we voor een iets te ruimte huisvesting waardoor op termijn groei van het aantal taken kan worden opgevangen, of kiezen we voor een omvang die aan de krappe kant is waardoor toekomstige groei minder gemakkelijk op de eigen verdieping is te realiseren? Het Dagelijks Bestuur heeft het voornemen om vooralsnog te kiezen voor de huur van één verdieping in het in het Huis van de Provincie, met een aantal flankerende maatregelen om ervoor te zorgen dat de omvang van de huisvesting adequaat is voor het aantal mensen dat straks werkt voor de RUD. Het risico van leegstand van een halve verdieping word als te groot geacht. In de bijgesloten huurovereenkomst en DVO is deze keuze verwerkt, in de toelichting worden de overweging van het bestuur nader toegelicht. Verder is het voor de provincie niet mogelijk om te voldoen aan de eisen van het aantal parkeerplaatsen. In het programma van eisen stond dat er voor de medewerkers 45 parkeerplaatsen beschikbaar moesten komen, exclusief de piketauto s. In het aanbod staat nu dat de provincie 30 vaste parkeerplaatsen voor medewerkers, 10 flexibele parkeerplaatsen 2 voor medewerkers en 5 parkeerplekken voor bezoekers kan bieden. Dit aantal is exclusief 10 piketauto s. Dit was het maximale aanbod wat aangeboden kon worden. Door deze keuze wordt door de RUD een lager aantal m2 aan kantoorruimte gehuurd dan in het programma van eisen staat opgenomen. Dit betekent lagere kosten voor de RUD, waardoor ten opzichte van het bedrijfsplan meer structurele financiële ruimte ontstaat. In totaal ontstaat een structureel voordeel van 0,20 miljoen. In het huisvestingscontract is verder een break optie toegevoegd, dat betekent dat na vijf jaar de RUD het contract kan opzeggen. Dat heeft echter wel consequenties indien daarvan gebruik wordt gemaakt. Afhankelijk van het moment dat van deze break gebruik wordt gemaakt, wordt een boete betaald maximaal zo groot als de huurwaarde van de huurvrije periode welke het eerste jaar wordt geboden. Naast de huurvrijperiode wordt de inrichting van de verdieping door de verhuurder betaald. In de overeenkomst is opgenomen dat de inrichting overeenkomstig met de andere verdieping wordt gerealiseerd 1 Aanbieding provincie d.d. 22 oktober 2013 2 Parkeerplekken voor de RUD, waar indien nodig, ook door de andere gebruikers gebruik van gemaakt kan worden T.b.v. : Algemeen Bestuur d.d. 13 maart 2014 Pagina 1 van 7
en betaald door de verhuurder. Daarbij worden wel enkele verbeteringen doorgevoerd (o.a. om het geluidsoverlast in de verkeersruimte op te vangen). Door het dagelijks bestuur zijn, op basis van het voorgaande, de volgende conclusies getrokken. Het huuraanbod voldoet, op twee onderdelen na, namelijk het aantal vierkante meters en het parkeren, aan het vastgestelde programma van eisen Het huuraanbod is, ook kijkend naar aantal actuele ontwikkelingen, aan de krappe kant. Om toch voldoende werkplekken te kunnen bieden voor de medewerkers, is het mogelijk flankerende maatregelen te treffen. Gegeven de financiële consequenties en het (voorkomen van het) risico van leegstand is het verantwoord is om één verdieping te huren en niet anderhalve verdieping. Met de provincie zijn er flankerende maatregelen afgesproken, welke er voor zorgen dat er voldoende capaciteit is voor de piekmomenten Onderkent wordt het risico dat uitbreiding van de RUD Utrecht vanwege de extra taken wellicht moeilijk is. Tegelijkertijd bestaat de verwachting dat we ten allen tijde hierover met de verhuurder en andere huurders van de locatie in gesprek kunnen. Ook voor het parkeren zijn adequate afspraken gemaakt met de provincie, door gebruik te maken van een aantal flexibele parkeerplekken. Het besluit wijkt op onderdelen af van het programma van eisen, waarover de BOR een advies heeft gegeven. De bestuurder heeft op 13 maart een overleg met de BOR om te bezien of het nodig is om een aanvullend te geven. Besluit DB 28 februari 2014 Het Dagelijks Bestuur heeft het volgende voorgenomen- besluit genomen: 1. De DVO en het huurcontract vast te stellen en ter informatie aan het AB te sturen. 