Gemeente Nijlen Zone Berlaar-Nijlen Gemeente Berlaar E D I T I E 2 0 0 7
INHOUDSOPGAVE A. VOORWOORD... 4 B. INLEIDING... 5 C. FUIFREGLEMENT - FUIFCHARTER - FUIFBOX... 6 1. Fuifreglement... 6 2. Fuifcharter... 6 3. Fuifbox... 6 D. VOORBEREIDING... 7 1. De eerste grote beslissingen... 7 1.1. Datum en locatie... 7 1.2. Contracten... 8 1.3. Huren van materiaal... 9 1.4. Sponsoring... 9 1.5. Begroting... 9 2. Gemeentelijke toelating of melding?...10 3. Vergunningen...10 3.1. SABAM... 10 3.2. Billijke vergoeding... 11 3.3. Tapvergunning... 11 3.4. Vergunning sterke drank... 11 3.5. Vergunning voeding... 12 3.6. Milieuvergunning (VLAREM)... 13 4. Geluidsnormen...13 4.1. Niet-ingedeelde inrichtingen... 13 4.2. Ingedeelde inrichtingen... 14 5. Verzekeringen...15 5.1. Objectieve aansprakelijkheid bij brand en/of ontploffing... 15 5.2. Brand... 15 5.3. Burgerlijke aansprakelijkheid... 15 5.4. Contractuele aansprakelijkheid... 16 5.5. Lichamelijke ongevallen vrijwilligers... 16 5.6. Alle risico s... 16 6. Publiciteit...17 6.1. Affiches... 17 6.2. Mond aan mondreclame... 18 6.3. Strooibriefjes (flyers)... 18 6.4. Aanplakbordjes... 19 6.5. Het gebruik van een geluidswagen... 19 6.6. Reclamevoertuigen... 19 6.7. De toegangskaarten... 19 6.8. Andere promotiekanalen... 19 6.9. Bewegwijzering... 19 7. Afvalbeleid...20 8. Buurtbewoners...21 9. Veiligheid...22 9.1. Brand... 22 9.2. EHBO... 22 9.3. Private veiligheid - security... 22 9.4. Veiligheidscoördinator... 23 9.5. Veiligheidsplan... 23 9.6. -16 jarigen... 24 9.7. Vestiaire en toiletten... 24 9.8. Elektriciteit... 25 10. Medewerkers en taakverdeling...25 2
11. Weersomstandigheden...25 12. Toezicht locatie buiten het fuifmoment...25 E. DE FUIF ZELF...26 1. Controle...26 2. Taakverdeling en afspraken...26 3. Inrichting en veiligheid...26 4. Financiën...26 5. Barbeheer...27 F. DE DAG NADIEN...28 G. CHECKLIST...29 1. Voorbereiding:...29 2. De dag zelf...30 3. Tijdens de fuif...30 4. Na de fuif...30 H. TIJDSPLANNING...31 1. 3 maand vooraf...31 2. 6 weken vooraf...31 3. 1 maand vooraf...31 4. 10 dagen vooraf...31 5. 5 dagen vooraf...31 6. Dag nadien...31 7. Maximum 3 dagen nadien...31 I. BIJLAGEN...32 Fuifreglement...32 Aanvraag- of meldingsformulier...32 Fuifcharter...32 Materialen uitleendienst...32 Aanvraagformulier voor reclamebordjes langs gemeente/gewestwegen...32 3
A. VOORWOORD Beste fuiflustige Met plezier stellen wij u deze Fuif-Wijzer voor, een document waar de nodige voorbereiding en flink wat sleutelwerk aan vooraf is gegaan. Maar dat is niet zonder reden, want fuiven is een recht en wij vonden het een plicht, als gemeentebesturen en lokale politie, om daarover een en ander samen te brengen in een handige fuifgids, die we fuifwijzer hebben gedoopt. De naam fuifwijzer dekt overigens perfect de lading. Het is de bedoeling om organisatoren de weg te wijzen naar een succesvolle fuif door hen te wijzen op alle mogelijke dingen die daar bij komen kijken. Dit alles gebeurt niet vanuit een betuttelend of beperkend uitgangspunt, het is bedoeld als een uitgestoken, helpende hand. De inhoud van deze Fuif-Wijzer is zeer divers. Het gaat van geldende regelgeving over praktische tips tot een echte checklist van dingen waar je maar beter kan aan denken. Vandaag stellen wij u een papieren versie van de Fuif-Wijzer voor, maar er is ook een elektronische versie, terug te vinden op de respectieve websites van de gemeenten Berlaar en Nijlen. Op die manier kan de inhoud aangepast worden aan de actualiteit en beschikt de lezer over de juiste informatie. Denken we in het recente verleden bijvoorbeeld maar aan de afschaffing van de tapvergunning of de invoering van het rookverbod, twee zaken die hun weerslag hebben op de organisatie van fuiven. Wij hopen met deze Fuif-Wijzer alvast één obstakel voor het welslagen van een fuif uit de weg te hebben geruimd, want wij vinden dat niet alleen een gewaarschuwd maar zeker ook een geïnformeerd mens er twee waard is. Veel succes met het fuiven en geniet ervan! Walter Horemans Burgemeester Berlaar Paul Verbeeck Burgemeester Nijlen 4
B. INLEIDING Een fuif organiseren is echt niet zo gemakkelijk en vergt heel wat organisatievermogen en energie. Duizend-en-één dingen moeten gebeuren: Een zaal reserveren; Affiches en folders laten drukken; Vergunningen aanvragen; Deze gids wil een hulp zijn bij het inrichten van een fuif. Het ligt niet in onze bedoeling om je handje vast te houden, maar we geven langs deze weg gewoon enkele tips die belangrijk zijn. Met vragen kan je altijd terecht op onze jeugddiensten: JEUGDDIENST NIJLEN Kerkstraat 4 2560 Nijlen JEUGDDIENST BERLAAR Markt 1 2590 Berlaar Jeugdconsulent Gunther Melis Jeugdconsulent Nancy Cloos Tel.: 03 410 02 32 Tel.: 03 410 19 07 Fax: 03 481 70 48 Fax: 03 482 49 14 E-mail: jeugddienst@nijlen.be E-mail: jeugd@berlaar.be of gunther.melis.@nijlen.be of nancy.cloos@berlaar.be Voor je aan de organisatie van een fuif begint, is het goed even stil te staan bij enkele zaken: Wat is de bedoeling van de fuif (winst maken, feest vieren, een groep laten komen, vrienden samenbrengen )? Wie wil je bereiken? Wie laat je toe? Kleed je de fuif in? Waarom? Waarom niet? Hoe kleed je ze in? Staat de bestemming van de opbrengst vooraf vast? Wie neemt de eindverantwoordelijkheid op zich? Hoe wordt de toegangsprijs bepaald? Welke muziek/genre komt er aan bod of wordt alles toegelaten? Wat doe je met vechtpartijen? Hoe sta je tegenover alcohol en drugsgebruik? In deze gids overlopen we de belangrijkste stappen. Veel succes! 5
C. FUIFREGLEMENT - FUIFCHARTER - FUIFBOX 1. Fuifreglement Het fuifreglement (politiereglement Evenementen ) bevat een aantal richtlijnen en regels waaraan organisatoren van fuiven zich dienen te houden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen evenementen in open lucht en evenementen in besloten plaatsen. In bijlage kan dit reglement gevonden worden. 2. Fuifcharter Het fuifcharter is een afsprakennota tussen de gemeente (zijnde Berlaar of Nijlen), de organisatoren van de fuif en de lokale politie van de zone Berlaar-Nijlen. De afspraken zijn zeer uiteenlopend. Met het charter engageren de fuiforganisatoren zich om die afspraken na te komen. 3. Fuifbox Fuiforganisatoren, die een evenement organiseren en het fuifcharter ondertekenen, kunnen gratis gebruik maken van de fuifbox. Wel wordt er een waarborg gevraagd. De fuifkoffer wordt uitgeleend door de gemeentelijke jeugddienst. De koffer reserveren kan schriftelijk, telefonisch en via e-mail bij de jeugddienst. Het reglement van de uitleendienst is van toepassing voor het ontlenen van de fuifbox. De waarborg voor de fuifkoffer bedraagt 50,00. De inhoud van de fuifbox kan je opvragen bij de jeugddienst. 6
