Planning van personeel

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Planning van personeel"

Dina Adriana Bos
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Planning van personeel Medezeggenschapsdag StAZ 12 november 2015 Coen van Limborgh

2 Centraal of decentraal Randvoorwaarden Capaciteitsvraag en aanbod Wetgeving Roosterergonomie Diversiteit Maatwerk Meeroosteren.nl 2

3 Roosteren in perspectief Zwartkijker: Aan welk aspect van het roosteren erger je je het meest? Waarvan kun zwetend wakker worden? Verrekijker: Hoe denk jij dat het roosterproces er over vijf jaar uit ziet? Blijkijker: Wat is de leukste/beste wijziging die de afgelopen jaren in het roosteren is aangebracht? Afkijker: Wat zie je bij anderen in roosters/werktijden dat je zelf ook zou willen hebben? 3

Verrekijker: Hoe denk jij dat het roosterproces er over vijf jaar uit ziet?

4 Roosteren in perspectief Zwartkijker: Aan welk aspect van het roosteren erger je je het meest? Waarvan kun zwetend wakker worden? Verrekijker: Hoe denk jij dat het roosterproces er over vijf jaar uit ziet? Blijkijker: Wat is de leukste/beste wijziging die de afgelopen jaren in het roosteren is aangebracht? Afkijker: Wat zie je bij anderen in roosters/werktijden dat je zelf ook zou willen hebben? 4

5 Roosteren in perspectief Zwartkijker: Aan welk aspect van het roosteren erger je je het meest? Waarvan kun zwetend wakker worden? Verrekijker: Hoe denk jij dat het roosterproces er over vijf jaar uit ziet? Blijkijker: Wat is de leukste/beste wijziging die de afgelopen jaren in het roosteren is aangebracht? Afkijker: Wat zie je bij anderen in roosters/werktijden dat je zelf ook zou willen hebben? 5

6 Roosteren in perspectief Zwartkijker: Aan welk aspect van het roosteren erger je je het meest? Waarvan kun zwetend wakker worden? Verrekijker: Hoe denk jij dat het roosterproces er over vijf jaar uit ziet? Blijkijker: Wat is de leukste/beste wijziging die de afgelopen jaren in het roosteren is aangebracht? Afkijker: Wat zie je bij anderen in roosters/werktijden dat je zelf ook zou willen hebben? 6

7 Als je weinig aandacht besteedt aan arbeidstijdenmanagement Activiteiten / werk Beleid wordt niet vertaald in acties (werk) Waan van de dag is leidend: voortdurend verstoringen Personele capaciteit Beleid wordt niet vertaald naar personele capaciteit Inzet wordt door planners voorbereid (oneigenlijke taak: Het ís niet de planner!!) Arbeidstijdwensen vaak leidend Vlakke inzet medewerkers Voorspellende waarde rooster beperkt: voortdurend aanpassen 7

vertaald naar personele capaciteit Inzet wordt door planners voorbereid (oneigenlijke taak: Het ís niet de

8 Decentraal plannen Medische professionals doen bedrijfsvoering erbij Beleid inzetplanning gedecentraliseerd naar tientallen planners Geen eenduidig uitgevoerd beleid, want tientallen planners voeren uit, dus niemand is verantwoordelijk. Planners gunnen verlof, regelen vervanging bij afwezigheid, geven en nemen Planners lossen acute problemen op: ad hoc en willekeur Medewerkers tevreden? 8

planners voeren uit, dus niemand is verantwoordelijk.

9 Vakantiehuisje Verpleegkundige Sophie heeft een vakantiehuisje. Haar contract is 32 uur per week en zij heeft met de leiding overlegd dat haar vrije weekends altijd beginnen op donderdag om Sophie is verder altijd bereid om de planner uit de brand te helpen, maar collega s morren

dat haar vrije weekends altijd beginnen op donderdag om 15.30.

10 Centraal plannen Centraal plannen medewerkers en planners kennen elkaar niet Eenduidige vertaling beleid naar planning Verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder Mogelijkheden voor professionalisering en systeemondersteuning Vervanging bij afwezigheid planners 10

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder Mogelijkheden voor

11 Focus (te) sterk op methodiek en uitkomsten Centrale planning of teamplanning? Vierweekse perioderoosters of 13 weken? Individueel herhalend of groepsroosters? Ingeroosterd worden of wensenroosters? Hoe gaan we om met ruilingen? We hebben veel te veel roosterverstoringen 11

Individueel herhalend of groepsroosters?

