Huurvoorwaarden. Bibliotheek

Transcriptie

1 Huurvoorwaarden Bibliotheek 1

2 Bibliotheek Genk stelt volgende lokalen ter beschikking voor verhuur aan derden: De Ontdekking Een polyvalente zaal voor max. 100 personen; Het Portaal Leslokaal voorzien van 15 internetpc s voor max. 30 personen. Volgende organisaties kunnen gebruik maken van deze infrastructuur: Genkse verenigingen en organisaties, individuele personen en scholen uit Genk Verenigingen en organisaties, individuele personen en scholen buiten Genk Organisaties en initiatieven met een commercieel karakter De aard van de activiteiten moet kaderen in de decretale opdracht van de openbare bibliotheek. Zoals bijvoorbeeld lezingen, presentaties en literaire, educatieve en/of culturele activiteiten. Het is niet mogelijk de infrastructuur te huren voor de organisatie van privéfeesten. Inhoud Algemene huurvoorwaarden 4 Specifieke voorwaarden polyvalente zaal 7 Specifieke voorwaarden leslokaal 9 Algemene veiligheidsmaatregelen 10 Huurtarieven 11 Diversen

3 ALGEMENE HUURVOORWAARDEN Elke huurder/gebruiker van de infrastructuur van de bibliotheek wordt verondersteld de huurvoorwaarden te kennen. Er is een algemeen rookverbod in de bibliotheek. Elke aanvraag om over een bepaalde ruimte in de bibliotheek te beschikken, moet schriftelijk of via mail gericht worden aan het secretariaat van de bibliotheek. U kan hiervoor gebruik maken van het digitale aanvraagformulier, te verkrijgen via mail en via de website van de Bibliotheek. Titel, aard, inhoud, datum van de activiteit moeten meegedeeld worden. Alle bijzonderheden met betrekking tot de reservatie moeten gecontroleerd kunnen worden door de bibliotheek. Gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor gehuurd, leidt tot aanpassing van de huurprijs of tot weigering van de activiteit. Elke aanvraag moet goedgekeurd worden door de bibliotheek en is pas definitief na wederzijdse ondertekening van een huurovereenkomst. Deze huurovereenkomst moet ten laatste 1 week na ontvangst en zeker voor het begin van de activiteit teruggestuurd worden. Zoniet gaan we ervan uit dat uw activiteit niet plaats vindt. Zonder ondertekende overeenkomst maakt u geen enkele aanspraak op de infrastructuur van de Bibliotheek. De betaling moet uiterlijk 30 dagen na factuurdatum gebeuren. Bij achterstallige betaling wordt verdere verhuur van infrastructuur door de Bibliotheek geweigerd. De energiekosten van de lokalen zijn in de huurprijs inbegrepen. Indien een gegronde reden van overmacht kan worden ingeroepen of wanneer de belangen van de stad Genk voorrang hebben, heeft het college van schepenen en/of de bibliotheek het recht om de reeds verleende toezegging te wijzigen of in te trekken of voorrang te geven aan eigen activiteiten. De aanvrager kan hierbij geen beroep doen op enige vorm van schadevergoeding. Afwijkingen op dit reglement kunnen door het college van burgemeester en schepenen worden toegestaan mits een gemotiveerde collegebeslissing. Bibliotheek Genk moet tijdig en schriftelijk op de hoogte gebracht worden van de annulering van gehuurde ruimten. - Tijdig wil zeggen 7 kalenderdagen vóór de activiteit - Bij annulering worden steeds annuleringskosten aangerekend: - 10% van de huurprijs infrastructuur bij tijdig verwittigen; - 50% van de huurprijs infrastructuur bij laattijdig verwittigen; - 100% indien u niet verwittigt. Onderverhuring is nooit toegelaten. Iedere huurder verbindt zich ertoe, naargelang de aard van de activiteit, te zullen voldoen aan: - de geldende politiereglementen Politiesecretariaat de voorschriften inzake Sabam en Billijke Vergoeding Sabam Limburg Billijke vergoeding de voorschriften inzake de wet op de handelspraktijken FOD de voorschriften inzake veiligheid en welzijn Dienst Preventie en Bescherming op het werk stad Genk: het nemen van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. De huurder is verantwoordelijk voor het naleven van de sociale en fiscale verplichtingen op het gebied van inhoudingen van de bedrijfsvoorheffing, op vergoedingen aan buitenlandse artiesten en het indienen van de voorgeschreven loonkosten, zowel voor binnenlandse als buitenlandse artiesten. Documentatiecentrum bedrijfsvoorheffing De huurder is steeds verantwoordelijk voor aangebrachte schade aan het gebouw en aan het materiaal, zowel door hemzelf als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. De bibliotheek is niet verantwoordelijk voor ongevallen, diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder. Verder kan de bibliotheek niet verantwoordelijk gesteld worden voor problemen die voortvloeien uit situaties van overmacht. De huurder moet eventueel vastgestelde schade vóór zijn activiteit en tijdens de openingsuren van de bibliotheek rapporteren aan de centrale infobalie. Het risico bestaat immers dat deze schade hem ten laste gelegd wordt. Schade veroorzaakt door de huurder moet onmiddellijk en spontaan gemeld worden. In gezamenlijk overleg wordt de schaderaming en een schadevergoedingsprocedure vastgesteld. Onmiddellijk na de activiteit moet al het materiaal dat aan de huurder toebehoort verwijderd worden. Zoniet wordt de gebruikelijke huur voor de ruimte, waar de voorwerpen staan, aangerekend. De bibliotheek zorgt voor de bewegwijzering. De huurder moet hiervoor de nodige informatie aan het secretariaat bezorgen. Het is verboden affiches of bewegwijzering aan te plakken. De huurder staat in voor het opruimen van de gebruikte lokalen. Activiteiten met levende dieren zijn niet toegelaten. Dranken worden verplicht afgenomen via de cateraar van het leescafé. 4 5

