Verslag van de vergadering van Redactie Richtlijnen op dinsdag 22 februari 2011

Verslag van de vergadering van Redactie Richtlijnen op dinsdag 22 februari 2011 Redactie Richtlijnen Aanwezig: Yvonne van den Broek (UB Maastricht), Ben Landsbergen (OCLC) (notulen), Ingrid Nicolai (UB Groningen), Jacques Spaapen (VU), Daniël van Spanje (OCLC) (voorzitter), Yvonne van der Steen (KB), Erwin Tuinstra (NBD/Biblion) Afwezig: - 1) Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om ca. 10:30 uur en heet iedereen welkom. Vandaag is de laatste vergadering van Jacques Spaapen (VU) als lid van de Redactie Richtlijnen. Hij neemt vandaag afscheid. Daniël van Spanje (OCLC) start de vergadering met een afscheidswoord waarin hij stilstaat bij de belangrijke bijdragen die Jacques Spaapen vanaf de 80er-jaren heeft geleverd aan de ontwikkeling van het catalogiseren in het GGC. Vervolgens blikt Jacques Spaapen (VU) in zijn dankwoord terug op de periode dat hij zitting heeft gehad in de Redactie Richtlijnen. Half maart neemt hij officieel afscheid van de VU. OCLC heeft onlangs de 'Richtlijnen voor het catalogiseren in het GGC' met de nieuwe lay-out opgeleverd. De leden van de Redactie Richtlijnen zijn positief over de verbeterde lay-out e.d. De banners bovenin het scherm vindt men mooi; het voortdurend wisselen van de banners ervaren de leden van de Redactie Richtlijnen niet als een probleem. Er is wel een opmerking over de trage opbouw van het eerste scherm. [Toevoeging notulist: Dit is afhankelijk van de browser die men gebruikt; FireFox bouwt het scherm in één keer op, Internet Explorer bouwt he t scherm in fasen op.] De afspraken van de vorige vergadering zijn nog niet in de online documentatie verwerkt, omdat niet alleen de lay-out is gewijzigd, maar tevens bij OCLC een nieuwe interne procedure voor het aanpassen van de richtlijnen moest worden opgezet. Het is de bedoeling om de komende tijd de afspraken te verwerken. Ook de to do list moet nog worden bijgewerkt. Bij agendapunt 9 wordt op verzoek van Yvonne van den Broek (UB Maastricht) het belang van het wel of niet thesaureren besproken. 2) Verslag van de vorige vergadering (d.d. 2-11-2010) Het verslag wordt goedgekeurd. N.a.v. het verslag: 1 van 8

Adres van de Listserver-GGC Het nieuwe adres van de Listserver-GGC is sinds enige tijd: LISTSERVER-GGC-l@oclc.org. Gevraagd wordt wat het adres is om je aan te melden, af te melden, eventuele vragen over de Listserver-GGC te stellen e.d. Ben Landsbergen (OCLC) zal dit uitzoeken. Provider-Neutral E-monograph records Op 17 november 2010 is een ad-hocwerkgroep bij elkaar geweest in Leiden om de problematiek rondom de e-books en de provider-neutral e-monograph records te bespreken. Enerzijds gaat het om richtlijnen voor deze records, anderzijds om een inventarisatie van de pakketten van de diverse leveran ciers. Barbara Rickenmann (OCLC) heeft een eerste concept met richtlijnen opgesteld. Het is de bedoeling om het uiteindelijke voorstel naar de Redactie Richtlijnen en de UKB-CAT te sturen. Omdat niet alle UB s in de ad-hocwerkgroep zijn vertegenwoordigd, is het van belang om bij hen te informeren naar de pakketten waarop zij een abonnement hebben. Verder wordt afgesproken om het verslag van de ad-hocwerkgroep breder te verspreiden. Afschaffen aanvulregel Mc/Mac, St./Sint etc. In het Verslag van de vergadering van Redactie Richtlijnen op dinsdag 13 oktober 2009 staat: UKBCAT en FCO hebben besloten om de auteursnaam over te nemen zoals die feitelijk wordt gebruikt in het geval van het voorvoegsel Mc en Mac. Dit impliceert