Reglement verhuur Glazen zaal

Transcriptie

1 Departement welzijn Reglement verhuur Glazen zaal Inhoud 1. Toegelaten activiteiten Aanvraag Annulatie Prijzen Waarborg Huur Verwarmingsvergoeding Netheidsvergoeding Was vergoeding Bezettingsvergoeding Betaling Waarborg Huurprijs en vergoedingen Terugbetaling waarborg en betaling andere vergoedingen Praktische afspraken Aansprakelijkheid Orde, veiligheid, rookverbod, brandpreventie Verlaten van de Glazen zaal Schade aan de Glazen zaal of het materiaal Billijke vergoeding / SABAM Verzekering Inventaris materiaal en controle Verbreking en betwistingen Inwerkingtreding... 6 RMW departement welzijn - reglement verhuur Glazen zaal 1

2 1. Toegelaten activiteiten 1.1. OCMW Kampenhout verhuurt de Glazen zaal: - tegen betaling - aan externen - voor socio-culturele, vormende activiteiten en ontspannende activiteiten. Oneigenlijk gebruik is verboden. Indien sociale-, sportieve-, culturele-,. en andere organisaties via medewerkers of beleidsmakers de Glazen zaal gratis ter beschikking willen, zal dit niet toegestaan worden. Indien naderhand blijkt dat er onrechtmatig kosteloos gebruik werd gemaakt van de Glazen zaal, zal de factuur vooralsnog aangetekend verzonden worden naar de betrokken privé persoon De Glazen zaal mag gebruikt worden van maandag tot en met zondag, telkens van 9u. tot 24u. Voor activiteiten tijdens weekdagen: - het OCMW opent zijn deuren tijdens weekdagen om 9u. en sleutel kan daar afgehaald worden. Voor activiteiten die plaatsvinden tijdens het weekend of sluitingsdagen van het OCMW: - de huurder dient de sleutel van de Glazen zaal af te halen in het woonzorgcentrum Molenstee, Gemeenteplein 1 te Kampenhout (gelegen naast het OCMW); - vanaf 9u. s ochtends de dag van de activiteit; - de sleutel dient de eerste werkdag na de activiteit tijdens de openingsuren van het onthaal terug bezorgd te worden aan het onthaal van het OCMW en dus niet in het woonzorgcentrum Het aantal toegelaten personen (staand) in de Glazen zaal: Beneden (145 m²): max. 190 personen boven (50 m²): max. 60 personen Er is een eigen reglement van toepassing voor: - de zittingen van de gemeenteraad, huwelijksceremonies en bestuursvergaderingen van gemeentelijke adviesraden. - de bewoners van woonzorgcentrum Molenstee (interne afsprakennota van het woonzorgcentrum Molenstee). 2. Aanvraag De aanvraagprocedure bestaat uit enkele stappen: 1. De huurder bezorgt het reservatieformulier, duidelijk leesbaar ingevuld en ondertekend, minstens 4 weken (*) voorafgaand aan de activiteit aan het OCMW, Dorpsstraat 9 te 1910 Kampenhout (of via fax 016/ of via [email protected]). (*) uitgezonderd reservaties voor koffietafels 2. OCMW Kampenhout controleert of uw aanvraag volledig is en voldoet aan de toegelaten activiteiten en voorwaarden. 3. OCMW Kampenhout controleert of de gevraagde datum nog vrij is. Activiteiten van het OCMW hebben altijd voorrang. 4. De huurder ontvangt een bevestiging of weigering van de reservatie. 5. Bij bevestiging van de reservatie betaalt de huurder onmiddellijk een waarborg van 50 euro per dag op rekeningnummer BE met als referentie: waarborg Glazen zaal datum. De huurder is steeds de rechtstreekse contactpersoon. Een aanvraag indienen via een tussenpersoon of een tussenorganisatie is verboden. 2

