Collegevoorstel onder verantwoordelijkheid van Onderwerp Programma : wethouder J.C.J. van Bree : Ombouw raadszaal naar multifunctionele zaal : Wonen Voorstelnummer : 15.17 Info bij afdelingshoofd : M.C.I. Smits Telefoonnummer : 040-22 415 34 Emailadres : t.smits@heeze-leende.nl Rondetafelgesprek : -- Opiniërende/Besluitvormende raad : 13 april 2015 Aan de raad, Samenvatting Doel van dit voorstel is om te komen tot een multifunctionele zaal die recht doet aan de vier functies die de huidige raadszaal heeft: raadszaal, trouwlocatie en plek voor vergaderingen en presentaties. In grote lijnen omvat de aanpassing van de raadszaal het vervangen van de geluidsapparatuur inclusief vergadersysteem, het aanpassen van de vloer met onderliggende sleuven zodat de vloer geschikt is voor toekomstige aanpassingen op audiovisueel gebied, aankoop van flexibel inzetbaar meubilair en de nodige bouwkundige aanpassingen. Daarbij komt een camerasysteem inclusief uitzenden via de website middels een web encoder en aanschaf van presentatieschermen. Inleiding Voor u ligt een voorstel tot ombouw van de raadszaal naar een multifunctionele zaal. De aanleiding is het instellen van een werkgroep door het presidium met als opdracht tot een voorstel te komen voor aanpassing van de raadszaal, zodat deze voldoet aan de eisen van de huidige tijd. Eerdere besluitvorming N.v.t. Alternatieven en argumenten Uitgangspunten De raadszaal heeft vier functies: 1. Raadszaal 2. Trouwzaal 3. Vergaderzaal 4. Presentatielocatie Om deze vier functies goed te kunnen vervullen is het nodig dat het huidige raadsmeubel plaatsmaakt voor meubilair dat eenvoudig in verschillende opstellingen gebruikt kan worden. Een huwelijk vraagt immers om een andere opstelling dan een vergadering. In bijlage 1 zijn vier voorbeeldopstellingen uitgewerkt voor de vier functies. Daarbij wordt duidelijk dat de relatief beperkte lengte en breedte van de raadszaal een rol spelen bij de keuze voor de indelingen. registratiekenmerk: 280091
Analoog aan de opstelling van het meubilair is een praktische, moderne oplossing nodig voor bekabeling van microfoonsysteem, geluidssysteem, presentatiemiddelen en stopcontacten voor communicatieapparatuur. Die oplossing is het aanleggen van een licht verhoogde vloer met verdekte sleuven waardoor kabels gevoerd kunnen worden. Tijdens de raadsvergadering krijgt het publiek nu papieren stukken. Met een aantal schermen voor raad en publiek is de vergadering makkelijker te volgen en kunnen moties en amendementen makkelijker gepresenteerd worden. Dezelfde schermen kunnen ook ingezet worden voor de drie andere functies. Presentaties zijn beter te volgen en er kan meer gevarieerd worden met de opstelling. Bruiloften kunnen bijvoorbeeld verder ingekleed worden met foto s op de schermen. Voor optimale politieke transparantie, een grot er bereik onder inwoners en het archiveren/terugkijken van raads vergaderingen bestaan er systemen die de raads vergadering opnemen en uitzenden in beeld en geluid via de gemeentelijke website. De beelden worden vervolgens samen met de vergaderstukken opgeslagen en zijn nog een jaar na dato terug te zien via de website. De apparatuur kan ook ingezet worden om huwelijken uit te zenden via een niet openbare website. Het bestaande geluidssysteem in de raadszaal is gecombineerd met een vergadersysteem, beide zijn ruim tien jaar oud. Samen hebben ze vier functies. Op de eerste plaats het gesproken woord versterkt weergeven in en buiten de raadszaal. Ten tweede wordt het geluidssignaal opgenomen als zijnde het verslag van de vergadering. Na bewerking wordt het op de website geplaatst, zodat het voor iedereen terug te luisteren is. De derde functie is de live uitzending van raadsvergaderingen via Radio Horizon. De laatste inzet van het systeem is muziek afspelen tijdens bruiloften en gebruik bij presentaties. Van het bestaande systeem is eind 2014 de geluidsprocessor vervangen. Reparatie was niet mogelijk omdat onderdelen niet meer verkrijgbaar zijn. De rest van de hardware is ook op leeftijd en functioneert gebrekkig. De software om de raadsvergaderingen op te nemen is sterk verouderd en wordt niet meer door de leverancier ondersteund. Er is destijds één licentie aangekocht, wat betekent dat er geen reserve laptop beschikbaar is met identieke software. Dit heeft al geleid tot oponthoud bij raadsvergaderingen. De aanschaf van een mobiel vergadersysteem inclusief opnamesysteem en bijbehorende componenten