SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN Jaargesprek 2011 AMC Directoraat HR, HR-services Project Intensivering jaargesprekken november 2011
Inhoud 1 Het nieuwe jaargesprek 1 Het nieuwe jaargesprek 3 Bron 3 2 Wat is een jaargesprek? 4 3 De inhoud van het jaargesprek 5 Resultaatgebieden en kerntaken 5 (AMC-)competenties 5 Evaluatie van uw functioneren 5 Ondersteuning door en functioneren van de leidinggevende 6 Motivatie, ontwikkeling en loopbaanperspectief 6 Gezondheid, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid 6 Terugblik op het gesprek 6 Aanpassen van de agenda 7 Formulier 7 4 Het nut van een jaargesprek 8 Wat levert het jaargesprek op voor de afdeling en het AMC? 8 5 Haal meer uit het jaargesprek 9 Voorbereiding 9 Eigen verantwoordelijkheid 9 Wat kunt u van uw leidinggevende verwachten? 9 Tips voor een goed gesprek 10 6 Afspraken 11 SMART 11 Voorbeeld 11 7 Wat verder belangrijk is bij het jaargesprek 12 Wie voert het gesprek met wie? 12 Meer personen? 12 Planning en uitnodiging 12 Nevenwerkzaamheden en extra agendapunten 13 Verslag 13 Archivering en registratie 13 Uw rechtspositie en besluiten hierover 14 Het AMC streeft naar uitstekende kwaliteit van zorg, onderwijs en onderzoek. Dat kan alleen met gemotiveerde, goed opgeleide en goed functionerende medewerkers. Medewerkers die plezier hebben in hun werk, die goede prestaties leveren én die de ruimte krijgen voor groei en ontwikkeling. Over deze onderwerpen voeren medewerker en leidinggevende elk jaar het jaargesprek. Per 1 januari 2012 is de Regeling Jaargesprekken van het AMC vernieuwd. Er is nu één regeling voor het hele AMC, onder het motto: eenduidig, eenvoudig en volwaardig. In de visie van het AMC hebben medewerker en leidinggevende een volwaardige arbeidsrelatie. Dit betekent bijvoorbeeld dat medewerkers nu een grotere inbreng hebben in het jaargesprek. Ze nemen ook zelf verantwoordelijkheid voor hun loopbaan en ontwikkeling. Leidinggevenden stimuleren die ontwikkeling en onderbouwen hun mening over het functioneren van medewerkers goed. Kortom: het jaargesprek nieuwe stijl is een gelijkwaardige dialoog over inzet, werkresultaten en persoonlijke groei met als uitkomst duidelijke afspraken, op maat gemaakt en haalbaar. In deze brochure leest u alles over het jaargesprek nieuwe stijl. De brochure is een van de resultaten van het project Intensivering jaargesprekken in het AMC, dat in 2010 van start ging. Bron De inhoud van deze brochure is gebaseerd op de CAO Universitair Medische Centra en op eigen regels van het AMC. U kunt aan deze brochure geen rechten ontlenen. 8 Informatie, advies, training en coaching 15 9 Adressen, websites 16 2 SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN JAARGESPREK 3
2 Wat is een jaargesprek? 3 De inhoud van het jaargesprek Het jaargesprek is een jaarlijks gesprek tussen medewerker en leidinggevende over werk, loopbaan, functioneren en ontwikkeling. Samen met uw leidinggevende evalueert u de resultaten van het afgelopen jaar, bespreekt u de wederzijdse verwachtingen en maakt u afspraken voor het komende jaar. Die afspraken worden vastgelegd. Het jaargesprek is tweerichtingsverkeer: u kunt met uw leidinggevende ook bespreken wat u van hem of haar nodig heeft om uw werk goed te kunnen doen. Het jaargesprek heeft een vaste agenda die ervoor zorgt dat alle onderwerpen aan bod komen. De zeven onderwerpen zijn: 1 resultaatgebieden en kerntaken; 2 (AMC-)competenties; 3 evaluatie van uw functioneren; 4 ondersteuning door en functioneren van de leidinggevende; 5 motivatie, ontwikkeling en loopbaanperspectief; 6 gezondheid, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid; 7 terugblik op het gesprek. 