2. Kennis te nemen van de uitwerkingen van de verschillende huisvestingsscenario s. Toelichting In de toelichting gaan we in op de volgende onderwerpen: A. Huuraanbod (inclusief toets aan het programma van eisen, actuele ontwikkelingen en flankerende maatregelen B. DVO facilitair (samenvatting van de afspraken in het contract) C. Financiën (toetsing aan financiële kaders Bedrijfsplan en consequenties begroting) Ten aanzien van de DVO facilitair staat een korte analyse van het contract opgenomen. Afsluitend staat een overzicht opgenomen van de financiële consequenties. A. Huisvesting Om het huuraanbod op waarde te kunnen schatten hebben we niet alleen gekeken naar het programma van eisen maar ook naar het huidige gebruik van het provinciehuis. Daarbij hebben we een berekening uitgewerkt van de geraamde formatie van de RUD in relatie tot de werkplekken die beschikbaar zijn op een verdieping. Deze raming wordt mogelijk als gevolg van een aantal actuele ontwikkelingen bijgesteld. De berekening gebruiken we om vast te stellen in welke mate het mogelijk is om de medewerkers van de RUD Utrecht een werkplek te geven op één of anderhalve verdieping. Dan wel dat we een aantal aanvullende maatregelen voorstellen. Huidig gebruik provincie medewerkers Een groot gedeelte van de toekomstige medewerkers van de RUD werken al in het provinciehuis. De 66 fte welke naar de RUD gaan, werken reeds allemaal op de 10 e verdieping. Naar het gebruik van deze groep medewerkers (en de bezetting van de werkplekken) is recent door de facilitair beheerder van het de provincie onderzoek naar gedaan. Als bijlage zijn de ervaringsgegevens van de 10 e verdieping opgenomen. T.b.v. : Algemeen Bestuur d.d. 13 maart 2014 Pagina 2 van 7
Uit dat onderzoek is naar voren gekomen dat op de verdieping van de huidige VTH medewerkers van de provincie op maandag, dinsdag, donderdagochtend de bezetting erg hoog is. Dat geldt met name voor de aanland- en reguliere werkplekken. Dat geldt minder voor de stilte werkplekken. Ook gedurende deze piektijden is daar nog steeds voldoende ruimte. Gedurende de overige tijden van de week is er altijd voldoende ruimte op de verdieping. Bij het onderzoek zijn twee kanttekeningen te maken: 1. Belangrijk is om op te merken dat in het onderzoek naar de bezetting een werkplek al bezet is, als daar spullen van iemand liggen. Dus alleen wanneer een werkplek direct beschikbaar is, werd deze gezien als niet bezet. Dit terwijl verschillende werkplekken ook tijdens het onderzoek niet gebruik werden, omdat iemand van zijn plaats af was. Bekend is dat de provincie de afspraken daarover, maak je een uur geen gebruik van een werkplek, dan wordt deze leeggemaakt, nog niet altijd even goed naleeft. Dit kan nooit helemaal worden weggewerkt, omdat daar goede redenen voor kunnen zijn, bijvoorbeeld persoonlijke verzorging, korte gesprekken, telefoongesprekken dan wel langere bilaterale gesprekken. Dat betekent wel dat er dus mogelijk meer ruimte is op de verdieping als de afspraken wel worden nageleefd. 2. Lastig is te zeggen hoeveel medewerkers nu altijd eerst op de 10 e verdieping voor een werkplek kijken. Het is dus onduidelijk of dat evenveel medewerkers zijn als straks bij de RUD werken. Dit komt omdat er voldoende andere alternatieven zijn. Naar de toekomstige medewerkers van de RUD werken daar namelijk nog andere afdelingen, al is het merendeel van de medewerkers op deze verdieping wel afkomstig van de VTH afdeling die naar de RUD overgaat. Dat betekent dus dat hier een onzekerheid zit. Formatie RUD versus werkplekken Uitgangspunt voor de berekening van de omvang van het aantal kantoorplekken is de formatie. Met het opstellen van het bedrijfsplan is er voor de besluitvorming zekerheid over de formatie van de RUD, en daarmee voor een van de grootste kostenposten gecreëerd. Voor het programma van eisen, was de omvang van de formatie uit het bedrijfsplan ook het uitgangspunt. In de onderstaande tabel staan de overzichten van de rekensom voor het aantal benodigde werkplekken