voor het geluidssysteem is dan ook onvermijdelijk. Er is in het najaar van 2014 geëxperimenteerd met een draadloos vergadersysteem en met een bekabeld vergadersysteem. Beiden zijn mobiel inzetbaar, maar het blijkt in de praktijk dat het bekabelde systeem het meest betrouwbaar is, doordat er geen verstoring door andere signalen kan plaatsvinden. Een raadsvergadering is voor het publiek niet te volgen zonder versterking en verslaglegging ontbreekt. Als er geen opnamemogelijkheid is, dan zou de vergadering genotuleerd moeten worden, wat flinke kosten met zich meebrengt. Voor de audiocomponent bedragen de geraamde kosten 29.500 incidenteel en 1.500 voor jaarlijks onderhoud. Het grootste knelpunt in de raadszaal is het houten meubel, het kan niet verplaatst worden. Het beperkt daarmee de mogelijkheden voor vergaderingen met grotere gezelschappen en is een sta in de weg bij bruiloften. Door het huidige meubel te vervangen door verplaatsbare vergadertafels kunnen er makkelijk meerdere opstellingen worden gemaakt. De huidige stoelen worden vervangen door nieuwe stoelen, om een homogene uitstraling in de nieuwe zaal te kunnen k rijgen. Ook hier wordt gekek en naar varianten die makkelijker verplaatsbaar en stapelbaar zijn. De oude stoelen uit de raadszaal worden dan gebruikt om de oude stoelen in de vergaderzalen en MT-kamers te vervangen. Er staan circa 40 oude stoelen in de vergaderzalen en MT-kamers, die aan vervanging toe zijn. Dat is een kostenpost van ongeveer 10.000, die uitgespaard wordt door daar de stoelen uit de raadszaal voor te gebruiken. Het meubilair is geraamd op 34.000 waarbij is uitgegaan van zowel nieuwe vergadertafels als stoelen. pagina 2 van 5 registratiekenmerk: 280091
Een verhoogde vloer zorgt ervoor dat kabels makkelijk onder de vloer kunnen doorlopen; de bestaande betonnen vloer moet sowieso uitgevuld worden om niveauverschillen op te vangen. In de uitvulling worden sleuven aangebracht die tijdens het gebruik afgedekt worden door een extra laag erover heen. Op de kruispunten van de sleuven worden deksel aangebracht die niet boven de vloer uitsteken. De extra kosten van deze aanpassing zijn 20.000 voor de vloer en de bouwkundige aanpassingen. Vanwege specifieke expertise is inzet van bouwkundige begeleiding noodzakelijk en worden ook de inkoopkosten van Bizob opgenomen in het budget. Hiervoor is een stelpost van 9.000 opgenomen, wat de totale kosten voor vloer en de bouwkundige aanpassingen op 29.000 brengt. Het uitzenden van de raadsvergaderingen en huwelijken in beeld en geluid via de website is al langer een wens vanuit de raad. Hiervoor is een camerasysteem nodig, een webcast encoder en het inrichten en hosten van de website waarop uitgezonden wordt. Het minimum aantal camera s is twee, daardoor kan van de ene naar de andere camera geschakeld worden zonder dat het draaien van de andere camera in beeld wordt gebracht. Daarnaast is er dan nog apparatuur nodig om het signaal te verwerken en klaar te maken voor uitzending via de website, de encoder. Het grote voordeel van dit systeem is dat raadsvergaderingen live in beeld en geluid te volgen zijn. Dat vergroot de toegankelijkheid van en betrokkenheid bij de besluitvorming. Doordat de website ook een archieffunctie heeft is achteraf terug te zien wie precies wat gezegd heeft. De beelden worden met de vergaderstukken per onderwerp gerubriceerd, zodat men niet een hele uitzending hoeft te bekijken. Ook kunnen onderwerpen makkelijk via social media gedeeld worden met anderen, zodat het bereik nog verder vergroot wordt. In feite is dit het soort service wat via een glasvezelnetwerk de burger dichterbij de politiek kan brengen en zo zorgt voor grotere transparantie. De kosten bedragen 18.000 voor het camerasysteem, 7000 voor de webcastmodule en apparatuur. Daarbij komt jaarlijks 5.500 aan structurele kosten voor het uitzenden, onderhoud en ondersteuning. In totaal is dat dus incidenteel 25.000 en 5.500 structureel. De huidige tijd vraagt om gedegen inzet van audiovisuele middelen als ondersteuning tijdens vergaderingen en presentaties. Nu wordt er gebruik gemaakt van een losstaand scherm en een beamer. Gezien de leeftijd is vervanging van de beamer sowieso aan de orde. De kosten zijn circa 7.500 voor vier TV-schermen inclusief presentatieswitch. Voor onderhoud wordt rekening gehouden met 2.250 aan jaarlijkse kosten. De verlichting van de raadszaal bestaat grotendeels uit halogeenlampen die aan het plafond