1 Resultaatgebieden en kerntaken Elke functie heeft zijn eigen doelstellingen en taken, oftewel resultaatgebieden en kerntaken. De resultaatgebieden staan in de AMC/Fuwavaz-functietypering die voor u van toepassing is. Voor de meeste functies in het AMC zijn de kerntaken concreet beschreven, bijvoorbeeld in een taakspecificatie of in het verslag van een eerder jaargesprek. De functietypering en de kerntaken zijn het uitgangspunt voor dit gespreksonderdeel. Aan de hand hiervan bespreekt u de resultaten van het afgelopen jaar en uw verwachtingen voor het komende jaar. 2 (AMC-)competenties Competenties zijn, kort gezegd, vaardigheden en eigenschappen die u moet hebben om uw functie goed te kunnen uitoefenen. Het gaat in dit onderdeel vooral om het hoe van uw functie. Hoe voert u uw taken uit? Welk gedrag laat u zien? Wat zijn de effecten daarvan? Hoe bereikt u uw resultaten? Dit wordt besproken aan de hand van concrete voorbeelden. De AMC-competenties gelden voor iedereen die in het AMC werkt. Het zijn: samenwerken, resultaatgerichtheid en patiënt- of servicegerichtheid. Sommige afdelingen of beroepsgroepen werken met een eigen competentieprofiel waarin ook de drie AMC-competenties zijn verwerkt. Dit geldt bijvoorbeeld voor de beroepsgroep verpleegkundigen. 3 Evaluatie van uw functioneren Dit onderdeel geeft, aan de hand van wat is besproken in onderdelen 1 en 2, een samenvatting van uw functioneren in het afgelopen jaar. Ook de afspraken en doelen voor het komende jaar worden vastgelegd. 4 SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN JAARGESPREK 5
4 Ondersteuning door en functioneren van de leidinggevende Om goed te kunnen functioneren is het belangrijk dat u zich voldoende ondersteund weet door uw leidinggevende. In het jaargesprek komt dit aan de orde. Vragen zijn bijvoorbeeld: bent u op de hoogte van het afdelingsbeleid en de doelstellingen? Weet u wat dit concreet voor uw eigen werk betekent? Wat verwacht u van uw leidinggevende aan ondersteuning? Is hij of zij voldoende beschikbaar voor overleg? Krijgt u wel eens een complimentje als u goed presteert? Hoe worden de verbeterpunten aangepakt? Is de werkverdeling effectief en duidelijk? Wat vindt u van de besluitvorming op de afdeling? Is informatie goed en tijdig beschikbaar? Krijgt u kansen om te leren en ervaring op te doen? Is er ruimte voor nieuwe initiatieven? 5 Motivatie, ontwikkeling en loopbaanperspectief Gesprekspunten in dit onderdeel kunnen zijn: wat zijn uw sterke punten? Welke taken geven u energie? Welke taken kunnen uw functie verrijken? Wat moet of wilt u daarvoor leren? En wat heeft u daarbij nodig van het AMC? Heeft u een beeld van uw werk over één jaar? En wat is het perspectief over vijf jaar? Uw loopbaanwensen hoeven zich niet te beperken tot uw huidige functie of het komende jaar, maar kunnen ook betrekking hebben op de langere termijn of een andere functie. 7 Terugblik op het gesprek In de terugblik bekijken u en uw leidinggevende of alle onderwerpen aan de orde zijn geweest en of u beiden tevreden bent over de manier waarop het gesprek is verlopen. Ook belangrijk is de vraag: zijn de afspraken en doelstellingen voldoende duidelijk en concreet? Is duidelijk vastgelegd wat u nodig heeft om de afspraken na te komen (bijvoorbeeld financiële middelen, faciliteiten, opleiding, begeleiding)? Aanpassen van de agenda Niet alle agendapunten hoeven evenveel aandacht te krijgen. U kunt, in overleg met uw leidinggevende, agendapunten benadrukken, overslaan of toevoegen. De evaluatie van het afgelopen jaar en de verwachtingen voor het komende jaar zijn wel belangrijke, vaste onderwerpen bij het jaargesprek. Formulier De gespreksonderwerpen staan op het AMC-jaargesprekformulier. Voor leden van de medische staf is er een apart formulier. U kunt de jaargesprekformulieren downloaden op het intranet (http://intranet/jaargesprek). 6 Gezondheid, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid Zo lang mogelijk gezond aan het werk blijven is voor veel mensen een belangrijk thema. Dit zijn de mogelijke gespreksonderwerpen: arbeidsomstandigheden (lichamelijke, geestelijke en emotionele belasting), werkklimaat en de sfeer op het werk (werkoverleg, samenwerking met collega s, sociale steun), vitaliteit (ontspanning, balans tussen werk en privé, energie, verzuim), arbeidsduur, werktijden en arbeidspatroon (meer of minder uren werken, rooster, vakantie en verlof) en duurzame inzetbaarheid (perspectief over vijf jaar, ontwikkelingen in de functie of op de afdeling, lichamelijke en geestelijke mogelijkheden en beperkingen, aangepaste taken, extra scholing). Bij dit agendapunt kunt u ook afspraken maken met uw leidinggevende over de inzet van uw (extra) persoonlijk budget. 6 SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN JAARGESPREK 7