3 3. Annulatie Een annulering van de reservatie dient ten minste 14 kalenderdagen vóór de geplande activiteit aan het OCMW te worden doorgegeven (persoonlijk, schriftelijk, per fax of via mail). Een tijdige annulering is kosteloos. De waarborg zal terug aan de huurder worden overgemaakt. Bij laattijdige annulatie, dus binnen de 13 kalenderdagen vóór de geplande activiteit, zal er 50% van de huur worden aangerekend. 4. Prijzen 4.1 Waarborg De waarborg bedraagt 50 euro. Voor organisaties die jaarlijks systematisch een aantal activiteiten plannen in de Glazen zaal, dient er voor aanvang van de reeks activiteiten éénmalig een waarborg van 50 euro gestort te worden. 4.2 Huur De huurprijs is een huurprijs per dagdeel. Eén volledige dag = twee dagdelen. Van maandag tem. donderdag: 9u. tot 17u. en van 18u. tot 24u. Vrijdag : 9u. tot 12u. Zaterdag, zondag en feestdagen: 9u. tot 24u. Wie meerdere dagen de Glazen zaal wil huren, betaalt de dagprijs vermenigvuldigt met het aantal dagen. Vereniging Privé-persoon School maandag 9u. - 17u u.- 24u dinsdag 9u. - 17u u. - 24u woensdag 9u. - 17u u. - 24u donderdag 9u. - 17u u. - 24u vrijdag 9u. - 12u zaterdag 9u. - 24u zondag 9u. - 24u Verwarmingsvergoeding Vanaf 1 oktober tot en met 31 maart wordt er een extra vergoeding voor de verwarming gevraagd. Deze bedraagt 15 euro per dag. 4.4 Netheidsvergoeding Deze wordt aangerekend indien de Glazen zaal niet achtergelaten werd conform punt 7.2 van dit reglement en bedraagt 75 euro. 4.5 Was vergoeding Indien de hoezen van de partytafels ook gereserveerd werden, dan vragen wij hiervoor een was vergoeding. Deze bedraagt 10 euro. 3

4 4.5 Bezettingsvergoeding Indien de Glazen zaal niet op het afgesproken tijdstip vrijgegeven is en dus de huurtermijn overschreden wordt, dient de huurder 100 euro per dag dat de Glazen zaal niet volledig ter beschikking is van OCMW Kampenhout is, te betalen. Deze vergoeding wordt eveneens gefactureerd indien het materiaal van de brouwer niet tijdig werd opgehaald. Bovendien kan in dit geval het materiaal van de brouwer alleen opgehaald worden na het maken van een afspraak (omwille van de bezetting van de zaal door andere huurders). 5. Betaling 5.1 Waarborg De huurder betaalt de waarborg onmiddellijk nadat deze de bevestiging van zijn reservatie gekregen heeft, op rekeningnummer BE met als referentie: waarborg Glazen zaal datum. Indien er geen waarborg betaald werd, kan de verhuur niet doorgaan. Na de eindcontrole kan het OCMW: - de waarborg geheel of gedeeltelijk inhouden omwille van het niet naleven van dit reglement; - de waarborg vrijgeven door terugstorten (dit gebeurt pas na ontvangst van de huurprijs en evt. vergoedingen). 5.2 Huurprijs en vergoedingen De huurprijs en de evt. vergoedingen (verwarming en was) worden via factuur aangerekend aan de huurder na het gebruik van de Glazen zaal. De huurprijs en de vergoedingen moet betaald worden binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. Alle betalingen dienen te gebeuren op rekeningnummer BE van OCMW Kampenhout. 5.3 Terugbetaling waarborg en betaling andere vergoedingen De waarborg wordt binnen de 14 dagen na de activiteit terugbetaald, waarbij eventuele schade en/of netheids- en bezettingsvergoeding wordt verrekend. De huurder/organisator ontvangt hiervan een factuur vanwege het OCMW. Deze moet betaald worden binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. Alle betalingen dienen te gebeuren op rekeningnummer BE van OCMW Kampenhout. 6. Praktische afspraken Voor activiteiten tijdens openingsdagen van het OCMW (meestal weekdagen) dient de huurder de sleutel van de Glazen zaal af te halen bij het OCMW-onthaal tijdens de openingsuren: - elke werkdag van 9u. tot 12u. en van 14u. tot 16u. - uitgezonderd dinsdagavond tot 19u. - uitgezonderd vrijdag alleen van 9u. tot 12u. De sleutel dient daags na de activiteit tijdens dezelfde uren te worden terugbezorgd aan het OCMWonthaal. Het is verboden de sleutel in de OCMW-brievenbus te steken. Voor activiteiten die doorgaan tijdens het weekend of sluitingsdagen van het OCMW dient de huurder de sleutel van de Glazen zaal af te halen in het woonzorgcentrum Molenstee van het OCMW (vanaf 9u. s ochtends de dag van de activiteit). De sleutel dient de eerste werkdag na de activiteit tijdens de openingsuren van het onthaal terug bezorgd te worden aan het onthaal van het OCMW en dus niet in het woonzorgcentrum. De huurder zorgt zelf voor het klaarzetten van de Glazen zaal, leveringen van drank en materiaal. Het klaarzetten en de leveringen van drank kunnen alleen gebeuren tijdens de periodes dat de zaal gehuurd werd. Op andere tijdstippen is dit niet mogelijk omdat de Glazen zaal mogelijks in gebruik is door het OCMW of andere huurders en omdat het OCMW geen stockageruimte heeft voor drank of materiaal. 4