D. VOORBEREIDING 1. De eerste grote beslissingen 1.1. Datum en locatie Bij het zoeken naar een datum voor de fuif, moet je er rekening mee houden of er in de omgeving al niet te veel andere fuiven worden georganiseerd. In bepaalde perioden (rond examens, festivals, enz.) kan het ook moeilijker zijn om veel volk te bereiken! Bij het organiseren van een fuif moet je tijdig zoeken naar een geschikte plaats. Ben je van plan om gebruik te maken van een zaal of geef je er de voorkeur aan om een tentfuif of zelfs een openluchtfuif te organiseren? Begin op tijd (meerdere maanden op voorhand!) aan deze zoektocht, want niet elke locatie mag voor elk doel gebruikt worden! Een overzicht van de mogelijkheden: een zaal; in een tent; in open lucht. 1.1.1. Als je ervoor kiest om te fuiven in een zaal: Er kan, op basis van het aantal toegelaten fuiven in een zaal, een onderscheid gemaakt worden tussen 2 categorieën: Als het gaat om een zaal waar meer dan 12 fuiven per jaar worden georganiseerd, dan moet de zaaluitbater daarvoor over een milieuvergunning beschikken. Als het gaat om een zaal waar er minder dan 12 fuiven per jaar worden georganiseerd, dan moet de zaaluitbater daar geen milieuvergunning voor hebben. 1.1.2. Als je ervoor kiest om te fuiven in een tent of open lucht: Een openluchtfuif valt nooit onder de VLAREM-wetgeving. Ook voor een éénmalige tentfuif is er geen milieuvergunning nodig. Maar volgens de VLAREM-Iindelingslijst mag de tent maximaal 2 keer per jaar op hetzelfde perceel of dezelfde percelen worden geplaatst, gedurende maximaal 3 opeenvolgende dagen. Als de tentfuif de derde is op dat perceel gedurende dat jaar, is er in principe dus wel een milieuvergunning nodig. In de praktijk is dat haast onmogelijk, omdat er dan een voorafgaand akoestisch onderzoek moet gebeuren! Voor een fuif op openbaar terrein gelden bijkomende afspraken. Wil je een fuif op openbaar terrein organiseren, dan moet je hiervoor toestemming vragen aan de burgemeester. Voordelen: Je bent vrij van brouwer en het is niet de zaaluitbater die met een deel van de winst gaat lopen. Er is een gunstig tarief i.v.m. de billijke vergoeding. 7
Nadelen: Er zal meer geluidshinder zijn in de buurt, dan bij een fuif in een zaal. De kans is dus groot dat de fuif vroeger zal moeten beëindigd worden. Als de fuif plaats vindt in de omgeving van stiltebehoevende instellingen of zones (bejaardentehuizen, ziekenhuizen, ) kan de burgemeester hier echter beperkende maatregelen opleggen, of zelfs helemaal verbieden. Bij fuiven op een perceel van een ingedeelde inrichting (vb. een terrein dat bij een zaal hoort) kan de uitzondering op de geluidsnormen worden geweigerd omdat de milieuvergunning van de zaal ook geldig is voor het perceel. Er zullen meer randaccessoires moeten voorzien worden: er moet een eettent of wagen, podiumelementen en toiletcabines gereserveerd worden. Je bent afhankelijk van de weersomstandigheden. Parkeermogelijkheden en bereikbaarheid kunnen beperkt zijn. 1.2. Contracten Bij de organisatie van je fuif mag je niet vergeten verschillende contracten af te sluiten met de zaaluitbater, de DJ of groep, voor eventuele huur van de geluidsinstallatie en lichten, met de brouwer, eventuele catering, met de hulpdiensten, Let bij het afsluiten van het contract met de zaaluitbater op volgende aspecten: Zalen die over een milieuvergunning beschikken, zullen in hun contract de voorwaarden en beperkingen vermelden die voor de zaal van toepassing zijn. Vaak zal het gebruik van een geluidsbegrenzer verplicht worden. Soms zal zelfs het gebruik van de vaste muziekinstallatie verplicht zijn. (bij schade aan deze toestellen kan de uitbater van de zaal dan echter eisen dat de organisatoren van de fuif de geleden schade vergoeden en dit desnoods via de burgerlijke rechtbank) In het contract van zalen die geen milieuvergunning hebben, zal vermeld staan dat je zelf verantwoordelijk bent in geval van geluidsoverschrijding. Meestal zal ook melding gemaakt worden van het maximum aantal personen (deze norm wordt bepaald in een brandveiligheidattest). Vergeet niet te checken of de clausule afstand van verhaal in geval van brand in het contract opgenomen is! (dit is een aanvullende clausule in de brandverzekering. Mocht er brand ontstaan, dan is de brandpolis van de zaaluitbater van toepassing.) Moet je een vergunning voor gelegenheidsslijterij aanvragen? Heeft de zaaluitbater al billijke vergoeding betaald? Heeft de zaal een attest hygiëne en brandveiligheid? Soms heeft de zaal een binnenhuisreglement. Daar kan onder meer in vastgesteld zijn: Dat bezoekers geen eigen dranken mogen meebrengen. In welke plaatsen er niet mag gerookt worden. Welke lokalen er niet publiek toegankelijk zijn. Bij het afsluiten van een contract met de DJ: Het belang van de rol van de deejay wordt nogal vaak over het hoofd gezien! De keuze van de deejay is erg belangrijk, zeker als het een grote fuif is. Neem daarom altijd iemand met voldoende ervaring. Gaat het om een externe persoon, informeer die dan goed over het publiek dat wordt verwacht. De muziekkeuze is heel belangrijk en bepaalt in grote mate de sfeer. Een DJ mag niet zijn eigen smaak draaien, maar houdt rekening met het publiek. De DJ dient ook strikt de richtlijnen van de organisator op te volgen. Spreek op voorhand goed af met de deejay wat er moet gebeuren als er onrust is. Ook als de zaal moet worden ontruimd omwille van brand, kan de DJ hierin een cruciale rol spelen. Een interne communicatiestoornis kun je op dat moment missen als kiespijn. Spreek duidelijk af hoe laat de fuif moet beëindigd worden. 8
