MAGAZINE najaar 2014 Training Innovatie Tips & Tricks
2 VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014 August Vlot Dat moet toch anders kunnen? Misschien is het u deze zomer ook overkomen: Je zit onderuit op de camping en kijkt de zoveelste regenbui na, of je ligt onder de Turkse zon op een smetteloos strand, of je fietst over de Hoge Veluwe en ondertussen denk je na over de kansen en mogelijkheden die je het afgelopen jaar hebt gegrepen en ingevuld. Sommige daarvan stemmen tot uiterste tevredenheid, maar bij bepaalde onderwerpen komt er dan onvermijdelijk die vraag: Maar dat moet toch anders kunnen?. Wij hoorden die vraag ook van de deelnemers aan onze serie nascholingstrainingen die we dit voorjaar hebben georganiseerd: het gevoel dat er met de software die ze gebruiken veel meer moet kunnen dan ze nu voor mogelijk houden. Dat moet toch anders kunnen? En inderdaad waren er heel wat Aha-momentjes: yes, met wat ik nu weet kan ik het anders doen, sneller, beter, efficiënter. Dat moet toch anders kunnen? Steeds opnieuw is dat ook bij ons de leidende vraag als we zoeken naar nieuwe functies, meer mogelijkheden en innovaties om onze software mee uit te breiden. In dit magazine leest u meer over een aantal van die innovaties die recent zijn ontwikkeld of nu volop in de steigers staan. Binnen ons ontwikkelteam is de vraag dat moet toch anders kunnen? het afgelopen halfjaar ook een belangrijke vraag geweest als het ging over ons software-ontwikkelproces. In het artikel over Scrum leest u daarom dat software ontwikkelen ook anders kan, en dan vooral: beter, sneller en met meer opgeleverde functies per maand. Ik wens u veel leesplezier met dit magazine. En ik daag u uit om uw eigen antwoorden op de vraag dat moet toch anders kunnen? met ons te delen, om samen ideeën te creëren waarmee we het volgend jaar gegarandeerd weer anders zullen doen dan vandaag: nóg slimmer, nóg efficiënter vooral.
3 IN DEZE UITGAVE... Training Nascholing Orthomatic/Elamatic voorziet in behoefte 4. Therapiemodule Nu ook te gebruiken voor podotherapie 6. Vlot Solutions breidt uit Nieuwe medewerkers bij Vlot Solutions 7. Scrum Rugby of software ontwikkeling? 8. Innovatie Het TEK Dashboard Afspraaknotificatie TEK protocol Beyond Next (TEK BN ) Tips & Tricks Relatiemodule Contacten Plus module Pakketcodes 10. 14.
4 VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014 Training NASCHOLING ORTHOMATIC/ELAMATIC VOORZIET IN BEHOEFTE Dit voorjaar is Vlot Solutions gestart met een succesvolle serie nascholingen. In ons nieuwe pand hebben we nu de beschikking over een riante trainingsruimte met de modernste faciliteiten. Met maximaal zes deelnemers per training zijn we in staat om bestaande en nieuwe mogelijkheden van Orthomatic en Elamatic intensief te behandelen. Klassikale uitleg en demonstraties worden gevolgd door oefeningen om de kennis eigen te maken. Voor iedere deelnemer is hiervoor een laptop beschikbaar.