dat Mc niet meer automatisch wordt aangevuld tot Mac. Dit is conform AACR2, maar een breuk met RT/CAT paragraaf V18. Naar analogie geldt hetzelfde voor de voorvoegsels S, Se en St en de volledige vormen Saint, Sainte, San, Sankt, Sint etc. Deze nieuwe richtlijn moet nog verwerkt worden in de online documentatie bij kmc 3000 e.d. Via de Listserver-GGC-l wordt nog gecommuniceerd dat deze wijziging in de catalogiseerpraktijk geldt vanaf 1 maart 2011. Omdat per geval bekeken moet worden of e.e.a. wel of niet moet worden aangepast en op welke wijze, betekent dat de aanpassingen in de thesaurusrecords en de hieraan gerelateerde titelrecords dienen plaats te vinden door de catalogiseerders zodra zo n situatie zich voordoet. Overzicht beschikbare zoeksleutels in het GGC Opnieuw wordt vastgesteld dat er grote behoefte is aan een bijgewerkt overzicht van de beschikbare zoeksleutels in het GGC. Document over het zoeken in WorldCat Er is een document waarin de bijzonderheden van het zoeken in WorldCat worden toegelicht. Deze is te vinden op de OCLC website onder Producten en Diensten, Support, training en documentatie, keuze product GGC, Handleiding metazoeken. De URL is http://www.oclcpica.org/?id=1043&ln=nl. Stopwoorden en mnemonics met een betekenis als woord Rondom stopwoorden en mnemonics die een betekenis als woord en dus als zoekterm hebben, dient men quotes te zetten. Het probleem is dat je dit moet weten. Deze kwestie is binnen OCLC door diverse specialisten besproken. De enige structurele oplossing is om achter elke mnemonic een dubbele punt te zetten zodat het zoekcommando ondubbelzinnig is. Deze aanpassing heeft echter consequenties voor het intikken van zoekcommando s in het GGC via WinIBW, PiCarta e.d., en voor de scripts waarin zoekcommando s zijn verwerkt. 2 van 8

Dit onderwerp dient besproken te worden in de Werkgroep Kwaliteit. Unicode: stand van zaken Binnen OCLC wordt hard gewerkt aan de mogelijkheid om Arabisch en Hebreeuws van rechts naar links te kunnen invoeren via WinIBW waarbij de natuurlijke volgorde van de tekst blijft gehandhaafd. Zodra dit gereed is, wordt contact opgenomen met diverse specialisten om dit te testen e.d. en dienen tevens afspraken gemaakt te worden inzake de wijze van translitereren. Conversie Chinese namen e.d. van GGC naar WorldCat Dit punt moet door OCLC i.s.m. UB Leiden worden opgepakt. Dirk Kramer (KB) heeft een telling gemaakt van het aantal Chinese, Koreaanse, IJslandse, Hongaarse namen e.d. Daniël van Spanje (OCLC) geeft aan belangstelling te hebben voor dat overzicht en zal hierover contact opnemen met de KB. Formulering impressum Tijdens de vorige vergadering is afgesproken dat het uitgangspunt voor de formulering van het impressum in bijna alle gevallen de titelpagina blijft, maar dat, indien dergelijke gegevens beschikbaar zijn, een zo specifiek mogelijk impressum ingevoerd wordt. Tijdens deze vergadering wordt de aanvullende afspraak gemaakt dat, als de titelpagina niet gebruikt wordt voor de formulering van het impressum, dit wordt verantwoord in kmc 4201. 4201 Titelpagina vermeldt: Titelbeschrijvingen verbergen Het verbergen van titelbeschrijvingen blijkt een zeer complex probleem te zijn. We hebben niet alleen te maken met het GGC en andere centrale systemen zoals NCC en PiCarta, maar ook met de relatie GGC-LBS en GGC-WorldCat. Daniël van Spanje (OCLC) stuurt nog een e-mail over deze kwestie naar de Redactie Richtlijnen. Validatie cartografisch materiaal Het is mogelijk om in het GGC de kmc s 1104-1108, 4026-4028 en 558X-559X te gebruiken bij records die in kmc 0500 geen K op de eerste positie hebben staan. 