GEGEVENS ORGANISATOR, ACTIVITEIT EN MATERIAAL

Transcriptie

1 Dienst vrije tijd & jeugd Laarne Postadres: Dorpsstraat 2, 9270 Laarne Bezoekadres: Keistraat uitleen@laarne.be G e b r u i k s o v e r e e n k o m s t Z a a l S k a l a Voor wie is dit formulier? Dit formulier is bestemd voor alle verenigingen of organisatoren die de gemeentelijke zaal Skala willen huren voor het organiseren van een activiteit of evenement (fuif, eetfestijn, rommelmarkt, ). In te vullen door de Uitleendienst Ontvangstdatum Waarvoor dient dit formulier? Via dit formulier wordt een gebruiksovereenkomst gesloten tussen de vereniging/organisator en het gemeentebestuur voor het gebruik van de gemeentelijke zaal Skala (Colmanstraat 51, 9270 Kalken) en het daarbij inbegrepen materiaal. Dit formulier volgt de vooropgestelde regels uit het Reglement voor het Ontlenen van Gemeentelijk Materiaal, het Gebruik van Gemeentelijke Zalen en Lokalen en Algemene Dienstverlening aan Verenigingen (oktober 2016). Wanneer dien ik dit formulier in? Bezorg dit formulier tussen 1 januari en 31 maart, in het jaar voorafgaand aan de activiteit, of ten laatste 8 weken voor aanvang van de activiteit aan de dienst vrije tijd & jeugd (Keistraat 5, 9270 Laarne, uitleen@laarne.be). 1. Activiteit GEGEVENS ORGANISATOR, ACTIVITEIT EN MATERIAAL Naam activiteit Datum activiteit Datum opstellen Datum opruimen... (dd)... (mm) (jjjj)van.u tot..u... (dd)... (mm) (jjjj) van u tot..u... (dd)... (mm) (jjjj) van u tot....u Zaal Skala laag gedeelte Skala hoog gedeelte Scheidingswand ja neen Voor grote manifestaties kan de burgemeester een brandweercontrole eisen. Voor het opstellen en opruimen wordt er een toeslag aangerekend van 25 per dag. 2. Organisator Vereniging Contactpersoon 1 Contactadres 1 Gsm 1 Contactpersoon 2 Contactadres 2 Gsm 2 De contactpersonen moeten tijdens de activiteit altijd bereikbaar zijn.

2 3. Materiaal Skala Kruis aan wat van toepassing is en vul de aantallen in waar nodig. Stoelen: aantal: (max. 500 stoelen) Tafels: tafels 6 p.: (max.90) Podium: podium ( 12 elementen van 1m op 2m/ stuk) podium 37,5 m² (7,5m op 5m) 1 ste dag gebruik tribune ( 300,00) Tribune: bijkomende dag gebruik tribune ( 150,00) Aantal extra dagen: totaal huurgeld: totaal waarborg: 250,00 Onderstaand materiaal kan enkel aangevraagd worden bij het inrichten van grote fuiven en/of evenementen in zaal Skala voor het inrichten van een buitenperimeter. Set werfhekkens: ja neen 4. Waarborg Vul de waarborg in die van toepassing is voor uw vereniging. Soort vereniging 1 Categorie B: Erkende verenigingen binnen de gemeente, scholen en politieke fracties Categorie C: Niet-erkende verenigingen binnen de gemeente Categorie D: Verenigingen buiten de gemeente Categorie E: Private personen of bedrijven Waarborg 125,00 250,00 500,00 500,00 Te betalen waarborg De waarborg wordt terugbetaald na inlevering van de sleutel en controle van de zaal. 5. Huur Vul naargelang de vereniging het aantal dagen in en de overeenkomstige huurprijs. 1 Categorieën op basis van het Reglement voor het Ontlenen van Gemeentelijk Materiaal, het Gebruik van Gemeentelijke Zalen en Lokalen en Algemene Dienstverlening aan Verenigingen (Gemeenteraad, 30 december 2008).