4 Het nut van een jaargesprek 5 Haal meer uit het jaargesprek Duidelijkheid, openheid, gelijkwaardigheid. Daar gaat het om in het jaargesprek nieuwe stijl. Belangrijke pluspunten zijn: medewerker en leidinggeven hebben een open gesprek over functioneren, loopbaan en ontwikkeling. Er worden duidelijke, werkbare afspraken gemaakt. Maar vooral: medewerkers en leidinggevenden hebben evenveel inbreng in het gesprek. Wat levert het jaargesprek op voor de afdeling en het AMC? Het jaargesprek draagt ook bij aan betere prestaties van de afdeling en het AMC als geheel. Bijvoorbeeld omdat talent gewaardeerd wordt en omdat medewerkers de kans krijgen zich te ontwikkelen. Dat vergroot niet alleen de kwaliteit van zorg, onderwijs en onderzoek, het zorgt er ook voor dat het AMC goede medewerkers behoudt. Andere gunstige effecten van het jaargesprek kunnen zijn: een prettig werkklimaat, waarin zaken open en duidelijk worden besproken, minder verzuim en conflicten, draagvlak voor verandering en inzicht in de sterke en zwakke kanten van team of afdeling. Ook levert het jaargesprek waardevolle managementinformatie op, denk bijvoorbeeld aan het jaarplan en het opleidingsplan. Voorbereiding Met een goede voorbereiding haalt u meer resultaat uit het jaargesprek. Dat kan bijvoorbeeld door uzelf de volgende vragen te stellen (en de antwoorden op te schrijven als geheugensteuntje bij het gesprek): Wat heb ik het afgelopen jaar allemaal gedaan? Waar ben ik trots op? Wat wil ik de komende tijd bereiken in mijn werk? Wat heb ik daarvoor nodig? Verder helpt het ook de gespreksagenda van tevoren door te nemen, al of niet aan de hand van het AMC-jaargesprekformulier (te downloaden op intranet: http://intranet/jaargesprek; let erop dat u de juiste versie gebruikt). Bedenk aan de hand van het formulier op welke agendapunten u de nadruk wilt leggen en welke minder belangrijk zijn. Eigen verantwoordelijkheid In de visie van het AMC bent u als medewerker zelf verantwoordelijk voor uw loopbaan en persoonlijke ontwikkeling. Dat besef helpt u om meer uit het jaargesprek te halen. Verwoord uw doelen zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: ik wil mijn leven lang blijven leren, ik heb interessant werk, ik behoud mijn waarde op de arbeidsmarkt of ik wil zo lang mogelijk gezond aan het werk blijven. Wat kunt u van uw leidinggevende verwachten? Uw leidinggevende is verantwoordelijk voor het op gang brengen en houden van een goedlopende cyclus van jaargesprekken op de afdeling. Hoe meer uw leidinggevende investeert in een goede werkrelatie met zijn of haar medewerkers, hoe groter de opbrengst van de jaargesprekken. Daarbij hoort ook een klimaat waarin openheid en goede, duidelijke afspraken de boventoon voeren. Uw leidinggevende geeft hierbij zelf het goede voorbeeld en onderbouwt zijn of haar mening over uw functioneren goed en concreet. 8 SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN JAARGESPREK 9
Tips voor een goed gesprek Het jaargesprek is geen eenzijdige beoordeling, maar een dialoog tussen medewerker en leidinggevende. Samen bepaalt u de kwaliteit van het jaargesprek. Deze tips dragen bij aan een goede dialoog: 1 Luister goed, vraag dóór en vat samen. 2 Toon respect voor de gesprekspartner. Begrijp elkaars belang, neem de ander serieus en laat de ander in zijn of haar waarde. 3 Wees eerlijk en open. 4 Focus op mogelijkheden en niet op problemen. 5 Denk ja, en in plaats van ja, maar. 6 Neem verantwoordelijkheid en initiatief. 7 Zorg voor duidelijke afspraken. 