3) Behandeling van ligaturen en Printing On Demand E-mails E-mail van Peter Schouten (Ingressus) d.d. 6 januari 2011 aan de Listserver-GGC-l over Verslag Redactie Richtlijnen d.d. 2 november 2010 Toelichting Behandeling van ligaturen. Sinds de invoering van Unicode is het meer dan ooit mogelijk om specifiek onderscheid te maken tussen tekens (in het kader van het "Take what you see"-beginsel). Past daarin het afschaffen van de ligatuur IJ, zeker als Ligatuur AE en OE gewoon blijven bestaan? Printing On Demand 3 van 8

Printing On Demand kan bij Born-Digital op lokaal niveau opgelost worden. De vraag van Ingressus is of bij het scannen van een item van Harvard University door Google Books, die via Espresso (etc.) door verschillende boekhandels en uitgeverijen vervaardigd worden, er sprake is van een nieuwe manifestatie zonder uitgever en met een variabele drukker, en niet van een exemplaar van de oude uitgave die niet meer in druk is. Bespreking in de vergadering Behandeling van ligaturen Tijdens deze vergadering van de Redactie Richtlijnen is opnieuw gesproken over het eerder genomen besluit van de redactie om te stoppen met de ondersteuning van de Hollandse ij in het GGC. Dit naar aanleiding van een reactie van Peter Schouten met betrekking tot ligaturen op het eerder genomen besluit. Het besluit om te stoppen wordt opnieuw bekrachtigd. Daarbij is afgesproken om ook naar het gebruik van de overige ligaturen (ae en oe) te kijken. Hoewel het in deze tijd van globalisering belangrijk lijkt om juist onze Hollandse karakteristieken te bewaren en te beschermen, zijn de belangrijkste argumenten voor bovengenoemd besluit de internationale uitwisseling van gegevens en het feit dat ook de Van Dale er vanuit gaat dat de Hollandse ij bestaat uit twee lettertekens. Het afschaffen van de ligatuur ij zal de duidelijkheid en consistentie in het GGC ten goede komen. Daarom wordt geadviseerd om met ingang van heden de Hollandse ij niet meer te gebruiken. Dit geldt zowel voor de kleine ligatuur ij als de hoofdletter IJ. Indien de ij een hoofdletter is, blijft de regel dat ook de j groot geschreven wordt. Dus: IJs en niet Ijs. Dus: IJsselstein en niet Ijsselstein. Een conversie van de database moet nog worden ingepland en in toekomstige WinIBW-versies zal de hollandse ij niet meer in de diacrieten-balk opgenomen worden. Yvonne van der Steen (KB) zal bij de STCN navragen of er voor oude drukken eventueel een uitzondering gemaakt moet worden of niet. Printing On Demand Het is juist dat Printing On Demand bij Born-Digitals op exemplaarniveau opgelost kan worden. Als er echter een scan wordt gemaakt van een tekst die oorspronkelijk in boekvorm is verschenen, dan is er sprake van een reproductie. In dit geval in de vorm van een e-book. In de algemene inleiding op reproducties die te vinden is in de online documentatie staat onder meer: Reproducties zijn er in diverse soorten en maten. Een reproductie van een boek op microfic he of microfilm is een voorbeeld, maar ook veel e-books vallen onder de categorie reproducties. Een gedigitaliseerde foto of een gedigitaliseerd cartografisch document is nog een voorbeeld. En verder: Een record van een reproductie bevat twee categorieën kmc's. Enerzijds de kmc's die het originele document beschrijven, anderzijds de kmc's die betrekking hebben op de reproductie zelf. Als een boek door Google is gedigitaliseerd, wordt dat in principe in het titelrecord van het e-book vermeld: 4 van 8

