VERENIGING VAN EIGENAREN VAN BLANKENHEIMSTRAAT 62-156 Voorzitter: Vicevoorzitter: Administratie: Notulen: Stefan Zonneveld Marina van der Schans Advies en Administratiekantoor MenL Marina van der Schans Betreft: Notulen extra ledenvergadering 7 oktober 2013. Leden VvE aanwezig: huisnr: 62, 70, 72, 74, 78, 84, 98, 100, 102, 112, 114, 120, 122, 124, 130, 134, 138, 140, 142, 148, 156. Machtigingen: huisnr: 64, 68, 86, 88, 90, 92, 94, 96, 104, 106, 108, 110, 118, 126, 128, 132, 136, 144, 146, 150, 154. Niet aanwezig: huisnr: 66, 76, 80, 82, 100, 102, 116, 152. Totaal aantal stemmen aanwezig 40, meerderheid 24 stemmen is beslissend. 1. Opening door de voorzitter Stefan Zonneveld om 19.30 uur. 2. Voorstellen Ab van de Meer (project begeleider Steeds). Stefan stelt Ab van de Meer voor, deze heeft de tekeningen voor de vergunning aanvraag gemaakt. Is bij alle offerte onderhandelingen aanwezig geweest of zal er nog bij aanwezig zijn. Zal gedurende het project regelmatig aanwezig zijn in de straat tijdens uitvoering werkzaamheden. Bij klachten direct eerst de uitvoerder aan spreken en doorgeven aan het bestuur en MenL. Houdt de afspraken die gemaakt zijn in de offerte in de gaten. Geeft zelf uitleg wat zijn functie is binnen Steeds en wat zijn ervaringen zijn met dergelijke projecten. Wordt ook ingehuurd door de andere 2 flats die in het zelfde project zitten. 3. Verticale standleidingen (presentatie House-liner). Jos Seegers geeft via de beamer een korte impressie hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd. Gedurende 2 dagen kan men niet beschikken over water. Chemische toiletten zullen beschikbaar worden gesteld aan de bewoners. Werkzaamheden worden vanaf het dak verricht.
Standleiding wordt in de keldergang opengemaakt tijdens de schoonmaak werkzaamheden. Vuil wordt opgevangen in tonnen en afgevoerd. Werkzaamheden starten s morgens rond 8 uur met het reinigen van de standleiding. Zodra dat gebeurt is wordt het water afgesloten. Vanaf dat moment kunt u geen water meer doorspoelen of via de gootsteen/wastafel laten weglopen. Let er ook op dat de wasmachine niet aan staat. Zodra de kous is uitgehard worden de horizontale leidingen open gemaakt en standleiding weer gedicht in de keldergang. Daarna kan men weer beschikken over water en wordt het chemisch toilet opgehaald en gereinigd voordat deze weer beschikbaar wordt gesteld aan de volgende bewoners. Gedurende de werkzaamheden staat er een grote wagen van House-liner geparkeerd in de straat dit zal wat minder parkeer plaatsen opleveren voor de bewoners. De wagen zal verplaatst worden gedurende de werkzaamheden. Men dient aanwezig te zijn tijdens de werkzaamheden of men moet een sleutel achter laten bij 1 van de buren. Bij calamiteiten moet men direct de woning kunnen betreden. Daarna worden er een aantal vragen door Jos beantwoord. Alleen bij hevige sneeuwval kunnen de werkzaamheden niet uitgevoerd worden. Regen heeft geen invloed op de werkzaamheden. Verwarmingsketel hoeft niet uitgeschakeld te worden gedurende de werkzaamheden. Brochure zal in de brievenbus gedaan worden bij de bewoners. Planning wordt ruim van te voren bekent gemaakt. Werkzaamheden starten vanaf de singel zijde van het gebouw op 18 november. 4. Horizontale afvoeren (1 proef woning gedaan). Van HRT zijn 2 mensen aanwezig die een toelichting geven over de werkzaamheden. In de proefwoning is alles zonder problemen verlopen. Hier waren 2 in plaats van 3 aansluitingen aanwezig op de horizontale leiding. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden dient u thuis te zijn. Water wordt afgesloten gedurende de werkzaamheden. Douche ruimte moet leeg gemaakt worden. Wasmachine, toilet meubels ed dienen verwijderd te worden evenals de (deuren) douche cabine. Bij twijfel of er iets verwijderd moet worden kunt u dit navragen bij HRT zodra zij in het flatgebouw aanwezig zijn voor de werkzaamheden. Telefoonnummer van uitvoerder staat in de brief die iedere bewoner krijgt met de planning wanneer hij aan de beurt is. Gang moet vrij toegankelijk zijn wegens materiaal dat aangevoerd moet worden. Men kan s avonds weer beschikken over water, 2 e dag wordt muur weer dicht gemaakt. Muren worden gedicht en gestuukt opgeleverd. Sauzen en tegelwerk is voor rekening van de bewoner zelf. Ook hier kan men zijn vragen stellen aan HRT. Bij enkele bewoners is de horizontale leiding al vervangen. Indien men besluit om die niet te laten vervangen dient men een verklaring te ondertekenen dat dit op eigen risico gebeurt. Men kan later dan niet de VvE aansprakelijk stellen bij problemen. Ook is er een vraag van een bewoner die een stoom cabine in de douche heeft. HRT zal contact opnemen om ter plaatste te kijken of dit problemen geeft. HRT neemt geen verantwoordelijkheid voor schade die ontstaat als de douche ruimte niet goed toegankelijk is voor hun tijdens de werkzaamheden. Van HRT zijn een aantal brochures beschikbaar en kleine cadeautjes. RRS (Riool Reinigings Service ) en HRT werken samen.
Werkzaamheden worden in overleg met House-liner gepland vanaf 11 november, starten ook aan de singel zijde van het gebouw. 5. Wijziging leverancier kunststof kozijnen. Gedurende de onderhandelingen met Focus liep de prijs van de offerte steeds verder op. Waterslagen zaten niet in de offerte, haakjes op de balkon deuren moest extra voor betaald worden. Ook de prijs van het glas liep op omdat er een wettelijke verplichting is van doorval veilig glas vanaf de 2 e etage en letselschade veilig glas op de 1 e woonlaag. Dit alles bij elkaar liep zo hoog op dat dit niet meer binnen onze begroting paste en het bestuur heeft besloten om met een andere firma verder te gaan. Focus heeft zich zelf ook terug getrokken als kandidaat. Met Ahlra vindt er een definitief gesprek plaats op 1 november as. Was helaas niet mogelijk om dit voor deze vergadering te doen wegens drukke werkzaamheden van Stefan. Levert op alle etages doorval veilig glas HR ++, waterslagen, haakjes balkondeuren, vensterbanken. Vensterbank slaapkamerraam is 25 cm. breed, in de woonkamer 30 cm. breed. Ook zij kunnen horren leveren. Er zal een nieuwe inventarisatie lijst komen wie er belangstelling heeft voor horren. Prijs Ahlra hor woonkamer is 80,-- euro, plissehordeuren slaapkamer 500,-- euro. Bestuur zal nog proberen om bij veel afname van horren een betere prijs te krijgen tijdens de onderhandelingen. Zowel in de woonkamer als in de slaapkamer zit een ventilatie rooster. In de slaapkamer zit dat boven de balkondeuren over de gehele lengte. Ab van de Meer geeft aan dat het belangrijk blijft om goed te ventileren. Het mogelijk is dat er aan de buitenzijde van het raam condens vorming kan ontstaan. Of het mogelijk is om lamellen op het kunststof te bevestigen zal nagevraagd worden. Betekent wel dat men gaten gaat maken die bij verkoop woning zichtbaar zullen zijn als lamellen verwijderd worden. Op de inventarisatielijst kan men ook aangeven of men interesse in screens heeft. Er zal eerst een proefwoning gedaan worden. Dit om te kijken wat er eventueel aan problemen kunnen ontstaan voordat de definitieve opdracht gegeven gaat worden. Dit zal de woning van Johan Poortman of Marina van der Schans zijn. Er zitten wat scheuren in de stenen en men weet nog niet wat dit voor invloed heeft op de werkzaamheden. Alle leden stemmen unaniem voor wijziging leverancier kunststof kozijnen. Vergunning is door de Gemeente verdaagd wegens kleur stelling. Houdt in dat we weer 6 weken vertraging op lopen. In de brief stond een foute kleurstelling. Gemeente wil net als in de Viandenstraat dat de panelen onder de kozijnen uitgevoerd worden met een grijze tint, Dit om gelijkheid in de wijk te creëren. Na een korte discussie stemmen alle leden in met wijziging van de kleur in grijs ipv groen. Ramen blijven in de crème kleur uitgevoerd worden.