12 En de bedrijfsvoering? Weinig discussie over Capaciteitsvraag overdag, s avonds, s nachts, weekend (want meestal budgetkwestie, dus daarover kun je eigenlijk niet nadenken??!) Fluctuaties en onzekerheden Effectiviteit Benodigde flexibiliteit Vormen van flexibiliteit 12

weekend (want meestal budgetkwestie, dus daarover kun je eigenlijk

13 Voldoende capaciteit? De teammanager heeft voor de afdeling deze verpleegkundigen-bezettingseis vastgesteld: 4x Vroeg 3x Middag 1x Schakeldienst 2x Nacht 8 uren per dienst x 10 diensten x 7 dagen = 560 uur De planner heeft een overzicht gemaakt en komt uit op 570 uur per week aan beschikbare formatie. Zij stelt dat het met deze bezetting nooit lukt om het rooster te realiseren. Wat denk jij ervan?

Middag 1x Schakeldienst 2x Nacht 8 uren per dienst x 10 diensten x 7 dagen = 560 uur De planner

14 Bruteren: niet 100% inroosteren Bruto capaciteit Netto capaciteit: N.B. Hoe hard vinden we die netto capaciteitsvraag? Benodigd voor opvang: ziekte, verlof, feestdagen overleg, opleiding, OR etc. Benodigd voor het werk (bezettingseis) 14

15 Bruto / netto berekening Gemiddelde inzet 36 uur x 52 weken: Af: vakantie: Af: PLB Subtotaal Af: verzuim 6% Af: opleiding 3 dagen x 7,20 uur Af: B.V. 2 dagen x 7,20 uur Af: vergadering (werkoverleg, OR) Totaal netto 1878 uur 144 uur 57 uur uur 101 uur 22 uur 14 uur 72 uur uur 15

16 inzetpercentage = (netto/bruto) x 100% >> (1468 / 1878) * 100% = 78 % Bruto netto factor = (bruto/netto) >> (1878 / 1468) = 1,28 Netto-inzetbaarheid Uit voorbeeld: Capaciteitsvraag netto 52x / 1878 = 15,5 FTE Bruto FTE: 15,5 FTE * 1,28 = 19,8 FTE 16

Netto-inzetbaarheid Uit voorbeeld: Capaciteitsvraag netto 52x560

17 Reserve organiseren: basisvormen Reserve in het rooster Reservediensten Teveel medewerkers inroosteren Reserve in het team Minder uren inroosteren dan beschikbaar, extra diensten laten werken Meer-uren, Min-max-vormen Reserve in de organisatie Flexteam/reservepool Bijspringen van andere locaties Reserve buiten de organisatie Oproepers Uitzendkrachten Reserve in het werk Minder werk verrichten (lagere bezetting)

Min-max-vormen Reserve in de organisatie Flexteam/reservepool Bijspringen van andere locaties Reserve

18 Bruto of netto roosteren Keuze in netto en/of bruto roosteren: Netto roosteren; reserve-uren op de plank Per dienst meer medewerkers inroosteren (bruto roosteren met reserve in de ploeg ) Per dag reservediensten inroosteren (bruto met reserve buiten de ploeg ) Combinatie van voorgaande methoden 18

inroosteren (bruto roosteren met reserve in de ploeg ) Per dag

19 Arbeidstijdenwet Minimum rusttijden Maximum arbeidstijden Nachtdienst Pauze Zondagsarbeid 19

20 ATW en ergonomie Hoofdnormen Ergonomische aspecten Afwijkingsnormen Afwijkingsnormen Afwijkingsnormen Afwijkingsnormen 20

21 Ergonomie: effecten van roosterkenmerken Roosterkenmerken Individuele/situationele verschillen Verstoorde biologische ritmen Verstoorde slaap Effecten gemoedstoestand / prestaties Copingstrategieën Chronische effecten op welzijn Verstoord sociaal en gezinsleven Fysieke gezondheid 21

22 Slaapuren per dienst Gezondheid of sociale leven? Ochtend Middag Nacht 6,5 uur 8,1 uur 6,9 uur Als het er op aan komt kiezen we voor ons sociale leven 22

