Inhoudsopgave Pagina Inleiding 3 1. Voorbereiding 4 1.1 Doelstelling 4 1.2 Doelgroep 4 1.3 Boodschap en benaderingswijze 5 1.4 Wijze van openstelling 6 2. Randvoorwaarden 10 2.1 Publiciteit 10 2.1.1 De verschillende reclame-uitingen 10 2.1.2 Aandachtspunten voor effectieve reclame-uitingen 11 2.2 In- en externe organisatie 12 2.2.1 Organisatie 12 2.2.2 Uitvoering 12 2.2.3 Externe contacten 13 2.3 Tijdsplanning 14 2.3.1 Datum openstelling 14 2.3.2 Lengte voorbereidingstijd 14 2.3.2.1 Publiciteit 14 2.3.2.2 Voorzieningen en diensten 14 2.4 Budgettering 15 2.5 Veiligheid/bewaking 16 2.6 Catering 17 2.7 Ontvangst bezoekers 18 2.7.1 Parkeerfaciliteiten 18 2.7.2 Vervoer bezoekers 18 2.7.3 Bewegwijzering 18 2.7.4 Routing 18 2.7.5 Herkenbaarheid medewerkers 18 2.7.6 Registratie bezoekersaantal 19 2.7.7 Verstrekken van materialen 19 2.7.8 Inrichten informatiebalie 19 2.7.9 Kinderopvang 19 2.7.10 Pers 19 1
Pagina 3. Voorlichtingsmateriaal 20 3.1 Selectie van het voorlichtingsmateriaal 20 3.2 Inhoudelijke uitwerking van het voorlichtingsmateriaal 20 3.3 Vormgeving van het voorlichtingsmateriaal 21 4. Materialen en goederen 22 5. De Open Dag 23 6. Na de Open Dag 24 6.1 Aandachtspunten 24 6.2.Evaluaties 24 2
Inleiding Een Open Dag is een uitstekend medium om jongeren, en ook andere belanghebbenden, kennis te laten maken met het bedrijfsleven. Het biedt de bezoeker de mogelijkheid inzicht te verkrijgen in bedrijfsactiviteiten en productieprocessen. De ervaring leert dat een goed georganiseerde Open Dag bepalend is voor de beeldvorming van de bezoeker. Men kan zich nu een voorstelling maken van een productieproces en de daaraan gerelateerde beroepen. De keuze voor een studierichting, met een daaraan gekoppelde vakrichting, wordt daardoor vergemakkelijkt. Het organiseren van een Open Dag vergt een zorgvuldige voorbereiding met een hoog gehalte van inventiviteit, creativiteit en organisatietalent. Niet iedere organisatie is hierop ingesteld. Velen zien het belang van een Open Dag in, om hiermee hun doelgroep te kunnen bereiken, echter de kennis en ervaring ontbreekt. En indien een Open Dag slecht georganiseerd wordt, kan deze meer kwaad dan goed doen. Bureau TOP heeft deze problematiek onderkend en daarom voor belangstellenden een handboek ontwikkeld om een Open Dag planmatig te kunnen organiseren. In dit handboek richten wij ons voornamelijk op de doelgroep van 10-16 jaar. Maar ook wordt aandacht besteed aan decanen, vakdocenten, ouders en verzorgers, die als belangrijke beïnvloeders van onze doelgroep, niet mag worden vergeten. In dit handboek wordt elke fase voor de organisatie van een Open Dag beschreven. De organisator kan naar aanleiding van de mogelijkheden, die in dit handboek worden voorgelegd, een keuze maken. Het handboek moet worden gezien als een ondersteunende leidraad. De organisator is geheel vrij de Open Dag naar eigen inzicht en aan de omstandigheden ter plaatse in te vullen. Ongeacht de keuzes die worden gemaakt dient men wel elke fase, die in dit handboek staan beschreven, te doorlopen om een goed georganiseerde dag te kunnen creëren. Bureau TOP heeft alle fases, die nodig zijn om een Open Dag succesvol te laten verlopen, zo volledig mogelijk uitgewerkt. Heeft u echter toch nog vragen of stuit u op zaken waar u geen raad mee weet, dan kunt u altijd terecht bij Bureau TOP voor advies. Ook kan het zijn dat u zaken mist, die volgens u wel relevant zijn voor het organiseren van een Open Dag, aarzel dan niet om contact op te nemen met Bureau TOP. Wij zullen graag uw aanvullingen of op- en aanmerkingen in ons handboek opnemen. 3
1. Voorbereiding Voordat men een Open Dag gaat organiseren is het belangrijk een aantal aspecten, zoals doelstellingen en doelgroepen, van tevoren vast te leggen. Hieronder volgen een aantal zaken die, eenmaal goed in kaart gebracht, een bijdrage leveren aan een geslaagde Open Dag. 1.1 Doelstelling De doelstelling, zoals Bureau TOP die hanteert is de volgende: Het interesseren en enthousiasmeren van de doelgroep teneinde de instroom in het technisch onderwijs en in de bedrijfstak Metaal- en Elektrotechniek te bevorderen. Om deze doelstelling te bereiken kunnen er een aantal subdoelen gedefinieerd worden, namelijk:?? Bevorderen van naamsbekendheid.?? Vergroten van kennis en inzicht bij de doelgroep over productieprocessen en arbeidsomstandigheden.?? Het positief beïnvloeden van het imago van de organisatie.?? Het leggen of verbeteren van contacten met de doelgroep.?? Kennis verkrijgen van en over de doelgroep. Het is evident dat een combinatie van bovenstaande subdoelen gemaakt kan worden. 1.2 Doelgroep De doelgroepen, die in dit handboek behandeld worden zijn: A. Primaire doelgroepen:?? Basisschoolleerlingen van 10-12 jaar?? Voortgezet onderwijsleerlingen van 12-16 jaar B. Secundaire doelgroepen: 4
