ZELFROOSTEREN IN DE ZORG VERGROTEN VAN DE WERKNEMERSBETROKKENHEID BIJ DE ROOSTERPLANNING RAYMOND FOKKENS MBA
INHOUDSOPGAVE 1. ZELFROOSTEREN, WAT IS DAT... 3 1.1 Zelfroosteren als planningssystematiek... 3 1.2 Plannen... 3 1.2.1 Repeterend rooster... 4 1.2.2 Voorkeurrooster... 4 1.2.3 Inteken rooster... 6 1.2.4 Matching... 6 1.2.5 Zelfroosteren... 6 1.3 Zelfroosteren als strategische keuze... 6 1.3.1 Vakantieregeling... 6 1.3.2 Planningsreglement... 7 1.3.3 Wettelijke bepalingen... 7 1.3.4 Waardering en flexibiliteit... 7 1.4 Zelfroosteren, hoe doe je dat?... 8 1.4.1 Voorbeeld processtappen... 8 1.4.1.1 Een nieuwe maand plannen... 9 1.4.1.1 Nachtdiensten... 9 1.4.1.1 Intekenen... 9 1.4.1.1 Controleren... 10 1.4.1.2 Bijstellen... 10 1.4.1.3 Omloop... 10 1.4.1.4 Vaststellen... 10 1.4.1.5 Actualiseren... 11 1.4.1.6 Definitief maken... 11 1.4.1.7 Verwerken... 11 1.4.2 Procesaanpassingen... 11 1.4.3 Automatiseren of niet?... 12 1.4.4 Andere actiepunten... 13 1.5 Flexibiliteit...13 2. CULTUUR...14 2.1 Cultuuronderzoek...14 2.2 Weerstand overwinnen...15 3. STRATEGIE OF STRATEGO...16 3.1 Do it your self...16 3.2 Waardering...16 3.1.1 Kernkwaliteiten zoeken... 17 3.2.2 Niet flexibel... 19 3.2.3 Wel flexibel... 20 3.2.4 Afrekenen... 20 3.3 Ontwikkelingsgroei...21 3.3.1 Persoonlijke groei... 21 3.3.2 Ontwikkeling van de organisatie... 22 3.4 Wijzigingen in de planning...22 3.4.1 Ruilen... 23 3.4.2 Verzuim... 23 3.4.3 Verlof... 23 3.5 Medezeggenschap...24 3.6 E-HRM...25 3.6.1 Globale ontwikkelingen... 25 Pagina - 1 - www.advies.healthcare
4. VAN START MET ZELFROOSTEREN...26 4.1 Interactieve planning vraagt organisatie...27 4.1.1 Projectcommunicatie... 28 4.1.2 Standaard communicatie bij zelfroosteren... 28 4.2 Rol planner...29 4.2.1 Nieuwe taken en verantwoordelijkheden... 29 4.2.2 Inrichten nieuwe functie... 29 4.3 Stakeholders van de planning...29 4.4 Problemen oplossen...30 4.4.1 Team oplossingen... 30 4.4.2 Escalatie pad... 30 4.4.3 Meedoen of niet meedoen, meekunnen of niet meekunnen... 31 Pagina - 2 - www.advies.healthcare
1. Zelfroosteren, wat is dat Zelfroosteren is een begrip dat niet in de Dikke Van Dale voorkomt. De vraag is dus of het eigenlijk wel bestaat! Een eenduidige definitie kan daarom dan ook niet worden gegeven. Er worden aan het zelfroosteren verschillende betekenissen gegeven. Het is echter duidelijk dat het in dit kader niets te maken heeft met het zelf roosteren van stukken vlees op de BBQ..hoewel?! Bij het roosteren op een BBQ is sprake van onwillig vlees dat het lot lijdzaam moet ondergaan. Bij het zelfroosteren in de zorg is juist het tegenovergestelde aan de orde. Hierbij gaat het namelijk over het vergroten van de invloed van de medewerkers op het roosteren, het opstellen van het werkrooster. De vorm waarin het wordt toegepast en uitgevoerd kan wel in verschillende varianten voorkomen. Deze syllabus geeft een toelichting op het zelfroosteren als planningssystematiek. 1.1 Zelfroosteren als planningssystematiek Een werk- of dienstrooster kan op verschillende manieren worden opgesteld. Een speciaal voor deze taak aangewezen planner kan eenzijdig het rooster samenstellen en publiceren, een team kan gezamenlijk een planning opstellen en delen, een apparaat kan op basis van wensen en rekenregels de meest optimale planning uitrekenen, een centrale planningsafdeling kan voor diverse teams de roosters maken en het personeel zo optimaal mogelijk verdelen over de afdelingen.. De organisatie bepaalt op welke wijze de inzet van het personeel wordt gepland en heeft (in de meeste gevallen) de spelregels hierover in reglementen vastgelegd. 