Hogeschool Rotterdam Studierichting Autotechniek Second Life Vehicle SAMENWERKINGSOVEREENKOMST T E A M S E C O N D L I F E V E H I C L E Studenten: Adeel Din (0868474) Jacco Hak (0847289) Tom Nispen tot Pannerden (0867678) Barry Persoon (0868839)
Inhoudsopgave 1 Projectorganisatie... 3 2 Teamindeling en contactgegevens... 4 3 Inloggegevens Team Phidippides... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4 Regels van deelname... 5 5 De regels van aan- en afwezigheid... 6 6 De regels van verslaglegging... 7 7 De afspraken project team... 8 8 Kwaliteitsbewaking... 9 9 Regels algemene betrokkenheid... 9 Hogeschool Rotterdam Autotechniek 2 van 9 SWO van het Second Life Vehicle project
1 Projectorganisatie Hieronder is een weergave van de projectorganisatie te zien in vorm van een organogram. Projectleider Barry Persoon Notulist Tom van Nispen projectmedewerker Barry Persoon projectmedewerker Tom van Nispen projectmedewerker Adeel Din projectmedewerker Jacco Hak Figuur 1: Projectorganisatie SLV
2 Teamindeling en contactgegevens Projectleider: Naam: Barry Persoon Studentnummer: 0868839 Telefoonnummer: 0631523696 E-mail: 0868839@hr.nl Notulist: Naam: Tom van Nispen tot Pannerden Studentnummer: 0867678 Telefoonnummer: 0624959844 E-mail: 0867678@hr.nl Projectleden: Naam: Barry Persoon Studentnummer: 0868839 Telefoonnummer: 0631523696 E-mail: 0868839@hr.nl Naam: Tom van Nispen tot Pannerden Studentnummer: 0867678 Telefoonnummer: 0624959844 E-mail: 0867678@hr.nl Naam: Adeel Din Studentnummer: 0868474 Telefoonnummer: 0639204820 E-mail: 0868474@hr.nl Naam: Jacco Hak Studentnummer: 0847289 Telefoonnummer: 0613593479 E-mail: 0847289@hr.nl Begeleidende docenten: Naam: R. Hogt Telefoonnummer: 0623564467 E-mail: r.m.m.hogt@hr.nl Naam: J. Janssen Telefoonnummer: 06-1068 9126 E-mail: j.janssen@hr.nl Naam: M. van Oosten Telefoonnummer: - E-mail: j.m.van.oosten@hr.nl
3 Regels van deelname Wanneer een projectlid regelmatig te laat komt en/of deadlines overschrijdt zonder geldige reden kan deze, na een waarschuwingsmail en een gesprek met de projectleider en een gesprek met een begeleidend docent, worden verwijderd uit de groep. De projectleider beoordeelt de geldigheid van de reden(en). De woensdag en donderdag wordt de vaste gezamenlijke werkdag voor het project. Iedereen werk dan in het ingenieursbureau. Elke maandag na de minorles we een vergadering waarin gezamenlijk de voortgang besproken word. (lokaal wordt via de app kenbaar gemaakt) Persoonlijke voortgang/ informatie wordt op confluence bijgehouden maar ook gedocumenteerd in een Word document. Iedereen houdt een logboek. De voertaal, voor onderlinge communicatie binnen het project, is Nederlands. Dit geldt ook voor verslaglegging, met uitzondering van programma-code en documenteigenschappen (zoals werktekeningen). Te allen tijde wordt er door de projectleden professioneel gehandeld met betrekking tot project gerelateerde zaken. Hogeschool Rotterdam Autotechniek 5 van 9 SWO van het Second Life Vehicle project
4 De regels van aan- en afwezigheid In geval van te late aanwezigheid of afwezigheid tijdens vergaderingen dient dit voor de vergadering gemeld te worden aan de projectleider. Dit dient 12 uren van tevoren te worden gedaan. In geval van vertraging of nood mag dit 10 minuten van tevoren worden gemeld. Wanneer de projectleider niet te bereiken is, wordt dit automatisch doorgeschoven naar de notulist. Wanneer een projectlid te laat of afwezig is met een geldige reden, wordt hier geen aantekening van gemaakt. Ook hier bepaalt de projectleider de geldigheid van de reden. Ook een ziekmelding moet voor de vergadering doorgegeven worden aan de projectleider. Wanneer de projectleider geen gehoor geeft, moet contact worden opgenomen met de notulist. De notulist houdt bij welke projectleden bij welke vergaderingen afwezig zijn. Ook wordt de reden hierbij vermeld. Op vaste projectdagen is het een standaard dat ieder projectlid aanwezig is op school. Met uitzondering van project gerelateerde afspraken. Er wordt door alle projectleden samen aan het project gewerkt op onderstaande dagen en tijdstippen: o o Woensdag van 9:00 tot 16:00 op school in het ingenieurslokaal Donderdag van 9:00 tot 15:00 (met uitzondering van de ingeroosterde lessen) Hier mag enigszins van afgeweken worden, zoals door de aankomsttijd van het openbaar vervoer, maar moet altijd in overleg met de projectleider. De tijden van de overige werkuren die benodigd zijn om te voldoen aan de gestelde 22 uur studiebelasting mogen door de projectleden zelf ingevuld worden. Hogeschool Rotterdam Autotechniek 6 van 9 SWO van het Second Life Vehicle project