Let bij het afsluiten van een contract met de brouwer op volgende aspecten: Zorg dat je op tijd de nodige afspraken maakt met de brouwer. Mag je de avond van de activiteit nog opbellen als de drankvoorraad dreigt opgebruikt te zijn? Kun je materiaal ontlenen en/of hoeveel kost het? Koelkasten, opdienbladen, glazen, bierviltjes, flessenopeners, Tips bij het opstellen van een contract: Laat nooit een minderjarige een contract ondertekenen, burgerrechtelijk is een minderjarige namelijk niet handelingsbekwaam. Wees voorzichtig bij het afsluiten van contracten. Lees alles grondig na vooraleer het contract ondertekent. 1.3. Huren van materiaal Als de zaal onvoldoende uitgerust is, zal het onvermijdelijk zijn om voor bijkomende voorzieningen te zorgen. Veel materiaal kan (al dan niet tegen een vergoeding) ontleend worden! De PA en lichtinstallatie zijn een onmisbaar element op een fuif. Als die niet aanwezig is in de zaal, kan je die huren. Ook het gebruik van nadars kan heel praktisch zijn... Op de jeugddienst van jouw gemeente kunnen ze je ongetwijfeld vertellen welk materiaal je via het gemeentebestuur kan ontlenen. Je vindt alvast een lijst met materialen in bijlage. Tevens kan je terecht bij de Provinciale Uitleendienst in de Smekensstraat 61 te 2390 Malle. (www.uitleendienstmalle.be, tel.: 03 312 80 00, fax: 03 312 80 80, e-mail: uitleendienst@pvm.provant.be). 1.4. Sponsoring Om een deel van de onkosten te dekken, kan je gebruik maken van sponsoring. In ruil voor publiciteit op affiches, toegangskaarten, T-shirts, krijg je van een sponsor een vergoeding in geld of in goederen. Je kunt ook altijd een spandoek van het sponsorende bedrijf ophangen in de fuifruimte, mits dit de brandveiligheid niet in het gedrang brengt (onbrandbaar materiaal). Hoe pak je dit aan? Geef de sponsors achtergrondinformatie over het evenement en over de organisatie en haar doelstellingen. Laat ook weten hoeveel sponsors jullie zoeken, en welke bedragen er gevraagd worden. De meeste firma s krijgen heel veel aanvragen voor sponsoring. Probeer een originele aanvraag te doen. Zorg dat alles netjes op papier staat. Wellicht heb je zo alleen al meer kans op een positief antwoord. 1.5. Begroting Het is heel nuttig om op voorhand een ruwe kostenraming van je inkomsten en uitgaven te maken. 9
Volgende onderwerpen kunnen aan bod komen: UITGAVEN huur zaal / tent huur materiaal (muziek, licht, ) vaste kosten (elektriciteit, ) DJ / groep drukwerken (affiches, kaarten, ) Aankoop drank en voedsel Vergunningen Verzekeringen veiligheid (EHBO, Rode Kruis, ) Aankoop klein materiaal (stiften, plakband, lijm, ) TOTAAL SALDO INKOMSTEN voorverkoop kaarten inkom kassa sponsoring drankverkoop verkoop voeding vestiaire WC-geld TOTAAL 2. Gemeentelijke toelating of melding? Ook hier wordt een onderscheid gemaakt tussen een fuif in zaal, in open lucht en een fuif in een tent. Voor fuiven in open lucht of tent is er een schriftelijke toestemming nodig van de burgemeester. Fuiven in een zaal dienen te worden gemeld aan de burgemeester. Hiervoor gebruik je het aanvraag- of meldingsformulier (voorbeeld in bijlage) dat je kunt verkrijgen op de jeugddienst van jouw gemeente. Je kunt het ook downloaden via de website van je gemeente. Deze aanvraag dient 3 maanden vooraf te gebeuren. De melding dient 1 maand vooraf te gebeuren. 3. Vergunningen 3.1. SABAM SABAM is de Belgische vereniging van auteurs. Als je in het openbaar muziek maakt of laat maken, dan moet je daar auteursrechten op betalen aan SABAM. Afhankelijk van de soort activiteit, de oppervlakte van de zaal en de inkomprijzen moet je een bepaald bedrag hiervoor betalen. Filiaal - "Provincie Antwerpen": Frankrijklei 65, bus 2, te 2000 Antwerpen Zaakvoerder: Marc Van Mieghem (marc.vanmieghem@sabam.be) Tel.: 03/226.71.60. - Fax: 03/226.72.66. E-mail: agent.antwerpen@sabam.be Je kunt on-line SABAM-tarieven berekenen op http://www.sabam.be Hier vind je ook verdere nuttige informatie. Minstens 10 dagen op voorhand moet je hen schriftelijk (of ter plaatse) op de hoogte brengen van de activiteit die je organiseert. Op de jeugddienst van je gemeente kan je documenten verkrijgen om deze aanvraag aan SABAM door te geven; je kunt de documenten eveneens downloaden op de website van Sabam. 10
3.2. Billijke vergoeding Sinds kort hebben niet alleen de auteurs, maar ook de uitvoerende artiesten en producenten recht op een vergoeding. Via deze "billijke vergoeding" worden zij nu wel vergoed. Deze billijke vergoeding moet dus supplementair betaald worden! Als je op een openbare plaats een werk van (een) uitvoerend(e) artiest(en) laat horen, dan moet je de billijke vergoeding betalen. Zo moet dus bij de organisatie van een fuif steeds de billijke vergoeding betaald worden. Maar opgelet: Het kan zijn dat de zaaluitbater een jaarlijkse billijke vergoeding betaald heeft. Je moet dan zelf geen billijke vergoeding meer betalen. Vraag altijd naar een bewijs aan de uitbater dat hij de billijke vergoeding betaald heeft. Hoogstwaarschijnlijk zal de uitbater wel een deel van deze kosten in de huurprijs van de zaal doorverrekend hebben. Het kan echter ook zijn dat je zelf nog de billijke vergoeding moet betalen en dan moet je er dus wel nog zelf voor zorgen dat dit in orde komt. Als de fuif in open lucht of in een tent plaats vindt, dan moet je dit zeker zelf nog in orde brengen. Om in orde te zijn met de billijke vergoeding moet een formulier ingevuld worden en minstens 5 dagen voor de activiteit opgestuurd zijn naar: Outsourcing Partners N.V. Postbus 181 9000 Gent De formulieren kan je afhalen op de jeugddienst van je gemeente. Je kan ze ook downloaden op de website : www.bvergoed.be. 3.3. Tapvergunning De bekende tapvergunning én de vergunning voor sterke drank heeft een grote transformatie gehad. De tapvergunning is niet meer nodig. De vergunning voor sterke drank nog wel maar de gemeente waar het evenement plaatsvindt, zal deze vergunning moeten afleveren. De drankvergunning voor de slijterij van gegiste dranken (de bekende tapvergunning) is sinds 2006 afgeschaft. De vergunning voor sterke drank blijft bestaan! Je dient deze niet meer aan te vragen bij de douane maar wel bij de gemeente waar het evenement doorgaat. Het verkopen van sterke drank voor gebruik ter plaatse op occasionele drankgelegenheden blijft dus verboden, tenzij je een machtiging hebt verkregen van het College van Burgemeester en Schepenen. 3.4. Vergunning sterke drank Er is een vergunning nodig voor het schenken van sterke drank. Het gaat hierbij om alle dranken die meer dan 1,2% vol gedistilleerde alcohol bevatten. Deze vergunning dien je tijdig aan te vragen bij het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente waar het evenement doorgaat. Hoe weet je nu wat sterke drank is en wat niet? Er is een onderscheid tussen gegiste en gedistilleerde alcohol. Hoe kun je weten dat iets onder de 1,2% vol gedistilleerde alcohol valt en iets anders niet? In eerste instantie moet het gaan om gedistilleerde alcohol. 11