?? Ouders/ verzorgers van primaire doelgroep?? Vakdocenten en decanen van primaire doelgroep 1.3 Boodschap en benaderingswijze Per doelgroep is het belangrijk vast te stellen wat de informatiebehoefte is en wat het kennisniveau is over de organisatie. Ook is het belangrijk vooraf de houding van de doelgroep vast te stellen. Is deze bijvoorbeeld negatief of juist positief. Deze zaken hebben namelijk veel invloed op de inhoud van de boodschap en op de manier waarop men de boodschap gaat overbrengen. Als men een duidelijk beeld heeft van de doelgroep en haar behoefte, kan worden begonnen met het formuleren van de boodschap. Deze boodschap kan tot uiting worden gebracht in een bepaald thema, dat men tijdens de Open Dag naar voren kan laten komen. Maar hoe komt men tot de keuze van een thema? De volgende ideeën zijn mogelijk: A. Er wordt gekozen voor een centraal verbindend thema.?? Het thema is aanleiding voor het houden van de Open Dag, men wil dan kennis en inzicht overbrengen over een specifiek onderwerp.?? De Open Dag is landelijk en volgt een landelijk vastgesteld thema. B. Er worden diverse thema s gekozen vanuit de diverse disciplines die binnen de organisatie worden gehanteerd. Probeer de thema s zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de actualiteit. Onderwerpen, situaties, problemen en mogelijke oplossingen, die op dat moment leven in de maatschappij spreken de doelgroep aan. De manier waarop men de boodschap verpakt (benaderingswijze) is een afgeleide van de doelstelling, de doelgroepen, de informatiebehoefte, enzovoort. De benaderingswijze onderscheidt zich in de volgende aspecten: 1. De algehele opzet van de Open Dag:?? Informatief : informatiegehalte is groot (voorlichtingsdag).?? Recreatief : informatiegehalte is klein, visueel en audiogehalte is groot.?? Actief : groot gehalte aan doeactiviteiten, informatiegehalte is beperkt.?? Combinatie van genoemde aspecten is mogelijk. 2. Het informatieniveau:?? Laag gedifferentieerde informatie (primaire doelgroep).?? Hoog uitgebreide en specialistische informatie (secundaire doelgroep). 3. De aanspreekvorm:?? Persoonlijk (voornamelijk geschikt voor de primaire doelgroep).?? Zakelijk (voornamelijk geschikt voor de secundaire doelgroep). 5
1.4 Wijze van openstelling Bij de keuze voor de wijze van openstelling moet men rekening houden met: A. Datum van openstelling. B. De wijze van toegang. C. Het programma van de dag. D. De ruimtelijke capaciteit (c.q. bezoekerscapaciteit). Ad. A. Aandachtspunten bij de datum van openstelling:?? Maak een keuze tussen openstelling gedurende de week of een openstelling in het weekend. Bij een keuze voor gedurende de week kan men meer leerlingen en vakdocenten/decanen verwachten. Bij een keuze voor in het weekend kan men meer leerlingen en ouders/verzorgers verwachten. Men kan ook kiezen voor een combinatie hiervan.?? Houdt rekening met schoolvakanties, examenweken en dagen zoals bijvoorbeeld 5 december. Ook de laatste weken van een aflopend schooljaar en de eerste weken van een nieuw schooljaar zijn niet raadzaam om een Open Dag te plannen. De scholen hebben het dan immers druk van het afronden c.q. opstarten van het schooljaar. Ad. B. Aandachtspunten bij de wijze van toegang:?? Maak een keuze tussen vrije entree of toegang op uitnodiging. Vrije entree zorgt voor een breed publiek. Toegang door middel van uitnodiging trekt een publiek dat meer geïnteresseerd en gemotiveerd is. Tevens heeft men dan het bezoekersaantal in de hand. De beperking van het bezoekersaantal hangt enerzijds samen met doelstellingen, thema en benaderingswijze en anderzijds met praktische mogelijkheden voor wat betreft de ruimtes en het programma. Indien men de voorkeur geeft aan toegang door middel van uitnodiging dan dient men, indien van toepassing, rekening te houden met:?? Tijd en capaciteit van administratieve medewerkers met betrekking tot het mailen van de onderwijsinstellingen en het verzorgen van de excursies.?? Tijd en capaciteit van medewerkers die zorgdragen voor de ontvangst en de logistiek. Als men een voor de primaire doelgroep een leeftijd wil hanteren dan wordt deze meestal gesteld tussen de 8 en 16 jaar. Deze beslissing is afhankelijk van de voorwaarden die in de bedrijfsverzekering zijn opgesteld. 6