3 Soort vereniging Prijs/dag Categorie B 175,00 Categorie C 350,00 Categorie D en E 700,00 Tarief voor opstellen en/of opruimen 25 Aant. dagen Totaal huur Totaal te betalen huur ALGEMENE GEBRUIKSVOORSCHRIFTEN 1. Afhalen en terugbrengen sleutel De sleutel moet afgehaald worden bij de dienst vrije tijd & jeugd, ten vroegste twee werkdagen voor de activiteit. De sleutel moet ingediend worden bij de dienst vrije tijd & jeugd, de eerste werkdag (voor 12u) na de activiteit. 2. Veiligheid De organisator is steeds verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens de activiteit. De nooduitgangen moeten altijd vrij blijven, zowel aan de binnen- als buitenkant. Controleer voor aanvang van de activiteit of alle nooduitgangen bereikbaar zijn. Het maximum aantal aanwezigen in de zaal moet gerespecteerd worden. (laag deel: 430 p. hoog deel: 780 p. laag+hoog deel: 780 p.). In de zaal mag NIET gerookt worden. Er moet altijd een gsm aanwezig zijn, zodat hulpdiensten gewaarschuwd kunnen worden. Er mag geen brandbaar materiaal aangebracht worden voor versiering van de zaal (bvb. rietmatten, stro, karton, papier, brandbaar textiel, ). Versiering moet opgehangen worden aan de daarvoor voorziene structuren. Aan nutsleidingen mogen geen lasten opgehangen worden. Bij gebruik van gasflessen (buiten) moeten de nodige veiligheidsmaatregelen genomen worden. Er mogen GEEN gasflessen in de zaal gebruikt worden! Alle niet gebruikte brandstofbussen moeten buiten geplaatst worden. In de zaal mogen geen verbrandingsmotoren draaien. 3. Geluidsbeperkingen De nachtrust van de omwonenden moet altijd gerespecteerd worden. Tijdens de activiteiten moeten de deuren dicht blijven (niet op slot). De geldende geluidsnormen moeten altijd nageleefd worden. Bij organisatie van fuiven, bals, brengt de organisator de buurtbewoners ten laatste één week voor de activiteit schriftelijk op de hoogte. 4. SABAM en billijke vergoeding De organisator staat zelf in voor de betaling van SABAM. Het gemeentebestuur betaalt de billijke vergoeding voor zaal Skala. Voor activiteiten waarbij gedanst wordt (fuiven, eetfestijnen met aansluitend bal, ) moet de billijke vergoeding door de organisator zelf betaald worden. 5. Schoonmaak van de zaal Laat de zaal na gebruik proper achter. Dweil of schuur de zaal. Reinig de toiletten. Was de tafels en stoelen af en plaats ze terug zoals afgebeeld.

4 Deponeer alle afval in zakken in de container aan de achterkant van de zaal. Neem de rest van het afval mee wanneer de container vol is. Doof de lichten en de verwarming bij het verlaten van de zaal. Breng de sleutel terug op de eerste werkdag na de activiteit. Zorg ervoor dat de zaal dan volledig ontruimd en proper is. GEBRUIKSOVEREENKOMST De organisator heeft bovenstaande algemene gebruiksvoorschriften nagelezen en gaat akkoord met de gestelde voorwaarden. Opgemaakt te Laarne op datum:. (dd). (mm).. (jjjj) Namens de uitleendienst Naam + voornaam: Namens de organiserende vereniging Naam + voornaam: Handtekening: Handtekening: In te vullen door de uitleendienst Waarborg en huur betaald Waarborg Skala datum: Huurgeld Skala datum: Waarborg tribune datum: Huurgeld tribune datum: OPMERKINGEN Dit contract is enkel geldig nadat: - een door de vereniging ondertekende gebruikersovereenkomst werd ingediend bij de dienst vrije tijd & jeugd. - de verschuldigde huur en waarborg werden betaald en dit ten laatste tot 8 weken voor de aanvang van de activiteit. - deze gebruiksovereenkomst werd tegengetekend door de bevoegde ambtenaar van de gemeentelijke uitleendienst. Na betaling van de verplichte kosten en tegentekening door de gemeentelijke uitleendienst, wordt een kopie van deze gebruikersovereenkomst overgemaakt aan de aanvragende vereniging. Indien dit niet gebeurt, vervalt de overeenkomst.

5 Waarborg en huur kunnen betaald worden via overschrijving op rekening BE (IBAN), BPOTBEB1 (BIC), op naam van Gemeentebestuur Laarne. Gelieve bij overschrijving het volgende te vermelden: zaal skala, naam huurder/vereniging en datum activiteit. De datum van overschrijving geldt als ontvangstdatum. Bij de verwerking van de hier verzamelde gegevens houdt het gemeentebstuur rekening met de geldende regelgeving over de bescherming van de privacy.