De meest courante dranken vallen hier niet onder, want het gaat meestal om gegiste dranken zoals bieren en wijnen. Ook porto, sherry en martini zijn gegiste dranken. Gedistilleerde dranken zijn: pisang, campari, whisky, gin, jenevers, Die dranken bevatten vaak tot 40% vol gedistilleerde alcohol. Dit zijn dus allemaal sterke dranken. Wanneer is een cocktail nu een sterke drank? Meestal bevatten cocktails één of meerdere gedistilleerde dranken. Als die gemengd worden met fruitsap, tonic of cola, krijg je dus een mengsel met daarin een bepaald volume gedistilleerde alcohol. De grens ligt op 1,2% vol gedistilleerde alcohol, dus erg laag. Quasi alle samengestelde drankjes met gedistilleerde alcohol zijn sterke dranken. Let op: ook voorgemixte cocktails zoals Bacardi Breezer of fruitjenevers zijn sterke dranken. Alles even op een rijtje gezet: GEEN VERGUNNING NODIG alle frisdranken alle bieren Porto Sherry Martini VERGUNNING NODIG pisang campari whisky gin jenevers alcoholpops / Bacardi Breezer samengestelde drankjes met gedistilleerde alcohol Sterke dranken mogen enkel in de vorm van cocktails of voorgemixte cocktails of als fruitjenevers zoals hierboven al vernoemd, geschonken worden. Opmerking: Ben je jonger dan 16, dan mag je geen alcohol geserveerd krijgen. Jongeren tussen 16 jaar en 18 jaar mag je wel de niet-vergunde alcoholische dranken verkopen (bieren e.d.) maar geen sterke dranken. Bovendien mag je, op welke leeftijd ook, onder invloed niet in het verkeer met een voertuig (daar hoort ook een fiets bij!). In België ben je strafbaar als je als chauffeur 0,22 mg/l in de uitgeademde alveolaire lucht in je bloed hebt. Je kunt ook bestraft worden indien er sprake is van maatschappelijke overlast. Hou er als organisator ook rekening mee dat je geen alcohol mag schenken aan personen die in dronkenschap verkeren. (Je kunt hiervoor verantwoordelijk worden gesteld.) 3.5. Vergunning voeding Als je etenswaren wilt verkopen, moet je daarvoor een vergunning hebben. Gaat het echter om een éénmalige activiteit (vb. slechts 1 keer per jaar organiseer je met je leidingsgroep een fuif), dan ben je hiervan vrijgesteld. Zalen die ook een keuken hebben, zullen meestal al over deze vergunning beschikken. Als je een beroep doet op een hotdogkraam- of frituuruitbater of cateringbedrijf, dan zal deze uitbater hier zelf over moeten beschikken. Je kunt deze formulieren aanvragen bij de Eetwareninspectie in de provincie: Eetwareninspectie Theaterbuilding (13de verd.) Italiëlei 124 - bus 70 2000 Antwerpen Tel.: 03 213 80 25 03 213 80 26 12
3.6. Milieuvergunning (VLAREM) Normaal is het de zaaluitbater die in orde moet zijn met het milieuvergunningdecreet, zeker als in de zaal regelmatig fuiven worden georganiseerd. Een zaaluitbater mag zijn inrichting in feite niet verhuren of laten gebruiken voor activiteiten die niet gedekt zijn door een milieuvergunning. Het Hof van Cassatie oordeelt in haar arrest van 31 mei 2001 echter dat wie een fuif organiseert over een milieuvergunning klasse 2 moet beschikken (als de zaal groter is dan 100m²). Als je geen vergunning hebt, kan de burgemeester niet alleen de fuif laten stilleggen, maar ook de zaal laten sluiten. Je kunt wel een tijdelijke milieuvergunning klasse 2 aanvragen. De Vlarem I indelingslijst voorziet echter uitzonderingen voor tentfuiven (maximaal tweemaal per jaar op hetzelfde perceel kan zonder vergunning) en voor fuiven n.a.v. bijzondere gelegenheden (kermissen, carnavals, jaarfeesten van een vereniging, jubileumvieringen, ). De jaarlijkse fuiven en bals van de verenigingen vallen dus niet onder de milieuvergunningverplichting, de fuiven van commerciële organisatoren wel. Meer informatie over dit onderwerp kan je vinden bij geluidsnormen. 4. Geluidsnormen Er wordt een onderscheid gemaakt tussen ingedeelde inrichtingen en niet-ingedeelde inrichtingen. 4.1. Niet-ingedeelde inrichtingen Een niet-ingedeelde inrichting is een inrichting die niet onder de VLAREM-wetgeving valt en die dus niet over een milieuvergunning moet beschikken. Hieronder vallen: openluchtfuiven, de meeste tentfuiven, fuiven in zalen waar er slechts occasioneel wordt gedanst, namelijk maximum 12 dansfeesten per jaar, met een maximum van 2 per maand. Hoe zit het met de geluidsnormen: Hier worden de geluidsnormen geregeld met het KB van 24 februari 1977. Dat houdt in dat in de inrichting zelf het maximum geluidsniveau 90 db(a) niet mag overschrijden. Dit geluidsniveau wordt gemeten op om het even welke plaats in de inrichting waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden. De fuiflocaties moeten zo ingericht zijn dat het geluidsniveau gemeten in de buurt: 1. niet hoger is dan 5 db(a) boven het achtergrondgeluid, indien dit lager is dan 30 db(a); 2. niet hoger is dan 35 db(a) indien het achtergrondgeluidsniveau ligt tussen de 30 en 35 db(a); 3. niet hoger is dan het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 db(a). Dit geluidsniveau wordt gemeten in het lokaal of gebouw, met gesloten deuren en vensters. Zijn er uitzonderingen mogelijk? Ja! Voor de niet-ingedeelde muziekactiviteiten kan er een afwijking worden toegestaan als er (elektronisch) versterkte muziek wordt geproduceerd. De bepalingen van het KB van 24 februari 1977 zijn niet van toepassing op de muziekactiviteiten, op voorwaarde dat: 1. de muziekactiviteit vooraf is gemeld aan het college van burgemeester en schepenen van de gemeente waar de activiteit doorgaat; 2. het college van burgemeester en schepenen een specifieke toelating heeft verleend tot afwijking van de geluidsnorm. 13
Kan uw aanvraag geweigerd worden? In uitzonderlijke situaties (vb. de fuif is in de nabijheid van een ziekenhuis, rusthuis, natuurreservaat, gelegen) kan het college van burgemeester en schepenen beperkende maatregelen opleggen (m.b.t. het maximum toegelaten geluidsniveau of de duur van de muziekactiviteit) of zelfs de activiteit verbieden. 4.2. Ingedeelde inrichtingen Ingedeelde inrichtingen zijn inrichtingen die onder de VLAREM-wetgeving vallen en die dus een milieuvergunning hebben. Hoe zit het met de geluidsnormen: De milieuvergunning bepaalt hoeveel lawaai er mag geproduceerd worden. Dat zal in de huurovereenkomst staan. De huurder kan burgerlijk aansprakelijk gesteld worden als hij zich niet houdt aan de opgelegde normen. De normen zijn zeer sterk afhankelijk van de isolatiegraad van het gebouw waar gefuifd wordt. Ook de omgeving speelt een rol: in het ene gebied mag je meer lawaai maken dan in het andere. Ook het moment van de dag is belangrijk. Overdag mag je meer lawaai maken dan 's avonds of 's nachts. Tips: Werk met een geluidsbegrenzer. Hou ramen en deuren zoveel mogelijk dicht. Gebruik indien mogelijk geluidsabsorberende materialen. Stel de geluidsinstallatie zodanig op dat het geluid zich verder zet in de richting waar die het minst hinder veroorzaakt. Stel indien mogelijk rond de dansvloer 4 luidsprekers op, naar elkaar toe. Dit maakt veel minder lawaai dan 2 luidsprekers gewoon in de zaal. Waarschuw de omwonenden d.m.v. bijvoorbeeld een briefje waarop de activiteit en de uren vermeld staan. Wil je zeker spelen wat betreft geluidsoverlast, dan kan je altijd maar wel tijdig aanvragen- een preventieve geluidsmeting laten doen. In de mate van het mogelijke zal dan iemand van de lokale politie vooraf een meting komen verrichten en heb je een indicatie van wat in jullie geval wettelijk toegelaten is. Een preventieve meting en naleving van het voorgestelde geluidsniveau kan een politietussenkomst in de loop van de avond voorkomen. 14