Ad. C. Aandachtspunten bij het programma van de dag:?? Maak een keuze tussen de vrije bezichtiging, een rondleiding of een standaardprogramma (een combinatie is natuurlijk ook mogelijk).?? Voordelen vrije bezichtiging. De vrije bezichtiging doet recht aan de individuele belangstelling en behoeften van mensen: ze kunnen informatie overslaan of juist rustig opnemen en herhalen. Vrije bezichtiging komt vooral in aanmerking wanneer de groep heterogeen is van samenstelling en/of wanneer men het principe van een dagje uit hanteert.?? Voordelen van een rondleiding of een standaardprogramma. Een begeleide rondleiding of een standaardprogramma zijn geschikt wanneer het verwachte of geraamde bezoekersaantal niet zo groot en de bezoekersgroep niet al te heterogeen van samenstelling is.?? Programmaonderdelen. De programmaonderdelen, die men de bezoekers kan aanbieden, kunnen ingedeeld worden in 5 categorieën namelijk: 1. Illustratief 2. Informatief 3. Participatief 4. Attractief 5. Interactief 1. Illustratief Illustratieve programmaonderdelen zijn vooral geschikt om mensen een algemeen beeld te geven en om ze in aanraking te brengen met de wereld van wetenschap en techniek en de beoefenaren ervan. Om hier een invulling aan te geven kan gedacht worden aan het volgende:?? Openstelling afdelingen/werkvloeren.?? Ondersteuning met:?? Posters/brochures.?? Materialen.?? Modellen op schaal.?? Interpersoonlijke communicatie met medewerkers.?? Demonstraties van:?? Werking van de eigen apparatuur.?? Werking van machines Bureau TOP (zie aanvraagformulier uitleenmateriaal)?? Werkprocedures.?? Experimenten.?? Speciale mini-exposities. Deze zijn vooral op hun plaats om iets van de historie van de instelling of het bedrijf te laten zien of om de maatschappelijke uitwerkingen of toepassingen van wetenschappelijke kennis, producten of diensten te tonen. 7
2. Informatief Informatieve programmaonderdelen zijn geschikt voor specifieke kennisoverdracht. Om hier een invulling aan te geven kan gedacht worden aan:?? Dia s/video/film (aanbevolen maximumduur: 20-25 minuten).?? Opnames met ingesproken tekst of geluiden.?? Welkomst- en afsluitingsredes.?? Minicollege of lezing.?? Drukwerk ( folders/brochures) met:?? Algemene informatie over de instelling/bedrijf.?? Programmaboekje met ondersteunende of aanvullende informatie over de verschillende afdelingen/programmaonderdelen.?? Specifieke informatie (onderwijs, bedrijfsleven en techniek in het algemeen).?? Algemene informatie over mogelijkheden in de metaal- en elektrotechniek. (zie ook ons aanvraagformulier promotiemateriaal) 3. Participatief Participatieve programmaonderdelen zijn bedoeld om bezoekers actief deel te laten nemen en ze door middel van eigen ervaringen iets te laten leren. Om hier een invulling aan te geven kan gedacht worden aan:?? Bezoekers uitnodigen om deel te nemen aan demonstraties.?? Bezoekers uitnodigen om deel te nemen aan doeactiviteiten.?? Bezoekers eenvoudige proeven laten doen.?? Bezoekers met computers laten werken (ontwerpen van een eigen product).?? Bezoekers mee laten doen aan een vragenquiz over onderwerpen, die gedurende de dag aan bod komen. 4. Attractief Attractieve programmaonderdelen hebben een ondersteunende functie, ze bieden voornamelijk ontspanning waardoor de overige informatie goed verwerkt kan worden. Om hier een invulling aan te geven kan gedacht worden aan:?? Muziek.?? Opening van de dag door een VIP.?? Gebruik van spellen. 5. Interactief Een Open Dag heeft meer kans van slagen als men de presentatie van de hiervoor genoemde programmaonderdelen op een breder vlak gaat betrekken. Bedrijven/instellingen die voor participatie in aanmerking komen zijn onder andere:??onderwijsinstellingen??technika 10 8
Ad. D. Aandachtspunten bij de ruimtelijke capaciteit:?? De bereikbaarheid van het bedrijf.?? Parkeergelegenheid bij het bedrijf.?? Doorgang productieproces bij een 24-uurs productie.?? Veiligheidsaspecten.?? Toegankelijkheid voor gehandicapten.?? Spreiding- en routingmogelijkheden.?? Vindt de Open Dag in één ruimte plaats of zet men een route uit. Als men een route uitzet:?? Probeer kruisingen of dode ruimtes op de route te voorkomen.?? Probeer zoveel mogelijk gebruik te maken van ruimtes met een aparte in- en uitgang. Mijd ruimtes met smalle toegangsdeuren.?? Maak gebruik, waar nodig, van afzetlinten.?? Zorg ervoor dat de looproute niet langer dan een half uur duurt. Ga daarnaast uit van een totale bezichtigingduur van minimaal 1 en maximaal 2 uur.?? Men kan suppoosten langs de route opstellen om de bezoekersstroom te reguleren.?? Houd bij de bepaling van de totale bezoekerscapaciteit rekening met de spreiding van de bezoekers over de dag: de piektijd is over het algemeen van 10.00 12.00 uur en van 13.30 15.30 uur. 9