Welstand commissie komt over 2 weken weer bij elkaar en bestuur zal trachten de vergunning er zo snel mogelijk er door heen te loodsen. Alle werkzaamheden dienen voor 1 maart te zijn uitgevoerd en betaald. Lening is goedgekeurd en binnenkort zal Stefan hiervoor bij de notaris tekenen. 6. Asbest. Kosten zijn hoger geworden door het plaatsen van een steiger. Onze steiger is te klein, omvat maar 1 raambreedte en is niet VCA goedgekeurd om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Bedrijf zal dus een eigen steiger plaatsen en verplaatsen gedurende de werkzaamheden. Nadat het asbest is verwijderd zal men het waterdicht af plakken zodat er geen overlast is tot dat de kunststof kozijnen geplaatst worden. Uiteraard zullen de werkzaamheden in overleg met beide bedrijven gepland gaan worden. 7. Dak. Dit zal als laatste uitgevoerd worden wegens ophanging van werkbak door Ahlra vanaf het dak. Ook deze rekening is wat hoger geworden door extra zaken zoals valbeveiliging aanleggen, luik realiseren in het portiek, schoorstenen verwijderen die niet meer in gebruik zijn, keuze voor een groendak. We kunnen bezuinigen door ervoor te kiezen het groene dak te vervangen door een geïsoleerd dak. Levensduur wordt dan wel met de helft verminderd. Isolatiedak levert een besparing op van 18.000,-- euro op maar levens duur is dan 20 jaar ipv 40 jaar wat voor een groendak geldt. Luik kan vervangen worden door kooiladders aan de buitenzijde galerij. Belasting van het dak is doorberekend en geeft geen problemen. Na een korte discussie kiest men toch voor het groene dak en het luik in het portiek. Alle leden stemmen unaniem voor. 8. Pauze. Er is een korte pauze ingelast, aanwezige krijgen de nieuwe begroting uitgereikt. 9. Extra onkosten/kosten project. Stefan geeft uitleg over het verschil die in de begroting is ontstaan. Meerprijzen doordat tijdens de onderhandelingen over de offertes er een aantal zaken niet in zaten die wel uitgevoerd moeten worden. Leges kosten, kosten maken van tekening voor aanvraag vergunning Welstand commissie door Steeds. Schoorstenen die verwijderd worden, nieuwe rookgasafvoeren voor mensen die nog wel de schoorstenen gebruiken moeten door 3 e partij gekeurd worden.