1.2 Plannen De werkgevers- en werknemersorganisaties in de zorg maken veel reclame voor het plannen volgens het principe van zelfroosteren. Maar wat verstaan we hier eigenlijk onder? Zelfroosteren is een type planning waarbij de invloed van de medewerker op het werkrooster maximaal is. Dit vraagt om een heel nieuwe planningswerkwijze van de organisatie. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden komen anders te liggen, terwijl de medewerkers hier wel toe moeten worden toegerust. De mate waarin medewerkers betrokken worden bij de planning kan variëren. Dit kan binnen één organisatie zelfs verschillend zijn, omdat niet elke afdeling gebaat is bij het zelfroosteren. Er zijn veel factoren die het zelfroosteren tot een succes zullen maken, maar daarmee ook veel factoren die het kunnen laten falen! Zelfroosteren vraagt om een gedegen aanpak. De nevenstaande afbeelding laat zien wat de invloed van werkgever en werknemer doet met de tevredenheid van de werknemers. Naar mate de werknemer meer invloed op de werkplanning heeft en de invloed van de werkgever minder directief is, neemt de tevredenheid van de werknemer toe. Pagina - 3 - www.advies.healthcare
De invloed van de medewerker is in de roostersystematiek te organiseren. In het volgende schema zijn de diverse stadia van planningsinvloed te zien. Wij zullen ze per stuk nader toelichten. Het schema toont de toename van invloed door de werknemer op zijn eigen werkrooster naar mate de stadia van onder naar boven toe worden afgelopen. Bij het repeterend rooster heeft de medewerker nauwelijks tot geen invloed, in tegenstelling tot het zelfroosteren waarbij de invloed maximaal kan worden genoemd. Bij een repeterend rooster is sprake van duidelijk en voorgeschreven diensten, en naar mate de invloed toeneemt, zal ook de inzet van de medewerkers meer gaan lijken op een uurrooster. Uit het schema blijkt, dat naar mate de invloed van de medewerker op de planning stijgt, de organisatie ook een groei doormaakt. 1.2.1 Repeterend rooster Dit is een roostervorm op basis van een standaard rooster dat door de leidinggevende wordt gemaakt en per bepaalde periode terugkeert. De medewerkers kunnen onderling ruilen wanneer dat beter uitkomt. Bij deze roostervorm wordt vaak gebruik gemaakt van een basiscyclus waarin de standaard werkpatronen cyclisch voorkomen, bijvoorbeeld één, twee, vier, zes wekelijkse herhaling van het dienstenpatroon. Soms wordt hierin vastgelegd op welke dag(delen) de medewerker bij voorkeur vrij wil zijn. Afwijkingen op het gepubliceerde rooster worden mondjesmaat gehonoreerd. De baas (lees: de planner) bepaalt wanneer de medewerkers moeten werken. 1.2.2 Voorkeurrooster Medewerkers kunnen hun wensen bekendmaken voordat het rooster wordt gemaakt. Naderhand kan er nog onderling geruild worden. Dit is een veel voorkomende vorm van het plannen, ook in de gezondheidszorg. Hiermee kan enigszins rekening worden gehouden met de wensen van de medewerkers, bijvoorbeeld vanwege privé afspraken of kinderopvang. Maar de organisatie is nog steeds redelijk dwingend in het plannen van de werktijden. Pagina - 4 - www.advies.healthcare
Meer weten over zelfroosteren? Kijk op www.advies.healthcare! Pagina - 5 - www.advies.healthcare