4049 Google 4237 Gedigitaliseerd door Google In kmc 4049 wordt de vervaardiger van de reproductie vermeld; kmc 4237 is bedoeld voor annotaties inzake de reproductie. De vraag is nu op welke wijze met een papieren print van een e-book moet worden omgegaan. Hier is sprake van een wisseling van de drager: van elektronisch naar papier. Als de gegevens van de Printing On Demand op exemplaarniveau van het record van het e-book worden vermeld, wordt daarmee gesuggereerd dat het om een elektronische versie gaat. Besloten wordt om nu geen besluit te nemen en verder over deze kwestie na te denken. 4) Systeemeisen bij games E-mails E-mail van Erwin Tuinstra (NBD Biblion) d.d. 23 december 2010 aan Redactie Richtlijnen, George Siemensma (NBD Biblion) en Karin van Doorn (NBD Biblion) over systeemeisen bij games E-mail van Yvonne van der Steen (KB) d.d. 3 januari 2011 aan Redactie Richtlijnen over systeemeisen bij games E-mail van Erwin Tuinstra (NBD Biblion) d.d. 4 januari 2011 aan Redactie Richtlijnen, George Siemensma (NBD Biblion) en Karin van Doorn (NBD Biblion) over systeemeisen bij games E-mail van I. Nicolaï-Burghgraef (RUG) d.d. 5 januari 2011 aan Redactie Richtlijnen, George Siemensma (NBD Biblion) en Karin van Doorn (NBD Biblion) over systeemeisen bij games E-mail van Y van den Broek (UB Maastricht) d.d. 5 januari 2011 aan Redactie Richtlijnen, George Siemensma (NBD Biblion) en Karin van Doorn (NBD Biblion) over systeemeisen bij games Toelichting Games die op een computer worden gespeeld, kennen systeemeisen. Wat zijn de r ichtlijnen voor het vermelden van de systeemeisen om de game te kunnen spelen? Bespreking in de vergadering Alle door de leverancier gegeven eisen worden opgenomen zoals ze op het item zelf worden aangegeven. De volgorde waarin de leverancier de gegevens heeft vermeld, wordt ongewijzigd overgenomen. Er worden dus geen zaken achterwege gelaten, omdat ze vanzelfsprekend zouden zijn. Ook de eventuele opties (compatibles) en randapparatuur worden genoemd. Voorbeeld 4251 Systeemeisen: speelbaar met 4 personen; standaard controller; compatibel met 50Hz/60Hz; compatibel met EDTV/HDTV; compatibel met USB-camera; compatibel met de Wii motionplus 5) Type inhoud, medium en drager formaatbeschrijving en databaseconversie De Redactie Richtlijnen heeft twee aparte documenten ontvangen. Het ene bevat de formaatomschrijving van de nieuwe kmc s 0501 Type inhoud, 0502 Type medium en 0503 Type drager, en hieraan gerelateerde 5 van 8

zaken. Het andere document beschrijft de conversie van GGC records onder meer als gevolg van de introductie van genoemde drie nieuwe kmc s. Het implementatieplan moet nog geschreven worden, maar zal voortbouwen op de elementen uit genoemde twee documenten. In dit kader is het volgende punt van groot belang. Er spelen enkele kwesties tegelijkertijd, maar ze dienen wel goed onderscheiden te worden. 1. De introductie van de drie nieuwe kmc s. 2. Het opschonen van kmc 0500 op basis van de huidige richtlijnen. 3. Het standaardiseren van de inhoud van kmc 4060. 4. Het aanpassen van kmc 0500 op basis van de nieuwe richtlijnen. Uit praktische overwegingen is er voor gekozen om deze zaken te combineren. Als een record toch gemuteerd moet worden, is het verstandig om andere aanpassingen in één keer mee te nemen om te voorkomen dat bibliotheken diverse malen met een update van eenzelfde record worden geconfrontreerd. Maar in principe is het mogelijk deze elementen los te koppelen. E.e.a. wordt nog uitgewerkt in het implementatieplan. De drie nieuwe kmc s 0501, 0502 en 0503 vervangen de oude algemene