2. Randvoorwaarden 2.1 Publiciteit Goede publiciteit is van cruciaal belang voor het welslagen van een Open Dag. Het gaat er niet zozeer om hoe vaak en op welke manier een Open Dag kenbaar wordt gemaakt. Het belangrijkste is de overweging langs welke kanalen men het beste de mensen kan bereiken die men wil bereiken. Verder moet op grond van de bezoekerscapaciteit c.q. het gewenste bezoekersaantal bekeken worden of en hoe men dit bereik moet beperken. Hieronder volgt een opsomming waarop men reclame voor de Open Dag kan maken. Vervolgens wordt aandacht besteed aan uitingen, waaraan men moet voldoen, om effectief te zijn. 2.1.1 De verschillende reclame-uitingen Men kan een keuze maken uit de volgende kanalen: 1. Pers. Regionale kranten (huis aan huis)/schoolkranten. 2. Borden/ spandoeken.?? Bord/ spandoek op de voorgevel van het gebouw.?? Letters achter de ramen (vooral effectief bij hoogbouw).?? Bord/ spandoek in de tuin of aan de weg.?? Borden langs de grote toegangswegen naar of in de stad.?? Spandoeken in de stad. 3. Affiches/raambiljetten.?? Op scholen.?? In bibliotheken en in buurthuizen.?? Scholierencafe s.?? Supermarkten.?? Bij postkantoren en in het gemeentehuis. 4. Persoonlijke uitnodigingen/mailings aan:?? Lokale en regionale scholen (leerlingen, docenten en decanen).?? Omwonenden (bedrijfsleven, plaatselijke bevolking).?? Lokale en regionale overheid (burgemeester, wethouder, gedeputeerde etc.). 10
?? Kamer van Koophandel.?? Sponsoren.?? Lokale en regionale pers.?? Andere door u nader aan te geven doelgroep. 5. Overige ideeën voor lokale voorpubliciteit?? Een vitrine inrichten in/bij het stadhuis/postkantoor/ns-stationshal/bibliotheek enz.?? Stencils uitdelen op de plaatselijke markt of op zaterdagen in de winkelstraten. 2.1.2 Aandachtspunten voor effectieve reclame-uitingen Voor wat betreft de vooraanmeldingen:?? Geef in elke uiting aan waar en wanneer de Open Dag plaatsvindt. Geef ook aan voor wie het is bedoeld en wat men daar kan verwachten. Hiermee wordt voorkomen dat mensen met verkeerde verwachtingen naar een Open Dag toegaan.?? Maak, voor het vermelden van de onderwerpen die op de Open Dag aan de orde komen, gebruik van aansprekende vraagstellingen. Dit maakt de mensen nieuwsgierig.?? Vermeld in persberichten/advertenties/uitnodigingen/toegangskaarten en op affiches:?? De routebeschrijving en ook hoe men dit met het openbaar vervoer kan bereiken.?? Waar de ingang zich bevindt (indien er meerdere ingangen zijn).?? Of er veiligheidsvoorschriften zijn.?? Of er een minimumleeftijd is.?? Een informatienummer. Voor wat betreft de persberichten:?? Maak als dat mogelijk is een koppeling met de actualiteit (dan zal het eerder geplaatst worden, omdat het dan gezien kan worden als nieuws).?? Stuur altijd, indien mogelijk, een foto mee. Een foto versterkt de nieuwswaarde.?? Een persbericht dient te voldoen aan een aantal regels alvorens tot plaatsing zal worden overgegaan. Voor wat betreft de spandoeken/borden/affiches en raambiljetten:?? Deze hebben voornamelijk een attenderende functie, hierop wordt dus alleen vermeld: de naam van het bedrijf of de instelling die een Open Dag houdt, de plaats, de datum en de openingstijd. Het is belangrijk dat deze informatie, boven alle andere uitingen, opvalt. Voor wat betreft mailings:?? Stuur deze, indien mogelijk, op naam en sluit een programmaoverzicht en een routebeschrijving in. Beschikt men, wat de scholen betreft, niet over namen, stuur dan de uitnodiging naar de decaan of praktijkdocent. 11
2.2 In- en externe organisatie Bij een gedegen organisatie van een Open Dag komt nog heel wat kijken. Het is dan ook verstandig van tevoren een duidelijke taakverdeling te hanteren zowel intern als extern. 2.2.1 Organisatie Wijs één persoon aan als projectleider die verantwoordelijk wordt voor de algehele organisatie van de Open Dag. Sta toe dat ook tijdens werkuren aan de Open Dag wordt gewerkt. Laat u als directie of bedrijfsleiding regelmatig zien bij de voortgangsbesprekingen. Stimuleer en toon betrokkenheid. De projectleider is verantwoordelijk voor:?? De algemene coördinatie.?? Samenstellen van een werkgroep.?? Maken van een planning en een begroting.?? Maken van een draaiboek. De werkgroep dient, in overleg met de directie of bedrijfsleiding, te worden samengesteld uit medewerkers van de organisatie. In deze werkgroep zijn mensen vertegenwoordigd die zich bezighouden met: 1. De reclame-uitingen. 2. Invulling programmaonderdelen/begeleiden in instrueren medewerkers. 3. Veiligheidsaspecten. 4. Logistieke aspecten (uitzetten routing intern en extern). 5. Administratieve handelingen (mailings, telefoon etc.). 6. Aankleding, inrichting en ontvangstvoorzieningen. 7. Catering. 8. Technische diensten. 2.2.2 Uitvoering Voor een Open Dag kunnen de volgende personen nodig zijn:?? Parkeerwachters.?? Portiers/controleurs: controle toegangskaarten of verstrekking toegangsbewijzen, eventueel verstrekking van het programma/de plattegrond/de routebeschrijving.?? Receptionist/ telefonist: info-balie.?? Opvang voor bezoekers.?? Rondleiders.?? Suppoosten.?? Voorlichters/demonstrateurs.?? Bedieners van AV-apparatuur.?? Bewakers. 12