6 Afspraken Om ervoor te zorgen dat de afspraken uit het jaargesprek ook worden nagekomen, is het belangrijk duidelijke, haalbare afspraken te maken. Zorg ervoor dat de afspraken duidelijk in het verslag staan. Benoem bij elke afspraak zo objectief en concreet mogelijk welke resultaten u moet of wilt bereiken, hoe u dit gaat doen en wat hiervoor nodig is (faciliteiten, tijd, begeleiding). Beschrijf ook wie wanneer welke acties onderneemt en hoe dit gebeurt. SMART Voor alle afspraken geldt dat ze moeten voldoen aan de zogenaamde SMARTeisen. De letters SMART staan voor: Specifiek: het doel is eenduidig, voor maar één uitleg vatbaar; Meetbaar: je kunt meten of zien dat het doel is bereikt (de voorwaarden zijn ook duidelijk); Acceptabel: medewerker en leidinggevende zijn het beiden eens met dit doel; Realistisch: het doel is haalbaar; Tijdgebonden: het moet duidelijk zijn wanneer het doel is bereikt (er is dus een planning). Voorbeeld Ik zorg ervoor dat op 1 maart 2012 de nieuwe richtlijn handen wassen op de afdeling is ingevoerd. Dit is onderdeel van de JCI-accreditatie. Ik lever binnen drie weken een eerste opzet bij <naam> aan, waarin staat hoe ik dit project wil aanpakken. Ik ga praten met collega s <namen> van verpleegafdeling <namen>, om te leren hoe zij het hebben aangepakt. Ook meld ik me aan voor een training projectmanagement. Ik plan een vervolgafspraak over vier weken om mijn opzet te bespreken en verdere afspraken te maken. Hierin bespreken we ook de indeling van mijn tijd. 10 SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN JAARGESPREK 11
7 Wat verder belangrijk is bij het jaargesprek Wie voert het gesprek met wie? Iedereen, van hoog tot laag in de organisatie, krijgt een jaargesprek. Dus ook medewerkers met een tijdelijk dienstverband (richtlijn: als deze langer duurt dan 1,5 jaar), flexmedewerkers en medewerkers die bij het AMC werken op langdurige detacheringsbasis (richtlijn: als deze langer duurt dan 1,5 jaar). Alleen AMC ers met een tijdelijk dienstverband bij wijze van proef (artikel 2.4.1. CAO UMC) krijgen geen jaargesprek. Bij dit type dienstverband horen twee formele proeftijdbeoordelingen in het eerste jaar. U voert het jaargesprek met uw direct leidinggevende. Voor verpleegkundigen is dit de hoofdverpleegkundige. In het kader van het verpleegkundig-loopbaanplan kan de hoofdverpleegkundige bepalen dat de senior verpleegkundige het jaar gesprek voert. Dat kan alleen als de senior verpleegkundige bevoegd is afspraken te maken en goed op de hoogte is van het afdelingsbeleid en de doelstellingen. Hoogleraren en hoofden van medische afdelingen voeren het jaargesprek met de Raad van Bestuur en de divisievoorzitter. Directeuren (bedrijfsvoering) van divisies, diensten, directoraten en staven voeren het jaargesprek met de Raad van Bestuur. Meer personen? Het jaargesprek is in principe een tweegesprek. Op verzoek van u of uw leidinggevende kunnen er meer personen deelnemen aan het gesprek. Bijvoorbeeld een directe collega die de rol heeft van mentor, een functioneel leidinggevende (bijvoorbeeld een senior verpleegkundige) of een onafhankelijke derde persoon (bijvoorbeeld een gesprekscoach). Als u een extra persoon wilt uitnodigen bij uw jaargesprek, geeft u dit na ontvangst van de agenda (en uiteraard voordat het gesprek plaatsvindt) door aan uw leidinggevende. Minimaal twee weken voor het jaargesprek ontvangt u van uw leidinggevende een uitnodiging met de agenda. De onderwerpen op het jaargesprekformulier zijn de agendapunten. U kunt ook andere punten inbrengen. Van u wordt verwacht dat u zelf het formulier invult ter voorbereiding. Stem met uw leidinggevende af of u het formulier van tevoren aanlevert of gebruikt bij het gesprek. Op de uitnodiging staat ook wie er nog meer aanwezig zijn bij het jaargesprek. Nevenwerkzaamheden en andere extra agendapunten U kunt de agenda desgewenst aanvullen met extra onderwerpen. Sommige onderwerpen zijn verplicht voor het jaargesprek als ze voor u van toepassing zijn. Bijvoorbeeld nevenwerkzaamheden; dat zijn betaalde of onbetaalde activiteiten die u uitvoert naast uw werk in het AMC. Voor nevenwerkzaamheden die de belangen van het AMC en/of een goede functie-uitoefening kunnen raken, heeft u toestemming nodig van uw leidinggevende. Ook kan het AMC voorwaarden verbinden aan de toestemming, bijvoorbeeld dat u de inkomsten uit nevenwerkzaamheden deels afdraagt. Dit bespreekt u in het jaargesprek. Meer informatie vindt u op intranet en in de brochure Nevenwerkzaamheden, verkrijgbaar bij de HR-servicedesk. Verslag U en