5. Verzekeringen Je bent wettelijk verplicht een verzekering objectieve aansprakelijkheid bij brand en/of ontploffing af te sluiten. De andere verzekeringen die hieronder beschreven zijn, zijn zeker aan te raden maar niet verplicht. We raden je aan echter niet te besparen op het luik verzekeringen. In vele gevallen is het nuttig om te informeren bij je overkoepelende organisatie waarvoor je al of niet verzekerd bent. 5.1. Objectieve aansprakelijkheid bij brand en/of ontploffing Deze verzekering dekt lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing. Voor elke inrichting waar wordt gedanst, voor drankgelegenheden waarvan de totale voor het publiek toegankelijke oppervlakte tenminste 50 m² bedraagt, is een verzekering objectieve aansprakelijkheid verplicht. Als je ergens een zaal huurt, dan doe je er goed aan voor je fuif bij de zaaluitbater te informeren of hij over deze verzekering beschikt. De zaaluitbaters moeten jaarlijks een verzekering afsluiten en de verzekeringsmaatschappij verstuurt dan een verzekeringsattest naar de burgemeester. Ook voor de eenmalige dans en/of drankgelegenheden in tenten of zalen die onder normale omstandigheden niet aan de wetgeving onderworpen zijn, moet een verzekering objectieve aansprakelijkheid worden afgesloten. Als je zelf voor zo n verzekering moet zorgen, neem je best zo n 2 maanden voor de activiteit contact op met je verzekeringsagent, zodat het hoofdkantoor voldoende tijd heeft om voor de geplande activiteit een attest aan het gemeentebestuur te bezorgen. 5.2. Brand Als je een zaal huurt, moet je zeker checken of de zaaluitbater een brandverzekeringspolis heeft afgesloten. Dit staat in het contract vermeld. De brandverzekering verzekert de schade aan onroerende goederen (gebouwen, ) en roerende goederen (de inboedel). Daarnaast zorgen ze ook dat je verzekerd bent bij schade door storm, hagel, water, glasbraak Meestal zal er bij de verzekering ook een clausule afstand van verhaal zijn. Dit wil zeggen dat, als er zich een brand mocht voordoen, de brandpolis van de eigenaar zal van toepassing zijn. Het materiaal dat je zelf in de zaal opstelt, valt uiteraard niet onder deze brandverzekering. Dat kan je dus het best zelf verzekeren ( en dit kan via een verzekering alle risico s ). Als je een tent huurt, dan zal meestal in het huurcontract vermeld staan of je een brandverzekering moet afsluiten of niet. 5.3. Burgerlijke aansprakelijkheid Deze verzekering dekt de schade aan derden (alle mensen op de fuif, uitgezonderd de organisator/ helpers), die veroorzaakt wordt door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van de organisator en/of de helpers. Deze schade kan zowel materieel als lichamelijk zijn. Zijn niet inbegrepen in deze verzekering: voertuigen gehuurde materialen 15
Wordt de fuif georganiseerd door je jeugdvereniging, dan doe je er goed aan grondig na te gaan of je polis B.A., afgesloten op jaarbasis voor je jeugdvereniging, ook van toepassing is bij fuiven. Als je als privé-persoon een fuif organiseert, sluit dan voor de fuif zeker een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af! Opgelet! Een verzekering B.A. is geen vrijgeleide voor om het even wat. Je moet er dus steeds voor zorgen dat de organisatie goed is en dat risico s zo klein mogelijk worden gehouden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan opzet of ernstige nalatigheid. 5.4. Contractuele aansprakelijkheid Als je een zaal huurt, moet je ze na afloop van je fuif in dezelfde staat achterlaten als waarin ze zich bevond voor je fuif. Schade zal door de huurder moeten vergoed worden, want hij wordt er voor verantwoordelijk gesteld. Schade die niet gedekt wordt door de brandpolis of door de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, kan verzekerd worden via een polis contractuele aansprakelijkheid (vb.: één van de bezoekers breekt een toilet af, iemand maakt met een mes krassen in een deur,...). Tip: Doe voor het begin van je fuif samen met de eigenaar een rondgang en laat eventuele schade opnemen in het contract. Zo voorkom je dat je verantwoordelijk wordt gesteld voor schade die vorige gebruikers al hadden aangericht. 5.5. Lichamelijke ongevallen vrijwilligers In principe zijn de eigen leden via de polis van de vereniging reeds verzekerd tegen lichamelijke ongevallen. Kijk dit voor de zekerheid toch eens nog na! Voor de medewerkers aan je fuif, die geen lid zijn van je vereniging sluit je best ook zo n verzekering af. Dit dekt dan de dokterskosten, blijvende invaliditeit en overlijden. 5.6. Alle risico s Met deze verzekering kan je al je voorwerpen, naast de risico s van een brandpolis, ook laten verzekeren tegen risico s als vandalisme en diefstal. Opgelet: "verdwijning" van een voorwerp (diefstal zonder sporen van inbraak) wordt nooit verzekerd! Je kan zowel eigen als gehuurd materiaal met deze polis verzekeren. Als je eigen materiaal gebruikt dat al verzekerd is, dan blijft dit materiaal verzekerd als het zich (tijdelijk) op een andere locatie bevindt. Tip: Verzeker enkel kostbaar materiaal (vb. de klank en lichtinstallatie), want voor minder dure materialen zullen de kosten de baten niet dekken. 16