?? Medewerkers kindercrèche/opvang jongeren.?? EHBO-ers.?? Uitdelers bezoekersenquête.?? Schoonmakers.?? Cateringmedewerkers.?? Medewerkers technische dienst.?? Coördinatieteam. Bovengenoemde personen kunnen worden gezocht in het eigen personeelsbestand of men kan hiervoor, buiten de eigen organisatie, vrijwilligers vragen. Zorg ervoor dat tijdens de Open Dag de medewerkers duidelijk te onderscheiden zijn van de bezoekers. Deze herkenbaarheid kan men bereiken door de medewerkers werkkleding te verstrekken of naambadges te laten dragen. 2.2.3. Externe contacten Verder krijgt men, vooral in de voorbereidingsfase, mogelijk te maken met de meest uiteenlopende organisaties, te weten:?? Sponsoren (voor het verkrijgen van financiële ondersteuning).?? Bedrijfsleven (in verband met eventuele deelname van collega bedrijven aan de Open Dag).?? Drukkerij (drukwerk uitnodigingen, affiches, toegangskaarten e.d.).?? Fotograaf.?? Pers (persberichten).?? PTT/KPN(mailings en eventuele aanvullende telefoonvoorzieningen).?? Lokale VVV (melding Open Dag via de VVV).?? Gemeente/Rijkswaterstaat (aanvragen vergunningen, bijvoorbeeld afsluiten wegen of plaatsen bewegwijzering en informatieborden).?? Politie (begeleiding verkeerssituatie, parkeervoorzieningen, tijdelijke ontheffing parkeerverbod).?? Brandweer (kennisgeving).?? Ziekenhuis (kennisgeving).?? EHBO (inzet vrijwilligers tijdens Open Dag).?? Openbaar vervoer (route- en tijdplanning in verband met bezoekers).?? Touringcarbedrijf (bij eventueel busvervoer van school naar locatie Open Dag).?? Cateringbedrijf.?? Schoonmaakbedrijf.?? Verhuurbedrijven. Zorg ervoor dat alle contacten en afspraken schriftelijk worden bevestigd. Mocht er achteraf iets fout gaan, dan kan men te allen tijde terugvallen op de schriftelijke bevestiging. Mondelinge afspraken zijn vaak niet meer te herleiden. 13
2.3 Tijdsplanning 2.3.1 Datum openstelling Bij de keuze voor een datum voor een Open Dag moet men rekening houden met:?? Seizoenen. Het voor- en najaar zijn, vanwege niet te extreme weersomstandigheden, de meest geschikte seizoenen om een Open Dag te houden.?? Vakantieperioden/feestdagen. Houdt rekening met zowel de interne spreiding van de vakanties als de landelijke spreiding van de schoolvakanties.?? Examenperiodes, scholen willen in deze periode geen extra activiteiten hebben.?? Reeds bekende activiteiten:?? Binnen de onderneming (verbouwing, piektijden in de productie).?? In de buurt (wegopbrekingen).?? Landelijk (feestdagen).?? Van de doelgroepen (sportevenementen e.d.). 2.3.2 Lengte voorbereidingstijd De benodigde voorbereidingstijd varieert van 3 tot 6 maanden, afhankelijk van de grootte van de instelling en de omvang van de happening. De voorbereidingstijd is mede afhankelijk van het aantal aangewezen personen en de tijd die zij daarvoor krijgen vrijgeroosterd voor het organiseren van een Open Dag. Rekening houdend met de hiervoor genoemde aspecten is het aan te raden vroegtijdig met de organisatie te beginnen. Beter te vroeg, dan te laat gestart! 2.3.2.1 Publiciteit De publiciteit voor de Open Dag vindt ongeveer 4 weken tot 1 week voor openstelling plaats. Dit betekent dat in een vroegtijdig stadium gewerkt moet worden aan de productie en/ of verzending van:?? Aanmeldingen voor agenda s.?? Persberichten (zie bijlage 7.6).?? Publiciteitsborden en/ of spandoeken.?? Affiches.?? Uitnodigingen/mailings.?? Toegangskaarten.?? Exposities.?? Advertenties. 2.3.2.2 Voorzieningen en diensten Om de gangbare werkzaamheden niet te stagneren kunnen de voorzieningen en diensten meestal pas enkele dagen tot de avond voor de openstelling worden gerealiseerd. Hierbij valt te denken aan:?? Vlaggen uithangen.?? Planten/bloemstukken neerzetten.?? Schoonmaken van het terrein/ruimtes/toiletten.?? Uitbreiding van garderobe faciliteiten.?? Inrichting c.q. uitbreiding van kantine en vergaderruimte. 14
?? Routing uitzetten door middel van afzetlinten.?? Installeren toiletwagens.?? Inrichting kinderopvang.?? Installeren AV-materiaal/extra data-aansluiting/extra telefoonaansluiting.?? Installering extra verlichting bij demonstraties/mini-exposities/informatiekramen.?? Installering omroepinstallatie.?? In het weekeinde: verwarming/afzuiging/ventilatie in werking laten.?? In weekeinde: deblokkeren toestelnummers/telefooncentrale. 