opgenomen. De deeltijdfactor is in alle vier de berekeningen (0,85) constant gehouden, alsmede de flexfactor (0,7) 3. Dit is berekend voor het bedrijfsplan, het programma van eisen, het aanbod van de provincie en een alternatieve berekening op basis van mutaties in het bedrijfsplan. Na de tabel wordt elke kolom kort toegelicht. Met deze berekening wordt getoetst of het uitgangspunt van één verdieping ook haalbaar is, en welke flankerende maatregelen nodig zijn om het mogelijk te maken. Bedrijfsplan PvE Mogelijkheden per verdieping PU Correctie na toepassing gecorrigeerd aantal FTE FTE 122,59 123,3 111,7 115,26 Deeltijdfactor 0,85 0,85 0,85 0,85 medewerkers 144,2 145,1 131,4 135,6 flexwerkfactor 0,70 0,70 0,70 0,70 Werkplekken 101,0 101,5 92,0 94,9 3 Gezien de mogelijkheid die geboden wordt om ook op decentrale locaties te werken, zou deze factor zelfs nog iets naar beneden kunnen worden gebracht. Als spelregels over het gebruik van werkplekken goed worden gehandhaafd, dan behoort op basis van ervaringsgegevens een factor 0,6 tot de mogelijkheden. Het effect daarvan zou zijn dat het aantal benodigde werkplekken lager zou worden. Met dit effect is echter geen rekening gehouden. T.b.v. : Algemeen Bestuur d.d. 13 maart 2014 Pagina 3 van 7
Primaire formatie 91,94 84,94 Overheadformatie 30,65 23,32 Inhuur 7,00 TOTAAL 122,59 115,26 Hieronder lichten we de tabel kort toe. Uitgangspunt in het bedrijfsplan is dat er maximaal 122,59 fte voor de RUD zouden gaan werken. Dit is iets lager dan in het programma van eisen (123,3 fte) was opgenomen, als gevolg van laatste aanpassingen als gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Dit levert voor de formule voor de berekening van het aantal werkplekken echter nauwelijks iets op. Beiden komen uit op ongeveer 101 werkplekken. Als uitgegaan wordt van één verdieping, dan zijn daar volgens het aanbod van de provincie, 92 werkplekken beschikbaar. Als dat aanbod van de provincie volgens dezelfde formule zoals opgenomen is in het programma van eisen, wordt omgerekend dan komen we voor de totale formatie van de RUD uit op 111,7 fte. Het aantal werkplekken dat op een verdieping tekort is, bedraagt 9 stuks. Er zijn actuele ontwikkelingen, waarvoor het aantal benodigde werkplekken mogelijk gecorrigeerd moeten worden, namelijk: Overgang van het bevoegd gezag. Dit is op 1 januari 2014 een feit geworden. Tot 1 juli 2014 worden de taken die overgegaan zijn naar de gemeenten nog steeds door de provincie uitgevoerd. Dat geldt zowel voor gemeenten die onderdeel uitmaken van de RUD als van de ODRU. In totaal gaat het voor de gehele provincie Utrecht om ongeveer 14 fte. De kans bestaat dat de ODRU deze taken vanaf 1 juli 2014 zelf gaat uitvoeren. Op dit moment is de provincie hierover in gesprek met de ODRU. Indien de ODRU besluit de taken zelf uit te voeren leidt dit tot een afname van de primaire formatie van de RUD met 7 fte. Een verlaging van de primaire formatie heeft echter ook effect op de totale overhead van de RUD. Op basis van 25% overhead betekent dat een verlaging van 2,33 fte. De kans bestaat dat de totale formatie daarmee op 9,33 fte lager uitkomt. Terugbesteden overheadtaken bij provincie. Uitgangspunt in het bedrijfsplan was dat de provincie een aantal facilitaire taken en ICT taken op zich zou gaan nemen. Onduidelijk was echter welke taken dat waren, en wat de invloed op de staf- en ondersteunende taken zou zijn. De schatting is nu dat, gezien de concept DVO s dat daarmee de formatie kan worden verminderd. Dit heeft geen verdere effecten op de kwaliteit van de overhead. Of daarmee ook het overheadspercentage daalt is bestuurlijk nog niet besloten 4. Als dat wel zo is betekent dat de formatie tussen de 0 en 5 fte daalt. Structurele inhuurkrachten. Voor de uitvoering van haar taken maakt de provincie structureel gebruik van inhuurkrachten. Deze zijn nog niet in de budgetten van de RUD ondergebracht, maar over de besteding van deze inhuurbudgetten wil de provincie wel afspraken maken. Dat betekent dat de RUD mogelijk meer ruimte