6. Publiciteit 6.1. Affiches Door affiches te gebruiken, bereik je een heel breed publiek. Zorg dat het een aantrekkelijke, maar vooral ook duidelijke affiche wordt. Hou dus rekening met de keuze van de letters, de grootte en de lay-out. Tip: Sommige reclamebureaus en copy-centra doen een professionele lay-out van je affiche, in ruil voor een vermelding op de affiche. Soms drukken brouwers, banken en verzekeringsmaatschappijen gratis affiches, in ruil voor hun logo op de affiche. Wat moet je zeker op de affiche vermelden? Wat is er te doen? Wanneer? (datum, begin- en einduur) Waar vindt het plaats? (gemeente, straat, zaal en eventueel een omschrijving) Wie is de DJ (of wie treedt er op?) Wie organiseert de activiteit? Toegangsprijzen? Verantwoordelijke uitgever? Dit moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Naam, adres (dit moet het domicilieadres zijn!), en eventueel telefoonnummer moeten vermeld worden. Eventuele vermelding van het vergunningsnummer tot het aanplakken van affiches (zie even verder). Hoe mogen affiches er niet uit zien? Er mogen geen verkeersborden afgebeeld staan op de affiches. Fluorescerende affiches moeten minstens 75 meter van de verkeerslichten vandaan blijven. Waar mag je affiches aanbrengen? In winkels, cafés, frituren, mag je, mits toestemming, ook vaak een affiche ophangen. Hou rekening met het soort kleefband dat je gebruikt: zorg voor verwijderbare kleefband als je de affiche zelf mag ophangen. (Want het jaar erop wil je waarschijnlijk weer een vriendelijke winkelier die je toelaat je reclame aan te brengen.) Maak eventueel ook een selectie van die zaken waar het doelpubliek vooral komt. Je mag nooit op een privé-eigendom zonder toelating van de eigenaar een affiche aanplakken. (En dus ook nooit op elektriciteitscabines, bushokjes, afsluitingen, muren, straatmeubilair, ). Begin dus niet met wildplakken, want dit is verboden. Voor het plaatsen van grote borden langs de gemeentelijke weg met een aankondiging van de fuif, moet je een vergunning krijgen. Doe hiervoor een schriftelijke aanvraag aan het College van Burgemeester en Schepenen in je gemeente. Wil je affiches van je fuif langs gewestwegen aankondigen, dan moet je daarvoor een aanvraag doen bij het Vlaamse Gewest, afdeling Antwerpen. Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Departement Leefmilieu en Infrastructuur Administratie Wegen en Verkeer Afdeling Wegen en Verkeer Antwerpen Herentalsesteenweg 40 2280 Grobbendonk Tel.: 014 50 73 50 - Fax: 014 50 73 83 E-mail: norbert.ceulemans@lin.vlaanderen.be 17
In de gemeente Nijlen kan je dit via de jeugddienst aanvragen. Hiervoor bestaan invulformulieren voor tijdelijke publiciteit langsheen gemeentewegen en langsheen gewestwegen. De gemeente vervult dan alle verdere formaliteiten. Informeer je goed op voorhand, zodat je geen boete krijgt! Door veel affiches uit te hangen zorg je voor een zekere herkenbaarheid en uitstraling. Wanneer doe je dit best: Affiches voor een kleinere fuif worden best 3 weken op voorhand uitgehangen. Gaat het om een grote fuif, dan mag je daar 6 weken voor de fuif al mee beginnen. Drie dagen na je activiteit moet je ze weggenomen hebben. Hoe ga je te werk: Zorg ervoor dat je op voorhand al weet waar je de affiches wilt hangen. Begin dus niet lukraak met een rondrit door de gemeente, maar stippel een plakronde uit. En hoe zit het met de belasting op het aanplakken op affiche (de vroegere zegeltaksen)? Sinds januari 2007 zijn alle affiches die kleiner zijn dan één vierkante meter vrijgesteld van aanplakkingstaks. Concreet hoef je dus geen aanplakkingstaks meer te betalen voor A3-affiches, voor A2-affiches (42x59,4 cm) en voor A1-affiches (59,4x84,1 cm). Wanneer je kiest voor affiches groter dan 1m² blijft de zegeltaks natuurlijk wel een verplichting. De taks bedraagt 0,50 per m². Hoe betaal je? Voor zulke affiches moet je aangifte doen bij het regionale kantoor van de Sector der Registratie en Domeinen van het Ministerie van Financiën. Na de betaling van de taks krijg je een registratienummer toegewezen die je op je affiches links beneden moet laten drukken. Ontvangstkantoor der Domeinen en Penale boeten Nekkerspoelstraat 403 2800 Mechelen Tel.: 015 56 97 42 6.2. Mond aan mondreclame Dit is waarschijnlijk de beste, goedkoopste en misschien ook wel efficiëntste reclame voor een activiteit. Het is ook handig om je activiteit op een soortgelijke activiteit aan te kondigen, bijvoorbeeld door de DJ op een andere fuif. 6.3. Strooibriefjes (flyers) Dit is een goedkope en directe manier om rechtstreeks de doelgroep te bereiken. Voordeel van deze manier van reclame maken is dat je persoonlijk contact hebt met de doelgroep, ze kunnen je onmiddellijk meer info vragen, je kan hen door hen aan te spreken nog extra motiveren. Wat moet er vermeld staan op een strooibriefje: wat wordt georganiseerd? waar wordt het georganiseerd? wanneer wordt het georganiseerd? door wie wordt het georganiseerd? wie is de verantwoordelijke uitgever? 'niet op de openbare weg gooien' 18
6.4. Aanplakbordjes Als je kleine aanplakbordjes (kleine affiches aangebracht op een verhard voorwerp) gebruikt, dan mogen die aangebracht worden op plaatsen aangeduid door de overheid. Je mag geen borden of affiches bevestigen aan verkeersborden of verkeerslichten. Je moet voor het plaatsen van deze borden toelating vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Je doet best 3 dagen na de activiteit de bordjes al weg. 6.5. Het gebruik van een geluidswagen Als je een geluidswagen wenst te gebruiken moet je daarvoor de schriftelijke toestemming vragen aan de burgemeester. Ook moet je toelating aanvragen bij SABAM en billijke vergoeding. 6.6. Reclamevoertuigen Het is verboden op de openbare weg reclamevoertuigen langer dan drie uur op een zelfde plaats te parkeren. 6.7. De toegangskaarten Kaarten in voorverkoop aanbieden, is tegelijk ook publiciteit voor je fuif. Ze zijn meestal ook een stuk goedkoper dan de prijs die je aan de ingang betaalt. Zorg er echter voor dat de kaarten niet na te maken zijn, door er bijvoorbeeld een stempel op te zetten aan de achterkant. Een aantrekkelijk verkoopsysteem kan ook stimulerend werken (vb. wie 15 kaarten verkoopt, krijgt er 1 gratis). Ook een financieel beheer is belangrijk. Eén persoon houdt alle toegangskaarten bij en verdeelt ze onder de verkopers. Het kan ook handig zijn om een aantal voorverkooppunten te voorzien. Voorzie deze dan tijdig van een hoeveelheid kaarten. 6.8. Andere promotiekanalen Je kan promotie maken voor je fuif via de pers. Denk hierbij ook aan de lokale radio s! Fuiven kunnen ook aangekondigd worden in de gemeentelijke infokrant of op de webiste. Bespreek de mogelijkheden met de gemeentelijke jeugddienst. Ook het internet is een handig middel om je fuif te promoten. Met gerichte mailtjes kun je op heel korte tijd heel veel jongeren bereiken. Een vrij handige manier is ook het gebruik van de GSM, namelijk. door SMS jes te sturen. Je kan ook met stickers, bierviltjes, balpennen, de aandacht trekken. 6.9. Bewegwijzering Je kan, mits schriftelijke toelating van het college van burgemeester en schepenen, je activiteit op de gemeentelijke wegen bewegwijzeren. Voor provincie- en gewestwegen moet je jouw aanvraag richten tot het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. 19