2.4 Budgettering Het organiseren van een Open Dag gaat natuurlijk niet gepaard zonder kosten. Hoe hoog de kosten worden is afhankelijk van de keuzes die men maakt om de Open Dag tot een succes te maken. Voor financiële ondersteuning kan men bij Bureau TOP een aanvraag indienen (zie bijlage 7.1). De kosten, gerelateerd aan een Open Dag, zijn te onderscheiden in: A. Noodzakelijke kosten B. Voorwaardelijke kosten C. Facultatieve kosten Ad A. Dit zijn kosten, die in elk geval gemaakt moeten worden. Sommige kosten maakt men echter maar 1 keer, omdat sommige zaken hergebruikt kunnen worden, denk aan posterborden bewegwijzering enzovoort. Hieronder vallen:?? Publiciteitskosten/advertenties.?? Tentoonstelling- en demonstratiematerialen?? Bewegwijzering en routematerialen (borden, pijlen, afzetlint, nummers enz.). Ad B. Dit zijn kosten, die afhangen van eerder gedane keuzes en van faciliteiten die al dan niet reeds aanwezig zijn. Hieronder vallen:?? Ontwerp- en drukkosten (affiches, routebeschrijving enz.).?? Verzendkosten (uitnodigingen, mailings enz.).?? Productiekosten (voorlichtingsfilm, diaserie enz.).?? Overig materiaal (materiaal voor vitrine-expositie enz.).?? Huurkosten (kramen, dranghekken, AV-apparatuur enz.).?? Inkoopkosten (buttons/naamplaatjes enz.).?? Extra aansluitingen van stroom, elektriciteit, telefoon enz.?? Extra arbeidskosten van personeel. Ad C. Dit zijn additionele kosten die eventueel kunnen worden gemaakt, zonder dat dit de uitvoering van de Open Dag wezenlijk verandert. Hieronder vallen:?? Feestelijke aankleding van het gebouw of terrein.?? Gratis koffie en thee voor de bezoekers.?? Lunchpakketten voor medewerkers.?? Afsluitingsbijeenkomst met een drankje.?? Speciale attractie.?? Foto- of videoreportage op de Open Dag.?? Relatiegeschenken.?? Evenementenverzekering. Deze verzekering wordt eigenlijk alleen afgesloten als er waardevolle objecten worden gehuurd of geleend. Ga tevens bij uw verzekeringsmaatschappij na of een bezoek van jongeren aan uw bedrijf in de polis is meegenomen. Dit is vooral bij doeactiviteiten belangrijk. 15
2.5 Veiligheid/ bewaking In verband met de veiligheid van bezoekers en personeel tijdens de Open Dag leggen wij u de volgende aandachtspunten voor:?? Sluit ruimtes en terreinen af waar de bezoeker tijdens de Open Dag niet mag komen.?? Verwijder onveilige objecten die in de toegankelijke ruimtes staan.?? Verwijder waardevolle objecten die niet gebruikt worden tijdens de Open Dag.?? Berg administratieve gegevens op en maak de postbakken leeg.?? Haal sleutels uit deuren, kasten en bureaus.?? Zorg ervoor dat draaiende machines altijd bemand zijn.?? Zorg ervoor dat de vloeren schoon zijn.?? Controleer de zichtbaarheid van waarschuwingsborden.?? Controleer de bereikbaarheid van de nooduitgangen en let op de toegankelijkheid voor hulpverleners en brandweer.?? Maak borden zoals: Verboden te roken; Betreden op eigen risico; De organisatie is niet aansprakelijk voor duidelijk zichtbaar.?? Maak het bedrijf toegankelijk voor rolstoelgebruikers.?? Verstrek, indien nodig, veiligheidsbrillen/oordoppen en helmen.?? Zorg voor onderlinge communicatie tussen het coördinatieteam door middel van draagbare telefoons.?? Verstrek een lijstje met telefoonnummers aan alle Open Dag- medewerkers met daarop de nummers van de dienst doende arts/alarmnummers/de coördinator/de contactpersonen van de afdelingen enz. 16
2.6 Catering De catering is een belangrijke schakel en mag daarom niet ontbreken op een Open Dag. Gekozen kan worden voor:?? Beperkte catering?? Koffie/thee/frisdranken + lunchpakketten voor medewerkers en vrijwilligers.?? Koffie/thee + frisdranken voor de bezoekers.?? Uitgebreide catering?? Koffie/thee/frisdranken + lunchpakketten voor medewerkers en vrijwilligers.?? Koffie/thee/frisdranken + belegde broodjes en andere versnaperingen voor de bezoekers. Met betrekking tot de catering treft u hieronder nog een aantal aandachtspunten aan:?? Zorg voor een deugdelijke ruimte waar bezoekers iets kunnen drinken of eten. Een kantine is hiervoor het meest geschikt. Bij gebrek aan een kantine kan hiervoor ook een andere ruimte worden ingericht.?? Bij voldoende medewerkers/vrijwilligers kan men kiezen voor uitgifte van de versnaperingen. Heeft men niet de beschikking over voldoende mensen, dan kan worden gekozen voor buffetvorm.?? Schenk alleen koffie, thee, melk of frisdranken. De consumptie van alcoholische dranken wordt sterk afgeraden.?? Houd de belegde broodjes eenvoudig. (neem alleen kaas en ham) De bezoeker komt immers voor de Open Dag en niet voor de consumpties. Zorg voor fruit (appel of banaan).?? Zorg voor een redelijke prijs, bijvoorbeeld vergoeding tegen kostprijs.?? Maak de prijzen duidelijk zichtbaar.?? Zorg voor consumptiebonnen, dit maakt de afhandeling sneller. Dit kan bij de toegang van het bedrijf worden geregeld. Maak hiervoor een aparte balie en zorg dat dit duidelijk zichtbaar is.?? Zorg voor een gratis verstrekking van koffie/thee/frisdranken en lunchpakketten aan de medewerkers/vrijwilligers.?? Zorg ervoor dat de medewerkers/vrijwilligers tijd krijgen om te gaan lunchen. Is het niet mogelijk dat de medewerkers/vrijwilligers van hun afdeling weg kunnen, laat dan de koffie/thee en de lunchpakketten rondbrengen.?? Zorg voor voldoen koffie- en theekannen op de diverse afdelingen.?? Zorg voor voldoende koppen en glazen. Wilt u niet met een enorme afwas geconfronteerd worden, kies dan voor plastic bekers.?? Zorg dat er servetten zijn.?? Maak duidelijk zichtbaar dat men afval in de daarvoor bestemde afvalemmers dient te deponeren.?? Maakt u gebruik van bestaande automaten in uw bedrijf, zorg dan dat deze tijdig worden bijgevuld.?? Laat de bezoekers niet met consumpties door het bedrijf lopen. Maak dit duidelijk kenbaar. 17