4 SPECIFIEKE VOORWAARDEN POLYVALENTE ZAAL De polyvalente zaal bevindt zich op het gelijkvloers en is buiten de openingsuren van de bibliotheek toegankelijk. Aanvragen voor de polyvalente zaal kunnen ten vroegste 1 jaar voor de activiteit bevestigd worden. De programmering van de bibliotheek heeft voorrang. Activiteiten in de polyvalente zaal kunnen elke dag plaatsvinden tussen en uur, uitgezonderd op wettelijke feestdagen van het stadspersoneel. Toegang tot de zaal: Als de activiteit plaatsvindt tijdens de openingsuren van de bibliotheek, meldt de huurder zich voor en na de activiteit bij de centrale infobalie. Als de activiteit plaatsvindt na de openingsuren van de bibliotheek, maakt de huurder een afspraak met het secretariaat. Dit kan enkel tijdens de openingsuren van de bibliotheek. Inbegrepen materialen stoelen en 17 tafels (80 x 60 cm) beschikbaar in aanpalende opslagruimte, toegankelijk voor de huurder; - beamer waarop eigen laptop aangesloten kan worden (huurder zorgt zelf voor de bediening ervan aan de hand van een ter beschikking gestelde handleiding). De huurder mag gebruik maken van de beschikbare tafels en stoelen en de zaal naar keuze herschikken. Na afloop van de activiteit moet de huurder het lokaal netjes en ordelijk opruimen. Tijdens de openingsuren van het leescafé kan er in de zaal drank klaargezet worden. Deze aanvraag moet gebeuren 24u voor de activiteit. De dranken zijn rechtstreeks te betalen aan het leescafé. Er is geen bediening mogelijk in de zaal tijdens de activiteit. Zelf drank meenemen is niet toegelaten. Afmetingen van de zaal: 13,30 x 11,40 m Het maximum toegelaten personen is 100 en mag niet overschreden worden. Draadloos internet is vrij toegankelijk. 6 7

5 SPECIFIEKE VOORWAARDEN LESLOKAAL Activiteiten in het leslokaal kunnen in principe enkel plaatsvinden tijdens de openingsuren van de bibliotheek. Voor het leslokaal kunnen geen reeksen van meer dan 3 datums tegelijk vastgelegd worden. Op woensdag- en zaterdagnamiddag kan het leslokaal niet gehuurd worden. Het leslokaal is dan vrij toegankelijk voor alle leden van de bibliotheek. De schikking van het lokaal is vast en mag niet gewijzigd worden. De huurder mag gebruik maken van de technische apparatuur beschikbaar in de zaal (is inbegrepen in de prijs). Hij staat zelf in voor de bediening ervan aan de hand van de ter beschikking gestelde handleiding. Inbegrepen materialen: - 15 internetpc s - Smartbord - white board Afmetingen van de zaal: 11,80 x 8,50 m Het maximum toegelaten personen (30) mag niet overschreden worden. De huurder meldt zich bij het begin en na afloop van de activiteit aan de centrale infobalie. Drank, eetwaren of snoep zijn verboden. 8 9

6 ALGEMENE VEILIGHEIDSMAATREGELEN HUURTARIEVEN De reglementaire voorschriften van het A.R.A.B., het A.R.E.I. en de codex over het Welzijn op het werk dienen steeds nageleefd te worden en dit zowel wat de infrastructuur betreft als wat betreft materialen en toestellen die door de huurder of in diens opdracht in de infrastructuur van de bibliotheek geïnstalleerd worden. Brandpreventie: brandbestrijdingstoestellen kunnen levens redden. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de locatie van brandblussers en de brandhaspels in het gebouw; Zorg ervoor dat deze toestellen steeds makkelijk zichtbaar en goed bereikbaar zijn; Het gebruik van kooktoestellen, vuur, rook- of ontploffingsmechanismen, van ontvlambare materialen en kaarsen is ten strengste verboden; Het is verboden brandbare versiering aan het plafond of tegen de wanden te hangen. Evacuatie, uitgangen en nooduitgangen. Stel u op de hoogte van de geldende evacuatieprocedure in het gebouw; Tijdens de openingsuren moeten alle uitgangen en nooduitgangen ontsloten zijn; Verschillende tarieven worden gehanteerd afhankelijk van de aard van de organisator en van de activiteit. Tarief A: Genkse verenigingen en organisaties, individuele personen en scholen uit Genk Tarief B: Verenigingen en organisaties, individuele personen en scholen buiten Genk Tarief C: Organisaties en initiatieven met een commercieel karakter De prijzen gelden per dagdeel van max. 4 uur. Vanaf 5 uur wordt een tweede dagdeel aangerekend. TARIEF A TARIEF B TARIEF C POLYVALENTE ZAAL activiteit zonder inkom 20,00 40,00 80,00 activiteit met inkom 40,00 60,00 110,00 TARIEF A TARIEF B TARIEF C LESLOKAAL 40,00 60,00 110,00 Zorg dat alle vluchtwegen vrij zijn (geen obstakels in de loopwegen); De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld of afgedekt worden. Alle veiligheidsvoorzieningen (blustoestellen, brandhaspels, brandmelders, nooddeuren, evacuatieplannen, ) moeten constant duidelijk zichtbaar en bereikbaar blijven. DIVERSEN Bibliotheek Genk Stadsplein GENK Telefoonnummer: [email protected] website: Openingsuren Bibliotheek maandag t/m vrijdag: 10 tot 19 uur zaterdag: 10 tot 16 uur 10 11

7