nodig heeft omdat deze inhuurkrachten gebruik maken van kantoorruimte. Dit is ongeveer 7 fte. Het mogelijk (maximale) effect van de eerste twee ontwikkelingen is dat de totale formatie van de RUD 2.0 met ongeveer 14 fte (7fte primaire taken, 2 fte overhead en 5 fte uitbestede taken) wordt verminderd. De RUD heeft als gevolg van de twee bovenstaande ontwikkelingen geen 123 fte maar 108 fte. Bij het volgen van dezelfde formule als opgenomen in het programma van eisen komt het totaal aantal werkplekken dan gecorrigeerd uit op 89 werkplekken. Eén verdieping in het provinciehuis zou daarmee op basis van de eigen berekening voldoende moeten zijn. Er wordt dan geen rekening gehouden met de structurele inhuur van de provincie. Als er ook voor de structurele inhuur van ongeveer 7 fte kantoorruimte beschikbaar moet zijn dan betekent dat er dan 6 werkplekken extra ruimte voor nodig. Dit brengt op ons het gecorrigeerde aantal van ongeveer 95 werkplekken. Hieronder wordt gekeken welke flankerende maatregelen hiervoor kunnen worden genomen. 4 Besluitvorming hierover vindt plaats bij vaststelling van het O&F plan door het Algemeen Bestuur T.b.v. : Algemeen Bestuur d.d. 13 maart 2014 Pagina 4 van 7
Drie alternatieven Hierboven is gekeken naar de formatieve ontwikkelingen versus de werkplekken. Er zijn echter nog andere mogelijke werkplekken binnen het provinciehuis wat mogelijkheden biedt voor de RUD. Het betreft de volgende zaken: Als definitie voor een werkplek worden de verstelbare bureaus gerekend waar met een computer gewerkt kan worden. Op de verdieping zijn meer zitplaatsen beschikbaar. Alle vergaderzalen op de verdieping zorgen voor een kleine 22 enkel zitplaatsen bovenop de 92 werkplekken. In totaal zijn er dus 114 zit- en werkplekken. Verder is er nog geen rekening gehouden met de vergaderlocaties op de eerste verdieping en algemene ruimte op de begane grond en het bedrijfsrestaurant. Dit zijn vergaderplekken welke veelal gereserveerd moeten worden, en waar het dus ook mogelijk is dat alle locaties bezet zijn. De piekbelasting is daarnaast grotendeels te plannen. De RUD weet echter wanneer deze pieken zich voordoen, en zijn dus voor een groot gedeelte in te plannen. Er kan dan ook gekeken worden naar uitwijkmogelijkheden op de algemene verdiepingen. Voor een groot gedeelte zijn er dus opvang mogelijkheden op de algemene verdiepingen om eventuele pieken op te vangen. Dit zijn echter veelal vergaderplekken en dat zijn (vaak) geen ARBO werkplekken. De RUD heeft er zeker in de eerste jaren behoefte om gebruik te kunnen maken van een aantal flexibele werkplekken in het Provinciehuis. Hieronder worden daarvoor drie alternatieven uitgewerkt. Overloop in provinciehuis Voor de RUD is het van belang dat er altijd ruimte is voor haar medewerkers. Een theoretische berekening zoals deze hierboven is beschreven is daarvoor mooi, maar geeft niet weer op welke wijze een echter piek moet worden opgelost. Met overloop in het provinciehuis is dat mogelijk. Voor een echte piek, is misschien maar enkele keren per jaar, aanvullende ruimte nodig voor de RUD. Gedacht wordt aan maximaal 30 werkplekken, welke op afroep beschikbaar moeten kunnen zijn. Ook de provincie worstelt met dit vraagstuk, en denkt er over om op de eerste verdieping enkele kamers in te richten voor overloop van de gebruikers van het gebouw. Idee is dat daarmee de bezetting in het gehele gebouw kan worden geoptimaliseerd. Aan deze werkplekken kan mogelijk ook een aparte status worden gegeven, bijvoorbeeld concentratie werkplekken. Dat maakt het ook mogelijk dat op de verdieping vooral ontmoet kan worden, maar als er behoefte is van een medewerker dat op de eerste verdieping in alle rust gewerkt kan worden. Voor het gebruik van deze faciliteit brengt de provincie kosten in rekening bij de deelnemers. Daarnaast is het ook van belang dat medewerkers op deze locatie ook toegang hebben tot de ICT systemen van de RUD. Net als op een decentrale locatie gaat het hier met name om toegang tot WIFI, en een ARBO werkplek. Dit vraagt mogelijk