5 De training is ook een uitstekende gelegenheid om met elkaar actuele branchekennis te delen. Het letterlijk hoogtepunt van de training is de rondleiding over de bovenverdieping van ons pand waarbij er gelegenheid is om persoonlijk kennis te maken met de medewerkers van Vlot Solutions. De trainingen voorzien absoluut in een behoefte. In het verleden werd de vraag regelmatig gesteld of er ook cursussen mogelijk waren. Met een serie van drie verschillende trainingen in juni en juli is nu dus een start gemaakt met deze nieuwe service van Vlot Solutions. De trainingen werden gewaardeerd met gemiddeld een acht. Een greep uit de reacties van de deelnemers: Vaker dit soort trainingen. Leerzaam!, Het was allemaal interessant!, Alles was duidelijk, veel extra tips gekregen!, Totaalplaatje netjes!. Alle tijd wordt genomen, geweldig, extra uitleg zeer fijn! Met name het behandelen van de uitgebreide mailingfunctie in Orthomatic werd meerdere keren genoemd als een belangrijk leermoment. Door de kleinschaligheid is er ook een goed onderling contact. Heeft u nieuwe medewerkers in dienst óf wilt u weten hoe u optimaal gebruik kunt maken van alle mogelijkheden die Orthomatic en Elamatic u bieden? Dan zijn deze trainingen iets voor u of uw medewerkers. Het is ook mogelijk om trainingen bij u op locatie te verzorgen. Heeft u meer deelnemers of wilt u medewerkers in dagdelen laten trainen, neemt u dan contact met ons op. Wij maken dan voor u een op maat gesneden training.
6 VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014 Therapiemodule uitgebreid voor podotherapie Goed nieuws voor orthopedisch schoenmakers die ook podotherapeutische behandelingen uitvoeren! De therapiedeclaratiestandaard voor therapeutische behandelingen is nu ook toepasbaar voor het leveren van podotherapeutische behandelingen. Om deze module nog beter voor u geschikt te maken, ongeacht of u de nota altijd direct aan de klant meegeeft of de nota moet declareren bij de zorgverzekeraar, zijn de volgende wijzigingen in deze module doorgevoerd: 1. Vanuit de agenda-afspraak van een klant kunt u behandelingen koppelen aan deze agenda-afspraak. Markeert u de agenda-afspraak later als afgehandeld, dan worden alle aan deze agenda-afspraak gerelateerde behandelingen en leveringen op uitgevoerd gezet en, indien gewenst, direct gefactureerd. 2. Op de klantenkaart kunt u registreren óf een klant zich geïdentificeerd heeft, wanneer, met welk identiteitsbewijs en wat het registratienummer is van dit identiteitsbewijs. 3. Het behandelplan van een klant bevatte opmerkingsblokken voor Klachtomschrijving, Klacht-bevindingen, Anamnese-omschrijving, Anamnesebehandelplan en een algemene Opmerking. Dit is uitgebreid met 3 extra opmerkingblokken die u van een eigen omschrijving kunt voorzien, zodat dit altijd aansluit bij uw organisatie. 4. Binnen alle opmerkingblokken is functionaliteit ontwikkeld om te werken met standaardteksten, om de invoer te versnellen. 5. De Word-variabelen zijn uitgebreid zodat u in uw artsrapportages ook deze nieuwe opmerkingsblokken kunt rapporteren
7 Nieuwe medewerkers bij Vlot Solutions Niek van Oost Ewoud Goedegebuure Daan Hogewoning Mark Benjert Ik ben Niek van Oost, 21 jaar, uit Werkendam. Ik werk sinds september 2013 als softwareontwikkelaar bij Vlot Solutions. Na mijn MBO opleiding ben ik een deeltijd HBO opleiding Informatica gaan doen waardoor ik één dag per week op school zit en de overige vier dagen werk. Het maken van mooie oplossingen in de software is een uitdaging die ik graag aanga. Buiten mijn werk en opleiding ga ik graag op pad met mijn camera en maak ik regelmatig websites. Mijn naam is Ewoud Goedegebuure, 25 jaar oud, en ik ben woonachtig in Sint Annaland. Sinds september 2013 ben ik werkzaam bij Vlot Solutions als Software Consultant. Als Software Consultant probeer ik u te adviseren en uw vragen en wensen te analyseren en op te lossen. Na het voltooien van mijn opleiding MBO ICT Beheerder heb ik vier jaar gewerkt als ICT Support Engineer. De ervaringen die ik daarbij heb opgedaan kan ik goed gebruiken om u van dienst te zijn. Naast mijn werkzaamheden bij Vlot Solutions volg ik de deeltijd opleiding HBO Business IT & Management aan Avans Hogeschool. In mijn vrije tijd speel ik graag een partijtje voetbal. Ik ben Daan Hogewoning, 24 jaar oud en ik woon in Rijnsburg. Vanaf maart dit jaar ben ik werkzaam bij Vlot Solutions en na een uitvoerige training mag ik mijn rol vervullen als Software Consultant. Sinds 2013 ben ik afgestudeerd voor mijn studie Business IT & Management. Tijdens mijn studie heb ik als support engineer parttime gewerkt in de IT en heb ik hier heel wat ervaring opgedaan. Het is leuk om door een kritische analyse samen met gebruikers tot oplossingen te komen. Buiten werktijden om speel ik graag een potje squash of korfbal. Ik ben Mark Benjert, 28 jaar oud en sinds maart dit jaar een nieuwe stem aan de telefoon bij Vlot Solutions. Na mijn opleidingen Informatica en Commerciële Economie heb ik een aantal jaar bij ABN AMRO bank gewerkt. Met veel plezier heb ik daar klanten geadviseerd. Bij Vlot Solutions heb ik een nieuwe en leuke uitdaging gevonden in een interessante branche. Ik woon in het Zeeuwse dorpje s-gravenpolder. Dat is wel een uurtje rijden van Rotterdam, maar dat heb ik zeker over voor deze leuke job.
8 VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014 Scrum: rugby of softwareontwikkeling? Wellicht denkt u bij het zien van de titel: wat is Scrum? De term Scrum komt oorspronkelijk uit de rugbysport. Het betekent een hervatting van het spel na een kleine overtreding. De beide teams gaan dan in twee groepen in gebogen houding tegenover elkaar staan, waarna de bal weer in het spel gebracht wordt tussen de teams in. Beide teams proberen dan door duwen en trekken de bal met de voet naar achter te werken, waarna het spel weer verder kan gaan. Samenwerking en een doel hebben (namelijk winnen) is hierbij van essentieel belang. Nu staan wij binnen ons bedrijf niet als teams tegenover elkaar en overtredingen komen ook niet voor. Maar bij software ontwikkeling betekent Scrum ook als team samenwerken aan het behalen van een gezamenlijk doel, namelijk goede software opleveren binnen een afgebakende tijdsperiode (de zgn. sprint). Scrum heeft zich ontwikkeld als een specifieke methode van software ontwikkeling. Inmiddels is Scrum bij veel bedrijven toegepast en wordt er op de Nederlandse radio zelfs reclame voor gemaakt. Scrum is voor ons een way of life geworden Scrum is voor ons dus niet anders dan een manier waarop wij ons werk organiseren. Binnen Scrum is een aantal termen van belang: DE PRODUCT OWNER (PO): hij vertegenwoordigt de klant en bepaalt welke prioriteit gevraagde software aanpassingen krijgen en dus in welke volgorde deze gemaakt gaan worden DE SCRUM MASTER: hij zorgt voor een (zoveel mogelijk) vlekkeloos verloop van de sprints HET SCRUM TEAM: een zelforganiserend team van ontwikkelaars, testers, software-architecten en documentalisten. DE DAILY SCRUM: iedere dag om 09.15 uur heeft het Scrum Team een korte vergadering waar in max. 15 minuten wordt besproken wat er de vorige dag gedaan is, wat er vandaag gedaan wordt en of er eventueel problemen zijn waardoor we niet verder kunnen.
9 Iedere twee weken wordt bij het ontwikkelteam van Vlot Solutions op woensdag de Sprint gestart met een vergadering waarin door de PO aan het team wordt uitgelegd welke software-aanpassingen gewenst zijn en in welke volgorde. Omdat we twee weken vooruit kijken, weten we vrij goed hoeveel capaciteit we beschikbaar hebben per Sprint. Op basis van de uitleg van de PO bepaalt het Scrum Team hoeveel tijd er nodig is per aanpassing en op deze manier vullen we de Sprint tot de capaciteit gevuld is. Aan het einde van een Sprint komt het Scrum Team bij elkaar en bespreekt hoe de afgelopen Sprint gelopen is, wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden. Deze verbeteringen worden meegenomen in de Sprints daarna. Dagelijks wordt de voortgang gemonitord op een groot tv-scherm. Waar staan we nu en gaat het lukken om alle aanpassingen te maken die afgesproken zijn. (Hierboven ziet u zo n overzicht.) Kortom: Scrum is voor ons een way of life geworden. Het resultaat tot nu toe is: hogere kwaliteit van software, meer functionaliteit per ontwikkelaar (hogere productie), meer flexibiliteit en een snellere time-to-market. Tel uit je (Scrum) winst!!
10 VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer najaar 2014 Innovatie HET TEK DASHBOARD Vlot Solutions heeft in de afgelopen tijd gewerkt aan een nieuw product speciaal voor bandagisten. Het TEK Dashboard voorziet u op een snelle en eenvoudige manier van gegevens uit Elamatic of Orthomatic. De informatie die nodig is voor de erkenningsregeling wordt op een overzichtelijke manier gepresenteerd. U bespaart hiermee tijd en krijgt meer inzicht in uw bedrijfsvoering. In het TEK Dashboard ziet u de volgende informatie: aantal orders per aanmeter medische indicaties verhouding maatwerk/confectie kousen aantallen per zorgverzekeraar doorlooptijd vanaf order tot aflevering aantallen per zorgverzekeraar en per fabrikant overige leveringen U kunt ons altijd bellen of mailen voor meer informatie en de tarieven.
11 AFSPRAAKNOTIFICATIE Het is belangrijk dat klanten die betrokken zijn bij een pas- of een afleverafspraak direct op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen. Om hiervoor te zorgen moeten vaak vele telefoontjes worden gedaan. We bellen wat af. En de verantwoordelijk administratief medewerker voelt zich bij tijden net een projectleider. Het zou mooi zijn als automatisering ons hierin enige verlichting zou kunnen geven. Als onderdeel van voortdurende innovatie en integratie wordt bij Vlot Solutions momenteel gewerkt aan het mogelijk maken van afspraaknotificaties. Hierbij wordt bijvoorbeeld in het geval van een nieuwe afspraak de klant via e-mail of sms op de hoogte gesteld van de gemaakte afspraak. Scheelt dus bellen en/of brieven sturen. E-mail notificaties kunnen worden voorzien van standaard onderwerp- en bodytekst en kunnen worden toegepast bij het maken, wijzigen en annuleren van afspraken. Een andere mooie toepassing is de afspraakherinnering. Zoals we allemaal weten zijn zogenaamde no-shows (de klant verschijnt niet op de afspraak) irritante en dure gebeurtenissen. Vaak is de reden dat de klant eenvoudigweg de afspraak is vergeten. Door de klant binnen 3 dagen vóór het geplande tijdstip een herinneringsnotificatie te sturen wordt het aantal no-shows gereduceerd en daarmee wordt verspilling van tijd en energie voorkomen. Vlot Solutions maakt bij het exploiteren van deze oplossing gebruik van de Proces Manager en eventueel een externe sms-service. De oplossing is momenteel in testfase en wordt verwacht in het vierde kwartaal van 2014.
12 VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014 TEK PROTOCOL BEYOND NEXT (TEK BN ) Voor gebruikers van het SEMH-TEK protocol, of voor hen die werkzaam zijn op het gebied van elastische kousen, is er goed nieuws: we hebben een nieuw protocol ontwikkeld, dat beter aansluit bij het aanmeetproces van elastische kousen: TEK BN. Dit protocol voldoet eveneens aan de eisen van de SEMH, maar maakt meer gebruik van onze Beyond Next technologieën en heeft meer slimme functionaliteiten, zoals: Een geavanceerde productselector, waarmee je in een paar eenvoudige klikken de juiste kous uit het assortiment kunt selecteren. Een heringedeeld en verbeterd formulier, waarin de juiste informatie wordt vastgelegd die belangrijk is voor uw proces. Vergaande integratie van stamgegevens vanuit Orthomatic/ Elamatic, zoals medische indicaties, behandelaars, afspraaklocaties etc. in het protocol. Deze gegevens worden zoveel mogelijk voorgevuld. Mogelijkheid voor het tekenen van een accordering door de klant via muis of touch, zowel op de laptop of vanaf een ipad of ander tablet bij toepassing van het aanmetersportaal (zie onder). U kunt daarbij zelf de gewenste tekst instellen van het te tekenen document. Een totale eliminatie van de papierwinkel. En nog veel meer kleine optimalisaties en verbeteringen. Tijdens de ontwikkeling van dit protocol hebben we het proces van aanmeten tot leveren opnieuw onder de loep genomen. Hierbij hebben we intensief samengewerkt met één van onze klanten, om zo het nieuwe protocol zoveel mogelijk te laten aansluiten bij uw dagelijkse werkprocessen. WEB-AGENDA IN AANMETERSPORTAAL Het aanmetersportaal vormt de brug tussen Orthomatic/ Elamatic en de flexibiliteit van het web. Zo kunt u als aanmeter de protocollen op locatie invullen vanaf uw tablet/ipad of netbook. Het aanmetersportaal is daarbij slim geïntegreerd met Orthomatic/ Elamatic. Zo is er een handige agenda-functie die naadloos aansluit op de agenda in Orthomatic/Elamatic. Op deze manier heeft de aanmeter alle afspraken op de bewuste dag tot zijn/haar beschikking en kunnen er eenvoudig nieuwe afspraken worden vastgelegd. Daarnaast heeft u alle relevante klantgegevens bij de hand en kunnen protocollen worden gekopieerd of hergebruikt. Door gegevens voor te vullen scheelt u dit aanzienlijk tijd bij het invoeren van het protocol en kunt u zich richten op de klant! Samengevat: het aanmetersportaal helpt u om klantgerichter en efficiënter te werken en natuurlijk geen gezoek meer naar papieren dossiers!
13
14 VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > najaar 2014 TIPS&TRICKS SNEL EN EENVOUDIG ADRESSEN INVOEREN MET DE COP2-MODULE Het invoeren van adressen met een correcte schrijfwijze is sinds augustus vorig jaar lastig en tijdrovend geworden. Met het controleren op verzekeringsrecht bij Vecozo had u ook de mogelijkheid om het juiste adres van een klant over te nemen. Helaas is dit door gewijzigd beleid van Vecozo nu niet meer mogelijk. Om u toch een mogelijkheid te bieden om uw adressen snel en ook correct in te voeren heeft Vlot Solutions een nieuwe module ontwikkeld. Met de nieuwe COP2-module wordt het adres automatisch ingevuld nadat u postcode en huisnummer heeft ingevoerd. Ook als het adres nog niet bekend is in uw database. Met deze nieuwe module voorkomt u ook meerdere schrijfwijzen van adressen in uw applicatie. Dit bevordert weer het gemakkelijker terugzoeken van deze gegevens. Voor meer informatie over de COP2-module kunt u ons bellen. Wij kunnen u dan verder informeren over de werking van deze module én de speciale promotieactie. Belt u ons snel: de speciale actieprijs is geldig tot 1 december 2014. Klanten en relaties wilt u vast wel eens op verschillende manieren benaderen. Het is daarom uitermate handig om in Orthomatic of Elamatic de klanten en relaties gescheiden te houden. Met de Relatiemodule vormt dat geen probleem meer. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen mailingen versturen naar uw klanten, maar er tevens voor zorgen dat uw relaties, net als uw klanten, een kerstkaart krijgen. Relatiemodule De module Relaties is ook erg handig in combinatie met de module Contacten Plus. Want een combinatie van deze twee modules zorgt er voor dat u contacten en notities kunt vastleggen achter elke relatie.
15 Registratie van klantcontacten in Orthomatic en Elamatic was al mogelijk bij de klantenkaart. Maar er is ook een module Contacten Plus beschikbaar met nog meer mogelijkheden. Contacten Plus module Naast het vastleggen van klantcontacten achter de klantenkaart kunt u nu ook de contacten en notities vastleggen achter de order, de factuur, de leverancier en de instantie. En wanneer u beschikt over de module relaties kunt u de contacten zelfs achter elke relatie vastleggen! Ideaal, want zo kunt u nog beter inspelen op de wensen en reacties van uw klanten en overige relaties. Bij het vastleggen van de uitgebreide contacten kunt u ook aangeven wat voor acties eraan verbonden zijn en wanneer deze opgevolgd moeten worden. Selecties maken is met deze module geen probleem. U kunt rapporten van klantcontacten maken op geboortedatum, filiaal, klantsoort, leestnummer, datum contact, status, expiratie, behandelaar, contactpersoon, categorie en datum afhandeling. En dat allemaal met één doel: ervoor zorgen dat de klanten van uw onderneming nog succesvoller benaderd worden. Pakketcodes Met de pakketcodes van haarwerkers beschikt u over de vergoedingstarieven van haarwerken, zodat de bij het aanvullende pakket behorende vergoedingen in de calculatie gebruikt kunnen worden. Tevens kan in het Overzicht klanten op de knop met de i geklikt worden, zodat een overzicht van de bij de instantie horende pakketcodes getoond wordt en u snel kunt zien welke vergoedingen er bij de pakketcodes horen.
Van horen zeggen Vroeger bestond men bij de gratie van verhalen vertellen. Werd er niet over de smid verteld, dan had hij geen klanten en bestond hij niet. Van heinde en ver kwam men, op zoek naar de vakman waarover men had horen vertellen. Er waren geen media, geen Facebook, geen Twitter of e-mail. Nee, alles had men van horen zeggen. Nu is dat anders of toch niet? Nou, niet echt. Je bent wat je klanten zeggen dat je bent. Als zij vertellen hoe ze behandeld werden, hoe ze te woord werden gestaan, dat de behandelaar niet in zijn dossier zat te staren maar een gesprek met je voerde, dat er ook buiten het protocol om iets geregeld kon worden, en, last but not least, dat je geholpen bent met een goede comfortabele oplossing, dan bent u dat. Het zijn die verhalen die de perceptie creëren en het verschil maken tussen een so-so bedrijf en een succesvol bedrijf. COLOFON Adresgegevens uitgever: Vlot Solutions Bovenstraat 36 3077 BG ROTTERDAM Contactgegevens: Telefoon (010) 264 34 34 Fax (010) 264 34 35 E-mail info@vlotsolutions.nl Website www.vlotsolutions.nl Zo n verhaal moet verteld worden door uw patiënten en cliënten. Maar hoe dan? Door te luisteren naar degenen die tevreden zijn over wat u doet. Dat zijn de mensen die het verhaal over uw organisatie moeten vertellen. Nu vertellen ze het nog aan buren, familie, kennissen en collega s. Net als vroeger. Maar het is de kunst om ze dat verhaal ook online en offline te laten vertellen, zichtbaar voor andere klanten en betrokkenen. Een permanent klanttevredenheidsonderzoek zou daarbij een prima eerste stap kunnen zijn. Wellicht eens goed om naar te kijken. Ga naar: www.vlotsolutions.nl/kto. Eindredactie: Vlot Solutions Vormgeving en realisatie: PromoVisique, Capelle aan den IJssel Oplage: 1.200 stuks