5 De regels van verslaglegging De documenten worden opgeleverd in de format zoals deze in overleg is opgesteld. De gemaakte bestanden worden geplaatst in de hiervoor opgestelde inlever map op dropbox. De eindcontrole en het samenvoegen van de bestanden zal plaatsvinden in groepsverband. De documenten worden opgeleverd in de format zoals deze in overleg is opgesteld. Persoonlijke voortgang/ informatie wordt op confluence bijgehouden. De documenten worden opgeleverd in *.docx formaat. Dit betekent dat minimaal met Office 2010 gebruik wordt gemaakt. Wanneer in het document gebruik wordt gemaakt van afkortingen, moet hier een afkortingenlijst met betekenis voor worden opgesteld. Van ieder teamlid wordt verwacht dat zijn schrijfvaardigheid op hbo-niveau is. Hierbij wordt extra benadrukt dat er niet wordt geschreven vanuit een persoonsvorm. In eindrapportages wordt er een algemeen verhaal geschreven. Hierin komt niet naar voren wie wat heeft gemaakt en/of opgeleverd. Afbeeldingen worden geordend met de opmaakoptie In line with text (officiële vertaling naar het Nederlands is onbekend). Afbeeldingen krijgen allemaal een onderschrift door middel van de functie ingebouwd in Word en worden getiteld Figuur x: b. Hierbij is x de nummer van de afbeelding in volgorde van verschijning en b het onderwerp. Alle gemaakte verslagen maken gebruik van de ingebouwde Bibliografie functie van Word met een nader vast te leggen stijl. Verwijzingen naar externe bronnen (boeken, websites, etc.) worden gemaakt met de ingebouwde citaatfunctie van Word. Verwijzingen naar delen in dezelfde document worden gemaakt met de verwijzing functie van Word. Voetnoten mogen alleen worden gebruikt om extra informatie aan de lezer te geven dat geen direct verband heeft met de context waarin deze wordt gebruikt. Notulen worden opgeslagen met als eerst de datum met volgorde jaar-maand-dag in de naam om het zoeken te vergemakkelijken en volgens een nader vast te leggen format opgeleverd. Hogeschool Rotterdam Autotechniek 7 van 9 SWO van het Second Life Vehicle project
6 De afspraken project team De agenda dient één dag voor de vergadering bekend gemaakt te zijn aan de mede projectleden. Dit wordt gedaan via e-mail. De projectleider zal hier zorg voor dragen. De notulist legt de gemaakte afspraken in de vergaderingen vast. De notulist plaatst de notulen op dropbox in de hiervoor aangemaakte map. De notulen dienen uiterlijk twee dagen na de vergadering op dropbox geplaatst te zijn. Iedereen dient inhoudelijk op de hoogte te zijn van de notulen. Tijdens vergaderingen wordt er geen gebruik gemaakt van laptops met uitzondering van de notulist. Deze regel geldt uiteraard niet wanneer er presentaties, tekeningen, figuren of tabellen moeten worden getoond. Iedere e-mail moet voorzien zijn van een onderwerp met betrekking op de inhoud van de e- mail. Hierdoor wordt een duidelijk overzicht gecreëerd. Hogeschool Rotterdam Autotechniek 8 van 9 SWO van het Second Life Vehicle project
7 Kwaliteitsbewaking Het is belangrijk dat de kwaliteit van de tussenproducten en de werkwijze van het projectteam wordt bewaakt. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de kwaliteit van het eindproduct gewaarborgd blijft. Het is overigens de taak van de opdrachtgever om te bepalen of de kwaliteit voldoende is. De opdrachtgever is Dennis Rens van Delie33. Het team kan de kwaliteit slechts waarborgen. Dit is de reden dat er tussenrapporten (bouwboeken)zullen worden ingeleverd die zullen worden beoordeeld door externe partijen/ bedrijven. Een andere manier om de kwaliteit van de tussenproducten te waarborgen is het controleren van elkaars werk. Op te leveren documenten dienen drie werkdagen voor oplevering verzonden te worden via e-mail voor 20:00 uur, zodat alle projectleden en de projectleider de documenten kunnen inzien en zo nodig verbeteringen kunnen voorstellen voor de deadline. Omdat de opdrachtgever op de hoogte moet blijven van de zaken tijd, kwaliteit en geld wordt een wekelijkse vergadering afgesproken waarbij de docenten ook aanwezig kunnen zijn. Het is belangrijk dat iedereen dezelfde software gebruikt, zodat er geen problemen ontstaan met betrekking tot de compatibiliteit van documenten. Alle documenten zullen dus zodanig worden opgeslagen dat ze te gebruiken zijn in Microsoft Office 2010 of hoger. Planningen zullen niet gemaakt worden in MS Project, wel wordt wekelijks per persoon een logboek bijgehouden Technische tekeningen zullen gemaakt worden in Inventor 2013. Simulaties en/of berekeningen zullen gemaakt worden in Matlab/Simulink 2010a of hoger. 8 Regels algemene betrokkenheid Om de algemene betrokkenheid bij ieder teamlid te monitoren wordt er binnen dit project gewerkt met gele kaarten. 1 gele kaart is een duidelijke waarschuwing, 2 gele kaarten betekend dat er geen beoordeling zal plaatsvinden. Door dit systeem te handhaven kunnen de opdrachtgevers gemakkelijk worden geïnformeerd over de betrokkenheid van ieder teamlid. De uiteindelijke beslissing of een gele kaart uitgedeeld gaat worden ligt altijd bij de projectmanager. Voordat de projectmanager deze beslissing mag nemen dient er overleg te zijn met de docenten. Dit systeem van monitoring is na goedkeuring van de opdrachtgevers voorgelegd aan het team. Na goedkeuring van het team is deze geïmplementeerd in het SWO. Hogeschool Rotterdam Autotechniek 9 van 9 SWO van het Second Life Vehicle project