23 Roosterergonomie Nacht-/vroege dienst en de biologische klok Rotatiesnelheid traag / snel Rotatierichting voorwaarts / achterwaarts Arbeidstijd per dienst Roosterverstoringen ATW/ CAO

24 Kunnen wij met kennis over roosterergonomie beoordelen welk rooster duurzaam is voor wie? Maak met elkaar afspraken over roosteruitgangspunten 24

25 Roosterdriehoek: samen zorgen voor goede roosters Belangen Medewerkers: Betere balans werk/privé Fit en vitaal doorwerken Ruimte voor inspraak Belangen Planners: Kloppende capaciteitsplanning Ruimte voor onderhoud Zorgen voor goede afstemming bedrijfstijd en sociale wensen Belangen management: Klanttevredenheid Voldoende kwaliteit aanwezig Tevreden medewerkers Actieve participatie door betrokken medewerkers draagt bij aan een betere werk-privé balans en zorgt voor commitment/draagvlak! 25

26 Vrije avond geregeld Service assistente Sylvia heeft een vrije avonddienst geregeld via de teammanager. Jij bent groepsplanner en ontvangt op de dag zelf bericht hierover van Sylvia: ik ben er dus niet vanavond

27 Diversiteit en maatwerk Slot-/sleutelcombinaties verkennen: veel mogelijkheden voor wederzijdse opbrengsten Collectieve roosters (ploegen) of individuele roosters kunnen in allerlei vormen worden gecombineerd Mogelijkheden creëren voor levensfasegericht roosteren en duurzame inzetbaarheid In een weloverwogen proces kunnen rust en voorspelbaarheid worden georganiseerd 27

28 Meeroosteren.nl 28

29 Draagvlak Creëren van draagvlak door: Medewerkers inspraak geven over invulling van het rooster Medewerkers zelf het rooster laten vormgeven meeroosteren 29

30 Meeroosteren.nl Versterking zeggenschap aan voorkant roosterproces De leidinggevende expliciteert de bezettingseisen Het volmaken van het rooster als gezamenlijke verantwoordelijkheid van het team 30

31 Ervaringen 31

Processtappen meeroosteren Invullen Toetsen Optimaliseren Medewerkers vullen eigen voorkeursrooster in Overall resulterende bezetting in beeld in relatie tot bezettingseisen Medewerkers bevestigen

32 Processtappen meeroosteren Invullen Toetsen Optimaliseren Medewerkers vullen eigen voorkeursrooster in Overall resulterende bezetting in beeld in relatie tot bezettingseisen Medewerkers bevestigen roostervoorstel Planner toetst roosterinvoer op regelgeving (ATW, cao, gezondheidsaspecten) Planner fiatteert voorkeuren voor zover passend in een goede oplossing Uitkomst toetsing wordt teruggelegd naar medewerkers Medewerkers hebben gelegenheid om zelf de roosteroplossing te verbeteren Roosterplanner denkt mee met afdeling Vepleegkundigen bevestigen hun aangepaste roostervoorstel Publiceren Planner doet zo nodig laatste roosteraanpassingen Planner legt oplossing ter accordering voor aan (team)manager Publicatie roosters 32

33 Legenda 33

34 Hoe om te gaan met belangrijke gebeurtenissen / wensen? Wensenbeleid 34

35 Ronde 1: Voorkeursrooster 35

36 Haantje-de-voorste Is het niet zo dat wie het eerst komt, wie het eerst maalt? 36

37 Ronde 2: Optimalisatie 37

38 Wat wordt de rol van de planner? 38

39 Bezettingseisen Na ronde 2 rooster voor 85% - 95% gereed! 39

40 Proces Plan van aanpak met aandacht voor communicatie en ruime tijdsplanning Participatie OR (samenwerking in projectorganisatie) Participatie betrokken medewerkers (kennis en ervaring) Formeel en informeel overleg Goede informatievoorziening en meningsvorming Ruimte voor ontwikkeling alternatieven Motivatie betrokken medewerkers (draagvlak) 40

41 41

Vergelijkbare documenten

Innovatief roosteren Iets voor ons?

Innovatief roosteren Iets voor ons? 22 September 2015 Coen van Limborgh/Hennie Havenaar Wat komt langs? Roosteren in perspectief Innoveren met arbeidstijden: beginnen bij het begin en weloverwogen doorwerken