hangen. Nadeel van dat soort lampen is dat relatief veel energie wordt omgezet in warmte. Daardoor zijn ze minder zuinig dan de nieuwste typen lampen en verslechteren ze het binnenklimaat. Er wordt bek eken of binnen reguliere onderhoud aan het gemeentehuis de halogeenlampen vervangen kunnen worden door LED lampen. Conclusie Om de vier functies van de zaal goed te kunnen vervullen is een moderne multifunctionele ruimte met bijbehorende audiovisuele apparatuur noodzakelijk. Uitvoering van dit voorstel zorgt voor meer betrokkenheid bij de politieke besluit vorming, meer transparantie en betere beschikbaarheid van raadsinformatie voor de buitenwereld. Voor huwelijken kan gevarieerd worden tussen knusse en ruime opstellingen en zijn er voor qua audiovisuele aankleding meer opties. Datzelfde geldt voor vergaderingen en presentaties. Informatie is beter en duidelijker over te brengen. Risico s pagina 3 van 5 registratiekenmerk: 280091
Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. De belastingdienst heeft aangegeven dat er een mengtarief van toepassing is van 0,42% over de in dit stuk opgenomen bedragen. Gezien de hoogte van het tarief is ervoor gekozen om te werken met afgeronde bedragen. Er is gebruik gemaakt van ramingen voor alle genoemde bedragen, die kunnen in de praktijk hoger uitvallen. Aan de andere kant is er nog geen rekening gehouden met een eventueel aanbestedingsvoordeel. Financiën In onderstaande tabel is een overzicht van de kosten opgenomen: Incidentele kosten Afschrijvingstermijn Overige structurele kosten Audiocomponent 29.500 5 jaar 1.500 Bouwkundig+vloer 29.000 25 jaar Meubilair 34.000 10 jaar Webcasting 25.000 5 jaar 5.500 Presentatieschermen 7.500 n.v.t. 2.250 Totaal 125.000 9.250 Kapitaalslasten Er is in 2014 aan de hand van een wens nieuw beleid rekening gehouden met een post van 100.000 voor aanpassing van de raadszaal. Uit de bovenstaande tabel blijkt dat er 125.000 nodig is. De 100.000 is met een afschrijvingstermijn van 25 jaar verwerkt in de begroting 2015. Het grootste deel van de componenten wordt echter in vijf jaar tot tien jaar afgeschreven. Om deze twee redenen zijn er nu onvoldoende middelen beschikbaar in de begroting om de kapitaalslasten te dekken. Dit heeft de eerste vijf jaar de volgende consequenties: Kapitaalslasten opgenomen in begroting 2015 kapitaallasten nodig Extra nodig tov begroting Kap L 2015 Kap L 2016 Kap L 2017 Kap L 2018 Kap L 2019 6.000 7.840 7.680 7.520 7.360 17.810 19.541 18.923 18.304 17.686 11.810 11.701 11.243 10.784 10.326 In de bijlage 2 vindt u een overzicht van de kapitaalslasten en wat er de komende 25 jaar nodig is om de lasten te dekken. Na vijf jaar is de audiovisuele apparatuur economisch afgeschreven en dalen de lasten. Er moet ook rekening mee gehouden worden dat na vijf jaar de technische levensduur voorbij is en er opnieuw geïnvesteerd moet worden. Datzelfde geldt voor het meubilair, dat in 10 jaar afgeschreven wordt. Kosten presentatie schermen De kosten voor de presentatieschermen worden gedekt uit de post incidentele hardware, die is opgenomen in de begroting van de A2 samenwerking. Er zijn voldoende middelen beschikbaar, aanvullende besluitvorming hierover is niet nodig. De overige structurele kosten zijn als volgt gedekt: Onderhoud audioapparatuur. Dekking van 1500 uit de bestaande onderhoud geluidsinstallatie Vloer+meubilar+bouwkundig: geen structurele kosten, anders dan kosten die nu al gedekt worden door voorziening onderhoud gebouwen pagina 4 van 5 registratiekenmerk: 280091
Webcasting: kosten worden gedekt vanuit A2 begroting; identieke kosten worden reeds gemaakt door Cranendonck Presentatieschermen: dekking door de post 40023012 raadsuitzendingen hiervoor te bestemmen. De raadsuitzendingen lopen na uitvoering van dit voorstel via de website. Uitzenden via radio is dan niet meer nodig. Communicatie Afhankelijk van het te kiezen scenario onze inwoners informeren over de voordelen en de noodzaak van de gemaakte keuze. Hierbij rekening houden met de verschillende doelgroepen. Voorstel 1. De raadszaal ombouwen naar een multifunctionele zaal. 2. Hiervoor een krediet beschikbaar stellen van 125.000. 3. De extra kapitaalslasten ten laste brengen van de post begrotingsresultaat (programma 7). Heeze-Leende, 17 maart 2015 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HEEZE-LEENDE, de secretaris, a.i de burgemeester, R. Jeltema P.J.J. Verhoeven pagina 5 van 5 registratiekenmerk: 280091