beperkte investeringen maar zorgt er wel voor dat niemand naar het provinciehuis komt, en geen werkplek kan vinden. Dit is een alternatief dat het dagelijks bestuur aanspreekt, en waarvoor de provincie een voorstel heeft gedaan. Door de provincie worden op de 10 de verdieping 30 concentratie flexplekken gerealiseerd, voor gebruik van de RUD en de provincie. De RUD betaalt van deze werkplekken 50% van de kosten. Jaarlijks kan worden bezien of de flexibele capaciteit voldoende is. Verder is gekeken naar de volgende alternatieven. Inbreiding op verdieping Het aantal plaatsen dat op de verdieping, volgens de formule van het programma van eisen tekort wordt gekomen, is beperkt. Op basis van het gecorrigeerde aantal FTE komt dat tekort uit op 3 stuks. Dit is op de verdieping op te lossen, door bijvoorbeeld een vergaderkamer in te richten als werkplekken. Hiermee komt het aantal werkplekken op 95 stuks. T.b.v. : Algemeen Bestuur d.d. 13 maart 2014 Pagina 5 van 7
Ondanks dat de investeringen in dit scenario zeer beperkt zijn tot enkele bureaus, geeft niet echt de uitbreidingsmogelijkheden om echte piekbelasting op te lossen. Overloop bij andere organisaties Op de verdiepingen in het provinciehuis is nog veel ruimte over. Zo gebruikt de ABN AMRO enkele verdiepingen niet, en heeft ook de VRU een verdieping over. Voor de provincie zijn deze verdiepingen echter verhuurd, en is er geen leegstand. Dit is geen aantrekkelijk alternatief. B. DVO facilitair In het programma van eisen voor de huisvesting is aangegeven dat de RUD ook graag gebruik maakt van facilitaire diensten. De provincie heeft daarvoor een aanbieding gedaan. Het betreft een aanbieding van diensten die de provincie ook voor andere gebruikers van het gebouw verzorgt. Als bijlage is de DVO toegevoegd. Door de RUD worden alle niet basis dienstverlening afgenomen. Het gaat om het vullen van de automaten, de schoonmaak van de ruimte op de verdieping en de glasbewassing. Onderdelen die de RUD niet zelf wil doen. De RUD voldoet ten aanzien van de facilitaire zaken aan het gestelde programma van eisen. Er zijn nog enkele aandachtspunten voor het vervolg: Gebruik van de scanstraat in het provinciehuis Gebruik van KCC Ruimte voor inbeslagname goederen Ten aanzien van de eerste twee onderdelen heeft de provincie geen standaard pakket beschikbaar. Het betreft een extra pakket waarover moet worden gesproken. De gesprekken daarover zijn nog niet afgerond. Dat geldt zowel voor de scanstraat en de KCC. Daarnaast maakt een onderdeel van de standaard DVO uit een klein gedeelte van de ICT dienstverlening. Het betreft m.n. de WIFI verbinding. Belangrijk is om te bezien dat hier niet twee keer voor wordt betaald. De RUD sluit namelijk voor de ICT een aparte DVO voor 1 jaar af. C. Financiën De financiële consequenties van het huisvestingscontract en de DVO zijn in het onderstaande overzicht opgenomen. Omschrijving 2014 2015 2016 Huur 0 91.125 182.250 Kelder 6.250 12.500 12.500 Voorschot service kosten 78.000 156.000 156.000 Flexplekken 19.110 38.220 38.220 Parkeren 21.750 43.500 43.500 TOTAAL 125.110 341.345 432.470 Budget bedrijfsplan 306.475 612.950 612.950 Overschot 206.725 322.325 231.200 In het bedrijfsplan is voor de huisvesting en de facilitaire dienstverlening een bedrag van 5.000 opgenomen. De aanbieding van de provincie valt binnen deze normbedragen, waarbij het ook nog eens zo is dat daarmee op T.b.v. : Algemeen Bestuur d.d. 13 maart 2014 Pagina 6 van 7
enkele onderdelen de overheadformatie kan komen te vervallen. Dat is bijvoorbeeld de formatie die meegenomen was voor receptie, bewaking en schoonmaak. In totaal is de besparing van de kosten het eerste halve jaar 0,2 miljoen. Dit wordt veroorzaakt doordat de RUD een jaar geen huur betaalt. Deze periode loopt van 1 juli 2014 tot 1 juli 2015. Dat betekent dat ook in 2015 nog een voordeel wordt gerealiseerd. Pas in 2016 komen de volledige huurlasten ten laste van de RUD. Ook dan blijft een voordeel van 0,2 miljoen bestaan. T.b.v. : Algemeen Bestuur d.d. 13 maart 2014 Pagina 7 van 7