2.7 Ontvangst bezoekers Hieronder geven wij u nog een aantal aandachtspunten om de ontvangst van bezoekers zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. 2.7.1 Parkeerfaciliteiten?? Afzetten parkeerruimte door middel van rood-wit lint. Geef duidelijk aan waar en hoe de parkeerruimte is te bereiken (zie 2.7.3).?? Creëren van afzonderlijke parkeeraccommodatie voor (in- en externe) medewerkers c.q. vrijwilligers. Zorg ervoor dat deze parkeergelegenheid alleen toegankelijk is voor de medewerkers.?? Regelen van een vrije aanrijroute voor aan- en afvoer materiaal, hulpverleners en brandweer. Zorg dat deze aanrijroute te allen tijde toegankelijk blijft.?? Creëren van een extra fietsenstalling. Maak dit duidelijk kenbaar (zie 2.7.3).?? Zorg, indien nodig, voor parkeerwachters en maak deze herkenbaar door middel van oranje vesten of armbandages (zie 2.7.5). 2.7.2 Vervoer bezoekers?? Regel, indien de loopafstand op het terrein of van de opstapplaatsen van het openbaar vervoer naar het terrein te groot is, een pendeldienst met busjes. 2.7.3 Bewegwijzering Het is belangrijk facilitaire voorzieningen en activiteiten kenbaar te maken door middel van verkeersborden, informatieborden en pijlen. Hierbij kan men onder andere denken aan:?? Ingang?? Informatiebalie?? Garderobe?? Toiletten?? Kantine?? EHBO?? Telefoon?? Parkeergelegenheid?? Fietsenstalling?? (Nood)uitgangen 2.7.4 Routing Door het uitzetten van een routing in het bedrijf, door middel van rood-witlint en/of pijlen, voorkomt men dat:?? Verboden afdelingen worden betreden.?? Activiteiten, informatie en bezienswaardigheden worden overgeslagen. Zorg tevens voor:?? Toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers.?? Zitgelegenheden tussendoor. 2.7.5 Herkenbaarheid medewerkers Zorg voor herkenbaarheid van de (in- en externe) medewerkers en vrijwilligers door middel van: 18
?? (Werk)kleding?? Naamplaatjes/ Buttons/ Armbandages 2.7.6 Registratie bezoekersaantal Ten behoeve van de evaluatie van de Open Dag is het wenselijk het aantal bezoekers te registreren. Dit kan door middel van:?? Telling bij de ingang (registratieapparaat).?? Uitgegeven toegangsbewijzen.?? Uitgegeven wedstrijdformulieren.?? Uitgegeven informatiepakketten/plattegronden.?? Uitgegeven programma s. 2.7.7 Verstrekken van materialen Materialen zoals plattegronden, programma s, wedstrijdformulieren e.d. kunnen worden uitgegeven bij de ingang door:?? Portier/ Receptionistes/ Informatiebalie. 2.7.8 Inrichten informatiebalie Richt bij de ingang en op andere plaatsen in het bedrijf een informatiebalie in. Het aantal is afhankelijk van de grootte van het terrein. De informatiebalie kan dienen voor verschillende doeleinden, te weten:?? Informatieverschaffing aan bezoekers.?? Melden, registreren en opvang van zoekgeraakte kinderen, verloren of vermiste voorwerpen.?? Coördinatiepunt voor de medewerkers en voor activiteiten.?? Aankondiging van aanvangstijden, programmaonderdelen (door middel van een geluidsinstallatie, flip-overs of monitoren). 2.7.9 Kinderopvang Richt voor de kinderen tot 5 jaar een crèche in. Zorg dat er te allen tijde een medewerker c.q. vrijwilliger aanwezig is om op de kinderen te letten. Zorg er tevens voor dat:?? De voor- en achternaam van kind bekend is (naamkaartje).?? Er wat te drinken is (bijvoorbeeld: appelsap, jus d orange, Fristi).?? Er wat te eten is (bijvoorbeeld: appel, banaan, biscuitjes).?? Er voldoende vertier is (bijvoorbeeld: speelgoed, teken/kleurmateriaal). 2.7.10 Pers Indien de pers wordt uitgenodigd, zorg dan dat er een ruimte beschikbaar wordt gesteld, dit in verband met interviews. Het is niet prettig om een interview af te nemen in een drukke en rumoerige omgeving. 19