Commissie kosten lening vertrekker Gemeentelijke bank. Precario rechten, administratie kosten voor MenL draaien veel meer uren door het gehele project. Notaris kosten bij tekenen voor de lening. Eis van de Gemeente om de spouwankers te vervangen, onderzoek naar de kwaliteit van de huidige spouwankers is net zo duur als deze direct te laten plaatsen. Stefan biedt zijn excuses aan dat er zoveel meerprijzen uit zijn gekomen en hij zich niet aan de 60.000 euro kan houden die we uit eigen vermogen zouden nemen. Alle extra kosten rond de lening is niet van te voren bekent geweest ook op de informatie avonden zijn deze niet door de Gemeente gemeld. 10. Doorberekening begroting Marcel laat de doorberekening zien. Wijst ook op het feit dat doordat er een aantal zaken flink worden aangepakt er in de toekomst minder onderhoud is en er veel wordt opgelost. Houdt wel in dat vanaf 2014 de maandlasten met 2,50 per maand gaan stijgen en dat dit ook ieder volgend jaar zal zijn zodat er weer een reservefonds wordt gecreëerd. Servicekosten 2014 127,50 per maand, 2015 130,-- per maand en zo verder. Alle aanwezigen stemmen voor extra bijdrage uit eigen reservepot en verhoging van de servicekosten. Bijgevoegd begroting: Overzichtslijstje kosten VvE projecten op basis van de gemeentelijke lening In de vorige vergadering het volgende afgesproken en toestemming verleend door de leden Soort aannemer bedrag incl BTW Dak Oranjedak 103.000 )incl dakluik en valbeveiliging Kozijnen Focus 283.000 Standleiding Houseliner 79.000 Standleiding HRT 44.500 Asbest FSI/ assist 15.000 Projectbegeleiding Steeds 10.000 Lening gemeente 480.000 Uit eigen reservefonds 60.000 534.481,40 totale kosten
Nieuwe situatie ( op basis van het 6% BTW voordeel dat geldt tot 1 maart 2014.) Soort aannemer bedrag incl BTW Dak Oranjedak 111.000 )incl dakluik en valbeveiliging Kozijnen Alhra 283.000 Standleiding Houseliner 74.205 Standleiding HRT 44.500 Asbest FSI/ assist 20.000 Projectbegeleiding Steeds 10.000 Tekening Steeds 1250 Legeskosten gemeente 9000 Schoorstenen 1000 Administratiekosten MenL 2000 Notariskosten 2000 Spouwankers 9700 Commissie 2% hypotheekbank 9600 Onvoorzien 10.000 Lening gemeente 480.000 Uit eigen reservefonds 107.255 587.255 totale kosten (afgerond) Dit betekent dat er meer uit de eigen pot wordt gehaald. (47.255) Ons voorstel is dan ook om in 2014 de servicekosten al te gaan verhogen met 2.50 per maand i.p.v. 2015. Dit betekent dat vanaf 2014 t/m 2022 elk jaar de servicekosten zullen worden verhoogd met 2.50 per maand. Stefan sluit de vergadering en dank ieder voor zijn aanwezigheid.
Inventarisatieformulier: bestuur zal dit bespreken op 1 november met Ahlra. Eigenaar appartement dient zelf opdracht te geven en te betalen aan Firma Ahlra. Bewoner eigenaar appartement nummer wil gebruik maken van de mogelijkheid van plaatsen van horren. Insectenhorren 80,-- euro incl. BTW Plissehordeuren 500,-- euro incl.btw. Datum: Handtekening: Inventarisatie PVC horizontale leiding in de douche. Bewoner eigenaar appartement nummer meldt hierbij dat in zijn douche de horizontale leiding in zijn geheel is vervangen door een PVC leiding met aansluiting op de verticale standleiding in de muur. En af ziet om deze te laten vervangen door HRT. Gaat ermee akkoord dat hij later geen aansprakelijkheid kan neerleggen bij de VvE. Datum: Handtekening: Inventarisatie Zonwering/Screens Bewoner eigenaar appartement nummer heeft interesse in het plaatsen van aluminium zonwering of screens. Geen Markiezen. Deze zullen uitgevoerd moeten worden in de in het Huishoudelijk Reglement vastgelegde kleur rood. Bestuur zal bewoners informeren wie er belangstelling voor heeft, men dient onderling zelf de opdracht te geven voor de uitvoering. Er is een offerte aanwezig van Zonweringfabriek Vlaardingen af te halen bij het bestuur. Bij de firma Ahlra zal een prijsopgave aangevraagd worden door het bestuur voor zonwering/screens. Formulier inleveren bij het bestuur uiterlijk 31 oktober 2013.