uw leidinggevende spreken af wie van u de inhoud van het gesprek en de afspraken vastlegt op het AMC-jaargesprekfomulier. Dat moet tijdens of zo snel mogelijk na het gesprek gebeuren. Uw leidinggevende ondertekent het definitieve gespreksverslag. Ook u zet uw handtekening. Gaat u akkoord met de inhoud van het verslag, dan tekent u voor akkoord. Heeft u commentaar, dan zet u uw opmerkingen op papier en voegt ze toe aan het verslag; in dat geval tekent u voor gezien. Als u hiertegen bezwaar heeft, dan krijgt u de gelegenheid uw zienswijze op te schrijven. Dat moet u binnen veertien dagen doen. Dit document wordt toegevoegd aan het gespreksverslag. Als u geen gebruik maakt van deze mogelijkheid, dan kan het verslag ook zonder uw handtekening worden gearchiveerd, met een korte toelichting van uw leidinggevende. Planning en uitnodiging Uw leidinggevende plant het jaargesprek met u. Dit hoeft niet per se aan het einde van het kalenderjaar te zijn. Elk moment is mogelijk, op voorwaarde dat het gesprek één keer per jaar plaatsvindt en u beiden instemt met de planning. U mag overigens ook zelf het initiatief nemen voor een jaargesprek. Archivering en registratie Het jaargesprekverslag en de bijbehorende documenten worden drie jaar bewaard in het centrale personeelsdossier bij het Directoraat HR. Daarna wordt het vernietigd. Het is de bedoeling dat de verslagen in de toekomst digitaal kunnen worden gemaakt en opgeslagen. 12 SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN JAARGESPREK 13
Uw rechtspositie en besluiten hierover Uw leidinggevende mag tijdens het jaargesprek geen eenzijdige beslissingen nemen die negatieve gevolgen hebben voor uw rechtspositie. Bijvoorbeeld het niet toekennen van een periodieke salarisverhoging. Voor rechtspositionele beslissingen zijn er aparte procedures en gesprekken, zoals het functioneringstraject. U kunt wél tijdens het jaargesprek afspraken maken over wanneer het functioneringstraject ingaat, of over hoe u uw functioneren kunt verbeteren. Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u terecht bij de HR-servicedesk. 8 Informatie, advies, training en coaching Wilt u meer weten over de vernieuwde Regeling Jaargesprekken en de toepassing ervan? Er zijn verschillende mogelijkheden. Op de speciale intranetpagina (http://intranet/jaargesprek) vindt u onder andere de tekst van de regeling, aangevuld met tips, checklists en tools. Leidinggevenden, directeuren en bestuurders van het AMC kunnen bij de HRadviseurs terecht voor advies, ondersteuning en begeleiding bij het voeren van jaargesprekken. Zowel voor medewerkers als leidinggevenden is er een nieuw pakket aan opleiding, training en coaching. Zo krijgen bijvoorbeeld nieuwe AMC-medewerkers standaard een training Jaargesprek als onderdeel van hun inwerkprogramma op de afdeling. Meer over opleiding, training en coaching vindt u op de intranetpagina (http://intranet/jaargesprek). Heeft u andere vragen? Bij de HR-servicedesk (C0-215.1) bent u welkom met al uw vragen over werken in het AMC. De balie is geopend van maandag tot en met vrijdag tussen 8.00 en 17.00 uur. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen: hr-servicedesk@amc.nl, of telefonisch: 020 566 58 21. Meestal krijgt u direct antwoord. Is dat niet mogelijk, dan streven de servicedeskmedewerkers ernaar uw vraag binnen twee werkdagen te beantwoorden. Wilt u er zeker van zijn dat u niet hoeft te wachten als u langskomt bij de HR-servicedesk? Maak dan van tevoren een afspraak. Dat kan telefonisch, per e-mail of aan de balie. 14 SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN JAARGESPREK 15
9 Adressen, websites HR-servicedesk C0-215.1 telefoon 020 566 58 21 e-mail: hr-servicedesk@amc.nl openingstijden: maandag tot en met vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur. CAO-UMC volledige tekst te downloaden op: intranet AMC of www.nfu.nl (klik op Werkgeversorganisatie in de menubalk rechtsboven). Colofon tekst: Eveline Bets tekst & publiciteit, www.redactieprofs.nl ontwerp en opmaak: Zwerver Grafische Vormgeving fotografie: Hans van den Bogaard 16 SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN