Re-integratieprotocol Voorbeeld voor kleinere organisaties Inhoud Inhoud... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Aandacht voor vroegtijdige re-integratie loont!... 2 1. Gebruik van het re-integratieprotocol door de leidinggevende... 3 2. Schema wettelijke bepaling Wet verbetering Poortwachter... 5 3. Toelichting bij de stappen... 8 4. Rol van overige betrokkenen rondom ziekteverzuim en re-integratie... 10 BIJLAGE Invulschema ten behoeve van re-integratiedossier... 12 Koningin Wilhelminalaan 3 3527 LA Utrecht Postbus 2103 3500 GC Utrecht T 030 2985350 F 030 2985333 www.fcbwelzijn.nl post@fcb.nl
Aandacht voor vroegtijdige re-integratie loont Dit protocol 1 is in het bijzonder bedoeld voor gebruik door de direct leidinggevende. Met instemming van de OR/Personeelsvertegenwoordiging( PVT) hebben we besloten dat de direct leidinggevende primair verantwoordelijk is voor de uitvoering van verzuimbegeleiding en re-integratie 2. Daarbij kan de leidinggevende ondersteuning verwachten van de eigen medewerkers, de directie, de bedrijfsarts en de OR/PVT. Duidelijke afspraken, samenwerken en communiceren zijn hierbij belangrijke vereisten. Kern van het beleid Organisatie B 3 gaat uit van iemands mogelijkheden, ook bij ziekte. Ziek zijn is niet altijd hetzelfde als volledig arbeidsongeschikt zijn. Daarom wordt regelmatig contact onderhouden. Bij ziekte wordt ieders actieve medewerking verwacht om een zo spoedig mogelijke terugkeer in het arbeidsproces te bevorderen. Dit kan ook tijdelijke terugkeer in een andere functie betekenen. De drempel om zo snel mogelijk weer in het arbeidsproces betrokken te zijn, wordt zo laag mogelijk gehouden. We zoeken naar creatieve oplossingen. Directie, de bedrijfsarts of andere arbodienstverleners zorgen desgewenst voor deskundige ondersteuning. Doe waar nodig een beroep op collega s en medewerkers. Samenwerken en communiceren staan centraal. Ondergetekend, De directie 1 Dit protocol is tot stand gekomen op basis van het reïntegratieprotocol van zorgorganisatie De Amerpoort. Deze tekst is een bewerking van hun reïntegratieprotocol. 2 Overigens kan de leidinggevende (in overleg met de medewerker) ook de casemanager zijn. De casemanager bewaakt het nakomen van de afspraken die de leidinggevende en de medewerker maken in het Plan van Aanpak en zorgt ervoor dat de verschillende partijen goed met elkaar samenwerken. 3 Vul hier de naam in van uw eigen organisatie. Dan heeft u direct een reïntegratieprotocol dat voldoet aan de eisen vanuit de Wet verbetering Poortwachter. U kunt dit eenvoudig aanpassen via de knop zoek en vervang of informeer anders binnen uw organisatie hoe u dat eenvoudig kunt veranderen.
1. Gebruik van het re-integratieprotocol 1. Wanneer het verzuim van een medewerker langer duurt dan twee weken, moet de leidinggevende dit re-integratieprotocol hanteren, tenzij hij aantoonbare redenen heeft om dit niet te doen. 2. De leidinggevende houdt overzicht op de voor re-integratie ondernomen acties. Hij voert regelmatig overleg met de medewerker over de voortgang, ongeacht de locatie van een eventueel tijdelijke werkplek. 3. De leidinggevende heeft het initiatief wanneer de werkplek moet worden aangepast. Hij kan ondersteuning van de directie inschakelen bij het realiseren van fysieke of financiële middelen. Ook vergoedingen voor scholing komen in aanmerking. 4. De leidinggevende voert eenmaal per maand overleg met de bedrijfsarts over de voortgang van de re-integratie. 5. De leidinggevende bespreekt regelmatig de re-integratie met de directie. 6. De direct leidinggevenden bespreken minimaal 1x per jaar de ervaringen van het afgelopen jaar en de wensen ten aanzien van bijstelling c.q. wijzigingen voor het nieuwe jaar met de OR/PVT. 7. Iedere divisie of dienst meldt centraal bij de directie gecreëerde werkplekken aan die met voorrang voor te re-integreren medewerkers in aanmerking komen. 8. Bij tijdelijke overplaatsing vindt betaling plaats uit het budget van de oorspronkelijke leidinggevende. n kunnen aanvullende afspraken maken. 9. De medewerker doet zo lang mogelijk het oorspronkelijke werk, maar als dit niet mogelijk is, worden de mogelijkheden tot overplaatsing en/of het (tijdelijk) verrichten van andere werkzaamheden onderzocht. De medewerker moet hieraan meewerken. 10.Wanneer een overplaatsing gecontinueerd blijft, kan het salaris aangepast worden. Tip: In Ziekteverzuim en re-integratie praktijkgids 2. Ziekteverzuim, verzuimbegeleiding en registratie vindt u een overzicht met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leidinggevende (www.fcb.nl). In het stroomschema op de volgende pagina staan in chronologische volgorde de activiteiten van de leidinggevende vanaf de ziekteverzuimmelding. Daarbij zijn de wettelijke bepalingen van de Wet verbetering Poortwachter het uitgangspunt. Achter het stroomschema staat een toelichting. De leidinggevende doet in het reintegratiedossier (zie bijlage) verslag van de activiteiten en correspondentie met betrekking tot de verzuimbegeleiding. Verder maakt de leidinggevende zoveel mogelijk gebruik van de volgende UWV-formulieren (zie www.uwv.nl): 1. Plan van aanpak 2. Bijstelling Plan van Aanpak 3. Deskundigenoordeel 4. Aanvraag deskundigenoordeel door de werknemer 5. Aanvraag deskundigenoordeel door de werkgever 6. 42ste weeks ziekteaangifte bij het UWV
7. Eerstejaars evaluatie 8. Eindevaluatie van het Plan van Aanpak/Re-integratieverslag 9. Aanvraag Verlenging Wachttijd WIA.
2. Schema wettelijke bepaling Wet verbetering Poortwachter 1e verzuimdag Verzuimmelding Meldt zich voor 9.00 uur bij leidinggevende Neemt melding in ontvangst, vraagt naar aard verzuim en onderzoekt de mogelijkheid tot regres etc. en geeft melding door aan Registreert verzuimmelding en geeft melding evt. door aan bedrijfsarts of andere arbodienstverlener In de 1e week ziekteverzuim Contact onderhouden; beeld vormen over oorzaak van verzuim Contact met medewerker. Houdt gegevens bij, begint met aanleggen van re-integratiedossier Binnen 3 weken verzuim Verzuimgesprek Verzuimgesprek met de bedrijfsarts of evt. andere deskundige Voert gesprek, begeleiding verzuim, rapporteert aan leidinggevende Binnen 6 weken ziekteverzuim Aanvragen en opstellen probleemanalyse en reintegratieadvies vraagt bij de bedrijfsarts een probleemanalyse aan Bedrijfsarts stelt probleemanalyse en re-integratieadvies op Binnen 8 weken ziekteverzuim Plan van aanpak voor re-integratie Stelt samen met leidinggevende aan de hand van probleemanalyse het plan van aanpak op
Stelt samen met medewerker plan van aanpak op Maakt re-integratie dossier aan Bedrijfsarts ontvangt plan Minimaal elke 6 weken van het verzuim Plan van aanpak evalueren en eventueel bijstellen Samen met leidinggevende plan van aanpak evalueren en zo nodig bijstellen. Verslag wordt opgesteld door leidinggevende Samen met medewerker plan van aanpak evalueren en verslag maken voor medewerker Bedrijfsarts ontvangt verslag van verloop van re-integratie. Arbodienst/bedrijfsarts kan op verzoek verzuimbegeleidinggesprekken met medewerker houden Uiterlijk week 42 van het ziekteverzuim Ziekteverzuimmelding doorgeven aan UWV geeft verzuimmelding door aan UWV UWV ontvangt verzuimmelding Binnen week 52 van het ziekteverzuim Eerstejaarsevaluatie Evalueert samen met leidinggevende het tot dan gelopen reintegratietraject Evalueert samen met medewerker het tot dan gelopen reintegratietraject Geeft desgevraagd advies Geeft desgevraagd advies Tussen week 80 en 89 van het ziekteverzuim Voorbereiden re-integratieverslag Ontvangt formulier WIA-aanvraag UWV. Evalueert met leidinggevende plan van aanpak Evalueert met medewerker UWV stuurt medewerker formulier aanvraag WIA Week 89 van het ziekteverzuim Completeren re-integratieverslag en opstellen eindevaluatie
Ontvangt van leidinggevende het re-integratiedsossier en van arbodienst of bedrijfsarts het medische dossier Zendt het re-integratiedossier (probleemanalyse, plan van aanpak (incl. bijstellingen), eerstejaarsevaluatie en eindevaluatie) naar medewerker Stuurt medische dossier naar medewerker Week 91 van het ziekteverzuim WIA-aanvraag Zendt naar UWV complete WIA-aanvraag: Incl. re-integratiedossier van de werkgever, medische dossier van de bedrijfsarts en formulier aanvraag WIA UWV ontvangt aanvraag en verzekeringsdeskundige en arbeidsdeskundigen vormen een oordeel Maand 24 van het ziekteverzuim Beslissing WIA (hoeft niet altijd te resulteren in toekenning) Ontvangt beslissing WIA van UWV Ontvangt kopie beslissing WIA Zendt beslissing WIA naar werknemer en werkgever
3. Toelichting bij de stappen De leidinggevende ontvangt op de eerste ziekteverzuimdag de melding van de medewerker. Ten behoeve van een goede registratie geeft de leidinggevende op dezelfde dag de ziekteverzuimmelding door aan 4. De leidinggevende neemt de ziekteverzuimmelding (datum en verzuimreden) op in een re-integratiedossier. Met het vastleggen van deze gegevens start feitelijk de opbouw van het re-integratiedossier. De leidinggevende neemt zo snel mogelijk en in ieder geval binnen één week contact op met de medewerker voor een verzuimgesprek. De leidinggevende onderhoudt actief contact (verzuimgesprekken) met de medewerker en heeft daarbij aandacht voor de goede verstandhouding en duidelijkheid in de afspraken met de medewerker. Daarnaast schakelt hij de Arbodienst of de bedrijfsarts in zodra duidelijk is dat het verzuim langer dan zes weken kan duren. De leidinggevende ontvangt een probleemanalyse en re-integratieadvies van de bedrijfsarts. Als de leidinggevende daar, in overleg met de medewerker, niet mee akkoord gaat, neemt hij samen met de medewerker contact op met de bedrijfsarts voor een bijgesteld advies. Het Plan van Aanpak heeft de status van een re-integratiecontract en wordt zowel door de leidinggevende als de medewerker ondertekend. In eerste instantie is de re-integratie gericht op de eigen functie. In tweede instantie wordt gekeken naar een andere functie binnen de organisatie. Als dat ook niet lukt is de re-integratie gericht op een functie buiten de organisatie. In het Plan van Aanpak geven leidinggevende en medewerker aan wie als casemanager de voortgang van de re-integratie gaat bewaken. De leidinggevende en de medewerker voeren de in het Plan van Aanpak afgesproken re-integratie-inspanningen uit. De leidinggevende onderhoudt tweewekelijks contact met de medewerker. Iedere zes weken evalueert hij met de medewerker de voortgang en bespreekt hij of het Plan van Aanpak nog adequaat is. Daarnaast bespreekt de leidinggevende zeswekelijks het reintegratietraject in het SMT. Hij ontvangt hierbij ondersteuning en adviezen. De leidinggevende bespreekt de uitkomsten van het SMT met de medewerker. Zonodig stellen ze het Plan van aanpak tussentijds bij. en medewerker tekenen beiden voor akkoord met de bijstelling. Uiterlijk de 42ste week moet bij het UWV een melding van arbeidsongeschiktheid gedaan worden. Bij geslaagde re-integratie is de leidinggevende verantwoordelijk voor de nazorg. Hiertoe voert hij, op de eerste dag van de werkhervatting, een hervattingsgesprek met de medewerker. In dit 4 Uiteraard afhankelijk van of een organisatie een -functionaris heeft c.q. iemand die -werkzaamheden uitvoert.
gesprek bepaalt hij, in overleg met de medewerker, een concrete doelstelling en een tijdspad. Gedurende het overeengekomen tijdspad worden regelmatig voortgangsgesprekken (tenminste eens per zes weken) gevoerd. Na dit tijdspad maakt de leidinggevende met de medewerker een afspraak voor een follow-up gesprek. Na verslaglegging van het follow-up gesprek kan de leidinggevende het re-integratiedossier afsluiten. Rondom de 45e week dient een evaluatie uitgevoerd te worden van het reintegratietraject in het eerste jaar. In deze evaluatie gaan werkgever en werknemer na of alle benodigde inspanningen zijn verricht en of dit consequenties heeft voor het plan van aanpak. Het moment van de WIAkeuring kan de re-integratie van de medewerker in de weg staan. In dat geval vraagt de leidinggevende, in overleg met de medewerker, bij het UWV uitstel aan van de WIA-keuring. Als uitstel van WIA-keuring niet aan de orde is evalueert de leidinggevende met de medewerker het Plan van Aanpak in week 87-89. Hij neemt het initiatief om, in samenwerking met de medewerker en, een re-integratieverslag op te stellen. Ook tijdens en na de WIA-uitkering blijft de leidinggevende, zolang er sprake is van een arbeidsovereenkomst, verantwoordelijk voor verzuimbegeleiding en uitvoering van het Plan van Aanpak.
4. Rol van overige betrokkenen rondom ziekteverzuim en re-integratie Om te voorkomen dat het verzuim onnodig lang duurt, werkt de leidinggevende binnen de organisatie nauw samen met de medewerkers, de directie, de OR/PVT, de bedrijfsarts en andere arbodienstverleners, het re-integratiebedrijf en het UWV. s 1. Iedere medewerker meldt zijn ziekteverzuim bij de eigen leidinggevende. Indien die op dat moment niet aanwezig is, moet de medewerker later alsnog pogingen ondernemen om in contact te komen met de leidinggevende. Lukt dat niet, dan moet contact opgenomen worden met diens vervanger. Het moet dus voor iedereen duidelijk zijn wie de vervanger is van de direct leidinggevende. 2. De medewerker blijft zo lang mogelijk het oorspronkelijke werk doen, maar als dit niet mogelijk is, worden de mogelijkheden tot het (tijdelijk) verrichten van andere werkzaamheden of tot overplaatsing binnen of buiten de organisatie onderzocht. De medewerker moet hieraan meewerken. 3. De medewerker recht het dossier in te zien dat op basis van de protocollen wordt aangelegd omtrent zijn re-integratie. 4. De directie ondersteunt zowel de medewerker als de leidinggevende bij onder meer financiële en/of arbeidsrechtelijke gevolgen. 5. Bij een tijdelijke overplaatsing behoudt de medewerker het eigen salaris. 6. Wanneer een overplaatsing gecontinueerd blijft, kan het salaris aangepast worden. Tip: Kijk ook in het document Ziekteverzuim en re-integratie, Informatie voor medewerkers tijdens ziekteverzuim, op www.fcb.nl. Directie 1. De directie beheert een overzicht met voor re-integratie beschikbare werkplekken. 2. De directie bespreekt periodiek met leidinggevenden de medewerkers met ziekteverzuim en overlegt waar ondersteuning nodig is. 3. Wanneer de leidinggevende van de vervangende werkplek voor kosten geplaatst wordt, worden in overleg met de directie de mogelijkheden voor aanvullende uitkeringen of subsidies verkend. 4. De directie meldt het ziekteverzuim bij het UWV als het langer dan 42 weken duurt. Hiervoor wordt het UWV-formulier gebruikt op www.uwv.nl. 5. De directie houdt in de gaten welke financiële en/of arbeidsrechtelijke consequenties bepaalde beslissingen hebben omtrent de wel/niet verplaatsing van werkplek bij langdurig ziekteverzuim. 6. De directie ondersteunt zowel de medewerker als de leidinggevende bij onder meer financiële en/of arbeidsrechtelijke gevolgen. OR 1. De OR /PVT heeft instemmingsrecht ten aanzien van een regeling op het gebied van verzuim. Een verzuim- en re-integratieprotocol moet dus goedgekeurd zijn door de OR.