materiaalaanduiding, de GMD. Het zijn drie kmc s die tezamen een algemene indicatie geven over de inhoud, het benodigde medium en de drager. Deze kmc s zijn van groot belang om algemene selecties te kunnen maken. De specific material designation, de SMD, dient scherp te worden onderscheiden van de GMD! Kmc 4060 is een belangrijke kmc om de SMD vast te stellen. En als de inhoud van kmc 4060 is opgeschoond en gestandaardiseerd, dan is het betrekkelijk eenvoudig om codes te koppelen aan de SMD. In eerste instantie denken we aan kmc 111X voor het onderbrengen van dergelijke codes. Op deze wijze ontstaat de situatie dat verschillende zoekvragen gemakkelijk kunnen worden beantwoord: de algemene(re) zoekvragen, maar ook de meer specifieke vragen. Ook specifiekere icoontjes en een combinatie van icoontjes behoren dan in beginsel tot de mogelijkheden. Een veelgeuite wens is een index op kmc 4060, in het bijzonder bij records met op de eerste positie van kmc 0500 B, G, I, K of S. Maar een dergelijke index is alleen zinvol als de inhoud van kmc 4060 is gestandaardiseerd. De leden van de Redactie Richtlijnen onderschrijven het belang van het standaardiseren van de inhoud van kmc 4060. Het idee wordt geopperd om voor bepaalde typen publicaties lijsten met toegestane termen op te stellen om te zorgen dat kmc 4060 uniform wordt ingevuld. Een andere reden om de inhoud van kmc 4060 te standaardiseren is de behoefte aan een gecodeerde vorm van de SMD. In het implementatieplan dient aan bovenstaande kwesties de nodige aandacht geschonken worden. Maar ook naar de impact voor lokale (uitleen)systemen als gevolg van wijzigingen in kmc 0500 zal gekeken worden. Uiteraard hebben de aanpassingen ook consequenties voor de presentaties, zoals de korte en de gelabelde presentaties, maar ook voor indexen, klikeffecten e.d. Door één van de leden van de Redactie Richtlijnen wordt gewezen op het belang van het kunnen uitsluiten bij het zoeken van bepaalde dragers (kmc 0503). T.g.v. het offline inlezen van records kan het voorkomen dat er meerdere codes en/of termen op basis van eenzelfde standaard in één kmc voorkomen. Daarom wordt aan OCLC gevraagd om in de conversie in te bouwen dat dergelijke kmc s worden gesplitst. 6 van 8

Het is de bedoeling om de implementatie gefaseerd uit te voeren. Ook deze fasering is een onderdeel van het implementatieplan. Het document waarin het formaat en enkele hieraan gerelateerde zaken zijn beschreven, wordt besproken. Op onderdelen zal de tekst worden aangescherpt, verder worden uitgewerkt of worden aangepast. Enkele punten moeten nog verder worden uitgezocht. Dit document zal de basis vormen van de online documentatie inzake de kmc s 0500, 0501, 0502 en 0503. Ook over de definitie en het gebruik van de eerste positie van kmc 0500 is gesproken. E.e.a. zal worden toegelicht in de online documentatie. Hierbij worden ook diverse voorbeelden opgenomen. OCLC zal proberen om definities te vinden van de verschillende dragers, omdat voor niet -specialisten soms niet duidelijk is waarin bepaalde dragers van elkaar verschillen. In de online documentatie wordt een aanzienlijk aantal voorbeelden opgenomen van verschillende typen publicaties met de bijbehorende kmc s 0500, 0501, 0502 en 0503. Ook het document waarin de conversie is beschreven, wordt besproken. De leden van de Redactie Richtlijnen kunnen zich vinden in de voorgestelde conversie. Op onderdelen zal de tekst worden aangescherpt, verder worden uitgewerkt of worden aangepast. Enkele punten moeten nog verder worden uitgezocht. Voor enkele onderdelen zal OCLC contact opnemen met specialisten: micromaterialen (E) en handschriften (F). In het implementatieplan zal apart aandacht worden besteed aan de online resources (kmc 0500, 1 e positie = O). De afgelopen periode heeft OCLC met NBD Biblion overlegd over de gevolgen van de introductie van de nieuwe kmc s. Dit overleg heeft plaatsgevonden omdat NBD Biblion van mening is dat e.e.a. grote gevolgen heeft voor diverse werkprocessen van de openbare bibliotheken. 