5 Het is verboden de Glazen zaal te betreden vóór de verhuurtermijn. 7. Aansprakelijkheid 7.1 Orde, veiligheid, rookverbod, brandpreventie De huurder ziet strikt toe op en is verantwoordelijk voor: - de naleving van de geldende regelgeving (o.m. inzake openbare orde en veiligheid); - de naleving van het rookverbod; - het vermijden van geluidsoverlast in en rondom de Glazen zaal; - het vermijden van brand en andere schade; - het naleven van het verbod om gasflessen te gebruiken en een open vuur te maken; - het verbod om nagels, duimspijkers en plakband te gebruiken op de muren en wanden; - een correct gebruik van de Glazen zaal en de ter beschikking gestelde materialen en apparaten. Minderjarigen staan steeds onder toezicht van de huurder. Eventuele klachten vallen onder de verantwoordelijkheid van de huurder. 7.2 Verlaten van de Glazen zaal De huurder ziet strikt toe op en is verantwoordelijk voor: - het plaatsen van alle materialen (tafels, stoelen, vaatwerk, bestek, apparaten ) op hun oorspronkelijke plaats; - de netheid en reiniging van alle materialen (tafels, stoelen, vaatwerk, bestek, toog, frigo s, apparaten ); - de netheid en reiniging van de vloer van de Glazen zaal en het sanitair (geveegd); - het sluiten van alle ramen en deuren; - het doven van alle verlichting; - het uitschakelen van alle elektrische apparaten; - het sluiten van de waterkranen; - het verminderen van de verwarming (op stand 1,5 zetten); - het weghalen van eventuele versieringen, decoratie, geluids- en lichtinstallaties; - het meenemen van lege flessen, karton en alle andere afval; - het afsluiten van de toegang van het gebouw. 7.3 Schade aan de Glazen zaal of het materiaal Elke onregelmatigheid of schadegeval moet zo snel mogelijk kenbaar gemaakt worden aan het OCMWonthaal tijdens de openingsuren (elke werkdag van 9u. tot 12u. en van 14u. tot 16u., uitgezonderd vrijdag van 9u. tot 12u. en dinsdagavond tot 19u.) of via mail: [email protected]. Elke beschadiging, van welke aard ook, zal aangerekend worden aan de huurder. 7.4 Billijke vergoeding / SABAM Alle bijkomende vergoedingen, zoals de belastingen op de vermakelijkheden, de billijke vergoeding en de auteursrechten (SABAM), zijn volledig ten laste van de huurder. 7.5 Verzekering De huurder is niet verplicht om een verzekeringspolis inzake burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid voor te leggen voor het gebruik van de Glazen zaal. OCMW Kampenhout heeft deze vorm van verzekering afgesloten voor de Glazen zaal. 8. Inventaris materiaal en controle Bij de bevestiging van de reservatie krijgt de huurder een lijst van het beschikbare materiaal. Op deze lijst staat ook de vervangingswaarde vermeld, die aangerekend wordt als de huurder schade zou toebrengen aan deze materialen. 5

6 De controle van staat waarin de Glazen zaal werd achtergelaten, alsook het nazicht van het materiaal gebeurt onmiddellijk na het inleveren van de sleutel aan het OCMW-onthaal in aanwezigheid van beide partijen. 9. Verbreking en betwistingen Elke tekortkoming vanwege de huurder ten opzichte van de bovenvermelde voorwaarden geeft OCMW Kampenhout het recht het contract te verbreken zonder enige schadevergoeding aan de huurder. Betwistingen hieromtrent worden door de OCMW-raad beslist. 10. Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking voor reservaties ingediend vanaf Namens OCMW Kampenhout Terry Horckmans secretaris Greet Willems voorzitter 6