2. De OR/PVT heeft informatierecht over alle onderwerpen die te maken hebben met het arbo-, verzuim en re-integratiebeleid. 3. De OR/PVT heeft initiatiefrecht en kan de werkgever dus voorstellen doen, bijvoorbeeld over de uitvoering van een re-integratieprotocol. Tip: kijk ook in het document Voor OR leden - Aan de slag met werkdruk, agressie en verzuim op www.fcb.nl. Arbodienstverlener/bedrijfsarts De bedrijfsarts houdt periodiek contact met de leidinggevende, de directie en de betreffende medewerker. Tip: Bekijk Ziekteverzuim en re-integratie - Praktijkgids 4. Arbodienstverlening als u wilt weten hoe u een goed contract met een arbodienstverlener afsluit en/of als u wilt weten hoe u de dienstverlening van de Arbodienst evalueert. Zie www.fcb.nl. Re-integratiebedrijf Het re-integratiebedrijf ondersteunt met diensten op het terrein van scholing, begeleiding en bemiddeling voor hervatting in eigen werk(plek) of bij een andere werkgever. Een re-integratiebedrijf wordt ingeschakeld: Bij (dreigend) langdurig verzuim van een medewerker kan het reintegratiebedrijf met medische begeleiding, psychologische hulpverlening of fysieke hulpverlening (bijv. fysiotherapie, rugtraining) de medewerker begeleiden bij zijn terugkeer naar het werk. Als de medewerker wegens ziekte niet meer op het eigen werk terug kan keren kan het re-integratiebedrijf helpen bij re-integratie in een ander bedrijf. Bijvoorbeeld via beroepskeuzeonderzoek, her-, om- of bijscholing. De leidinggevende maakt samen met de werknemer en het re-integratiebedrijf een plan om de werknemer snel binnen of buiten uw bedrijf te re-integreren. UWV De leidinggevende, de directie of de medewerker kunnen het UWV inschakelen als er behoefte is aan een deskundigenoordeel (zie voor meer informatie de UWV-brochure op www.uwv.nl). Een deskundigenoordeel kan aangevraagd worden door de werknemer of door de werkgever. Hieraan zijn kosten verbonden. UWV is daarnaast verantwoordelijk voor het beoordelen van de WIA-aanvraag en het mogelijk toekennen van premiekortingen indien medewerkers met een arbeidsongeschiktheidsuitkering in dienst genomen dan wel gehouden worden. UWV toetst de re-integratie-inspanningen van werknemer en werkgever aan de hand van het re-integratieverslag. Tip: Meer informatie over de rol van verschillende betrokken vindt u ook in Ziekteverzuim en re-integratie - Praktijkgids 2. Ziekteverzuim, verzuimbegeleiding en registratie (hoofdstuk 6). Zie www.fcbwjk.nl.
BIJLAGE Invulschema ten behoeve van re-integratiedossier Datum Gemaakte afspraken Met wie Wie informeren Datum volgend
Colofon September 2010 Deze publicatie is een uitgave van FCB en downloadbaar vanaf www.fcb.nl Publicatienummer 2010.0193 FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken Koningin Wilhelminalaan 3, 3527 LA Utrecht Postbus 8203, 3503 RE Utrecht T (030) 298 53 50 F (030) 298 53 33 E post@fcb.nl I www.fcb.nl Aan de inhoud van deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Ondanks de uiterste zorgvuldigheid waarmee deze uitgave tot stand is gekomen, is FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken niet aansprakelijk voor eventuele tekstfouten, noch voor het gebruik van de inhoud van de teksten en de daaruit voortvloeiende feiten, omstandigheden en gevolgen.