6) (Her)introduceren van relatiecodes in het GGC OCLC heeft het voorstel over het (her)introduceren van relatiecodes nader uitgewerkt. Bespreking in de vergadering De secretaris meldt kort de volgende punten: Er bestaat een RDA-lijst met rolaanduidingen. Hoe verhoudt deze lijst zich tot de in MARC21 gehanteerde relatiecodes? o De MARC21 lijst bevat zowel codes als termen; de RDA lijst kent alleen termen. o De MARC21 relatiecodes zijn alfabetisch gesorteerd op code en op term; de RDA termen zijn gegroepeerd op de soort relatie: gaat het om een relatie t.o.v. een werk, een expressie, een manifestatie of een item? o Inhoudelijk qua gehanteerde termen lopen beide systemen niet parallel, hoewel er veel termen zijn die in beide systemen voorkomen. o Op de website van de Library of Congress staat onder RDA in MARC (May 2010) het volgende: MARC Relator Code list will be augmented with RDA relationships that are not already in the list 7 van 8

when the RDA list is final and available. Dit betekent dat de lijst met MARC relatiecodes waarschijnlijk binnen afzienbare tijd zal worden uitgebreid. OCLC stelt voor om de relatiecode per kmc herhaalbaar te maken. Op deze manier kunnen aan eenzelfde persoon of corporatie meerdere relatiecodes worden toegekend, zonder dat de persoon of corporatie extra dient te worden verdubbeld. Ook in MARC21 zijn relatiecodes herhaalbaar per kmc. OCLC heeft een apart overzicht gemaakt waarin de relatiecodes zijn gegroepeerd op de context waarin deze rollen waarschijnlijk het meest of bijna uitsluitend zullen voorkomen. Omdat deze groeperingen qua omvang beperkt zijn, is het waarschijnlijk niet nodig om hieruit nog een extra selectie te maken van de meest relevante termen en codes. Er zijn richtlijnen nodig waarin wordt omschreven wanneer het toevoegen van relatiecodes verplicht is. De voordelen en de functionaliteit van relatiecodes zijn in het huidige document beknopt omschreven. Afgesproken wordt om deze facetten verder uit te werken. In het document is bij elke relatiecode een definitie opgenomen waarin wordt aangegeven wat er onder een bepaalde relatiecode wordt verstaan. Het blindelings opzoeken van een begrip in de lijst met de bijbehorende code is uitdrukkelijk niet de bedoeling. De definities zijn toegevoegd om het eenduidige gebruik van relatiecodes te bevorderen! Na deze toelichting door de secretaris wordt afgesproken dat de leden van de Redactie Richtlijnen tot 1 april 2011 hun eventuele opmerkingen, aanvullingen e.d. naar de secretaris kunnen opsturen. Daarna zal OCLC met het implementatieplan starten. 7) Prioritering werk Redactie Richtlijnen Gezien het tijdstip wordt besloten om de prioritering van het werk van de Redactie Richtlijnen door te schuiven. 8) W.v.t.t.k. Gezien het tijdstip wordt besloten om de vraag van Yvonne van den Broek (UB Maastricht) over het wel of niet thesaureren door te schuiven. 9) Sluiting en vaststelling volgende vergadering De volgende datum wordt afgesproken: dinsdag 25 oktober 2011 (10:30 16:00 uur). Locatie: OCLC in Leiden. De voorzitter sluit de vergadering om ca.16:15 uur. 8 van 8