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Departement Leefmilieu en Infrastructuur Administratie Wegen en Verkeer Afdeling Wegen en Verkeer Antwerpen Herentalsesteenweg 40 2280 Grobbendonk Tel.: 014 50 73 50 - Fax: 014 50 73 83 E-mail: norbert.ceulemans@lin.vlaanderen.be Zorg ervoor dat de wegwijzers de dag na de activiteit terug verwijderd zijn. In de gemeente Nijlen kan je dit via de jeugddienst aanvragen. Hiervoor bestaan invulformulieren voor tijdelijke publiciteit langsheen gemeentewegen en langsheen gewestwegen. De gemeente vervult dan alle verdere formaliteiten. 7. Afvalbeleid Door al bij de eerste voorbereidingen voor het evenement enkele simpele maatregelen te nemen, kun je veel afval voorkomen. Enkele tips: Schenk drank uit de tap of andere bulkverpakkingen. Maak op voorhand duidelijke afspraken met eventuele catering voor het plaatsen van voldoende afvalcontainers en zorg ervoor dat enkele mensen verantwoordelijk zijn voor het tijdig ledigen van de volle vuilnisbakken. Gebruik herbruikbare bekers. Nijlen: Je dient je afval in de verschillende vuilniszakken te sorteren. Deze geef je dan mee met de vuilnisophaaldiensten op de data zoals deze in de afvalkalender van de gemeente vermeld zijn. Voor meer informatie kan je terecht bij de groendienst van de gemeente (tel.: 03 410 02 66). Berlaar: In de gemeente Berlaar is er een reglement afvalarme evenementen van kracht. De milieudienst kan je hierover meer uitleg geven (tel.: 03 410 19 22). Je dient minimaal volgende fracties apart in te zamelen: PMD, glas, papier en karton, restafval. (Bij aanwezigheid dient KGA ook steeds afzonderlijk ingezameld te worden). Voor evenementen zijn er verschillende mogelijkheden voor wat betreft het inzamelen van restafval via het DIFTAR-systeem: Fuif je in een zaal dan kan je meestal wel de zaal-container gebruiken. Je kunt ook je eventuele verenigingscontainer of desgevallend een privécontainer van een lid van de vereniging gebruiken. (Nadien kan je navragen bij IVAREM wat de kostprijs is van deze ophaling). Je kunt werken met piekzakken (opgelet! Piekzakken worden enkel meegenomen indien zij zich naast een container bevinden). Je kunt door middel van een kaart afval deponeren in het collectieve systeem aan het containerpark. Je kunt als inrichter van evenementen e.d. een tijdelijke container ter beschikking hebben van IVAREM voor het aanbieden van het restafval dat op het evenement ontstaat. 20
Op evenementen (en binnen een perimeter van 250 meter rond de in- en uitgang van het evenement) geldt een algeheel verbod op het verspreiden van commercieel en publicitait drukwerk, alsook gratis gadgets en wegwerpmaterialen. Voor meer informatie en uitzonderingen kan je het reglement raadplegen. PMD-inzameling moet gebeuren in PMD-zakken die daarna bij de ophaling kunnen worden aangeboden of op het containerpark in de desbetreffende container worden gedeponeerd. Het papier en karton moet gebundeld met een stevig natuurtouw of in een stevige kartonnen verpakking of papieren zak aangeboden worden en elke bundel mag niet meer dan 20 kg wegen. Glas van flessen en bokalen kan in de correcte glasbak gedeponeerd worden en onder geen beding naast de container worden achtergelaten (sluikstorten). Bovendien is het omwille van geluidshinder verboden tussen 22.00 en 07.00 uur glas in een container te deponeren. Glas kan ook op het containerpark worden gebracht. Voor meer vragen over je afvalprobleem kan je terecht op de milieudienst (tel.: 03 410 19 22) of voor DIFTAR-vragen kan je terecht bij IVAREM 0800 90 441. Er bestaat eveneens de mogelijkheid om een privéfirma in te schakelen voor het inzamelen van afval. 8. Buurtbewoners Informeer altijd de buurtbewoners tijdig dat er een fuif zal worden georganiseerd! De omwonenden kunnen altijd klacht neerleggen als ze vinden dat het er te luid aan toe gaat. De wet zegt 'dat je de rust van de omwonenden niet mag verstoren'. De lokale politie kan de verantwoordelijke van de fuif er op wijzen dat het er te luid aan toe gaat en maakt er ook soms een verslag van. Een klacht is ook niet noodzakelijk: de politie kan ook op eigen initiatief optreden. Hieronder volgt wat goede raad om in vrede met de buurtbewoners geslaagde fuiven te organiseren: Beperk het geluid in de zaal of tent Hang een affiche die bezoekers erop attent maakt rekening te houden met de nachtrust van de buurtbewoners Zorg voor een chill-out room, dan moeten de bezoekers niet naar buiten om wat af te koelen. Voorzie fietsrekken Voorkom wildplassen door proper en gratis sanitair aan te bieden Bouw een goede relatie op met omwonenden door hen vb. uit te nodigen via een gratis toegangskaart of door hen een gratis glaasje aan te bieden in de VIP-ruimte Wie kan vervolgd worden: De persoon die het lawaai veroorzaakt, maar men kan ook de verantwoordelijke van de avond aanpakken. Wie toezicht moet uitoefenen, is strafbaar als hij zijn taak niet behoorlijk uitoefent. Als de organiserende partij een vzw is, kan die ook worden gedagvaard als burgerlijk aansprakelijke partij. 21
9. Veiligheid 9.1. Brand Gebouwen die beschikken over een milieuvergunning zijn normaal gezien in orde met de brandveiligheid. Fuif je in een gebouw waar slechts af en toe gefeest wordt, dan neem je best contact op met de brandweercommandant. Dit kan alleen via de burgemeester, alleen hij is namelijk bevoegd om de brandweer opdracht te geven een brandveiligheidscontrole uit te voeren. In het verslag zal dan staan hoeveel personen er maximum toegelaten zijn. Als je de zaal of tent wil versieren (vb. voor een themafuif), neem je best contact op met de brandweer. De brandweer zal je zeker kunnen zeggen welke materialen wel of niet kunnen worden gebruikt. Hou rekening bij de inplanting van eetgelegenheden over een veilige afstand om de inslag van een brand te voorkomen 9.2. EHBO Bij megamanifestaties wordt aangeraden om een beroep te doen op een medische hulpdienst (bv. Rode Kruis, ). Als de fuif in een zaal plaats vindt, voorzie dan een apart lokaal waar eventuele gekwetsten of zieken kunnen worden verzorgd. 