3. Voorlichtingsmateriaal De keuze voor het voorlichtingsmateriaal voor de Open Dag zal sterk afhankelijk zijn van eerder gemaakte keuzes op het gebied van: thema, benaderingswijze, doelgroep, doelstelling enzovoort. Hieronder volgen een aantal aandachtspunten tijdens de ontwerpfase van het voorlichtingsmateriaal, te weten: 3.1 Selectie van het voorlichtingsmateriaal 3.2 Inhoudelijke uitwerking van het voorlichtingsmateriaal 3.3 Vormgeving van het voorlichtingsmateriaal Graag wijzen wij er op dat Bureau TOP algemeen voorlichtingsmateriaal in voorraad heeft voor leerlingen van 10-12 jaar en voor leerlingen van 12-16 jaar. Deze magazines kunnen gratis worden aangevraagd. 3.1 Selectie van het voorlichtingsmateriaal Aandachtspunten:?? Is de informatie duidelijk genoeg? Niet alle informatie laat zich makkelijk vertalen voor een groot publiek.?? De grootte van het totale aanbod; biedt niet teveel aan. 3.2 Inhoudelijke uitwerking van het voorlichtingsmateriaal Aandachtspunten:?? Maak de informatie begrijpelijk, let op:?? Taalgebruik; houd het eenvoudig en concreet.?? Leg vaktermen uit, gebruik geen jargon.?? Probeer de methodes, technieken en processen te vertalen naar alledaagse situaties.?? Wees niet te beknopt, maar ook niet te uitvoerig.?? Let bij de opbouw en de ordening op:?? De onderverdeling.?? Zorg voor een rode draad in het verhaal.?? Benoem conclusies en vat regelmatig zaken samen.?? Zorg voor een thematische samenhang tussen de verschillende programma-onderdelen. 20
3.3 Vormgeving van het voorlichtingsmateriaal Aandachtspunten voor wat betreft:?? Belettering in teksten.?? Langere teksten kunnen beter in een kleiner lettertype worden weergegeven.?? Aankondigingen en titels in hoofdletters of vetgedrukt.?? Kleur- en lichtgebruik in teksten.?? Gebruik geen lichte accenten in de omgeving van het centrale object.?? Gebruik in achtergrond en tekst contrasterende kleuren.?? Objecten in een ruimte.?? Zorg ervoor dat een object op ooghoogte hangt.?? Een dynamische voorstelling trekt meer aandacht dan een statische voorstelling.?? Een driedimensionale presentatie trekt meer aandacht dan een presentatie in het platte vlak.?? Aankleding van een ruimte.?? Zorg binnen een ruimte voor een onderlinge samenhang tussen de presentaties, dit zorgt ervoor dat de presentaties elkaar versterken en niet elkaar afzwakken. 21
4. Materialen en goederen Voordat men overgaat tot de daadwerkelijke productie van publiciteits- en voorlichtingsmateriaal en de voorzieningen dient men een inventarisatie te maken van de benodigde materialen en goederen. Door middel van deze inventarisatie weet men of men reeds beschikt over een aantal materialen en goederen of dat men moet overgaan tot inkoop of huur. Bij inkoop of huur kan men bij het opstellen van de begroting budgetten reserveren. Materialen en goederen die eventueel nodig zijn voor de organisatie van een Open Dag zijn onder andere:?? Tentoonstellings- en demonstratiematerialen.?? Bewegwijzerings- en routingmaterialen.?? Audiovisuele apparatuur/terminals.?? Film/video/dia s (bestaand).?? Stands/ kramen.?? Dranghekken.?? Toiletwagens/wc-papier/handdoekjes/zeep.?? Helmen/veiligheidsbrillen/oordoppen.?? Kapstokken/tafels/stoelen.?? Afvalbakken/containers/asbakken.?? Omroepinstallatie.?? Registratieteller.?? Naamplaatjes/buttons.?? Kopjes en glazen, plastic bekers, servetten.?? Bloemstukken en planten.?? Vlaggen.?? Relatiegeschenken.?? Attracties.?? Busjes voor pendeldienst. 22
5. De Open Dag Hoe het verder loopt, wat er gebeurt en wat er kan gebeuren is in de voorgaande fasen uitgewerkt en uitgedacht. Maar op de Open Dag zelf is het aan te bevelen opmerkzaam te zijn voor eventuele knelpunten en mogelijkheden voor verbetering, zodat men met een volgende Open Dag nog beter voorbereid is. Zorg ervoor dat alle medewerkers c.q. vrijwilligers ruim voor openingstijd aanwezig zijn. Dit is essentieel omdat:?? Bij plotselinge verhindering of ziekte nog voor een vervanger kan worden gezorgd.?? Een aantal aandachtspunten nog een keer kunnen worden doorgesproken alvorens de Open Dag van start gaat.?? Nog een laatste check kan plaatsvinden. 23
6. Na de Open Dag 6.1 Aandachtspunten Bij het vertrek van de laatste bezoeker is de Open Dag voor de medewerkers c.q. vrijwilligers nog niet voorbij. Er zijn nog altijd een aantal taken te verrichten, direct aansluitend aan de Open Dag of een paar dagen daarna. Taken aansluitend aan de Open Dag:?? Opruimen en schoonmaken van het gebouw.?? Terugbezorgen van het gehuurde materiaal.?? Betalen van externe medewerkers.?? Vergoeden en bedanken van Open Dagmedewerkers. Taken een paar dagen daarna:?? Verslag van de Open Dag in bijvoorbeeld een vakblad of personeelsblad.?? Uitwerken van de bezoekersenquête.?? Verwerken van de financiën van een Open Dag (vergelijking van begrote en werkelijke kosten).?? Evalueren. 6.2 Evaluaties Het succes van een Open Dag kan men meten aan de hand van een evaluatie. Deze evaluatie kan geschieden door:?? Het verzenden van evaluatieformulieren aan alle betrokkenen.?? Het organiseren van een bijeenkomst. Om de continuïteit van een Open Dag te kunnen waarborgen, dienen de volgende punten aan de orde te komen:?? Voorpubliciteit.?? Voorlichtingsmateriaal.?? Planning.?? Doelstelling.?? Doelgroep.?? Programma-onderdelen.?? Voorzieningen (catering, veiligheid e.d.).?? Aantal bezoekers.?? Samenwerking.?? Financiële en praktische haalbaarheid.?? Knelpunten en mogelijkheden tot verbetering. 24