9.3. Private veiligheid - security Soms gebeurt het dat een zaaluitbater de organisator verplicht te voorzien in security of om beroep te doen op een externe bewakingsfirma. De zaaluitbater mag wel geen dingen opleggen die door de wet verboden zijn. Zo mag hij de organisator bijvoorbeeld niet verplichten om controle te doen op de openbare weg in een straal van 200 meter rond de fuifzaal. Het inzetten van buitenwippers/portiers valt onder de bepalingen van de gewijzigde wet van 25 april en 7 mei 2004. (BS 3 juni 2004, de wet op de private veiligheid). De wet heeft betrekking op alle mensen die de uitdrukkelijke opdracht hebben met personencontrole bezig te zijn, zij doen controle op het gedrag van personen met het oog op veiligheid in publieke plaatsen. Bij het inzetten van een bewakingsteam heb je een aantal mogelijkheden: De organisator kan een erkende bewakingsfirma inhuren. Dit moet je melden aan de burgemeester, hij kan dit wel weigeren of in het belang van de veiligheid, voorwaarden verbinden aan zijn toestemming. De organisator kan een beroep doen op eigen vrijwilligers. De namen moeten worden doorgegeven aan de burgemeester, die kan bepaalde personen weigeren. Een eigen veiligheidsteam kan alleen maar bestaan uit leden van de inrichtende organisatie zelf of uit mensen met een aanwijsbare band met die organisatie (vb. oud-leiders, ouders, ). Een hondenclub uitnodigen om te komen patrouilleren mag dus niet. Deze vrijwilligers kunnen alleen activiteiten van persoonscontrole uitoefenen als dit occasioneel en onbezoldigd gebeurt, ze mogen ook geen voordelen in natura ontvangen. 22
Om als portier te kunnen worden ingezet moet de vrijwilliger voldoen aan een aantal voorwaarden: Bepaalde veroordelingen niet hebben opgelopen; Onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie en er hun woonplaats hebben; Bepaalde beroepen (privé-detective, wapenhandelaar) niet uitoefenen; De laatste 5 jaar geen lid geweest zijn van een politiedienst; Minstens 18 jaar (voor de uitvoerders) en 21 (voor de leiding) zijn. Vrijwilligers kunnen niet onbeperkt ingezet worden. Dit mag alleen als men sporadisch eens een fuif organiseert. Een ministeriële omzendbrief omschrijft sporadisch als drie a vier keer. Ook een combinatie van professionele bewakers en vrijwilligers is een mogelijkheid voor de fuiforganisator. Wat mag een bewaker nooit doen? Geweld gebruiken. Alleen wanneer men iemand zelf op heterdaad betrapt bij het plegen van een misdrijf, mag je als bewaker zonder geweld of dwang ingrijpen, op voorwaarde dat je onmiddellijk de lokale politie waarschuwt. Fouilleren, tenzij je uitdrukkelijk de toestemming hebt van de burgemeester. En dan nog mag het enkel door opgeleide vrijwilligers, en zijn er strenge voorwaarden aan verbonden. Men mag enkel de kledij en de handbagage van de fuifbezoekers aan een oppervlakkige controle onderwerpen. Niet iedereen mag gecontroleerd worden, voor een controle moet er steeds een speciale aanleiding zijn (zoals verdachte omstandigheden of opvallend gedrag van de betrokkene). Persoonscontrole uitoefenen op de openbare weg of openbare plaatsen. Dit is de bevoegdheid van de overheid. Controle doen naar drugs. Dergelijke controles hebben een ander doel dan controle voor de veiligheid en deze blijven dan ook een bevoegdheid van de politiediensten. Controle doen naar het bezit van ongevaarlijke voorwerpen, zoals fototoestellen. Het veiligheidsteam draagt best een herkenbare kledij. Let erop dat je niet enkel kleerkasten vraagt om security uit te oefenen. Enkele communicatieve vaardigheden kunnen vaak de gemoederen al bedaren. Inhuren van professionele bewakers: Je kan ook een beroep doen op een erkende privé-bewakingsdienst. Het aantal bewakers is vastgesteld in het contract van de vergunde bewakingsfirma. Bezorg een kopie van het contract op de jeugddienst, ten laatste drie weken voor de fuif. 9.4. Veiligheidscoördinator Bij de organisatie van evenementen dient er één persoon gedurende het hele evenement constant toezicht te houden op de algemene veiligheid (vb. stabiliteit van de tent, zijn alle nooduitgangen vrij en los, geen brandbaar materiaal bij warmtebronnen, ). Dit neemt niet weg dat er geen security of ander toezicht moet zijn. 9.5. Veiligheidsplan Voor evenementen is het aangewezen een veiligheidsplan op te stellen voor snelle evacuatie in noodgevallen, maatregelen voor het beperken van de afvalberg, mobiliteit van de bezoeker (parking, toegangswegen, e.d.), 23
Inplanting en toegangswegen: De zaal of tent moet steeds bereikbaar blijven voor de hulpdiensten via wegen die onderstaande karakteristieken vertonen: Minimale breedte: 4m Minimale vrije hoogte: 4m Minimale draaistraal: 11m aan de binnenkant en 15m aan de buitenkant Deze toegangswegen mogen niet gehinderd worden door geparkeerde voertuigen. Indien er ingrepen nodig zijn op de openbare weg, dient er toelating te worden gevraagd aan het college van burgemeester en schepenen. Parking: Voorzie voldoende parking voor je evenement en zorg ervoor dat de nodige maatregelen worden genomen tegen wildparkeren. Neem daarvoor tijdig contact op met de lokale politie zodat de nodige afspraken gemaakt kunnen worden. Hou er ook rekening mee dat de hulpdiensten in geval van nood gemakkelijk de tent of zaal kunnen bereiken. Daarom is het misschien nuttig enkele mensen te gelasten met de taak als parkeerwachter. Zij kunnen de bezoekers een parkeerplaats toewijzen en tevens toezicht houden om diefstal of vandalisme te voorkomen. Evacuatie: Zorg er steeds voor dat de nooduitgangen gemakkelijk bereikbaar, los en obstakelvrij zijn. Een goede aanduiding van de noodgangen is noodzakelijk. Bij eventuele evacuatie kan de DJ een cruciale rol spelen. Maak op voorhand duidelijke afspraken! 9.6. -16 jarigen Een -16 jarige is niet toegelaten in een dansgelegenheid, als hij niet begeleid is door een volwassene. Gaat het echter om een feest zonder handelsgeest (vb. een fuif van een jeugdbeweging) dan is hij/zij wel toegelaten. Andere redenen om mensen te weigeren: Overdreven alcoholverbruik Personen die drugs bezitten, verkopen of gebruiken Wapenbezit Geweld plegen en bezoekers lastig vallen Een volle zaal 9.7. Vestiaire en toiletten Vestiaire en toiletten vergen ook enige aandacht. Als je deze betalend maakt, moet je ook zorgen voor toezicht en ben je verantwoordelijk voor eventuele onregelmatigheden. Vestiaire: Laat je je bezoekers betalen voor de vestiaire, voorzie dan permanent toezicht. Verdwijnt er toch iets, dan ben je daarvoor aansprakelijk. Best sluit je dan een verzekering af. Maak je het gebruik van de vestiaire gratis, hang je best een bordje dat de organisatie niet verantwoordelijk is voor verlies en/of diefstal van de achtergelaten goederen. Zorg er echter wel voor dat valhelmen en eventuele andere gevaarlijke voorwerpen afgegeven worden aan de inkom. Toiletten: Ook voor de toiletten gelden hetzelfde als de vestiaire; laat je bezoekers betalen, dan sta je permanent in voor de netheid van de toiletten en houdt je toezicht op de voorwerpen die daar worden achtergelaten (we denken aan handtasjes die bij de wastafel worden geplaatst, GSM s die even opzij worden gelegd). 24